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NDICE
1. INTRODUCCIN... 3 1.1 Estructura para una presentacin efectiva... 3 1.2 Nuestra Visin Cultural... 3 1.3 Nuestros Valores Operativos... 3 1.4 Reglas de efectividad en el reporte verbal... 4 1.4.1 Efectividad 4 1.5 Nuestro Contrato de Desempeo. 4 2. FUNDAMENTO.. 4 3. PRIMER PASO: ENFOCA TU PRESENTACIN. 5 3.1 Enfoca tu objetivo 5 3.1.1 El objetivo es accin o reaccin 5 3.2 Enfoca a tu auditorio 5 3.2.1 Conocimiento y empata 5 3.3 Enfoca tu mensaje. 5 3.3.1 El mensaje clave 5 3.3.2 Los submensajes 6 3.3.3 Evidencia de Soporte. 6 3.4 Enfoca tu desempeo.... 6 3.4.1 Parmetros de desempeo.. 6 3.4.2 Administracin del tiempo. 6 3.4.3 Apertura, cierre y desempeo global.. 7 3.4.4 Recomendaciones al desempeo 7 4. SEGUNDO PASO: ESTRUCTURA TU PRESENTACIN 8 4.1 Organizando los mensajes de la presentacin 8 5. TERCER PASO: VISUALIZA TU PRESENTACIN. 8 5.1 No uses ttulos, usa encabezados 8 5.1.1 Estrategias para un mayor impacto en el mensaje de tus visuales... 8 5.2 Simplifica tus visuales 9 5.2.1 Siempre que sea posible, usa visuales en lugar de texto.. 9 5.2.2 Mantn tus textos claros y directos. 9 5.3 No solo uses cifras, usa grficas y tablas.. 10 5.3.1 Al usar grficas.. 10 5.3.2 Al usar tablas.. 10 5.4 Usa un estilo corporativo unificado.. 11 5.4.1 Ventajas de tener un estilo unificado. 11 6. RESUMEN 12
MAPA CONCEPTUAL.. 13
Es importante notar la coincidencia de estas reglas de efectividad con nuestro contrato de desempeo. 1.4.1 Efectividad Recordemos que la efectividad es la suma de la eficacia ms la eficiencia. La eficacia es el alcance de los objetivos establecidos (alcanzar objetivos). La eficiencia es la ptima utilizacin de los recursos disponibles para alcanzar nuestros objetivos (uso ptimo de los recursos).
2. FUNDAMENTO.
Un proceso de comunicacin efectiva empieza como todo, con una adecuada planeacin. Estructura tu presentacin en tres fases:
Efectividad
III Visualiza tu presentacin II Estructura tu presentacin I Enfoca tu presentacin
3.3.2 Los submensajes. Los submensajes son los mensajes clave que transmitiremos al pblico en cada seccin de la presentacin. Los submensajes deben complementar y reforzar al mensaje clave. Por ejemplo: Mi mensaje clave es:
Siempre planea utilizar menos tiempo del disponible y ajusta el ritmo de tu presentacin de acuerdo a la respuesta del auditorio.
3.4.3 Apertura, cierre y desempeo global Otro punto importante, es el hecho de que las partes ms importantes de una presentacin son los primeros y los ltimos 30 segundos. Finalmente, recuerda que ms all de qu tan bien preparado ests, qu tan clara sea tu informacin, o qu tan simples y efectivas sean tus visuales, el factor crtico de impacto es tu desempeo. El impacto de una presentacin tpica es: 55% visual (cmo lucimos) 38% vocal ( cmo hablamos) y Solamente 7% verbal (lo que decimos)
Errores que molestan al pblico: Los datos de presentador no tienen enlace. El presentador no involucra mentalmente a la audiencia en la presentacin. Durante la presentacin se repite informacin sin objeto o significado. El presentador solamente lee los textos de los apoyos visuales. El presentador da la espalda a la audiencia. La presentacin carece de ejemplos relacionados con la audiencia. La presentacin es compleja, con demasiada informacin. Las ideas que transmite el presentador son poco claras.
Mensaje clave
Sub Mensaje
Sub Mensaje
Sub Mensaje
Sub Mensaje
O b j e t i v o
Evidencia de soporte
Evidencia de soporte
Evidencia de soporte
Evidencia de soporte
Evidencia de soporte
Evidencia de soporte
Evidencia de soporte
Evidencia de soporte
Todas tus visuales deben transmitir o reforzar un punto. Una estrategia efectiva es la de pensar como periodista y escribir encabezados en lugar de simples ttulos. 8 Aprendizaje sin fronteras uvirtual@pep.pemex.com
Si por ejemplo, estas hablando de Crculos de Calidad, no uses el simple nombre como ttulo. Un encabezado como Los crculos de calidad producen mayor rentabilidad ayudar a mantener al pblico enfocado en tu mensaje. El encabezado debe transmitir la idea principal, el cuerpo de la visual aparta la informacin de complemento y respaldo.
Paso 1
Paso 1: xxxxxxxxxxxxxxx Paso 2: xxxxxxxxxxxx Paso 3: xxxxxxxxxxxxxx Paso 4: xxxxxxxxxxxxx Resultado: xxxxxxxxxxxxxxxx
Paso 4
Paso 2
Paso 3
No satures tus visuales, este es uno de los errores ms comunes cometidos por los expositores. Recuerda que la mente solamente puede procesar efectivamente hasta siete nuevos elementos de informacin a la vez. Si deseas demostrar un proceso complejo o muy extenso, simplifcalo o divdelo en dos o ms visuales. Ten siempre en mente que la mayora de las visuales se muestran por un tiempo limitado y, por tanto, su mensaje debe ser claro y directo. Seguro no deseas que tu pblico se est concentrando en tratar de leer una visual compleja en lugar de enfocarse en lo que ests diciendo.
Texto Simple
Mantenga sus visuales simples y directas. La gente las recordar mejor. Proyectar una imagen eficiente.
Usa tipos de letra limpios, grandes y fciles de leer. La gente recuerda mejor un texto corto, con un mensaje claro y directo. Tu informacin debe fluir de manera coherente. Mientras menos adornada est tu visual, ser ms efectiva y su apariencia ser ms profesional.
5.3.1 Al usar grficas. Mantn la informacin a un mximo de siete unidades. Coloca el texto fuera de la grfica de ser posible. Asegura que cada lnea o segmento de la grfica pueda diferenciarse claramente.
Usa grficas de pastel para mostrar distribucin o participacin Usa grficas de barra para mostrar comparativos por periodo
97 5 30% 3 2 1 0 0 43% 1 27% 3 2 95 96
5.3.2 Al usar tablas. Enfatiza las cifras clave. No uses colores obscuros con nmeros oscuros Lo ms recomendable en tablas es simplemente no usar colores.
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5.4.1 Ventajas de tener un estilo unificado. Tener y utilizar un estilo corporativo unificado produce una mejor impresin en los clientes, especialmente clientes corporativos que puedan asistir a presentaciones realizadas por diferentes reas de tu empresa. Tener un estilo corporativo unificado tambin simplifica la integracin de presentaciones de diferentes reas. Finalmente, el proceso de preparacin y desarrollo de las presentaciones de la empresa se simplifica.
Al preparar tu presentacin, ten en mente estos elementos para lograr un estilo corporativo unificado.
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6. RESUMEN
Recuerda los tres pasos:
I ENFOCA
Define objetivos claros y precisos Conoce a tu auditorio Enfoca tu mensaje clave Enfoca tu desempeo
II ESTRUCTURA
Estructura tus mensajes y evidencia de soporte, en funcin de tu objetivo.
III VISUALIZA
No uses ttulos, usa encabezados. Simplifica tus visuales No uses solo cifras, usa grficas y tablas
No te ests fijando en los dems. Tan slo encrgate de que uno lo haga TU!
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MAPA CONCEPTUAL
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