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Mdulo 07

ndice
Sobre o Mdulo 07 ................................................................................................ 3

DEPTO. FINANCEIRO - CONTAS A PAGAR ........................................................... ........................................................... 4

1.

CADASTRO Financeiro ............................................................. 4

1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. Moedas....................................................................................................... 4 Bancos ....................................................................................................... 6 Conta Caixa ................................................................................................ 7 Conta Caixa .............................................................................................. 11 Plano de Contas ........................................................................................ 14 Centros de Custos .................................................................................... 15 Previses Oramentrias.......................................................................... 16

2.

TTULOS .................................................................................... 19
2.1. A Pagar .................................................................................................... 19

3.

FINANCEIRO Lanamentos ..................................................... 32

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Incluir Lanamento ................................................................................... 32 Alterar Lanamento .................................................................................. 32 Excluir Lanamento .................................................................................. 33 Procurar Lanamento ............................................................................... 33 Transferncia ........................................................................................... 33

4. 5.

Conciliao Bancria ................................................................ 34 RELATRIOS............................................................................. 35

5.1 Relatrio 02 Bancos ............................................................................... 36

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5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 5.16 5.17 5.18 Relatrio 03 Caixas ................................................................................ 36 Relatrio 16 Plano de Contas .................................................................. 36 Relatrio 36 Contas ................................................................................ 37 Relatrio 37 Movimentao de Contas .................................................... 37 Relatrio 40 Fluxo de Caixa..................................................................... 37 Relatrio 42 Ttulos a Pagar / Receber Resumo .................................... 38 Relatrio 43 Ttulos a Pagar / Receber Completo .................................. 39 Relatrio 59 Previso de Plano de Contas ............................................... 39 Relatrio 211 Centro de Custo X Plano de Contas ................................... 39 Relatrio 212 Centro de Custo (Atribuio) ............................................. 40 Relatrio 217 Autorizao de Pagamento ............................................... 40 Relatrio 360 Fluxo Financeiro por Plano de Contas ................................ 40 Relatrio 368 Auditoria ........................................................................... 40 Relatrio 385 Extrato de contas .............................................................. 41 Relatrio 389 Pagamento de Oficina ....................................................... 41 Relatrio 401 Fluxo de Caixa ................................................................... 41 Relatrio 831 Baixa de Ttulos................................................................. 42

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Sobre o Mdulo 07
Este mdulo de treinamento destina-se a gestores de sistemas, gerentes, assistentes financeiros e funcionrios envolvidos nos processos de contas a pagar e finanas da empresa. Tem por objetivo apresentar todas as ferramentas que o sistema oferece para gerenciar e planejar o departamento. Para um melhor aproveitamento das informaes aqui apresentadas, so pr-requisitos para os funcionrios o conhecimento bsico de informtica e dos processos internos da empresa na rea e alguma noo de contabilidade. As situaes em que podem ser gerados ttulos a pagar so: Incluso manual; Adiantamento do pedido de venda financeiro ou no (gerador e cliente); Recebimento de compra (gerador fornecedor); Pagamento de frete conforme evento (gerador a transportadora); Pagamento para oficinas (gerador oficina); Pagamento de comisses (gerador representante ou vendedor); Devoluo de vendas (gerador cliente).

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DEPTO. FINANCEIRO - CONTAS A PAGAR

1. CADASTRO Financeiro
1.1. Moedas

Entre no item FINANCEIRO, clique no sinal de adio (+) da pasta Cadastro e escolha a opo Moedas. 1.1.1 Incluir Moeda

A primeira tela visualizada a tela de cadastro dos valores das moedas. Porm, antes de lanar valores nas moedas necessrio cadastr-las. Clique no link Moedas para acessar a tela de incluso de moedas no cadastro. Clique no link Inclui Moeda. Preencha o campo de Descrio com o nome da moeda. O campo Moeda Padro informa ao sistema qual deve ser a moeda utilizada nos eventos de movimentao, na gerao de ttulos a pagar e receber ou qualquer outro procedimento financeiro realizado pelo sistema. Vale a pena lembrar que, por lei, no so permitidas a escriturao e a contabilizao em moeda estrangeira de transaes comerciais realizadas. O campo Perodo de Atualizao, preenche o espao entre uma cotao e outra. Por exemplo, se a cotao de uma determinada moeda for atualizada semanalmente, o sistema gera registros automaticamente para preencher o espao entre elas: Moeda Euro Cotao cadastrada 2,89 Data 01/04/2004 2,89 2,89 2,89 2,89 2,89 2,89 2,97 08/04/2004 02/04/2004 03/04/2004 04/04/2004 05/04/2004 06/04/2004 07/04/2004 Registro gerado Data

Foram cadastradas as cotaes dos dias 1. e 8 de abril, os registros dos dias 2 a 7 foram gerados para preencher o espao, evitando o trabalho de digitao.

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Se dentro do perodo de atualizao for cadastrada uma cotao, a criao de registro para completar o perodo ser interrompida na data do cadastro da cotao. Por exemplo, se no dia 05/04/2004 fosse cadastrada uma cotao, o sistema criaria registros at o dia 4.Clique em Efetivar. 1.1.2 Alterar Moeda

Clique em Procurar para visualizar as moedas cadastradas. Selecione o registro a ser alterado e clique em Alterar Moeda. Faa as alteraes necessrias e clique em Efetivar. 1.1.3 Excluir Moeda

Clique em Procurar para visualizar as moedas cadastradas. Selecione o registro a ser excludo e clique em Excluir Moeda. Faa as alteraes necessrias e clique em Efetivar. 1.1.4 Procurar Moeda

Clique em Procurar. O exibir na tela todas as moedas cadastradas. 1.1.1.1. Incluir Valores de uma Moeda

Aps cadastrar as moedas necessrio cadastrar seus valores de acordo com a cotao. D um clique no X para fechar a janela e retornar tela de incluso de valores da moeda. Clique em Incluir Valores de uma Moeda. No campo Moeda, selecione a moeda que receber a cotao, informe a data e digite o valor da cotao. Clique em Efetivar. 1.1.1.2. Alterar Valores de uma Moeda

Na tela de busca, selecione uma moeda, um perodo para a pesquisa e clique em Procurar. Selecione a moeda cujo valor ser alterado e clique em Alterar Valor de uma Moeda. Faa as alteraes necessrias e clique em Efetivar. 1.1.1.3. Excluir Valores de uma Moeda

Na tela de busca, selecione uma moeda, um perodo para a pesquisa e clique em Procurar. Selecione a moeda cujo valor ser excludo e clique em Excluir Valor de uma Moeda. Clique em Efetivar para confirmar a excluso.

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1.1.1.4. Procurar Valores de uma Moeda

Na tela de busca, selecione uma moeda, um perodo para pesquisa e clique em Procurar. O sistema exibir todas as cotaes cadastradas no perodo selecionado. 1.1.1.5. Valor Moeda Padro

D um clique no link e selecione a data para visualizar o valor de cotao cadastrado para ela.

1.2.

Bancos

Entre no item FINANCEIRO, clique no sinal de adio (+) da pasta Cadastro e escolha a opo Bancos. 1.2.1 Incluir Bancos Guia Geral

A tela de incluso de bancos a mesma para incluso em outros cadastros, sendo assim, falaremos apenas sobre os campos pertinentes ao cadastramento dos bancos. Digite o nmero do banco, que o nmero oficial da entidade comercial, e sua razo social. O campo Desativado provavelmente no ser utilizado no momento da incluso de um banco. Ele deve ser marcado manualmente pelo usurio do sistema baseado em condies pr-definidas. Por exemplo, o usurio poder considerar um banco Desativado caso no realize operaes com ele num perodo de um ano. O campo Tipo Empresa ir identificar o banco, como empresa, de acordo com seu porte. fundamental selecionar o tipo correto porque este campo ter influncia nos relatrios fiscais e no clculo de impostos. No campo Internet informe o site do banco, se houver.

1.2.2

Alterar Bancos

Clique em Procurar. A lista de todos os bancos do cadastro ser apresentada. D um clique duplo sobre o registro que ser alterado e a tela referente ao banco escolhido aparece. Faa as alteraes desejadas e clique em Efetivar.

1.2.3

Exclui Bancos

Clique em Procurar. A lista de todos os bancos do cadastro ser apresentada. Selecione o registro que ser excludo e clique em Excluir e em seguida clique em Efetivar. www.millennium.com.br 6 2008

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ATENO! Se o banco tiver algum vnculo no sistema, sua excluso no ser permitida. 1.2.4 Procura

Existem duas guias a disposio do usurio para facilitar a consulta no cadastro de bancos. A primeira que lista todos os bancos cadastrados e a segunda que filtra os registros listando apenas aqueles que interessem no momento. Lista bancos

Selecione a guia, a ordem para impresso e clique em Procurar. A lista de todos os bancos cadastrados ser visualizada. Lista banco com filtros

Permite listar os bancos por ordem de nome ou cdigo obedecendo a um critrio de busca. Por exemplo, possvel listar por ordem de nome todos os bancos cadastrados cujos cdigos estejam em um determinado intervalo, como podemos observar na Figura 01 Item 07. Preencha os campos com os dados para busca e clique em Procurar.

Figura 01 Item 07

1.3.

Conta Caixa

Todas as movimentaes de conta caixa, conta corrente, poupana e cobrana efetuadas pelo sistema sero registradas em contas. O departamento financeiro costuma utilizar esta conta, tambm, para registrar as sangrias e os reforos do caixa da empresa. No momento da baixa dos ttulos, a receber ou a pagar, sero definidas quais as contas que sero efetivamente movimentadas. Entre no item FINANCEIRO, clique no sinal de adio (+) da pasta Receber, clique no sinal de adio (+) da pasta Cadastro e escolha a opo Caixa. www.millennium.com.br 7 2008

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1.3.1 Incluir Caixa

No ser necessrio preencher os campos Agncia e Banco. Estes campos sero utilizados para cadastrar os bancos e as respectivas contas correntes. O campo Impr Fisc (impressora fiscal) tambm no ser explicado aqui por fazer parte das rotinas de contas a receber, que sero vistas nos mdulos 8 e 12. Portanto, falaremos apenas dos campos que forem pertinentes ao departamento de contas a pagar. Preencha o campo Descrio e selecione a filial que estar utilizando este caixa especfico. O campo Fechamento Dirio dever ser marcado no caso de querer forar o usurio a encerrar o caixa do dia anterior antes de fazer novos lanamentos. Se no houver um saldo inicial para informar, preencha o campo com valor zero. No campo Conta Contbil informe qual a conta respectiva do plano de contas para os lanamentos contbeis que envolverem o caixa, ele ser utilizado para a contabilizao.

1.3.2

Alterar Caixa

Faa uma busca para visualizar o caixa que ser alterado. D um duplo clique sobre ele para visualizar os campos do registro. Altere os campos que forem necessrios e clique em Efetivar.

1.3.3

Excluir Caixa

Faa uma busca para visualizar o caixa que ser excludo. Selecione o caixa e clique em Excluir. Em seguida clique em Efetivar para confirmar a excluso.

ATENO! Se o caixa tiver algum tipo de vnculo no sistema, sua excluso no ser permitida.

1.3.4

Procurar Caixa

A busca no cadastro de caixas pode ser feita de duas formas: uma listando todos os caixas e a outra listando os movimentos de um determinado caixa. Para listar todos os caixas selecione a guia Lista Caixas com Filtro e clique em Procurar. Para visualizar os caixas de uma filial especfica, informe a filial e clique em Procurar. Na guia Lista Movimentos de um Caixa possvel visualizar um caixa especfico e suas respectivas operaes discriminando o tipo de pagamento/recebimento utilizado. Selecione a filial, o nmero da conta caixa que deseja consultar e clique em Procurar.

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1.3.5 Abertura de Caixa

Faa uma busca utilizando o link Procura para visualizar e selecionar o caixa a ser aberto. As informaes referentes ao caixa selecionado sero exibidas na tela para confirmao. O campo Valor de Abertura dever ser preenchido para informar se o caixa est sendo aberto com alguma quantia em dinheiro. Caso contrrio deixe o campo preenchido com o valor zero. Para abrir o caixa, clique em Efetivar. Se o caixa no tiver sido fechado no dia anterior e o campo Fechamento Dirio estiver marcado, o sistema enviar uma mensagem pedindo para fechlo.

ATENO! No recomendvel alterar a data e a hora de um caixa. A alterao da data e da hora ir misturar os valores registrados nas movimentaes dirias realizadas no caixa e os valores apresentados no Relatrio 138 (Fechamento de Caixa) no sero iguais aos valores informados no fechamento do caixa. A abertura de caixa tambm poder ser feita a partir da movimentao. 1.3.6 Sangria / Reforo

Este recurso geralmente utilizado em pontos de venda, mas interessante que os usurios da rea financeira conheam o procedimento. O sistema abrir a tela de busca para que a conta caixa seja selecionada. Se quiser visualizar o caixa de uma filial especfica, digite o cdigo da filial e clique em Procurar. Caso contrrio, clique direto em Procurar e o sistema listar todos os caixas da empresa. Selecione o caixa e clique no link Sangria. Esta tela pode ser usada tanto para sangria quanto para depsito mudando apenas o preenchimento de alguns campos. Informe o nmero do caixa e preencha os demais campos. No campo Tipo da Conta escolha a opo Caixa e no campo Conta digite o nmero da conta que corresponde ao caixa que est sendo movimentado. Em Tipo de Credor/Devedor informe para quem a sangria ou o reforo est sendo feito. E no campo Credor/Devedor possvel especificar o nome de quem gerou o movimento. Por exemplo, uma retirada de caixa para pagar o almoo de um cliente e o nome do cliente. Preencha o campo Pagar/Receber de acordo com a movimentao realizada, ou seja, sangria/pagar, reforo/receber. O campo Plano de Contas, no contbil, portanto ir organizar apenas os lanamentos financeiros. www.millennium.com.br 9 2008

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1.3.7 Fechamento de Caixa

Geralmente esta rotina de responsabilidade dos funcionrios da loja, no entanto interessante que a equipe do departamento financeiro conhea os procedimentos. O sistema abrir a tela de busca para que o caixa seja selecionado.

ATENO! Vale lembrar que no recomendvel alterar a data e a hora de um caixa. Preencha o campo Valor de Fechamento e clique em Efetivar. No fechamento tambm possvel discriminar a movimentao do caixa por tipo de pagamento informando os valores de cada tipo. Na seo Valores, clique no campo Tipo para visualizar a lista, selecione o tipo e digite o valor. Para informar os valores para todos os tipos, clique no boto Inserir (*) e repita este procedimento. Feitos os lanamentos de todos os tipos de pagamento, clique em Efetivar. No ser necessrio informar os valores do fechamento nas duas formas apresentadas, o usurio poder escolher uma ou outra, se preferir. O sistema far a comparao entre os valores registrados no caixa e os valores informados no campo Valor de Fechamento, ou na discriminao dos tipos de pagamento, caso os valores no sejam iguais ser emitida uma mensagem de alerta informando sobre a discordncia entre os valores. A mensagem informar se a discordncia ocorre no campo valor total do fechamento ou se ocorre na discriminao por tipo de pagamento. Na Figura 02 Item 7 pode ser visualizada a discriminao dos valores do caixa em vrios tipos de pagamento.

Figura 02 Item 7

possvel utilizar o campo Forar Fechamento para que o sistema permita o encerramento do caixa sem que os valores estejam batendo, desde que seja feita uma auditoria posteriormente. Clique no campo para marc-lo e em seguida clique em Efetivar.

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Para imprimir as informaes referentes ao fechamento de um caixa, clique no link Impresso. Na tela para impresso ser possvel imprimir o caixa corrente (caixa que ainda est aberto), o caixa anterior (caixa que j est fechado) ou um caixa especfico, informando a data da abertura no campo respectivo. O documento de impresso de fechamento de caixa dever ser previamente configurado no leditor, com o tipo X. O consultor tcnico a pessoa mais indicada para configurar este documento, que ficar armazenado na pasta C:wts\files\documentos. Caso um caixa seja aberto e fechado vrias vezes no dia, o campo Registro Dirio mostrar os horrios de abertura e encerramento para que o usurio possa selecionar o perodo que deseja imprimir. Clique em Imprimir. Assim como a abertura, o fechamento de caixa tambm poder ser feito a partir da movimentao.

1.4.

Conta Corrente

Entre no item FINANCEIRO, clique no sinal de adio (+) da pasta Cadastros e escolha a opo Contas. 1.4.1 Incluir Conta

O primeiro campo, Descrio, poder ser preenchido com um nome que deixe clara a finalidade da conta. Por exemplo, Conta Corrente Banco do Brasil, Conta Poupana Caixa Federal, Conta Caixa Loja/Administrativo. Defina o tipo da conta corrente e preencha os campos Banco, Agncia, Nmero da conta e Fone. ATENO! Se a empresa utilizar o sistema Cnab, dever ter um tipo de conta especfica para este fim, cadastrada como Conta Cobrana/Conta Corrente. Maiores informaes sobre o sistema eletrnico de cobrana (Cnab) podem ser encontradas no mdulo 8 de treinamento Contas a Receber. A filial dever ser informada para que o sistema possa administrar todas as contas separadamente. O campo Saldo Inicial dever ser preenchido com o saldo atual da conta que est sendo criada. O usurio poder deixar o campo com o valor zero, que o sistema preenche automaticamente. ATENO! Se o usurio optar por deixar o saldo inicial zero, dever ser realizado um lanamento financeiro para informar o saldo inicial. www.millennium.com.br 11 2008

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O campo Float para informar quantos dias o banco levar para creditar na conta os valores recebidos. Na seo Contabilidade, selecione a conta contbil do plano de contas na qual sero registradas as operaes realizadas. Cabe ao contador responsvel pela empresa informar o nmero da conta pertinente para preencher este campo. Na seo Limites de Crdito possvel registrar as informaes referentes aos crditos concedidos pelo banco. Estes valores podero ser visualizados no relatrio 37 Movimentao de Contas. Perceba que o campo Observaes tem um formato diferente dos demais. Clique sobre ele para expandi-lo, onde ser possvel digitar um texto para manter informaes adicionais sobre o crdito concedido. O campo Garantia informativo e mostra a garantia de pagamento que a empresa deu para cada crdito tomado junto s entidades financeiras. Clique na seta para visualizar as garantias, que devem estar previamente cadastradas. Se no houver nenhuma garantia cadastrada, escolha a opo Tipos de Garantia, na pasta Financeiro e faa as incluses. O campo Atual dever estar marcado para destacar qual o limite de crdito que a empresa dispe no momento. Clique em efetivar para salvar as informaes.

Figura 03 Item 7

Na Figura 03 Item 7 visualizamos a tela de cadastro de contas preenchida. 1.4.2 Alterar Conta

Selecione o tipo de conta e clique em Procurar. A lista de todas as contas do cadastro ser apresentada. Se desejar visualizar as contas de uma filial especfica, preencha o campo e clique em Procurar. Selecione aquela que ser alterada, d um clique no link Alterar e a tela referente conta escolhida aparece. Faa as alteraes desejadas e clique em Efetivar. www.millennium.com.br 12 2008

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1.4.3 Excluir Conta

Selecione o tipo de conta e clique em Procurar. A lista de todas as contas do cadastro ser apresentada. Se desejar visualizar as contas de uma filial especfica, preencha o campo e clique em Procurar. Selecione a conta que ser excluda e clique em Efetivar. ATENO! Se a conta estiver vinculada a alguma movimentao o sistema no permitir sua excluso.

1.4.4

Transferncia

Este link permite fazer a transferncia de valores entre as contas da empresa. Informe um nmero para identificar a transferncia. No caso de ter vrias filiais, seria interessante informar qual filial est realizando a transferncia. Faa uma seleo no campo Tipo de Conta para visualizar somente as contas que interessem no momento, por exemplo, todas as contas correntes. Isso far com que o sistema mostre no campo seguinte, o campo Origem, todas as contas correntes da filial selecionada. Selecione uma conta origem e no campo Destino informe a conta para a qual a transferncia ser feita. Nos campos Moeda Origem e Destino e nos campos de cotao, ser necessrio o preenchimento somente nos casos que envolvam moeda estrangeira. Por exemplo, se for feita uma retirada de $500,00 (quinhentos dlares) do caixa para serem depositados na conta corrente, o sistema far a converso dos valores pela cotao que estiver informada no campo. Em Plano de Contas (neste caso o plano de contas financeiro) selecione a conta que ir justificar a movimentao dos valores, como por exemplo, transferncia entre contas correntes. Preencha os campos Data, Valor e Tipo de Pagamento. A data aquela na qual est sendo realizada a transferncia. Para informar um motivo para a operao ser necessrio que eles estejam previamente cadastrados na pasta Auxiliar, no Item CADASTROS. J o campo Observao livre e poder receber qualquer informao que o usurio considerar necessria. O campo Conciliar Lanamentos, quando marcado, far a conciliao assim que a transferncia for efetivada. O recurso de conciliao ser visto mais adiante, neste mdulo, com detalhes sobre sua utilizao. Clique em Efetivar para confirmar a transferncia dos valores. Atravs do Relatrio 385 possvel visualizar as operaes de transferncia realizadas por conta ou por filial. 1.4.5 Fechamento

O link de fechamento das contas tem por finalidade agilizar a impresso do Relatrio 385 Extrato de Contas. Este relatrio mostra todas as movimentaes realizadas nas contas selecionadas www.millennium.com.br 13 2008

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e, portanto, sua impresso torna-se muito lenta. Ao fazer fechamentos peridicos dos saldos das contas, o sistema grava o saldo apurado para imprimi-lo no relatrio. Por exemplo, se for feito o fechamento mensal das contas, ao final do ano, o relatrio emitir a listagem partindo do saldo apurado nos meses anteriores. Para realizar o fechamento, selecione uma conta, clique no link Fechamento e informe a data. Clique no link Efetivar. 1.4.6 Procurar

Selecione o tipo de conta e clique em Procurar. A lista de todas as contas do cadastro ser apresentada. Se desejar visualizar as contas de uma determinada filial preencha o campo e clique em Procurar.

1.5.

Plano de Contas

importante salientar que o plano de contas visto neste mdulo de treinamento o plano de contas financeiro. A diferena entre o plano de contas financeiro e o contbil que no contbil so feitas partidas dobradas e seus lanamentos so feitos pelo regime de competncia e, no financeiro so feitos lanamentos simples pelo regime de caixa. Em seguida proceda com a incluso das contas individuais no plano. Entre no item FINANCEIRO, clique no sinal de adio (+) da pasta Cadastro e escolha a opo Plano de Contas Financeiro. 1.5.1 Incluir Conta no Plano de Contas Financeiro

O campo Classificao dever ser preenchido com o nmero que identifica a conta. importante colocar pontos para identificar os nveis das contas. O selecione o tipo da conta: Sinttica ou Analtica. A conta sinttica aquela que totalizar as contas analticas do mesmo nvel. Veja o exemplo: 7 7.1 7.1.1 7.1.1.01 7.1.1.02 7.1.2 7.1.2.01 7.1.2.02 7.1.2.03 7.1.2.04 CUSTOS E DESPESAS VARIVEIS CUSTOS DIRETOS MATRIA-PRIMA Tecidos Aviamentos DESPESAS VARIVEIS Comisses Vendedoras Comisses Guias Embalagens Lavagem 14 (Sinttica) (Sinttica) (Sinttica) (Analtica) (Analtica) (Sinttica) (Analtica) (Analtica) (Analtica) (Analtica) 2008

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Em seguida digite a descrio e informe se a conta credora (a receber) ou devedora (a pagar). Os campos Regra Contbil e Complemento Contbil so recursos em desenvolvimento e ainda no esto disponveis. Clique em Efetivar. 1.5.2 Alterar Conta no Plano de Contas Financeiro

Faa uma busca no cadastro para visualizar o registro da conta que ser alterada. D um duplo clique sobre a conta, altere os campos que desejar e clique em Efetivar. 1.5.3 Excluir Conta no Plano de Contas Financeiro

Faa uma busca no cadastro para visualizar o registro da conta que ser excluda e clique em Excluir. Em seguida clique em Efetivar. ATENO! Se a conta tiver algum vnculo no sistema, sua excluso no ser permitida. 1.5.4 Procurar Conta no Plano de Contas Financeiro

Clique em Procurar para visualizar todas as contas do cadastro. Para listar somente as contas credoras ou devedoras, preencha o campo Tipo de Conta. E para listar as contas analticas que pertencem a uma determinada conta sinttica, preencha o campo Conta Me com o nmero referente conta sinttica para visualizar suas sub contas.

1.6.

Centros de Custos

Entre no item FINANCEIRO, clique no sinal de adio (+) da pasta A Pagar, clique no sinal de adio da pasta Cadastro e escolha a opo Centros de Custos. 1.6.1 Incluir Centro de Custos

Digite o cdigo e a descrio para o centro de custo. O campo Estoque/Distribuio utilizado por grandes corporaes que compram em grandes quantidades e querem analisar o custo por departamento. Por exemplo, a compra de material de escritrio que distribudo entre os vrios departamentos da empresa. Ao marcar o campo o sistema no lanar o valor do material neste centro de custo e sim no centro de custo para o qual o material for transferido. A utilizao deste recurso permite analisar o consumo desse material por departamento. O reflexo deste rateio pode ser analisado no Relatrio 211 Centro de Custo X Plano de Contas. 1.6.2 Alterar Centro de Custos

Clique em Procurar para visualizar todos os centros de custo cadastrados. Selecione o centro de custo que ser alterado em clique em Altera. Faa as modificaes necessrias e clique em Efetivar. www.millennium.com.br 15 2008

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1.6.3 Excluir Centro de Custos

Clique em Procurar para visualizar todos os centros de custo cadastrados. Selecione o centro de custo que ser excludo em clique em Excluir. 1.6.4 Procurar Centro de Custos

Clique em Procurar para visualizar todos os centros de custo cadastrados no sistema.

1.7.

Previses Oramentrias

Os valores previstos em um plano de contas financeiro sero comparados com os valores realizados. A diferena entre o oramento previsto e o valor realizado efetivamente poder ser analisada no Relatrio 59. Este recurso compara o valor dos pedidos de compras com a previso oramentria cadastrada. Dessa forma os pedidos de compras que estiverem acima do oramento previsto podero ser bloqueados. Para utilizar o recurso de bloqueio os requisitos necessrios so o cadastro das contas do plano de contas financeiro, o cadastramento dos centros de custo e a configurao nas configuraes gerais do sistema. Entre em UTILITRIOS, escolha a opo Configuraes Gerais e escolha o grupo Pedido de Compra. A seguir, marque o campo Gerar Previso Financeira e o campo Bloquear Pedidos (Baseado na Previso Oramentria), para fazer a configurao. ATENO! Alguns usurios podero dar continuidade ao processo de compras apesar da restrio, se tiverem uma permisso especial cadastrada no gerenciador de usurios, no link Liberar Pedidos que Excedem a Previso Oramentria.

1.7.1

Incluir Previses

Entre no item FINANCEIRO, clique no sinal de adio (+) da pasta A Pagar, clique no sinal de adio (+) na pasta Cadastro e escolha a opo Previses Oramentrias. O primeiro passo para cadastrar uma previso oramentria estabelecer o limite de vigncia. Informe as datas inicial e final e indique a filial para a qual a previso est sendo elaborada. O campo Foco define a forma na qual sero lanados os valores orados, que poder ser por plano de contas ou por centro de custo. Observe na Figura 04 Item 7 a incluso de uma previso oramentria focada no plano de contas. Neste exemplo, os lanamentos sero feitos na conta Fornecedores, como podemos ver no campo Plano de Contas. Abaixo temos a distribuio de verbas para alguns centros de custos.

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A distribuio dos valores poder ser interpretada da seguinte forma: o departamento de marketing tem um limite de R$ 20.000,00 para gastar com seus fornecedores, a informtica poder gastar at R$ 2.000,00 e assim por diante.

Figura 04 Item 7

O sistema no permitir a incluso de previses para a mesma filial e mesma conta em um mesmo perodo e emitir uma mensagem de alerta, como vemos na Figura 05 Item 7. No caso, a conta Fornecedores, para a informtica j faz parte da previso oramentria elaborada anteriormente com o foco em plano de contas.

ATENO! As rotinas oramentrias utilizam o plano de contas financeiro.

Figura 05 Item 7

1.7.2

Alterar Previses

Faa uma busca, selecione a previso ou item a ser alterado e d um duplo clique ou clique em Alterar. A tela do registro ser aberta e novas informaes podero ser digitadas. Clique em Efetivar para salvar os novos dados. www.millennium.com.br 17 2008

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1.7.3 Excluir Previses

Faa uma busca, selecione a previso ou item a ser excludo e clique no link Excluir. Clique em Efetivar para confirmar a excluso. 1.7.4 Copiar Previses

Este link permite copiar uma previso oramentria e alterar apenas os dados que interessem. Por exemplo, se todos os meses for feita uma previso para um departamento onde apenas os valores sofrem alterao, basta copiar a previso do ms anterior e atualizar os campos de valor. Faa uma busca, selecione a previso que ser copiada e clique no link Copiar Previses. A seguir clique em Efetivar e faa uma nova busca para visualizar a cpia que foi gerada.

ATENO! As datas da cpia de previso sero a data imediatamente posterior data final da previso original, ou seja, se a data final da previso que gerou a cpia for 31/04/2004, o sistema lanar a data 01/05/2004 na cpia. Entre na alterao e informe as novas datas de validade para a previso. 1.7.5 Procurar Previses

As consultas no cadastro de previses oramentrias podem ser feitas de duas formas: visualizando o foco da previso ou visualizando os itens includos na previso. Para consultar as previses cadastradas no sistema, clique na guia Consulta por Foco da Previso, informe o perodo no qual o sistema dever realizar a busca e em seguida clique em Procurar. Todas as previses criadas para o intervalo indicado sero mostradas na tela. Se desejar fazer uma busca seletiva, ou seja, por filial, centro de custo, plano de contas ou valor, basta preencher os campos respectivos e clicar em Procurar.

Figura 06 Item 7

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Para listar os itens das previses, clique na guia Consulta Itens das Previses para selecion-la. Preencha os campos como foi feito na outra guia de busca e clique em Procurar. O sistema ir mostrar todas as contas lanadas em cada centro de custos para o perodo informado, como pode ser visto na Figura 06 Item 7.

2. TTULOS
2.1.
2.1.1

A Pagar
Incluir Ttulo a Pagar

A tela de incluso de ttulos a pagar bastante detalhada, porm a maior parte dos campos no tem preenchimento obrigatrio. No entanto, quanto mais completo for o registro do ttulo maior ser o aproveitamento que o usurio ter dos recursos que o sistema oferece. Observe no topo da tela a presena das guias para cadastro. Clique na guia Geral. Preencha os campos: Nmero do Documento, que o campo base para o sistema efetuar buscas de ttulos, Filial e Conta. Clique na seta do campo Tipo de Credor para expandir a cortina e selecionar um dos tipos. Alguns relatrios podem ser impressos por seleo de tipo de credor. E no campo Credor possvel especificar quem o credor para o qual o ttulo ser gerado. Origem e Documento de Origem so campos informativos que podem ser preenchidos automaticamente com nmero do romaneio e data de emisso, por exemplo, quando uma nota de compras lanada, ou podem ser preenchidos manualmente durante a incluso de um ttulo. Na seo Status encontramos vrias opes que podero ser associadas aos ttulos. Previso - Quando o valor de um ttulo no definitivo ele poder ser lanado como uma previso de valor a ser pago. Efetuado - um ttulo pago (Este campo sempre ser marcado pelo sistema). Substitudo - a condio de um ttulo que foi quitado com ttulos a receber ou cheques, sejam eles de terceiros ou da prpria empresa. Nesse caso o cheque torna-se um ttulo substituidor. Prorrogado - Trata-se do ttulo que teve seu vencimento renegociado e estendido. Devolvido - Este campo indica que o ttulo foi devolvido. Na alterao de ttulos a pagar encontramos, no rodap da tela, o link Devoluo que pode ser utilizado para registrar este tipo de situao. Cartrio - Informa que o ttulo foi para cartrio, mas ainda no foi protestado. Protestado - o ttulo que efetivamente foi levado a protesto. Conciliado - Quando o recurso de conciliao bancria do sistema utilizado, os ttulos recebem uma marca neste campo. 19 2008

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Nos campos de datas, observamos que o campo Pagamento no est disponvel no momento da incluso. Este campo ser preenchido pelo prprio sistema no momento da baixa do ttulo. A Tabela de Prorrogao serve para manter um histrico das prorrogaes que a empresa obteve para um determinado ttulo.

ATENO! Este recurso no altera o campo Data de Vencimento e o status do ttulo. O usurio dever alter-los manualmente.

Figura 07 Item 7

Veja na figura 07 Item 7 alguns exemplos de prorrogaes cadastradas. Clique na tabela para expandi-la, preencha os campos e clique em OK para gravar. possvel inserir vrias prorrogaes para um mesmo ttulo. Para cadastrar mais que uma prorrogao, clique no boto Inserir ( * ) e digite na linha seguinte. Se desejar excluir uma prorrogao, basta selecion-la e clicar no boto Excluir (X). Na seo Valores, informe no campo Tipo de Pagamento como o ttulo ser pago: dinheiro, cheque, carto etc e a seguir informe o valor. O campo Valor Inicial um campo obrigatrio. Os campos Moeda e Valor em Moeda podem ser utilizados como auxiliares nos ttulos assumidos em moeda estrangeira. O usurio poder lanar o valor inicial na moeda corrente, selecionar uma moeda estrangeira para que o sistema converta e preencha o campo Valor em Moeda, ou, poder selecionar a moeda estrangeira, preencher o campo Valor da Moeda para que o sistema converta na moeda corrente e preencha o campo Valor Inicial. De qualquer forma o campo Valor Inicial mostrar sempre o valor na moeda corrente no pas. Para que este recurso funcione, a moeda estrangeira dever ser includa no cadastro de moedas. Nos relatrios que envolverem contas a pagar ser visualizado sempre o valor em Reais indicando o tipo de pagamento na moeda negociada. www.millennium.com.br 20 2008

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Os efeitos dessas incluses de ttulos podem ser conferidos nos Relatrios 42, 43 ou 202 entre outros. ATENO! Se o usurio desejar visualizar os ttulos que no foram negociados em moeda nacional ser necessrio cadastrar um tipo de pagamento com o nome da moeda usada na negociao e selecionlo para a impresso do relatrio. O Valor Pago ser preenchido automaticamente no momento da baixa dos ttulos. O campo Descrio Acrscimo/Decrscimo registra informaes sobre descontos, multas ou juros aplicados sobre o ttulo. A Tabela de Desconto utilizada nos casos de desconto condicional para pagamentos antecipados.

Figura 08 Item 7

Observe no rodap da Figura 08 Item 7 que o valor inicial do ttulo R$ 1500,00. Na tabela expandida vemos que para o pagamento antecipado em 5 dias ser dado um desconto de 10%. O valor do desconto lanado no campo Descontos e atualizado no campo Valor Devido. No caso de desconto incondicional a tabela dever ser preenchida com valor zero no campo Dias de Vencimento. Clique na tabela para expandi-la e digitar as informaes referentes ao desconto. No campo Tipo valor possvel escolher entre percentual e valor. Clique em OK para salvar as informaes da tabela. Na guia Cobrana e Cheque informe o valor referente ao cheque que ser utilizado para efetuar o pagamento dos ttulos. A Tabela de Custos ir registrar informaes referentes aos acrscimos sobre o valor do ttulo. Na Figura 09 Item 7 podemos ver o valor das custas de cartrio e gastos com advogado somadas ao valor inicial do ttulo. Clique na tabela e observe os campos: Abonado e Quitado. Quando houver um custo lanado na tabela e o campo Abonado estiver marcado, o sistema manter o valor do custo somado ao valor total do ttulo mesmo aps o ttulo ter sido baixado. 21 www.millennium.com.br 2008

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O campo Quitado quando estiver marcado manter um registro do custo, mas no acrescentar ao valor inicial do ttulo. Preencha os campos e clique em OK.

Figura 09 Item 7

O sistema acrescenta ao valor do ttulo os acrscimos de mora diria, multa e tabela de custos, mas no acrescenta o valor cadastrado no campo Quitado, quando o mesmo estiver marcado. Nas tabelas de desconto e custos tambm sero lanados os ajustes de comisses, de acordo com o que estiver configurado no campo Ajusta Valores de Comisso, dos parmetros gerais do sistema, na guia Fechamento e Gerao de Ttulos. A prxima guia Classificao e Contabilizao. Veja bem, o Millennium BM no faz contabilidade. Ele gera informaes que podero ser exportadas para sistemas contbeis. Nesta guia podero ser feitos lanamentos para contabilizao de ttulos avulsos. No campo Plano de Contas informe o nmero da conta do plano financeiro no qual o ttulo dever ser lanado. E no campo seguinte, Plano de Contas Acrscimo/Decrscimo informe o nmero da conta na qual devero ser lanados os descontos ou as multas, juros e custos referentes ao ttulo. Nesta tela temos mais uma tabela na qual o valor total do ttulo poder ser rateado de acordo com os centros de custos informados no plano de contas financeiro e sua participao no consumo. O reflexo desse rateio poder ser visualizado no Relatrio 401 Fluxo de Caixa, quando o campo Detalha Departamento estiver marcado. No exemplo da Figura 10 Item 7 temos a Tabela de Centro de Custo com o rateio referente ao consumo de energia da empresa.

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Figura 10 Item 7

ATENO! Se a soma os valores da tabela de centro de custos no for igual ao valor total do ttulo, o sistema emitir uma mensagem de alerta e no permitir a efetivao.

Utilize o campo Motivo, se houver necessidade de justificar a incluso de um ttulo a pagar no sistema. Para utiliz-lo ser necessrio cadastrar os motivos previamente em Cadastro, na pasta Auxiliar. Mas este no um campo obrigatrio podendo inclusive ser deixado em branco. Na seo Contbil possvel fazer o rateio contbil do valor do ttulo entre vrios centros de custos. A Tabela de Movimento Contbil um recurso que est em desenvolvimento e sua funo ser mostrar a contra partida do ttulo lanado. Esta tabela ser preenchida automaticamente pelo sistema de acordo com plano de contas contbil. Clique em Efetivar para gravar as informaes referentes ao ttulo. 2.1.2 Alterar Ttulo a Pagar

Faa uma busca para visualizar o registro do ttulo que deseja alterar. A lista de todos os ttulos ser apresentada. Selecione aquele que ser alterado e d um duplo clique sobre ele. Aps alterar os campos clique em Efetivar. 2.1.2.1 Consultar Baixa Este link permite visualizar a baixa do ttulo e cancel-la se for necessrio. Ele ser exibido na tela apenas quando o ttulo estiver baixado. ATENO! Se for cancelada a baixa de um ttulo que tenha sido baixado pelo recurso de baixa seletiva ou baixa por seleo, todos os ttulos que foram baixados com ele sero reabertos. 2.1.2.2 Devoluo www.millennium.com.br 23 2008

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Nos casos de devoluo de cheques utilizados para pagamento de ttulos, no aconselhvel usar a opo de cancelar a baixa. O link Devoluo tem a funo registrar este tipo de ocorrncia cancelando a baixa e marcando o campo Devolvido, no registro do ttulo. Consulte o cadastro de ttulos, selecione o ttulo devolvido e clique em Alterar Ttulo. A tela referente ao ttulo aparece. Clique no link Devoluo. A janela para registrar a data de devoluo do ttulo aparece, como podemos observar na Figura 11 Item 7. Informe a data da devoluo e clique em OK. O campo Grava Data de Compensao grava a data da devoluo do ttulo na tela de conciliao bancria para que o ttulo devolvido possa ser visualizado nos relatrios quando for feita uma seleo pela data do banco. O correto procedimento nestes casos de devoluo, que o usurio faa a conciliao do ttulo devolvido antes de lanar sua devoluo no sistema para que a data do banco seja informada. Seguindo estes procedimentos, ser feito um histrico das entradas e sadas dos cheques, igual aos extratos de conta corrente bancria. Este histrico poder ser analisado no Relatrio 385, ao passo que cancelar a baixa para baixar o ttulo novamente quando o cheque for reapresentado, o sistema no ter como gerar um histrico para o cheque.

Figura 11 Item 7

2.1.2.3

Imprimir

Permite imprimir um documento referente ao ttulo, desde que ele esteja previamente configurado no diretrio C:\wts\files\documentos. O documento dever ser do tipo L.

2.1.3

Excluir Ttulo

Faa uma busca para visualizar o registro do ttulo que deseja excluir. A lista de todos os ttulos ser apresentada. Selecione aquele que deseja excluir e clique em Excluir. Em seguida clique em Efetivar. ATENO! Se o ttulo estiver vinculado a alguma movimentao, o sistema no permitir sua excluso. 2.1.4 Procurar Ttulo

Para realizar uma consulta no cadastro de ttulos a pagar necessrio tomar alguns cuidados para que a busca apresente resultados precisos. Por exemplo, se o usurio fizer uma busca por data de emisso e o campo Tipo de Data estiver selecionado com a opo Data de Vencimento, nenhum resultado ser apresentado para a busca ou ser apresentado um resultado errneo. 24 www.millennium.com.br 2008

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Os campos: Efetuado, Substitudo, Descontado e Tipo de Documento tambm devem receber ateno redobrada porque assim como o campo Tipo de Data eles podem causar distores no resultado das buscas realizadas. Por exemplo, se o usurio estiver procurando ttulos em aberto e o campo Efetuado estiver marcado, ou se estiver buscando por uma nota fiscal e no campo estiver informando recibo, a busca no retornar nenhum ttulo. Todos os campos vistos na tela podem ser utilizados para selecionar os registros que devem ser listados. Basta que o usurio defina o resultado a ser obtido, preencher os campos e clicar em Procurar. 2.1.5 Gera Obrigao Fixa

Este recurso permite ao usurio criar novos ttulos a partir de um j existente. Por exemplo, as contas de gua, luz, telefone, aluguel, salrios so pagas mensalmente e possvel fazer uma previso dos valores baseando-se em contas anteriores. Neste caso, possvel gerar os ttulos a pagar para cada uma delas e alterar os valores. Para utilizar este recurso, cadastre um ttulo a pagar usando o link Incluir. Em seguida selecione o ttulo e clique no link Gera Obrigao Fixa. Na tela seguinte informe a quantidade de parcelas que devero ser geradas. O campo Previso deve ser utilizado nos casos em que no h certeza dos valores, como no caso da conta de telefone em que h uma previso do valor a ser pago. Clique em Efetivar e faa uma nova busca para visualizar os ttulos que foram gerados. Observe que as datas de vencimento foram geradas com prazo de 30 dias entre elas. Se for necessrio, possvel modific-las clicando em Alterar.

2.1.6

Atribuir Valor p/ Prximas Obrigaes Fixas

No caso de gerar as obrigaes fixas, pode ser que em algum momento seja necessrio alterar o valor dos ttulos devido a um reajuste, por exemplo. Selecione o primeiro ttulo a vencer com o valor reajustado e entre na alterao para atualiz-lo. Clique em Procurar para visualizar o ttulo j com o valor alterado, selecione-o e clique em Atribuir Valor P/ Prximas Obrigaes Fixas. Clique em Procurar novamente e observe que a partir do ttulo selecionado, todas as parcelas seguintes estaro com o valor alterado. 2.1.7 Baixa

Para baixar um ttulo, pelo mtodo tradicional, primeiro ser necessrio fazer uma busca para visualizar seu registro. Em seguida selecione o registro e clique no link Baixa. Na tela de baixa informe a filial responsvel pelo recebimento do ttulo e a respectiva conta do plano de contas financeiro (acrscimo ou decrscimo). Utilize o campo Observao para registrar informaes referentes ao ttulo ou seu pagamento e que possam ser necessrias futuramente. Por exemplo, os Relatrios 37 e 385 imprimem o histrico da baixa, utilizando as informaes do campo Observao. www.millennium.com.br 25 2008

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A seguir informe a data, o tipo de pagamento e o valor pago. A baixa do ttulo pode ser feita em trs situaes distintas quanto ao valor: total, menor ou maior. Ao informar um valor menor, o sistema assume automaticamente que o ttulo foi pago com desconto ou que foi feito um parcelamento do valor. Na primeira opo, o valor a menos lanado no campo de desconto, e na segunda, o campo Gera Parcelamento deve ser marcado para que o sistema inclua um novo ttulo com o valor da diferena. Porm a parcela ser gerada com data de emisso referente ao dia da baixa e a data de vencimento ser calculada com base em duas situaes: - Se o ttulo for baixado antes do vencimento, a data de vencimento da parcela complementar ser igual a do ttulo origem. - Se o ttulo for baixado aps o vencimento, a data de vencimento do ttulo complementar ser a data da baixa do ttulo origem. Nesses casos se for acertada uma nova data para o vencimento do ttulo ser necessrio entrar na alterao e informar a data de vencimento para o ttulo complementar. O nmero do ttulo complementar ser igual ao ttulo origem com um complemento. Por exemplo, se o ttulo origem for 11547, o ttulo complementar ser 11547/01. No momento da baixa o usurio poder selecionar a conta do plano de contas financeiro para lanar o valor do desconto ou do acrscimo sofrido pelo ttulo. Clique em Efetivar para confirmar a baixa do ttulo. Na Figura 12 Item 7 visualizamos uma tela preenchida com dados para baixa. Perceba que o valor lquido era R$ 1.000,00, o valor pago foi R$ 1.214,35, o valor da diferena foi lanado no campo Custo e no plano de contas financeiro foi selecionada a conta Juros p/ Fornecedores.

Figura 12 Item 7

2.1.8

Baixa por Seleo

possvel selecionar os ttulos que sero baixados tomando por base uma caracterstica comum entre eles. Vamos supor que muitos ttulos tenham vencimento na mesma data. Este link permite selecionar todos estes ttulos e baix-los de uma nica vez. Clique no link Baixa por Seleo, preencha os campos para seleo e clique em Procurar. A lista de todos os registros selecionados aparece na parte inferior da tela.

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Se entre os registros selecionados houver algum que no deva ser baixado, possvel desmarclo antes de efetivar a baixa. Dessa forma o ttulo permanecer em aberto aguardando para ser baixado devidamente. Nesta tela, o usurio pode alterar o valor pago e a diferena, maior ou menor, lanada no campo seguinte gerando um novo ttulo. Ento, a diferena a mais ser lanada no ttulo como custo e a diferena a menos, ser lanada como desconto. Ao lado da listagem tem os botes Marcar Todos os Ttulos e Desmarcar Todos os Ttulos para facilitar a seleo dos ttulos a serem baixados. E o boto Realizar Outra Seleo limpa a rea da tela para que uma nova busca seja feita. Na Figura 13 Item 7 visualizamos a seleo dos ttulos com vencimento no dia 10/03/2004, listados por ordem de gerador. Todos os campos vistos nesta tela podem ser utilizados como base para realizar uma busca e selecionar os ttulos a serem baixados.

Figura 13 Item 7

Aps selecionar os ttulos clique em Efetivar. Uma segunda janela ser aberta para que sejam preenchidas informaes referentes baixa dos ttulos. Essas informaes so as mesmas vistas no tipo de baixa anterior com exceo do campo Ttulos j Conciliados, que permite fazer a conciliao dos ttulos assim que forem baixados. Os campos Plano de Contas e Tipo de Pagamento devem ser utilizados com bom senso, no caso da baixa por seleo. Por exemplo, ao fazer uma seleo de ttulos em que todos foram pagos com desconto, possvel selecionar a conta do plano financeiro para lanar o valor dos descontos. Porm, se forem selecionados ttulos para baixar com desconto e com acrscimo juntos e uma conta do plano financeiro for selecionada, todos os valores das diferenas dos ttulos sero lanados nela. Na Figura 14 Item 7 vemos a janela de finalizao de baixa expandida.

Figura 14 Item 7

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Clique em OK para fechar a janela e efetivar a baixa dos ttulos. Se desejar imprimir os ttulos selecionados, faa-o antes de efetivar a baixa porque depois disso os ttulos sero removidos da tela. ATENO! Se for feito o cancelamento da baixa de algum ttulo que tenha sido baixado por seleo, todos os ttulos que tenham sido baixados no mesmo pacote tero suas baixas canceladas tambm, ou seja, todos ficaro em aberto novamente. Nesse caso, a baixa dever ser refeita sem o ttulo que foi baixado indevidamente. 2.1.9 Substituio de Ttulos

Este recurso permite substituir vrios ttulos a pagar de um mesmo fornecedor por um ou mais cheques da empresa. Por exemplo, ttulos a vencer nos meses de novembro, dezembro e janeiro podem ser substitudos por um cheque a ser depositado em fevereiro. Para utilizar este recurso necessrio que os ttulos tenham a mesma origem, ou seja, provenientes da mesma movimentao. Se o usurio tentar fazer a substituio com ttulos de movimentaes diferentes o sistema no permitir. A primeira providncia para utilizar este recurso fazer a busca dos ttulos para selecionar aqueles que sero substitudos. D um clique no link para visualizar a tela de seleo para substituio. Na parte superior da tela sero listados os ttulos a pagar que sero substitudos. Descanse o ponteiro do mouse sobre os botes do lado esquerdo da tela para visualizar suas funes. O boto Busca Ttulos para Baixar abrir uma tela de busca semelhante a que foi vista na baixa por seleo. Utilize os campos para fazer a busca e selecionar os ttulos que sero substitudos. Na Figura 15 Item 7 temos o exemplo de tela onde foi feita a busca por fornecedor e por perodo. Perceba que no resultado da busca vieram dois ttulos.

Figura 15 Item 7

Marque os ttulos que sero substitudos e clique em selecionar para envi-los para a tela de substituio. 28 www.millennium.com.br 2008

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Figura 16 Item 7

Na parte inferior da tela de substituio sero digitados os dados dos cheques para substitu-los. Aqui tambm encontramos botes para navegar pelos ttulos e um boto que abrir a tela para digitao dos dados dos cheques, como vemos na Figura 16 Item 7. Clique em Efetivar para lanar os dados do cheque na tela. Repita esta operao para todos os cheques que forem utilizados para substituir os ttulos. Se preferir, o usurio poder digitar os dados dos cheques diretamente nos campos da tela.

Figura 17 Item 7

Observe na Figura 17 Item 7 a seleo dos ttulos e a digitao do cheque que far a substituio. Os campos Desconto e Custo so utilizados para fazer pequenos acertos no caso de diferena entre o valor dos ttulos e dos cheques. Em nosso exemplo, o valor do cheque igual ao valor dos ttulos, mas vamos supor que fosse menor. O sistema abriria uma nova tela para que fosse feito o lanamento da diferena, gerando um novo ttulo a pagar.

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Figura 18 Item 7

Na Figura 18 Item 7 temos a tela preenchida com um exemplo de como ficaria o lanamento no caso do cheque com valor menor. A seguir clique em Confirmar e preencha o cabealho para baixa de ttulos. No cabealho apenas o preenchimento da data obrigatrio, porm, se forem preenchidos, os demais campos sero utilizados em relatrios e na contabilizao dos ttulos. Na Figura 19 Item 7 vemos o preenchimento do cabealho.

Figura 19 Item 7

Em seguida o sistema perguntar se a baixa deve ser confirmada. Em caso positivo, o usurio poder imprimir o comprovante da baixa e os cheques para pagamento. Para imprimir os cheques necessrio ter a impressora especfica para este fim configurada no sistema. 2.1.10 Baixa por Emisso de Cheque

Este tipo de baixa muito parecido com o anterior, uma diferena bsica entre eles que o primeiro utilizado para prorrogar o pagamento do ttulo e o segundo utilizado nos casos de pagamento imediato, no sendo necessrio que todos os ttulos sejam de um mesmo cliente.

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Para um controle preciso das baixas dos ttulos a pagar, importante que o usurio utilize o recurso adequado para cada caso apesar dos processos serem muito parecidos os resultados nos relatrios e nas consultas podem ser distorcidos. 2.1.11 Repasse

Recurso utilizado para registrar a baixa de um ttulo a pagar com um ttulo a receber, ou seja, pagar seus ttulos com ttulos de seus clientes. Desta forma quando a empresa repassar seus ttulos a receber o sistema manter um histrico da transao. Este recurso semelhante aos dois anteriores, porm nele o usurio far buscas nos ttulos a pagar e nos ttulos a receber. Neste recurso o usurio poder utilizar cheques de vrios clientes para fazer a baixa de um nico fornecedor. Se houver diferenas de valores, o sistema proceder como nos recursos vistos anteriormente, gerando um ttulo para vincular diferena. No caso de ttulos com vencimentos variados o sistema far a baixa por ordem de vencimento e lanar a diferena no ttulo que vencer por ltimo. No exemplo da Figura 20 Item 7 podemos visualizar a tela com os lanamentos: na parte superior os ttulos a pagar e na inferior, os ttulos dos clientes a serem repassados.

Figura 20 Item 7

A finalizao do processo igual aos anteriores. Ser aberta a tela de preenchimento do cabealho e o usurio poder imprimir o comprovante da baixa. 2.1.12 Encontro de Contas

Este recurso faz a acerto entre ttulos a pagar e a receber de um mesmo gerador. Por exemplo, para fazer abatimento entre os ttulos a receber dos clientes e as devolues com crditos pendentes www.millennium.com.br 31 2008

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dos mesmos. Sua utilizao semelhante a dos recursos vistos anteriormente e no caso de haver diferena ser gerado um novo ttulo, a pagar ou receber, substituindo os ttulos acertados. 2.1.13 Classificao

Permite ao usurio fazer alteraes no rateio dos centros de custos dos ttulos a pagar que estejam efetuados. Tambm funciona como atalho para a Tabela de Centro de Custos, na guia Classificao e Contabilizao, dos ttulos a pagar ainda em aberto.

3. FINANCEIRO Lanamentos
3.1 Incluir Lanamento

Entre no item FINANCEIRO, clique no sinal de adio (+) da pasta Bancos e Caixas e escolha a opo Lanamentos. Normalmente esta tela utilizada para fazer lanamentos de despesas diversas como CPMF e despesas bancrias. Tambm pode ser usada para lanamentos financeiros como sangria ou depsito mudando apenas o preenchimento de alguns campos. Informe o nmero do lanamento e preencha os demais campos. No campo Tipo da Conta escolha a opo caixa e no campo Conta digite o nmero da conta que corresponde ao caixa que est sendo movimentado. Em Tipo de Credor/Devedor informe para quem a sangria ou o reforo est sendo feito. E no campo Credor/Devedor possvel especificar o nome de quem gerou o movimento. Por exemplo, uma retirada de caixa para pagar o almoo de um cliente e o nome do cliente. Preencha o campo Pagar/Receber de acordo com a movimentao realizada, ou seja, sangria/pagar, reforo/receber. O campo Plano de Contas, no contbil, portanto ir organizar apenas os lanamentos financeiros. Quaisquer informaes adicionais sobre o lanamento podero ser digitadas no campo Observaes. Clique em Efetivar para confirmar a incluso do lanamento.

3.2

Alterar Lanamento

Faa uma busca para selecionar o lanamento que dever ser alterado. D um clique duplo para visualizar o registro. Altere os campos necessrios e clique em Efetivar. www.millennium.com.br 32 2008

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3.3

Excluir Lanamento

Faa uma busca e selecione o lanamento que ser excludo. Clique em Excluir e em seguida clique em Efetivar.

ATENO! Se o lanamento estiver vinculado a alguma movimentao o sistema no permitir sua excluso.

3.4

Procurar Lanamento

Utilizando as guias no topo da tela, possvel consultar os lanamentos efetuados de trs formas diferentes: lanamentos do perodo, saldo do caixa e saldo do caixa aberto. Lista Lanamentos no Perodo

Os lanamentos efetuados em um determinado perodo podem ser listados por nmero, filial, tipo de conta, nmero da conta e por tipo de data: emisso ou vencimento. Selecione as opes nos campos e clique em Procurar. Saldo do Caixa

Informe o caixa, a data e clique em Procurar.

ATENO! Apesar de mostrar a hora no campo Data, no necessrio inform-la para realizar a busca. Saldo dos Lanamentos do Caixa Aberto Permite visualizar saldo de um caixa aberto, informando separadamente os saldos de vendas, vales, sadas e entradas bem como o tipo de pagamento. Selecione o caixa e o tipo de saldo que deseja visualizar e clique em Procurar. Se houver necessidade de visualizar o saldo de um determinado tipo de pagamento basta selecion-lo tambm.

3.5

Transferncia

Se por algum motivo houver necessidade de transferir valores entre contas ou caixas, o link Transferncia poder ser utilizado para registrar a operao. Estas transferncias podero ser feitas somente entre caixas ou contas entre filiais. 33 www.millennium.com.br 2008

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Preencha os campos informando a origem e o destino dos valores e clique em Efetivar. Se desejar registrar a transferncia dos valores como j sendo conciliada, marque o campo Conciliar Lanamentos. Desta forma no ser necessrio acessar o link Conciliao Bancria para faz-lo.

ATENO! Os procedimentos de transferncia so normalmente utilizados em lojas.

4. Conciliao Bancria
A funo da conciliao bancria manter um controle sobre a conta corrente. Este procedimento permite ao usurio saber com exatido se os ttulos baixados foram debitados/creditados na conta ou no, se houve devoluo de cheques, os valores exatos que foram movimentados e as datas respectivas. A conciliao funciona como um espelho do extrato da conta corrente. Entre no item FINANCEIRO, clique no sinal de adio (+) da pasta Bancos e Caixas e escolha a opo Conciliao Bancria. Para visualizar os ttulos baixados e proceder com a conciliao, defina no campo Tipo se eles devero ser listado de forma sinttica ou analtica. Imagine que um nico cheque tenha sido emitido para pagar vrios ttulos. Neste caso a baixa foi feita em conjunto. No campo Tipo possvel escolher entre visualizar a baixa com o valor total dos ttulos pagos, forma sinttica, ou visualizar cada um dos ttulos que foram pagos com aquele cheque, forma analtica. Se a exibio for feita na forma sinttica, o usurio poder verificar na coluna No. Ttulos quantos pagamentos foram feitos naquele lanamento. O campo Data Final informar ao sistema que o usurio deseja listar os ttulos que foram baixados at aquela data. Se desejar conciliar apenas os ttulos de uma determinada filial ou conta, preencha os campos com os cdigos respectivos, clique em Procurar e a lista dos ttulos baixados no perodo indicado aparece. Confira os ttulos e se os dados estiverem corretos marque o campo Conciliado. Observe que todos os campos podem ser editados e para fazer qualquer alterao nas informaes clique sobre eles e altere o que for necessrio. Note que existem duas colunas que mostram datas e as duas so exatamente iguais. Este recurso foi criado para saber a data exata em que os valores entravam ou saam da conta. Portanto, a data do pagamento a data da baixa do ttulo, seja ele a pagar ou a receber, e a data do banco refere-se movimentao dos valores na conta. Na Figura 21 Item 7 podemos visualizar a tela os ttulos selecionados por filial e por caixa at o dia 16/03/04, apresentados na forma analtica.

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Figura 21 Item 7

Clique em Efetivar. No cadastro de ttulos faa uma busca para visualizar os registros referentes conciliao que foi feita e verifique que o campo Conciliado agora aparece marcado. Ao imprimir o Relatrio 385 o usurio ter a opo de incluir ou no os ttulos que foram conciliados. Para corrigir uma conciliao que tenha sido feita indevidamente, ser necessrio fazer a reabertura do ttulo atravs do cancelamento da baixa ou da devoluo do ttulo. Em seguida baixar o ttulo novamente e ento refazer a conciliao.

5. RELATRIOS
Imprimir relatrios no Millennium BM muito semelhante criao das listagens para consulta em tela, vistas at agora. A diferena que os relatrios podem ser impressos. Aps fazer as selees para o relatrio, clique em OK para visualizar a impresso na tela. Se houver necessidade de imprimir um relatrio com muita freqncia ele poder ter sua configurao salva. No rodap da tela de filtros existe um campo para digitar o nome do relatrio e ao lado um campo para marcar. Clique no cone com um pequeno disquete para salvar a configurao. Para desistir da impresso clique em Cancelar e a janela ser fechada. A seguir clique na seta Voltar para retornar ao menu de relatrios. Para imprimir o relatrio d um clique no pequeno cone com o desenho de uma impressora que aparece na barra de ferramenta. Assim como possvel salvar a seleo dos filtros do relatrio, tambm possvel salvar em arquivo o relatrio impresso. Clique em Salvar para abrir a tela e selecionar a pasta na qual o relatrio dever ser salvo. Dessa forma o relatrio poder ser enviado e visualizado em qualquer computador, atravs de um leitor de relatrios, mesmo que no outro computador no tenha o Millennium BM instalado. Entre no item UTILITRIOS e escolha a opo Relatrios. D um clique duplo no relatrio que deseja imprimir ou digite o nmero dele no campo Busca e em seguida d um clique duplo. www.millennium.com.br 35 2008

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Mdulo 07
5.1 Relatrio 02 Bancos

Figura 22a Item 7

Figura 22b Item 7

A janela para criao do relatrio de bancos aparece. No campo Ordenado por, escolha a ordem na qual os bancos sero listados, no exemplo da Figura 22a Item 7 foi selecionada a opo Cdigo. Se desejar limitar a listagem clique em um dos botes para escolher o campo que ser filtrado. No exemplo da Figura 22b Item 7 sero impressos os bancos cuja descrio esteja entre as letras B e BZ. Clique na seta para expandir a cortina e definir o tipo de filtragem. O boto Nenhum sempre aparece marcado quando a janela aberta. Para listar todos os registros do arquivo mantenha este boto selecionado. Clique em OK para confirmar a impresso.

5.2

Relatrio 03 Caixas

Este relatrio funciona da mesma forma que o Relatrio 02.

5.3

Relatrio 16 Plano de Contas

Lista todas as contas do plano. www.millennium.com.br 36 2008

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Mdulo 07
A listagem poder mostrar separadamente contas credoras e devedoras ou ambas no mesmo relatrio. No campo Data, informe a data do cadastro do plano.

Figura 23 Item 7

5.4

Relatrio 36 Contas

Este relatrio lista todas as contas do plano de contas da empresa. Nele possvel visualizar filial, banco, agncia e nmero da conta.

5.5

Relatrio 37 Movimentao de Contas

Todos os lanamentos realizados nas contas da empresa podero ser visualizados neste relatrio. A apresentao das contas poder ser na forma sinttica ou analtica. Por exemplo, nos casos onde um cheque utilizado para pagar vrios ttulos, a forma analtica permite visualizar cada um dos ttulos pagos com ele. Na listagem podero ser impressos os ttulos conciliados, no conciliados ou ambos e selecionar os lanamentos por conta ou por filial. possvel imprimir uma coluna que mostre o valor original do ttulo no caso deles terem sido negociados em moeda estrangeira. Esta listagem funciona como um espelho do extrato bancrio.

5.6

Relatrio 40 Fluxo de Caixa

Este relatrio pode ser impresso por data de vencimento ou de pagamento permitindo selecionar os ttulos por contas e por filiais. Na listagem possvel visualizar os ttulos pagos, ou no, e agrup-los por data, semana, ms ou ano, selecionar o tipo de cobrana: carteira, banco ou ambas e a situao da cobrana: simples, descontada ou caucionada. Tambm possvel colocar quebras no relatrio para separar os lanamentos por data ou por ms. A impresso deste relatrio mostrar nome da conta, gerador, nmero do documento, valor a pagar, a receber, a diferena entre eles e o saldo geral do caixa. Este relatrio permite alterar a data dos ttulos com vencimento nos finais de semana para a segunda-feira possibilitando maior preciso no controle do fluxo de caixa. Para utilizar este recurso, basta marcar o campo Mudar Data no Final da Semana para segunda-feira e agrupar os ttulos por data.

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Mdulo 07

ATENO! O saldo inicial poder ser informado pelo usurio ou poder ser o saldo bancrio mais o valor do caixa. Caso no seja informado, o sistema assumir a diferena entre os ttulos a RECEBER ou RECEBIDOS e os ttulos a PAGAR ou PAGOS do perodo anterior data inicial indicada no relatrio. Para visualizar o saldo inicial de uma conta especfica utilize o campo Contas, logo abaixo do campo Saldo. Se forem selecionadas mais de uma conta, o sistema mostrar o saldo inicial de cada uma delas separadamente.

5.7

Relatrio 42 Ttulos a Pagar / Receber Resumo

A forma mais comum de impresso deste relatrio por ordem de data de emisso ou vencimento. No entanto, com este relatrio possvel visualizar tambm os ttulos de um determinado perodo selecionando as datas por pagamento, digitao, devoluo, composta e ao. Os ttulos podero ser impressos em ordem de nmero, tipo de pagamento, devedor ou credor, data de emisso ou vencimento, representante, banco ou plano de contas. E ainda pode haver uma segunda ordem de impresso, por exemplo, imprimir os ttulos a pagar por ordem de credores e coloc-los em ordem de vencimento. O campo Valores permite a seleo de ttulos que estejam dentro de uma determinada faixa de valor. Por exemplo, listar todos os ttulos com valores entre R$ 500,00 e R$ 1.000,00. A lista de ttulos impressos poder ser limitada utilizando as guias de seleo. Para visualizar os ttulos de uma filial especfica ou de uma determinada conta, clique no sinal de adio (+) para expandir a guia e selecionar a opo desejada. Nas guias de seleo possvel escolher os ttulos por filiais, contas, representantes, tipo de pagamento entre outros. Para que o resultado deste relatrio atenda a real necessidade do usurio, importante que a situao do ttulo seja bem definida. Por exemplo, se o usurio desejar saber quantos ttulos foram enviados para o protesto, ele dever certificar-se que o campo Somente Normais est desmarcado. O campo Previso tem uma caracterstica diferente das outras situaes. Se ele tiver uma marca cinza, o sistema incluir na listagem os ttulos gerados como previso ou no. Se for a marca normal, o sistema incluir na listagem somente os ttulos gerados como previso e se estiver desmarcado o sistema excluir os ttulos de previso da listagem. ATENO! Os campos: Agrupa Oficinas e Agrupa Comisses, quando esto marcados, tm a funo de juntar os valores dos ttulos que pertenam s mesmas oficinas ou aos mesmos representantes e que vencero na mesma data.

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Na listagem tambm possvel analisar a porcentagem de cada ttulo em relao ao total de ttulos, os valores de acrscimo ou desconto e na coluna ndice o relatrio mostra valor total do ttulo dividido pelo valor da moeda origem, mas para visualizar este valor ser necessrio selecionar uma moeda do cadastro.

5.8

Relatrio 43 Ttulos a Pagar / Receber Completo

Este relatrio semelhante ao anterior, porm nele possvel visualizar vrias colunas adicionais como: filial, banco, nmero da conta, valor pago, desconto concedido, tipo de cobrana, status e situao do ttulo.

5.9

Relatrio 59 Previso de Plano de Contas

Este relatrio mostra o resultado das receitas e despesas do perodo escolhido incluindo as contas pagas e as que esto em aberto, estejam elas vencidas ou no. Faz um comparativo entre a previso oramentria e o realizado mostrando a diferena entre eles. O usurio poder listar as contas a pagar e a receber separadamente, se preferir. As contas podero ser mostradas na forma sinttica ou analtica. ATENO! O relatrio mostra o resultado nos diversos nveis do plano de contas e para isso fundamental que o cadastramento do plano seja feito com bastante cuidado para que os valores apresentados sejam precisos.

5.10 Relatrio 211 Centro de Custo X Plano de Contas

Apresenta o rateio das contas nos centros de custo. No relatrio possvel visualizar cada conta do plano e os valores que foram debitados ou creditados em cada uma delas no perodo determinado. O relatrio mostra tambm o saldo das contas que no foi lanado, a somatria de cada centro de custo e o total geral (valores lanados + saldo). A listagem poder ser impressa por data de emisso, vencimento, pagamento e digitao, incluir ttulos a pagar ou a receber, lanamentos manuais ou apenas os ttulos gerados por movimentao, efetuados ou no, previses, agrupados por filial ou centro de custo, conta, gerador ou tipo de pagamento. As contas podero ser apresentadas na forma sinttica ou analtica.

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5.11 Relatrio 212 Centro de Custo (Atribuio)
Lista as movimentaes realizadas na empresa atribuindo os valores nas respectivas contas e centros de custo. Na listagem possvel visualizar a data do movimento, numerao, tipo de evento, a conta e o centro de custo. O relatrio poder ser impresso nas formas sinttica ou analtica, exibir entradas e sadas separadamente, apresentar quebras por plano de contas, centro de custo ou filial. O usurio tambm poder imprimir apenas a filial, conta ou centro de custo que interessar consultar no momento.

5.12 Relatrio 217 Autorizao de Pagamento

Imprime um documento com os dados do ttulo a pagar. Nele sero visualizados: nome, endereo, telefone e CGC do credor, tipo de pagamento, valor, datas de emisso e vencimento, descontos ou juros, valor total e valor pago do ttulo, plano de contas e centro de custo. As autorizaes podero ser impressas por data de emisso, vencimento, pagamento ou digitao, incluir ttulos pendentes e quitados, por perodo, filial, tipo de endereo e de pagamento, contas e plano de contas, cliente, fornecedor, oficina, vendedor, funcionrio, representante, transportadora, banco ou caixa.

5.13 Relatrio 360 Fluxo Financeiro por Plano de Contas

Apresenta a distribuio do fluxo financeiro nas contas do plano. No relatrio sero visualizadas as contas caixas suas respectivas movimentaes e contas do plano de contas, apresentando o total de cada conta. A listagem poder ser impressa por conta ou por filial, por data de emisso, vencimento, pagamento ou digitao, incluindo ttulos pagos ou no. Se o usurio desejar imprimir apenas as contas que foram movimentadas no perodo, basta marcar o campo Mostrar Apenas Plano de Contas Movimentado. No final da listagem apresentado o total geral por conta e por caixa.

5.14 Relatrio 368 Auditoria

Atravs do uso da senha de acesso possvel mostrar todos os procedimentos tomados em relao aos ttulos a pagar e receber que estiverem cadastrados no sistema. As tarefas de incluso, alterao, excluso, cancelamento, baixa e devoluo podem ser visualizadas com os respectivos usurios, datas, tipo de movimentos, nmero de documento, valor, credor/devedor, data de vencimento e, se houver, data de alterao. Com este relatrio possvel saber quem, quando e como movimentou o ttulo. A listagem poder ser impressa por perodo, tarefa (incluso, alterao etc) e tipo de ttulo.

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Mdulo 07
5.15 Relatrio 385 Extrato de contas
Este relatrio apresenta a data de compensao e o nmero do ttulo, histrico do lanamento, valores creditados e debitados e o saldo atual da conta. A listagem poder ser impressa por data de compensao ( no banco) ou por data da baixa (na empresa), incluindo os ttulos conciliados e no conciliados na mesma impresso ou em impresses separadas e selecionando filiais e contas. Os valores podem ser apresentados na forma sinttica, onde todos os ttulos de uma mesma data so somados, ou na forma analtica, que mostra todos os ttulos movimentados na data.

5.16 Relatrio 389 Pagamento de Oficina

Neste relatrio so visualizadas a ordem de corte, nome da oficina, cdigo do produto, quantidade de peas a pagar, valor unitrio e valor total a pagar e total pago. A listagem poder ser impressa por data de emisso ou vencimento do ttulo, incluir os ttulos a pagar, pagos ou ambos, por ordem de corte, por produto ou por oficina.

5.17 Relatrio 401 Fluxo de Caixa

A impresso do fluxo de caixa pode ser feita por dia, semana, ms, decndio, trimestre ou ano, dentro do perodo determinado, incluindo lanamentos de previso ou no. Os ttulos com vencimento nos finais de semana podem ser agrupados e mostrados na segunda-feira imediatamente posterior ao vencimento. O campo Nvel permite ao usurio visualizar a impresso as contas at o ltimo nvel do plano de contas. O relatrio poder ser selecionado por caixa, por conta do plano e filial, detalhando os valores por departamento e exibindo os ttulos em atraso at uma dada definida pelo usurio. Na listagem sero visualizados os totais realizados (pagos ou recebidos) e os totais em atraso. O ms corrente sempre aparecer duas vezes na impresso sendo a primeira coluna referente aos ttulos pagos e a segunda referente aos ttulos a vencer. O usurio poder ver um detalhamento dos ttulos a pagar por departamento, distribudos nas respectivas contas, e selecionar os ttulos a receber por conta do plano de contas. Para selecionar as contas no plano, d um clique na tabela para expandi-la e selecion-las. Nesse caso, o campo Natureza poder ser utilizado para imprimir os ttulos a receber por tipo de pagamento. Por exemplo, se o usurio selecionar a conta A Receber no plano, poder escolher no campo Natureza o tipo de pagamento Carto de Crdito. No campo seguinte, selecionando a opo Sinttico imprimir no relatrio o valor total a receber em cartes de crdito e a opo Analtico mostrar o valor a receber por tipo de carto. Ao selecionar uma conta no plano, as demais contas do plano sairo sintticas.

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Mdulo 07
5.18 Relatrio 831 Baixa de Ttulos
Relaciona os ttulos baixados, exibindo nmero, data e tipo de baixa (a pagar ou receber), valores pago, debitado e total, filial, conta caixa, histrico da baixa, nmero, gerador e data de vencimento do ttulo, nmero do cheque, banco, agncia e emitente e valor inicial do ttulo. O relatrio pode ser impresso por nmero de baixa, data da baixa ou do pagamento, numerao dos cheques, filial, conta ou gerador, incluindo os ttulos a pagar, a receber ou ambos. A ordem de impresso pode ser feita por data de baixa, data de emisso ou gerador do ttulo.

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