NORMA TCNICA PERUANA

NTP 821.065 1981 (revisada el 2012)

Comisin de Normalizacin y de Fiscalizacin de Barreras Comerciales no Arancelarias-INDECOPI Calle de La Prosa 104, San Borja (Lima 41) Apartado 145 Lima, Per

DOCUMENTACIN. Gua para la redaccin presentacin de informes cientficos y tcnicos

DOCUMENTATION. Guideline for the redaction and presentation of scientific and technical reports

2012-11-28 1 Edicin

R.0117-2012/CNB-INDECOPI. Publicada el 2012-12-09 I.C.S.: 01.140.40 Descriptores: Informes tcnicos, presentacin /

Precio basado en 16 pginas ESTA NORMA ES RECOMENDABLE

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PRLOGO
(De revisin 2012)

A.

RESEA HISTRICA

A.1 La presente Norma Tcnica Peruana se encuentra dentro de la relacin de normas incluidas en el Plan de Revisin y Actualizacin de Normas Tcnicas Peruanas, aprobadas durante la gestin del ITINTEC (periodo 1966-1992).

A.2 La NTP 821.065:1981 fue aprobada mediante resolucin R.D. N 21381-ITINTEC DG/DN del 1981-08-03 y al no existir Comit Tcnico de Normalizacin activo en el tema y considerndose que durante la etapa de discusin pblica, correspondiente a 60 das calendario contados a partir del 24 de enero 2012, no se ha recibido opinin de dejar sin efecto la presente NTP por parte de los representantes de los sectores involucrados: produccin, consumo y tcnico, relacionados con el tema de documentacin, se procede a la aprobacin de su vigencia.

A.3 La Comisin de Normalizacin y de Fiscalizacin de Barreras Comerciales No Arancelarias CNB -, aprob mantener vigente la presente norma, oficializndose como NTP 821.065:1981 (revisada el 2012) DOCUMENTACIN. Gua para la redaccin y presentacin de informes cientficos y tcnicos, el 09 de diciembre de 2012.
NOTA: Cabe resaltar que la revisin de la presente NTP se ha realizado con el objetivo de determinar su vigencia, mas no su actualizacin.

A.4 La presente Norma Tcnica Peruana reemplaza a NTP 821.065:1981 DOCUMENTACIN. Gua para la redaccin y presentacin de informes cientficos y tcnicos.

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1. NORMAS A CONSULTAR

NTP 272.001

Papeles. Formatos finales de papeles de correspondencia e impresiones

NTP 821.003

Unidades de principales

medida,

smbolos

definiciones

NTP 821.004

Principios de escritura de los nmeros, unidades, smbolos y magnitudes

NTP 821.005 1)

Signos y smbolos matemticos

NTP 821.043

Documentacin. Numeracin de subdivisiones en documentos escritos

divisiones

NTP 821.044

Documentacin. Tabla de contenido de publicaciones peridicas y otros documentos

NTP 821.054

Documentacin. Nmero normalizado de informes tcnicos NNIT.

NTP 821.059

Documentacin. ndice de una publicacin

1)

La NTP 821.005 ha sido dejado sin efecto PARA USO EXCLUSIVO DE ERLY EUDES FERNNDEZ ANDRADE

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2.

OBJETO

2.1 La presente Norma Tcnica Peruana establece las pautas para la redaccin y presentacin como tambin para la reproduccin de informes cientficos y tcnicos destinados a ser difundidos. Puede aplicarse, total o parcialmente, a otros tipos de documentos tales como memorandos tcnicos, circulares, manuales de operacin, etc.

3.

ALCANCE

3.1 como:

La presente Norma Tcnica Peruana se aplica a informes que se presentan

- Manuscrito final: documento original, preparado para impresin y distribucin. - Ejemplar para reproduccin: texto e ilustraciones listos para reproduccin. - Ejemplares impresos o reproducidos para distribucin - Microformas: Informes

4.1

Formato

4.1.1

Orden de los elementos

El informe podr tener todos o algunos de los siguientes elementos, que debern colocarse en el orden dado a continuacin:

- Cubierta exterior - Notas especiales - Material preliminar:

Pgina de documentacin
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Prefacio Tabla de contenido Lista de abreviaturas y smbolos Resumen - Texto o cuerpo del informe*:

Introduccin Texto Conclusiones Recomendaciones

- Material de referencia: Anexos/Apndices Glosario Notas, Referencias, Bibliografa ndice

4.1.2

Cubierta exterior (Vase Figura 1)

Se deber incluir los datos indicados a continuacin y adems cualquier otro elemento especial de identificacin (como nmero de contrato, etc. de la entidad o dependencia).

Si no se incluye el resumen entre el material preliminar, las conclusiones y recomendaciones deben preceder al texto. PARA USO EXCLUSIVO DE ERLY EUDES FERNNDEZ ANDRADE

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Grupo 1 N del informe

Grupo 2 Ttulo Subttulo (de haberlo) Autor (s) Organizacin actuante: Nombre y direccin Fecha Tipo de informe y periodo que comprende Distribucin Grupo 3 Nombre y direccin de la entidad auspiciadora

FIGURA 1 Cubierta exterior

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Se agruparn los datos o elementos que tienen relacin en los tres grupos siguientes 1, 2 y 3. Se podr utilizar otra distribucin y tipografa, siempre y cuando los elementos queden agrupados en la forma indicada.

- Grupo 1 Cdigo de Informe:

Se deber asignar el cdigo de identificacin para cada documento que se presente como una unidad independiente (volumen, parte, seccin, etc.) que deber estar conforme con la NTP 821.054 y deber figurar en todos los ejemplares. - Grupo 2 Ttulo y subttulo: Deber ser breve e indicativo del contenido y naturaleza del documento. Cuando este tenga varios volmenes o partes o secciones separadas, se indicar el ttulo en cada una y se identificar cada parte. Se utilizar nicamente la numeracin arbiga.

Autores:

Se deber dar el nombre de cada autor, entidad, o dependencia responsable.

Entidad/dependencia responsable: Se indicar el nombre de la entidad realizadora del documento y de la dependencia responsable. Generalmente se indica dos niveles jerrquicos. - Grupo 3 Nombre de la entidad auspiciadora: Si el trabajo fue auspiciado y financiado por una entidad distinta a la responsable de la preparacin del documento, se dar el nombre de ella indicando de ser el caso hasta dos niveles jerrquicos. Se podr incluir la direccin de la misma. Notas especiales:
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Podrn incluirse en el anverso o reverso de la cubierta posterior, indicando aspectos adicionales como permisos o limitaciones de reproduccin.

4.1.3

Material preliminar

- Pgina de documentacin: Se colocar en la primera pagina de la derecha a continuacin de la cubierta o pgina de ttulo; sirve para identificar el documento y para presentar un resumen de su contenido o alcances. Se preparar de acuerdo a las instrucciones del Apndice, donde se incluye un formato en blanco.

- Prefacio: Expondr el propsito general del informe, su relacin con la actividad que se reporta, uso de material impreso, agradecimientos, etc.

- Tabla de contenido: Presentar los ttulos y subttulos de los principales captulos y partes, en la secuencia que aparecen en el documento y el respectivo nmero de la pgina. En el caso de constar de varios volmenes o partes, es recomendable incluir la tabla de contenido del trabajo completo en cada uno de los volmenes.

- Ilustraciones Se incluir la relacin cuando sea necesaria para facilitar el uso del informe, con el nmero de la ilustracin y la pagina.

- Lista de cuadros: Se indicar el nmero y la pagina de cada uno.

- Lista de abreviaturas y smbolos:

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Se definirn los smbolos y las abreviaturas cuando se usen por primera vez en el documento. Cuando sean numerosos, se preparar una lista separada con sus definiciones.

- Resumen: Se preparar un resumen del documento con las principales conclusiones y recomendaciones y con la visin general del contenido y alcance del documento. Se deber incluir en cada volumen.

4.1.4

Texto o cuerpo del informe

Se comenzar el texto en una pgina completa. Generalmente comprender: Introduccin, metodologa, resultados, conclusiones y recomendaciones. Se establecern los encabezamientos y secciones necesarias para dar claridad al texto, debindose numerarlas para sealar las partes principales utilizando nicamente nmeros arbigos.

4.1.5

Material de referencia

- Anexos Se comenzar cada uno en pgina aparte. Se deber dar ttulo en maysculas e incluirlos en la tabla de contenido.

- Glosario Se presentar de ser necesario para aclarar conceptos, la relacin de trminos en orden alfabtico con sus definiciones.

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- Notas al pie de pgina, referencias bibliogrficas, bibliografa Se presentar la referencia bibliogrfica completa como nota al pie de pgina cuando se la cita por primera vez. En las subsiguientes referencias, se dar el autor y el nmero de la pgina de la cita original. Cuando sean numerosas, se repetirn en una bibliografa al final del texto o del captulo.

- ndice Si se incluye, se presentar tan completo como lo requiera la naturaleza del documento y deber estar conforme la NTP 821.059.

4.1.6

Ilustraciones

Se presentarn consistentemente en todo el texto, identificado cada una mediante un nmero y leyenda. Se prepararn de modo que los detalles sean claramente legibles cuando de reproduzcan en impresin o en micro reproduccin. Se colocarn lo ms cerca posible a la primera mencin que se haga a ellas en el texto.

- Leyendas En lo posible, se colocarn horizontalmente, sin marco y cerca del texto.

- Color Cuando se use en representaciones graficas, se deber utilizar smbolos de color, de modo que pueda distinguirse cuando los informes son reproducidos en blanco y negro.

- Hojas dobladas

Se evitar el uso de ilustraciones, cuadros, planos grandes, que necesiten doblarse; da menudo una ilustracin grande puede colocarse en pginas opuestas, de modo que no sea preciso doblarla. - Numeracin
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Se numeran consecutivamente en arbigo en el orden en que se mencionen en el texto.

4.1.6

Frmulas, smbolos, ecuaciones

Debern estar conforme a las NTP 821.003; NTP 821.004 e NTP 821.005. Se definirn los signos matemticos y las frmulas cuando se usen por primera vez. Cuando sean numerosos, se presentar una lista de smbolos. Se escribirn los parntesis, corchetes y llaves de la misma altura que los smbolos ms altos que encierran. En quebrados, se separar el numerador del denominador mediante una lnea tan larga como el ms extenso de ellos y se centrarn. Se centrar o colocar con sangra al margen cualquier ecuacin; se separarn antes de los signos de igualdad, de adicin o de multiplicacin. Las ecuaciones cortas se insertarn en el texto.

4.1.7

Tablas (cuadros)

Se prepararn en la forma ms simple, de modo que el lector pueda captar su significado. Se evitar el uso de lneas verticales y horizontales cuando se pueda usar espacios en blanco para separar. Se colocarn cerca del texto al cual se refieran.

- Ubicacin Cuando el documento tenga pocas pginas de texto y gran nmero de cuadros, se colocarn en orden consecutivo, despus del texto. En el caso que los cuadros deban colocarse de lado, se ubicarn de modo que el encabezamiento quede a la izquierda de la lectura normal de la pgina. Se numerarn consecutivamente en arbigos.
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- Encabezamiento Se deber colocar las unidades de medida al comienzo de las columnas. Cuando los cuadros continen en dos o ms pginas, se indicar la continuidad y se repetirn los ttulos o encabezamiento de las columnas.

4.1.8

Lista de distribucin

Cuando, por razones de control o de confidencialidad se requiera, se incluir la relacin de personas que recibir el documento.

4.1.9

Reproduccin

- Composicin El tamao de la tipografa deber ser no menor de ocho puntos, en caso de documentos impresos. Se recomienda el tamao de 10 puntos.

- Copia mecanografiada Se usar tinta negra y papel blanco opaco (mate).

- Espaciado Se usar espacio simple o espacio y medio (1 1 ) excepto cuando, por claridad del texto, se daba emplear ms espacio.

- Mrgenes Se emplearn mrgenes de por lo menos 2,5 cm de ancho en los cuatro bordes de la hoja.

- Columnas Se justificaran los mrgenes a la izquierda.

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- Pginas Se numerarn, cuando sea posible y de preferencia, todas las pginas consecutivamente de principio a fin con nmero arbigos. En casos especiales, se numerar por partes, captulos, secciones o anexos. Se usar tamao de papel A4.

- Calidad de presentacin Los documentos pueden perder legibilidad como resultado de la foto reproduccin o micro reproduccin. Para evitar estas eventualidades, el original deber ser de calidad.

- Cubierta, tamao, tinta Los informes podrn tener una cubierta encuadernada, debiendo ser el formato de tamao A4. Se usar tinta negra.
NOTA: No se recomienda usar cubierta con ventanas.

- Encuadernacin Podr emplearse cualquier tipo/engomado, anillos, espiral, etc.

ANTECEDENTES

Norma Americana ANSI Z 39.18 - 1979.

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APNDICE Paginas de documentacin

1. NNIT 4. Ttulo, Subttulo 7. Autor personal

2.

3. N Ingreso 5. Fecha Informe 6. 8. N de registro/serie 10. Proyecto/Estudio 11. Contrato/Convenio 13. Tipo de informe 14.

9. Entidad ejecutora (Consultor/Asesor) 12. Entidad patrocinadora 15. Notas complementarias 16. Resumen

17. Descriptores 19. Clasificacin de seguridad

18. 20. Autorizacin 21. Pg./Vol

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INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR LA PGINA DE DOCUMENTACIN

LA PAGINA DE DOCUMENTACIN (O DE REGISTRO BIBLIOGRFICO). Se utiliza para describir, en forma uniforme y concisa, los elementos bibliogrficos de los documentos correspondientes a Proyectos y facilitar su identificacin y control. Esta pgina se emplea en la descripcin de cualquier tipo de informe Tcnico, perteneciente a proyectos, cualesquiera sea la forma de presentacin: Manuscrito, mecanografiado, offset, fotocopia, impreso, etc. Se coloca esta Pgina en cada ejemplar de los informes procesados, a continuacin de la cubierta. Desempea la funcin de portada, para la identificacin y presentacin de los informes.

ITEM NUMERADOS:

1. NNIT. Es el Nmero Normalizado de Informe Tcnico que se asigna a cada informe tcnico como cdigo de identificacin nico. (Vase NTP 821.054). 2. Para el Cdigo General de Registro de Publicaciones de IP. Djese en blanco. 3. Nmero de ingreso. Coloque el nmero de ingreso del informe (en el CID). Este nmero puede corresponder al nmero de adquisiciones, usado para sealar los ejemplares y copias ingresados (en el CID). 4. Ttulo y subttulo. Coloque el ttulo completo del Informe y subtitulo, en forma distintiva. Si el ttulo esta en otro idioma que el ingls, espaol o francs, incluya la traduccin al espaol. 5. Fecha. Coloque la fecha del informe, indicando por lo menos mes y ao. Si disponible, indique las bases de asignacin de fecha, por ejemplo publicado en julio de 1976, o presentado en julio de 1976. 6. Opcional. Puede utilizarse para el Cdigo de la entidad ejecutora (9) o patrocinadora (12). 7. Autor. Coloque el nombre de la persona que preparo o edito el informe, o de quien lo autoriza, compila en caso de que se considera conveniente.

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Coloque el nombre en el orden usual, con el apellido despus del nombre Juan F. Prez. 8. Entre el Nmero de registro o de serie, si distinto del NNIT (1), o el nmero usado por la entidad ejecutora responsable del informe (9). 9. Entidad ejecutora. Coloque el nombre o razn social completa de la entidad responsable de la preparacin del informe. Puede incluirse la direccin. 10. Nmero de Proyecto/Encargo o actividad Este cdigo sirve para indicar la relacin entre el informe y la autorizacin y controlar la ejecucin del proyecto mediante los informes que se preparan. 11. Nmero de contrato. Indique el nmero de registro del contrato; (y fecha), o convenio respectivo, suscrito con la entidad ejecutora o patrocinadora del Proyecto, o la elaboracin del documento. Si no figura en el informe, se puede incluir si est disponible. 12. Entidad patrocinadora. Se utiliza para indicar el nombre la entidad patrocinadora o financista (si el trabajo se ejecuta o para terceros). 13. Tipo de informe. Detalle la clase o tipo de informe tal como informe final, informe ampliatorio, borrador de informe, etc. Si es necesario indique el periodo que cubre (Anexo II) 14. Cdigo de entidad ejecutora Djese en blanco, o sese para cdigo de entidad ejecutora, (sigla o abreviatura de Consultor, etc). 15. Nota complementaria. Incluya cualquier informacin adicional til para identificar el informe, facilitar su recuperacin. Indique la relacin con otros informes, si es ampliacin, complemento o reemplazo de algn otro, por ejemplo:

"Preparado en colaboracin con " "Cubre la segunda etapa del estudio, ejecutado en agosto de 1976"

16. Resumen. Prepare un breve resumen o extracto del informe, indicando lo ms significativo del contenido, enfoque y alcance. Aplique las pautas para preparacin de resmenes.
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17. Descriptores. Indique los trminos o epgrafas que identifican los principales temas y aspectos tratados en el Informe Las listas de descriptores autorizadas se emplea para seleccionar los trminos. 18. Distribucin. Indique la disponibilidad del informe, inclusive la distribucin que se haga de los ejemplares. Explique las restricciones, reservas y derecho de propiedad que afecta al informe:

"Deber devolverse al Consultor si se cancela el proyecto" "Prohibida la reproduccin, etc."

19. Clasificacin de seguridad. Especifique la condicin del informe: Confidencia, secreto, restringido, etc. 20. Autorizacin. Indique el nombre y cargo de persona (s) a quien (es) corresponde dar la autorizacin para uso o disposicin del informe. 21. Paginacin. Volumen. Entre el total de pginas numeradas en el informe, o el volumen o parte correspondiente.

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RELACIN DE TIPOS DE DOCUMENTOS (INFORMES)

Actas (Otorgamiento de buena pro) Anlisis de oferta Bases y especificaciones Borrador de informe final Contrato de Estudio de factibilidad Estudio complementario Estudio de prospeccin Estudio econmico financiero Informe de avance Informe de avance Informe final Informe intermedio Informe mensual Informe legal Informe de calificaciones Oferta de servicios Propuesta de servicios Proforma Trminos de referencia

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