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30 trucos para Microsoft Excel

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Ariel Palazzesi . Vista 719245 veces

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30 trucos para Microsoft Excel

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Es indudable que desde hace varios aos Excel es de lejos la planilla de clculo mas utilizada.

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En general, utilizamos siempre las mismas funciones de nuestra planilla de clculo. Pero como podemos suponer, existen muchas funciones que desconocemos, ya sea por no habernos ledo de punta a punta la extensa ayuda que acompaa al programa, o por que nos sentimos cmodos utilizando unas pocas funciones. El caso es que hay muchos trucos desconocidos por la mayora de los usuarios que tenindolos a mano pueden hacer nuestras tareas con Excel mucho mas sencillas o rpidas. Este articulo podra tranquilamente haberse llamado 5000 trucos para Microsoft Excel, dada la gran cantidad de atajos que se esconden dentro del programa, pero hemos preferido comentar solamente aquellas funciones poco conocidas que pueden ser tiles para la mayor cantidad de usuarios. Todos los trucos aqu presentados han sido debidamente comprobados, y funcionan correctamente en la versin en espaol de Excel 2003, corriendo bajo Windows XP, aunque seguramente tambin lo hacen en versiones anteriores del programa. Por ultimo, y antes de comenzar a presentar los trucos seleccionados, debemos aclarar que casi siempre Excel dispone de mas de una manera de realizar la misma tarea, as que es posible que descubra que alguna de las funciones que utilizaba hasta hoy de una forma en particular la puede llevar a cabo mucho mas rpidamente. Bajo este nombre se agrupan todas aquellas funciones, que generalmente son accedidas mediante una serie de movimientos y clics del Mouse, o bien mediante opciones ms o menos escondidas dentro de las barras de herramientas o el men de Excel. Un atajo de teclado es una combinacin de teclas, que al pulsarlas realizan alguna tarea dentro del programa. Es obvio que resulta mucho mas rpido (y por la tanto mas productivo) pulsar una o dos teclas que recorrer varios niveles de opciones dentro de un men. Estos son mis 20 atajos de teclado favoritos: 1) Poner la fecha del ordenador: Seguramente, a lo largo de una sesin de trabajo con Excel escribimos varias veces fechas, y en muchos casos se trata de la fecha del da corriente. En lugar de escribirla, simplemente estando posicionados en la celda donde queremos que aparezca la fecha de hoy, presionamos simultneamente las teclas CTRL y +. 2) Poner la fecha del ordenador: De la misma manera que el truco numero 1 escribe la fecha actual (en realidad, la que tiene el ordenador), si presionamos CTRL y : aparecer la hora en la celda seleccionada. 3) Repetir el contenido de la celda superior: Si queremos escribir dentro de una celda el mismo contenido que esta en la celda inmediatamente superior, la forma mas rpida seguramente es presionar CTRL y ' (apstrofe). 4) Repetir del contenido de la celda inmediatamente a la izquierda: De la misma manera que en el truco numero 3, si presionamos CTRL y D, en la celda que se encuentre seleccionada se copiara el contenido de la celda inmediatamente a la izquierda. 5) Poner el contenido de la celda en Negrita: Si deseamos cambiar el formato de la fuente con la que esta escrito el contenido de una celda para que aparezca en negrita, la forma ms eficiente es presionar CTRL y N.
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"casi" constante a la Web 6) Subrayar el contenido de una celda: Para subrayar, en lugar de usar la barra de herramientas es ms rpido presionar CTRL y S. 7) Pasar a cursiva: De la misma manera que en los dos trucos anteriores, si queremos poner en cursiva (itlica) la fuente de la celda actual, basta con presionar simultneamente CTRL y K. 8) Tachado del texto de una celda: Para cambiar el estilo del texto de la celda seleccionada a tachado, simplemente presionemos CTRL y 5. 9) Men Formato: Si el formato que queremos aplicar a una celda no es ninguno de los mencionados en los trucos 5, 6, 7 u 8, nos queda la posibilidad de entrar en el submen Formato de Celdas (figura 1) presionando simultneamente CTRL y 1 10) Ocultar / Recuperar filas: Como ya sabemos, en Excel es posible tener filas o columnas ocultas, lo que evita tener a la vista celdas con resultados intermedios, o que no nos interesa ver. La forma ms simple de ocultar una fila es presionar CTRL y 9 a la vez. La fila en la que esta la celda actual habr desaparecido. Si la queremos recuperar, simplemente la combinacin de teclas CTRL, Mays. y 8 la harn aparecer nuevamente. 11) Ocultar / Recuperar columnas: Al igual que en el truco precedente, para ocultar la fila de la celda actual basta con presionar CTRL y 0 (cero). Cuando deseemos que la columna se haga visible nuevamente, deberemos presionar en simultaneo tres teclas: CTRL, Mays. y 9. 12) Insertar nueva hoja: Al empezar a trabajar en un libro nuevo, Excel poner por defecto tres hojas en el (este numero se puede modificar desde el men opciones). Si por algn motivo nos resultan insuficientes, podemos presionar Mays. y F11 y una nueva hoja se agregara en nuestro libro. 13) Realizar una copia rpida de una hoja existente: Para reproducir una de las hojas del libro actual, debemos seleccionar la hoja que queremos como modelo y luego, mediante los tabs que aparecen en la parte inferior del libro arrastrarla horizontalmente con el mouse y la tecla CTRL presionada. Veremos que en el cursor del mouse aparece un signo +. Si la soltamos en ese momento, habremos creado una hoja que es una copia exacta de nuestro modelo, incluso con el mismo formato. 14) Cerrar todos los libros: Es bastante frecuente encontrarnos con varios libros abiertos a la vez. Si deseamos cerrarlos rpidamente, sin tener que pasar por todos ellos podemos hacerlo pulsando la tecla Mays. y sin soltarla entrar en la opcin [Archivo] del men. Veremos que la opcin [Cerrar] habr cambiado a [Cerrar todo]. 15) Insertar un comentario en una celda: Excel perite agregar comentarios en cada celda (figura 2). Para ello, podemos pulsar simultneamente Mays. y F2 dentro de la celda deseada y aparecer el comentario para que lo rellenemos. 16) Ms de una lnea en la misma celda: Es posible que el texto dentro de una celda tenga ms de un rengln. Para ello, escribimos los datos que deseemos y pulsamos ALT e INTRO, lo que har que el cursor se desplace a una nueva lnea sin cambiar de celda. El alto de la fila se modificara para permitir visualizar todo el texto de la celda. 17) Editar frmulas: Cuando est editando una frmula en la barra de frmulas y tiene seleccionados algunos caracteres o nmeros, al pulsar la tecla Supr se borra la seleccin. Si pulsa la combinacin de teclas CTRL y Supr cuando no hay caracteres seleccionados se borrarn todos los caracteres desde el punto donde est el cursor hasta el final de la lnea. 18) Rellenar un rango de celdas: Para escribir rpidamente un mismo valor o texto en un rango de celdas, debemos primero seleccionar el rango a rellenar y luego introducimos el valor de relleno. Para finalizar pulsamos CTRL e INTRO simultneamente, y todo el rango tendr el nuevo contenido. 19) Auto suma: Si bien el botn de Autosuma ha desaparecido de las barras de herramientas por defecto de la versin 2003 de Excel (aunque puede agregarse
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Anabella Roman Edgardo Fernandez Gianni Sabbione Lisandro Pardo Mario Sacco Matas Bentez Max Ferzzola Nico Varonas

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manualmente) es posible acceder a esta til funcin presionando simultneamente Mays, Alt y =, con el mismo efecto que si hubiramos presionado el botn desaparecido (ver figura 3). 20) Repetir la ltima accin: La tecla F4 almacena la ltima orden o formato aplicado. Por ejemplo, si se escribe un texto o un nmero en dos celdas y luego se aplica el formato de fuente negrita en una de ellas y se activa de inmediato la segunda celda y pulsa F4, automticamente esta celda tambin adoptara el formato negrita.

Figu ra 1.

Figu ra 2.

Figu ra 3.

21) Borrar celdas mediante autorrelleno: Se puede utilizar la caracterstica de autorrellenado para borrar el contenido de las celdas. Slo se ha de seleccionar el rango que quiere eliminar, situar el cursor sobre el cuadro de llenado y arrastrar el cursor sobre el bloque. A medida que pasa por encima de ellas las celdas toman el color gris y cuando suelte el botn del mouse se borrar el contenido de todas las celdas con color gris (Figura 4). 22) Desplazamiento rpido con las barras de desplazamiento: Si bien arrastrando los controles deslizantes de las barras de desplazamiento se puede ir bastante rpido de una zona a otra de una planilla extensa, si adems mantenemos pulsada la tecla Mays. mientras se arrastra con el ratn la barra de desplazamiento, el movimiento ser aun mas rpido. 23) Seleccin de rango de forma exacta: En hojas de clculo complejas, muy grandes o con celdas muy pequeas es difcil seleccionar un conjunto de ellas arrastrando con el mouse. Podemos hacerlo seleccionando la primer celda y pulsar la tecla MAYUS y luego al seleccionar la ltima celda, se seleccionar todo el rango comprendido en ese rectngulo imaginario. 24) Reclculo manual: Cuando estamos trabajando en hojas muy grandes, notamos que consumen una gran cantidad de tiempo tanto en abrirse como cada vez que Excel intenta recalcular al introducir un nuevo valor. Para hacer que Excel recalcule solamente cuando nosotros queramos, podemos activar el clculo manual desde el men [Herramientas/Opciones/Calcular] y ah seleccionando la opcin [Manual] (Figura 5), que nos permitir hacer el clculo cada vez que lo deseemos pulsando la tecla F9. Resulta
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til para evitar confusiones dejar marcada la opcin [Recalcular antes de guardar]. 25) Nmeros aleatorios: Excel permite la generacin de nmeros aleatorios (al azar) por medio de la funcin ALEATORIO(). Esta funcin devuelve un numero dentro del rango 0..1. Multiplicando la frmula ALEATORIO() por un nmero se obtiene el lmite mximo de los nmeros aleatorios. Por ejemplo, si utilizamos ALEATORIO() *10, el numero estar comprendido entre 0 y un mximo de 10. Si deseamos obtener nmeros sin decimales, debemos cambiar el formato de la celda. Hemos de tener en cuenta que los nmeros cambiarn cada vez que recalculemos la plantilla, por lo que si queremos fijarlos hemos de copiarlos a otra celda con la opcin [Pegado especial] del men [Edicin]. 26) Moviendo los botones de las barras de herramientas: Existe una manera gil y sencilla de reubicar/eliminar los botones de las barra de Tareas de casi todo el paquete Office. Simplemente, mantenemos pulsada la tecla Alt y arrastramos el botn deseado hasta su nueva ubicacin. En caso de querer eliminarlo, lo arrastramos hasta el documento y lo soltamos all. Para recuperar o agregar botones nuevos en las barras de herramientas, debemos ir al men [Ver/Barras de herramientas/Personalizar] 27) Apertura de un libro al inicio: Si al utilizar Excel siempre trabajamos con la misma plantilla, es posible que queramos que esta se cargue automticamente al abrir Excel. Para ello, la podemos guardar dentro de la carpeta \ARCHIVOS DE PROGRAMA\MICROSOFT OFFICE\OFFICE11\XLSTART. De esta manera, el libro se abrir automticamente cada vez que iniciemos el programa, independientemente de cmo lo llamemos. 28) Mismo ancho en las columnas: Excel aporta una eficaz solucin al problema de obtener columnas no contiguas de idntico ancho. Para obtener dos o mas columnas con el mismo ancho, debemos seguir los siguientes pasos: 1) seleccione la columna que tiene el ancho que desea aplicar en otra con un clic en la cabecera. 2) Con el cursor sobre ella haga un clic derecho con el mouse para abrir el men contextual. 3) Haga un clic en el tem Copiar. 4) Haga clic en la cabecera de la columna de destino, abra otra vez el men contextual con un clic derecho y elija el comando Pegado especial. 5) Marque la opcin Ancho de las columnas y presione Aceptar. 29) Nmeros fraccionarios: Introducir nmeros fraccionarios en Excel puede resultar fastidioso, debido a que el carcter / se utiliza para la introduccin de fechas. Si se ingresa por ejemplo 2/5, Excel lo interpreta como una fecha y lo formatea en consecuencia (2-May). Para hacerle saber que se trata de una fraccin debemos cargar el nmero as: 0 2/5. En pantalla se ver 2/5, mientras que internamente el programa almacena 0,4. Proceda igual con valores como 6 3/5, es decir con una parte entera y otra fraccionaria. 30) Auto completar ms rpido: Cargar datos repetitivos en Excel con la funcin Autocompletar activada es un mtodo bastante veloz. Pero la propia herramienta tiene una alternativa para agilizarla an ms. Si est cargando una lista de valores y debe repetir uno, desde la celda activa (por llenar) utilice la combinacin de teclas Alt+Flecha abajo. Esto despliega un men con los valores incorporados previamente (figura 6). Seleccione el que corresponda y aparecer escrito en la celda siguiente.

Figu ra 5.

Figu ra 4.

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Figu ra 6.

Como decamos al comienzo del artculo, siendo Excel un programa tan completo y extenso existen muchas ms que 30 formas de ganar en productividad. Hemos querido mostrar solo las ms comunes y tiles, sin entrar en temas como grficos o macros en VBA (Visual Basic para Aplicaciones). No es difcil encontrar muchas mas maneras de ganar tiempo en el uso de este programa, simplemente leyendo con atencin la completa ayuda que lo acompaa, lo invitamos a que lo haga, y seguramente terminara descubriendo que solo estaba utilizando un pequeo porcentaje de las funciones disponibles en esta excelente planilla de clculo. Sitio oficial de Microsoft Excel.

TAGS: SOFTWARE

Y T, QU OPINAS?

#1

Chacho viernes, 21 de abril de 2006, 00:00

bueno, no es excel, pero es parecido http://www.irows.com
Votos: 3 de 15

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#2

Diego viernes, 21 de abril de 2006, 00:00

www.goffice.com, es parecida a irows
Votos: -2 de 4

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#3

Lucas sbado, 22 de abril de 2006, 00:00

Es Excellente!
Votos: 8 de 14

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#4

Lucas sbado, 22 de abril de 2006, 00:00

Es Excellente!
Votos: 4 de 8

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#5

kisy mircoles, 23 de mayo de 2007, 01:24

disculpen una pregunta, como le edo hacer para q al escribir una cantidad con numero me aparesac en el renglon de abajo con letra. Si alguien me lo puedo resolver se lo agradecere
Votos: 43 de 57

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#6

Jenniffer martes, 10 de julio de 2007, 15:30

me gusto visitar esta pagina web ya que consegui lo que necesitaba que eran unas teclas y combinaciones de microsof excel pero si me gustaria que publicaran mas cobinaciones fue un gusto visitar su pagina estoy muy agradecida. Gracias
Votos: 10 de 12

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#8

Edwin lunes, 20 de agosto de 2007, 20:26

Bueno que tal hay algunos trucos buenos aqui no digamos que esta mal... sigamos colaborando..
Votos: 9 de 11

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#9

Cristian martes, 21 de agosto de 2007, 18:41

como puedo hacer para q me tome los como dato los grados de temperatura ej 8,5 porq si le pongo sin el simbolo de grado me toma, pero yo necesito q este el simbolo de grados, se entiende? en formato de celda no tengo esa categoria, y se deberia personalizar pero nose como
Votos: 18 de 24 jueves, 23 de agosto de 2007, 23:45

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#10

ME GUSTARIA SAVER ACERCA DE LOS JUEGOS QUE VIENEN INCORPORADOS EN EXEL Y WORD XP Y 2003 APARTE ORIENTA MUCHO ESTA PAGINA LOS FELICITO CUANDO LOS TENGAN ENVIENMELOS A MI CORREO GRACIAS DESDE GUATEMALA SALUDOS.
Votos: 9 de 13

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#11

Ugar viernes, 24 de agosto de 2007, 21:29

PORFAVOR DIGANME COMO LE DEBO HACER PARA QUE UNA CELDA EN LA CUAL SE ENCUENTRE EL VALO 0 SE ILUMINE DE COLOR ROJO Y SI TIENE ALGUN OTRO NUMERO SE MANBTENGA EN COLOR VERDE
Votos: 24 de 32

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#12

CARLOS jueves, 30 de agosto de 2007, 04:47

POR FAVOR, NECESITARIA SABER COMO HAGO PARA QUE AL INGRESAR UN VALOR EN UNA CELDA SE INTRODUZCA AUTOMATICAMENTE OTRO VALOR EN LA CELDA DE LA DERECHA.POR EJEMPLO YO TENGO UNA COLUMNA QUE SON LOS LOTES DE UN CAMPO Y EN LA OTRA COLUMNA LA SUPERFICIE DE LOS MISMOS DE MANERA QUE YO QUISIERA QUE CUANDO INTRODUZCO EL LOTE "A" AUTOMATICAMENTE SE ME INTRODUZCA LA SUPERFICIE "XX" YA QUE SON VALORES FIJOS.-GRACIAS
Votos: 18 de 24

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#13

CARLOS jueves, 30 de agosto de 2007, 04:48

POR FAVOR, NECESITARIA SABER COMO HAGO PARA QUE AL INGRESAR UN VALOR EN UNA CELDA SE INTRODUZCA AUTOMATICAMENTE OTRO VALOR EN LA CELDA DE LA DERECHA.POR EJEMPLO YO TENGO UNA COLUMNA QUE SON LOS LOTES DE UN CAMPO Y EN LA OTRA COLUMNA LA SUPERFICIE DE LOS MISMOS DE MANERA QUE YO QUISIERA QUE CUANDO INTRODUZCO EL LOTE "A" AUTOMATICAMENTE SE ME INTRODUZCA LA SUPERFICIE "XX" YA QUE SON VALORES FIJOS.-GRACIAS

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#14

ce ci mircoles, 05 de septiembre de 2007, 17:10

Necesito copiar una planilla y reproducirla n veces, pero en la opcion copiar y pegar no me mantiene los anchos de columnas, ni el formato, como hago para que me lo copie de manera identica? mil gracias
Votos: 11 de 17

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#15

Ricardo jueves, 06 de septiembre de 2007, 18:18

Buenos los datos. Pero tengo una consulta, alguien sabe como puedo asignarle a un boton que al apretarlo me borre de una columna todas las palabras por ejemplo dicen "telefono" ??? si alguien sabe por ultimo como hacerlo desde editor de visual basic. Se agradeceran los comentarios.
Votos: 4 de 4 jueves, 13 de septiembre de 2007, 07:28

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#16

muy buena la pag, pero quisiera saber como poner en una columna fechas correlativas ejemplo 01-08-07, al 31-08-07, en cada columna la fecha correspondiente, pero q sea de forma rapida no q tenga q llenarlas de una por una x fa me seria de mucha ayuda en un trabajo de investigacion q estoy realizando XD
Votos: 6 de 8

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#17

VIC martes, 23 de octubre de 2007, 20:06

COMO PUEDO ORGANIZAR UN GRUPO DE CELDAS DE ACUERDO A EL CONDITIONAL FORMATING?
Votos: 7 de 7 sbado, 03 de noviembre de 2007, 20:52

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#18

quiero saber como puedo entrar rapidamente a un libro de excel

Votos: 1 de 1

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#19

Daniel jueves, 08 de noviembre de 2007, 14:39

hola me gustaria saber si es posible insertar una hoja de texto ".txt" dentro de una hoja de calculos o divirir un hoja en dos pero que una sea de calculos y la otra sea de ".TXT" muchas gracias
Votos: 4 de 4

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#20

pitu jueves, 15 de noviembre de 2007, 11:24

muy buena la pag, pero quisiera saber como poner en una columna fechas correlativas ejemplo 01-08-07, al 31-08-07, en cada columna la fecha correspondiente, pero q sea de forma rapida no q tenga q llenarlas de una por una x fa. un saludo
Votos: 6 de 10

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#21

SANTOS M martes, 20 de noviembre de 2007, 09:35

Estas combinaciones son de mucha importancia en la realizacion de tareas en Microsof Excel y me gustara que publicaran mas trucos y/o combinaciones de teclas para faciliar mas el trabajo.Votos: 3 de 5

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