Preguntas GCV tema 4: APROVISIONAMIENTO 1. Qu es una buena compra?

? Para realizar una buena compra debe adquirirse productos en la cantidad justa en el momento justo y en las mejores condiciones econmicas posibles. 2. Objetivos bsicos de una compra. EFICACIA: lograr el funcionamiento adecuado de la empresa y la consecucin de sus objetivos. EFICIENCIA: economizar sin perjudicar la calidad. 3. Qu condiciones debe cumplir una compra? Comprar los productos en la cantidad necesaria, aunque no podemos olvidar la posibilidad de realizar compras especulativas si se presenta la oportunidad e incluso la compra provisional. Pagar la compra lo ms tarde posible, siempre cuando ello no suponga un recargo financiero excesivo en el precio. Retrasar al mximo la entrega de las compras para una mayor economizacin de los costes de almacenaje. Ajustar al mximo las cantidades compradas a los stocks de seguridad necesarios para minimizar riesgos de obsolescencia o deterioro. Estudiar en profundidad la fuente de suministro, a los proveedores para que cumplan los plazos, las cantidades y la calidad. Es conveniente tener ms de un proveedor.

4. Qu es el aprovisionamiento? Consiste en un proceso por el cual una empresa rene los bienes necesarios para poder realizar su funcin productiva. 5. Desde que perspectivas debe considerarse al aprovisionamiento. El aprovisionamiento debe considerarse desde 3 perspectivas: tcnica, econmica y organizativa. 6. Clasificacin de las compras de distintos criterios. Es posible servirse de algunos criterios que nos ayuden a catalogar diferentes aspectos de las compras. Desde el aspecto de la inversin, es importante elaborar un plan de financiacin que observe la duracin del periodo de maduracin, la valoracin de las existencias, la cantidad de stock dedicada a cada producto, stock de seguridad preciso y la distribucin de los recursos necesarios de una forma racional. Clasificacin de las compras bajo el criterio de inversin:

 Compras normales: responden a la compra habitual de la empresa, al proceso de compra regular para mantener la demanda de los clientes. C. especulativas: responden a posibles ofertas o situaciones que supondrn un coste inferior para la empresa. C. provisionales: responden a posibles incrementos de la demanda por parte de los clientes ante situaciones previsibles por la empresa. C. para crear stocks de seguridad: responden a imprevistos de entregas por parte de los proveedores o a posibles incrementos de la demanda no previsibles para evitar as roturas de stocks. Clasificacin de las compras bajo el criterio de plazos de entregas: C. irregulares: responden a pedidos o situaciones no previstas y tienen un coste mayor. Deberamos conseguir minimizar este tipo de compras y el trato con proveedores que no asegurase una regularidad. C. regulares: responden a los plazos de entregas prefijadas entre los proveedores y los compradores, por ejemplo, despus de recibir el pedido, las mercancas se suministran a los 4 das. C. a plazos fijos: responden a una fecha de entrega prefijada sin depender de la fecha de pedido, por ejemplo, cada primero de mes se suministra la cantidad pactada. Clasificacin de las compras bajo el criterio de las condiciones de envo: responden a los costes de transporte. Es importante escoger el medio de transporte y el tipo de embalaje ms adecuado para reducir gastos. Clasificacin de las compras bajo el criterio de forma de pago: responden a una buena negociacin con los proveedores. El hecho de realizar compras con cierta continuidad y en cantidades importantes facilitan los acuerdos.

7. Clasificacin de las compras bajo el criterio de la inversin. Clasificacin de las compras bajo el criterio de inversin: Compras normales: responden a la compra habitual de la empresa, al proceso de compra regular para mantener la demanda de los clientes. C. especulativas: responden a posibles ofertas o situaciones que supondrn un coste inferior para la empresa. C. provisionales: responden a posibles incrementos de la demanda por parte de los clientes ante situaciones previsibles por la empresa. C. para crear stocks de seguridad: responden a imprevistos de entregas por parte de los proveedores o a posibles incrementos de la demanda no previsibles para evitar as roturas de stocks.

8. Clasificacin de las compras bajo el criterio de plazo de entrega. Clasificacin de las compras bajo el criterio de plazos de entregas: C. irregulares: responden a pedidos o situaciones no previstas y tienen un coste mayor. Deberamos conseguir minimizar este tipo de compras y el trato con proveedores que no asegurase una regularidad. C. regulares: responden a los plazos de entregas prefijadas entre los proveedores y los compradores, por ejemplo, despus de recibir el pedido, las mercancas se suministran a los 4 das. C. a plazos fijos: responden a una fecha de entrega prefijada sin depender de la fecha de pedido, por ejemplo, cada primero de mes se suministra la cantidad pactada.

9. Condiciones de envo. Clasificacin de las compras bajo el criterio de las condiciones de envo: responden a los costes de transporte. Es importante escoger el medio de transporte y el tipo de embalaje ms adecuado para reducir gastos. 10. Forma de pago. Clasificacin de las compras bajo el criterio de forma de pago: responden a una buena negociacin con los proveedores. El hecho de realizar compras con cierta continuidad y en cantidades importantes facilitan los acuerdos. 11. El departamento de compra. La gestin del aprovisionamiento tiene una importancia capital en el funcionamiento de las empresas, por ello es habitual que a medida que el tamao de las mismas crece se plantee la creacin de un departamento dedicado a coordinar las compras y la logstica del almacenamiento, a planear el suministro de mercancas, a minimizar los gastos relacionados con las compras, a pactar con los proveedores precios y plazos de entrega; en definitiva a racionalizar de forma funcional y econmica el abastecimiento de mercancas para la produccin. Un departamento de compra debe decidir sobre: COMPRAS: referente a precios, cantidades, calidad, condiciones de entrega y de pago y eleccin de proveedores. ALMACENAMIENTO: referente a recepcin, identificacin, almacenamiento, custodia y finalmente la entrega a produccin de mercancas. MERCADOS: referente a costes, anlisis de oferta y demanda. ORIGEN DE COMPRA: referente a la procedencia (regionales, nacionales e internacionales). TRANSPORTE: referente al medio que va a utilizarse.

El departamento de compras permanece en constante proceso de bsqueda de informacin de nuevos proveedores, obtencin de mejores precios, descuentos y plazos de entrega. Adems, no siempre el precio debe ser lo ms importante a la hora de decidir que proveedor es el adecuado para suministrar al comprador, sino tambin la calidad y los plazos de entrega. 12. sobre que debe decidir el departamento de compra. COMPRAS: referente a precios, cantidades, calidad, condiciones de entrega y de pago y eleccin de proveedores. ALMACENAMIENTO: referente a recepcin, identificacin, almacenamiento, custodia y finalmente la entrega a produccin de mercancas. MERCADOS: referente a costes, anlisis de oferta y demanda. ORIGEN DE COMPRA: referente a la procedencia (regionales, nacionales e internacionales). TRANSPORTE: referente al medio que va a utilizarse. 13. Qu son los proveedores? Los proveedores son aquellas personas tanto fsicas como jurdicas, que aprovisionan a las empresas de los productos necesarios para que puedan realizar su proceso productivo. 14. Bsqueda de proveedores. Para comenzar el proceso productivo, la empresa debe adquirir el material necesario para obtener su fin. Todos estos procesos requieren una inversin de tiempo con el consecuente coste para la empresa. Por ello es conveniente racionalizar en qu producto realizaremos dicha inversin; buscamos aquellos productos con los que vayamos a obtener una mejora de precios, en lo que las cantidades compradas sean muy altas o tengan una gran rotacin, con lo que consigamos un ahorro en el plazo de entrega importante o con los que podamos conseguir unas condiciones de pago muy adecuadas. A la hora de buscar proveedores necesitamos saber quines se dedican a suministrar los productos que nos interesan, para ello disponemos de diferentes fuentes de informacin, como es Internet, revistas especializadas, Cmaras de Comercio, etc. Una vez que hayamos seleccionado la informacin obtenida, nos ponemos en contacto con las empresas que consideremos ms interesantes y le solicitamos informacin sobre catlogos de productos, descuentos comerciales, precios, garantas, seguros, clausulas icoterms, caractersticas tcnicas, etc. Normalmente esta informacin suele solicitarse mediante una visita de un comercial o como mnimo por carta. Una vez obtenida la informacin necesaria, lo lgico es elaborar una ficha con los datos de cada proveedor, los productos que puede suministrar y sus condiciones comerciales.

Debemos crear tambin un documento que nos permita comparar entre los posibles proveedores de un bien concreto, donde comparemos todo a lo referente ya anunciado (descuentos, rappels). Una vez que se ha realizado el cuadro comparativo debemos elegir el proveedor que ms nos interese. Teniendo en cuenta que no solo elegiramos por el precio, sino tambin por las condiciones tcnicas (por ej. calidad del producto) y por las condiciones organizativas (por ej. plazos de entrega). 15. Intercambio de documento con los proveedores. La relacin que tenemos con nuestros proveedores, una vez elegidos por la empresa como suministradores de ella, se refleja como un intercambio de documentos que sigue un camino lgico: - En primer lugar: la empresa realiza el pedido al proveedor. El proveedor debe contestar si acepta y si puede servir todo lo pedido o solo una parte de ello. - El segundo documento que se genera: es el albarn, que es aquel que acompaa a las mercancas enviadas por los proveedores, en el cual se detallan las mercancas suministradas. - El tercer documento que se genera: es la factura, que es el documento en el cual se describen las mercancas, su precio unitario, su porte, descuentos, etc. - El cuarto documento que se genera: son los documentos de pago; que pueden ser en efectivo, transferencia bancaria, cheques (nominativo (se pone el nombre de la persona que lo cobrar) y al portador). Y por ltimo, el recibo de cobro.

16. Qu es el pedido? El pedido es la peticin de compra que un cliente hace a un proveedor para que este le suministre los bienes o servicios solicitados. 17. Qu es el albarn? Documento real que acompaa a las mercancas. 18. Qu es la factura? Es la liquidacin econmica de la compra. 19. Formas de pago. Puede ser en efectivo, transferencia bancaria, cheques (nominativo (se pone el nombre de la persona que lo cobrar) y al portador). Y por ltimo, el recibo de cobro. 20. Qu es el cheque? Documento de pago con el cul el titular maneja un depsito que tenga en una cuenta corriente.

21. Qu es el pagar? Es un documento igual que el taln con la nica diferencia que tiene una fecha de emisin y una fecha de cobro. 22. Qu son las tarjetas? Soporte a travs del cul el titular puede manejar una cuenta en una entidad financiera en la cual tenga un depsito. 23. Qu es una transferencia bancaria? Orden que da el titular de la cuenta para que transfiera un movimiento de dinero a otra cuenta. 24. Qu es un giro postal? Es una forma de pago que se hace a travs de una institucin llamada Correos. 25. Fases de la planificacin de la red de ventas. Determinacin cualitativa del mercado. o Quines son nuestros clientes? Determinacin cuantitativa del mercado. o Cuntos son? Dnde estn? Qu potencial de mercado ofrecen? Determinacin del tamao de la fuerza de ventas. o Qu carga de trabajo genera? Cuntos vendedores son necesarios? Desarrollo de la red de ventas. o Cmo vamos a organizar el trabajo de los vendedores?