El Documento EL DOCUMENTO PBLICO Y EL DOCUMENTO PRIVADO

Antes de pasar a desarrollar la definicin y clasificacin de los documentos, resulta oportuno sealar la distincin existente entre Documento e Instrumento.

En ese sentido, la doctrina imperante es la que precisamente distingue el documento del instrumento; siendo que el primero, es el gnero, mientras que el segundo es la especie. Documento es el trmino general, comprensivo de cuanto consta por escrito o grficamente, como un contrato, un libro, una carta, un plano, una fotografa, etc., siendo pues diferente la forma en que aparece extendido.

En cambio, recibe el nombre especfico de instrumento el escrito que contiene una manifestacin o acto que debe surtir efectos jurdicos. En sentido estricto, entonces, el instrumento es un documento escrito. De all que todo instrumento es documento, pero no todo documento es instrumento.

Definicin del Documento

Aclara Calvo (2009) que la palabra documento proviene del latn documentum enseanza, leccin, derivado del verbo doceo, ere ensear. El sentido actual est documentado en castellano por primera vez en 1786, y se lleg a l probablemente a travs de lo que sirve para ensear, luego escrito que contiene informacin (para ensear) y finalmente escrito que contiene informacin fehaciente.

Segn Couture (citado en Calvo), es el instrumento; objeto normalmente escrito, en cuyo texto se consigna o representa alguna cosa apta para esclarecer un hecho o se deja constancia de una manifestacin de voluntad que produce efectos jurdicos. Segn la afirmacin de Borjas que los instrumentos, documentos, ttulos escritos y escrituras, son vocablos sinnimos en el lenguaje forense, y se entiende por tales todo escrito en que se hace constar un hecho o una actuacin cualquiera. Igual afirmacin hace Feo que en nuestras leyes usan a veces las voces genricas documento, o instrumento, ttulo, o escritura, como equivalentes; y as las emplea la prctica corroborada ampliamente por nuestra jurisprudencia.

Partiendo de esas definiciones pasa Calvo (2009) a conceptuar documento como todo escrito, pblico o privado donde consta algo. Los documentos vienen a ser medios evidentes de prueba, siendo insustituibles cuando as lo dispone la ley en determinadas circunstancias y condiciones, lo cual se debe a que es el testimonio humano existente y permanente que mantiene el vnculo con el pasado, sealando cmo ocurrieron los hechos y se manifestaron externamente.

El Cdigo Civil Venezolano, en el artculo 1.355 expresa: El instrumento redactado por las partes y contentivo de sus convenciones es slo un medio probatorio; su validez o su nulidad no tiene ninguna influencia sobre la validez del hecho jurdico que est destinado a probar, salvo los casos en que el instrumento se requiera como solemnidad del acto.

De la lectura de los artculos 1.355 y 1.357 del Cdigo Civil y 434 y siguientes del Cdigo de Procedimiento Civil, se observa que la ley habla de instrumentos, que como se dijo, vienen a ser sinnimos, de documentos o de las otras acepciones legales expresadas.

El tratadista Hugo Alsina disiente de la tesis de confundir en el mismo concepto, los vocablos documentos e instrumentos, porque si en efecto, las leyes hablan indistintamente de documento e instrumento, como si se tratara de sinnimos, en realidad, corresponden a conceptos diferentes.

Finalmente concluye Calvo que, por documento se entiende toda representacin objetiva de un pensamiento, la que puede ser material o literal; siendo materiales, entre otras, las marcas, signos, contraseas y literales, las escrituras designadas a comprobar una relacin jurdica, para las que se reserva el nombre de instrumentos. De tal manera que segn su pensamiento no hay sinonimia entre los trminos, sino ms bien responden a conceptos diferentes, porque el documento es el gnero, y el instrumento una de sus especies.

Clasificacin

A. Por razn de la persona de que emana. Es la principal, la ms importante. Se clasifica en documentos pblicos, emanados de funcionarios pblicos en el desempeo de sus funciones y documentos privados, en los que no interviene,

por lo menos en el ejercicio de sus funciones, ningn funcionario sino slo personas privadas.

B. Por su solemnidad. Se clasifica en documento ad solemnitatem y ad probationem, segn generen el acto y constituyen la nica forma de reconocer la existencia de un acto jurdico determinado o slo como prueba de este acto, que se puede acreditar tambin por cualquier otro medio probatorio.

C. Por su fuerza probatoria. Se clasifica en autntica, aquella que prueba por s misma y, fehaciente, la que permite presumir la existencia de un hecho.

Elementos Esenciales

En su aspecto material, en todo documento se deben considerar como elementos sustanciales la cosa, el autor y el contenido:

A. La cosa. Es el elemento material que sirve de sustentacin o soporte al contenido; puede ser de cualquier naturaleza: plstico, papel, piedra, metal, entre otras. En la cosa se puede representar o expresar, mediante letras, nmeros, etc., una declaracin de voluntad o de verdad acerca de un hecho jurdico.

B. El autor o autores. Son los sujetos de Derecho (personas) que realizan la declaracin de voluntad o verdad en la cosa. A los fines registrales se les denomina otorgante u otorgantes, es decir, que declaran en el documento y por ello deben otorgarlo con su firma, que es la representacin grfica de la persona en el documento y que expresa su consentimiento.

C. El contenido. Para que un documento pueda ser tenido como tal, es necesario que la manifestacin de voluntad del autor tenga trascendencia jurdica y sirva para probar los hechos a que se refiere.

Existen diversas clasificaciones de los documentos, pero la que estudiaremos aqu es la que los clasifica en pblicos y privados.

El Documento Pblico

Es aquel autorizado por el funcionario pblico competente, con facultad para dar fe pblica y teniendo como finalidad la de comprobar la veracidad de actos y relaciones jurdicas que han de tener influencia en la esfera del Derecho, siendo valederos contra toda clase de personas.

El Cdigo Civil venezolano, en su artculo 1.357 seala: Instrumento pblico o autntico es el que ha sido autorizado con las solemnidades legales por un Registrador, por un Juez u otro funcionario o empleado pblico que tenga facultad para dar fe pblica, en el lugar donde el instrumento se haya autorizado.

Tambin puede llamarse documento pblico cualquier otro acto constante de un Registro Pblico, y el otorgado ante el funcionario a quien por la ley se permite acudir en defecto del Registrador, para darle al escrito el carcter de tal, como sucede en las capitulaciones matrimoniales que debern constituirse por escritura pblica, para no caer en nulidad, antes de la celebracin del matrimonio.

Clases de Documentos Pblicos

Los documentos pblicos pueden clasificarse ya sea atendiendo a la calidad del funcionario pblico que ha actuado en su formacin, o al valor que el propio legislador le ha dado en las relaciones jurdicas.

Segn el artculo 1.357 podran ser: 1. Registrales aquellos donde ha intervenido en su formacin el funcionario, que segn la pertinente Ley de Registro Pblico est autorizado para tales funciones (Art. 10); 2. Judiciales cuando han sido formados por un Juez (Art. 1.366 Cdigo Civil y 927 del Cdigo de Procedimiento Civil); 3. Notariales en los casos establecidos en el Reglamento de Notaras Pblicas, Art. 14, Ords. a y b y el Art. 32, Ord.1.

Los documentos notariales pueden ser reconocidos o autenticados, la diferencia entre ellos es que el documento autenticado se transcribe ntegro en el Libro de Autenticaciones por duplicado y en el de reconocimiento es un slo libro, no tiene duplicado, en l se plasma una sntesis del contenido del documento.

El Documento Autntico

Es importante tener claro, que todo documento pblico es autntico pero no todo documento autntico es pblico. Explicando esto, se puede afirmar junto a Brewer Caras, que el documento es pblico, porque lo forma o interviene en su formacin un funcionario pblico facultado porla Ley para autorizarlo y dar certeza de los hechos jurdicos que l ha realizado, visto u odo; y el documento autntico que son aqullos formados nicamente por los particulares que despus de formados y slo debido a la intervencin a posteriori del funcionario, es que se obtiene certeza de quienes son sus autores y de que el acto se realiz.

La Sala de Casacin Civil del Tribunal Supremo de Justicia, puntualiz en la sentencia N 65, de fecha 27 de abril de 2000, las diferencias entre documento pblico y documento autntico, a saber: En este orden de ideas, del contenido del artculo 1.357 del Cdigo Civil, es preciso hacer la siguiente distincin: documentos pblicos, son aquellos que deben estar revestidos, al momento de su otorgamiento, de todas las solemnidades que la Ley establece al efecto, y en cuya formacin interviene un funcionario con la facultad de darle fe pblica. La que alcanzara inclusive su contenido. Este documento pblico es tambin autntico. Ahora bien, existe otra categora de instrumentos que se reputan autnticos, son aquellos que aun cuando deben ser otorgados ante un funcionario que de fe pblica, este solo dejara constancia de que los interesados se identificaron ante el y firmaron en su presencia, este personero no interviene en ningn modo en la elaboracin del documento; tampoco deja constancia del contenido mismo. La redaccin del citado artculo 1.357 del Cdigo Civil, pudiera llevar a pensar que el documento pblico y el autntico, son anlogos, esto no es as y debe entenderse que el documento pblico por estar revestido de todas las formalidades para su perfeccionamiento, es tambin un documento autentico. Sin embargo, el documento autenticado es aquel se presenta ante un funcionario revestido para otorgar fe pblica (notario), a fin de que deje constancia que los firmantes se identificaron en su presencia y ante l suscribieron el instrumento, ya redactado previamente

El Documento Privado

El concepto de documento privado no aparece definido en la ley venezolana

Por lo tanto, se consideran documentos privados los que se otorgan las partes, con o sin testigos, y sin asistencia de ninguna autoridad capaz de darles autenticidad. Una antigua Sentencia dela Antigua Corte Federal, del 26 de mayo de 1952, citado por Brewer-Caras en un trabajo sobre la Autenticidad del Documento Pblico, nos aclara el concepto de documento privado que textualmente dice: Con el nombre de instrumentos o documentos privados se comprenden todos los actos o escritos que emanan de las partes, sin intervencin del Registrador, el Juez o de otro funcionario competente, y que se refieren a hechos jurdicos a los cuales pueden servir de prueba.

Borjas, manifiesta que los instrumentos privados, como obra que son de los particulares que los otorgan no tienen valor probatorio mientras su firma o su estructura no estn justificadas, pues de la verdad de ellas depende toda su eficacia.

En consecuencia el documento privado surge como manifestacin de la voluntad de los particulares por s o con la ayuda de personas versadas, pero que no tienen funcin pblica.

Otros autores como Pietri, sostiene que la escritura privada no es sino la confesin hecha mediante escrito de la obligacin que la parte o las partes han querido contraer; entonces ella hace fe nicamente de la verdad del hecho histrico de esta confesin.

Por ltimo se tiene a Chiovenda, que afirma que el documento privado, no proviniendo del funcionario pblico autorizado para atribuirle fe pblica, no hace por s prueba ni de s mismo ni de ninguna cosa de la que en l se afirmen ocurridas, sino en cuanto la escritura sea reconocida por la persona contra quien se presente, en este caso tiene el mismo efecto probatorio que el acto pblico.

Documento Reconocido o Autenticado

Dentro de las atribuciones de los Notarios Pblicos, artculo 75, nm. 17 dela Ley de Registro Pblico y del Notariado procede la autenticacin de los documentos que son:

a. Cuando se reconoce slo la firma, se estar en presencia de un documento reconocido.

b. Cuando el reconocimiento comprende el contenido y la firma, se estar ante un documento autntico o pblico (Autenticado). Ahora bien, conforme al Art. 1.363 del Cdigo Civil: El instrumento privado reconocido o tenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes y respecto de terceros, la misma fuerza probatoria que el instrumento pblico en lo que se refiere al hecho material de las declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario, de la verdad de esas declaraciones.

Igualmente: Se tienen por reconocidos los instrumentos autenticados ante un Juez con las formalidades establecidas en el Cdigo de Procedimiento Civil, Art. 1.366 ejusdem.

EI Art. 927 del Cdigo de Procedimiento Civil seala: Todo instrumento que se presente ante un Juez o Notario para ser autenticado se leer en su presencia por el otorgante o cualquiera de los asistentes al acto y el Juez o Notario lo declarar autenticado, extendindose al efecto, al pie del mismo instrumento, la nota correspondiente la cual firmarn el Juez o el Notario, el otorgante u otro que lo haga a su ruego si no supiere o no pudiere firmar, dos testigos mayores de edad y el secretario del Tribunal.

El Juez o Notario deber identificar al otorgante por medio de su Cdula de Identidad.

La autenticacin, es el reconocimiento previo, que consiste en la intervencin del funcionario pblico, que da fe de la veracidad y legalidad de un acto o documento jurdico. Per se hacen prueba o dan fe de su contenido, por cuanto no dejan lugar a dudas acerca de la verdad de sus declaraciones.

En consecuencia, un documento otorgado privadamente y luego autenticado se rige por las reglas sobre el valor probatorio de los instrumentos reconocidos y no por las del instrumento pblico. La diferencia radica en que la prueba del instrumento reconocido es desvirtuable por medio de otras pruebas. Tal como lo confirma el artculo 1.363 del CC. que dice: El Instrumento privado reconocido o tenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes y respecto de terceros, la misma fuerza probatoria que el instrumento pblico en lo que se refiere al hecho material de las declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario, de la verdad de esas declaraciones.

La autenticacin de documentos est reservada actualmente a los Notarios Pblicos, artculo 75, nm. 17 dela Ley de Registro Pblico y del Notariado, GO. N 5.833 Extraordinaria, de fecha 22-12-2006, dependiente del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y de Justicia, la autenticacin asentado en estos libros, produce efectos erga omnes.

En el caso de la propiedad inmobiliaria, el mismo CC. En su Art. 1.924 afirma que: Los documentos, actos y sentencia que la Ley sujeta a las formalidades del registro y que no hayan sido anteriormente registrados, no tiene ningn efecto contra terceros, que por cualquier ttulo, hayan adquirido y conservado legalmente derechos sobre el inmueble.

Cuando la Ley exige un ttulo registrado para hacer valer un derecho, no puede suplirse aqul con otra clase de prueba, salvo disposiciones especiales.

Jurisprudencia

Los documentos autenticados tienen La fuerza probatoria de documentos pblicos, pero no su carcter.

Los instrumentos a que se refiere la formalizacin son documentos autenticados, lo cual implica que fueron reconocidos por las partes ante el Notario quien los declar autenticados y que por tanto tienen la misma fuerza probatoria del documento pblico de acuerdo al artculo 1.363 del Cdigo Civil; pero ello no les confiere el carcter de documentos pblicos, sino que se trata de documentos privados cuya regla directa de valoracin no es el artculo denunciado, sino el 1.363 ya referido. Por ello debe establecerse que al no denunciarse infraccin de

la adecuada regla de valoracin probatoria,la Saladeber desestimar lo denunciado. (Sentencia dela Salade Casacin Civil, 31 -05-89).

Documento Registrado

Prescribe el Art. 1.924 del Cdigo Civil que: Los documentos, actos y sentencias quela Leysujeta a las formalidades del registro y que no hayan sido anteriormente registrados, no tienen ningn efecto contra terceros, que por cualquier ttulo, hayan adquirido y conservado legalmente derechos sobre el inmueble.

Cuandola Leyexige un ttulo registrado para hacer valer un derecho, no puede suplirse aquel con otra clase de prueba, salvo disposiciones especiales.

Igualmente los Arts. 1.920 y ss. del Cdigo Civil, y el Art. 75, num. 1 dela Leyde Registro Pblico y del Notariado, prescriben que determinados actos y documentos deben registrarse; y mientras no se cumpla esa formalidad, no tendrn efecto contra terceros; y mientras no sean registrados, esos actos y documentos no podrn probarse por otros medios de prueba, cuando se exige ttulo registrado.

Documentos extendidos en idiomas extranjeros legalizados

Segn el artculo 185 del Cdigo de Procedimiento Civil, cuando se examinan documentos que no estn extendidos en el idioma castellano, el Juez ordenar su traduccin por un intrprete pblico, quien prestar juramento de traducir con fidelidad su contenido, facultad sta que deben ejercer en todo caso los Jueces en virtud de la soberana de apreciacin de que estn investidos.

Valor probatorio de los Documentos

Fuerza Probatoria del Documento Pblico. El documento pblico hace plena fe de su contenido en todo lo que se refiere a las afirmaciones hechas por el funcionario en su carcter legal y en el ejercicio de su funcin, dejando constancia de todo aquello que fue por l realizado y de lo dicho y hecho en su presencia, y de lo que por la ley est llamado a dar fe. As, para impugnar la verdad de los

dichos del funcionario sobre lo que se ha hecho o ejecutado en su presencia, habr de recurrirse a la accin de tacha de falsedad.

Fuerza probatoria del Documento Privado. Con los documentos privados pueden probarse todos los actos o contratos que por disposicin dela Ley no requieran ser extendidos en escritura pblica o revestir solemnidades legales. Pero, esa clase de instrumentos no valen por s mismos nada, mientras no sean reconocidos por la parte a quien se oponen, o tenidos legalmente por reconocidos, tal como lo seala el artculo 1.363 del Cdigo Civil.

Finalmente se puede decir, que la importancia de la clasificacin de los documentos radica en la eficacia o fuerza probatoria de estos instrumentos legales, los documentos autnticos o pblicos, por la gran importancia que tienen en las relaciones jurdicas, son los que por s mismos hacen prueba y dan fe de su contenido ab initio. En cambio, los documentos privados tienen valor de prueba plena, cuando son reconocidos o autenticados por el propio otorgante o por los representantes legales.

BIBLIOGRAFA

Calvo Baca, E. (2009). Derecho Registral y Notarial. Caracas Venezuela: Ediciones Libra C.A.

Cdigo Civil de Venezuela. (1982). Gaceta Oficial de la Repblica de Venezuela N 2.990, Extraordinaria de fecha: Julio 26, de 1982.

Cdigo de Procedimiento Civil. (1990). Gaceta Oficial de la Repblica de Venezuela N 4.209, Extraordinaria de fecha: Septiembre 18, de 1990.

Ley de Registro Pblico y del Notariado. (2006). Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 5.833, Extraordinaria, de fecha: Diciembre 22, de 2006.