ACTIVIDAD No.

10: TRABAJO COLABORATIVO 2 FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

PRESENTADO POR: LAURA MELISA PABON BASTIDAS CODIGO: 1.088.733.270 LOREN NATALY RUANO OLIVA CDIGO: 1.088.731.026 JESUS ALEXANDER ROZO CDIGO: 1.090.371.966 GRUPO: 100500_165

TUTOR: GUILLERMO CAMERO ESCOBAR

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA SAMANIEGO NARIO MAYO 2013

INTRODUCCION La finalidad de este trabajo es enfocarnos sobre la Unidad 2 PROCESO ADMINISTRATIVO del mdulo de Fundamentos de Administracin, para administrar la empresa Gestionando el cambio su actividad econmica prestando los servicios pblicos de publicidad a las pequeas y medianas empresas de confecciones del barrio Restrepo de la ciudad de Bogot ya que es importante tener en cuenta que las empresas en el futuro necesitan de profesionales con conocimientos idneos sobre el mundo empresarial, que sean capaces de visionar y de proyectarse para prestar un servicio con excelente calidad y que reconozca la importancia de crear empresa para el crecimiento y desarrollo administrativo.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Elaborar un trabajo de excelente calidad que permita cumplir con la temtica planteada en la unidad II, de Proceso Administrativo Gestionando el Cambio en las organizaciones empresariales como son las funciones administrativas planear, organizar, dirigir y controlar.

OBJETIVOS ESPECIFICOS Aplicar los conocimientos adquiridos en el entorno empresarial. Aplicar el proceso administrativo de la publicidad en las Pymes de confecciones.

Tener una idea ms clara de estos conceptos como parte fundamental en el desarrollo de la carrera y especficamente para el entendimiento de la materia

1. EMPRESA: GESTIONANDO EL CAMBIO 1.1. Misin Prestar servicios integrales de publicidad a las pymes enfocadas a la confeccin, comprometindonos a desarrollar los ms altos estndares de calidad, de la mano de un equipo de trabajo empeado en bsqueda incansable de la satisfaccin de nuestros clientes. 1.2. Visin En el 2020 Gestionando el Cambio ser la empresa modelo de excelencia en todos sus procesos, reflejada en el fortalecimiento de sus relaciones comerciales y en la calidad de los servicios dentro y fuera del pas con fidelidad en sus valores corporativos. 1.3. Objetivo Consolidar a Gestionando el Cambio como una empresa lder en la prestacin de servicios publicitarios a empresas de confeccin a nivel nacional, teniendo ms del 0,1% de participacin en el mercado. 1.4. Metas - Desarrollar programas de capacitacin y orientacin al personal interno de la empresa, respecto a los procesos internos de desarrollo y tambin al mercado objetivo por el cual se propende trabajar. - Ampliar el portafolio de servicios a nivel regional en el corto plazo y a nivel nacional en el mediano y largo plazo. - Gestionar el desarrollo de ferias de exposicin en vnculo con las diversas alcaldas locales, a fin de dar a conocer la empresa y lograr una expansin efectiva dentro de la regin. 1.5. Polticas - Poltica de Servicio al cliente: Gestionando el Cambio velar por la continua satisfaccin de los clientes y evaluar de manera constante el nivel, convirtindolo en su carta de navegacin y su enfoque comercial. - Poltica de calidad: La calidad de los servicios prestados estarn guiados o enmarcados en los ms altos estndares de calidad, logrando ir a la par de la satisfaccin de nuestros clientes.

- Poltica de Precio: La empresa Gestionando el Cambio imprimir calidad y excelencia en cada servicio que se preste a las pymes de la regin sin perder de vista el mercado objetivo y sus condiciones econmicas, en este orden de ideas se trabajar en ofrecer precios competitivos que logren un posicionamiento estratgico de la misma. - Poltica de Innovacin: Gestionando el Cambio se caracterizar por ser lder en innovacin reuniendo las polticas anteriores, convirtindolas en desarrollo competitivo en pro de la regin y del pas. 2. PLANEACIN 2.1. Recursos Financieros: A fin de dar continuidad al desarrollo de la empresa, se hace necesaria la inversin econmica, la cual ser fundamental en su progreso y fortalecimiento interno. Por esta razn, la empresa Gestionando el Cambio emplear las siguientes estrategias econmicas y financieras a fin de que logren cumplir las metas y objetivos de la organizacin, estos son: 2.1.1. Realizacin de presupuesto de ventas: En el cual se analizarn: - Anlisis de Costos - Punto de Equilibrio - Capital de Trabajo - Estado de Prdidas y Ganancias 2.2. Recursos Tcnico y Tecnolgico - Gestin de instalacin de conexiones a Internet y Telefona. - Desarrollo mediante blog o pgina web una Tienda Virtual con vinculacin de redes sociales. - Implementacin de cmaras de seguridad a fin de garantizar la integridad de clientes internos y externos. - Desarrollo o adquisicin de software de diseo e impresiones publicitarias (con sus respectivos derechos de adquisicin). 2.3. Recuso Humano 2.3.1. Administrativo - 1 Gerente Comercial

- 1 Secretaria Ejecutiva y Contable 2.3.2. Operativo - 2 Diseadores Grficos. - 3 Auxiliares de Diseo. 2.4. Recurso fsico - Local comercial segn las necesidades de la empresa. - Computadores: 1 Computador Laptop. (Gerente) 4 Computadores desktop. (Secretaria y Auxiliares de Diseo) 2 Computadores desktop con monitor LCD de 42, preferiblemente touch screen. (Diseadores Grficos).

- 1 Impresora Multifuncional (Impresin, copiado y escner). - 1 Plotter. - 2 Escritorios (Gerente y secretaria) - 1 Multimdulo. (Diseadores y auxiliares) - Mesa metlica de trabajo de 2m x 1,20m. - 7 sillas ergonmicas.

2.5. PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES

Act N Recursos Recursos Financieros 1 Anlisis de Costos 2 Punto de Equilibrio 3 Capital de Trabajo 4 Presupuesto Estado de Prdidas 5 Ganancias Recursos Tcnico Tecnolgico y y

Ao 0 Semestre Semestre 1 2

Ao 1

Ao 2

Ao 3

Ao 4

Ao 5

6 4 Computadores Conexiones a Internet y 7 Telefona. Tienda Virtual con gestin 8 de redes sociales. Recuso Humano 9 Administrativo 1 Gerente Comercial 1 Secretaria Ejecutiva 1 Auxiliar contable 10 Operativo 6 Directores Comerciales 3 Directores de Diseo y marca 1 Directores de Marketing mix y Publicidad Recurso fsico 11 Oficina Mquinas de Impresin y 12 diseo 13 Mesas y Sillas

3. ORGANIZACIN

Gerente

Secretaria

Departamento de Operacin

Departamento Comercial

Departamento Contable

3.1. FUNCIONES Y DEBERES 3.1.1. El Gerente Comercial: Se encargar de coordinar el proceso de autorizacin de compras, desde la organizacin y asignacin de las solicitudes de servicio, hasta la cancelacin de las ordenes de compras al proveedor. Entre algunas de sus funciones tenemos: - Gestionar las relaciones comerciales a fin de dar a conocer la razn social de la empresa en los sectores de la economa. - Coordinar reuniones y concretar ventas macro, con diversos empresarios del sector de la economa. - Verificacin y asignacin de rdenes de servicio. - Dar visto bueno a la autorizacin de compras. 3.1.2. Secretaria Contable: Es la encargada de llevar el control de las correspondencias inherentes al jefe del departamento, tambin realizara las requisiciones de compras de las necesidades del departamento de compras y estar en constante comunicacin con los departamentos.

Apoyar a la gerencia en la recepcin de requisiciones de compras, recibir las cotizaciones, entregarlas al comprador y recibir actas de entrega, agilizar las tramitaciones de rdenes de compras en las direcciones de presupuesto, administracin, tesorera, contralora, que son entes por lo cual se rigen los departamentos. Adems ser la persona responsable de llevar los registros contables de la empresa, estando siempre al pendiente de los impuestos y dems requerimientos de carcter legal inherentes a la compaa. 3.1.3. Diseadores grficos: Son los responsables de realizar los diseos originales inherentes a cada orden de servicio que se genere dentro de la empresa; coordinar de la mano con el gerente la requisicin de materiales. 3.1.4. Auxiliares de diseo: Sern la mano derecha de los diseadores grficos y tendrn como funcin principal la de apoyar los esquemas grficos iniciales inherentes a las rdenes de pedido. 3.2. AREAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 3.2.1. OPERACION: Es aquella que formula y desarrolla los mtodos ms adecuados para la elaboracin de los productos al suministrar y coordinar la mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramientas requeridos. 3.2.2. COMERCIAL: Su fin es unir los factores y hechos que influyen en el mercado para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita distribuyndolo en forma tal que est a su disposicin en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio ms adecuado. 3.2.3. CONTABLE: Esta rea se encarga de la obtencin de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa procurando disponer con los medios econmicos necesarios para cada uno de los departamentos con el objeto de que puedan funcionar debidamente. 4. DIRECCION Aparte de otras funciones un director general (o gerente) tiene dos funciones o tareas principales: - Sealar el camino a seguir y los objetivos a alcanzar por la organizacin; y - Disear, dirigir y controlar la estructura para que aquellos puedan llevarse a cabo.

- Podramos decir, para simplificar, que la primera funcin es de tipo "externo" y trata de definir adnde va o adonde debera ir la empresa respondiendo a una necesidad del mercado. Es lo que en lenguaje tcnico se conoce como "estrategia": determinar los objetivos de la organizacin a largo plazo y las polticas o medios para conseguirlos. En empresas constituidas como sociedades annimas o limitadas es el Consejo de Administracin o los Administradores quienes, al menos en teora, tienen que dar las pautas del camino a seguir, con la colaboracin y el consentimiento del director general. En empresas pequeas y medianas a menudo es una tarea que se lleva acabo exclusivamente por parte de este ltimo. - La segunda es de tipo "interno" y se refiere a la estructura de los puestos de trabajo, la seleccin de las personas adecuadas para cada uno de ellos, la motivacin del equipo, la gestin del da a da y el adecuado control de la actividad. Puede tambin incluir, en muchos casos, una tarea operativa determinada que quiere o debe realizar el director general. Podramos decir que la funcin estratgica requiere sobretodo, "pensar". La funcin interna, "hacer". El tiempo que el director general ha de dedicar a cada una de estas tareas-"pensar" y "hacer"- puede ser muy diferente segn el tamao y segn el momento de cada empresa. Est claro que cuanto mayor sea el tamao de la misma ms tiempo debera dedicar-al menos en teora- a "pensar" y menos a "hacer", con lo cual el tema de la delegacin adquirir ms y ms importancia. Es tambin normal que haya pocas en que un tema determinado requiera un porcentaje muy alto de su atencin y de su tiempo. A diferencia del principal responsable de una gran empresa, el director de una PYME ha de estar dispuesto a asumir diferentes roles en diferentes momentos, lo mismo que la mayora de sus directivos y empleados. Todos han de aceptar hacer "un poco de todo". Un alto grado de flexibilidad es fundamental incluso en empresas de mayor tamao- y lo han puesto de manifiesto varias investigaciones recientes.

5. CONTROL La empresa Gestionando el Cambio elabora su trabajo de control general a partir de cuatro pilares fundamentales, convirtindolos en un ciclo de mejoramiento continuo y constante dentro de la organizacin, ellos son:

5.1. Establecimiento de estndares: Gestionando el Cambio ha implementado estndares de servicio y de calidad, todos tendientes y encaminados a preservar los valores corporativos y convergentes al cumplimiento de las metas y objetivos empresariales. 5.2. Observacin de Desempeo: La Gerencia Comercial tomando como soporte los principios y polticas corporativas, elaborar las respectivas evaluaciones de desempeos a los funcionarios tanto administrativos como operativos, a fin de determinar el grado de operatividad y productividad vigente. 5.3. Comparacin del desempeo real con el esperado: Con base en los resultados obtenidos a partir de las evaluaciones de desempeo, se procede a establecer la comparacin de dichos resultados con los estndares de servicio y calidad previamente establecidos. 5.4. Accin Correctiva: De acuerdo a la tasa diferencial obtenida tras la comparacin entre los resultados de la evaluacin de desempeo y los estndares establecidos, se procede a generar las acciones, preventivas, correctivas y de mejora que permitan crear nuevos estndares de calidad y de servicio o en su defecto la modificacin de los existentes.

6. LA COMUNICACIN Se entiende pues la comunicacin como una herramienta estratgica para la gestin de empresas o, dicho de otra manera, la comunicacin en la empresa se interpreta como un instrumento de gestin y de direccin que, en cuanto a su

definicin, funciones y aplicacin depende de las polticas, las estrategias y las posiciones que adopta una empresa en cada situacin concreta. La comunicacin en la empresa tiene como objetivo apoyar la estrategia de la empresa proporcionando coherencia e integracin entre objetivos, los planes y las acciones de la direccin y la difusin y gestin de la imagen y de la informacin. Se deben tener en cuenta los siguientes elementos: 6.1. La funcin de comunicacin es intangible, compleja y heterognea; no obstante, la clave de su xito consiste en gestionarla mediante un departamento o unidad de comunicacin y un responsable que lleve a cabo la integracin de los factores y las tcnicas que conlleva su aplicacin dotndola de los medios y recursos adecuados. 6.2. El entorno de la empresa, de la institucin, cambiado; no slo abarca a los empleados, clientes, etc. sino que actualmente ha ampliado su campo de influencia a los ciudadanos, vecinos, consumidores, ecologistas, instituciones educativas, administracin local, etc., los cuales opinan, reclaman y exigen que las empresas se impliquen en la mejora social. 6.3. Entre los ciudadanos y las empresas se ha establecido una relacin de requerimiento que implica una participacin activa en los problemas y actividades de nuestra sociedad actual. Esto significa que las empresas no viven aisladas del entorno, sino que se les exige que contribuyan al bien comn. 6.4. La creciente complejidad de nuestra sociedad requiere un cambio en la comunicacin. Dicho cambio exige: Comunicacin multidireccional Una ms amplia participacin Comunicacin por objetivos Incorporacin de elementos de innovacin y creatividad Sostenibilidad de los proyectos y de la metodologa de comunicacin Implantacin de las nuevas tecnologas Gestin del conocimiento

Partiendo de este hecho la empresa Gestionando el Cambio implementar el sistema de comunicacin multidireccional, teniendo como base la visin de que cada funcionario deber estar informado de todos y cada uno de los procesos que dentro de la empresa se gesten, inminentemente convergiendo en el fortalecimiento corporativo y afianzando el cumplimiento de las metas corporativas que desde el inicio del presente se ha dicho, est encaminado a la satisfaccin del cliente.

CONCLUSION

Durante el estudio de la unidad dos nos permiti conocer los conceptos y realizar el ejercicio de aplicacin afirmando y dejando claro en cada uno de nosotros que el estudio del curso de Fundamentos de Administracin es importante pues nos permito aplicar el proceso administrativo de la publicidad en las Pymes de confecciones. Hemos aprendido como est estructurada y organizada una empresa, como estn divididas las funciones, cul es su misin, visin, polticas, etc. En este trabajo realizamos la prctica de los conceptos adquiridos y son muy tiles en todo lo que emprenda llevar un proceso administrativo.

BIBLIOGRAFIA

Modulo Fundamentos de Administracin. http://66.165.175.247/campus07_20131/file.php/24/20121/Modulo_de_Fundamentos_de_Administracion.exe/index.html