INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

CENTRO DE INVESTIGACIN EN COMPUTACIN

Instituto Tecnolgico de Zacatepec

SISTEMA DE INFORMACIN DE LA EFECTIVIDAD GERENCIAL PARA EL APOYO Y SOPORTE A LA TOMA DE DECISIONES

Jos Jaime Alvarez Herrera

Zacatepec, Morelos, a 22 de Diciembre de 1999 INDICE 1.- DESCRIPCIN DEL SISTEMA 2.- OBJETIVO GENERAL 3.- OBJETIVOS PARTICULARES 4.- DISEO CONCEPTUAL DEL SISTEMA 5.- BENEFICIOS 6.- IDENTIFICACIN DE USUARIOS 7.- IDENTIFICACIN DE LOS PROCESOS

8.- ETAPA DE ANALISIS 9.- DIAGRAMA DE CLASES

1.- DESCRIPCIN DEL SISTEMA Desde ya hace algn tiempo los dueos y/o directivos de las empresas han tenido constantemente la necesidad de saber el status de su organizacin en cuanto al logro de los objetivos planteados por el director de la empresa as como de los puestos que conforman la organizacin, tratando de saber el nivel de Congruencia Estratgica as como el nivel de Efectividad Gerencial, el cual se reflejado directamente en el xito de la empresa por la consecucin de los objetivos planteados. Actualmente existe diferentes alternativas de solucin tales como las siguentes : Datawarehouse ERP (Enterprise Resource Planning) Servidores OLAP(On Line Analytic Processing) entre otras.... La cuales tratan de proporcionar a las organizaciones una solucin integral en funcin de poder automatizar y/o administrar los procesos y macroprocesos coexistentes en la organizacin. Una de las principales problemticas para los directivos es que el manejo y/o la utilizacin de la informacin que ellos requieren para analizar y tomar decisiones no necesariamente esta en el formato que a ellos les hace sentido y no necesariamente todos los directivos de las organizaciones deben de entender los conceptos tcnicos computacionales para obtener la Informacin que requieran, por mencionar el ejemplo clsico del departamento de sistemas a la persona que necesita la Informacin : "Solo tiene que ejecutar un Query" "Te puedo crear la vista para el mircoles de la prxima semana" "No cuento con el cdigo fuente para proporcionar la Informacin que requieres" entre otros ....

Se propone un sistema que permita visualizar la inter relacin que existe entre los diferentes objetivos de cada puesto con la visin estratgica de la organizacin, as como la inter relacin existente entre los objetivos de un puesto determinado con los objetivos de sus subordinados, este sistema ademas debe permitir la administracin de la Planeacin Operativa es decir; las estrategias, acciones clave, recursos crticos y responsables de cada accin clave y por otra parte debe permitir la Planeacin gerencial es decir; una forma de manejo de cubos de informacin que permitan un fcil anlisis de los resultados obtenidos hasta el momento. 2.- OBJETIVO GENERAL

Visualizar que puestos contribuyen a la Visin Estratgica de la organizacin y con que objetivos Visualizar y analizar que se necesita llevar a cabo para conseguir dichos objetivos a travs de la Planeacin Operativa Visualizar y analizar como van los resultados obtenidos hasta determinado momento de los objetivos establecidos a travs de la Planeacin Gerencial. En pocas palabras visualizar y analizar la Congruencia Estratgica de la organizacin as como la Capacidad de Logro de sus integrantes.

3.- OBJETIVOS PARTICULARES El sistema debe de ser capaz de mostrar en todo momento la seleccin de los mdulos principales para la visualizacin y/o anlisis del puesto en gestin en ese momento, as mismo dentro de los modulos principales se podrn utilizar las opciones propias de cada modulo . Los mdulos son los siguientes :

Unidad Organizacional Organigrama grfico de la organizacin Visin Estratgica Alineacin de Puestos Alineacin de Areas de Efectividad Planeacin Gerencial Descripcin del puesto por resultados Areas de efectividad del puesto (Resultados que se esperan del puesto) o Indicadores o mtodos de medicin (Evidencias mesurables que indican la ocurrencia del resultado) o Objetivos asociados a cada indicador o Graficas de los resultados a la fecha asociadas a cubos de informacin que expresan los resultados a la fecha de cada uno de los objetivos asociados al indicador u mtodo de medicin Planeacin Operativa Descripcin del puesto por resultados Areas de efectividad del puesto (Resultados que se esperan del puesto) o Indicadores o mtodos de medicin (Evidencias mesurables que indican la ocurrencia del resultado)

Objetivos asociados a cada indicador Gantt del plan operativo expresado en : Estrategias asociadas a los objetivos de cada indicador Acciones clave asociadas a la estratgia correspondiente, con fechas de inicio y terminacin de cada accin clave o Responsables de cada accin clave o Recursos crticos asociados a cada accin clave Evaluacin del Desempeo
o o o o

4.-DISEO CONCEPTUAL DEL SISTEMA El sistema se desarrollar en un lenguaje que soporte el paradigma orientado a objetos. El sistema se compone de los siguientes elementos : 1. La base de datos con la informacin acerca de la organizacin y sus elementos as como sus inter relaciones 2. La base de datos estar constituida por lo siguientes componentes:
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Empresa VisinEstrategica Puestos Ocupantes AreasDeEfectividad MetodosDeMedicin ResultadosALaFecha Estrategias AccionesClave RecursosCriticos ResponsableDeAccionesClave AlineacionAreasDeEfectividad_VisinEstrategica AlineacionAreasDeEfectividadPuesto_AreasDeEfectividadPuesto EvaluacinDelDesempeo Cubos de informacin

1. El manejo de la informacin se accesara a travs de : 1. LAN 2. Replica local 3. INTERNET 2. El sistema operativo donde se implementara la aplicacin 3. El hardware necesario la aplicacin 4. La interfaz con el usuario se diseara contemplando las siguientes polticas : 1.- Contar con soporte de ayuda en todo momento a travs de ayudas en linea 2.- Estandarizacin en el manejo de pantallas y de opciones de acceso

3.- Evitar al mximo "cajas negras" para el usuario y mensajes tcnicos.

5.- BENEFICIOS Los directivos de la organizacin podrn apoyarse y soportar su toma de decisiones en base a la capacidad del sistema de visualizar y analizar el nivel de congruencia estratgica y de capacidad de logro de cada uno de los elementos de la organizacin junto con sus inter relaciones entre ellos as como con la Visin Estratgica de la organizacin. Los usuarios del sistema podrn "Navegar" entre los diferentes elementos de la organizacin a travs de un organigrama grfico que represente la organizacin en gestin. Los usuarios podrn visualizar en cualquier momento sus resultados al fecha grficamente o en forma de cubos de informacin Los usuarios podrn visualizar en todo momento su planeacin operativa en cualquier momento para poder saber las actividades que tienen que realizar para conseguir sus objetivos 6.- IDENTIFICACIN DE USUARIOS Los posibles usuarios de este sistema solo pueden ser dos : 1.- El administrador del sistema que cuenta con la capacidad de : Insertar en el sistema nuevos elementos en la organizacin Eliminar en el sistema nuevos elementos en la organizacin 2.- Todos los usuarios que sean parte como un elemento de la organizacin con la capacidad de : Modificar cualquier tipo de informacin referente a su puesto Visualizar cualquier informacin de su puesto as como la de sus subordinados El acceso al sistema ser a travs de una clave de acceso que automticamente por default ubicar al usuario en el puesto correspondiente a la clave de acceso con sus respectivas opciones habilitadas. En caso de que el usuario introduzca la clave del administrador se habilitarn las opciones correspondientes de administrador.

7.- IDENTIFICACIN DE LOS PROCESOS 1. Procesos para Unidad Organizacional 1. Crear la unidad organizacional 2. Agregar puestos 3. Relacionar puestos 4. Capturar informacin de puestos 5. Alinear objetivos de puestos subordinados con objetivos de sus puestos superiores 2. Procesos para Visin Estrategica 1. Crear elementos de la visin estrategica 2. Alinear objetivos de puestos a elementos de la visin estrategica 3. Imprimir reportes de matrices de alineacin de objetivos a elementos de la VE 4. Consultar puestos alineados a elementos de la visn estrategica con sus repctivos objetivos de alineacin 5. Consultar la informacin de la alineacin de los puestos subordinados de los puestos alineados a elementos de la visin estrategica. 3. Procesos de Planeacin Gerencial 1. Captura y consulta de la Descripcin del Puesto por Resultados 1. Captura de Areas de Efectividad 2. Captura de Mtodos de Medicin 3. Captura de Objetivos asociados a los mtodos de medicin 2. Captura y consulta de los resultados asociados a cada uno de los objetivos de cada metodo de medicin a travs de cubos de informacin alimentados por OLAP (On Line Analytic Proccesing) 3. Generacin y consulta de grficas de la informacin de los resultados a la fecha 4. Procesos de Planeacin Operativa 1. Captura y consulta de la Descripcin del Puesto por Resultados 1. Captura de Areas de Efectividad 2. Captura de Mtodos de Medicin 3. Captura de Objetivos asociados a los mtodos de medicin 2. Captura y consulta de las Estrategias, Acciones Clave, Recursos Crticos y Responsables Asociados a las correspondientes acciones clave. 3. Generacin del Gantt del plan operativo 4. Reporte de plan de actividades por rangos de fechas 5. Reporte de plan de actividades por responbles 6. Reporte de presupuestos basado en los recursos criticos necesarios 5. Procesos del modulo de OLAP

1. Conexin y acceso de la informacin de las bases de datos existentes en la organizacin 2. Generacin en runtime de cubos de informacin 3. Configuracin de las fuentes de informacin que alimentaran los cubos de informacin alineados a los objetivos de cada puesto o de algn otro ente de la unidad organizacional

8.- ETAPA DE ANALISIS DIAGRAMA DE CONTEXTO

9.- DIAGRAMA DE CLASES