UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA ANTONIO JOS DE SUCRE VICE- RECTORADO LUS CABALLERO MEJAS DIRECCIN DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO

MAESTRIA EN INGENIERIA INDUSTRIAL NCLEO - CARACAS

CONTROL DE LA CALIDAD DIAGNSTICO FINAL A LA ORGANIZACIN DE LA CALIDAD PDVSA

Araujo Ana, C.I.15.736.696

Control de la Calidad Caracas, Agosto de 2009

Control de la Calidad INTRODUCCIN El concepto de Calidad, como tantos otros trminos, ha variado a lo largo del tiempo y vara segn el contexto en el que sea utilizado. En trminos simples se dice que un producto o servicio es de Calidad, cuando cumple las expectativas del cliente, pero en la prctica, la Calidad, es algo ms; es lo que sita a una empresa por encima o por debajo de los competidores, y lo que hace que, a medio o largo plazo, la empresa progrese o se quede obsoleta. La calidad se presenta hoy como sinnimo de buena Gestin Empresarial, lo que se traduce en productos y servicios competitivos. La calidad se ha convertido en el mundo globalizado de hoy, en una necesidad insoslayable para permanecer en el mercado. Por ello los sistemas de gestin de la calidad basados en las normas ISO 9000, reflejan el consenso internacional en este tema, han cobrado una gran popularidad, y muchas organizaciones se han decidido a tomar el camino de implantarlo. La desaparicin de los mercados tradicionales, ha forzado a las empresas a tratar de introducir sus productos y servicios en el mercado internacional, lo que se ha convertido en un imperativo para muchas empresas; la implementacin de sistemas de gestin de la calidad. La documentacin es el soporte del sistema de gestin de la calidad, pues en ella se plasman no slo las formas de operar de la organizacin, sino toda la informacin que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones. Existen diversas metodologas para la implementacin de sistemas de gestin de la calidad, y en todas la elaboracin de la documentacin es una etapa importante, pero existe una tendencia a reducir el enfoque de esta cuestin, a ofrecer algunos consejos para la elaboracin de documentos (fundamentalmente del Manual de Calidad y los procedimientos), cuando no se

Control de la Calidad trata slo de confeccionarlos, sino de garantizar que el sistema documental funcione como tal y pase a ser una herramienta eficaz para la administracin de los procesos. Dentro de este concepto global de Calidad, se encuentra el de sistemas de Calidad, que se define como el conjunto de acciones planificadas y sistemticas, que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un producto o servicio satisfar las expectativas de los clientes. En el proceso actual de globalizacin econmica, contar con un Sistema de Calidad, es un factor importante para la supervivencia y competitividad de las empresas. La versin del ao 2000 de las normas ISO 9000, dan la posibilidad de aplicar el sentido comn y decidir de acuerdo con las caractersticas de la organizacin en cuanto a tamao, tipo de actividad que realiza, complejidad de los procesos y sus interacciones, y la competencia del personal, la extensin de la documentacin del sistema de gestin de la calidad.

Control de la Calidad DIAGNSTICO Se llev a cabo un diagnstico preliminar de la situacin de desarrollo de la gestin de la calidad en PDVSA, en funcin de las necesidades de documentacin, as como los requisitos que debe cumplir la documentacin, para la Organizacin de Ingeniera y Proyectos (OIP), la cual es responsable de proveer la infraestructura industrial y no industrial requerida por las actividades operacionales de la corporacin, optimar la confiablidad y mantenibilidad de sus instalaciones y equipos, as como proveer la asistencia y evaluaciones tcnicas en Ingeniera y Proyectos.

Organizacin de Ingeniera y Proyectos La organizacin de Ingeniera y Proyectos, tiene su sede principal en Caracas, en el piso 5 del Edificio de PDVSA Los Chaguaramos. Adicionalmente tiene Gerencias Regionales en Oriente, Centro Oriente, Occidente y Centro Occidente y posee tres (3) certificaciones COVENIN ISO 9001. Los principales clientes de la organizacin son las Gerencias Operacionales adscritas a PDVSA Exploracin, Produccin y Mejoramiento, PDVSA Refinacin, Suministro y Comercio y PDVSA GAS; eventualmente se le presta servicio a otras organizaciones no operacionales de PDVSA. Igualmente, para el desarrollo de sus actividades, Ingeniera y Proyectos mantiene como proveedores principales a empresas de Ingeniera de Consulta nacionales y/o Internacionales y empresas venezolanas de construccin.

Misin Proveer la infraestructura industrial y no industrial requerida por las actividades operacionales de la Corporacin, optimar la confiabilidad y mantenibilidad de sus instalaciones y equipos, as como proveer la asistencia y evaluaciones tcnicas en ingeniera y proyectos y en mantenimiento. Estas actividades sern ejecutadas oportunamente, aplicando las mejores prcticas, innovacin y

Control de la Calidad estndares de ingeniera, seguridad y preservacin del ambiente; obteniendo la mejor relacin costo-beneficio. Visin Ser la Organizacin lder, de clase mundial, en el desarrollo y optimizacin de infraestructura, reconocida por sus competencias en el manejo de recursos tcnicos y financieros, as como por su equipo de profesionales creativos y motivados al logro, integrada al negocio, para agregar el mximo valor a la Corporacin.

Poltica de Calidad La poltica de calidad, la OIP tiene como compromiso fundamental entender, satisfacer y superar las expectativas de calidad de sus clientes con respecto a los servicios, proyectos e instalaciones, ejecutando el trabajo bien la primera vez y en concordancia con la normativa vigente. Todo el personal conoce profundamente las exigencias del trabajo y los procesos para ejecutarlo, con nfasis en la prevencin como medio para el mejoramiento continuo y efectividad del desempeo. Para cumplir con su poltica de calidad, la OIP cuenta un Sistema Unificado de Calidad (SUC), fundamentado en la Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001 y su contenido est definido en el Manual de Aseguramiento de la Calidad y sus documentos asociados, los cuales son de uso y cumplimiento obligatorio por todo el personal de la Organizacin. La definicin de Poltica de la Calidad es responsabilidad directa del Director Gerente de Ingeniera y Proyectos, quien la aprueba y ordena su divulgacin. Igualmente, el Director-Gerente designa al Representante de la Direccin quien es la mxima autoridad para todas las actividades relacionadas al Sistema de la Calidad a nivel nacional, incluyendo las de Definicin y

Control de la Calidad Desarrollo y las Gerencias Regionales. Este Representante de la Direccin es el Gerente de Calidad. Adicionalmente, los Gerentes de cada regin designan un Gerente o Supervisor de su rea como Representante Regional de la Direccin en su regin, quienes tienen la autoridad delegada para todas las actividades del Sistema de la Calidad en su regin. El Gerente de Ingeniera y Proyectos regional es responsable de la aprobacin de los planes de la calidad de su regin y los programas de auditoras internas. Adicionalmente, la Gerencia de Definicin y Desarrollo, elaboran el Plan de Calidad de su respectiva Gerencia y sus respectivos programas de auditoras internas, el cual es aprobado por el Gerente de Definicin y Desarrollo Central. El Representante de la Direccin, es responsable de la emisin y aprobacin del Plan de la Calidad de toda la Unidad de Negocio de Ingeniera y Proyectos. Tambin es responsable de la aprobacin de todos los procedimientos, instrucciones de trabajo y Listas que forman parte del Sistema de la Calidad. Igualmente, es responsable de verificar que todos los procedimientos, instrucciones de trabajo y listas de verificacin han sido revisados por los responsables respectivos y han sido estructurados de acuerdo a los procedimientos establecidos. Los Gerentes, Supervisores y Lderes son responsables de la implantacin efectiva del Sistema de la Calidad en sus respectivas organizaciones y proyectos. Cada gerencia es responsable de sus manuales y procedimientos, cuya revisin (por solicitud de cualquiera) debe ser canalizada por la gerencia respectiva. Por ltimo, cada empleado de la Organizacin es responsable por la calidad de su trabajo y por el cumplimiento de todos los procedimientos, instrucciones y lineamientos del Sistema de la Calidad.

Control de la Calidad FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS Con la finalidad de establecer las mejores prcticas para normalizar la ejecucin de proyectos y contribuir a optimizar las metas de calidad, tiempo y costo de los mismos, y su alineacin con el plan de negocios, PDVSA desarroll las Guas de Gerencia para Proyectos de Inversin de Capital (GGPIC), de uso obligatorio en las filiales operadoras para llevar a cabo el proceso de ejecucin de proyectos mayores en todas las reas (produccin, refinacin y petroqumica). Estas guas establecen cinco fases que deben llevarse a cabo para el desarrollo de un proyecto: Visualizacin, Conceptualizacin, Definicin, Implantacin y Operacin. Las tres primeras fases constituyen lo que se llama Definicin y Desarrollo (FEL), las cuales permiten asegurar, con un alto grado de confiabilidad, que el proyecto se podr ejecutar de forma exitosa. Las dos fases siguientes constituyen lo que se llama Implantacin y Operacin, y consisten en la ejecucin fsica del proyecto y su puesta en marcha. En la figura que se muestra a continuacin se puede observar de forma grfica la mecnica de funcionamiento de cada una de las fases mencionadas segn las GGPIC:

Figura 1. Fases para la Formulacin y Evaluacin de un Proyecto de Inversin de Capital. PDVSA, Guas de Gerencia para Proyectos de Inversin de Capital (1999) Al finalizar cada fase debe haber un producto bien definido que permitir tomar la decisin para pasar a la fase siguiente (D1 a D4). Dicho producto se resume en el llamado Documento Soporte de Decisin (DSD), el cual consiste en la recopilacin de los documentos ms importantes desarrollados en cada fase.

Control de la Calidad Estructura y Documentacin del Sistema de la Calidad. El sistema de calidad est estructurado de la siguiente manera: 1. Manual de Aseguramiento de la Calidad: El cual expresa la poltica de la calidad y describe el sistema de la calidad, su estructura general, los mtodos y/o actividades para establecer, implantar y mantener el sistema de la calidad y hace referencia a los procedimientos del sistema aplicado a los productos de Definicin y Desarrollo de Proyectos, Gerencia de la Ingeniera y de la Construccin, Ingeniera de Detalle y la Procura, Tiene como objetivo: Definir las acciones a ejecutar. Aplicar los requisitos de la Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001, asociadas a las actividades de Ingeniera y Gerencia de Proyectos. Describir cmo est estructurado el sistema de calidad de la empresa, cmo estn organizados los procesos, servicios, procedimientos relacionados a la gestin de calidad y cules son las responsabilidades del personal en materia de calidad. Normalizar los procedimientos, instrucciones de trabajo y listas de verificacin. Describir el aseguramiento de la calidad de los proyectos desarrollados o ejecutados, para asegurar que los estndares, procedimientos, instrucciones, guas y manuales que afectan ejecutados. 2. Procedimientos del Sistema de Calidad: Describen las actividades que las "Unidades Organizativas de la Organizacin Ejecutora de Proyectos desarrollan en cualquiera de las fases del mismo, as como tambin en las actividades funcionales de estas unidades. Contienen el alcance y detalle de la actividad y especifican quin hace o realiza qu actividades, cundo la calidad son conocidos

y usados por el personal y mantenido a lo largo de la vida de los proyectos

Control de la Calidad se realizan y qu documentacin es utilizada para verificar que la actividad de la calidad se ejecut conforme a lo requerido. Todas las Gerencias y Departamentos/Secciones de la OEPI son responsables de la elaboracin de los procedimientos e instrucciones, inherentes a su gestin. La decisin de elaborar un nuevo procedimiento / Instrucciones, cualquiera que ste sea, debe tomarse basndose en que la ausencia del mismo afectar adversamente la calidad del trabajo a ser ejecutado. Los procedimientos se presentan de la siguiente manera: Hoja Portada. Contenido o Cuerpo del Procedimiento. Anexos: Flujogramas del procedimiento cuando aplique, Todos los formatos que se utilizan para presentar la informacin requerida en el Procedimiento y otros anexos.

3. Instrucciones de Trabajo: Son los documentos utilizados como guas o referencia para indicar en forma detallada cmo se debe hacer una actividad particular.

4. Listas de Verificacin: Las listas describen los elementos guas que se estn verificando y quin realiza esta verificacin.

A continuacin se muestra un ejemplo de una Lista de Verificacin para la Ingeniera Conceptual de un proyecto:

Control de la Calidad

Figura 2. Lista de Verificacin para la Fase Conceptualizar. PDVSA, Sistema Unificado de la Calidad (2000)

5. Registros de la Calidad: Son utilizados para demostrar la conformidad con los requerimientos especificados y la efectiva operacin del sistema de la calidad. Tambin se utilizan como base para las "Revisiones por la Direccin" que se realizan al Sistema de la Calidad.

Control de la Calidad Los registros pueden presentarse en cualquier tipo de soporte, tal como papel o medios electrnicos y proveen informacin sobre: El grado de los objetivos de la calidad. La satisfaccin o insatisfaccin del cliente con la calidad del servicio. Los resultados del sistema de la calidad para la revisin y mejora del servicio. El anlisis para identificar la tendencia de la calidad. Acciones correctivas y su efectividad. El desempeo apropiado de proveedores. Las destrezas y adiestramiento de personal.

En el caso de la Ejecucin de Proyectos, se deben llevar a cabo las siguientes acciones: a. Todos los registros de la calidad elaborados a lo largo de los proyectos, deben ser verificados por la autoridad respectiva, antes de su aceptacin y archivo. b. Una vez cerrado un proyecto, los registros de la calidad sern conservados con el resto de los documentos del proyecto. En Ingeniera sern conservados en el "Archivo del proyecto". En construccin, sern entregados al cliente.

c. Cuando lo establece el Acuerdo o Convenio de servicio, los registros de la calidad pueden estar a la disposicin del cliente o de su representante, durante un perodo de tiempo. d. Los registros de la calidad son mantenidos y conservados en el archivo del Proyecto (archivo activo), el cual se inicia desde el mismo momento en que se organiza y se pone en funcionamiento la unidad de archivo del

Control de la Calidad Proyecto. Los registros se mantienen en el archivo activo mientras dura el Proyecto y ste finaliza en el momento en que se produce la desincorporacin de documentos del Proyecto terminado. A partir de este momento se inicia el perodo de archivo inactivo, en donde los registros son mantenidos y conservados por un perodo mnimo de Diez (10) aos o por el tiempo establecido en el acuerdo con el cliente. 6. Manuales Tcnicos y Administrativos: Son documentos internos, corporativos, o de PDVSA (no controlados) que sirven como guas para realizar actividades especficas de ingeniera y gerencia de proyectos. Los Gerentes, Supervisores y Lderes de Proyecto deben utilizar el manual, los procedimientos, instrucciones de trabajo, listas de verificacin y los formatos de Calidad en forma consistente para la ejecucin de los proyectos. Y todos los Supervisores y/o Lderes de Departamento o seccin tienen la responsabilidad de dar apoyo y exigir la aplicacin de estos documentos.

Indicadores de Desempeo ndice P.D.R.I. o ndice del Grado de Definicin de un Proyecto Para evaluar los Proyectos de Inversin de Capital, PDVSA utiliza un procedimiento llamado Evaluacin P.D.R.I o Evaluacin del Grado de Definicin del Proyecto, el cual consiste en la revisin de todos los documentos del proyecto, relacionados con los objetivos del negocio, el alcance tcnico y la estrategia de ejecucin, aplicando una serie de guas especiales, que permiten identificar y describir con precisin cada elemento crtico en el paquete de Definicin, permitiendo a los equipos de evaluacin y del proyecto, predecir los factores que pueden impactar el mismo. Este procedimiento es de aplicacin obligatoria a todos los proyectos de inversin realizados por PDVSA, excepto aquellos cuya Evaluacin de Grado de Definicin sea contratada a terceros, para someter a aprobacin presupuestaria la inversin correspondiente, en la Fase Definir, tal como lo

Control de la Calidad establecen las Guas de Inversin de Capital (GGPIC), como requisito indispensable para pasar a la Fase de Implantacin.

Dentro de la Evaluacin P.D.R.I., es utilizado un ndice que lleva el mismo nombre. Este ndice determina el grado en que cada uno de los documentos generados ha sido completado. Si al calificarse y totalizarse todos estos elementos, cuya mxima puntuacin es de 1.000 puntos, se obtiene un puntaje menor o igual a 200, es decir, el 20 % menos de los puntos, se puede asumir que el proyecto est "en promedio" suficientemente bien definido; sin embargo, si alguna de las secciones est muy desviada por encima del 20 %, es necesario definirla mejor, a un nivel que no represente un riesgo que pueda impactar al proyecto. Solamente cuando la desviacin mencionada en el punto anterior ha sido corregida, se puede proseguir a la fase siguiente de Implantacin. Cuando un proyecto no cumpla con el ndice de definicin establecido arriba, pero por razones de estrategia operacional o incentivos econmicos debe continuar, el Lder del Proyecto deber solicitar por escrito a los niveles superiores, exoneracin del cumplimiento del requisito exigido por las GGPIC, razonando el caso y explicando la estrategia que desarrollar para mejorar sobre la marcha los elementos dbiles del proyecto y mitigar los riesgos.

Indicadores Propuestos 1. IEP (ndice de Ejecucin de Proyectos) IEP= N Proyectos Planificados N Proyectos Ejecutados

Los proyectos en PDVSA son formulados bajo una metodologa con base a las Guas de Inversin de Capital (GGPIC) anteriormente mencionadas.

Control de la Calidad Estas guas, tiene como finalidad establecer las mejores prcticas para normalizar la ejecucin de proyectos y contribuir a optimizar las metas de calidad, tiempo y costo de los mismos, y su alineacin con el plan de negocios. Sin embargo, no existe algn tipo de indicador que permita medir, cunto de esos proyectos que son visualizados, completan las cinco fases correspondientes a la formulacin: Visualizacin, Conceptualizacin, Definicin, Implantacin y Operacin. Este indicador, permitira a la industria ver qu tan eficiente y eficaz es su proceso de planificacin estratgica, y con ello, evaluar donde estn los cuellos de botella, corregir las fallas y evitar el retrabajo.

2. ITP (ndice de Tiempo de Formulacin de Proyecto)

ITP (para la Fase Visualizar) =

hrs-hb ejecutadas hrs-hb planificadas

Otro indicador de gestin importante que podra ser til en la formulacin de proyectos de inversin de capital, sera, uno que permita medir el tiempo en que los mismos son formulados, es decir, el tiempo en que son ejecutadas el cada una de las fases anteriormente mencionadas. Con la amplia experiencia de PDVSA en la Ingeniera de Proyectos, se podran establecer los tiempos estndares que se requieren para llevar a cabo cada una de las fases de la formulacin, y con ello, llevar el control y la gestin de los proyectos que se ejecuten, con la finalidad de optimizar las horas hombre utilizadas y con ello mejorar la eficiencia de la inversin. Como ejemplo se tiene: Tiempo estndar para la Fase de Visualizacin: 3 meses. IF (para la Fase Visualizar) = hrs-hb utilizadas 3 meses

Control de la Calidad Si el IF es menor o igual que 1, entonces se puede concluir que la Fase fue realizada dentro de tiempo estndar para los proyectos de la industria. Si por el contrario, el IF es mayor que 1, el tiempo de ejecucin de la fase est por encima de los estndares de la organizacin, por lo que podra realizarse una revisin, corregir las fallas para optimizar el tiempo de desarrollo de las fases futuras.

Control de la Calidad

CONCLUSIN

Despus de haber llevado a cabo el diagnstico a la Organizacin de la Calidad de la Organizacin de Ingeniera y Proyectos de PDVSA, se lleg a las siguientes conclusiones: Estn identificados los procesos que le permiten a la OPI cumplir su misin (estratgicos, apoyo, misionales, de evaluacin). Existe una secuencia e interrelacin de esos procesos.

Estn definidos los mtodos y criterios requeridos para asegurar la operacin eficaz y eficiente y el control de los procesos.

Hay disponibilidad de informacin y recursos para apoyar la operacin y el seguimiento de estos procesos.

Se realiza seguimiento y medicin a los procesos.

Se implementan las acciones necesarias para alcanzar lo planificado y la mejora continua a estos procesos.

Se han identificado y diseado los puntos de control frente a los riesgos ms significativos.

Se efecta control sobre los procesos contratados externamente.