COSTOS BASADOS EN ACTIVIDADES (ABC)

I. INTRODUCCION

Hace muchos aos se utilizaba la contabilidad financiera para recoger informacin acerca de los costos causados en las actividades. Pero fue hacia 1920 cuando algunas firmas norteamericanas, como la General Electric y la General Motors, empezaron a desarrollar tcnicas de contabilidad de costos. La contabilidad de costos era un buen producto de exportacin para la poca. Durante muchos aos el concepto de los tres elementos del costo: materiales directos, mano de obra directa, costos indirectos de fabricacin (CIF) y los sistemas de distribucin de los costos indirectos a la produccin se han impuesto en la contabilidad de costos. Los costos de produccin: Materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricacin son los que se van a los inventarios y solo afectan el estado de resultados como costos de ventas cuando los productos se venden. En cambio, los gastos de administracin y mercadeo van directamente al estado de resultados en el mismo perodo en que se incurren. Los gastos de administracin, mercadeo, diseo y desarrollo de productos han cobrado mucha importancia, tanto que para algunos los costos de diseo son mayores y ms importantes que los costos de produccin y la rentabilidad de un producto puede cambiar dependiendo de los canales de distribucin que se usen. Con el fin de mejorar el proceso de asignacin de los costos indirectos y de involucrar otros conceptos en el costo de un producto se cre el sistema ABC.

II. CONCEPTOS BASICOS DEL ABC Costos Directos: En todo proceso de transformacin es posible determinar los costos que por materiales directos y mano de obra directa se asignan a un producto; tales costos se conocen en general como costos directos, es decir aquellos que pueden ser identificados plenamente con el producto. (Gmez, 200, p.12) Costos Indirectos: Existen otros recursos que hacen parte del tercer elemento del coso, tales como los materiales indirectos, la mano de obra indirecta, la depreciacin, los seguros, los servicios pblicos (agua, luz, telfono, gas), impuestos, etc., sobre los cuales es posible conocer el monto global para toda la empresa, pero es prcticamente imposible identificarlos especficamente con el producto. (Gmez, 2001, p. 12) Costos Fijos: Son aquellos que permanecen constantes durante cualquier proceso de fabricacin, bien sea que el volumen de produccin o de ventas vare favorable o desfavorablemente. Con mucha frecuencia se afirma, dentro del ms estricto sentido de la palabra, que no existen realmente costos fijos por cuanto tarde o temprano sufrirn variaciones de alguna naturaleza. Sin embargo se puede hablar de costos fijos, por ejemplo, el alquiler de un edificio en donde funciona una fbrica, el impuesto predial, el impuesto de rodamiento (para vehculos), los seguros en general, los sueldos de los altos ejecutivos, la depreciacin en lnea recta, y muchos otros costos que permanecern constantes aunque aumente o disminuya a produccin. Los costos fijos unitariamente son variables. (Hansen y Mowen, 1996, p. 259) Costos variables: Son aquellos que varan en forma proporcional a la produccin o las ventas, tales como los materiales directos, la mano de obra directa cuando se pasa por unidad producida y algunos costos indirectos de produccin, tales como los suministros, el mantenimiento de equipos y maquinas, las comisiones etc. (Hansen y Mowen, 1996, p. 259) Recurso: Elemento econmico que es aplicado o utilizado para realizar actividades. Se encuentran bsicamente en el sistema contable. (Ej.: Sueldos y salarios, depreciacin de vehculos, depreciacin de equipos, materiales, etc.) (Gmez, 2001, p. 444) Actividad: Una actividad es una tarea o conjunto de tareas, trabajo o conjunto de trabajos que a travs de su ejecucin dentro de cualquier tipo de organizacin con fines de lucro o sin ella, origina el consumo de recursos econmicos. Representa qu se hace (descargar un camin, extender un cheque, confeccionar un presupuesto) para producir, distribuir, comercializar, cobrar el precio pactado, desarrollar ideas, financiar, administrar. El costeo basado en las actividades se fundamenta en el concepto de que los productos consumen actividades en tanto que las actividades consumen recursos. (Gmez, 2001, p. 444) Asignacin de costos: Procedimiento mediante el cual se apropian los costos a cada actividad por medio de la utilizacin de impulsores, generadores o inductores denominados de recursos. Tambin es el camino para atribuir el costo de las actividades entre objetos de costeo como productos, departamentos, procesos, clientes, segmento de mercado, proyecto, por medio de impulsores o generadores denominados de actividad. Implica el

dividir el costo que deseamos asignar por alguna cantidad fsica. (Polimeni, Favozzi, Adelberg, 1994, p. 124) Cadena de valor: Conjunto de actividades necesarias para disear, obtener los recursos, comprar los elementos necesarios, producir o generar un servicio, comercializar, distribuir, cobrar y dar servicio de postventa al adquirente del bien respectivo. Implica la relacin integral Proveedor->Empresa->Cliente. (Hansen y Mowen, 1996, p. 259)

Centro de actividad: Un centro de actividad es un grupo de actividades que estn relacionadas por su funcin o proceso. Por ejemplo, si es funcional el departamento de finanzas; si es un proceso el proceso de mezclado. Los centros de actividades normalmente se componen de los principales procesos que den mayor valor agregado a la empresa. Los centros de actividades son agrupaciones lgicas de actividades de negocios. (Jimnez y Espinoza, 2007 p. 170). Listado de actividades: La lista de actividades es una especie de diccionario donde se enumeran y describen detalladamente todas las actividades con su respectivo cdigo. El listado incluye las actividades en varios niveles de detalle y su costo y/o conductores de costo. Los conductores de costo son llamados drivers (conductores), factores de costo o transacciones. Un conductor de costo es una medida de frecuencia e intensidad de las demandas de los objetos de costo de las actividades. Los factores de costo son causantes de costos. (Jimnez y Espinoza, 2007 p. 206). Cost Drivers: Los costos siempre son generados por alguna actividad a excepcin de los costos fijos de capacidad o estructura que lo son en tanto se trata de lograr las condiciones de base para desarrollar una actividad. Los generadores o impulsores de costos corresponden a eventos, circunstancias o condiciones que obligan a que un costo se incurra o que se modifique provocando la necesidad de la actividad y por lo tanto los insumos que de ella se derivan. Es una variable que demuestra la relacin de causa efecto entre la utilizacin de los recursos econmicos, la realizacin de las actividades y el costo final de los objetos de costeo. (Jimnez y Espinoza, 2007 p. 206)

III. QU ES EL SISTEMA DE COSTOS ABC? Es una metodologa relativamente nueva que surge a principios de los 90s y consiste fundamentalmente en asignar costos a los insumos necesarios para ejecutar la diversas actividades de un proceso productivo, identificadas como las relevantes para obtener un determinado objeto de costo, calculando el costo de stos mediante mecanismos de absorcin del costo de las actividades. Una parte integrante de un proceso compuesto de

varias tareas cumpliendo un objetivo; las actividades se expresan mediante verbos o expresiones que significan accin. (Toro, 2007, p. 43) Berro y Castrilln (2008) nos dicen que el costeo por actividades se gest para asignar, controlar y racionalizar los costos indirectos. Ante todo se desea tener mejor informacin del costo de los productos, de comercializacin de ellos y de la prestacin de los servicios. Este sistema, que es un instrumento del control gerencial, se ha convertido en un proceso de carcter obligatorio para las empresas prestadoras de servicios pblicos domiciliarios. El sistema de costos ABC es una metodologa que determina el costo y el desempeo de actividades, recursos y objetos de costos; en el cual los recursos son asignados a las actividades. Por lo tanto, se costea primero la actividad; luego se asigna el costo de las actividades a los objetos de costo (productos, servicios y comercializacin de stos) segn su uso. (p. 207) El objetivo del costeo basado en actividades no es distribuir costos comunes entre los productos sino es medir, y luego establecer el precio de los recursos utilizados por las actividades que apoyan la produccin y entrega de productos y servicios a los clientes. (Mallo, Kaplan, Meljem, Gimnez; 2000).

IV. CUAL ES EL VERDADERO SENTIDO DEL COSTEO POR ACTIVIDADES? Cuervo y Osorio (2007) nos dicen: Siempre ser positivo contar con suficiente informacin cuando se requiere una buena base para tomar decisiones. Fue complicado identificar los problemas de una empresa a partir del estado de resultados. Un avance considerable para la administracin, fue el desarrollo de la contabilidad por reas de responsabilidad. No siendo suficiente el manejo de los centros de responsabilidad, ahora la evaluacin del desempeo puede hacerse desde actividades, son ellas las que consumen recursos y adems frenan o empujan el desarrollo de las empresas. Ya no hay argumentos para justificar que no hay informacin para gerenciar. Resuelve el problema de los costos indirectos. Estos ya no se asignan directamente a los productos o servicios; se asignan primeramente a las actividades. Ningn procedimiento hasta ahora conocido para distribuir el tercer elemento del costo, puede garantizar tanta precisin en la determinacin de los costos unitarios. Cualquier sistema tradicional con frecuencia asigna a un producto o servicio, costos en los que no ha incurrido. Tratndose de costos y gastos indirectos, los productos o servicios no consumen recursos, sino actividades. Tal vez la distribucin de los recursos a las actividades y stas a su vez a los productos, es la mayor contribucin de esta metodologa a la confiabilidad de la informacin.

El desarrollo de una ventaja competitiva, la disminucin de costo y la viabilidad empresarial se obtiene eliminando despilfarros, como por ejemplo las actividades que no agreguen valor, y elevando la eficiencia de las mismas. (p. 35).

V. METODOLOGA DEL SISTEMA DE COSTOS BASADO EN ACTIVIDADES Segn Jimnez y Espinoza (2007), el costeo basado en actividades comprende 4 pasos: Paso 1: Identificacin y listado de actividades. Paso 2: Asignar costos a las actividades. Paso 3: Identificar las salidas de costos. Paso 4: Relacionar costos de las actividades con las salidas.

Paso 1: identificacin y listado de actividades La actividad es un proceso o procedimiento que genera trabajo y por tanto consume recursos. Una actividad es un conjunto de tareas y acciones realizadas por un individuo o un equipo que emplea un conjunto homogneo de conocimientos, que tienen un comportamiento coherente desde el punto de vista de los costos y eficiencia, y por lo tanto, puede ser objeto de medidas, que pueden caracterizarse globalmente por entradas y salidas bien identificadas y que tienen una importancia significativa para la eficiencia econmica de la entidad analizada; tiene que ser siempre integrada y discreta. Existen varios niveles de actividad: unidad, producto, lote, instalaciones, centro de actividades. Actividad a nivel de unidad Una actividad a nivel de unidad se realiza en una unidad de producto, tal como lo sera el torneado o fresado de una pieza. Actividad a nivel de lote Una actividad a nivel de lote se realiza sobre el lote de un producto tal como programar la produccin de los lotes de un producto. Actividad a nivel de producto Una actividad a nivel de producto involucra todas las unidades de un producto. Un ejemplo es actualizar las hojas de ruta o lista de materiales de un producto. Actividad a nivel de instalaciones Una actividad a nivel de instalaciones, implica a la operacin en su totalidad y no solo un producto individual como por ejemplo el trabajo de mantenimiento.

El resultado del paso es un diccionario con el listado de actividades, su cdigo, y conductores de costo y una descripcin de cada actividad. La actividad debe tener un nombre reconocible, expresado en el lenguaje de la empresa. Tiene que ser identificada con una descripcin tan breve y objetiva como sea posible; debe estar localizada en la organizacin. Caractersticas esenciales son: describir la salida principal precisando la actividad de destino y, si procediere, la unidad y la frecuencia de medida. El cliente o usuario de la salida principal, la unidad elegida para medir el nivel de la actividad, una lista de entradas, tanto si se trata de entradas fsicas como informativas, medida de capacidad, lista de parmetros que permiten recoger las principales caractersticas de eficiencia y el activador principal (transaccin). Las actividades pueden ser segn su naturaleza actividades de: diseo, producto, servicio, proceso, organizacin, realizacin (fabricacin, emisin de facturas), mantenimiento, discrecionales.

Paso 2: Asignacin del Costo de Actividades A todas las actividades tiene que asignrseles un costo. El costo puede ser determinado directamente o bien usando conductores de costos para su asignacin.

Paso 3: identificar salidas. Las salidas constituyen el objeto de costo, que puede ser un producto, un proceso, un departamento.

Paso 4: Relacionar costos de las actividades con las salidas Se asigna el costo de las actividades a las salidas que, por lo general, son los productos o un grupo de productos o lneas de productos. La asignacin se puede utilizar el procedimiento directo si es econmicamente factible o bien utilizando los conductores de costos de cada actividad. (p. 169).

VI. DISYUNTIVA DEL MTODO TRADICIONAL Y EL MTODO ABC Gmez (2001) se refiere al sistema de costo basado en actividades como que no son los productos los que consumen recursos, sino las actividades. Indica que siempre se ha trabajado con el siguiente esquema, con las ya conocidas inconsistencias en los costos finales.

RECURSOS

OBJETOS DE COSTO

El costo basado en actividades trabaja con el siguiente esquema:

RECURSOS

ACTIVIDADES

OBJETOS DE COSTO

Esta filosofa revoluciona el mtodo tradicional de costos por dos razones fundamentales: 1. Al producto se le debe asignar todos los recursos que consume, tanto costos como gastos. 2. El producto final se vala de acuerdo con la cantidad de actividades que consuma, siendo stas operativas o administrativas. (p. 454)

VII.CONCLUSIN Los sistemas de costos basados en actividades facilitan informacin de costos ms precisa acerca de las actividades y procesos de los negocios y acerca de los productos, servicios y clientes servidos por estos procesos que la que proporcionan los sistemas de costos tradicionales. Los sistemas ABC se enfocan sobre las actividades empresariales como el elemento clave para analizar el comportamiento de los costos en las organizaciones, relacionando los gastos de los recursos de la compra con las actividades y procesos desarrollados por estos recursos. Los conductores de costos de la actividad reunidos desde diversos sistemas de informacin corporativos, conducen luego los costos de la actividad a los productos, servicios y clientes que crean la demanda.

Bibliografa: Toro, F. (2007). Costos y presupuestos con base en tareas. (1era ed.) (p. 310). Espaa. Berro, D. y Castrilln, J. (2008). Costos para gerenciar organizaciones manufactureras, comerciales y de servicios. (2da ed.) (p. 291). Bogot Colombia: UniNorte.

Jimnez, F. y Espinoza, C. (2007). Costos Industriales. (1era ed.)(p.). Costa Rica: Tecnologa de Costa Rica. Cuervo J. y Osorio J. (2007). Costeo basado en actividades ABC: gestin basada en actividades ABM. (p. 262). Colombia: ECOE EDICIONES.

Mallo, C.; Kaplan, R.; Meljem, S.; y Gimnez, C. (2000). Contabilidad de Costos y estrategia de Gestin. (p. 768). Madrid: PRETENCE HALL IBERIA. Gmez, O. (2001). Contabilidad de Costos. (4ta ed.) (p. 471). Colombia: McGraw Hill. Hansen, D.; Mowen, M. (1996). Administracin de Costos, contabilidad y control. (p. 501). Mxico, D.F.: Thomson Editores S.A. Polimeni, R.; Fabozzi, F.; Adelberg, A. (1994). Contabilidad de Costos, conceptos y aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales. (3ra. ed.) (p. 879). Colombia, Bogot: McGraw Hill.