8 regras para evitar gafes em uma reunio de negcios - PME

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Empreendedores 06/06/2012 06:00

8 regras para evitar gafes em uma reunio de negcios

Chegar atrasado ou atender o celular no meio do encontro so atitudes que podem prejudicar a imagem que os clientes tm da sua empresa

So Paulo Para muita gente, aquela ideia de que a primeira impresso a que fica no passa de um clich. verdade que o tempo de contato com algum ajuda a formar uma imagem da pessoas, para as pequenas empresas, um primeiro momento ruim pode prejudicar a Priscila Zuini, mas, de imagem da marca. O primeiro contato com um cliente o momento em que ele analisa a imagem do empreendedor para compor tambm a percepo que ele ter da empresa. Por isso, as reunies e almoos de negcios devem ser levados muito a srio. Com a ajuda de Marcele Goes, consultora de imagem pessoal da Estilo Sob Medida, e Ligia Marques, consultora de etiqueta, selecionamos oito regras de etiqueta para causar uma tima impresso na hora de liderar uma reunio de negcios. 1. Seja pontual Pontualidade fundamental para uma boa imagem. Por isso, em caso de atrasos, preciso telefonar e avisar que no ser possvel chegar no horrio. O outro pode decidir se vai aguardar ou agendar outra oportunidade, isso vai do interesse de cada um e do tempo disponvel para esperar, diz Ligia. Quando o cliente que est atrasado, Marcele diz que o ideal esperar as pessoas que tm poder de deciso. Mas quem est atrasado deve telefonar, explica. 2. Apresente-se Toda reunio ou encontro de negcios deve comear com uma apresentao formal de quem est presente. O anfitrio apresenta cada convidado aos outros. Sempre pronuncie sobrenome e diga quem a pessoa, explica Ligia. Um aperto de mos e a troca de cartes fecham esta primeira etapa. Ele deve se apresentar e direcionar onde a pessoa vai sentar. Se vai ter uma apresentao, mostre onde o convidado vai ver melhor. Pode parecer muito simples, mas algo que demonstra profissionalismo, defende Marcele. 3. Preocupe-se com o carto O troca-troca de cartes de visitas est to presente no cotidiano do empreendedor que muitas vezes ele no d importncia para este ato. uma gafe derrubar, guardar ou demonstrar que no se importou com o carto, diz Marcele. A regra que quem est sendo anfitrio deve iniciar a entrega de cartes, mesmo que a outra pessoa no tenha. Em caso de reunies, a troca dos

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cartes j deve ser feita logo no incio, de modo que a identificao dos participantes fique fcil e imediata, explica Ligia.

Uma dica manter o carto ao lado das anotaes, com o nome virado para cima, para no correr o risco de esquecer ou trocar o nome do cliente. 4. Esquea o celular (e os similares) fato que todo mundo anda por a com celulares, tablets e outros aparelhos eletrnicos. Mas, na hora de falar de negcios, eles devem ser quase esquecidos. Hoje em dia as gafes mais comuns se referem ao uso de smartphones durante as reunies, indica Ligia. A regra no interromper o encontro com chamadas ou torpedos. Se tocar, pea desculpas e silencie o telefone. No pare para atender. Tem que demonstrar que o seu tempo daquela pessoa, ensina Marcele. 5. Saiba ouvir A postura dos empreendedores durante uma reunio de negcios costuma ser a mesma de um vendedor. Tentar convencer o cliente que sua empresa a melhor para o que ele precisa insistentemente pode ter o efeito contrrio. Por isso, a dica das especialistas saber ouvir e mostrar-se profissional. Fechar questes com frases do tipo 'sou totalmente contra' e depois ter que voltar atrs nesta opinio ou falar alto demais so atitudes a serem evitadas, diz Ligia. Preste ateno tambm na postura corporal. Coloque-se de maneira bem acomodada na cadeira, deixe as mos aparentes e procure ser objetivo, ensina Marcele. 6. Procure o local ideal Pequenas empresas costumam ocupar espaos reduzidos e nem todas tm um local destinado a reunies. Nestes casos, as especialistas indicam procurar um ambiente neutro e tranquilo para a conversa. Um caf pode ser uma boa opo. Mas bom escolher um canto mais reservado, diz Marcele. Outra opo para reunies menos importantes a conferncia online. A videoconferncia a opo mais eficiente e econmica, defende Ligia.

Se a reunio acontecer na sede da empresa mesmo, vale a pena buscar um canto mais silencioso tambm. importante voc tentar de alguma forma isolar e avisar as pessoas da empresa para serem mais cuidadosas em relao a barulho e risadas, explica a consultora da Estilo Sob Medida. O problema da baguna do ambiente de trabalho passar a imagem de que a empresa no est pronta para atender um grande cliente, por exemplo. Pode passar a sensao de que pequeno mesmo e no tem estrutura, diz Marcele. Se o encontro for no local escolhido pelo cliente, nada de pedir comidas ou bebidas, principalmente alcolicas. 7. Vista-se de forma adequada

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A aparncia fsica um dos pontos que compem esta primeira impresso e ainda faz diferena na hora de impressionar o cliente. Priorize o uso de camisa sempre, de preferncia de manga longa. Dependendo do tipo de empresa pode usar jeans mais escuro que se aproxime da cala social, ensina Marcele. Cuidado especial para os acessrios como pulseiras e colares que fazem barulho e podem distrair o foco da reunio. Afrouxar ou tirar a gravata tambm tambm no vale. 8. Prepare-se A imagem que sua empresa precisa passar durante uma reunio de negcios de que est preparada e competente para cumprir o que ser combinado. Isso comea com coisas pequenas, como preparar o ambiente da reunio, mostrar-se pronto para responder dvidas e fazer de tudo para que a pessoa se sinta bem. Coisas simples como oferecer uma gua ou um caf fazem parte, diz Marcele. Preparar uma pauta com os tpicos a serem tratados ajuda a no se perder no meio da conversa. No se esquea de trazer todo material necessrio reunio, alerta Ligia.

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