Manual del Usuario Quipux v1.

Quipux 1.3 Sistema de Gestin Documental

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Licencia
Usted es libre de: copiar, distribuir y comunicar pblicamente la obra hacer obras derivadas Condiciones: Reconocimiento. Debe reconocer los crditos de la obra de la manera especificada por el autor o el licenciador (pero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra). Compartir bajo la misma licencia. Si altera o transforma esta obra, o genera una obra derivada, slo puede distribuir la obra generada bajo una licencia idntica a sta.

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Informacin del documento

TITULO:

Sistema de Gestin Documental -2-

SUBTITULO: VERSION: ARCHIVO: AUTOR: ESTADO:

Quipux 1.0 v Manual Usuario Quipux.odt Subsecretara de Informtica Publicado

Lista de Cambios
VERSION 1,0 v 1,1 v 1,2 v 1,3 v FECHA 12/12/08 12/02/09 14/04/09 08/05/09 AUTOR SUBSECRETARIA DE INFORMATICA SUBSECRETARIA DE INFORMATICA SUBSECRETARIA DE INFORMATICA SUBSECRETARIA DE INFORMATICA DESCRIPCION EMISION INICIAL ACTUALIZACION CAMBIOS EN APLICACION ACTUALIZACION

Firmas y Aprobaciones
ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: APROBADO POR: FECHA: FIRMA FIRMA FIRMA

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Indice
Licencia...............................................................................................................................2 Condiciones:.......................................................................................................................2 Introduccin.................................................................................................................................6 Ingreso al Sistema.......................................................................................................................6 Usuario del Sistema................................................................................................................6 Estructura y Funcionalidad del sistema.......................................................................................8 Opciones generales del sistema..............................................................................................8 Tipos de Perfiles del Sistema...................................................................................................9 Usuario Final..........................................................................................................................10 Creacin de documentos...........................................................................................................10 Acciones con los documentos....................................................................................................15 Accin regresar.....................................................................................................................15 Accin eliminar......................................................................................................................15 Accin editar.........................................................................................................................15 Accin responder...................................................................................................................16 Accin reasignar....................................................................................................................17 Accin informar.....................................................................................................................18 Accin archivar......................................................................................................................19 Accin firmar/enviar..............................................................................................................20 Accin eliminar......................................................................................................................25 Accin restaurar....................................................................................................................26 Accin Comentar...................................................................................................................27 Seccin Bandeja...............................................................................................................29 Tipos de carpetas..................................................................................................................30 Detalles Generales de los Documentos....................................................................................33 Ingreso a la informacin detallada de los documentos..........................................................34 Registro de documentos............................................................................................................35 Imprimir comprobantes.........................................................................................................40 Imprimir cdigo de barras.................................................................................................40 Imprimir comprobante......................................................................................................41 Cargar documentos digitalizados..........................................................................................43 Consulta y Bsqueda de Documentos.......................................................................................45 Parmetros para consultar o buscar documentos..................................................................45 Reportes....................................................................................................................................46 Soporte.....................................................................................................................................49

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Introduccin.
El presente documento es el manual de usuario sobre el sistema de gestin documental Quipux 1.3, herramienta informtica que le apoyar en su proceso laboral y documental, al optimizar recursos y procesos. El sistema Quipux 1.3 est basado en el sistema de gestin documental Orfeo inicialmente desarrollado por la Superintendencia de Servicios Pblicos de Colombia, bajo licencia GPL(General Public License).

Ingreso al Sistema.
Se inicia abriendo el Explorador de Internet. Una vez que se abre la pgina, se digita la siguiente direccin: http://www.gestiondocumental.gov.ec Aparecer la pgina de ingreso al sistema de gestin documental. En donde, se ingresa como usuarios del sistema o ciudadanos. Nota.- Este aplicativo solo funciona en el explorador de Internet Mozilla Firefox.

Usuario del Sistema.

Los usuarios del sistema son los usuarios creados por el administrador de las instituciones que tienen implementado el sistema de gestin documental. Para ingresar al sistema de gestin documental se debe:

Ingresar usuario y contrasea, que en este caso estn definidos la cdula como usuario y la contrasea ser enviado por mail desde quipux a su cuenta de correo electrnico donde usted podr cambiarla (Fig 1).

Fig. 1 Notificacin por e-mail

Seleccionar el botn Ingresar. (Fig 2)

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Fig.2 Ingreso al Quipux como funcionario

Los usuarios ciudadanos son los ciudadanos creados en el sistema al momento de registrar un documento. Los usuarios externos por medio de esta opcin podrn consultar el estado de sus trmites en cualquier institucin que utilice el sistema de gestin documental. Para ingresar al sistema de gestin documental se debe:

Seleccionar el Tipo de usuario Ciudadano. Ingresar usuario y contrasea, que estn definidos por la cdula del ciudadano como usuario y contrasea. En el caso en que no se haya ingresado la cdula el momento de registrar al ciudadano, el sistema generar un nmero automticamente para que el ciudadano pueda ingresar a revisar sus trmites. La nueva contrasea la define el usuario externo la primera vez que ingrese a la aplicacin. Seleccionar el botn Ingresar.(Fig 3)

Fig.3 Ingreso al Quipux como ciudadano

Estructura y Funcionalidad del sistema.

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Para un manejo prctico y sencillo, la pantalla principal del sistema se encuentra dividida en 3 secciones principales (Fig 4)

Opciones generales del sistema (parte superior de la pantalla). Funcionalidades del sistema como: estructura de carpetas, ingreso y registro de documentos, administracin, entre otras. (Parte izquierda de la pantalla). Lista de documentos o contenido de acuerdo a la opcin seleccionada (parte derecha y central de la pantalla).

Fig. 4 Pantalla Principal Quipux

Opciones generales del sistema.

a)Ayuda Esta opcin permite ingresar al documento Manual de Usuario del Sistema de Gestin Documental Quipux. - Soporte.

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El soporte permite al usuario comunicarse por medio del correo electrnico y obtener ayuda sobre problemas e incidentes que se hayan presentado en el sistema. Por favor ingresar los siguientes datos: Nombre de la Institucin. Nombre Completo. Cargo. Email. Una descripcin concisa y precisa sobre el problema (Si es posible enviar como adjunto pantallas que muestren el error). soporte@informatica.gov.ec b)Salir. Esta opcin permite cerrar la sesin el momento que no se desea continuar utilizando el aplicativo.

Tipos de Perfiles del Sistema.

El sistema cuenta con los siguientes perfiles de usuario: a)Perfil Usuario Administrador.Este perfil tiene acceso a todos los mdulos y sub-mdulos del sistema. Su misin fundamental es: la administracin de usuarios y perfiles, reas, numeracin de documentos, etc. La contrasea de este tipo de usuario debe estar especialmente protegida ya que permite el control absoluto del sistema. b)Perfil Usuario Normal.Este perfil permite realizar las tareas generales del sistema como: crear nuevos documentos, bsquedas, reportes entre otras a las que se tenga permiso. Estos permisos les sern concedidos o negados por el usuario administrador. c) Perfil Usuario del Archivo.Este perfil le permite al usuario recibir los documentos externos e incluirlos en el sistema. Slo pueden realizar las tareas para las que tengan permiso. Estos permisos les sern concedidos o negados por el usuario administrador.

Usuario Final Creacin de documentos.

En la parte izquierda de la pantalla se encuentra la opcin de crear -8-

o ingresar nuevos documentos al sistema(Fig. 5), los mismos que deben ser tramitados y enviados al personal de la institucin.

Fig 5 Creacin de nuevo documento

Generalmente se trata de memorandos, circulares u oficios que son enviados por los usuarios internos a usuarios de la misma institucin o ajena a esta(Fig. 6).

Fig 6. Pantalla de nuevo documento

Al desplegarse la pantalla, se ingresan los siguientes campos:

Tipo de documento Nmero de referencia (para el caso de documentos externos) Asunto Ajustar texto (Para cambiar el tamao de la fuente en la vista previa.) Descripcin de los Anexos Tipo de Impresin: Aqu tenemos 3 opciones, las cuales nos servir para elegir el formato en el cual se visualizar la Vista Previa del documento: Generar documento con datos de los destinatarios (ttulo, nombre, cargo, institucin). Generar documento con datos de los destinatarios (cargo, institucin). Generar un documento con el nombre de la lista Cuerpo del Documento

La opcin Utilizar Plantilla, permite generar documentos para imprimir en hojas membretadas propias de cada institucin, en el caso que este deshabilitada, imprimir con la plantilla cargada en -9-

el quipux. En el botn BUSCAR DE/PARA se ingresa el o los destinatarios, remitente y copia (esta opcin permite enviar una copia del documento)(Fig. 7). Para la bsqueda de usuarios existen las siguientes opciones: Buscar usuarios por nombre de la institucin. Buscar usuarios por nombre, cdula o puesto.

Fig 7. Pantalla de destinatarios del sistema

El envo de los documentos se puede realizar a usuarios internos de la institucin o usuarios externos a la institucin, en donde su sistema de gestin documental se encuentre interconectado. El sistema permite filtrar a los funcionarios pertenecientes a la institucin seleccionando las reas, de esta forma se facilita la bsquedas de funcionarios en la Institucin. Adicionalmente, se lo puede enviar a listas de usuarios que pueden constar de solo usuarios internos, solo usuarios externos o mixtas (usuarios internos y externos). Escogidos destinatarios, hacer clic en el botn Aceptar, en la parte inferior En el botn CREAR CIUDADANO se puede crear, editar y consultar ciudadanos (Son ciudadanos, aquellas personas ajenas a instituciones que estn dentro de Quipux, por ejemplo: asociaciones, colegios profesionales, etc). (Fig. 8) Para crear un ciudadano: Ingresar los datos del ciudadano. En el caso de no tener la - 10 -

cdula del ciudadano escoger: No tiene No. de cdula y el sistema generar automticamente un nmero nico que identificar al ciudadano. Con este nmero como cdula y contrasea podr acceder al Quipux Se debe llenar todos los campos pedidos Seleccionar el botn Aceptar. Se le enviar una notificacin al mail del ciudadano, indicndole que ha sido creado en el sistema Quipux y que cambie su contrasea.

Fig. 8 Creacin de ciudadanos

Para editar un ciudadano: Escoger el ciudadano. Seleccionar el botn Editar Usuario. Modificar los datos del ciudadano. Seleccionar el botn Aceptar. Para consultar un ciudadano: Escoger el ciudadano (Fig. 9). Seleccionar el botn Consultar Usuario (Fig. 10).

Fig. 9 Escoger el ciudadano

Fig. 10 Consulta - 11 - de ciudadanos

Una vez finalizado el documento, dar clic en aceptar o en grabar en el caso de que se quiera seguir editando el mismo. Al dar clic en aceptar, aparece la siguiente pantalla (Fig. 11):

Fig. 11 Informacin general de los documentos

Esta pantalla contiene las siguientes acciones: vista previa del documento: permite visualizar documento una vez que ha sido correctamente grabado.

el

Adems se puede encontrar las opciones: informacin general, anexos, recorrido y carpetas.

En la opcin de nivel de seguridad dentro de Informacin General, se debe asignar el Nivel documento (Fig. 12): Pblico. Todos los usuarios que pertenecen pueden ver el documento. Reservado. Solo los usuarios destinatarios pueden verlo.

la pestaa de que tendr el a la institucin del documento

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Fig. 12 Asignacin del nivel de seguridad al documento.

Para escoger el nivel, se selecciona entre Pblico o Reservado y se graba el Nivel Anexos.- todos los archivos que han sido adjuntados con el documento (Fig. 13). Los anexos mximo deben tener un tamao de 3 MB.

Fig. 13 Archivos anexos del documento.

Recorrido (Hoja de ruta).- Es el flujo histrico del documento que se est tramitando. Son las distintas instancias por las cuales ha pasado el documento desde su creacin. Tambin tenemos la opcin de imprimir la hoja de ruta. (Fig. 14).

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Fig. 14 Recorrido (Hoja de ruta) del documento.

Carpetas.- Esta opcin permite incluir los documentos ingresados en las carpetas virtuales existentes y adems muestra todos los documentos que pertenecen a estas carpetas (Fig. 15).

Fig. 15 Asignacin del documento en una carpeta virtual.

Para incluir un documento en un expediente se debe: Seleccionar el expediente donde se va a incluir el documento. Seleccionar el link Seleccionar. Seleccionar el botn Aceptar.

Acciones con los documentos.

Entre las acciones del usuario se tiene: REGRESAR, ELIMINAR, - 14 -

EDITAR, REASIGNAR, INFORMAR, FIRMAR/ENVIAR, RESTAURAR, RESPONDER.

ARCHIVAR,

Accin regresar. Permite regresar a la pantalla anterior. Accin eliminar. Permite eliminar un documento que se encuentra en Elaboracin. Accin editar. Permite corregir o modificar la informacin de un documento que se encuentra en estado de edicin (Fig. 16). Para editar un documento se debe: Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboracin, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. Seleccionar un documento dando clic sobre el link que se encuentra en la columna Fecha Documento. Se despliega una pantalla donde se selecciona la accin Editar. Dentro de esta pantalla se ingresa el destinatario, remitente, asunto, resumen, cuerpo del documento, fecha del documento y nmero de referencia. Adicionalmente, se puede adjuntar archivos. Seleccionar el botn Grabar o Aceptar.

Fig. 16 Accin editar un documento existente.

Accin responder. Permite enviar un documento de respuesta a los documentos que recibi el usuario. - 15 -

Para responder a un documento se debe: Ingresar a la bandeja de documentos Recibidos, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. Seleccionar un documento dando clic sobre el link que se encuentra en la columna Fecha Documento. Se despliega una pantalla donde se selecciona la accin Responder.

En esta pantalla se ingresa el destinatario, remitente, asunto, resumen, cuerpo del documento, fecha del documento y nmero de referencia. Adicionalmente, se puede adjuntar archivos. Seleccionar el botn Grabar o Aceptar

Accin reasignar. Permite enviar un documento al usuario que debe realizar el trmite o enviar un documento en estado de edicin a cualquier usuario para que sea corregido (Fig. 17). Para reasignar un documento se debe: Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboracin o Recibidos, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. Seleccionar un documento dando click sobre el link que se encuentra en la columna Fecha Documento. Se despliega una pantalla donde se selecciona la accin Reasignar. Escoger el rea del usuario al que se le quiere enviar el documento.

Escoger al usuario que debe realizar el trmite. Se despliega una pantalla donde se ingresa comentario. Seleccionar el botn Aceptar.

un

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Fig. 17 Accin reasignar un documento a otro usuario.

Finalmente, se presentar una pantalla con el resumen del trmite realizado (Fig. 18).

Fig. 18 Resumen con el detalle de la accin realizada.

Accin informar. Permite enviar una copia del documento. Los informados son enviados inmediatamente a la informados (Fig. 19).

documentos carpeta de

Para informar sobre un documento: Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboracin, Recibidos, Enviados, o Archivados en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al inicio del registro e inmediatamente dar un clic en la accin Informar.

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Escoger al usuario o lista de usuarios a los que se les quiere informar. Se presentar una pantalla donde se ingresa un comentario. Seleccionar el botn Aceptar.

Fig. 19 Accin informar un documento a uno o varios usuarios.

Finalmente, se presentar una pantalla con el resumen del trmite realizado (Fig. 20).

Fig. 20 Resumen con el detalle de la accin realizada.

Accin archivar.Permite archivar documentos que se encuentran en estado de en trmite o enviado. Los documentos archivados son enviados inmediatamente a la carpeta de archivados (Fig. 21). - 18 -

Para archivar un documento: Ingresar a la bandeja de documentos Recibidos o Enviados en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro, dar un clic en la accin Archivar.

Se presenta una pantalla donde se ingresa un comentario. Seleccionar el botn Aceptar.

Fig. 21 Accin archivar un documento.

Finalmente, se presentar una pantalla con el resumen del trmite realizado (Fig. 22).

Fig. 22 Resumen con el detalle de la accin realizada.

Accin firmar/enviar. Permite firmar y enviar documentos que se encuentran en estado de edicin o no enviado. Los documentos firmados y enviados correctamente son guardados en la carpeta de enviados. Caso - 19 -

contrario son guardados a la carpeta de no enviados (Fig. 23).

Para firmar y enviar un documento se debe: Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboracin o No Enviados en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro, dar un clic en la accin Firmar/Enviar. Se despliega la siguiente pantalla, en la cual se activa o desactiva la casilla para firmar o no digitalmente

Fig. 23 Accin firmar/enviar un documento electrnicamente.

Firmar digitalmente electrnico).

el

documento

que

ser

enviado

(envo

Ingresar la ubicacin del token(dispositivo electrnico que se le da a un usuario autorizado para facilitar el proceso de autenticacin). Ingresar la clave para firmar digitalmente. Ingresar un comentario. Seleccionar el botn Aceptar.

Finalmente, se presentar una pantalla con el resumen del trmite realizado (Fig. 24).

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Fig. 24 Resumen con el detalle de la accin realizada.

Nota.- Para firmar digitalmente un documento el usuario debe solicitar al administrador del sistema el certificado y la activacin del permiso El dueo de la firma digital debe ser el mismo usuario logeado que desea firmar y enviar el documento, caso contrario el sistema le arrojara el siguiente mensaje:

Enviar documento sin firma digital(envo manual): Desactivar la opcin de firmar digitalmente el documento. Ingresar un comentario. Seleccionar el botn Aceptar(Fig. 25).

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Fig. 25 Accin firmar/enviar un documento manualmente.

Finalmente, se presentar una pantalla con el resumen del trmite realizado y un mensaje de que el documento fue enviado a la carpeta de Enviados y a Documentos por imprimir(Fig. 26).

Fig. 26 Resumen con el detalle de la accin realizada.

Si el documento fue enviado a Documentos por imprimir

Ingresar al mdulo de Documentos por Imprimir en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. Imprimir el documento seleccionado y enviarlo manualmente. Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro, - 22 -

dar un clic en la accin Enviar (Fig. 27).

Fig. 27 Accin enviar un documento cuando se encuentra en la carpeta Documentos por Imprimir.

Se presentar una pantalla donde comentario. Seleccionar el botn Aceptar (Fig. 28).

se

ingresa

un

Fig. 28 Accin enviar un documento.

Finalmente, se presentar una pantalla con el resumen del trmite realizado.

Fig. 29 Resumen con el detalle de la accin realizada.

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Accin eliminar. Permite eliminar documentos que se encuentran en estado de edicin. Los documentos eliminados son enviados a la carpeta de eliminados(Fig. 30). Para eliminar un documento: Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboracin, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a esta bandeja. Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro, dar un clic en la accin Eliminar.

Se presentar una pantalla donde se ingresa un comentario. Seleccionar el botn Aceptar.

Fig. 30 Accin eliminar un documento.

Finalmente, se presentar una pantalla con el resumen del trmite realizado(Fig. 31).

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Fig. 31 Resumen con el detalle de la accin realizada.

Accin restaurar.Permite restaurar documentos que han sido previamente eliminados por el usuario. Los documentos restaurados son enviados inmediatamente a la carpeta de en elaboracin(Fig. 32). Para restaurar un documento: Ingresar a la bandeja de documentos Eliminados, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a esta bandeja.

Fig. 32 Escoger el o los documentos que se va a restaurar.

Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al inicio del registro e inmediatamente dar un clic en la accin Restaurar. Se presentar una pantalla donde se ingresa un comentario. Seleccionar el botn Aceptar(Fig. 33).

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Fig. 33 Accin restaurar un documento.

Finalmente, se presentar una pantalla con el resumen del trmite realizado (Fig. 34).

Fig. 34 Resumen con el detalle de la accin realizada.

Accin Comentar.Permite poner comentarios a documentos. Para comentar un documento: Ingresar a las bandejas de Recibidos, Eliminados, Reasignados, Archivados e despliega un listado con pertenecen a esta bandeja. documentos En Elaboracin, No Enviados, Enviados, Informados , en donde se todos los documentos que

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Fig. 35 Escoger el o los documentos que se va a restaurar.

Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al inicio del registro e inmediatamente dar un clic en la accin Comentar. Se presentar una pantalla donde se ingresa un comentario. Seleccionar el botn Aceptar(Fig. 36).

Fig. 36 Accin comentar un documento.

Finalmente, se presentar una pantalla con el resumen del trmite realizado (Fig. 37). - 27 -

Fig. 37 Resumen con el detalle de la accin realizada.

Seccin Bandeja. La carpetas con las que cuenta el sistema de gestin documental son las siguientes: en elaboracin, recibidos, eliminados, no enviados, enviados, archivados, pendientes e informados.

Estructura de las pantallas con el contenido de las carpetas.

En todas las pantallas existe la siguiente estructura(Fig. 38):

Fig. 38 Estructura de la carpeta En Elaboracin.

En la parte superior de la pantalla Hay una descripcin del tipo de documentos que se despliegan en la carpeta actual. Inmediatamente, se encuentra un pequeo submdulo de bsquedas, en el que se debe ingresar el nmero del
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documento para encontrarlo. Para concluir el proceso pulse el botn Buscar. En la parte inferior se desplegarn todos los documentos que cumplan con la condicin ingresada.

En la parte central derecha de la pantalla Estn las acciones que el usuario puede realizar con determinados documentos. Entre ellas se tiene: responder, informar, firmar, enviar, corregir, eliminar, entre otras. En la parte inferior de la pantalla Est el detalle de los documentos con:

nmero de documento fecha del documento nmero de referencia asunto enviado por estado

Tipos de carpetas
Todos los documentos pueden ser listados por ledos y no ledos. Los que aparecen con color azul son los ledos, mientras que los de color verde son los no ledos. El sistema cuenta actualmente con los siguientes tipos de carpetas:

En elaboracin: aqu se encuentran los documentos que estn en estado de edicin, para que sean revisados y corregidos (Fig. 39).

Fig. 39 Documentos en la carpeta En Elaboracin.

En este mdulo estn las acciones Eliminar, Reasignar, Informar y Firmar/Enviar. Estas acciones estn explicadas ms adelante.

Recibidos: aqu se encuentran los documentos por tramitar (Fig. 40).

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Fig. 40 Documentos en la carpeta Recibidos.

En este mdulo estn las acciones Responder, Informar, Archivar y Comentar.

Reasignar,

Eliminados.aqu se listan los documentos que se encontraban en estado de edicin y que han sido eliminados (Fig. 41).

Fig. 41 Documentos en la carpeta Eliminados.

a) En este mdulo se encuentra la accin Restaurar y Comentar. No Enviados.- Aqu se listan los documentos que tuvieron errores al momento de ser firmados digitalmente y no se enviaron (Fig. 42).

Fig. 42 Documentos en la carpeta No enviados.

En este mdulo estn las acciones Enviar manualmente y Correo Electrnico. Las cuales estn explicadas mas adelante

Enviados.aqu se listan los documentos que fueron correctamente enviados con firma digital por el sistema a sus destinatarios (Fig. 43). - 30 -

Fig. 43 Documentos en la carpeta Enviados.

En este mdulo estn la accin Informar.

Archivados.- aqu se encuentran los documentos que fueron previamente archivados (Fig. 44).

Fig. 44 Documentos en la carpeta Archivados.

En este mdulo est la accin Informar.

Reasignados.- aqu se encuentran los documentos que han sido reasignados y una observacin de lo que se tiene que realizar con el documento. Informados.- aqu se encuentran los documentos que se le enviaron al usuario(s) para que sea informado(s) del mismo (Fig. 45).

Fig. 45 Documentos en la carpeta Informados.

En este mdulo se puede eliminar el documento informado, o informar a otro usuario sobre el documento. Para eliminar un documento se debe: Seleccionar el documento en la caja de chequeo al inicio del - 31 -

registro (Fig. 46). Escoger Eliminar de la lista.

Fig. 46 Escoger el o los documento(s) que van a ser borrado(s).

A continuacin se despliega una pantalla en la que es necesario: Ingresar un comentario sobre la accin a realizar (variar en funcin de la necesidad del usuario). Seleccionar el botn Aceptar. Para enviar una copia o informar del documento se debe: Seleccionar el documento en la caja de chequeo al inicio del registro. Escoger Informar (enviar copia de documentos) de la lista. Escoger el rea donde se encuentran los usuarios a los que se informar (Fig. 47). Seleccionar el usuario al cual se va a informar Ingresar el comentario. Seleccionar el botn Aceptar.

Fig. 47 Informar o Enviar una Copia del documento.

Detalles Generales de los Documentos.

Informacin General.- La informacin detallada del documento ingresado recientemente (Fig. 48).

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Fig. 48 Informacin general de los documentos

Dentro de las opciones generales de los documentos se puede: Ver el documento que ha sido creado. Verificar quien fue la persona que firm y envi el documento(en el caso que haya sido firmado digitalmente). Dar clic en Verificar Firma Al verificar la firma se despliega la siguiente pantalla (Fig. 49):

Fig. 49 Pantalla con los datos de la persona que ha firmado el documento

Si la firma fue exitosa, desplegara, el nmero de cdula, nombre, cargo, institucin y la fecha (hora, minuto, segundo), en el que fue firmado digitalmente Tambin permite, descargar el archivo firmado.

Ingreso a la informacin detallada de los documentos.

Para ingresar a la informacin detallada de los documentos de todas las carpetas se debe: Seleccionar el documento dando clic sobre el link que se - 33 -

encuentra en la columna Fecha Documento. (fig. 50)

Fig 50. Pantalla de Acceso a la Informacin detallada de los documentos

Registro de documentos.

Registrar documento. En la parte izquierda de la pantalla se encuentra la opcin de registrar documentos en el sistema, los mismos que deben ser enviados al personal de la institucin. Estos documentos son los que llegan a la institucin y que generalmente son ingresados al sistema por el personal de la mesa de entrada (archivadores, secretarias, entre otros). Los documentos registrados aparecen en la bandeja de En Elaboracin donde se puede seguir editndolos (cargar documentos digitalizados y anexos).(Fig.51)

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Fig 51. Registro de Documentos

Estos documentos son registrados en el sistema, en donde se ingresa:

Fecha de registro Nmero de referencia. Asunto Descripcin de los anexos Resumen

En la opcin BUSCAR se ingresa el o los destinatarios, remitente y copia(esta opcin permite enviar una copia del documento). (Fig.52) Para la bsqueda de usuarios existen las siguientes opciones: Buscar usuarios por nombre de la institucin. Buscar usuarios por nombre o puesto.

Fig. 52 Bsqueda de Usuarios

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El envo de los documentos se puede realizar a usuarios internos de la institucin o usuarios externos a la institucin, en donde su sistema de gestin documental se encuentre interconectado. Adicionalmente, se lo puede enviar a listas de usuarios que pueden constar de solo usuarios internos, solo usuarios externos o mixtas (usuarios internos y externos). En la opcin CREAR CIUDADANO se puede crear, editar y consultar ciudadanos. Para crear un ciudadano: Ingresar los datos del ciudadano. En el caso de no tener la cdula del ciudadano seleccionar No tiene No. de cdula y el sistema generar automticamente un nmero nico que identificar al ciudadano. Se debe llenar todos los campos pedidos Seleccionar el botn Aceptar. (fig.53)

Fig.53 Creacin de Ciudadano.

Para editar un ciudadano: Escoger el ciudadano. Seleccionar el botn Editar Usuario. Modificar los datos del ciudadano. Seleccionar el botn Aceptar. Para consultar un ciudadano (Fig.54):

- 36 Fig. 54 Consulta de ciudadano.

En la seccin Buscar Persona ingresar el nombre del ciudadano /Cdula de Identidad y seleccionar el botn Buscar. Se despliega un listado con todas los ciudadanos que tengan coincidencias. Para consultar un ciudadano: Ubicar el usuario por ser consultado y hacer clic sobre el nombre y se despliega una pantalla con la informacin detallada del usuario. (Fig.55)

Fig. 55. Informacin del ciudadano consultado.

Se puede adjuntar ANEXOS al documento que se est ingresando. Una vez finalizado el documento, dar clic en aceptar o en grabar en el caso de que se quiera seguir editando el mismo. Al dar clic en aceptar, aparece la siguiente pantalla (Fig.56):

Fig. 56. Informacin general del ciudadano.

Esta pantalla contiene las siguientes acciones:

vista previa del documento: permite visualizar el documento una vez que ha sido correctamente grabado. Grabar: permite grabar la informacin que contiene el documento. - 37 -

Aceptar: permite continuar con el siguiente paso del proceso de ingreso del documento. Cancelar: permite salir o cancelar la operacin realizada.

Una vez que el documento ha sido correctamente ingresado, se despliega una pantalla con las siguientes opciones(Fig.57):

Fig. 57. Informacin del ciudadano ingresado.

Imprimir comprobantes Imprimir cdigo de barras. Este mdulo permite imprimir el nmero del documento con su cdigo de barras en la parte superior derecha del mismo. Para imprimir el cdigo de barras del documento se debe: Buscar el documento, ingresando todo el nmero del documento o una parte del nmero. Seleccionar el botn Buscar.

En el listado que se despliega en la parte inferior, dar click en la caja de chequeo que se encuentra al inicio de los registros. Seleccionar el botn Imprimir Cdigo de Barras. (Fig.58)

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Fig.58 Impresin de Cdigo de Barras.

Finalmente, se genera un documento .pdf con el cdigo de barras del documento.(Fig.59)

Fig.59 Cdigo de Barras.

Imprimir comprobante. Este mdulo permite imprimir un comprobante de la recepcin del documento. Este comprobante tiene la siguiente informacin: nmero de documento, fecha, recibido por, nombre del usuario. Para imprimir el comprobante del documento se debe:

Buscar el documento, ingresando todo el nmero del documento o una parte del nmero. Seleccionar el botn Buscar. (Fig.60)

Fig. 60 Pantalla para Impresin de Comprobantes.

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En el listado que se despliega en la parte inferior, dar clic en la caja de chequeo que se encuentra al inicio de los registros. Seleccionar el botn Imprimir Comprobante. Finalmente, se genera un documento .pdf con el comprobante. (Fig.61)

Fig. 61 Impresin del Comprobante.

Cargar documentos digitalizados.

Para cargar y asociar el documento digitalizado: Buscar el documento, ingresando todo el nmero del documento o una parte del nmero. Seleccionar el botn Buscar.(Fig.62)

Fig. 62 Bsqueda del documento asociado.

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Ubicar el documento y seleccionarlo dando clic en la caja de chequeo que se encuentra al inicio del registro. Seleccionar el botn Asociar Imagen del Documento.(Fig.63)

Fig.63 Asociar un Documento

Escoger el archivo que va a ser asociado como imagen al documento. Ingresar un comentario. Seleccionar el botn Aceptar.(Fig.64)

Fig. 64 Documento asociado a la imagen

Finalmente, se despliega en la pantalla un resumen con toda la informacin referente al documento y la persona que realiz la accin. Nota.- Solo se debe cargar una imagen digitalizada por cada documento registrado en la mesa de entrada. Si son varias hojas se las debe generar en un solo archivo. - 41 -

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Consulta y Bsqueda de Documentos.

Este mdulo permite consultar por medio de parmetros como nmero o clase de documento, uno o varios documentos que concuerden con dicha solicitud de bsqueda.(fig.65) Parmetros para consultar o buscar documentos.

Fig. 65 Parmetros de consulta o bsqueda de documentos

Para consultar un documento, se tiene que ingresar cualquiera de los siguientes parmetros: nmero de documento: se puede digitar todo el nmero o solamente una parte de l. nmero de referencia: permite realizar la bsqueda por medio del cdigo de referencia con el que lleg el documento, este cdigo es generado por el remitente. De. Bsqueda por remitente Para. Bsqueda por destinatario Buscar en texto: se puede ingresar alguna(s) palabra(s) que estn en el resumen del documento y el sistema va a desplegar todos los documentos que incluyan esta palabra. Tipo de documento: buscar por los tipos de documentos existentes como por ejemplo: oficio, memo, circular, etc. Rango de fecha: se puede limitar un rango de fecha para realizar la bsqueda solo en determinado tiempo. El rango de fecha para la consulta, est por defecto para el ltimo mes, si desea una bsqueda en un rango mayor deber ampliar este rango para una bsqueda. Ver documentos del rea: buscar documentos en una rea solicitada. Ver documentos del usuario: buscar documentos por usuarios. Pasos para realizar una consulta o bsqueda del documento. Para realizar una consulta o bsqueda de un documento: - 43 -

Seleccionar el vnculo "Bsquedas", que se encuentra en la parte inferior de la seccin de carpetas y opciones personalizadas. Ingresar el parmetro de bsqueda o consulta de documentos. Seleccionar el botn Buscar.

En la parte inferior central de la pantalla se despliega un listado con todos los documentos que coincidieron con los parmetros de bsqueda ingresados.(fig.66)

Fig. 66 Lista Obtenida despus de accin de bsqueda

Una vez que se encontr un documento, se puede acceder a el para revisar su informacin general: Al dar clic sobre el Nmero Documento, se puede obtener la imagen digitalizada para un documento de entrada o el archivo anexo si este ha sido ya registrado. Al dar clic sobre la Fecha Documento, se visualiza la informacin general del documento.

Reportes.
Este mdulo permite generar diferentes tipos de reportes como: Consulta de registros por estados del documento. Estadsticas de digitalizacin de documentos. Consulta de registros por tiempos de demora. Cantidad de registros por usuario y por estado del documento. Entre los estados de documentos se tiene: tramitados, en edicin, eliminados, archivados, vencidos, etc. Para generar un reporte se debe: Escoger el tipo de consulta o estadstica. Escoger el rea. - 44 -

Escoger el usuario. Ingresar la fecha desde y hasta.

Inmediatamente se desplegar un listado con usuario, estado del trmite, nmero de documentos registrados y digitalizados(dependiendo del tipo de reporte que se desea generar). (fig.67)

Fig. 67 Visualizacin de un reporte

Para generar un reporte detallado (fig.68) se debe: Seleccionar el link que se encuentra en la ltima columna del listado anterior.

Fig. 68 Reporte Detallado

Inmediatamente se desplegar en otra pantalla un reporte detallado. Adicionalmente en este mdulo se tiene la opcin de Imprimir, que permite generar un reporte en un archivo .pdf e imprimirlo. (fig.69)

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Fig. 69 Visualizacin previa del documento

Soporte
Para soporte sobre dudas, inquietudes, fallas, problemas acerca del sistema Quipux, favor hacer lo siguiente: 1. Contactar a su administrador institucional de Quipux, es decir dirigirse a la mesa de ayuda de su institucin. 2. En caso de que no exista solucin con la mesa de ayuda, el personal de help desk debera hablar con el administrador o director de tecnologa de la institucin, para tratar de solucionar el problema con Quipux. 3. En el caso de que el problema no sea en la institucin, el administrador institucional que maneja Quipux, debera comunicarse con el Administrador General del Sistema Quipux, en la Subsecretara de Informtica.

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