Manual de Usuario

Sistema de asesora acadmica - UCSP
MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE ASESORA ACADMICA

Preparado por: ccasella
febrero de 2013
Contenido
MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE ASESORA ACADMICA ................................................. 1 INGRESO AL SISTEMA ................................................................................................................ 2 ALUMNOS ASESORADOS ............................................................................................................... 4 ALUMNOS MATRICULADOS ........................................................................................................ 14 REPORTES .................................................................................................................................... 24 AGREGAR UNA NUEVA ENTREVISTA ........................................................................................... 28 AGREGAR UNA NUEVA DERIVACIN........................................................................................... 30 AGREGAR UNA NUEVA LLAMADA ............................................................................................... 32 AGREGAR UNA NUEVA ENTREVISTA A PADRE O APODERADO................................................... 35 AGREGAR UN COMENTARIO ....................................................................................................... 37 AGREGAR O EDITAR EL TIPO DE SEGUIMIENTO .......................................................................... 39 LISTA DE ENTREVISTAS ................................................................................................................ 41
INGRESO AL SISTEMA
Sistema de asesora acadmica - UCSP Para poder acceder al sistema de asesora acadmica, se necesita ir la direccin web: http://asesor.ucsp.edu.pe:7001/SistemaAsesoriaAcademica/faces/Login El cual cargar la siguiente pgina:
Donde se ingresar el usuario y contrasea usada en el PORTAL ACADMICO, luego se har clic en ACEPTAR
Usuario Contrasea Hacer Clic Si existiese un error en el ingreso de usuario y la contrasea de ingreso el sistema mostrar el siguiente mensaje, y se har clic en REGRESAR para volver a intentar.
Hacer Clic
ALUMNOS ASESORADOS
La primera pantalla que aparecer es la siguiente ventana, donde se mostrar la siguiente informacin: Lista de alumnos asesorados Asesor Informacin del alumno Ventanas adicionales
Sistema de asesora acadmica - UCSP La informacin de los alumnos asesorados consta de cdigo acadmico, los nombres, apellido paterno, apellido materno, estado de su matrcula en la universidad (Regular, Retirado o Separado) y el programa de estudios.
Informacin Alumnos Asesorados
Informacin Bsica
Tipo de Seguimiento
Motivo de asignacin
La informacin de la pestaa PERSONAL muestra los datos personales del alumno, adems de la informacin de los padres o apoderados, la informacin del contacto de emergencia adems del colegio de procedencia, adicionalmente la posibilidad de poder cambiar el tipo de seguimiento asignado durante el periodo ya sea antes y despus de parciales y finales. El asesor podr agregar un comentario en el perfil del alumno si as lo ve necesario. Informacin adicional del alumno
Informacin de los padres
Informacin personal
Informacin del contacto de emergencia Informacin del colegio de procedencia
Tipo de seguimiento Comentario
La informacin de la pestaa ACADMICA muestra la informacin de la matricula vigente del alumno, es decir los cursos que est llevando, el semestre al que pertenecen, el nmero mximo de inasistencias permitidas y las faltas que posee en cada curso. Los periodos en los cuales ha tenido una matrcula vigente.
Informacin de la matrcula vigente
Periodos acadmicos
Informacin de las matriculas que tiene en los distintos periodos
La informacin de la pestaa ADICIONAL muestra la informacin de historal de ingresos a la universidad, asi como tambin los tramites realizados (Reserva de matrculas, retro de cursos, etc) en cada ingreso, adicionalmente se muestra la informacin del detallado del examen de ingreso en el area de Matemticas dividiendo esta en subareas como lo son: razonamiento algebraico, razonamiento aritmtico, razonamiento geomtrico, razonamiento lgico, razones y proporciones y cuatro operaciones, y finalmente la informacin resumida por indicador del test de autoevaluacin llenado por el alumno al momento de la matricula.
Historial de fichas acadmicas
Historial de trmites realizados
Resumen de notas del examen de admisin
Resumen de la ficha de autoevaluacin por indicador
La informacin de la pestaa HISTORIAL muestra el avance curricular del alumno ordenado por semestre, mostrando el nombre del curso, tipo de curso (O: Obligatorio, EH: Electivo de Humanidades, EE: Electivo de Especialidad, etc.), el nmero de crditos, la cantidad de veces que se llevo el curso, la nota final, si aprob o no y por ltimo el periodo en que lo llevo, si este fue convalidado aparecer Convalidacin. Esta informacin no incluye el semestre vigente, sino todos los semestres en los cuales ya se hayan emitido consolidados de notas.
Avance curricular
La informacin de la pestaa MDICA muestra el historial mdico del alumnos, ingresado cuando se hace la apertura de historial mdico organizado por servicios estudiantiles, si no tuviese una se muestra la informacin llenada en la ficha de autoevaluacin en el apartado mdico.
Ficha Mdica
10
La informacin de la pestaa ENTREVISTA, permite el registro de las entrevistas realizadas por los asesores a sus alumnos, de la misma manera las derivaciones que puedan surgir fruto de la entrevista realizada. NOTA: Toda entrevista se mantendr privada en todo momento entre el asesor y asesorado.
Lista de entrevistas realizadas al alumno
Borrar una existente
Lista de derivacione s realizadas al alumno
Formulario para nuevas entrevistas
Agregar una nueva entrevista
Formulario para nuevas derivaciones
Aceptar los cambios realizados
Deshace los cambios hechos en el sistema
Guardar los cambios hechos en el sistema
11
Las informacin de la pestaa LLAMADA, permite el registro de las llamadas realizadas a los alumnos asesorados, para coordinar las distintas reuniones o entrevistas. Nota: son de uso exclusivo de los alumnos asesorados.
Lista de llamada realizadas a los asesorados
Descripcin de los inconvenientes de las llamadas
Formulario para nuevas llamadas
Agregar una nueva llamada Aceptar los cambios realizados
Formulario para agregar inconvenientes a la llamada
12
La informacin de la pestaa PADRE/APODERADOS, permite el registro de las entrevistas realizadas por los asesores a hacia los padres de los alumnos asesorados. NOTA: Esta entrevista es pblica para todos los asesores.
Lista de entrevistas realizadas al padre o apoderado
Agregar una nueva entrevista Aceptar los cambios realizados Guardar los cambios hechos en el sistema
13
ALUMNOS MATRICULADOS
Ficha para alumnos Matriculados
La pantalla que aparecer es la siguiente donde se mostrar la siguiente informacin: Lista de alumnos matriculados
Informacin del alumno
14
La informacin de los alumnos matriculados en el semestre, consta de cdigo acadmico, los nombres, apellido paterno, apellido materno, estado de su matrcula en la universidad (Regular, Retirado o Separado) y el programa de estudios.
Informacin Alumnos Matriculados
Informacin Bsica
Motivo de asignacin Asesor
15
La informacin de la pestaa PERSONAL muestra los datos personales del alumno, adems de la informacin de los padres o apoderados, la informacin del contacto de emergencia adems del colegio de procedencia, adicionalmente la posibilidad de poder cambiar el tipo de seguimiento asignado durante el periodo ya sea antes y despus de parciales y finales. El asesor podr agregar un comentario en el perfil del alumno si as lo ve necesario. Informacin adicional del alumno
Informacin de los padres
Informacin personal
Informacin del contacto de emergencia Informacin del colegio de procedencia
Comentario
Tipo de seguimiento
16
La informacin de la pestaa ACADMICA muestra la informacin de la matricula vigente del alumno, es decir los cursos que est llevando, el semestre al que pertenecen, el nmero mximo de inasistencias permitidas y las faltas que posee en cada curso. Los periodos en los cuales ha tenido una matrcula vigente.
Informacin de la matrcula vigente
Periodos acadmicos
Informacin de las matriculas que tiene en los distintos periodos
17
La informacin de la pestaa ADICIONAL muestra la informacin de historal de ingresos a la universidad, asi como tambin los tramites realizados (Reserva de matrculas, retro de cursos, etc) en cada ingreso, adicionalmente se muestra la informacin del detallado del examen de ingreso en el area de Matemticas dividiendo esta en subareas como lo son: razonamiento algebraico, razonamiento aritmtico, razonamiento geomtrico, razonamiento lgico, razones y proporciones y cuatro operaciones, y finalmente la informacin resumida por indicador del test de autoevaluacin llenado por el alumno al momento de la matricula.
Historial de fichas acadmicas
Historial de trmites realizados
Resumen de notas del examen de admisin
Resumen de la ficha de autoevaluacin por indicador
18
La informacin de la pestaa HISTORIAL muestra el avance curricular del alumno ordenado por semestre, mostrando el nombre del curso, tipo de curso (O: Obligatorio, EH: Electivo de Humanidades, EE: Electivo de Especialidad, etc.), el nmero de crditos, la cantidad de veces que se llevo el curso, la nota final, si aprob o no y por ltimo el periodo en que lo llevo, si este fue convalidado aparecer Convalidacin. Esta informacin no incluye el semestre vigente, sino todos los semestres en los cuales ya se hayan emitido consolidados de notas.
Avance curricular
19
La informacin de la pestaa MDICA muestra el historial mdico del alumnos, ingresado cuando se hace la apertura de historial mdico organizado por servicios estudiantiles, si no tuviese una se muestra la informacin llenada en la ficha de autoevaluacin en el apartado mdico.
Ficha Mdica
20
La informacin de la pestaa ENTREVISTA, permite el registro de las entrevistas realizadas por los asesores a sus alumnos, de la misma manera las derivaciones que puedan surgir fruto de la entrevista realizada. NOTA: Toda entrevista se mantendr privada en todo momento entre el asesor y asesorado.
Lista de entrevistas realizadas al alumno
Lista de derivacione s realizadas al alumno
Agregar una nueva entrevista
Formulario para nuevas derivaciones
Aceptar los cambios realizados
21
Las informacin de la pestaa LLAMADA, permite el registro de las llamadas realizadas a los alumnos, por motivos de inasistencias. Nota: son de uso exclusivo para las llamadas que se hacen por inasistencias.
Lista de llamada realizadas a los asesorados
Descripcin de los inconvenientes de las llamadas
Formulario para nuevas llamadas
Agregar una nueva llamada Aceptar los cambios realizados
Formulario para agregar inconvenientes a la llamada
22
La informacin de la pestaa PADRE/APODERADOS, permite el registro de las entrevistas realizadas por los asesores a hacia los padres de los alumnos asesorados. NOTA: Esta entrevista es pblica para todos los asesores.
Lista de entrevistas realizadas al padre o apoderado
Agregar una nueva entrevista Aceptar los cambios realizados Guardar los cambios hechos en el sistema
23
REPORTES
Reportes
La pantalla que aparecer es la siguiente donde se mostrar la siguiente informacin: Reportes
Exportar Tabla
Cantidad de actividades realizadas
24
La informacin de la pestaa LISTA DE ASESORADOS, permite obtener la lista de los alumnos asesorados con sus respectivas actividades realizadas, adems de los tipos de seguimiento. NOTA: Las llamadas por motivo de inasistencia no sern contadas. Exportar Filtros de las columnas
Lista de asesorados
25
La informacin de la pestaa TIPO DE ASESORADOS, permite obtener la lista de los tipos (Motivos) por los cuales un alumno presenta un seguimiento especial o regular y la cantidad de cada uno de ellos.
Exportar
Lista de motivos
26
La informacin de la pestaa LLAMADAS POR INASISTENCIA, permite obtener la lista de la cantidad de llamadas por inasistencia realizadas. Exportar
Motivo
27
AGREGAR UNA NUEVA ENTREVISTA

Para agregar una nueva entrevista primero debemos de seleccionar el alumno de la lista. 1. Nos situamos sobre el alumno al cual queremos hacerle la entrevista. Nota: para no confundirse en preferente filtrar la lista de alumnos por su cdigo. Nota: puede ser de la pantalla de tutoriados o de matriculados.
2. Hacemos clic en la pestaa Entrevista para ingresar la nueva entrevista. Y luego hacemos clic en el botn AGREGAR
28
3. Llenamos el formulario, que aparecer, luego de hacer clic. Seleccionando el tipo de entrevista, para este ejemplo ser Acadmica, luego se llena la descripcin segn sea el caso, para finalmente seleccionar la fecha programada, es decir cuando se realizar (o se realiza) la entrevista, primero la asistencia se guardara con el campo Asisti (No por defecto), para luego cambiarlo a Si cuando se realice.
4. Finalmente Aceptamos y luego guardamos la entrevista.
29
AGREGAR UNA NUEVA DERIVACIN

Para agregar una nueva derivacin primero debemos de seleccionar el alumno de la lista y la entrevista de la cual naci la derivacin. 1. Nos situamos sobre el alumno al cual queremos hacerle la derivacin. Nota: para no confundirse en preferente filtrar la lista de alumnos por su cdigo. Nota: puede ser de la pantalla de tutoriados o de matriculados.
2. Hacemos clic en la pestaa Entrevista para ingresar la nueva entrevista. Y seleccionamos la entrevista de la cual naci la derivacin, luego le damos clic en agregar de la tabla deDerivacin.
30
3. Llenamos el formulario, que aparecer, luego de hacer clic. Seleccionando el tipo de derivacin, para este ejemplo ser Psicologa, luego se llena la descripcin segn sea el caso. Como no se sabe la fecha exacta en que los alumnos asistan al departamento de Psicologa lo podemos dejar en blanco, para que luego sea llenado, de la misma manera el campo Asisti.
4. Finalmente Aceptamos y luego guardamos la derivacin.
31
AGREGAR UNA NUEVA LLAMADA

Para agregar una nueva llamada primero debemos de seleccionar el alumno de la lista. 1. Nos situamos sobre el alumno al cual queremos hacerle la entrevista. Nota: para no confundirse en preferente filtrar la lista de alumnos por su cdigo. Nota: puede ser de la pantalla de tutoriados o de matriculados.
2. Hacemos clic en la pestaa Llamada para ingresar la nueva entrevista. Y luego hacemos clic en el botn AGREGAR
32
3. Llenamos el formulario, que aparecer, luego de hacer clic. Seleccionamos si Contesto la llamada, si es Equivocado el nmero. Y si se desea se hace una pequea descripcin. Nota: las llamadas realizadas desde la ficha de tutorados, no sern contados como llamadas por inasistencia
4. Para agregar algn motivo de inasistencia a las tutoras, se har clic en el botn Aceptar primeramente para luego un motivo Agregar debajo de la tabla descripcin de llamadas. Luego llenamos el formulario, seleccionando el Motivo De Inasistencia, he introduciendo una pequea descripcin segn sea el caso. Nota: se puede ingresar ms de un motivo de inasistencia, tan solo repitiendo este paso cada vez que se desee hacerlo.
33
5. Finalmente Aceptamos y luego guardamos la llamada.
34
AGREGAR UNA NUEVA ENTREVISTA A PADRE O APODERADO

Para agregar una nueva entrevista primero debemos de seleccionar el alumno de la lista. 1. Nos situamos sobre el alumno al cual queremos hacerle la entrevista. Nota: para no confundirse en preferente filtrar la lista de alumnos por su cdigo. Nota: puede ser de la pantalla de tutoriados o de matriculados.
2. Hacemos clic en la pestaa Padre/Apoderado para ingresar la nueva entrevista. Y luego hacemos clic en el botn AGREGAR
35
3. Llenamos el formulario, que aparecer, luego de hacer clic. Seleccionando el tipo de entrevista, para este ejemplo ser Informacin Acadmica, luego se llena la descripcin segn sea el caso.
4. Finalmente Aceptamos y luego guardamos la entrevista.
36
AGREGAR UN COMENTARIO
Para agregar un nuevo comentario primero debemos de seleccionar el alumno de la lista. 1. Nos situamos sobre el alumno al cual queremos hacer el comentario. Nota: para no confundirse en preferente filtrar la lista de alumnos por su cdigo. Nota: puede ser de la pantalla de tutoriados o de matriculados.
2. Hacemos clic en la pestaa Personal para ingresar el comentario. Y luego hacemos clic en el botn EDITAR COMENTARIO.
37
3. El cual mostrar una ventana emergente, donde podremos ingresar el comentario, hacemos clic en el botn CREAR para agregar un comentario siempre y cuando no exista ninguno, sino solo agregamos el comentario que deseamos.
4. Finalmente Aceptamos y luego guardamos el comentario.
38
AGREGAR O EDITAR EL TIPO DE SEGUIMIENTO

Para agregar un nuevo comentario primero debemos de seleccionar el alumno de la lista. 1. Nos situamos sobre el alumno al cual queremos editar o agregar el tipo de seguimiento. Nota: para no confundirse en preferente filtrar la lista de alumnos por su cdigo. Nota: nicamente se editar esta informacin en los alumnos tutorados, para lo alumnos matriculados solo se muestra su historial de seguimientos.
2. Hacemos clic en la pestaa Personal para ingresar el comentario. Y luego hacemos clic en el botn TIPO DE SEGUIMIENTO.
39
3. El cual mostrar una ventana emergente, donde podremos editar el TIPO DE SEGUIMIENTO, dependiendo de la opcin ya sea antes del examen parcial, despus de l o despus del final. Adems se puede tener un resumen de su historial de seguimientos.
4. Finalmente Aceptamos y luego guardamos.
40
LISTA DE ENTREVISTAS
Para agregar un nuevo comentario primero debemos de seleccionar el alumno de la lista. 1. Para ver las entrevistas pendientes para el da de hoy, hacemos doble clic en el titulo de programa el nos mostrar una ventana emergente con las entrevistas programadas para el da de hoy, el alumno y su cdigo, adems de la fecha en la que fue creada la entrevista.
41

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