Capitulo 1

Quin es el encargado de la planeacin? Usted y slo usted!

Para que planear? Para obtener resultados. Nada ms por eso! La planeacin es una parte esencial del trabajo de los administradores. Administracin se define como: el aprovechamiento eficaz de recursos limitados para lograr los resultados deseados.

Qu es el concepto de presidente de unidad? Sin importar que cargo tenga en la empresa considerarse presidente de una compaa y piense en las personas que se relaciona como si fueran su consejo administrativo. La responsabilidad del administrador es identificar con claridad los resultados que necesita y desea el consejo y entregrselos.

Qu es la administracin por funciones cruzadas? Significa que de ser necesario, la mayor parte de los directivos o administradores deben tener un impacto en el rendimiento de los dems departamentos y que stos, a su vez recibirn un impacto similar. Por qu deben participar todos los directivos? La eficiencia del plan tctico y el desempeo resultante de ese plan va directamente relacionado con el grado de participacin y el compromiso tanto de usted como de las otras personas clave en el proceso de planeacin. Los beneficios incluyen: Mejores resultados

Mejores planes Mayor responsabilidad Mejor comunicacin y coordinacin

Por qu tantos directivos o administradores se resisten a participar? La participacin y el compromiso no llegan de manera natural para todas las personas. Varios factores podran impedir que participen en el proceso de planeacin: Demasiadas juntas Papeleo excesivo Planes que no se ejecutan Sentimientos de frustracin por la falta de apoyo de los dems

Puede usarse la planeacin para la creacin de equipos? Un aspecto importante de la planeacin es la creacin de equipos. sta logra mayores beneficios cuando hay un proceso de planeacin que promueva: La participacin La discusin abierta El acuerdo y el apoyo mutuos a todos los niveles

Capitulo 2 Qu cosa? Resultados planeados, Claro!

Cmo? Planeacin tctica, as es cmo! La planeacin tctica define con claridad qu desea o qu pretende lograr su institucin o empresa, cmo y cundo se realizar esto y quin ser el encargado. La planeacin tctica tiene dos partes independientes: el plan y el proceso Qu es un plan tctico? Documento que identifica los resultados especficos que necesita lograr dentro de un tiempo establecido. Tambin incluye las acciones y recursos especficos que necesita para lograr esos resultados. Son seis los elementos que componen el plan: 1. reas de resultados crticas: Aseguran la continuidad en las reas importantes de rendimiento, incluyen reas tales como resultados financieros, rendimiento de las ventas, servicio al cliente y desarrollo de nuevos productos. Son tan generales que pueden incluir los resultados de ms de un departamento. 2. Anlisis de cuestiones crticas: Evalan las condiciones y los problemas especficos que tendrn un impacto fuerte en la empresa, nos ayuda a centrar el enfoque en la identificacin de problemas correctos validndolos y examinando maneras alternas de enfrentarlos. 3. Indicadores crticos de rendimiento: Son los factores mesurables dentro de cada una de las reas de resultados criticas, en las que se desea establecer objetivos especficos 4. Objetivos: Representan los resultados especficos y mesurables que se desena alcanzar dentro del periodo del plan 5. Planes en accin: Acciones especificas para lograr cada objetivo. Incluirn marcos de tiempo especficos, requisitos de recursos y responsabilidad para cada paso.

6. Revisin del plan: Diseada para ayudar a controlar el rendimiento contra los objetivos, e tal manera que se pueda tomar accin correctiva o aplicar planes de contingencia cuando sea necesario.

Qu es el proceso de planeacin tctica? Es la participacin continua de los directivos y de los empleados clave en la produccin de los planes y lo ms importante de resultados tangibles. El proceso de planeacin proporciona una manera clara para realizar el plan y un medio para garantizar que ste se entienda y que la gente se comprometa al mismo. Cules son los beneficios de este proceso de planeacin? Establecer un puente para el plan estratgico, asegurando la compatibilidad de los resultados a corto plazo con la direccin a largo plazo Herramienta efectiva de comunicacin Puede adaptarse con facilidad para enfrentar cualquier requisito especial de planeacin o de presupuesto Proporciona verificaciones y balances Ayuda a construir el trabajo de grupos.

Capitulo 3

Cul es su enfoque? Establecimiento de las reas clave de resultados de su unidad

La eficiencia es hacer las cosas bien: la efectividad es hacer las cosas debidas Peter Drucker.

Qu son las reas de resultados crticas? Son simplemente reas o categoras esenciales para el rendimiento efectivo en la institucin o empresa. Identifican los encabezados generales bajos los cuales se generaran los objetivos. Cules son los principios para determinar las reas de resultados crticas? 1. Identificar de 5 a 8 reas mas importantes dentro de las que su unidad debe lograr resultados significativos durante el siguiente ao 2. Identificar tanto las reas financieras como no financieras 3. Elegir reas que apoyan de manera directa o indirecta el plan estratgico de su institucin o empresa y otros planes a nivel superior 4. No esperar que sus ARC cubran el rendimiento total de su unidad. Sino identificar las pocas reas vitales hacia donde se deben dirigir los esfuerzos vitales. 5. Darse cuenta que muchas ARC requerirn un esfuerzo de funciones cruzadas. 6. Cada ARC debe estar limitada a dos o tres palabras

Capitulo 4

Qu es importante? Identificacin y anlisis de problemas crticos

El anlisis de problemas crticos es el segundo paso en el desarrollo del plan, lo conduce a usted y a su equipo de planeacin a conclusiones especificas y a cursos de accin alternos en los problemas ms importantes que afecten el rendimiento de su unidad. Asegura la integracin con los planes estratgico y tctico existentes mediante la identificacin, fijacin de prioridades, anlisis y resumen de los problemas tcticos crticos.

Evita que usted brinque con demasiada rapidez a una solucin antes de que se haya identificado con claridad la cuestin Permite que su equipo de planeacin est de acuerdo en conclusiones clave. Produce informacin importante para los planes de otras unidades de la organizacin.

Qu incluye el anlisis de problemas crticos? 1. Identificacin de los problemas 2. Establecimiento de prioridades en los problemas 3. Anlisis de los problemas 4. Resumen de los problemas

Capitulo 5

Cmo medir los resultados? Seleccin de sus indicadores de rendimiento

Aunque los indicadores son medibles, no hay mediciones absolutas en el proceso de planeacin; los indicadores slo muestran la probabilidad de resultados tiles. Qu son los indicadores calve de rendimiento? Aquellos factores medibles dentro de un rea de resultados crtica en especifico, en la que podra resultar til fijar objetivos. Describen qu se medir. Tiene cuatro usos: 1. Identificar una lista de los posibles factores medibles de cada ARC 2. Seleccionar esos factores sobre los que se deben fijar objetivos en estos momentos. 3. Establecer pasos especficos de accin para lograr esos objetivos

4. Rastrear el rendimiento relacionado con los objetivos y planes de accin Si usted pasa por le proceso de identificar la mayor cantidad de indicadores probables adecuados para un ARC en especial, hay una mayor probabilidad de que se identificaran los resultados adecuados cuando seleccione sus objetivos

Cules son los principios para identificar sus ICR? 1. Deben ser factores medibles, que caigan lgicamente dentro de una cierta ARC, sobre la cual se puedan fijar objetivos. 2. Pueden seleccionarse de cualquiera o de todos los tipos siguientes: Nmeros precisos Porcentajes Logros importantes Factores de servicio Problemas a solucionar Indicadores suaves o indirectos

3. Deben identificar lo que se medir, no cuanto o en que direccin 4. Deben representar factores que puedan rastrearse de manera continua al mayor grado posible 5. El costo de identificarlos y controlarlos no debe superar el valor de la informacin obtenida.

Captulo 6

Cules son sus objetivos? Establecimiento de objetivos y normas

Los objetivos son declaraciones de resultados medibles que se deben alcanzar dentro del marco del tiempo del plan (un ao). A nivel empresa los objetivos

estn limitados a los logros mas importantes proyectados para ese periodo y representan el esfuerzo que cruza las lneas de la empresa. Los objetivos son factores `principales mediante los cuales se puede medir el rendimiento de su unidad. Resulta crucial que sus objetivos se centren en las cosas correctas que sean realistas y alcanzables Principios para escribir objetivos 1. Debe empezar con un verbo en infinitivo que sea de accin o de logro 2. Debe especificar un solo resultado medible a lograr 3. Debe especificar una fecha de cumplimiento o un tiempo para completarlo 4. Debe especificar los factores de costo mximo 5. Deber ser lo ms especifico y cuantitativo posible (medible y verificable) 6. Debe especificar slo el qu y el cundo; debe evitar aventurarse en el por qu y en el cmo 7. Debe apoyar de manera directa el plan estratgico o ser compatible con el mismo y con los dems planes de alto nivel de la empresa 8. Debe ser realista y factible, pero debe representar un reto importante

De seis a diez objetivos con planes de accin por escrito es un nmero adecuado para casi todas las unidades de la empresa. Esta limitacin obligar a concentrarse en los pocos logros vitales necesarios. Otros resultados continuos, como los financieros o los de produccin, pueden proyectarse como normas de rendimiento que debern alcanzarse y conservarse.

Captulo 7

Cmo alcanzar los objetivos? Preparacin de sus planes de accin

Los objetivos indican donde va y cuando se llegara ah, mientras que los planes de accin muestran la manera para llegar ah. Qu son los planes de accin? Son el medio especfico mediante el cual se logran los objetivos. Tambin se establece quien los implantar y a quien participara de manera activa. Incorporan los elementos: 1. Pasos o acciones especficos que se requerirn 2. Las personas encargadas de ver que se cumpla con cada accin 3. El programa para realizar los pasoso acciones 4. Los recursos que se necesitan destinar para llevarlos a cabo 5. Los mecanismos de retroalimentacin que se emplearan para controlar el progreso dentro de cada paso de accin

Cul es el propsito de un plan de accin? Identificar con claridad lo que necesita suceder si se desea lograr el objetivo. Ayuda a asegurar que no se pase por alto lo que es obvio. Tambin su propsito es probar y validar su objetivo. Ya establecido el anteproyecto del objetivo, se desglosa en accione mas pequeas para decidir si realmente se puede hacer. El plan de accin crea una base ms radical para establecer: Si el objetivo puede lograrse dentro del tiempo proyectado Tiene o puede obtener resultados necesarios Tiene acceso a toda la informacin necesaria Tiene otras opciones que necesite tomarse en consideracin.

Cmo se genera un plan de accin? 1. Una serie de actividades o de sucesos especficos, no necesariamente interrelacionados, que lo llevaran al logro de su objetivo 2. Un enfoque analtico o para la solucin de problemas

3. Una serie de objetivos mas pequeos o a menor plazo

Qu formato funciona? El formato ayuda a identificar factores calves que necesitan incluirse dentro del plan. Debe ser flexible para modificarse de acuerdo con las necesidades de informacin de las personas qu lo estarn aplicando. El propsito de preparar un plan de accin usando un formato es proporcionar la visibilidad que se necesita para que el trabajo se realice de manera efectiva y eficiente. El formato incluye: Objetivo: especifica para el que se esta preparando el plan de accin Pasos de accin: entre cinco y diez acciones requeridas para lograr el objetivo Responsabilidad: Personas encargadas de observar que cada paso de la accin se lleve a cabo Calendario: Marco total de tiempo dentro del cual debe realizarse el paso de la accin Recursos: Costos totales estimados para terminar cada uno de los pasos de accin (Inicio/Fin) Mecanismos de retroalimentacin: Mtodos especficos disponibles para proporcionar la informacin requerida para rastrear el progreso dentro de cada plazo. Qu factores se deben revisar en el plan de accin? Impacto del plan estratgico, tctico o ambos Impacto financiero Disponibilidad de recursos Tecnologa de punta Condiciones ambientales Sensibilidad de polticas

Requisitos contractuales Seceso en el ao calendario o en el ao fiscal Planes de contingencia

El propsito de describir los factores es atraer la atencin a la necesidad de identificar puntos de reflexin cuando desarrolla el plan de accin.

Captulo 8

Cmo sabr y qu har? Revisin y modificacin de sus planes

Se requiere terminar le proceso de planeacin con algunas reflexiones y adems elementos tiles para supervisar y reforzar el progreso hacia el logro de objetivos. Conocido como control administrativo. Cul es el propsito del control administrativo? Enviar una seal de alerta cuando se necesiten cambios en el tiempo, suficiente para tomar la accin correctiva necesaria.

Unas palabras de advertencia Una advertencia que es necesaria tener en mente es que el control eficiente proporciona la atencin adecuada de manera oportuna pero con el menor gasto de tiempo y esfuerzo. Adecuada significa la cantidad mnima de informacin necesaria para mantenerse al tanto d esa situacin presente. Oportuna implica la disponibilidad de retroalimentacin en tiempo suficiente para tomar cualquier accin correctiva que se requiera. Menor gasto indica que la obtencin de retroalimentacin necesaria debe causar poca o nula interrupcin en la continuidad del proceso de produccin.

Qu se debe controlar?

Es necesario enfocar las diligencias de supervisin en los pocos factores vitales que caen dentro de las reas bsicas de tiempo, recursos, calidad y cantidad. Estos factores incluyen: Numero reducido de empleados que pueden producir mayor cantidad de trabajo de alta calidad, empleados que producen mayor cantidad de errores, empleados que tiene altas tasas de accidentes, ausentismo y retardos. Operaciones que causan cuellos de botella, equipos defectuosos. Productos y servicios que crean descontento en clientes. Numero limitado de clientes y mercados que producen mayor utilidad, problemas en ventas o servicios y problemas de cobranza. Ciertos momentos del da o del ao que prestan oportunidades o problemas.

Cmo puede supervisar su avance? Por medio de tres preguntas: Qu podra cambiar? Cmo y cundo lo sabr? Qu har?

Captulo 9

Qu puede hacer para que las cosas funcionen? Evaluacin e implantacin de su proceso de planeacin
Ha llegado el momento de conjuntar todo de manera que este proceso funcione de forma especfica para su empresa Cules es su lugar en el proceso de planeacin?

El plan puede ser desde muy detallado y completo hasta uno de presupuestos o uno de plan de ventas para tener una lista de cosas que es necesario hacer. No necesariamente se tiene que empezar desde el principio se puede empezar desde donde se encentre el proceso de planeacin. Al evaluar el proceso actual responde: Cumple con el contenido de su proceso actual de planeacin? Se aplica su trabajo actual de planeacin a nivel de la empresa? Cmo puede fortalecerse su proceso actual de planeacin?

La

evaluacin

la

implantacin

de

su

proceso

tctico

le

ayuda

a:

Establecer donde se encuentra en estos momentos en su proceso de planeacin Establecer que adiciones o modificaciones se necesitan en el proceso Definir que pretende lograr su empresa o unidad durante el siguiente ao, cuando y como se har Implantar la porcin de su plan estratgico del siguiente ao Obtener la participacin activa de todas las personas que deben tienen un papel activo en el proceso Establecer un proceso adecuado de revisin para garantizar la implantacin de los planes

La planeacin estratgica es visionaria y a largo plazo. La planeacin tctica es especfica y a corto plazo. Las dos deben coordinarse para garantizar un proceso de planeacin efectivo y productor de resultados. La clave para el xito en el proceso estriba en obtener la participacin activa y el compromiso de todos en la empresa. El propsito fundamental de la planeacin no es producir planes sino resultados.