REQUERIMIENTOS SUSTANCIALES EN LA PLANAEACION DE PROYECTOS Y SU APLICACION EN PROYECTOS EDUCATIVOS

Todo proyecto lleva implcito un diseo estructural en el cual se establecen de manera secuencial, clara y coherentemente sus fines y su intencionalidad dentro de esta estructura encontramos cuatro elementos fundamentales que son: (La gestin de la integracin, el plan de la gestin del alcance, el plan de la gestin del tiempoy el Plan de Gestin de costos). Brevemente abordaremos cada uno de ellos y finalmente resaltaremos la importancia de estos cuatro procesos en la aplicacin de proyectos educativos. 1. La gestin de la integracin: es una fase inicial de todo proyecto en la cual los miembros participantes buscan establecer parmetros claros para identificar, definir y coordinar todos los procesos, instrumentos y actividades necesarias que se van adelantar en la direccin y orientacin de un proyecto, en este sentido podramos decir que esta fase de integracin es una especie de carta de navegacin que traza las rutas claras cuyo objetivo fundamental es llevar el proyecto hasta su finalizacin. Requerimientos propios de esta fase son: - Acta de constitucin del proyecto.Documento formal y evidencia clara que demuestra que se ha dado inicio a un proyecto en el cual se especifican las funciones del director del proyecto, finalidad o justificacin del proyecto, las oportunidades del proyecto, esquema organizacional y funcional y sus participantes, entre otros. En esta acta de constitucin del proyecto intervienen los interesados en el proyecto con sus firmas los patrocinadores o inversionistas que pueden ser del orden pblico estatal o de carcter privado si es el caso.

- Enunciado del alcance del proyecto.Es la definicin ms detallada y especifica del proyecto aqu se muestran no solo los alcances del proyecto, sino tambin sus lmites, sus objetivos, los requisitos y caractersticas del proyecto, los criterios o razones del por qu debe ser abalado y los requisitos indispensables de lo que se pretende lograr con el proyecto. En esta fase se clarifica cmo se inicia, supervisa, controla y se cierra el proyecto, como tambin se lleva un registro documentado de todas las actividades, las interacciones, los roles y las responsabilidades de los equipos de gestin y direccin constituidos. - Supervisar y controlar el trabajo del proyecto. conlleva al fracaso. Lo que no se controla y

supervisa tiene la tendencia a cometer graves equivocaciones y por lo tanto Supervisar y controlar el trabajo en un proyecto, permite anticiparse a los posibles errores y desarrollar las acciones pertinentes para devolverle el rumbo inicial a lo programado y as prevenir, controlar y maximizar el rendimiento del proyecto. La supervisin es tarea del director del proyecto y su equipo de trabajo, es permanente durante todo el proyecto. - Cierre del proyecto. Es el proceso de finalizacin de todas las actividades de manera completa a lo largo de todo el proyecto y que han estado supervisadas, controladas y gestionadas. En el cierre del proyecto se llevan a cabo todos los procedimientos necesarios de verificacin y documentacin del producto o propsito final de los resultados entregables del proyecto, y sus evidencias formalizando as la aceptacin de los resultados finales que se esperan sean positivos a los interesados. 2. Plan de Gestin del alcance: El alcance del proyecto es una descripcin del trabajo requerido para entregar el producto, servicio o resultado del proyecto. El alcance del proyecto gua al director en las decisiones de aadir, cambiar o eliminar trabajo del proyecto. Lo primordial de esta etapa es definir con certeza el alcance del proyecto; y luego de ello se procede con una herramienta

denominada ESTRUCTURA DE DESENGLOSE DEL TRABAJO (EDT) (PMBOK, 2008), y luego la forma como se debe verificar y controlar la fase del proyecto. Elementos del alcance del proyecto: Objetivos del proyecto, Descripcin del alcance, Requisitos del proyecto, lmite del proyecto, producto entregable, criterios de aceptacin del proyecto, restricciones del proyecto y posibles limitaciones de fondos del proyecto. En esta fase se cuenta con una serie de matrices o formatos que facilitan la entrega a tiempo de los resultados acordados Su importancia radica esencialmente en la vinculacin de los objetivos del proyecto, ms el trabajo necesario para que se den esos objetivos (es la suma de productos y servicios que deben ser realizados en el proyecto). 3. Plan de Gestin del tiempo: En un proyecto es aquel que incluye los procesos necesarios para lograr la finalizacin del mismo a tiempo. Para que esto se d es importante tener en cuenta los siguientes pasos: Definir las actividades, secuenciar las actividades, estimar los recursos y actividades, estimar la duracin de las actividades, desarrollar el cronograma y controlar el cronograma. En el Plan de Gestin del Tiempo, el cronograma determina el total de las fechas para completarlo, este tiene que ser realizado por el equipo del proyecto y recibir insumos de varias personas cercanas al proyecto. Es importante que dentro de la planificacin del cronograma se tengan en cuenta la lista detallada de todas las actividades y tareas del proyecto fundamentales para la ejecucin del tiempo. Se resalta que en un cronograma de actividades se debe determinar la duracin de cada actividad como tambin los responsables de las mismas, enfocarse en el tiempo real de trabajo y la disponibilidad de los recursos para llevar a cabo las actividades. Por ello se recomienda el uso de herramientas muy importante en las ejecucin de proyectos y en la gestin del tiempo que son: (Mtodo del diagrama de red, la ruta critica y el diagrama de Gantt). 4. El Plan de Gestin de costos

Es el proceso ms desafiante en el desarrollo de un proyecto, por lo tanto el clculo de los costos requiere de mucha atencin, precisin y debe ir orientado o acorde con las expectativas e intereses de quienes van a aportar los recursos que van a permitir llevar a flote la aprobacin o no del proyecto. Estos clculos deben ser convincentes y en la mayora de los casos estar concatenados con el alcance del proyecto en materia de rentabilidad a corto, mediano y largo alcance. Para la gestin de costos los aspectos a considerar son: - Estimacin de Costos: es una aproximacin general de los recursos necesarios para el desarrollo de un proyecto que se va actualizando a medida que el proyecto se va desarrollando debido a que estos costos pueden variar e impactar positiva o negativamente el proyecto. - Determinacin del Presupuesto: Es el proceso mediante el cual se realiza la suma de los costos estimados de todas las actividades que se han proyectado realizar. Esta suma establece una lnea base de costo y que todos los participantes deben ajustarse a ella, requiere de una autorizacin no incluye plan de reserva de gastos de imprevistos. - Control de Costos: En un proyecto tiene como funcin identificar cada una de las causas que genera variaciones positivas o negativas dentro del presupuesto. Para garantizar un manejo eficaz y adecuado de los recursos es importante la actualizacin permanente de las variaciones o movimientos en la lnea de base de costos, todo cambio que se realice en el presupuesto asignado debe ser autorizado, registrado y monitoreado para garantizar la estabilidad financiera del proyecto.

Todos estos requerimientos sustanciales en la planeacin de proyectos pueden ser aplicados en proyectos de carcter educativos porque no se alejan de los propsitos que estn inmersos en la gestin educativa. La gestin educativa es una herramienta necesaria para el mejoramiento de la calidad de la educacin en las instituciones educativas, esta permite la consolidacin de una autonoma en las instituciones y por ello el fortalecimiento de los estndares de calidad. Los cuatro elementos sustanciales que resaltamos anteriormente en la estructura y diseo de proyectos son compatibles con la gestin educativa y se complementan. Una buena gestin educativa requiere de la gestin de la integracin, el plan de la gestin del alcance, el plan de la gestin del tiempoy el Plan de Gestin de costos. La gestin educativa debe estar conformada por este conjunto de procesos organizados que permiten que una institucin de educacin logre sus objetivos y metas establecidos en el PEI (Proyecto Educativo Institucional). Una gestin apropiada pasa por momentos de diagnstico, planeacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin que se nutren entre s y conducen a la obtencin de los resultados definidos por los equipos directivos. Una buena gestin es la clave para que lo que haga cada integrante de una institucin tenga sentido y pertenencia dentro de un proyecto que es de todos. En otras palabras, es fundamental lograr que todos tiren del mismo lado de la cuerda para lograr lo que se quiere, y mejorar permanentemente. De ah la importancia de tener en cuenta estos cuatro elementos sustanciales en el diseo de proyectos educativos y en particular en cada uno de los cuatro mbitos de la gestin educativa. (Gestin directiva, gestin pedaggica y acadmica, gestin administrativa y financiera y gestin de la comunidad). Una buena gestin educativa alimentada con estos elementos de diseo y desarrollo de proyectos permiten el mejoramiento continuo y se convierten en

herramientas para orientar las acciones escolares hacia el logro de las metas que el equipo directivo defina, en compaa de los dems integrantes de la comunidad educativa. Estos propsitos, metas y acciones permiten que una institucin tenga una "carta de navegacin" que debe ser conocida por todos para lograr el compromiso de cada uno, bajo el liderazgo del rector y de su equipo directivo. Finalizamos agregando que una buena gestin educativa conlleva a saber hacia dnde se va, contar con registros actualizados, hacer un uso efectivo del tiempo y de los recursos, tener un modelo organizativo basado en el liderazgo y el trabajo en equipo, hacer un uso adecuado del talento humanos para lograr ms y mejores aprendizajes, contar con mecanismos de evaluacin para cada proceso claros y conocidos por todos, y disear planes de mejoramiento continuo con la asistencia tcnica de las secretaras de educacin para el mejoramiento de la calidad educativa.