ADMINISTRAO DE RECURSOS E MATERIAIS E PATRIMONIAIS Renato Fenili

Em uma organizao, podemos identificar 4 tipos de recursos disponveis:

MATERIAIS

ASSOCIADOS AO MERCADO (relacionado a coordenao e cooperao) RECURSOS TECNOLGICOS

FINANCEIROS

Obs.: No existe mais o termo Recursos Humanos, esse tpico tratado como Gesto de pessoas.

Em sentido amplo, recurso material engloba todos os meios fsicos que dispe uma organizao, indo desde aqueles relacionados sua infraestrutura (um prdio, por exemplo) at mesmo aos materiais auxiliares (papel A4, por exemplo).

Em sentido estrito: RECURSO MATERIAL Refere-se aos elementos RECURSO PATRIMONIAL fsicos Refere-se aos elementos fsicos

empregados por uma organizao que empregados por uma organizao que so concorrem para a constituio de seu destinados manuteno das atividades de produto final, podendo este produto final uma organizao. ser um material processado ou um servio; A natureza do recurso patrimonial Nem sempre possvel armazen-lo Na A natureza do recurso material no permanente. permanente; geralmente possvel armazen-lo em em estoques. estoques. Na Contabilidade, Contabilidade, os recursos

recursos materiais patrimoniais referem-se ao conceito de bens

podem ser aproximados do conceito de de uso, ou ativo imobilizado de uma bens de venda (mercadorias, matrias- organizao (imveis, terrenos, mveis e primas, produtos em fabricao e produtos utenslios, veculos, mquinas e

prontos), carecendo apenas dos materiais equipamentos, computadores e terminais, auxiliares expediente). (por exemplo, material de instalaes etc), tomados em conjunto com seus ativos intangveis.

Uma vez esclarecido o que se entende por Recurso Material, estamos aptos a partir para a definio de Administrao de Materiais:

O conjunto de atividades conduzidas em uma organizao, visando a maximizar a utilizao dos recursos da empresa.

Veja que o principal objetivo da Administrao de Materiais maximizar a utilizao dos recursos da empresa. Em outras palavras:

Evitar o desperdcio, que pode se manifestar das mais diversas maneiras: excesso de estoque, aquisio de materiais desnecessrios ou de baixa qualidade etc.

Nesse enfoque, a fim de atingir o objetivo principal da Administrao de Materiais (maximizar a utilizao dos recursos da empresa),podemos estabelecer os objetivos secundrios da Administrao de Materiais:

Suprir a organizao dos materiais nas quantidades corretas, na qualidade requerida, no momento certo, armazenando-os da maneira e no local apropriados, praticando preos econmicos e minimizando estoques.

Para cumprir estes objetivos, a Administrao de Materiais divide-se em ATIVIDADES ESPECFICAS e complementares entre si, assim agrupadas por Gonalves (2007): Gesto de estoques objetiva adequar os nveis de estoque s necessidades e poltica de gesto de materiais da organizao. Para tanto, utiliza tcnicas de previso de consumo, gerando sinais para a rea de compras a fim de iniciar processos de aquisio. Gesto de compras objetiva efetuar as aquisies / contrataes demandadas pelos diversos rgos componentes da empresa, bem como atender s solicitaes da rea gestora de estoques.

Gesto dos centros de distribuio responsvel pelo controle fsico dos materiais, bem como pelo seu recebimento na organizao, movimentao, armazenagem e distribuio interna. QUESTO

1. (CESPE / SEAD FUNESA / 2008) objetivo da administrao de materiais maximizar a utilizao dos recursos da empresa. CERTO Uma administrao de materiais eficiente implica a minimizao de desperdcios pela organizao. Em outras palavras, maximiza-se o uso dos recursos disponveis, atravs de uma gesto de materiais eficiente.

2. (CESPE / CNPQ / 2011) Uma das funes precpuas do administrador de materiais minimizar o uso dos recursos envolvidos na rea logstica da empresa, visando economia e eficincia. ERRADO
3. (CESPE / STM / 2008 - adaptada) A administrao de materiais visa a colocar os materiais necessrios na quantidade certa, no local certo e no tempo certo disposio dos rgos que compem o processo produtivo da empresa. Certo (objetivos secundrios)

1 CLASSIFICAO DE MATERIAIS

A classificao dos itens de material um procedimento necessrio a fim de racionalizar o controle de materiais em estoque. Trata-se de um procedimento de aglutinao de materiais por caractersticas semelhantes, servindo de informao gerencial ao administrador de materiais, que se torna capaz de voltar sua ateno a determinada(s) categoria(s) de material(is), ao invs de tentar, em vo, lidar com uma infinidade de itens de materiais. Sem uma classificao de materiais bem definida, seria quase impossvel ao gestor de materiais administrar seus estoques.

1.1 Atributos e Etapas da Classificao de Materiais

Um sistema de classificao deve possuir determinadas qualidades (ou atributos) que o torne satisfatrio. Para Viana (2000), so trs os atributos de um bom sistema de classificao:

ABRANGNCIA

FLEXIBILIDADE

PRATICIDADE

Abrangncia = a classificao deve abordar uma srie de caractersticas dos materiais, caracterizando-os de forma abrangente. Aspectos fsicos, financeiros,

contbeis...so todos fundamentais em um sistema de classificao abrangente. Flexibilidade = Segundo Viana (2000), um sistema de classificao flexvel aquele que permite interfaces entre os diversos tipos de classificao, de modo a obter uma viso ampla da gesto de estoques. Enquanto a abrangncia tem a ver com as caractersticas do material, a flexibilidade refere-se comunicao entre os tipos de classificao, bem como possibilidade de adaptar e melhorar o sistema de classificao sempre que desejvel. Praticidade = a classificao deve ser simples e direta, sem demandar do gestor procedimentos complexos.

QUESTO

4. (IFC / UFSC / 2009) Em relao aos atributos para a classificao de materiais, assinale a alternativa CORRETA: a) Criatividade, inovao e flexibilidade b) Mudana, adaptao e estratgia c) Abrangncia, criatividade e inovao d) Abrangncia, flexibilidade e praticidade e) Praticidade, estratgia e reorganizao Alm dos atributos de um sistema de classificao, h de se abordar as etapas (ou princpios) que regem a classificao de materiais.

CATALOGAO

SIMPLIFICAO

IDENTIFICAO (especificao)

CODIFICAO

PADRONIZAO

NORMALIZAO

Catalogao: arrolamento de todos os itens de material existentes em estoque, permitindo uma ideia geral do conjunto; Simplificao: reduo da diversidade de itens de material em estoque que se destinam a um mesmo fim. Caso existam 2 itens de material que so empregados para a mesma finalidade, com o mesmo resultado indiferentemente, opta-se pela incluso no catalogo de materiais apenas um deles. A simplificao uma etapa que antecede a padronizao; Identificao (Especificao): descrio minuciosa do material, possibilitando sua individualizao em uma linguagem familiar ao mercado; Normalizao: estabelecimento de normas tcnicas para os itens de material em si, ou para seu emprego com segurana. Pode-se dizer, da mesma forma, que a normalizao de itens de material necessria para a consecuo da padronizao em sua completude. A entidade oficial de normalizao no Brasil a Associao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT); Padronizao: uniformizao do emprego e do tipo do material. Facilita o dilogo com o mercado, facilita o controle, permite a intercambialidade de sobressalentes ou demais materiais de consumo (peas, cartuchos de impressoras padronizadas, bobinas de fax etc.); Codificao: atribuio de uma srie de nmeros e/ou letras a cada item de material, de forma que essa informao, compilada em um nico cdigo, represente as caractersticas do item. Cada item ter, assim, um nico cdigo.

Dessa maneira, atravs da classificao que os itens em estoque so agrupados segundo determinados critrios, sejam eles peso, forma, dimenses, tipo, uso etc. O resultado a otimizao dos controles de estoque, dos procedimentos de armazenagem e da operacionalizao dos almoxarifados (= locais de armazenagem dos itens de material, na organizao).

QUESTES

5. (CESPE / SESA ES / 2011) Simplificao, especificao e normalizao so etapas da classificao de materiais. CERTO (Catalogao, Padronizao e Codificao) 6. (CESPE / ABIN / 2010) Considere que, no estoque de uma oficina mecnica, haja vrios parafusos de diferentes tipos. Nessa situao, no controle de estoque, todos os parafusos devem ser considerados um mesmo item de consumo, atribuindo-se a esse item uma nica codificao. ERRADO
Parafusos de diferentes tipos usualmente tm aplicaes distintas. Assim, no h de se falar de simplificao, mas sim de uma especificao apropriada para cada parafuso.

1.2 Tipos (ou critrios) de classificao.

Vrios so os tipos de classificao de materiais, determinados em funo das informaes gerenciais desejadas pelo Gestor de Materiais.

Vertical: tentar produzir Possibilidade de fazer ou comprar Horizontal: terceirizar

de Estoque: produto previsvel Por demanda no-de-estoque: produto imprevisvel Matria-prima Produto intermedirio ou em processo Produto final ou acabado Material auxiliar Por perecibilidade Classe X: baixa criatividade Por importncia operacional (Classificao XYZ) Classe Y: criatividade intermediria Classe Z: mxima criatividade Classe A: itens de maior relevncia Por valor econmico (Curva ABC) Classe B: itensde importncia intermediria Classe C: itens de menor relevncia

Por aplicao na organizao TIPOS DE CLASSIFICAO

Por periculosidade

a) Possibilidade de fazer ou comprar

Tem por objetivo prover a informao de quais materiais podero ser produzidos internamente pela organizao, e quais devero ser adquiridos no mercado. As categorias de classificao podem ser assim listadas: materiais a serem produzidos internamente; materiais a serem adquiridos; materiais a serem recondicionados (recuperados) internamente; materiais a serem produzidos ou adquiridos (depende de anlise caso-acaso pela organizao).

A deciso sobre produzir ou adquirir um item de material no mercado tomada pela cpula da organizao, considerando os custos e a estrutura envolvida. Nesse contexto, h duas estratgias possveis: a verticalizao e a horizontalizao: Verticalizao: Produz-se (ou tenta-se produzir) internamente tudo o que puder. Essa estratgia foi dominante nas grandes empresas, at o final do sculo passado, no intuito de assegurar a independncia de terceiros (ex: General Motors). Mais raramente, h empresas que ainda se esforam na verticalizao de seus negcios (um exemplo seria a Faber-Castell que, na ltima dcada, esforou-se na conquista da autossuficincia no plantio de madeira, matria-prima na confeco de lpis). No entanto, verticalizar mostrouse um negcio arriscado, j que se corre o risco da empresa ficar engessada, ou seja, a imobilizao de recursos pode tornar o negcio pouco flexvel. Horizontalizao: Compra-se de terceiros o mximo de itens que iro compor o produto final. Esta estratgia a grande tendncia das empresas modernas. De modo geral, apenas os processos fundamentais (chamados core processes) no so terceirizados, por razes de segredos tecnolgicos. A estrutura horizontalizada tpica do Sistema Toyota de Produo, que remete a terceiros cerca de 75% do processo produtivo1.

VANTAGENS
Verticalizao Horizontal Independncia de terceiros; Maiores lucros;

DESVANTAGENS
Perda de flexibilidade (a

empresa fica engessada); Maior investimento (maiores

Manuteno de segredo sobre

tecnologias prprias. Garantia de flexibilidade; Menores custos (no h despesa

custos). Perda de controle

tecnolgico; Dependncia de terceiros;

na criao de estruturas internas)

Lucros menores.

b. Por demanda

Materiais de estoque: so os materiais que, dada a previsibilidade da demanda pela organizao, devem ser mantidos em estoque.

Material

de

no-de-estoque:

So

os

materiais

que,

dada

imprevisibilidade da demanda pela organizao, no tem necessidade de estarem em estoque. (Lembre-se: estoque gera custos organizao)

No caso de materiais no de estoque, quando verificada sua necessidade, iniciase um processo de aquisio. Em rgos pblicos, a aquisio dos materiais no-de-estoque, os quais a demanda imprevisvel, feita, preferencialmente, mediante o chamado Sistema de Registro de Preos, que ser abordado em compras governamentais.

Obs.: As demais classificaes so atinentes exclusivamente aos materiais de estoque, que so mantidos nos almoxarifados das organizaes. c. Por aplicao na organizao

TIPO

DEFINIO Substncia que toma parte no processo de

EXMPLO

Matria prima

produo, incorporando fisicamente o produto final. o produto que tomar parte no produto

Produto intermedirio ou em processo

final, sem que haja alterao em suas propriedades qumicas ou fsicas. Podem ser adquiridas de outra organizao, ou fabricadas internamente.

Produto final ou acabado

aquele que representa o objetivo final da organizao, estando pronto para comercializao. utilizado no processo de produo / fabricao, sem que se incorpore ao produto final. Vai desde o material de expediente

Material auxiliar

utilizado (papel, caneta), at ferramentas, alm dos materiais por ventura consumidos como combustveis (leo diesel, gasolina, carvo)

d. Por periculosidade

Materiais perigosos so aqueles que oferecem risco, em especial durante as atividades de manuseio e transporte. Nesta categoria, esto inseridos os explosivos, lquidos e slidos inflamveis, materiais radioativos, corrosivos, oxidantes entre outros.

e. Por perecibilidade

Trata-se de uma classificao que leva em conta o desaparecimento das propriedades fsico-qumicas do material. Gneros alimentcios, vacinas, materiais para testes laboratoriais, entre outros, so considerados perecveis, j que esto sujeitos deteriorizao e decomposio. f. Por importncia operacional (CLASSIFICAO XYZ)

A Classificao XYZ avalia o grau de criticidade ou de imprescindibilidade do item de material nas atividades desempenhadas pela organizao. As classes so assim definidas, conforme Mendes e Castilho (2009):

CLASSIFICAO POR IMPORTNCIA CLASSE DEFINIO Materiais de baixa criticidade, cuja falta no implica paralisaes Classe X da produo, nem riscos segurana pessoal, ambiental e patrimonial. Ainda, h facilidade de sua obteno no mercado. Materiais que apresentam grau de criticidade intermedirio, Classe Y podendo, ainda, ser substitudos por outros com relativa facilidade. Materiais de mxima criticidade, no podendo ser substitudos por outros equivalentes em tempo hbil sem acarretar prejuzos Classe Z significativos. A falta desses materiais provoca a paralisao da produo, ou coloca em risco as pessoas, o ambiente ou o patrimnio da empresa.

Z Alta criticidade Y Criticidade intermediria X Baixa criticidade

A vantagem da utilizao da classificao do tipo importncia operacional a obteno da informao dos itens de material em estoque considerados vitais para a organizao, seja em termos de continuidade da produo ou de segurana s pessoas, ao ambiente e ao patrimnio. Contudo, com base APENAS NESSE TIPO DE CLASSIFICAO, o Gestor de Materiais no conseguir saber quais os itens em estoque responsveis pelo maior valor financeiro, por exemplo. Este tipo de informao dada pela Classificao ABC (ou de Pareto).

As razes para a considerao de materiais como crticos podem ser assim listadas: Razes econmicas: materiais de alto valor, ou de custos significativos de transporte e armazenagem;

 Razes de armazenagem, manuseio e transporte: materiais de alta periculosidade, ou perecveis, ou, ainda, de elevados peso e dimenso; Razes de planejamento: materiais de difcil previso de consumo, pela organizao.

Obs.: OBSOLESCNCIA o fenmeno que acarreta a inutilidade de determinado item de material (ele se toma obsoleto), seja devido a inovaes tecnolgicas ou por razes econmicas (quando os usos sobressalentes, seguidos da manuteno tornam-se mais caro do que a aquisio de um novo produto).

Materiais crticos podem assumir diferentes aspectos, a depender da razo em pauta pelo Gestor de Materiais. Se a razo for econmica realmente h a necessidade de um controle de obsolescncia. No entanto, um material de alta periculosidade, ou de elevado peso, no tem a necessidade diferenciada de controle de obsolescncia.

O profissional que atua na administrao de materiais deve dedicar ateno ao controle dos materiais de alto valor financeiro, os quais devem ser submetidos ao controle de obsolescncia de forma contnua e peridica. QUESTO

9. (CESPE / CNPQ / 2011) Uma desvantagem de se utilizar a classificao de materiais do tipo importncia operacional que ela no fornece anlise econmica dos estoques. CERTO. 10. (CESPE / IPOJUCA / 2009) A classificao XYZ um mtodo de anlise qualitativa que determina a criticidade dos materiais e dos medicamentos no hospital. Os itens X so aqueles considerados vitais ou crticos para a produo, sem similar no hospital. ERRADO

11. (CESPE / CNPQ / 2011) O profissional que atua na administrao de materiais deve dedicar ateno ao controle dos materiais crticos, os quais devem ser submetidos ao controle de obsolescncia de forma contnua e peridica. CERTO Em Administrao de Materiais, h o conceito de materiais crticos, atendidos como aqueles que so merecedores de ateno especial do gestor, por diversos motivos sejam eles financeiros, operacionais, de segurana, entre outros. 12. (CESPE / CNPq / 2011) O profissional que atua na administrao de materiais deve classificar como materiais crticos aqueles que possuem demanda previsvel, os quais devem ser estocados com base no risco. ERRADO

g) Por valor econmico (Curva ABC)

O Mtodo da Curva ABC ou Princpio de Pareto (ou, ainda, Curva 80-20), uma ferramenta segundo a qual os itens de material em estoque so classificados de acordo com sua importncia, geralmente financeira.

Para Gonalves (2007), o principal objetivo da anlise ABC identificar os itens de maior valor de demanda e sobre eles exercer uma gesto mais refinada, especialmente por representarem altos valores de investimentos e, muitas vezes, com impactos estratgicos para a sobrevivncia da organizao.

Devemos frisar que, na sistemtica da Curva ABC, os itens de material em estoque so usualmente classificados de acordo com seu valor financeiro, mas existe a possibilidade de adoo de outros critrios, como, por exemplo, impacto na linha de produo, ou, itens mais requisitados pelos setores da organizao.

No mtodo da Curva ABC, os itens em estoque so classificados em trs classes: Classe A itens de maior relevncia

Classe C itens de menor relevncia em estoque

Classe B itens de importncia intermediria

Os percentuais aproximados (e no fixos) so os relacionados abaixo:

% do critrio selecionado CLASSE (geralmente o valor (R$) em estoque) A B C 80% 15% 5%

% Quantidade aproximada em estoque 20% 30% 50%

A representao grfica da curva ABC apresentada a seguir, adotando-se, como critrio, o valor dos itens em estoque:

13. (FCC / METR SP / 2008) No processo de gesto de materiais, a classificao ABC uma ordenao dos itens consumidos em funo de um valor financeiro. So considerados itens A os itens de estoque com as caractersticas de: a) muitos itens em estoque e baixo valor de consumo acumulado. b) poucos itens em estoque e baixo valor de consumo acumulado. c) muitos itens em estoque e alto valor de consumo acumulado. d) poucos itens em estoque e alto valor de consumo acumulado. e) nmero mdio de itens em estoque e alto valor acumulado.

1.3 Metodologia de clculo da curva ABC.

2 GESTO DE ESTOQUES.

3 COMPRAS.

3.1 Organizao do setor de compras.

3.2 Etapas do processo.

3.3 Perfil do comprador. 3.4 Modalidades de compra. 3.5 Cadastro de fornecedores. 4 Compras no setor pblico. 4.1 Objeto de licitao. 4 Edital de licitao. 5 Recebimento e armazenagem. 5.1 Entrada. 5.2 Conferncia. 5.3 Objetivos da armazenagem. 5.4 Critrios e tcnicas de armazenagem. 5.5 Arranjo fsico (leiaute). 6 Distribuio de materiais. 6.1 Caractersticas das modalidades de transporte. 6.2 Estrutura para distribuio. 7 Gesto patrimonial. 7.1 Tombamento de bens. 7.2 Controle de bens. 7.3 Inventrio. 7.4 Alienao de bens. 7.5 Alteraes e baixa de bens.