SOLICITUD EN LNEA DE APOSTILLA LEGALIZACIN DE DOCUMENTOS NO ELECTRNICOS

Seor usuario antes de iniciar el registro de solicitud de apostilla legalizacin en lnea tenga en cuenta los siguientes aspectos: Debe digitalizar (escanear) el documento en un solo archivo en formato PDF con tamao que no supere los 11MB. Por cada solicitud registrada solamente podr apostillar o legalizar un (1) documento. El documento digitalizado (escaneado) debe ser completamente legible, incluyendo la firma del funcionario pblico.

Para iniciar con el registro de su solicitud, ingrese a la pgina del Ministerio de Relaciones Exteriores en la seccin Tramites o directamente a travs del siguiente enlace: https://tramites.cancilleria.gov.co/Ciudadano/Apostilla/solicitudTramite/inicio.aspx y siga los siguientes pasos: 1. Seleccione la opcin OTRO de la lista Tipo de documento a apostillar o legalizar y haga clic en el botn Siguiente

Ilustracin 1: Tipos de documento para apostilla / legalizacin

2. Seleccione el pas destino ante el cual presentar la apostilla o legalizacin del documento, a continuacin haga clic en el botn Siguiente

Ilustracin 2 Formulario de solicitud

3. Si tiene correo electrnico seleccione la opcin Si a la pregunta Tiene correo electrnico? e ingrese un correo electrnico al cual usted tenga acceso y autorice el uso del mismo para el envo de las notificaciones; al correo registrado le ser remitida toda la informacin relacionada con su solicitud. Si no tiene correo electrnico deber consultar el estado de su solicitud a travs de la opcin "Consulta estado de la solicitud de apostilla/legalizacin en lnea" Haga clic en el botn Siguiente

Ilustracin 3 Correo electrnico

4. Ingrese el nmero de hojas del documento el cual va a apostillar o legalizar y haga clic en el botn Siguiente. Nota: Tenga en cuenta que una hoja equivale a dos pginas.

Ilustracin 4 Hojas

5. Adjunte el documento que va a apostillar o legalizar digitalizado (escaneado) en formato pdf el cual solo podr tener un tamao mximo de 11MB. El documento digitalizado debe ser completamente legible incluyendo la firma del funcionario pblico. Seleccione original o copia de acuerdo a las caractersticas del documento que usted tiene en fsico, pues de acuerdo a esto ser expedida su apostilla/legalizacin A continuacin haga clic en el botn Registrar solicitud

Ilustracin 5 Documento digitalizado

6. El sistema le notificar que su solicitud fue registrada exitosamente, por favor conserve el cdigo de verificacin para efectuar seguimiento a su solicitud.

Ilustracin 6 Registro exitoso de solicitud

7. Una vez que su solicitud sea verificada se le notificar al correo electrnico registrado el resultado de la misma en un plazo mximo de 24 horas; si no registr el correo electrnico podr consultar el estado de su solicitud a travs de la pgina del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia en la opcin "Consulta estado de la solicitud de apostilla/legalizacin en lnea" Si su solicitud presenta inconsistencias en los datos diligenciados o el documento digitalizado no es legible su solicitud ser RECHAZADA, en ese caso deber verificar los motivos del rechazo y realizar una nueva solicitud teniendo en cuenta haber corregido las causales del rechazo notificados por el sistema. Si su solicitud es APROBADA contine con los siguientes pasos:

SOLICITUDES APROBADAS
1. El sistema le notificar mediante correo electrnico que su solicitud fue APROBADA y los datos de la aprobacin, por favor verifique que todos los datos sean correctos; en caso de existir alguna inconsistencia en los datos por favor abstngase de realizar el pago y efectu una nueva solicitud; recuerde que despus de haber realizado el pago NO HABR LUGAR A CORRECCIONES NI DEVOLUCIN DE DINERO.

Ilustracin 7 Correo de notificacin resultado de solicitud

Si no registr correo electrnico en la solicitud podr consultar el estado de su solicitud en la opcin Consulta estado de la solicitud de apostilla/legalizacin en lnea o accediendo directamente a travs del siguiente enlace e indicando el cdigo de verificacin y fecha en la que efectu la solicitud: http://tramites.cancilleria.gov.co/ciudadano/ConsultaEstado/consulta.aspx :

Ilustracin 8: Consulta estado del trmite en la pgina del Ministerio

PAGO
2. Si todos los datos son correctos dirjase al enlace de pago indicado en el correo de aprobacin, o si efectu la consulta a travs de la pgina haga clic en el botn Generar referencia de pago

Ilustracin 9 En correo electrnico: enlace para pago en correo de aprobacin

Ilustracin 10 Sin correo electrnico: enlace para pago consulta en pgina del Ministerio

3. El sistema le presentar un formulario para registrar los datos relacionados con el pago

Ilustracin 11 Inicio registro de pago

4. Diligencie los datos del formulario y seleccione de la lista Pago en el lugar en donde realizar el pago del trmite: Si se encuentra en Colombia podr seleccionar: PAGO EN LINEA (ATRAVES DE PSE) : Para pago electrnico haciendo uso del Proveedor de Servicios Electrnicos PSE para lo cual debe contar con una cuenta habilitada para realizar transacciones electrnicas SUCURSAL BANCO SUDAMERIS O CAJERO SERVIBANCA: Para pago en cualquier ventanilla del banco GNB Sudameris en Colombia presentando el recibo de pago impreso o en cualquier cajero electrnico de la red Servibanca.

Si se encuentra en el exterior podr seleccionar: CONSULADO: Para pagar en el consulado de Colombia ms cercano a su residencia presentando el nmero de 15 dgitos correspondiente a su nmero de solicitud. PAGO EN LINEA (A TRAVES DE PSE) : Para pago electrnico haciendo uso del Proveedor de Servicios Electrnicos PSE para lo cual debe contar con una cuenta en Colombia habilitada para realizar transacciones electrnicas

5. Haga clic en el botn Continuar. El sistema le presentar un formulario con los datos del costo del trmite y solicitar los datos de quien realizar el pago. Importante: recuerde que el titular del pago puede ser distinto al titular el documento y la apostilla o legalizacin solamente ser expedida despus de realizado el pago

Ilustracin 12 Formulario registro de datos para recibo de pago

Si seleccion: CONSULADO: Haga clic en el botn Continuar

Ilustracin 13 Pago en Consulado "Continuar"

El sistema le presentar una pantalla de informacin con el nmero de solicitud; por favor conserve este nmero y presntese ante cualquier Consulado de Colombia a realizar el pago.

Ilustracin 14 Informacin del trmite - Consulado

PAGO EN LINEA (A TRAVES DE PSE) Haga clic en el botn Continuar

Ilustracin 15 Pago PSE Continuar

El sistema le presentar una pantalla de informacin con el nmero del trmite; por favor conserve este nmero para realizar el pago a travs del mdulo de pagos electrnicos de la Cancillera

Ilustracin 16 Informacin del tramite PSE

SUCURSAL BANCO SUDAMERIS O CAJERO SERVIBANCA Haga clic en el botn Recibo.

Ilustracin 17 Imprimir recibo de pago

El sistema le presentar el recibo de pago en formato PDF para su impresin. Nota: Realice la impresin del recibo de pago en impresora lser para evitar inconvenientes con la lectura del cdigo de barras. Verifique la fecha mxima de pago impresa en el recibo. En caso de que su recibo haya vencido podr descargar uno nuevo siguiendo los pasos anteriores para la generacin del recibo de pago

Ilustracin 18 Recibo de pago

CONSULTA
6. Una vez se haya efectuado el pago le ser enviado mediante correo electrnico la apostilla o legalizacin del documento en un plazo mximo de un da hbil de acuerdo a los horarios de la oficina de apostilla y legalizaciones en Colombia, o podr consultarlo en la pgina del Ministerio de Relaciones Exteriores a travs de la opcin Consulta documento apostilla/legalizacin con nmero de recibo o solicitud o accediendo directamente a travs del siguiente enlace: http://tramites.cancilleria.gov.co/ciudadano/ConsultaEstado/documentoRecibo.aspx

Ilustracin 19 Correo electrnico de notificacin

Ilustracin 20 Consulta de cdigo apostilla-legalizacin desde la pgina del Ministerio

Ilustracin 21 Resultados consulta de cdigo apostilla-legalizacin desde la pgina del Ministerio

7. Una vez el estado de su tramite sea AUTORIZADO podr verificar y descargar el documento; para lo cual deber ingresar a www.cancilleria.gov.co/apostilla a www.cancilleria.gov.co/legalizaciones segn sea el trmite solicitado y diligenciar los campos Nmero de apostilla legalizacin o constancia segn sea el caso y la Fecha de expedicin

Ilustracin 22 Consulta archivo apostilla legalizacin

8. El sistema le presentar una ventana para la descarga del documento, haga clic en el botn Abrir para visualizar el documento o Guardar si desea guardar una copia en su equipo

Ilustracin 23 Descarga del documento

9. Si va a imprimir el documento, abra el archivo y vaya al men Archivo y seleccione la opcin imprimir

Ilustracin 24 Impresin documento