Tecnologico de Estudios Superiores de Ecatepec

Primer parcial Mantenimiento

Implementacin de las 5Ss en el TESE
Elabor: Bobadilla Manzano Daniel Ivn Garay Araujo Omar Adrin Roln Aguilera Jess Adrin

Grupo: 9751

RECURSOS INVOLUCRADOS PARA SU EJECUCIN

A continuacin se presenta una tabla con los diferentes tipos de recursos que se necesitan para la implementacin de las 5Ss en el cubculo de la profesora Rub (Cubculo de titulacin de las carreras Meca trnica, Mecnica e Industrial).

Recurso

Descripcin
Este recurso se basa principalmente en la colaboracin de las personas involucradas en la implementacin de las 5Ss. Este es el recurso ms importante para la implementacin de un cambio, ya que si las personas involucradas no se comprometen con el nuevo cambio; de nada servir la implementacin del mismo.

Fases Involucradas

Este recurso se ve reflejado en cada una de las etapas de la implementacin de las 5Ss; sin embargo, cabe mencionar que la fase ms importante es el Uno de los primeros pasos a realizar es seguimiento/compromiso al concientizar a las personas y mostrarles los finalizar el cambio. beneficios que obtendrn al implementar el cambio; con esto se asegurara, la consistencia de las actividades propuestas para la implementacin. Suponiendo que el cambio se haga de manera voluntaria involucrando a los alumnos y al personal que tiene a cargo de la profesora Rub; este recurso es casi insignificante, ya que el nico costo que generara ser en la compra de material de papelera para la distincin de papeles de titulacin pro carrera, as como las cajas designadas para el archivo muerto y/o archivos activos. Los equipos necesarios para la implementacin del cambio son: Archiveros: Con la finalidad de organizar todos y cada uno de los archivos de titulacion previamente ordenados/clasificados. Rotuladora: Con la finalidad de poner el nombre a cada una de las cosas clasificadas, asi como a los archiveros y cajas previamente ordenadas. Cuando entremos en la etapa de clasificacin, ser necesario reunirse con dichas herramientas ya que son las bases para desarrollar dicha etapa.

Humano Financiero Equipos

La estructura para poder clasificar los documentos es el archivero, es por eso que se aplicara en las fases de Clasificacin y Estandarizacin.

REGISTRO FOTOGRFICO ANTES

ANLISIS CAUSA-EFECTO
1.- Formulacin del equipo de trabajo.
1.1.- Bobadilla Manzano Daniel Ivn 1.2.- Rolon Aguilera Jess Adrin 1.3.- Garay Araujo Omar

2.- Planteamiento del problema.

2.1.- En el edificio L del Tecnolgico de Estudios Superiores de Ecatepec, se encuentra el cubculo de la profesora Rub Abarca, en el cual se realiza el trmite de titulacin. Uno de los principales problemas es la perdida de tiempo para localizar los documentos, la mayora de las veces es demasiado el tiempo de bsqueda, y en algunos casos se dan por extraviados los documentos. 2.2.- Otro de los problemas que se presentan en este sitio es que cuando los documentos salen del cubculo, estn en mal estado, ya sea sucios, doblados, maltratados, mojados. Estos es debido a que no estn acomodados adecuadamente, algunos se encuentran en el piso apilados, algunos otros en el escritorio y unos pocos en archiveros. En el lugar hace demasiado calor algunas veces, por lo que abren las ventanas para que entre un poco de aire, varias ocasiones se a dejado la ventana abierta por olvido o descuido. 2.3.- La cantidad de archiveros que hay no son suficientes para la cantidad de documentos, algunos de ellos estn siendo ocupados con cosas que no se utilizan. 2.4.- Para la recepcin de los documentos nicamente hay una persona, que es la encargada de revisar los documentos y de acomodarlos.

3.- Identificacin de las posibles causas

Falta de clasificacin de documentos Falta de asignacin de folio para un mejor control Iluminacin insuficiente Falta de ventilacin No se registran los documentos en una base de datos No se etiquetan los folders Mala posicin del escritorio Falta de archiveros Archiveros existentes en mal estado Falta de personal de apoyo Espacios mal utilizados Equipo de computo y material innecesario Falta de capacitacin para organizacin

4.- Agrupacin de las causas y categorizacin

Mano de obra Falta de capacitacin para la organizacin No etiquetan los folders Falta de personal de apoyo

Medio ambiente Iluminacin insuficiente Falta de ventilacin

 Material No se registran los documentos en una base de datos Equipos de computo y materiales innecesarios

Maquinaria Falta de archiveros Los archiveros que existen estn en mal estado

Medicin Falta de asignacin de folio para un mejor conteo y control

Mtodo Falta de clasificacin de documentos Mala posicin del escritorio Espacios mal utilizados

Mano de obra

Medio ambiente Material

Falta de capacitacin para la organizacin Falta de ventilacin

Iluminacin insuficiente

No se registran los documentos en una base de datos

5 .- Construccin del diagrama

No etiquetan los folders

Falta de personal de apoyo Equipos de cmputo y materiales innecesarios

Tiempo muerto en localizacin y entrega de documentos maltratados

Los archiveros que existen estn en mal estado

Falta de asignacin de folio para un mejor conteo y control

Falta de clasificacin de documentos Mala posicin del escritorio

Falta de archiveros Espacios mal utilizados

Maquinas

Medicin

Mtodo

6.- Determinacin de las causas con mayor impacto.

Las causas con mayor impacto son las siguientes: Falta de clasificacin de documentos Espacios mal utilizados Falta de archiveros No se registran los documentos en una base de datos

7.- Elaboracin de propuesta de solucin.

Despus de analizar la problemtica nos damos cuenta que las principales causas estn enfocadas a la falta de organizacin, estandarizacin o clasificacin de los documentos identificndolos posiblemente con algn cdigo de colores y etiquetndolos con algn numero para su rpida ubicacin. Adems de que hay muchos espacios utilizados para objetos o materiales que no se ocupan o ni siquiera son necesarios para las actividades que se realizan en el rea. Un mtodo que puede ayudarnos a atacar la mayora de la problemtica por que engloba la mayora de soluciones, es el mtodo de las 5S. Al aplicar esta filosofa que incluye: Clasificar Organizar Limpiar Higiene Disciplina

Podemos reducir los tiempos muertos en bsqueda de documentos, tener una mejor rea de trabajo, con ms espacio, mejor organizacin y limpieza. Y esto al mismo tiempo nos dar como resultado evitar maltratos en los documentos.

ANTECEDENTES
Debido al gran nmero de aspirantes a titulacin, el aula especificada para la recepcin y trmite de solicitudes se ha visto afectada severamente ya que no estaba acondicionada y preparada para dicha actividad. Como se ha visto semestre a semestre el nmero de aspirantes aumenta a pasos agigantados y el aula se ve cada vez en mayores necesidades de la implementacin de una organizacin fundamentada y estructurada para evitar a toda costa la perdida de documentos (folders, solicitudes, trabajos, etc.), traspapelar los mismos y evitar confusiones que afectaran de forma futura a los aspirantes. A simple vista se puede notar que el espacio carece de organizacin de documentos ya que estos mismos se encuentran sobre los escritorios, piso, cajones y no tienen una estructura definida de Dnde?, Cules? y Para qu? provocando que el usuario de estos tenga grandes dificultades para localizar el archivo necesario al momento. Se puede notar del mismo modo un gran nmero de objetos ajenos a este departamento como son juguetes, comida, plantas, recipientes de plstico, etc. Lo cual tambin provoca un ambiente de trabajo confuso generando distracciones a los ocupantes del rea de trabajo. Dentro de la falta de organizacin se nota de manera casi inmediata que el mobiliario existente no es el adecuado para realizar las actividades propias de esta rea, ya que se carece de archiveros en los cuales se pueda realizar una separacin alfabticamente y de orden de importancia las solicitudes del interesado. Por otra parte se puede percatar que no existe un Sistema de Control con las necesidades para esta rea. Todo lo anteriormente mencionado nos provoca generarnos la siguiente pregunta: Es necesario un cambio urgente? y la respuesta es SI, un cambio drstico es verdaderamente urgente en esta rea para evitar futuras confusiones y generar problemas a los aspirantes.

BENEFICIOS A OBTENER
Al realizar cambios drsticos al sistema establecido en el rea de recepcin de solicitudes para titulacin tales como: Diferenciacin de solicitudes mediante folders de distintos colores por carrera. Almacenamiento de los mismos en archiveros con separacin alfabtica Evitar todo tipo de objetos ajenos al rea (juguetes, trastes, plantas, etc.) Sealar el lugar especfico para cada cosa, Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa. Generacin de un cdigo para el estado de cada solicitud. Con estos y algunos otros cambios en la forma de recibir las solicitudes se obtendrn grandes beneficios como son: Mayor velocidad para el almacenamiento de solicitudes. Mayor rapidez para localizar cada uno de los folders. Ligereza en dar informacin sobre el estado de la solicitud por alumno. Un ambiente de trabajo fluido y sin distracciones para poder enfocarse en el trabajo. rea de trabajo limpia y libre para poder transitar y acceder a cualquier espacio libremente.

Al respondernos la pregunta de si era necesario un cambio urgente notamos rpidamente que al ejecutar unos simples arreglos un tanto urgentes se pueden evitar mayores complicaciones como prdidas de documentos y tiempos innecesarios de espera para los alumnos interesados en su trmite. No solo los usuarios de esta rea se vern beneficiados al implementar estos cambios sino tambin los propios alumnos interesados en su trmite estarn siendo beneficiados evitando tener que juntar papeles, firmas, copias, llenar solicitudes debido a que su archivo fue extraviado por falta de organizacin en el aula y el personal de recepcin.

ACTIVIDADES A REALIZAR
A continuacin se muestra un diagrama de Gantt con su respectiva matriz de actividades, donde se refleja claramente que la actividad y la duracin aproximada de toda la implementacin. Tambin muestra dentro del grafico de Gantt las actividades crticas a realizar.

CONCLUSION
Como hemos podido notar a lo largo de este proyecto realizar pequeos cambios en el rea lograremos que todo sea mucho ms rpido, gil, simple y efectivo. Tambin nos percatamos que no solo se benefician a los involucrados en la recepcin y realizacin de trmites para titulacin sino tambin el alumnado es ampliamente beneficiado evitndole dar doble o triple vuelta o tener que volver a conseguir las firmas de los profesores necesarios debido a que su solicitud fue extraviada. Los cambios son verdaderamente necesarios para que las cosas funcionen de manera correcta y simple, estos cambios generan el engrasado de la maquina para que esta funcione sin problemas y constantemente. Pero realizar los cambios no es lo nico necesario ni lo ms importante, ya que para que esta mquina siga trabajando es necesario darle mantenimiento y seguimiento constantemente para evitar que si existe alguna irregularidad se pueda solucionar antes que pase a mayores complicaciones. Es importante la implementacin de las 5 Ss dentro de nuestra vida cotidiana para darle una movilidad y ligereza a la interaccin entre personas y reas comunes logrando una fcil adaptacin y un mejor uso de las cosas evitando perdidas innecesarias de tiempo y recursos materiales.

BIBLIOGRAFA
Manual de implementacin de las 5S, Ed. CMS, Tecnologa S. A. Metodologa de Implantacin Autnoma de las 5S. Gua del Facilitador. Bekaert Consulting, S.L. Edita: Fundacin Vasca para el Fomento de la Calidad.1998 http://www.slideshare.net/jesussanval/5s-para-orden-y-limpieza