PLANIFICACIN ESTRATGICA La Planificacin Estratgica es un proceso dinmico que desarrolla la capacidad de las organizaciones para fijarse un objetivo en forma

conjunta y observar, analizar y anticiparse a los desafos y oportunidades que se presentan, tanto con relacin a la realidad interna como a las condiciones externas de la organizacin, para lograr dicho objetivo. La Planificacin Estratgica debe ser entendida como un proceso participativo, que requiere respetar determinadas fases, as como una metodologa propia; sin embargo ello no implica que existan recetas o mtodos infalibles. La planificacin como proceso comprende diversas fases: definir la misin y visin de la organizacin, establecer objetivos y metas, desarrollar supuestos acerca del entorno en que se desarrolla la organizacin, tomar decisiones respecto a las acciones a seguir, emprender las acciones elegidas, y finalmente evaluar la retroalimentacin del desempeo para volver a planificar. Para un adecuado proceso de Planificacin Estratgica, es importante considerar el marco de referencia general y el contexto global en el que se desenvuelve la organizacin; en ese sentido, el siguiente cuadro ayuda a visualizar los diferentes mbitos de anlisis de la planificacin. La Planificacin Estratgica como instrumento, constituye un marco conceptual o referente, que orienta a la gestin institucional de la organizacin con el objeto de llegar a realizar la Visin y Misin, la cual se plasma en un Plan Estratgico. As, se convierte en una especie decarta de navegacin, una vez desarrollado todo el proceso de reflexin, anlisis y discusin, que es donde se hace explcita la Misin, Visin, los objetivos, estrategias, actividades, recursos, indicadores y metas y que se traduce finalmente en los Planes y Proyectos. Algunos de los beneficios de la Planificacin Estratgica como instrumento son: Orienta a las Instituciones, Organismos Pblicos Descentralizados - OPDs y Regiones en la formulacin de sus propios planes y presupuestos Articula Planes nacionales con Planes Operativos y presupuestales Prioriza objetivos estratgicos Orienta la toma de decisiones Acuerda propuestas de los actores involucrados Facilita la eficiencia y eficacia del gasto Transparencia y rendicin de cuentas (accountability) Programa las inversiones multianuales Una ventaja adicional es que el anlisis permite poner lmites al accionar de la organizacin, haciendo explcito para todos los involucrados, tanto internos como externos, aquello que la organizacin debe hacer y aquello que no debe hacer. De otro lado, los riesgos de no contar con los Planes Estratgicos son: Sacrificar oportunidades futuras para combatir la pobreza Ejecucin de actividades sin propsito general Fijar presupuestos hasta el mximo posible, pero sin responder a la capacidad operativa
Prdida

de oportunidad para generar sinergias costos sociales al dejar pasar oportunidades Falta de orientacin a gobiernos regionales y locales 1.3. PLANIFICACIN ESTRATGICA EN EDUCACIN
Altos

El enfoque de las actividades de planificacin se diferencia de acuerdo a la naturaleza de la organizacin; en el caso del Sector Educacin, por ser un sector social, sin fines de lucro, tiende

a enfocarse ms en las polticas de desarrollo, la administracin de servicios y el financiamiento de los programas. Cuando se habla de planificacin estratgica en educacin, se refiere a la posibilidad de imaginar el mundo futuro y a dnde queremos llegar como sociedad, construyendo en el presente los caminos y puentes para lograrlo, con la certeza de que existe un margen de incertidumbre y de modificaciones en la cotidianeidad. El anlisis es el punto de partida del pensamiento estratgico, y ste se caracteriza por la elasticidad o flexibilidad intelectual, que permite encontrar respuestas realistas a situaciones cambiantes, especialmente en Educacin.

Existen tres componentes principales que son importantes de identificar en todo proceso de planificacin de la educacin: Componente participativo en la construccin de los diferentes proyectos, con una participacin real y no simblica de los principales actores; Componente de creatividad e inventiva, propio del proyecto, de deseos, sueos y utopa; Componente de accin y organizacin necesarios para construir ese futuro posible y deseable. De esta manera, la planificacin estratgica constituye un proceso en el que se determina un horizonte que se convierte en el motor o impulsor de un conjunto de acciones para iniciar cambios y llegar a una situacin deseable, que no debe limitarse a una suma de pasos rgidos o lineales para llegar a un producto. En cuanto a los factores crticos para el desarrollo de un proceso de planificacin estratgica en el mbito pblico, se debe considerar: La Planificacin Estratgica constituye un factor movilizador para la institucin, as como un referente para su planificacin y programacin operativa anual. El compromiso y liderazgo de los Directivos, es una prueba para formular una gua para la accin organizacional. La Planificacin Estratgica es un proceso continuo y no un evento para definir o elaborar un Plan. Se requiere la capacidad de desagregar los objetivos estratgicos en metas concretas monitoreadas y vincularlo a la programacin operativa y al presupuesto. La planificacin estratgica presenta un conjunto de beneficios, especialmente en el Sector Educacin, entre los que se puede sealar: Define claramente el propsito de la organizacin y establece metas realistas y objetivos consistentes con esa misin, en un horizonte temporal definido. Optimiza el sistema organizacional. Asegura el uso efectivo de los recursos pblicos destinados al Sector, enfocndolos en prioridades claves. Proporciona una base desde la cual puede medirse el progreso. Establece un puente entre todo el personal y compartir informacin generando pertenencia. Estimula la formacin de equipos de trabajo en torno a la Visin y las tareas comunes.

ANLISIS FODA
PRESENTACIN
El anlisis FODA es una de las herramientas esenciales que provee de los insumos necesarios al proceso de planeacin estratgica, proporcionando la informacin necesaria para la implantacin de acciones y medidas correctivas y la generacin de nuevos o mejores proyectos de mejora. En el proceso de anlisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, Anlisis FODA, se consideran los factores econmicos, polticos, sociales y culturales que representan las influencias del mbito externo al Instituto Politcnico Nacional, que inciden sobre su quehacer interno, ya que potencialmente pueden favorecer o poner en riesgo el cumplimiento de la Misin institucional. La previsin de esas oportunidades y amenazas posibilita la

construccin de escenarios anticipados que permitan reorientar el rumbo del Instituto. Las fortalezas y debilidades corresponden al mbito interno de la institucin, y dentro del proceso de planeacin estratgica, se debe realizar el anlisis de cules son esas fortalezas con las que cuenta y cules las debilidades que obstaculizan el cumplimiento de sus objetivos estratgicos. Entre algunas caractersticas de este tipo de anlisis se encuentra las siguientes ventajas: Facilitan el anlisis del quehacer institucional que por atribucin debe cumplir el Politcnico en apego a su marco jurdico y a los compromisos establecidos en las polticas pblicas. Facilitan la realizacin de un diagnstico para la construccin de estrategias que permitan reorientar el rumbo institucional, al identificar la posicin actual y la capacidad de respuesta de nuestra institucin. Permiten identificar la congruencia entre la asignacin del gasto pblico y su quehacer institucional. De esta forma, el proceso de planeacin estratgica se considera funcional cuando las debilidades se ven disminuidas, las fortalezas son incrementadas, el impacto de las amenazas es considerado y atendido puntualmente, y el aprovechamiento de las oportunidades es capitalizado en el alcance de los objetivos, la Misin y Visin del Instituto.
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CMO SE IDENTIFICAN LOS ELEMENTOS DEL ANLISIS?

Como paso previo a la identificacin de las FODA, se ha realizado un ejercicio de anlisis de la normatividad existente, dnde se incluyen desde la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, hasta el reglamento interno del IPN y el total de reglamentos, proporcionando el marco normativo en el cual el Instituto se maneja en el contexto nacional. Este anlisis nos permite delinear el alcance del Instituto y soportar bajo un marco jurdico el accionar de los programas internos, as como, evaluar la conveniencia de que sea modificado de acuerdo a las nuevas necesidades sociales, econmicas, polticas y culturales que demanda nuestro pas, que cada da se encuentra ms inmerso en los procesos de globalizacin y sustentabilidad. Hay que acotar que el anlisis de cada elemento es situacional, es decir, para decidir si nos beneficia o nos perjudica, se debe tener en cuenta que poseemos una Misin, una Visin (aunque sea propuesta) y ciertos objetivos ya dados que debemos cubrir como institucin de nivel superior y que en el momento de anlisis se debe de dar ese sentido de temporalidad (es decir, no siempre una amenaza ser una amenaza ni una oportunidad permanecer siempre aprovechable.

El Medio Ambiente Externo. Oportunidades y Amenazas.

En el anlisis del medio ambiente externo, se deben considerar muchos factores. Las amenazas podran incluir los problemas de inflacin, escasez de energa, cambios tecnolgicos, aumento de la poblacin y acciones gubernamentales. En general, tanto las amenazas como las oportunidades podran quedar agrupadas en las siguientes categoras: factores econmicos, sociales o polticos, factores del producto o tecnolgicos, factores demogrficos, mercados y competencia, y otros.

Oportunidades para el IPN. Las oportunidades como se ha explicado se generan en un ambiente externo, donde el Politcnico no tiene un control directo de las variables, sin embargo son eventos que por su relacin directa o indirecta pueden afectar de manera positiva el desempeo de la labor acadmica y administrativa. stas, se podran presentar como polticas pblicas que benefician la actividad politcnica, o como acciones de organismos que aparentemente no se relacionan con la actividad educativa, pero que requieren de un desarrollo educativo para ser concretadas. En este sentido, el Programa Nacional de Desarrollo (PND) y los planes sectoriales ofrecen una amplia contribucin al anlisis de las oportunidades, ya que guan el quehacer nacional y en especial el educativo, dan lineamientos sobre las prioridades nacionales y en consecuencia la aplicacin de los presupuestos que al final derivan en planes, programas, proyectos, actividades y metas. El PND define en gran medida hacia donde se dirige la educacin en el pas y en especial las instituciones de nivel superior, se determina cuanto apoyo recibir en
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el sexenio, lo que ser el alcance de nuestras actividades y sobre todo ofrece la oportunidad de disear estrategias claras que permitan al Instituto alcanzar sus objetivos, an si existiera algn impedimento presupuestal. Esto nos lleva a considerar el anlisis de la vinculacin del IPN con los sectores productivos; a revisar aquellos rganos internos y externos al IPN que proporcionan recursos, tanto al Instituto, como a cada una de sus Escuelas, Centros y Unidades responsable (ECUs), etctera. La importancia de revisar las oportunidades, es de vital trascendencia, ya que en funcin de la seriedad del anlisis se tendr una ventana clara de lo que el exterior nos puede proporcionar con una adecuada seleccin de estrategias para su aprovechamiento. Asimismo, cada rea del Instituto tiene su percepcin del entorno en el cual se desenvuelve. As, por ejemplo, la Escuela Superior de Medicina, tiene un entorno particular referido a problemtica de la salud en Mxico (las enfermedades con mayor ndice de morbilidad o mortandad, las tcnicas teraputicas ms comunes, los ltimos avances de la ciencia mdica, etctera), que regula, tanto la formacin de sus egresados, como los servicios que proporciona, y debe tener la suficiente capacidad de respuesta para aprovechar las mejoras que en materia mdica se den, acumulando para s las experiencias ajenas que el entorno nos ofrece. Amenazas sobre el IPN. Al igual que las oportunidades, las amenazas se encuentran en el entorno de la Institucin y de manera directa o indirecta afectan negativamente el quehacer institucional, indicando que se deben tomar las previsiones necesarias para que las amenazas no interrumpan el quehacer politcnico ni demeriten su funcin. El que una amenaza sea la ms importante para un rea del Instituto e incluso para una escuela del IPN, no quiere decir que lo sea para el resto del politcnico; todo debe evaluarse en funcin de lo que el Instituto quiere lograr en el futuro. Por ejemplo, el que el PND indique que la matrcula del nivel superior debe crecer, parecera significar, en este momento, una oportunidad; sin embargo hay que considerar que el Politcnico se encuentra actualmente saturado, que la construccin de nuevas instalaciones es lenta y requiere de mayores inversiones,

etctera. Son, todos ellos, diversos elementos que se deben de considerar antes de determinar si se trata o no de una amenaza. Al igual que las oportunidades, al analizar las amenazas, se deben considerar los factores econmicos, los factores polticos y sociales, los productos y la tecnologa, los factores demogrficos, la competencia y los mercados, entre otros. La situacin econmica y poltica del pas, por ejemplo, propicia el incremento de la competencia, cada da se generan nuevas escuelas de educacin superior, y cada da las dems instituciones educativas, pblicas y privadas, se superan en calidad educativa y eficiencia administrativa. Las amenazas nos dan la indicacin de una situacin que aunque posiblemente en este momento no afecta al Instituto pero que en un futuro cercano puede ser el
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elemento que lleve a una crisis al mismo, no debemos permanecer con un logro como si fuera eterno, el Politcnico goza de buena imagen en materia educativa, pero al no considerar esas amenazas, estas se podran convertir en las causas directas de un descenso fuerte en la captacin de alumnos. Asimismo, las amenazas podran fungir como contrapesos de las oportunidades, ya que no todo ser oportunidad ni amenaza pura, se deber considerar ese criterio de temporalidad en funcin de las situaciones, por ejemplo: Si el tipo de cambio del dlar se prev una tendencia en aumento para fines del 2003, y las necesidades de equipamiento de nuestros talleres y laboratorios es una prioridad de sta administracin, se debe considerar que con el paso del tiempo la prioridad debe disminuir al implementar y realizar programas congruentes con la disponibilidad financiera del Instituto -por obvias razones la urgencia debe disminuir, con el avance de los programas -, necesitando nuevamente analizar stas amenazas en un periodo razonable para medir el impacto de las acciones realizadas. Por tanto, el anlisis de las polticas pblicas, del comportamiento del entorno de cada rgano del IPN, debe contribuir a definir lo que la presente administracin debe hacer para impedir que dichas amenazas afecten el desempeo de la institucin y sobre todo le impidan lograr los nuevos retos en materia educativa.

El Medio Ambiente Interno: Fortalezas y Debilidades.

Las demandas del medio ambiente externo sobre la institucin, deben ser cubiertas con los recursos de la organizacin. Las fortalezas y debilidades internas varan considerablemente para diferentes instituciones; sin embargo, pueden muy bien ser categorizadas en (1) administracin y organizacin, (2) operaciones, (3) finanzas y (4) otros factores especficos para la institucin. Fortalezas del IPN. Las fortalezas se definen como la parte positiva de la institucin de carcter interno, es decir, aquellos productos o servicios que de manera directa se tiene el control de realizar y que reflejan una ventaja ante las dems Instituciones de Educacin Superior (IES), producto del esfuerzo y la acertada toma de decisiones. Las fortalezas se detectan a travs de los resultados, por ejemplo, el prestigio de la institucin deriva de la calidad acadmica de sus egresados, de la ocupacin de los mejores empleos o la contribucin de los egresados en el campo de la investigacin y el desarrollo de la tecnologa, an cuando se pueden tener productos intermedios que dan un sello especial a la institucin como podra ser el

caso de una excelente vinculacin que les permite a los egresados tener un nivel mejor de vida y acadmico. Las fortalezas se identifican bsicamente a travs de la evaluacin de los resultados, por lo que resulta trascendente el tener sistemas de evaluacin y de diagnstico que permita de una fuente confiable, evaluar los avances o retrocesos de los planes y programas de cada rea y del Instituto en general. Por ello, las ECUs deben aportar la informacin necesaria para evaluar su desempeo. Para ste caso, el Diagnstico del IPN, realizado por la Direccin de Evaluacin as como los documentos enviados por las diversas secretaras que conforman el Instituto, han resultado centrales y bsicos para la elaboracin de las FODAS.

FUNCIN SUSTANTIVA

Fortalezas:
F1 F2 ... Fn

Debilidades:
D1 D2 ... Dr

Oportunidades:
O1 O2 ... Os

Amenazas:
A1 A2 ... As

LA MATRIZ FODA
Al tener ya determinadas cuales son las FODA en un primer plano, nos permite determinar los principales elementos de fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades, lo que implica ahora hacer un ejercicio de mayor concentracin en dnde se determine, teniendo como referencias a la Misin y la Visin del Instituto, cmo afecta cada uno de los elementos de FODA. Despus de obtener una relacin lo ms exhaustiva posible, se ponderan y ordenan por importancia cada uno de los FODA a efecto de quedarnos con los que revisten mayor importancia para la institucin.

Estrategias.
La Matriz FODA (ver Figura 2), nos indica cuatro estrategias alternativas conceptualmente distintas. En la prctica, algunas de las estrategias se traslapan o pueden ser llevadas a cabo de manera concurrente y de manera concertada. Pero para propsitos de discusin, el enfoque estar sobre las interacciones de los cuatro conjuntos de variables. (1) La Estrategia DA (Mini-Mini) En general, el objetivo de la estrategia DA (Debilidades vs- Amenazas), es el de minimizar tanto las debilidades como las amenazas. Una institucin que estuviera enfrentada slo con amenazas

externas y con debilidades internas, pudiera encontrarse en una situacin totalmente precaria. De hecho, tal institucin tendra que luchar por su supervivencia o llegar hasta su liquidacin. Pero existen otras alternativas. Por ejemplo, esa institucin podra reducir sus operaciones buscando ya sea sobreponerse a sus debilidades o para esperar tiempos mejores, cuando desaparezcan esas amenazas (a menudo esas son falsas esperanzas). Sin embargo, cualquiera que sea la estrategia seleccionada, la posicin DA se deber siempre tratar de evitar. (2) La Estrategia DO (Mini-Maxi). La segunda estrategia, DO (Debilidades vsOportunidades), intenta minimizar las debilidades y maximizar las oportunidades. Una institucin podra identificar oportunidades en el medio ambiente externo pero tener debilidades organizacionales que le eviten aprovechar las ventajas del mercado. Por ejemplo, al IPN se le podra presentar la oportunidad de una gran demanda por sus egresados, pero su capacidad instalada podra ser insuficiente. Una estrategia posible sera adquirir esa capacidad con instalaciones gubernamentales. Una tctica alternativa podra ser obtener mayor presupuesto para construir las instalaciones necesarias. Es claro que otra estrategia sera el no hacer absolutamente nada y dejar pasar la oportunidad y que la aproveche la competencia.

Figura 2. La Matriz FODA (3) La Estrategia FA (Maxi-Mini). Esta estrategia FA (Fortalezas vsAmenazas), se basa en las fortalezas de la institucin que pueden copar con las amenazas del medio ambiente externo. Su objetivo es maximizar las primeras mientras se minimizan las segundas. Esto, sin embargo, no significa necesariamente que una institucin fuerte tenga que dedicarse a buscar amenazas en el medio ambiente externo para enfrentarlas. Por lo contrario, las fortalezas de una institucin deben ser usadas con mucho cuidado y discrecin. (4) La Estrategia FO (Maxi-Maxi). A cualquier institucin le agradara estar siempre en la situacin donde pudiera maximizar tanto sus fortalezas como sus oportunidades, es decir aplicar siempre la estrategia FO (Fortalezas vsOportunidades) Tales instituciones podran echar mano de sus fortalezas, utilizando recursos para aprovechar la oportunidad del mercado para sus productos y servicios. Por ejemplo, el IPN con su prestigio ampliamente reconocido como una de sus grandes fortalezas, podra aprovechar la oportunidad de la gran demanda externa por tcnicos y profesionistas altamente capacitados. Las instituciones exitosas, an si ellas han tenido que usar de manera temporal alguna de las tres estrategias antes mencionadas, siempre har lo posible por llegar a la situacin donde pueda trabajar a partir
FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS

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de las fortalezas para aprovechar las oportunidades. Si tienen debilidades, esas instituciones lucharn para sobreponerlas y convertirlas en fortalezas. Si encaran amenazas, ellas las coparn para poder enfocarse en las oportunidades. La Dimensin del Tiempo y la Matriz FODA. Hasta ahora, los factores que se incorporan en la Matriz FODA corresponden al anlisis en un punto particular del tiempo. Pero tanto el medio ambiente externo como el interno, son dinmicos; algunos factores cambian fuertemente con el tiempo, otros cambian muy poco. Debido a este carcter dinmico del medio ambiente, el diseador de estrategias debe preparar varias matrices FODA en diferentes puntos del tiempo, como se muestra en la Figura 3. As, podramos empezar con un Anlisis FODA del pasado, continuar con un Anlisis FODA del Presente, y, quizs ms importante, hacer varios anlisis FODA en diferentes tiempos del futuro.

Complejidad de las Interacciones entre los Factores FODA.

El Modelo conceptual provee un marco de trabajo que nos permite identificar relaciones, pero puede resultar sumamente complejo cuando se involucran muchos factores. La matriz, mostrada en la Figura 4, es un ejemplo de un enfoque para identificar combinaciones o relaciones que, a su vez, vienen a ser la base para seleccionar la estrategia. En la Figura 4, un + nos indica una relacin entre las fortalezas de la institucin y las oportunidades del exterior, mientras que un 0 indica una relacin muy dbil

o, de plano, inexistente. El anlisis de la Figura 4 nos indica, por ejemplo, que la Fortaleza F1 puede relacionarse con varias oportunidades (O1, O2, O4 y O5). Similarmente, se pueden utilizar muchas fortalezas (F1, F2, F4, F6, y F8) para explotar la Oportunidad O5. Aunque esta figura muestra slo las relaciones entre fortalezas y oportunidades, se pueden usar tablas similares para analizar las otra tres celdas estratgicas (DO, FA y DA) mostrada en la Figura 2. Se aconseja aqu tomar algunas precauciones. Uno no puede simplemente sumar el nmero de +s (aunque las relaciones especialmente fuertes podran expresarse con dos signos tal como ++) en cada rengln y en cada columna para determinar la mejor relacin entre varias fortalezas y oportunidades. Diferentes relaciones pueden tener diferente ponderacin en trminos de su potencial, por eso, se deben evaluar cuidadosamente cada una de las relaciones. Ms an, se sugiere que esta matriz es una manera relativamente simple de reconocer estrategias prometedoras que usan las fortalezas de la institucin para aprovechar las oportunidades que ofrece el medio ambiente externo. Ms adelante presentamos, de una manera muy esquemtica, un ejemplo (ver Figura 5) muy simple de aplicacin del mecanismo de Anlisis FODA, que acabamos de presentar