Project 2010

El mbito del producto describe la calidad, caracterstica y funciones del producto de manera detallada. El mbito del proyecto describe el trabajo requerido para lograr el objetivo, producto o servicio, del proyecto con el mbito previsto del producto. 1.3 CRITERIOS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE UN PROYECTO

Todo proyecto debe tener las siguientes fases: Planeacin.- Se inicia descomponiendo el proyecto en actividades distintas, despus se determinan las estimaciones de tiempo para cada actividad y se construye un diagrama de red (flechas) donde cada una de las flechas representa alguna actividad. El diagrama de flechas completo da una representacin grfica de las relaciones entre las actividades del proyecto, la ventaja de esta etapa es que permite conocer con detalle diversas actividades o fases del proyecto, y de esta manera se puede sugerir mejoras antes que el proyecto se ejecute. Programacin.- Se construye un diagrama de tiempo donde se incluye los tiempos de iniciacin y terminacin para cada actividad y la relacin con el resto de actividades del proyecto, el programa seala las actividades crticas es decir, aquellas que requerirn de una atencin especial, para las actividades no crticas el programa debe indicar los tiempos de holgura que deben usarse cuando algunas actividades se demoran, ya que esto permitir el uso eficiente de recursos limitados. Control.- Es la fase final de un proyecto, donde se incluye el diagrama de flechas y la grfica de tiempo para hacer reportes peridicos de progreso. Los diagramas deben analizarse y si es necesario determinar un nuevo programa para la parte restante del proyecto. ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

1.4

La Administracin de Proyectos es la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. Tambin se dice que la Administracin de proyectos es un conjunto de tcnicas, destrezas, herramientas que permiten generar una secuencia ordenada de fases, actividades y tareas que la experiencia y el sentido comn consideran como buenos para la realizacin de un proyecto. La Administracin de Proyectos ocurre cuando se da nfasis y una atencin especial para conducir actividades con el propsito de lograr un conjunto de metas.

Pg. 2

Project 2010

Microsoft Project es una herramienta computacional que me permite administrar proyectos. La administracin de proyectos est compuesta por las siguientes fases: Planificacin del proyecto y creacin de una programacin: Es la fase ms importante. Incluye la definicin de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de los recursos, la asignacin de los mismos. Todas las fases posteriores se basan directamente en la informacin que se les proporciona cuando se planifica el proyecto. Adaptacin a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una vez que se halla creado la planificacin, y concluye cuando el proyecto est terminado. La administracin de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programacin para que refleje los cambios que se hallan produciendo a lo largo del desarrollo del proyecto. Comunicacin de la informacin del proyecto: en esta fase se comunica la informacin del proyecto a los clientes, personal y a la administracin. El usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes a fin de que muestren la informacin deseada en un formato conveniente. CREACIN DE LA PROGRAMACIN

1.5

Consiste en la lista de tareas o actividades que se llevarn a cabo y la cantidad de tiempo o duracin que se precisa para cada tarea. Este programa utiliza las tareas, duraciones y dems informacin, como flechas y lmites para construir la programacin y proporcionar un modelo realista del proyecto que se va a administrar. 1.6 1.6.1 MODELOS PARA ADMINISTRAR PROYECTOS MTODO DE RUTA CRTICA (MRC)

El proceso de informatizacin de la administracin de proyectos se inici en los aos 50. Dupont Corporation y Remington Rand en un esfuerzo por mejorar las tcnicas de programacin de proyectos, desarrollaron un sistema de programacin llamado Mtodo de Ruta Crtica, un modelo matemtico que calculaba la duracin total de un proyecto basndose en la duracin de cada tarea en particular y en sus dependencias que identifica que tareas son crticas. Este modelo es el mtodo de programacin utilizado en el software para la administracin de proyectos actualmente incluido en Microsoft Project. Durante los aos 50, la marina de Estados Unidos, desarroll el proyecto Misiles Polares, un sistema de programacin PERT (Programme Evaluation And Review

Pg. 3

Project 2010

Technique) que utiliza probabilidades estadsticas para calcular las duraciones previstas. Hoy en da un diagrama Pert (tambin llamado un diagrama de red) hace referencia a la representacin grfica de las relaciones entre tareas. El mtodo de camino crtico, llamado tambin con la sigla PERT aplica principios de la teora de grafos. Esta teora realiza el estudio de procesos, estructuras y sistemas mediante grficos. Se denomina grfica o grafo a un conjunto de puntos llamados nodos o vrtices y a un conjunto de arcos o aristas que unen esos puntos. Los procesos o proyectos a programar se representan mediante estas grficas en donde cada tarea se simboliza por un nodo o por un arco. Establecidos los tiempos que corresponden a cada tarea, el mtodo busca determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominado camino) que, yendo desde el principio al final del proyecto o proceso, tenga mayor duracin. Esto es denominado camino crtico e interesa conocerlo, pues condicionar la duracin total del proyecto; por ello, las tareas comprendidas en ese camino (tareas crticas) deben ser controladas y en caso de desear acelerarlo habr que comenzar por ellas. Este mtodo es utilizado en aquellos proyectos que tienen un comienzo y una terminacin, es decir, no son continuos y que representan cierta complejidad en la interrelacin de las tareas que los forman. 1.6.2 DIAGRAMA DE GANTT

Henry L. Gantt desarroll un modo de representar grficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo. La grfica de Gantt cubre las distintas funciones de la programacin: asignacin de recursos y la determinacin de la secuencia y cronologa. A pesar de su sencillez constituye uno de los mtodos de programacin ms completos y sin duda el ms usado. La grfica se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas, das, semanas); en la vertical se ordenan los elementos que intervienen en la programacin: mquinas, hombres tareas, rdenes de trabajo. La grfica establece una relacin cronolgica entre cada elemento productor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el grfico representan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para este intervalo y trabajo realizado efectivamente en este lapso. La inclusin simultnea de estos dos ltimos aspectos implica cotejar lo programado con lo realizado, es decir, controlar lo programado. Podr utilizar el diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programacin, as como, hacer el seguimiento e imprimir informes. La administracin de proyectos sirve para aprovechar de mejor manera los recursos cuando estn limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad, tambin ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el mximo beneficio.

Pg. 4

Project 2010

2. INGRESAR A MICROSOFT PROJECT

1. Pulse el botn Inicio (Start) tareas de Windows.

en la barra de

2. Seleccione Todos los Programas (All Programs) en el men Inicio (Start), a continuacin elija Microsoft Office y luego Microsoft Project 2010.

Grfico #1 Pantalla de ingreso a Microsotf Project 3. Se iniciar Microsoft Project 2010 donde se distinguen los siguientes elementos:

Pg. 5

Project 2010

Barra de men

Barra de Titulo

Grupo de vistas

Diagrama de Gantt Barra de vistas

Tabla de entrada

Grfico #2 Pantalla principal

Pg. 6

Project 2010

2.1

CREAR UN NUEVO PROYECTO 1. Elija la opcin Archivo (File), New (Nuevo) y Blank Project (Proyecto en Blanco).

Grfico #3 Crear un nuevo Proyecto 2. Pulse el botn Crear (Create), le aparecer la pantalla de Inicio de Microsoft Project.

Pg. 7

Project 2010

Grfico #4 Pantalla principal La vista de Diagrama de Gantt muestra una tabla en la parte izquierda llamada Tabla Entrada y un grfico en la parte derecha. 2.2 GUARDAR UN PROYECTO

1. Pulse el botn Guardar (Save) en la barra de herramientas estndar 2. Elija el lugar donde guardar (carpeta), en el cuadro de texto Nombre de archivo (File Name) escriba un nombre para el archivo, por ejemplo prueba1.

Pg. 8

Project 2010

Grfico #5 Grabar Proyecto 3. Pulse el botn Guardar (Save) para cerrar el cuadro de dilogo. Microsoft almacenar el archivo prueba1.

Pg. 9

Project 2010

3. TAREAS
La organizacin de un proyecto se basa en el ordenamiento del mismo en base a un listado de tareas a las que se les asigna duracin y recursos. MS Project 2010 permite elegir entre asignar manualmente duraciones a las tareas o automticamente. Con la finalidad de realizar un inventario de los bienes de una institucin ingrese tareas utilizando Project. 1. Si queremos asignarle automticamente las duraciones a las tareas, haga clic en la opcin Formato (Format) de la Tabla de Men de Herramientas de Diagrama de Gantt (Gantt Chart Tools) y luego elegir la opcin Duracin automtica (Auto Schedule)

Grfico #6 Duracin automatica de tareas 2. Haga clic directamente en la celda situada debajo del encabezado de columna Nombre de Tarea (Task Name) en la tabla Entrada. 3. Escriba Reunin de grupo de trabajo y despus pulse la tecla Enter. Note que el icono de la columna Modo de Tarea (Task Mode) es: Automatico Manual.

Pg. 1

Project 2010

Grfico #7 Ingreso de Tareas 4. Ingrese los siguientes nombres de tarea debajo de Reunin de grupo de trabajo; pulse la tecla Enter despus de cada nombre de tarea. Reparto de funciones y planificar calendario Revisar bienes Consolidacin de la informacin Revisin de la informacin Entrega de informe de inventario

5. La apariencia de su ventana ser la siguiente.

Pg. 2

Project 2010

Grfico #8 Ingreso de Tareas De manera predeterminada las tareas poseen una duracin estimada de un da. 3.1 TAREAS REPETITIVAS

Una tarea repetitiva es una tarea que se ejecuta repetidamente durante el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, podra definir la reunin semanal como una tarea peridica. Crear una tarea repetitiva Si una tarea se repite a intervalos fijos, establecer esta como una tarea repetitiva. Si no se repite a intervalos fijos, establecer como una tarea habitual cada vez que ocurre. 1. En la pestaa Ver (View), en el grupo de tareas Vistas (Task Views), haga clic en Diagrama de Gantt (Gantt Chart).

Pg. 3

Project 2010

2. Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la tarea repetitiva. 3. En la ficha Tarea (Task), en el grupo Insertar (Insert), haga clic en la parte inferior del botn Tarea (Task) y haga clic en Tarea repetitiva (Recurring Task).

4. En el cuadro Nombre de tarea (Task Name), escriba el nombre de la tarea.

5. En el cuadro Duracin (Duration), escriba la duracin de la tarea. 6. En la seccin de patrn de repeticin (Recurrence pattern), haga clic en diario, semanal, mensual o anual. 7. Seleccione la casilla de verificacin junto a cada da de la semana en que la tarea debe realizarse. 8. En el cuadro Iniciar (Start), escriba una fecha de inicio y una de las siguientes: a. Seleccione Terminar despus de (End after), a continuacin, escriba el nmero de ocurrencias de la tarea.

Pg. 4

Project 2010

b. Seleccione Terminar el (End by), a continuacin, escriba la fecha en que desea que la tarea se repite hasta el final. Nota.- Si no especifica una fecha en el cuadro Inicio (Start), Project usa la fecha de inicio del proyecto. 9. En el calendario (Calendar) para la programacin de esta seccin de tareas, seleccione un calendario de recursos de la lista del calendario para aplicar a la tarea. Si no desea aplicar un calendario, seleccione Ninguno (None). Al insertar una tarea repetitiva, los identificadores de la tarea se re enumeran automticamente y aparece en la columna indicador un indicador de tarea repetitiva Si asigna recursos a una tarea de resumen repetitiva escribiendo nombres de los recursos en el campo Nombres de los recursos, el recurso ser asignado a la obra total en la tarea repetitiva y no a las tareas repetitivas individuales a medida que ocurren.

Pg. 5

Project 2010

4. FASES E HITOS
4.1 FASES

Si posee un conjunto complejo de tareas, debera considerar la posibilidad de organizarlas en fases o grupos de tareas relacionadas. En Microsoft Project las fases estn representadas por tareas de resumen. El comportamiento de una tarea de resumen difiere de las dems, ya que no podr editar directamente su duracin y fecha de comienzo ya que estos dependen de las subtareas. Las tareas de resumen son de gran utilidad a la hora de obtener informacin sobre las fases del trabajo del proyecto. MS Project 2010 permite elegir entre asignar manualmente duraciones a las tareas resumen o calcularlas automticamente. A continuacin se crear una tarea de resumen e insertaremos tareas adicionales. 1. Haga clic en la Tarea, Reunin de grupo de trabajo, en la tabla de entrada. 2. Haga clic en el icono Insertar Tarea de Resumen (Insert Summary Task) en el grupo Insertar (Insert) de la Cinta de men Tarea (Task). La apariencia de la ventana ser la siguiente:

Grfico #9 Insertar Tarea de Resumen

Pg. 6

Project 2010

3. En el campo Nombre de tarea (Task Name) de la nueva tarea, escriba Estudio preliminar y pulse la tecla Enter. 4. Escriba lo siguiente debajo de la tarea 2 (Reunin de trabajo): Diagnostico institucional Entrega horario de reuniones Entrega de procedimiento a seguir

5. Para asegurarse de que las tareas comprendidas entre la 2 y la 6 sean subtareas de la tarea de resumen Estudio preliminar; revise la indentacin, utilice el botn Indentar Tarea (Indent Task) todas las tareas se encuentren en el mismo nivel. La tarea 1 se convertir en una tarea resumen de tarea de resumen en el Diagrama de Gantt, as: para que

y aparecer una barra

Tarea de resumen

Barra de tarea de resumen

Grfico #10 Creacin de la Fase Estudio Preliminar Ejercicio Realice la fase 2 eligiendo la tarea revisar bienes con las siguientes actividades: a) Clasificar por tipo de bienes b) Codificar por tipo de bienes c) Elaborar etiquetas para los bienes

Pg. 7

Project 2010

d) Poner etiquetas a los bienes La fase 3 insertando una tarea de resumen con nombre Reportes con las siguientes actividades: a) Consolidacin de la informacin b) Revisin de la informacin c) Entrega de informe de inventario Al final del ejercicio, la apariencia de la ventana ser la siguiente:

Grfico #11 Proyecto dividido en tres fases 4.2 HITOS

Para finalizar el plan inicial de un proyecto, puede uno querer realizar el seguimiento de un evento importante del proyecto, como por ejemplo cuando finalizar la fase de Estudio Preliminar del proyecto. Para hacer esto creamos un hito. Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto, por ejemplo una fecha lmite para solicitud de permisos. Puesto que el hito en s no supone la realizacin de un trabajo, los hitos estn representados como tareas con duracin cero.

Pg. 8

Project 2010

A continuacin se muestra la manera de crear un hito. 1. Haga clic en el nombre de la tarea 7 de resumen Revisar bienes, en la tabla de entrada.

2. Haga clic en el botn Insertar Hito (Insert Milestone)

Grfico #12 Crear Hito 3. Escriba Estudio preliminar completado y pulse la tecla Enter. El hito ser aadido al proyecto mostrada a continuacin: . La apariencia de la pantalla es similar a la

Pg. 9

Project 2010

El Hito se distingue por la forma de rombo de color negro y una fecha en la parte derecha

Grfico #13 Hito de la fase 1 estudio preliminar Ejercicio Poner hito a la fase 2 con el nombre revisin de bienes terminado y a la fase 3 con el nombre fin inventario. Despus del ejercicio, la apariencia de la ventana ser la siguiente:

Pg. 10

Project 2010

Grfico #14 Hitos del proyecto

Pg. 11