RD-M01 Manual Supervision de IAF - Pu

MANUAL DE SUPERVISIN DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Departamento Nacional de Planeacin Bogot, 2012
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP
MANUAL DE SUPERVISIN DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA TABLA DE CONTENIDO
CDIGO: RD-M01 PAGINA: 2 de 16 VERSIN:1
Pg. 1 2 3 4 5 6 7 8 OBJETIVO ................................................................................................................................................. 3 ALCANCE .................................................................................................................................................. 3 REFERENCIAS NORMATIVAS ................................................................................................................ 3 DOCUMENTOS ASOCIADOS .................................................................................................................. 3 DEFINICIONES ......................................................................................................................................... 3 INFORMES PRESENTADOS POR LA INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA............. 4 REVISIN DE INFORMES DE AVANCE Y CIERRE DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA A REGALAS DIRECTAS Y COMPENSACIONES. ........................................................... 4 REVISIN DE INFORMES DE EVALUACIN SOCIECONMICA A RECURSOS DE REGALAS DIRECTAS PRESENTADOS POR LA INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. .......... 15

1 OBJETIVO
Generar un marco documental que permita dar cuenta de las directrices mediante las cuales el Departamento Nacional de Planeacin realiza la supervisin a la labor de Interventora Administrativa y Financiera de la ejecucin de los recursos de regalas directas y compensaciones. Presentar criterios homogenizados para realizar una revisin efectiva de los informes de entidades presentados por la IAF o en Informes especiales solicitados por la Direccin.1 2 ALCANCE
En virtud de lo establecido en el Artculo 12 del Decreto 3517 de 2009 o de las normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan, la Subdireccin de Control y Vigilancia debe Preparar, implementar y aplicar mtodos y procedimientos para la supervisin de las interventoras administrativas y financieras. En cumplimiento del mencionado mandato, se desarrolla el presente manual, el cual aplica sobre la documentacin a analizar por parte de la supervisin a las labores de interventora administrativa y financiera de los recursos de regalas directas y compensaciones. 3 REFERENCIAS NORMATIVAS
Constitucin Poltica de Colombia de 1991. Ley 141 de 1994. Por la cual se crean el Fondo Nacional de Regalas, la Comisin Nacional de Regalas, se regula el derecho del Estado a percibir regalas por la explotacin de recursos naturales no renovables, se establecen las reglas para su liquidacin y distribucin y se dictan otras disposiciones. Ley 756 de 2002. Por la cual se modifica la Ley 141 de 1994, se establecen criterios de distribucin y se dictan otras disposiciones. Ley 1283 de 2009. Por la cual se modifican y adicionan el artculo 14 de la Ley 756 de 2002, que a su vez modifica el literal a) del artculo 15 y los artculos 30 y 45 de la Ley 141 de 1994. Decreto 416 de 2007 Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 141 de 1994, la Ley 756 de 2002 y la Ley 781 de 2002 y se dictan otras disposiciones. Decreto 3976 de 2009 Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 416 de 2007 y se dictan otras disposiciones. 4 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Subproceso Control y vigilancia a la ejecucin de los recursos de regalas directas - FP-RG-RD 5 DEFINICIONES
IAF: Interventora Administrativa y Financiera FUT: Formato nico Territorial SELAR: Sistema Electrnico Auditor de Regalas
1 Nota: Adicional a este manual es necesario que el supervisor siempre tenga presente todos los documentos requeridos para la comprensin del uso y manejo de los recursos de cada entidad territorial, en el marco de la normatividad y la ley, as como los Trminos de Referencia y el Manual de Interventora Administrativa y Financiera y los documentos e instrucciones de la Direccin de Regalas.

ESE: Evaluacin Socioeconmica RP: Registro Presupuestal 6
INFORMES PRESENTADOS POR LA INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.
El Departamento Nacional de Planeacin, con el fin de ejercer las funciones de control y vigilancia cuenta con la atribucin de disponer de la contratacin con personas naturales, jurdicas, pblicas privadas, la realizacin de las Interventoras Administrativas y Financieras que considere necesarias, supervisar la labor de esas Interventoras, evaluar la informacin suministrada por las mismas y adoptar las medidas preventivas y correctivas pertinentes. La supervisin de las labores de Interventora Administrativa y Financiera se ejecuta para la vigencia de ejecucin de los recursos, requiere de la revisin de informes de Interventora que pueden ser presentados a la supervisin en fsico, en medio magntico o a travs de los sistemas de informacin de la Direccin de Regalas. Los informes de Interventora que deben ser evaluados por la supervisin de regalas directas y compensaciones son los siguientes: Informes de Avance. Informes de Cierre de Vigencia. Informes de Evaluacin Socioeconmica.
A continuacin se describen las actividades que el supervisor debe realizar para la revisin de cada uno de estos informes. 7 REVISIN DE INFORMES DE AVANCE Y CIERRE DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA A REGALAS DIRECTAS Y COMPENSACIONES.
Los informes de Interventora Administrativa y Financiera se presentan sobre las entidades beneficiarias de recursos de regalas directas y compensaciones, priorizadas acorde a las instrucciones de la Subdireccin de Control y Vigilancia. As mismo, se pueden presentar informes de interventora administrativa y financiera sobre otras entidades beneficiarias no priorizadas, por solicitud de la Direccin de Regalas. Los informes contienen en los diferentes captulos, un registro y anlisis de la informacin relacionada con la entidad beneficiaria (introduccin, situacin general, Plan de desarrollo, cuentas, giros, presupuesto, distribucin de los recursos, proyectos y contratos, presuntas irregularidades, concepto general) cuya consistencia debe ser validada y verificada por el supervisor o supervisores encargados. Para realizar la revisin de informes de avance y cierre de IAF se deben tener en cuenta los aspectos de revisin de entidades y contratos descritos a continuacin: Aspectos Generales para la Revisin de Entidades Analizar la informacin y las tablas incluidas en cada captulo, expresando el cumplimiento de la normativa en los diferentes aspectos sealados. (Plan de Desarrollo, Ejecucin Presupuestal de Ingresos y Gastos, Constitucin y ejecucin de Reservas y Cuentas por Pagar, Deuda, Saneamiento, Vigencias Futuras, Distribucin de los recursos, Cuentas). En caso que algn aspecto no aplique o no se presente en la entidad es necesario hacer las observaciones y solicitar las respectivas aclaraciones.

Eliminar del informe cualquier frase o comentario que se refiera a instrucciones, forma de diligenciar las tablas, aclaraciones, o alguna observacin incluida en el desarrollo del informe como orientacin. Revisar coherencia y consistencia entre la informacin registrada en los captulos frente a la normatividad vigente y los soportes aportados como anexos por parte de la IAF los cuales deben estar debidamente firmados. Revisar el informe integralmente, teniendo en cuenta los aspectos interrelacionados en los diferentes captulos del informe (por ejemplo: capitulo de giros y el captulo de ejecucin presupuestal de ingresos). Revisar consistencia en la redaccin, la organizacin de prrafos, verificar que se haga referencia a la normatividad aplicable a la vigencia de anlisis, evitar repeticin de prrafos en diferentes captulos del informe. Verificar que las presuntas irregularidades mencionadas en los informes se encuentren registradas en el SELAR.
Verificar con los siguientes Soportes: Matriz de contratos intervenidos, la cual debe ser consistente y coherente con las cifras presentadas en la introduccin del informe Control de avance entregado por la IAF consolidado por Regional y Entidad territorial. Ejecucin de Ingresos actualizada, reportada por la entidad a la IAF, firmada por el Funcionario competente. Ejecucin de gastos actualizada, reportada por la entidad a la IAF, firmada por el Funcionario competente. Ejecucin de reservas y cuentas por pagar. Actos de constitucin de Reservas Actos de constitucin de las cuentas por pagar. Actos de Constitucin de vigencias Futuras. Soporte de la distribucin de usos: el de la Ejecucin (apropiacin y compromisos) y el de la relacin de inversiones que corresponda, de los compromisos auditados. Soporte con la relacin de todos los contratos, gastos e inversiones suscritos por la entidad, sealando los priorizados por la IAF, los intervenidos por la IAF indicando en estos ltimos el porcentaje de avance fsico en el caso de obras o el porcentaje de avance del objeto contratado. Soporte de Programacin de actividades de seguimiento a los contratos, gastos e inversiones que tengan porcentaje de avance inferior al 100%.
Aspectos Especficos para la Revisin de Entidades El supervisor encargado de la entidad beneficiaria de recursos de regalas debe revisar los informes, verificarlos y registrar las observaciones que considere pertinentes en el archivo de control establecido para ello. CAPITULOS INFORME
(1) INTRODUCCIN
ASPECTOS A REVISAR
Acorde con el modelo de informe revisar que contenga los siguientes aspectos: Objetivo del Informe Alcance del Informe Descripcin de la metodologa utilizada para la ejecucin de las actividades de Interventora y consecucin de la informacin. - Fuentes de informacin utilizadas - Fecha Corte presupuestal - Dems que considere el grupo de interventora. (2) Cuadro Resumen.

CAPITULOS INFORME
VALOR REGALIAS
ASPECTOS A REVISAR
(1) Total a auditar= valor en pesos del total de los compromisos con cargo a regalas, con corte al perodo intervenido. No incluye reservas. Este valor debe ser consistente con el valor de compromisos en la Ejecucin Gastos (menos las Reservas) (2) Valor de los Compromisos auditados a la presentacin del Informe de cierre= valor en pesos del total de los compromisos con cargo a regalas intervenidos a la presentacin del presente informe. Este valor debe ser consistente con el detalle de la matriz de contratos auditados. No incluye el valor de los subcontratos. Hay un campo para completar el respectivo valor % que corresponde a (2 ) / (1) No. CONTRATOS (3) Total auditar= En nmeros enteros la cantidad total de contratos, rdenes de pago, adiciones de otras vigencias, resoluciones de pago, celebrados con recursos de regalas con fecha de corte a la presentacin del presente informe. (4) Auditados acumulados a la presentacin del informe = En nmeros enteros la cantidad total de contratos, rdenes de pagos, adiciones de otras vigencias, resoluciones de pago, celebrados con recursos de regalas, acumulados hasta la fecha de corte de presentacin del presente informe. En este dato no se incluye la cantidad de subcontratos. El nmero debe ser consistente con el total de contratos relacionados en la matriz de contrato. Hay un campo para completar el respectivo valor % que corresponde a (4 ) / (3) VALOR PAGOS (5) Total a Auditar=Valores en pesos del total de pagos de contratos, rdenes de pagos, adiciones de otras vigencias, resoluciones de pago, realizados con cargo a recursos de regalas con fecha de corte a la presentacin del presente informe. Este valor debe ser consistente con el valor de pagos de la ejecucin de Gastos (menos las reservas) (6) Valor Pagos Auditados a la presentacin del informe de cierre= Valores en pesos de los pagos de los de contratos, rdenes de pagos, adiciones de otras vigencias, resoluciones de pago, con recursos de regalas, auditados durante el perodo intervenido. Este valor debe ser consistente con el detalle de la matriz de contratos auditados. No se incluye el valor de los subcontratos Hay un campo para completar el respectivo valor % que corresponde a (6 ) / (5) (1) Descripcin estado entidad presentada en la vigencia y si presenta alguna situacin particular (giros graduales) (2) Colaboracin prestada por la entidad a la interventora y la calidad y cantidad de la informacin que les fue suministrada LA (3) Dificultades presentadas en desarrollo de la interventora (problemas de orden pblico) (4) Dems aspectos relevantes
(1)
SITUACIN PRESENTADA DURANTE VIGENCIA
PLAN DESARROLLO
DE
(1) Identificacin de estrategias, programas y subprogramas del plan de desarrollo a los cuales se destinaron recursos de regalas directas. (2) Cumplimiento de normatividad: la Ley 152 de 1994. (3) Generalidades Banco proyectos (4) Modificaciones realizadas al plan de desarrollo durante la vigencia. (5) Cantidad y/o porcentajes de inversiones realizadas por la entidad que no estuvieron contempladas en el plan de desarrollo. (1) Concepto respecto a si los recursos de regalas se recaudan en una sola cuenta
ESTADO DE LAS CUENTAS DE

CAPITULOS INFORME
REGALIAS DIRECTAS
ASPECTOS A REVISAR
nica autorizada (2) En cuanto a los Ingresos concepto si el valor de los giros corresponde a lo reportado por los operadores, si hay diferencias aclarar (3) Concepto respecto a si se recaudaron los ingresos de materiales de construccin en la cuenta nica y conceptuar respecto al cumplimiento del decreto 145 de 1995 y normatividad asociada. (4) Descripcin si se presentaron otros ingresos o egresos . (5) Concepto sobre conciliacin entre libro de bancos y extractos (p.ej. comprobantes de egreso no registrados en libro de bancos, o de registros en el libro de bancos sin comprobantes de egreso u otros aspectos identificados por la IAF). (6) Concepto sobre el manejo del portafolio de inversiones temporales. Cumplimiento Decreto 1525 de 2008 (7) Concepto sobre rendimientos financieros (particular de cada cuenta) (8) Concepto sobre las transferencias de la cuenta de regalas hacia otras cuentas. (Ejemplo: transferencias a la cuenta pagadora) (9) Concepto sobre las transferencias de otras cuentas a la cuenta de regalas. (Ejemplo: Traslado de saldo cuando se cierra una cuenta)
Anlisis Ingresos (1) Concepto respecto a las diferencias encontradas entre el recaudo y el presupuesto definitivo (2) Concepto si se incorporaron todos los giros en el presupuesto. (3) Concepto si se incorpor en forma completa los resultados provenientes del cierre de la vigencia anterior (supervit, dficit) (4) Concepto si se incorporaron los rendimientos financieros al presupuesto Anlisis Gastos (1) Respecto a las diferencias encontradas entre lo comprometido y lo apropiado (2) Respecto a la consistencia entre lo comprometido en la ejecucin presupuestal y la relacin de inversiones reportada por la entidad (3) Aplicacin de la norma en manejo de reservas y cuentas por pagar (4) Respecto a si lo comprometido cruza con lo ejecutado, es decir si Compromisos = PRESUPUESTO pagos + C x P + Reservas, DEL ENTE (5) Respecto a si la entidad comprometi recursos de vigencias futuras EJECUTOR (6) Respecto a la distribucin porcentual sobre lo comprometido por sectores de inversin. Dictamen (1) Concepto respecto al cumplimiento de la legislacin en materia presupuestal, cumplimiento del decreto 111 de 1996 y normatividad relacionada. (2) Concepto sobre la equivalencia entre el presupuesto definitivo de ingresos y la apropiacin mxima en el gasto. (3) Concepto en relacin a la participacin de las regalas en el presupuesto. (4) Revisar ejercicio de cierre fiscal de la vigencia 2011, verificando el cumplimiento de lo establecido en la circular 0003 de 2012. (5) Consistencia de la Informacin con el FUT (RELACIONAR FORMULARIOS) Indicar la fuente de donde se tomo la informacin para la realizacin del dictamen
DISTRIBUCION DE LOS RECURSOS
(1) Anlisis que evidencie si la distribucin de los recursos corresponde al tipo de gasto autorizado por la normatividad vigente

CAPITULOS INFORME ASPECTOS A REVISAR
PROYECTOS CONTRATOS
(2) Descripcin del cumplimiento del 1% de conformidad con lo establecido en la Ley 1283 de 2009 (Indicar convenio con ICBF, y contratacin asociada con valor y objeto del contrato) (3) Descripcin del cumplimiento del Artculo 2 de la Ley 1283 de 2009 (distribucin a los Municipios del Departamento, anexar cuadro que presente la inversin en los municipios que pertenecen al Departamento) Solo para Departamentos (4) Descripcin del cumplimiento del Artculo 11 de la Ley 756 de 2002 (resguardos Indgenas) Si aplica . (1) Verificar el porcentaje intervenido respecto al total de contratos, gastos e inversiones suscritos por la entidad territorial, indicando tendencias en cuanto a modalidad, tipo y naturaleza jurdica del contratista (2) Verificar aspectos generales evidenciados por la IAF dentro de la labor de interventora, casos positivos y/o negativos a resaltar: a : obras inconclusas, contratacin con ONG, entidades sin nimo de lucro, asociaciones de municipios; deficiencias en planeacin, entrega de anticipos sin plan de inversin, obras sin interventora tcnica, obras con alta ejecucin financiera pero baja ejecucin fsica y otros casos de especial inters como proyectos de alto impacto. (3) Verificar matriz de contratos auditados al corte del informe y confrontar contra el reporte del SELAR. (1) Tendencias estadsticas por tipo de irregularidad (se excluyen las irregularidades descartadas) (2) Verificar que las presuntas irregularidades identificadas se encuentren reportadas en el sistema Verificar que las presuntas irregularidades identificadas se encuentren reportadas en el sistema
PRESUNTAS IRREGULARIDADES
CONCEPTO GENERAL DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
(1) Concepto resumido sobre el cumplimiento en los porcentajes de distribucin. (2) Concepto resumido de manejo presupuestal de la entidad (3) Concepto resumido de la aplicacin de manejo contractual de la entidad Verificar que sea un anlisis y no un copiar y pegar de los captulos anteriores
Metodologa para la Seleccin de los Contratos a Revisar asociados a los informes por Entidad Aspectos generales: La regla general aplicable es que en la supervisin se revisan todas las entidades beneficiarias presentadas en el informe, y para cada entidad se revisan todos los contratos presentados en el informe por la IAF. No obstante, teniendo en cuenta las condiciones operativas (limitado nmero de supervisores frente a las entidades beneficiarias objeto de IAF), el alto volumen de contratos que eventualmente puede presentar la IAF respecto de una entidad beneficiaria, y la carga de trabajo de los supervisores, con la aprobacin de la Coordinacin, se puede adelantar la revisin sobre una muestra representativa de contratos para una entidad con significativo nmero de contratos, como se indica a continuacin:
1) Determinar total de contratos auditados en el periodo En la hoja denominada Intervenidos del archivo RevMuestraAuditados.xlsx, se coloca la informacin del total de contratos auditados en un periodo determinado para lo cual se utiliza la informacin cargada en SELAR por parte de
la IAF, validada con la matriz Excel de contratos auditados, dejando una sola relacin consolidada y verificada que incluye los campos presentados a continuacin. Esta informacin debe ser colocada a partir de la columna H CODIG_DANE . CAMPO CODIG_DANE DEPARTAMENTO ENTIDAD TIPOELEMENTO TIPO_CONTRATO MODALIDAD CAUSALCONTRATACION CODIGOELEMENTO NUMERO FECHA OBJETO VALEJECUTADO VALOR_FIN_REGALIAS VALOR_FIN_REG_VIGEN VALOR_PAGOS PROYECTO VALOR_DR_REAL TCTTISTA CTTISTA CNTEJECFECHAESTTERM CANTIDAD_SUBCONTRATOS NOMPADRE CANTIDAD_VISITAS PORCENTAJEAVANCE TIPO_CARGUE CNTASIG CNTPROG CNTEJEC CNTEJECINFORME FECHACREACION OBSERVACION
SOLO APLICA 2011
SOLO APLICA 2011
SOLO APLICA 2011
SOLO APLICA 2011
SOLO APLICA 2011
SOLO APLICA 2011 SOLO APLICA 2011 SOLO APLICA 2011 SOLO APLICA 2011 SOLO APLICA 2011 SOLO APLICA 2011
Se ordena la relacin de contratos obtenida en el siguiente orden: (a) Por Departamento (b) Por Entidad (c) Por Valor Financiado con Regalas de mayor a menor Se verifica el total de contratos intervenidos 2) Estimacin del nmero de contratos objeto de revisin:
El nmero de contratos a seleccionar se calcula automticamente, actualizando la tabla dinmica de la hoja denominada Muestra.
Poblacin(N)conocida N:TotalContratosAuditados Intervalo de confianza Error n: Tamaodelamuestra
1,240 95.0% 5.0% 125
La frmula utilizada para determinar el tamao de la muestra es la siguiente:
donde: N = Total de la poblacin Z2 = Intervalo de confianza. E = Error Mximo (precisin) Los parmetros para el intervalo de confianza y el error aceptable, estn predefinidos en 95% y 5% respectivamente, y no deben ser modificados. La muestra de contratos seleccionados se reflejar automticamente en la hoja denominada Auditados, en la cual se deben revisar los contratos sealados en la columna E Muestra, donde aparecen resaltados con la palabra Seleccionado. NOTAS: Sin perjuicio de que se autorice la revisin de una muestra de contratos para una determinada entidad beneficiaria, la supervisin debe revisar cualquier contrato que no est incluido en la muestra, que sea considerado relevante por la Subdireccin de Control y Vigilancia. En el evento de que salga seleccionado un convenio (o Transferencia) que contenga un alto nmero de subcontratos, se aplica el mismo procedimiento para determinar la cantidad de subcontratos a revisar y en todo caso se debe incluir el convenio.
Aspectos Generales para la Revisin de Contratos Revisar la matriz de contratos intervenidos asociados al informe presentado con el fin de aplicar la metodologa de seleccin de contratos a Revisar asociados a los informes por Entidad anteriormente descrita. Verificar que en los anlisis, la IAF se pronuncie sobre el cumplimiento de la normatividad en los diferentes aspectos: Administrativo, Financiero, Tcnico.
Revisar que los contratos, convenios, subcontratos, rdenes y dems gastos e inversiones estn registrados en el Sistema de Informacin SELAR, segn el tipo de contratacin utilizado por la Entidad territorial Verificar coherencia y consistencia de la informacin entre los mdulos, la informacin aportada como soporte en los anexos por parte de la IAF y la normatividad vigente, para cada una de las vigencias reportadas. Revisar que la IAF haga la aclaracin u observacin respectiva, en caso de que algn mdulo o celda del SELAR no aplique (por ejemplo en el modulo de Modificaciones Contractuales, si no se presentaron en el transcurso del contrato verificar que se efecte la anotacin respectiva).
Aspectos Especficos para la Revisin de Contratos Identificacin contrato Aspectos a Revisar
Identificar que el tipo, modalidad y causal de contratacin, est acorde a la reglamentacin en materia de contratacin. Identificar si el convenio tiene subcontratos y si tiene subcontratos, la subcontratacin relacionada (En este caso se debe revisar el convenio en relacin a la subcontratacin presentada) Identificar la Cuanta, objeto, alcance, plazo y estado del contrato. Identificar el contratista y su naturaleza jurdica, la cual debe estar expresada hasta el ltimo nivel de clasificacin dado que esto justifica el proceso de seleccin utilizado por la entidad territorial Identificar si el objeto contratado corresponde a un uso permitido en el marco de la ley de regalas y est incluido dentro del Plan de desarrollo
Administrativo contratos
Aspectos a Revisar
Revisar que el proceso de seleccin del contratista que desarrollo la entidad cumpli con lo establecido en la normatividad en materia de contratacin Revisar si dentro del proceso se cumplieron con los requisitos de publicacin y pago de impuestos Revisar si la expedicin de CDP y RP se realiz de acuerdo con la normatividad en materia presupuestal en fechas de expedicin y valor Revisar expedicin de plizas conforme a la normatividad, para la suscripcin y adiciones respectivas.

Aspectos a Revisar
Revisar que el anlisis administrativo incluya: Conceptuar sobre el cumplimiento de la normatividad contractual en las diferentes etapas surtidas: Precontractual, Contractual, post contractual, en los cuales se incluya entre otros, mencin al cumplimiento de requisitos de: plazo, valor, plizas, Tipo de contrato, Modalidad y seleccin del contratista, Actas. Conceptuar si el contrato se encuentra incluido en un proyecto formulado en el Banco de Proyectos y el mismo se encuentra priorizado en el Plan de Desarrollo. Conceptuar si la utilizacin de los recursos cumple con la normatividad de regalas, y mencionar el tipo de gasto a que aplica: cobertura, priorizado, funcionamiento, saneamiento fiscal, etc. Sealar las presuntas irregularidades detectadas (las irregularidades deben estar reportadas en el sistema y asociadas al contrato).
Financiero contratos Aspectos a Revisar

Identificar el valor inicial, valor con modificaciones del contrato, revisar que estas no superen el 50% del valor del contrato inicial, expresado en SMLMV. Identificar las fuentes de financiacin del contrato cuya sumatoria debe ser igual al valor del contrato ms las modificaciones y debe corresponder al valor de los Registros Presupuestales (RPs) expedidos para la financiacin del contrato Revisar la ejecucin financiera del contrato identificando los pagos realizados conforme a cada uno de los movimientos del mismo, las fuentes de financiacin de cada vigencia reportada, los rubros afectados presupuestalmente y los RPs asociados, el detalle de la ejecucin del pago, fecha en la que fueron realizados los pagos y en la cual entraron por la cuenta, as como el beneficiario de los mismos. Revisar que el anlisis financiero incluya: Conceptuar sobre el cumplimiento en materia presupuestal y financiera (Disponibilidad, Registro Presupuestal, que los anticipos no superen el 50% del valor inicial del contrato expresado en SMLMV, pagos acordes con lo pactado), tanto del contrato inicial como de las modificaciones contractuales. Conceptuar sobre el valor total contratado, pagado y expresar si se presentaron reintegros o devolucin de los recursos no utilizados. Sealar verificacin de que los pagos se hayan realizado de la cuenta nica y verificacin de las conciliaciones bancarias. Sealar cumplimiento de deducciones y descuentos de ley (timbre, impuestos, contribuciones). En los casos de convenios o transferencias que tienen dos o ms subcontratos, presentar un balance financiero del mismo, si se manej cuenta separada y si se hizo la devolucin de los saldos a favor y los rendimientos de la cuenta. Sealar las presuntas irregularidades detectadas (las irregularidades deben estar reportadas en el sistema y asociadas al contrato).
MANUAL DE SUPERVISIN DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Tcnico contratos

Aspectos a Revisar
Verificacin de la ejecucin fsica del objeto contractual ya sea la realizacin de una obra, la prestacin de un servicio o un suministro. Se debe anexar el documento que garantiza esta ejecucin, segn sea el tipo de contratacin realizada, donde se exprese la entrega a satisfaccin y recepcin del mismo por parte de la entidad territorial y se verifique que el objeto contractual si se realiz. Revisar la distribucin real y presupuestal de los recursos de regalas asignados para la ejecucin del objeto contractual
Revisar la expedicin de los requisitos necesarios para la ejecucin y seguimiento del objeto contractual conforme a la normatividad vigente aplicable Revisar anlisis tcnico que incluya: Realizar una breve descripcin de las actividades desarrolladas en la ejecucin del objeto contractual. Verificar si lo ejecutado cumple con el objeto contratado, conforme las actas, informes de Interventora tcnica y visitas adelantadas. Sealar el porcentaje de ejecucin del contrato. Sealar la gestin de la Supervisin o Interventora Tcnica designada por el ente frente a la ejecucin y cumplimiento contractual. Sealar el estado y novedades relevantes del contrato (suspensiones, justificaciones y duracin de las mismas). En contratos de obra, conceptuar sobre las visitas adelantadas (si la obra presta servicio, deficiencias evidenciadas, alertas y compromisos). Verificar los tems y cantidades de actividades ejecutados del contrato (Actas de recibo). Conceptuar sobre la percepcin de la comunidad afectada o beneficiada por el contrato (si aplica). Sealar (si aplica) los beneficiarios potenciales que ya reciben beneficios derivados de la ejecucin del contrato. Sealar las presuntas irregularidades detectadas (las irregularidades deben estar reportadas en el sistema y asociadas al contrato).
Anexos En desarrollo de la revisin, el Supervisor puede verificar los siguientes soportes documentales (1) Minuta Contractual (2) Actas (Finalizacin, Liquidacin, recibo o entrada a almacn, visita IAF a los sitios de las obras). (3) Certificacin de la visita de la Interventora al sitio de las obras. (4) Registro fotogrfico de las obras visitadas. Excepcionalmente, en caso de que la supervisin considere necesario verificar algn soporte adicional, se solicitar a la IAF. Distribucin de los Recursos La supervisin debe verificar que la IAF efecte el anlisis de la clasificacin sectorial de las inversiones, de acuerdo con los sectores indicados en la ley 715 de 2001.
Se debe verificar la clasificacin de los gastos e inversiones de acuerdo con las instrucciones de la Direccin de Regalas, segn las destinaciones efectuadas por la Entidad: Coberturas Proyectos prioritarios Interventora tcnica Operacin y puesta en marcha Gastos no permitidos (sin competencia, gastos de funcionamiento, auxilios o donaciones) Dficit fiscal Mesadas pensinales Programa de saneamiento Fiscal y Financiero o Acuerdo de Restructuracin de Pasivos Transferencia o Inversin a resguardos Indgenas Vigencias Expiradas Reservas Presupuestales Transferencias por materiales de Construccin En caso de que el supervisor evidencie gastos que requieren aclaracin sobre la utilizacin del recurso debe hacerse el requerimiento a la IAF para que verifique dicha situacin El anlisis de la distribucin de los Recursos se debe hacer en el informe de cierre Presuntas Irregularidades La supervisin debe verificar que las presuntas irregularidades detectadas por la IAF en desarrollo de su labor de interventora administrativa y financiera se encuentren registradas en el sistema de informacin, con los respectivos anlisis jurdicos y soportes documentales (Ver Lineamiento para el reporte de Presuntas Irregularidades RG-L02). Protocolo de Visita de Supervisin de Regalas Directas Las visitas de supervisin tienen como propsito el seguimiento y acompaamiento en el avance de las labores asociadas respecto a los productos (informes) que debe presentar la interventora administrativa y financiera, en forma concomitante, con el fin de anticipar y retroalimentar las observaciones o falencias detectadas, para que se vayan ajustando dichas situaciones previamente a la entrega final de los informes. As mismo, en las visitas se revisa el cumplimiento o desviacin de las metas programadas respecto de la intervencin de entidades beneficiarias, proyectos y contratos, y la actualizacin de dicha informacin en las fechas de corte. Para este efecto, la comisin de visita de supervisin revisa con el Jefe de la Sede Regional la programacin, las fechas de corte de las entidades priorizadas, los contratos intervenidos, el registro en el sistema y el estado de ejecucin de las labores de IAF. Por otra parte, en dichas visitas la Supervisin atiende inquietudes operativas respecto a los procedimientos de interventora, registro en el sistema de informacin, casos especiales que se encuentren y que no estn contemplados en los formatos definidos, temas conceptuales en usos, sectores, etc. En las visitas se diligencia con el Jefe de la Sede Regional o la persona designada, un Acta en donde se consignan las actividades adelantadas y los compromisos generados. Posteriormente, la Supervisin realiza un Informe de la visita.

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REVISIN DE INFORMES DE EVALUACIN SOCIECONMICA A RECURSOS DE REGALAS DIRECTAS PRESENTADOS POR LA INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.
Aspectos Generales para la Revisin de Informes de Evaluacin Socioeconmica La evaluacin socioeconmica se realiza a partir de la informacin recolectada en dos fichas: Evaluacin Previa y Evaluacin Final, adicionalmente se tiene en cuenta el Informe de Visita y los Anlisis de Encuestas. Para el diligenciamiento de las fichas mencionadas, la interventora realiza las visitas a las entidades con el fin de verificar en campo las condiciones socioeconmicas antes y despus del proyecto. Se diligencian los formatos de indicadores de impacto socioeconmico dispuestos para cada uno de los sectores en la situacin inicial (sin proyecto) y una vez ejecutado el proyecto y/o contrato (situacin con proyecto). Debe existir coherencia y consistencia de la informacin entre cada una de las fichas y la informacin aportada como soporte en los anexos por parte de la IAF. Igualmente se debe verificar la consistencia de la evaluacin socioeconmica con las fichas de interventora administrativa y financiera y la tcnica realizadas por la IAF y los informes de entidad. Todos los campos en las fichas, deben estar completa y correctamente diligenciados. Si alguno no aplica, la IAF debe presentar las aclaraciones del caso. Revisar que las presuntas irregularidades presentadas por la IAF como resultado de la evaluacin socioeconmica estn debidamente reportadas. Teniendo en cuenta que no hay un mdulo para la Evaluacin socioeconmica incorporado en el Sistema SELAR, la supervisin se realiza sobre plantillas de trabajo de la IAF correspondientes a la Evaluacin Previa, Evaluacin Final o Informe de Visita y sus anexos presentados en medio magntico por la IAF.
Aspectos Generales para la Revisin del informe de anlisis agregado El informe agregado es un documento que recoge los resultados obtenidos en trminos fsicos y sociales de las inversiones financiadas con recursos de regalas y compensaciones de los departamentos y sus municipios que fueron intervenidos por la interventora Administrativa y financiera. En este informe se revisa el anlisis del impacto socioeconmico de las inversiones realizadas con recursos de regalas al presentar un contexto regional (por departamento), as como verificar la pertinencia de las mismas, su efectividad y grado de participacin en el cambio de las condiciones de vida de los pobladores. Aspectos Especficos para la Revisin del informe de anlisis agregado a) La revisin se realiza a partir del documento elaborado por la IAF y que contiene entre otros aspectos, los siguientes: Coberturas en sectores bsicos Resultados de las Inversiones Ingresos, Gastos y dependencia de las regalas b) Para el diligenciamiento del documento la interventora recolecta la informacin tanto nacional como departamental, realiza la consolidacin y anlisis. c) Debe existir coherencia y consistencia de la informacin consignada en el documento.
d) Todos los captulos deben estar completa y correctamente diligenciados. Si alguno no aplica, la IAF debe presentar las aclaraciones del caso.
Fecha de aprobacin: 08 de Mayo de 2012
Revis:
______________________________ Mara del Carmen Lpez Herrera Subdirectora de Control y Vigilancia Direccin de Regalas Departamento Nacional de Planeacin
Aprob:
______________________________ Amparo Garca Montaa Directora de Regalas Departamento Nacional de Planeacin

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RD-M01 Manual Supervision de IAF - Pu

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MANUAL DE SUPERVISIN DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Departamento Nacional de Planeacin Bogot, 2012

MANUAL DE SUPERVISIN DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA TABLA DE CONTENIDO

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INFORMES PRESENTADOS POR LA INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.

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SITUACIN PRESENTADA DURANTE VIGENCIA

ESTADO DE LAS CUENTAS DE

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DISTRIBUCION DE LOS RECURSOS

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CONCEPTO GENERAL DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

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SOLO APLICA 2011

SOLO APLICA 2011

SOLO APLICA 2011

SOLO APLICA 2011

SOLO APLICA 2011

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1,240 95.0% 5.0% 125

La frmula utilizada para determinar el tamao de la muestra es la siguiente:

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Financiero contratos Aspectos a Revisar

MANUAL DE SUPERVISIN DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Tcnico contratos

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Fecha de aprobacin: 08 de Mayo de 2012

______________________________ Amparo Garca Montaa Directora de Regalas Departamento Nacional de Planeacin

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