Unidad 1 Ofim tica, autom atizar las activ idades de la organizacin.

Ofimtica: Software: Instrucciones detalladas que controlan la operacin del sistema de cmputo. Software: Conjunto de programas, instrucciones y reglas informticas para ejecutar ciertas tareas en una computadora. Software: consiste en los programas e instrucciones que se dan al ordenar. Estos programas e instrucciones permiten al ordenador procesar informacin. Podemos clasificar al software en los siguientes tres grupos: Software de sistemas: se trata de un componente estrechamente asociado al propio hardware, que permite a este operar y soportar software especfico para las aplicaciones. Software especfico o de integracin empresarial Software de aplicacin, que es el conjunto de programas que permitirn realizar las funciones previstas para el sistema de informacin.

Definicin de Oficina Oficina tradicional: lugar o sitio donde se trabaja, ordena o se realiza alguna actividad en grupos de trabajo compuestos de personas que trabajan juntas por metas compartidas. Oficina lgica: propuesta para la nueva arquitectura de la informacin que se enfoca a la capacidad de usar microcomputadoras porttiles, para trabajar en muchas ubicaciones distintas fuera de la oficina tradicional. Oficina virtual trmino que sugiere que el trabajo de oficina puede efectuarse virtualmente en cualquier lugar en tanto el sitio de trabajo est vinculado con uno punto ms de los sitios fijos de la compaa por medio de algn tipo de comunicacin.

La oficina se concibe como un conjunto de funciones y procedimientos. Trabajo de oficinas Los tres papeles de la oficina dentro de la institucin: Coordinacin y administracin del trabajo de profesionistas y trabajadores de la informacin dentro de la institucin. Enlazan el trabajo que se realiza en todos los niveles y funciones en la institucin. Acoplan la institucin al medio ambiente externo, incluyendo a sus clientes y proveedores; cuando se llama una institucin se llama a una oficina. Principales actividades de la oficina La administracin de documentos. Programacin de actividades de las personas y grupos. Comunicacin con personas y grupos. Administracin de datos, informacin en personas y grupos. Administracin de proyectos.

Prcticamente la totalidad de las instituciones utiliza documentos como soporte de las actividades que desarrollan, la tecnologa de informacin que se ha desarrollado para apoyar a cada una de estas actividades se enuncia en la columna de la extrema derecha de la tabla, algunas de estas tecnologas, como

la de groupware, en la actualidad apoyan ms de una de estas actividades. Administracin de documentos: Se utilizada para crear, procesar y administrar documentos, entre stas se incluyen el procesamiento de palabras, las publicaciones de escritorio, imgenes de documentos y administracin del flujo de trabajo. 1. Procesamiento de palabra: facilita la creacin de documentos, por medio de la edicin computarizada de textos, almacenamiento, e impresin. 2. Edicin de documentos: produce documentos de calidad profesional en donde se combinan salida de procesadores de palabras con diseo, grficas y condiciones especiales de distribucin fsica. 3. Imgenes de documentos se emplean procesamiento digital de imgenes para almacenar, recuperar y manejar una imagen digitalizada de un documento. 4. Administracin del flujo de trabajo: es el proceso de agilizacin de documentos donde puedan tener un movimiento fcil y eficiente de un lugar a otro. Programacin de las actividades de personas y grupos Son herramientas que nos permiten programar todas las actividades ya sea de manera personal o por grupos. 1. Agenda electrnica: software que hace el seguimiento de las citas y los programas de una oficina. 2. Correo electrnico: software que permite el intercambio electrnico de mensajes entre usuarios que se encuentran en puntos remotos. 3. Software para juntas electrnicas: software diseado para mejorar la productividad de las reuniones cara a cara o en las reuniones entre participantes en locaciones dispersas (videoconferencias). 4. Groupware, tecnologa para trabajo en colaboracin: reconoce el significado de los grupos de oficina y proporciona funciones y servicios que den soporte a las actividades de colaboracin de los grupos de trabajo. Son productos que apoyan a grupos de personas que comparten una tarea o meta en comn y que colaboran para su logro. Administracin de informacin La informacin es poder. Esta es la era en a que la tecnologa caduca en muy poco tiempo, las grandes empresas e instituciones ha descubierto la clave del xito: El manejo de la informacin. El manejo de la informacin es parte fundamental para cualquier empresa sin importar si persigue un fin de lucro o no, para la realizacin de sus actividades en forma rpida y eficiente. Datos e Informacin Informacin es el resultado del procesamiento y anlisis de los datos, para que la informacin sea til, ha de reunir las siguientes caractersticas: Exactitud: debe ser verdadera y correcta, y describir con fidelidad el objetivo o hecho. Oportunidad: debe estar disponible cuando se necesite sin demasiado retraso. Pertinencia debe de relacionarse con la situacin en cuestin. Integridad: proporcionar al investigador todos los detalles que necesite para entender la situacin. Frecuencia: se prepara y suministra a los investigadores con bastante frecuencia para actualizarlos. Horizontes de tiempo: se orienta a actividades y hechos pasados, presentes y futuros. Alcance: abarca en forma amplia o reducida un rea de inters. Origen: puede generarse tanto en fuentes internas como externas.

Forma de presentacin: las tablas de nmeros o las presentaciones grficas de informacin, son las firmas escritas o impresas ms comunes. Puede incluir adems una presentacin verbal.

Administracin de la informacin disciplina encargada de analizar la informacin como un recurso en las organizaciones. Cubre la definicin, uso, valor y distribucin de todos los datos en la organizacin independientemente si est procesada por un sistema computacional o no. Evala el tipo de datos/informacin que la organizacin requiere para funcionar efectivamente. Administracin de proyectos Software que facilita el desarrollo, programacin y administracin de un proyecto al romper el proyecto completo en subtareas ms sencillas, cada una con su propio tiempo de terminacin y sus requerimientos de recursos. PMBOK La automatizacin El trmino automatizacin denota una de las caractersticas ms importantes del ordenador automtico: la capacidad o posibilidad de guiarse y controlarse a s mismo, mientras procesa los datos. Las mltiples tareas realizadas en la oficina, generalmente poco estructuradas, actualmente se realizan de forma mecanizada a travs de los sistemas ofimticos. Donde surge La automatizacin comenz en las fbricas y se propag a las oficinas en forma de automatizacin de la oficina. Originalmente, la OA buscaba ayudar a los empleados secretariales y administrativos, pero su capacidad para facilitar la comunicacin formal e informal con personas tanto dentro como fuera de la compaa arrojo a los gerentes y profesionales como usuarios. Todos estos trabajadores de oficina usan la OA para aumentar su productividad. La AO se remonta a principios de la dcada de los sesenta, cuando IBM acuo el trmino procesamiento de textos para expresar el concepto de que la actividad de oficina se centra el procesamiento de palabras. La primera evidencia tangible de este concepto nuevo apareci en 1964, cuando IBM sac al mercado una mquina llamada MT/ST. Esto era el acrnimo de Magnetic Tape/ Selectric Typewriter (cinta magntica/mquina de escribir Selectric) La selectric era una mquina de escribir de IBM que tena un elemento de escritura del tipo de esfera giratoria, conectada a una unidad de cinta magntica, luego la carta poda mecanografiarse una y otra vez desde la cinta. La mecangrafa slo tena que escribir el nombre y la direccin de la persona que recibira cada carta. Las cartas tenan el aspecto de originales. Desde el debut del procesamiento de textos, se han aplicado otras tecnologas al trabajo de oficinas y juntas reciben el nombre automatizacin de la oficina. La automatizacin de oficinas incluye todos los sistemas electrnicos formales e informales cuya funcin primordial es la comunicacin de informacin entre personas, de dentro y de fuera de la compaa. La automatizacin de oficinas tiene una larga historia. Sus orgenes al ao de 1460 cuando Johannes Gutenber, fue el primero en usar el tipo mvil para publicar libros. En el siglo XIX hubo desarrollos muy importantes con la inversin de calculadoras mecnicas (1840). Las mquinas de escribir 1860 e innovaciones electrnicas como el teletipo.

Los telfonos, las mquinas sumadoras, las duplicadoras y las pequeas prensas de offset. En la dcada del siglo XX, el proceso de la automatizacin de oficina consista en motorizar el equipo existente y en desarrollo de mquinas de escribir electrnica. En los 50s llegada de las primeras computadoras, con la llegada de los transistores y de los circuitos integrada en los 70s, se tuvo con la disponibilidad de la tecnologa que pudo cambiar dramticamente el movimiento de automatizacin de oficinas. En los 70s, IBM desarroll una cantidad de herramientas computarizadas de oficina como PROFS (Professional Office System).Los proveedores de microcomputadoras, como Wang, desarrollo sistemas especiales de procesamiento de palabra. En los 80s las microcomputadoras y las estaciones de trabajo tienen ms auge, son ms poderosas y un poco ms baratas. En la actualidad las empresas de cualquier tipo de tamao, pueden pagar la automatizacin en sus oficinas. La finalidad de la automatizacin se ha incrementado en forma dramticamente. El trabajo de oficinas requiere de mucho ms de sus sistemas de automatizacin de oficinas.

Ejemplos: El procesamiento de imgenes digitales. Servicios de comunicacin de alta velocidad. El trabajo de oficina involucra a muchas personas, requiere de herramientas de administracin de proyectos y herramientas de asistencia a grupos (como agendas digitales). Redes y una gran variedad de software. Automatizacin de oficinas Definicin: Es un conjunto de diferentes tecnologas orientadas a aumentar la posibilidad de que la gente tenga la informacin reunida, procesada y la distribuye rpida y efectivamente a la vez que proporcione la flexibilidad necesaria para adecuarse a las situaciones cambiantes. La automatizacin genera ms demandas de personal especializado en el rea administrativa de la oficina, el impacto de la tecnologa en el mundo del trabajo durante las ltimas dcadas ha provocado una transformacin en el ambiente de las oficinas. Objetivo de la Automatizacin de Oficinas Es incrementar la productividad y la eficiencia a travs de mltiples tecnologa (datos, voz, imagen), que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones (procesamiento de la informacin, comunicaciones) orientadas a mejorar el desempeo de las actividades realizadas dentro de una compaa o de una Administracin. La automatizacin de oficinas es un concepto amplio y multifactico que se agrupa en dos ambientes principales: el de la administracin y el de la tecnologa de la informacin, los cuales son parte significativa para el xito de la implementacin de este concepto. Elementos esenciales para lograr la automatizacin exitosa de oficinas La automatizacin de oficinas abarca una gama de aplicaciones relacionadas con el proceso y transmisin de informacin, el cual vara desde la captura y presentacin, hasta la distribucin de la misma. Razones para implementacin de la automatizacin de oficinas. Reduce una gran cantidad de documentacin. La documentacin queda recogida en un espacio menor. Las modificaciones y los clculos son ms sencillos. Control de las tareas tanto relacionadas como pendientes de efectuar.

La necesidad de agilizar el flujo de trabajo. La aparicin de aplicaciones ofimticas; parte de la informtica que se dedica a resolver problemas de la automatizacin de oficinas.

Beneficios de la automatizacin de oficinas Aumenta la productividad de la oficina Ahorra tiempo Mejor la forma y calidad de vida Permite un ahorro muy importante de recursos. Ventajas de la automatizacin de oficinas Las personas tienen mayor acceso a la informacin, la comunicacin entre los individuos se facilita mediante el contacto personal y por la transmisin de mensajes por voz y mensajes impresos. Mayor acceso a la informacin; la informacin puede ser recuperada de muchos lugares y en diversas formas. Se reduce el tiempo de bsqueda a medida que se reducen los costos de adquisicin y de recuperacin. Mayor productividad individual; los gerentes y los usuario finales pueden dedicar mucho tiempo a sus tareas ms importantes y menos en actividades de apoyo que necesitan cantidades desproporcionadas de tiempo y esfuerzo. La reduccin de tiempos de juntas y viajes, junto con el uso de sistemas de apoyo de personal, permiten que la gente utilice mucho mejor las horas de trabajo. Mayor continuidad, las tareas pueden terminarse con menor transferencia de control sobre el trabajo entre las diferentes personas y menor esfuerzo en la transformacin de la informacin de una forma y otra. Mayor control sobre las actividades personales, los individuos son mucho ms capaces de controlar el ritmo de sus actividades y la frecuencia de las interrupciones y de modificaciones. Se mejora en forma notable la capacidad de la gente para administrar e interactuar con los colegas y miembros del staff de los diferentes puestos.

Requerimientos de la automatizacin de oficinas v Software v Hardware v Redes Conclusiones: El trabajo de la informacin se concentra en las oficinas, los sistemas de automatizacin de oficinas se han desarrollado para facilitar el procesamiento, distribucin coordinacin de la informacin dentro de la institucin. Sistema de Informacin Un sistema de informacin es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan unidos, su principal objetivo es asegurar que la informacin sea exacta, confiable y est disponible cuando se necesite y que se presente en forma fcil de entender.

Componentes de su Sistema de Informacin Los componentes de los sistemas de informacin son los siguientes: Insumos de datos, procesamiento de datos, productos de informacin, medio ambiente y retroalimentacin.

Sistemas de Automatizacin de Oficinas Definicin: Sistemas de cmputo (que realizan y registran las operaciones rutinarias diarias necesarias para los negocios, sirven al nivel operativo de las instituciones) Emplea herramientas de la tecnologa de la informacin como procesadores de palabras, sistemas de correo de voz, video conferencias, correo electrnico que se disean para incrementar la productividad de los trabajadores de la informacin en la oficina. Tambin se usan telfonos inteligentes, radiolocalizadores, para mejorar la comunicacin en toda organizacin. Los SAO apoyan a los empleados administrativos, los oficinistas que apoyan a los gerentes en todos los niveles. Los oficinistas que usan, manipulan difunden informacin se les conoce como trabajadores de datos. Incluyendo los contadores, secretarias y empleados administrativos Est automatizacin vendra a ser la integracin de las funciones de toda la informacin en la oficina, los programas pueden ser utilizados para: Incorporar, almacenar y utilizar informacin Capturar y analizar resultados Conservacin de inventarios Operar un sitio de Internet y una red interna Compartir archivos a travs de una red Organizar un sistema de administracin financiera

Es el uso de sistemas o elementos computarizados para controlar mquinas y /o procesos industriales sustituyentes u operadores humanos.

Tipos de Administracin en la organizacin Origen de los sistemas de informacin

Clasificacin de los SI

Pueden clasificarse de diversas maneras: 1. Estructura Organizacional. 2. Por sus principales reas funcionales. 3. Por el tipo de ayuda que brindan: SPT, SIA, SAO, SIEJ 4. Por su arquitectura. Clasificacin de los SI por el tipo de ayuda que brindan: SPT, SIA, SAO, SIEJ

Clasificacin de los SI por sus principales reas funcionales.

Principales funciones Funcin Propsito

Ventas M arketing

Vender productos organizacin.

servicios

de la

M anufactura Finanzas

Producir bienes y servicios. Administrar los activos financieros de la organizacin (efectivos, acciones, ttulos, etc.)

Contabilidad

M antener los registros financieros de la Organizacin (recibos, desembolsos, cheques de nmina, llevar el flujo de fondos).

Recursos Humanos

Atraer, desarrollar y mantener la naturaleza laboral de la organizacin, mantener expedientes de los empleados.

Informtica Unidad 2.-Aut omat izacin de procesos empresariales. La Empresa Es una organizacin que a travs de la administracin de sus capital humano, financieros produce bienes y/o servicios, para satisfacer las necesidades de la sociedad. Elementos que componen una empresa - Elementos Materiales - Elementos Financieros - Capital Humano - Recursos Informticos reas administrativas funcionales Las reas de actividad conocidas tambin como funciones de responsabilidad, departamentos o divisiones, estn en relacin directa con las actividades bsicas de la empresa. - Produccin o manufactura: mantener la informacin referente al producto y los materiales que lo componen, as como los procesos productivos para la transformacin de materiales en producto terminado, as como la informacin de los niveles de calidad. Su principal funcin es la elaboracin y manufacturacin de los productos (tiene que ver con el diseo de instalaciones, mantenimiento ingeniera del producto, ingeniera industrial y control de equipos, compra de materia prima, fabricacin y control de la calidad). - Mercadotecnia: esta rea persigue en apoyar la labor de ventas y determinacin, desarrollo de nuevos

productos y/o servicios. Su principal funcin es el estudio de mercados y su influencia en el consumidor (incluye el estudio del producto, planeacin del producto, desarrollo del producto, distribucin, logstica, ventas, estrategias de mercado, comunicacin promocin, publicidad y relaciones pblicas, etc.) - Finanzas: esta rea est diseada para apoyar la administracin de los recursos monetario, el cual persigue apoyar la toma de decisiones monetarias y finanzas del negocio. Su funcin es la obtencin de fondos y manejo de capital, comprende financiamiento, obtencin de recursos, inversin, contralora (contabilidad general, contabilidad de costos, presupuestos, auditora, crditos y cobranza) - Capital Humano: mantiene la informacin del personal de la organizacin de tal manera que puedan tomar decisiones eficientes respecto de la necesidad y control del personal en las Organizaciones, as como su desarrollo en la misma. Su principal funcin es integrar al personal adecuado a los requerimientos de la organizacin (contratacin, empleo, capacitacin y desarrollo, relaciones laborales, servicios, prestaciones, higiene y seguridad industrial, planeacin) - Informtica: representa una entidad dentro de la organizacin, la cual tiene como objetivo satisfacer las necesidades de informacin de la empresa, de manera veraz y oportuna. Su principal funcin es diagnosticar, analizar, disear y aplicar la reingeniera de sistemas, redes y equipos, as como llevar el inventario y actualizar la plataforma informtica adecuada a las necesidades de la empresa, con el fin de organizar, desarrollar y facilitar el soporte tcnico en materia de informtica que requieran las dems reas.