InstitutoPolitcnicoNacional

LAS9s: ORGANIZACIN,ORDENYLIMPIEZAEN TUEMPRESA.

UnidadPolitcnicaparaelDesarrolloylaCompetitividadEmpresarial

Enero2007

Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa ElInstitutoPolitcnicoNacionaleslainstitucineducativalaica,gratuitadeestado, rectora de la educacin tecnolgica pblica en Mxico, lder en la generacin, aplicacin, difusin y transferencia del conocimiento cientfico y tecnolgico, creadaparacontribuiraldesarrolloeconmico,socialypolticodelanacin.Para lograrlo, su comunidad forma integralmente profesionales en los niveles medio superior, superior y postgrado,realizainvestigacin y extiendea la sociedad sus resultados,concalidad,responsabilidad,tica,toleranciaycompromisosocial.

El Instituto Politcnico Nacional cuenta con un modelo integral de vinculacin, basado en programas acadmicos y deinvestigacin, queimpulsan el desarrollo deemprendedoresyempresas,conaltocontenidosocialyderesponsabilidadcon elentorno.

Como parte de este modelo, el Instituto Politcnico Nacional crea la Unidad Politcnica para el Desarrollo y la Competitividad Empresarial (UPDCE) que es la plataforma institucional para facilitar la articulacin de las capacidades institucionales y alinearlasalas necesidades delas empresas, especialmente de lasMicroPequeasyMedianasEmpresas(MIPyMES),impulsandosucrecimiento y desarrollo. Su funcin es promover la infraestructura y la experiencia en el desarrolloeinnovacintecnolgica,generadosporelInstitutoPolitcnicoNacional a efecto de promover la innovacin y competitividad en las MIPyMES, garantizando la calidad oportuna de los servicios prestados a los sectores productivos.

Este documento es parte de una serie de Guas Empresariales realizadas por la UPDCE con el propsito de ayudar en el incremento de la competitividad de las Micro,PequeasyMedianasEmpresas.

Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa Paramayorinformacincontctenosen:

UnidadPolitcnicaparaelDesarrolloylaCompetitividadEmpresarial M. en C. Jos de Jess Hernndez Garca Av.WilfredoMassieuS/NUnidadProfesionalAdolfoLpezMateos Col.Zacatenco,C.P.07738MxicoD.F. Tel:(55)57296000Ext.57018 y 57029 Sitio Web:www.udpce.ipn.mx CorreosElectrnicos:atencion.empresarial.updce@ipn.mx

Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa NDICEDECONTENIDO Pgina Introduccin.. 1. Conceptos.. SeiriOrganizacin. SeitonOrden.. SeisoLimpieza... SeiketsuControlVisual. 7 9 10 11 5 6

ShitsukeDisciplinayhbito... 12 ShikariConstancia. 13

ShitsukokuCompromiso... 14 SeishooCoordinacin... 15 SeidoEstandarizacin 16 2.Aplicacindelas9s.. 17 2.1Resolucindeunproblema... 17 3. Implantacindelas9senlaempresa 18 3.1Accionesparalaimplantacin..... 18 3.2PrincipalesResistenciasdelosSubordinados... 18 4. Consecuenciasdenollevaracabolas9s. 19 5. Entrenamientoalosdirectivos 20 6. Conclusiones.. 22

Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa INTRODUCCION

Lametodologadelas9sesunsistemaquecontienelas5syposteriormente se agregaron 4 s para una mejor efectividad en el personal, de esta forma las fases quedan completas, las 9 s estn evocadas a entender, implantar y mantener un sistema de orden y limpieza en la empresa, al aplicarlas tenemos retribuciones como una mejora continua, unas mejores condiciones de calidad, seguridadymedioambientedetodalaempresa.Conlaimplementacindelas9 ssepuedenobtenerlossiguientesresultados:

Unamayorsatisfaccindelosclientesy/otrabajadores. Menosaccidentes. Menosprdidasdetiempoparabuscarherramientasopapeles. Unamayorcalidaddelproductooservicioofrecido. Disminucindelosdesperdiciosgenerados. Unamayorsatisfaccindenuestrosclientes.

Lasherramientasutilizadasenlas9s sonlassiguientes:

DiagramadeCausaEfecto. Listasdeverificacin. Entrevistas. Instruccionesdetrabajo. Grficos(HistogramasdeBarras). Fotografasdelantesydespus. Grficasderadar.

Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa 1. CONCEPTOS

Las 9 s deben su nombre ala primera letra de la palabrade origen japons el significado de cada una de ellas ser detalladamente analizado, as como el procedimiento para llevarlas a cabo adems de las ventajas que conlleva realizarlas.

3sdela primera fase

SEIRI SEITON SEISO

ORGANIZACIN ORDEN LIMPIEZA Conlas Cosas

5s

4sdela implementacin porlotanto segundafase

SEIKETSU SHITSUKE SHIKARI SHITSUKOKU

CONTROLVISUAL DISCIPLINAYHABITO CONSTANCIA COMPROMISO Conuno mismo

9s

2sdela tercera fase

SEISHOO SEIDO

COORDINACION ESTANDARIZACION

Enla empresa

Figura1.Las9s

Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa 1.1 SEIRIORGANIZACIN

Organizar consiste en separar lo necesario de lo innecesario, guardando lo necesarioyeliminandoloinnecesario.

Procedimiento

Laformadeorganizarestbasadaenunasreglasfcilesdeaplicar,delascuales serepresentalaformadeutilizarlosbienesyservicios.

Lasreglassonlassiguientes:

1.Identifiquelanaturalezadecadaelemento:

Si el elemento est deteriorado y tiene Reprelo. utilidad: Siestobsoletoytienealgnelemento Elimnelo. quelosustituya: Si est obsoleto pero cumple su Mantngaloenlasmejorescondiciones funcin: Siesunelementopeligroso: paraunperfectofuncionamiento. Identifquelo como tal para evitar posiblesaccidentes. Siestenbuenestado: Analicesuutilidadyrecolocacin.

Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

2.Identifiqueelgradodeutilidaddecadaelemento:

Silousaentodomomento: Siloutilizatodoslosdas: Siloutilizatodaslassemanas: Siloutilizaunavezalmes: Silousacadatresmeses: Silousaespordicamente: Sirealmentenolonecesita:

Tngalo a mano en la oficina, sobre la mesadetrabajoocercadelamaquina.

Colquelocercadelpuestodetrabajo. Tngalo en el almacn perfectamente localizado Retrelo.

Ventajas:

Lasventajasdeconsiderarlospuntosanterioresson:

1. Seobtieneunespacioadicional. 2. Seeliminaelexcesodeherramientasyloselementosobsoletos. 3. Sefacilitaelusodecomponentesatiempo. 4. Seevitaelalmacenamientoexcesivoylosmovimientosdepersonal innecesarios. 5. Seeliminaelexcesodetiempoenlosinventarios. 6. Seeliminaeldespilfarro.

Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa 1.2 SEITONORDEN

El orden se establece de acuerdo a los criterios racionales, de tal forma que cualquierelementoestlocalizableentodomomento.

Elordensellevaacabomediantelaidentificacindeunelemento,herramientau objeto a travs deun cdigo, nmero algo caracterstico de tal forma que sea fcildelocalizar.

Procedimiento

1. Determinesitiosdeubicacinparacadaelemento. 2. Sealecadalugarparaquetodoslosempleadosconozcanlafinalidaddel mismo. 3. Asigneunaclavedeidentificacinparacadaelemento. 4. Definalaformadeguardarcadaelemento,teniendoencuentaqueseafcil deidentificardondeest,depoderusar, devolveracolocarensusitioy fcildereponer. Ventajas

1. Sereduceeltiempodebsqueda,utilizacinydevolucindemateriales. 2. Sereduceelnmerodeerroreshumanos. 3. Seevitaninterrupcionesdelproceso. 4. Sereducenlostiemposdecambio. 5. Seocupamenosespacio. 6. Sereducenlosproductosenstock. 7. Se eliminan condiciones inseguras y en consecuencia accidentes. se reducen

Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa 1.3 SEISOLIMPIEZA

Mantenerpermanentementecondicionesadecuadasdeaseoehigiene,locualno slo es responsabilidad de la empresa sino que depende de la actitud de los empleados.

Procedimiento

1. Limpieeltalleryequipodespusdesuuso. 2. Quite el polvo y la suciedad de aquellos elementos que no competen al equipodelimpiezageneral:maquinas,etc. 3. Limpielasherramientasdespusdesuusoycompruebesufuncionalidad. 4. Identifiquecualquierdesordenosituacinanormal,suscausasyestablezca lasaccionesoportunasparasueliminacin. 5. Elaboreunprogramadelimpiezacontareasespecficasparacadalugarde trabajo.

Ventajas

1. en llega a desempear una funcin a un puesto de trabajo, lo encuentra: Limpioytodoenperfectoestadodeuso. Elequipoensuscondicionesbsicasdefuncionamiento.

2. Ellconocimientodelosoperariosdesusmquinasyequiposmejora daada. 3. Aumenta el sentimiento de orgullo,la satisfaccin yla seguridad en eltrabajo.

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1.4 SEIKETSUCONTROLVISUAL

Es una forma emprica de distinguir una situacin normal de una anormal, con normasvisualesparatodosyestablecemecanismosdeactuacinparareconducir elproblema. Procedimiento

1. Conocerloselementosacontrolar. 2. Establecerladiferenciaentrelanormalidadyanormalidad. 3. CrearmecanismosquepermitanelControlVisual. 4. Encasodeanormalidadindicarlasaccionescorrectoras.

Ventajas

1. Es ms fcil que las personas respeten las reglas estipuladas, si las situaciones anmalas y otros problemas que pudieran permanecer escondidosenlaempresa,sehacenvisiblesyobviosparatodos.

1.5 HITSUKEDISCIPLINAYHBITO

Cada empleado debe mantener como hbito la puesta en prctica de los procedimientoscorrectos.Seacualsealasituacinsedebetenerencuentaque paracadacasodebeexistirunprocedimiento.

Procedimiento

1. Establezcaprocedimientosdeoperacin. 2. Preparematerialesdidcticos. 11

Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa 3. Ensee,fundamentalmente,consuejemplo. 4. Utilicelatcnica:aprenderhaciendo. 5. Facilitelascondicionesparaponerenprcticaloaprendido. 6. Utiliceloserrorescomofuentedeinformacinparaeducar.

Ventajas

1. Se concientiza a los trabajadores hacia la organizacin, el orden y la limpieza. 2. Se crea el hbito a travs de la formacin continua y la ejecucin disciplinadadelasnormasyprocedimientosestablecidos.

1.6 SHIKARICONSTANCIA

Voluntad para hacer las cosas y permanecer en ellas sin cambios de actitud, lo que constituye una combinacin excelente para lograr el cumplimiento de las metaspropuestas. Procedimiento

1. Planifiqueycontrolepermanentementesustrabajos. 2. Hagadelalimpieza,elordenylapuntualidadunaconstanteensuvida. Ventajas

1. Se disminuye la cantidad de tiempo perdido, si la voluntad para hacer las cosasseacompaademotivacindelosbeneficiosdelameta.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa 1.7SHITSUKOKUCOMPROMISO

Es la adhesin firme a los propsitos que se han hecho es una adhesin que nacedelconvencimientoquesetraduceenelentusiasmodaadaporeltrabajo arealizar.Uncompromisoquedebepermearatodoslosnivelesdelaempresay quedebeutilizarelejemplocomolamejorformacin. Procedimiento

1. Se debe llevar a cabo con disciplina aplicada de los dirigentes hacia sus subordinados. 2. Las polticas empresariales deben imponerse con seriedad para que el empleado se sienta con una gran responsabilidad de llevar a cabo su trabajo. Ventajas

1. Elproyectosellevaracaboeneltiempoestimadosinprdidas.

1.8SEISHOOCOORDINACIN

Una forma de trabajar en comn, al mismo ritmo que los dems y caminando haciaunosmismosobjetivos.Estamaneradetrabajarsloselogracontiempoy dedicacin.

Procedimiento

1. Mantener buena comunicacin de los avances como las demoras en tiempo. 2. Realizarmayornfasisenlaetapa menosdesarrollada. 13

Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

Ventajas

1. Selograunavanceprogresivoyrpidodeproyectocompleto.

1.9SEIDOESTANDARIZACIN

Permite regular y normalizar aquellos cambios que se consideren benficospara laempresayserealizaatravsdenormas,reglamentosoprocedimientos.stos sealan cmo se deben hacer las actividades que contribuyan a mantener un ambienteadecuadodetrabajo.

Procedimiento

1. Se llevar a cabo por medio de manuales, procedimientos, libros de inventarios, reportes que servirn como base para las emergencias, mantenimientooregeneracindeunaampliacindelaindustria. Ventajas

1. Cualquiertrabajadorseadelreaono,podrrealizareltrabajosin problemasconelmanual. 2. Sepodrcontrarrestarmuchomejorunpercanceconladocumentacin.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa 2. APLICACINDELAS9S Para poder implementar la metodologa de las 9 s es necesario cumplir con lo siguiente: 1. Resolucindeunproblema. 2. Procesodeimplantacin9s.

RESOLUCINDEUNPROBLEMA La ejecucin de las 9 s debe ser aplicado respectivamente a un problema, de igualformasedebetenerlacapacidadparaidentificarlo,estoseconsigueconel siguienteprocedimiento:

a) Identificarproblemasrelacionadosconlas9s. b) Priorizarlosproblemas. c) Determinarlascausasqueoriginanlosproblemas. d) Definirindicadores. e) Listarlasaccionesdemejorasacordadas. f) Asignarresponsablesdelasaccionesdemejora. g) Establecerplazosdeejecucindelasmejoras.

Unavezidentificadoslosproblemassedebetomarlaaccindelaimplantacinde las9sconelsiguienteorden:

1. Compromisodeladireccin. 2. Elegirelreadeiniciodeimplantacindelas9s. 3. Informardelprocesopersonaldeotrasreas. 4. Definirlosproblemasaresolver. 5. Establecerlosequiposdemejora. 6. Formaralosequiposenmetodologa9s. 7. Crearunregistrodelasdiferentesaccionesemprendidas. 8. Seguimientodelproblema. 9. Visualizarmejoras. 15

Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa IMPLANTACINDELAS9sENLAEMPRESA

Lafuncionalidaddedichasmetodologassellevaacabocondedicacinatravs delcompromisoseriodeladireccincontodalaempresa,siempreconsiderando dosreglasbsicas:

Empezarporunomismo Educarconelejemplo

ACCIONESPARALAIMPLANTACIN

Laelaboracindeunplandetrabajoesfundamentalparaestablecerendondese aplicarn las metodologas ya mencionadas, por lo tanto el lder del proyecto deberasignarasugrupodetrabajo,lastareasoactividadestomandoencuenta quealolargodeldesarrollodelproyectodebeasumirunpapelpara: 1. Liderarelprograma9s 2. Manteneruncompromisoactivo. 3. Promoverlaparticipacindetodoslosimplicados. 4. Darseguimientoalprograma.

2.2.2PRINCIPALESRESISTENCIASALOSSUBORDINADOS

Ademsdelpersonalinvolucradoenelprograma,puedehaberotraspersonasde la organizacin que en un momento dado seran un factor para dinamizar u obstaculizarelritmodelproyecto.

La gerencia debe asegurarse que estas personas estn informadas desde el principioyquetenganclaramentedefinidosloscriteriosdeprioridad.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa 3. CONSECUENCIASDENOLLEVARACABOLAS9s

Causa

Efecto

Resultado

Mscosto Desorden Mstiempo PROBLEMAS

Averas Suciedad Paradas Retrabados Riesgos Bajaelrendimiento PROBLEMAS

Repeticindetrabajos Descoordinacin Espaciosvacos Esperas Prdidadetiempo PROBLEMAS

Desasosiego Malestarpersonal Enfados Desmotivacin PROBLEMAS

En esta tabla se muestran los efectos de algunos factores que aparecen por no llevar a cabo las 9s y como se ven reflejados dentro de la organizacin disminuyendo el rendimiento, efectividad y por tanto productividad, adems de aumentarloscostosporcuestionesinnecesarias.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa 4. ENTRENAMIENTOALOSDIRECTIVOS

Todas las personas debern estar enteradas de la ejecucin del programa de estaformaelplandetrabajoestarcoordinadodesdeunprincipioyelpersonalde la empresa estar comprometido con el proyecto, por tal motivo se debe hacer hincapienlosbeneficiosquedacondaseobtienenaconsecuenciadeutilizar lametodologa.

Debemos tener en cuenta que las mejoras se reflejarn en costos que gradualmente disminuyen en mejores tiempos de respuesta de produccin, sin prdidas excesivas. Todo esto solo conla movilizacin adecuada dela mano de obra.

La resistencia a la implantacin de dicho programa se refleja con frecuencia por partedelpersonalydebesermanejadodeformainmediataresaltandosiemprelas mejoras, manteniendounabuenacomunicacinconelgrupodetrabajosedana conocerloslogrosalcanzados,ascomolasreasmsresistentesenlaempresa. La forma adecuada de vencer a estos grupos es mezclarlos con personas que estnconvencidasdelaimportanciadelplanyqueloestnllevandoacabo.

Podemospermitirquecadaempleadodelimitesuvisindeejecucindelplan,con loquecadaunopodrimplementardeunaformamseficazlametodologa.

Lacreacindegruposdetrabajoesindispensableparallevaracabojuntasenlas cuales se recopilara y revisar la informacin acerca de problemas encontrados dentro de la organizacin y que estn relacionados con las tres primeras s, catalogndolospornombreeincluyendotodalainformacinrecopilada.

Establezcacontodaestainformacinundiagramadecausaefecto,analicecon un indicador para jerarquizarlosproblemas una vezidentificados, realice planes

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa deaccinparalosdemayorgravedadyasigneresponsablesengruposdetrabajo paralaejecucindelosmismos.

Para poder lograr que las metas alcanzadas se mantengan, pueden crearse procedimientos o manuales de trabajo (carteles, indicadores, secuencia de limpiezayalmacenamientodeherramientas).

Es muy importante que se conserve el clima ya creado con los nuevos hbitos aprendidos.Estoselogramediantelaprcticadeauditoriasenunprincipiopuede llevarse a cabo por el mismo departamento o rea, posteriormente se realizan evaluacionescruzadasaefectodetenerresultadosmsreales.

La representacin grfica puede ser llevadaa cabo por medio de una grficade radarpromediandolosindicadoresacadas.

IndicadoresdePromedioparalas9"s"
Seishoo Coordinacion, 10% Seido Estandarizaci n10% Seiri Organizacin, 15% SeitonOrden, 12% SeisoLimpieza, 11%

Shitsukoku Compromiso, 11% Shikari Constancia, 10% Shitsuke Disciplimay Hbito,10%

Seiketsu ControlVisual, 11%

En la grfica se puede ver el porcentaje asignado a cada etapa de las 9s en relacinaloasignadosegnelplandetrabajoqueseimplemente.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa 5. CONCLUSIONES

Laefectividaddelas9s,esdeptimorendimiento,laimplementacindetodas las reglas seguidas con seriedad, dan como resultado alta eficacia y eficiencia, conslotenerladisposicindetodoslosinvolucrados.

Los beneficios de la implantacin de las 9 s se podrn notar en los niveles de productividad y calidad que se alcanzan dentro de la empresa. Y su mantenimiento residir en la disciplina y constancia que se tenga en la organizacinparalamejoracontinuadelasactividades.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa 6.REFERENCIAS EduardoGuadalupeMacasMartnez.Lacalidaddesdeadentro:9s 29deoctubre,2003. http://www.ilustrados.com/publicaciones/Epyzuzplzznlprzxej.php Ricardo Monge. 9 aspectos clave para un ambiente de calidad en el trabajo. 21 de junio, 2006.

http:www.mailxmail.com/curso/empresa/9clavescalidad MauricioLeonLefcovichLas5sPlus 18deenero,2004 http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/5spluslefco..htm . http://infotep.gov.do/pdf_prog_form/guia_de_cinco_s.pdf

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

6. APOYOSQUEOFRECELAUPDCE

El Instituto Politcnico Nacional a travs de la Unidad Politcnica para el DesarrolloylaCompetitividadEmpresarial(UPDCE)buscacumplirconelobjetivo demantenerlacoherenciadelamisininstitucionalatravsdemecanismosque: Enfaticenlosprocesosdeformacindeempresariosyempresas. FortalezcanlaparticipacinentrelasempresasylacomunidaddelInstituto. Apoyenlacompetitividadinternacional Generen redes de colaboracin para la prestacin de servicios y el desarrollo de proyectos de innovacin, investigacin y desarrollo tecnolgico.

Una de las estrategias de la UPDCE para alcanzar los objetivos anteriores es a travs de este documento, que forma parte de la serie de Guas Empresariales, que tienen como misin convertirse en una herramienta que contribuya al desarrolloylacompetitividaddesuempresa.

Para asistencia y capacitacin contamos con especialistas calificados en las diferentes Unidades Acadmicas del Instituto, que dominan los temas que se abordanenlasguas.

Adicionalmente,laUPDCEproporcionaapoyosparaeldesarrollode: Planeacinestratgica. Planesdenegocio. Investigacionesdemercadonacionalydeexportacin. Obtencindefuentesdefinanciamiento. Formacindeempresasdebasetecnolgica. Proyectos de investigacin, innovacin y desarrollo tecnolgico de productos,procesos,materialesyservicios. Diagnsticoempresarialparadeterminacindefortalezasydebilidades. 22

Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa Pruebasdelaboratorio. Capacitacin en forma de cursos, seminarios y talleres de acuerdo a sus necesidadesespecficas. Desarrollodeproveedoresycadenasproductivas

La UPDCE es la puerta por la cual se brinda libre acceso al enorme acervo tecnolgico y humano del Instituto Politcnico Nacional ponindolo adisposicin de la comunidad empresarial enla bsqueda de soluciones alos problemas que seenfrentanentodoslosmbitosdeoperacindesuempresa(verfigura1).

Empresa
ActividadesdelaEmpresa

Primarias

Logsticade Entrada

Operaciones

Logsticade Salida

Ventas Marketing

Servicio
Valor Agregado IPN

DesarrolloTecnolgico yCientfico Adquisiciones RecursosHumanos DireccinyAdministracin

Apoyo

Unidades Acadmicas

Centrosde Investigacin Cientficay tecnolgica

Centrosde Educacin Continua

Centrosde Orientacin Tecnolgica

Figura1.ParticipacindelaUPDCE

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