UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS E INFORMATICA E.A.P.

DE INGENIERIA DE SISTEMAS

APLICACIN DEL PMBOK PARA OPTIMIZAR LA GESTIN DE ALCANCE EN PROYECTOS DE TI

TESINA PARA OPTAR EL TTULO DE INGENIERA DE SISTEMAS

Asesor: Nilo Carrasco Ore. Alumna: Anali Johana Siancas Salazar 2010

INTRODUCCIN:
La presente tesina es una investigacin que tiene por objetivo demostrar como la aplicacin del estndar PMBOK optimiza la gestin de alcance en los proyectos de TI de GyM. Todo proyecto tiene un nivel de incertidumbre dada su naturaleza de ser nico o en muchas ocasiones de ser la primera vez que se realiza. A continuacin se describir brevemente el contenido de los captulos que comprende la investigacin: En el primer captulo se describir el Planteamiento del Problema, su fundamentacin, antecedentes, justificacin, finalidad y lmites de la investigacin. En el segundo captulo se definir los objetivos as como la definicin del problema.

INTRODUCCIN:
En el tercer captulo se explicaran los fundamentos tericos en los cuales se soportara el proyecto. En el cuarto captulo describiremos varias metodologas de gestin de proyectos y su respectiva comparacin con el PMBOK, y adems se demostrara como se aplica el PMBOK a la Gestin de Alcance de un Proyecto real. En el quinto captulo se presentaran las conclusiones y recomendaciones.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

a)Fundamentacin del Problema:
Estadsticas de empresas especializadas como por ejemplo Gatner nos sealan que solo el 20% de los proyectos finalizan obteniendo el objetivo planteado. Segn el ltimo informe anual que realiza Standish Group, slo en el rea de Tecnologa de la Informacin, fallaron alrededor del 71% de los proyectos.

FUNDAMENTACIN DEL PROBLEMA

Las principales causas que llevan a los Proyectos al fracaso:
Los objetivos no estn claros. La no identificacin de los interesados (stakeholders). Una planificacin pobre o ausente. Un seguimiento y control dbil. Equipos de trabajo poco motivados. Inadecuada administracin de los riesgos. No existe un procedimiento robusto para la gestin de cambios. Mala comunicacin. No saber decir NO.

FUNDAMENTACIN DEL PROBLEMA

Por qu fracasan los Proyectos Informticos?
Anlisis de requerimientos y especificaciones insuficientes. Cambios frecuentes en los requerimientos y especificaciones. Los responsables del desarrollo del proyecto no tienen conocimientos sobre la ingeniera de software ni sobre el ciclo de vida de un proyecto. Planificacin no realista. Expectativas no realistas y objetivos poco claros.

FUNDAMENTACIN DEL PROBLEMA

Segn un estudio realizado por Clive Finkelstein (el padre de la Ingeniera de la Informacin), ms del 90% de los problemas que se presentan en los proyectos de desarrollo de software, se deben a la mala recopilacin de los requerimientos.

ANTECEDENTES DEL PROBLEMA.

Los proyectos existen desde siempre. Y desde las antiguas pirmides de Egipto o los monumentales edificios de la antigua Roma hasta las complejas plataformas tecnolgicas de hoy en da, pasando por la construccin de los primeros rascacielos, o aeronaves del siglo XX, la innovacin siempre los ha acompaado, mejorando y perfeccionando da tras da las diferentes tcnicas, teoras y competencias de la gestin de proyectos, as como el mbito global de aplicacin de todas ellas dentro de la organizacin. Numerosas tcnicas empleadas actualmente por la mayora de Directores de Proyectos de todo el mundo tienen ya muchos aos de historia desde el momento en que se utilizaron por primera vez.

ANTECEDENTES DEL PROBLEMA.

Un buen ejemplo de ello es el Diagrama de Gantt, tcnica popular de planificacin grfica que fue desarrollada por Henry Lawrence Gantt y aplicada por primera vez entre 1931 y 1935. Fue en los aos 50 y 60 del siglo XX cuando la Gestin de Proyectos comenz a profesionalizarse. Hasta entonces haba sido meramente una disciplina. Por aquellos aos, la consultora Booz-Allen & Hamilton estaba trabajando conjuntamente con la armada de Estados Unidos para crear el PERT (Program Evaluation and Review Technique, o Programa de Evaluacin y Tcnica de Revisin), cuyos grficos y programaciones formaron parte del desarrollo del complejo programa submarino Polaris. Comenzaron entonces a surgir tcnicas especficas, histogramas, cronogramas, los conceptos de ciclo de vida del proyecto o descomposicin en tareas (WBS-Work Breakdown Structure).

ANTECEDENTES DEL PROBLEMA.

La innovacin en la Gestin de Proyectos no se ha limitado nicamente a la mejora y perfeccin de sus tcnicas y herramientas. El desvo del alcance, planificaciones y costes y la falta, en ocasiones, de calidad y utilidad de los entregables en los proyectos, provoc que en los aos 60 surgiera la necesidad de innovar y desarrollar nuevos mtodos de organizacin y trabajo. Fue entonces cuando aparecieron diferentes organizaciones con el objetivo de desarrollar los conocimientos, metodologas y procesos. Entre estas organizaciones encontramos el Project Management Institute (PMI) y el International Project Managenet Association (IPMA), ambos fundados en 1965.

ANTECEDENTES DEL PROBLEMA.

Entre los aos 1940 y 1970 podemos observar una Gestin de Proyectos Tradicional. En cambio, en la Gestin de Proyectos moderna (desde 1980 hasta nuestros das) las cosas cambian. Los retos actuales a los que se enfrenta la Gestin de Proyectos moderna son las exigencias para conseguir resultados ms rpidos y con alta calidad en proyectos donde cada vez existe ms un alto grado de incertidumbre y se multiplican los riesgos. El PMBOK es un estndar en la gestin de proyectos desarrollado por el Project Management Institute (PMI).

Justificacin de la Investigacin
Justificacin de carcter prctico.
La investigacin ser aplicada sobre proyectos reales de la Empresa GyM.

Justificacin de carcter metodolgico.

La investigacin se basar en las buenas prcticas del Project Management Body of Knowledge (PMBOK), propuestas por el Project Management Institute (PMI).

Justificacin de carcter terico.

La investigacin expondr las definiciones de proyecto, gestin de proyecto y trminos relacionados, as como tambin los procesos y reas de conocimiento del PMBOK.

Finalidad e Importancia de la Investigacin.

Finalidad.
Esta investigacin tiene por finalidad resaltar la importancia de las buenas prcticas del PMBOK en la gestin de alcance del Proyecto.

Importancia.
El presente trabajo de investigacin resulta importante tanto por su desarrollo terico como por su desarrollo emprico. La contribucin de esta investigacin ser el crear conciencia en el uso de este estndar PMBOK en la Gestin de Proyectos en las empresas que manejan carteras de proyectos, especialmente en la Gestin de Alcance.

LIMITACIN DE LA INVESTIGACIN.
Delimitacin Temporal.
La parte aplicativa de la investigacin se basa en las buenas prcticas del Project Management Body of Knowlege (PMBOK) 4ta Edicin - 2008, esta investigacin ser desarrollada entre los meses de febrero a mayo del 2010.

Delimitacin Espacial.
El lugar fsico geogrfico es el Per, en la ciudad de Lima, especficamente en la Empresa Graa y Montero.

Delimitacin Conceptual.
sta investigacin est delimitado por el estndar en Gestin de proyectos del PMI (Project Management Institute), en el rea de Gestin de Alcance sobre el proyecto: Sistema de Presupuestos de Costos Indirectos (PCI) Graa y Montero.

LIMITACIN DE LA INVESTIGACIN.
Delimitacin Social.
Esta investigacin est delimitada a empresas privadas, pudindose ampliar a empresas pblicas.

FORMULACIN DEL PROBLEMA

Objetivos Generales.
Demostrar cmo podemos gestionar mejor el alcance de un proyecto informtico aplicando la norma PMBOK del PMI en Graa y Montero.

Objetivos Especficos.
Exponer de manera clara las metodologas que actualmente estn siendo utilizadas en la Gestin de Proyectos. Mostrar cuales son los factores que influyen en el fracaso de los proyectos. Demostrar porque el estndar PMBOK es hoy en da uno de los ms utilizados en la gestin de proyectos.

FORMULACIN DEL PROBLEMA

Definicin del Problema.
Cmo la aplicacin del estndar PMBOK podr mejorar la gestin del alcance en los proyectos informticos de Graa y Montero? Actualmente las empresas que gestionan proyectos informticos no siguen buenas prcticas o estndares para gestionar el alcance. Una mala gestin del alcance en los proyectos informticos provoca una insuficiente recopilacin de requisitos, una escasa definicin del alcance, dando como resultado un producto que no cumple con los requisitos del usuario. Esto traera como consecuencia un proyecto insatisfactorio para el usuario con prdida de inversin y tiempo.

MARCO TERICO.
QU ES UN PROYECTO?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.

QU ES UN PROYECTO INFORMTICO?
De la definicin de proyectos, vista en el punto anterior, podemos aplicarla a los proyectos informticos; y decir que: un proyecto informtico es un sistema de cursos de accin simultneos y/o secuenciales que incluye personas, equipamientos de hardware, software y comunicaciones, enfocados en obtener uno o ms resultados deseables sobre un sistema de informacin.

MARCO TERICO.
INTERESADOS. DIRIGIR UN PROYECTO POR LO GENERAL IMPLICA:
Identificar requisitos, Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados segn se planifica y efecta el proyecto, Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros aspectos, con:
El alcance, La calidad, El cronograma, El presupuesto, Los recursos y El riesgo.

MARCO TERICO.
GESTIN DE PROYECTOS.
La gestin de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos.

PMBOK.
El PMBOK es un estndar en la gestin de proyectos desarrollado por el Project Management Institute (PMI).

MARCO TERICO.
Las nueve reas del conocimiento mencionadas en el PMBOK son: Gestin de la Integracin Gestin del Alcance Gestin del Tiempo Gestin de la Calidad Gestin de Costos Gestin del Riesgo Gestin de Recursos Humanos Gestin de la Comunicacin Gestin de las Compras y Adquisiciones

MARCO TERICO.
GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO.
La Gestin del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y nicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con xito.
Recopilar Requisitos Definir el Alcance Crear la EDT Verificar el Alcance Controlar el Alcance

ESTADO DEL ARTE.

Modelo de Investigacin existentes.
PMBOK.
El objetivo principal de la Gua PMBOK es definir un subconjunto de buenas prcticas comnmente aceptadas, entendiendo por tales que hay un acuerdo generalizado en que la correcta aplicacin de estas habilidades, herramientas y tcnicas pueden mejorar las posibilidades de xito. La estructura de PMBOK se descompone en 3 secciones:
El marco conceptual de la direccin de proyectos. Norma para la direccin de proyectos de un proyecto. reas de conocimiento de la gestin de proyectos.

ESTADO DEL ARTE.

ISO 10006:2003
La norma ISO 10006 se refiere a las directrices para la calidad en direccin de proyectos. ISO 10006 es una norma de calidad que lleva como ttulo: Directrices para la gestin de proyectos.

Esta norma de calidad ISO 100006 tiene como objetivo servir de gua en aspectos relativos a elementos, conceptos y prcticas de sistemas de calidad que pueden implementarse en la gestin de proyectos o que pueden mejorar la calidad de la gestin de proyectos.

ESTADO DEL ARTE.

La norma ISO 10006, forma parte de la coleccin de estndares ISO ISO 9000.

ESTADO DEL ARTE.

TENSTEP.
El Proceso de Administracin de Proyectos Tenstep (TenStep) es una metodologa para manejar el trabajo como un proyecto. El Proceso de Administracin de Proyectos Tenstep es un proceso escalable basado en el tamao del proyecto. Todos los procesos bsicos de Tenstep brindan orientacin con b ase en el tamao del proyecto (Pequeo, mediano y grande). Es importante recalcar que los diez pasos de la Metodologa Tenstep, no implican una progresin secuencial. Es verdad que se requiere definir y planificar el proyecto antes de poderlo gestionar. Por ello, los pasos 1.0 y 2.0 debern estar terminados antes que el resto. Sin embargo, las actividades aplicables en los pasos 3.0 al 10.0 pueden ser realizadas en paralelo.

ESTADO DEL ARTE.

ESTADO DEL ARTE.

PRINCE2
Prince2 (PRojects IN Controlled Environments) es el estndar de facto en el Reino Unido. Fue desarrollado para el gobierno del Reino Unido y se usa regularmente no solo en el gobierno britnico sino que tambin se usa en el sector privado.

Procesos y Etapas de PRINCE2.

ESTADO DEL ARTE.

Comparacin de la Metodologas.
COMPARANDO PMBOK / ISO 10006
PMBOK GESTIN DEL ALCANCE ISO 10006

Recopilar requisitos. Definir Alcance. Crear la EDT. Verificar Alcance. Controlar Alcance. el el

Desarrollo concepto. Desarrollo alcance.

del

del

Definicin de las actividades. Control de actividades. Control alcance. las

el

del

ESTADO DEL ARTE.

COMPARANDO PMBOK / PRINCE2
PMBOK GESTIN DEL ALCANCE PRINCE2

Recopilar requisitos.

Planes, Case.

Business

Definir el Alcance.

Planes, Case.

Business

Crear la EDT.

Planes, Case.

Business

Verificar el Alcance.

Planes, Case.

Business

Controlar el Alcance.

Control del alcance.

ESTADO DEL ARTE.

COMPARANDO PMBOK / TENSTEP
PMBOK TENSTEP

GESTIN DEL ALCANCE

Recopilar Requisitos.

1.0 Definicin del Trabajo.

Definir Alcance.

1.0 Definicin del Trabajo.

Crear la EDT.

2.0 Elaboracin del Plan de Trabajo y del Presupuesto.

Verificar el Alcance.

9.0 Gestin de la Calidad. 3.0 Gestin del Plan de Trabajo y del Presupuesto.

Controlar el Alcance.

5.0 Gestin del Alcance.

APLICACIN DEL PMBOK GESTIN DEL ALCANCE:

PROYECTO SISTEMAS DE COSTOS INDIRECTOS GyM En la industria de la construccin se reciben mltiples invitaciones de entidades pblicas o privadas para desarrollar proyectos, los cuales son analizados y evaluados en base a criterios de selectividad de prospectos comerciales. Despus de analizar la selectividad de estos prospectos, GyM realiza la gestin presupuestal que concluir con la presentacin de la propuesta tcnico-econmica. La elaboracin de la propuesta tcnica como estructura de costos, est conformado por 2 partes: Costos Directos y Costos indirectos.

APLICACIN DEL PMBOK GESTIN DEL ALCANCE:

Los Costos Indirectos son la estructura de costos que demandar planificar, dirigir y controlar al ejecutar la obra. Se deber considerar como Costo indirecto todo lo que no aparece en los anlisis de precios unitarios como son Personal de obra, Sistemas y comunicaciones, Equipos y Vehculos de apoyo, Alojamiento y alimentacin, infraestructura de operacin, gastos de oficina principal, gastos de personal, gastos de operaciones, control de calidad, prevencin de riesgos, topografa, gastos financieros y responsabilidad social.

CONCLUSIONES
Se intenta transmitir la importancia de una buena gestin de proyectos y las ventajas que podra ofrecer el estndar PMBOK, destacando en particular la Gestin de Alcance. Pero no son las nicas importantes, como se menciono en un inicio son nueve reas de conocimientos y que deberan trabajar en equilibrio. Las herramientas y buenas prcticas ofrecidas por el Project Management Institute mediante el PMBOK constituyen una aportacin de valor para la gestin de proyectos. Actualmente, la gestin de los proyectos depende en exceso de la experiencia del gestor de proyectos.

CONCLUSIONES
Este estndar es slo una gua de Buenas Prcticas qu, como dice uno de sus prrafos Buenas prcticas no quiere decir que los conocimientos descritos deban aplicarse siempre de manera uniforme en todos los proyectos: el equipo de direccin del proyecto es el responsable de determinar lo que es apropiado para cada proyecto determinado. El generar conocimiento por cada experiencia que se tiene de nuestras actividades laborales contribuye a una mejor preparacin porque la prctica va conformando habilidades y cualidades para cubrir muchos aspectos como el orden, el control, las decisiones, entre otras. En consecuencia, cuando se forma parte de un equipo de desarrollo para uno o varios proyectos se considera a la persona con mayor capacidad y conocimiento para que est a cargo de dicho proyecto.

RECOMENDACIONES:
Resulta clave saber implicar a la alta direccin para dotar al gestor de proyectos de la relevancia que realmente tiene en los resultados de la organizacin. El entrenamiento del personal involucrado en la gestin de proyectos resulta un factor clave para la aplicacin exitosa del PMBOK. Mayor nfasis a las habilidades blandas. Integrar la gestin con la ingeniera para obtener mejores resultados.

Muchas Gracias....