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ACTIVIDADES SEMANA 2: PROCESO DE ADMINISTRACIN.

1. MAPA CONCEPTUAL.

CARACTERISITICAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DE CARTERA

PLANEACION

ORGANIZACION

DIRECCION

EJECUCIN

CONTROL

Se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas

Agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos.

Coordinar el esfuerzo comn de los subordinados, para alcanzar las metas de la organizacin

Llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los pasos de planeacin y organizacin.

Cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos

Estratgicas o Generales POLITICAS Tcticas o Departamentales Operativas o Especficas Actividad N2 Administracin y recuperacin de la cartera de crditos lvaro Herrera Jimnez Externas Internas Corto Mediano Largo SENA VIRTUAL Plazo Plazo Plazo Plazo OBJETIVOS

Generales Especficos Administrativos PLANES

Estratgicos Tcticos Operativos

LINEAMIENTOS

TOMA DE DECISIONES

2. Elabore un programa de administracin de la cartera, tomando como base los elementos y caractersticas que deben contener. Lo primero que debe hacerse es conformar una base a travs de la administracin cientfica la cual implica interrelacionar los procesos de planeacin, organizacin, direccin y control para crear una sinergia y mejorar la eficiencia. Los procesos deben ser los mejores para tener un buen servicio en la administracin de cartera, obteniendo la satisfaccin del cliente. Para lo anterior, es de vital importancia un mejoramiento continuo de los procesos. Lo siguiente es utilizar las normas organizacionales y estudiar el perfil de las personas que estarn en el rea. Ahora, lo que se va a hacer es determinar las distintas variables y elementos que pueden ayudar a un seguimiento oportuno del cliente, detectando falencias que pueden presentar para el retorno del crdito concedido. a) Establecer objetivos generales y especficos. b) Desarrollar el programa con las personas directamente involucradas. c) Tomar la base de datos de los crditos prximos vencerse. d) Preparar comunicaciones escritas 15 20 das antes del vencimiento del crdito, con notas que incentiven el pago oportuno e) Seleccionar los crditos de acuerdo a factores como: Actividad y antigedad del cliente Vencimiento Valor Historial crediticio f) Realizar llamadas 2 3 das antes del vencimiento para recordar y motivar el pago, todo ello sin entrar en discusiones. g) Distribuir adecuadamente los funcionarios de modo que los ms experimentados manejen los clientes potenciales, los clientes medios por funcionarios de experiencia media y as sucesivamente h) Con los clientes de crditos muy altos (mayores a 50 millones), hacer visitas oportunas para guardar evidencia de los avances o rezagos que puedan presentarse por parte del cliente y de paso establecer buenas relaciones. i) Verificar las cuotas pagadas por los distintos clientes y realizar llamadas o visitas si no han pagado para recordarles los beneficios de estar al da. j) Todos los funcionarios de la entidad deben estar sujetos a la planeacin, organizacin, direccin y control. De otro modo se pueden presentar serias dificultades. k) Incluir dentro del programa incentivos econmicos para los funcionarios de modo que tengas mayores motivaciones.
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En conclusin, todo programa debe manejar un eje central que es el proceso administrativo. Posteriormente, deben entrarse a evaluar las variables que afectan la organizacin, adecuarse oportunamente a las polticas y normas establecidas generando as un programa efectivo de administracin de cartera.

PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE CARTERA PLANEACIN: Las nuevas tendencia de administracin de cartera, propende por la gestin de la misma desde el momento de asumir la responsabilidad de las cuotas de administracin o desembolso de crdito, gestionando actividades que adems de permitir una cartera al da, logran fidelizar los asociados o copropietarios con nuestras organizaciones cliente. Ayudar a las a empresas de un diversificado rango de industrias a nivel nacional, en aumentar su liquidez y reducir los gastos operativos por medio de la administracin de cuentas por cobrar, y la recuperacin de cartera vencida. Esto a travs de los aos de experiencia, sistemas comprobados, y profesionales en gestin de cobranza, ayudado a ms de 10,000 compaas con sus cuentas vencidas, en disputa o de pago lento. Registrando niveles record de cobranzas, al mismo tiempo que expandir nuestros servicios de calidad gracias a nuestra red de oficinas, subsidiarias, y afiliados en Colombia. Nuestro servicio de administracin de cartera bajo la modalidad de outsorcing. ORGANIZACIN- DIRECCION Y EJECUCIN: Departamento de cartera descentralizado donde las sucursales operan en forma independiente, razn por la cual realiza la totalidad de las funciones relativas a su actividad basadas en las polticas y en procedimientos de la Direccin de Cartera y bajo el lgico control de sta. Distribuyendo as nuestra gestin en: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE CARTERA MOROSA: Nos hacemos cargo de la cartera morosa de su organizacin de acuerdo a las polticas y lineamientos establecidos por la Organizacin Solidaria: DEPARTAMENTO COBRANZA PREJURIDICA: Realizamos seguimiento al moroso, a travs de soporte telefnico permanente, visitas personales, envo de correo directo, gestin adelantada por uno de nuestros negociadores. DEPARTAMENTO COBRANZA JURIDICA: En el caso de que a pesar del estmulo que significa un arreglo extraprocesal, el deudor no concrete una frmula real de
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pago, y siempre que la cuanta y las condiciones patrimoniales del deudor lo ameriten, se proceder con el correspondiente proceso ejecutivo tendiente a obtener el recaudo de la obligacin por va judicial. CONTROL: Manejo y seguimiento de Indicadores de calidad que nos permiten permanente mejora continua y control de cada uno de nuestros procesos de cobro, para garantizar la efectividad de nuestro servicio.

POLITICAS Buenos controles sobre el anlisis previo y aprobacin Seguimiento inmediato en caso de mora y supervisin en crditos grandes Supervisin efectiva del Jefe (antes, despus y con Comit de Morosidad) Escalonar esfuerzos en las visitas (rdenes de descuento, cartas, recoleccin de planillas, efectivo, etc.) Promover trabajo en equipo Disear una estrategia que oriente los esfuerzos a casos prioritarios Acciones de secuestros oportunos de bienes en garanta y visitas a garantes Enfrentar los casos con apertura pero con firmeza, buscando soluciones no enfrentamientos (negociacin) Tomar acciones legales oportunas y ejemplificadas (en coordinacin con el rea crediticia) Realizar seguimiento a casos en juicio Responsables (no los oficiales) para recuperacin de casos muy antiguos Sistema claro de incentivos Control y evaluacin por unidad independiente

OBJETIVO: Fortalecer nuestro liderazgo en la provisin de servicios de cobranza y administracin de cuentas por cobrar, enfocados al cliente, garantizndole efectividad en el recaudo de sus carteras morosas. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Mejorar, innovar, y permanecer constantemente a la cabeza del Mercado cambiante, el cual afecta al cliente Reducir los gastos operativos de nuestros clientes Maximizar la liquidez de nuestros clientes
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Buscar constantemente procesos ms rpidos y eficientes de facturacin y mtodos de cobranza Ofrecer y buscar constantemente las mejores tasas de cobranza Mantener firmemente las relaciones de negocio con nuestros clientes PLANES

Esfuerzos de intervencin temprana + cobranzas morosas (opcional) Facturacin personalizada y facturas prefabricadas (por correo, mail, o ambos) Rango completo de cartas y notificaciones de cobranza Identificacin de cuentas pagadas anteriormente Campaas especializadas de llamadas telfonicas para cuentas corrientes y morosas Rastreo continuo e investigacin de cuentas Actualizaciones de direccines y telefonos Rastreo en lnea, actualizaciones y monitoreo 24/7 de cuentas Reportes de credito a las agencias regulatorias nacionales Opciones completas para el proceso de pagos y actualizaciones de pagos (depsitos directos, pagos por telfono, pagos con tarjetas de crdito, pagos por Internet, rdenes de dinero, o cheques certificados) Visitas puerta a puerta (de requerirlo) Intervencin legal (de requerirlo)

3. Una vez ledo y analizado el tema 2 SARC que se encuentra en el material del curso, elabore una sntesis del mismo que registre los principales temas que debe aplicar una entidad financiera para tener un acertado manejo del riesgo crediticio y obtener una oportuna recuperacin de la cartera. Polticas y estrategias de mejoramiento sobre los diversos procesos de administracin del riesgo del crdito, as como para la evaluacin, calificacin y control que garanticen la efectividad de cumplimiento y el logro de los objetivos propuestos por el sistema de gestin. Lmites de exposicin y tolerancia al riesgo en funcin de las caractersticas particulares de la entidad y el perfil del riesgo definido. Modos de evaluar las metodologas a adoptar para soportar la gestin del riesgo del crdito Formas de informar los resultados de gestin en perodos mensuales. Evaluar la viabilidad de lanzamiento de nuevos productos, mercados y canales de distribucin desde la perspectiva del riesgo del crdito.

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Manejo de la evaluacin y calificacin del crdito, en los trminos establecidos en la regulacin vigente y realizacin de los seguimientos a crditos restructurados. Revisin de polticas tendientes a evitar la concentracin de crdito en personas, grupos de personas y sectores econmicos. Revisin de sugerencias de entes de control para disminuir el riesgo de crdito. Informacin de los resultados obtenidos por unidades de negocio, reas de apoyo con relacin a los riesgos asumidos. Aseguracin de la correcta implementacin y ejecucin de la administracin de riesgo crediticio. Estrategias de mejoramiento. Polticas referentes al castigo de la cartera de crdito. Correctivos al SARC de acuerdo a las nuevas disposiciones legales o de revisiones fiscales Proceso de mejoras y modificaciones Creo que esto es solo un esbozo de los distintos temas que deben manejarse en el SARC para que cualquier entidad maneje adecuadamente su cartera de crditos. Todo lo anterior debe discutirse e implementarse sabiamente con los mejores estndares y adaptarse a los reglamentos de ley. ADMINISTRACION DEL RIESGO

El Riesgo de Crdito es la posibilidad de que una entidad incurra en prdidas y disminuya el valor de sus activos como consecuencia al incumplimiento de las obligaciones de la contraparte o deudor. Para la administracin de los riesgos inherentes al negocio de crditos tiene como funciones principales, las siguientes:

Establecer las metodologas de identificacin, medicin, control y monitoreo de los riesgos. Hacer seguimiento permanente a las exposiciones de los diferentes riesgos de la compaa.

Las entidades financieras del Estado en su capacidad como agentes interventores, estn en facultad del otorgamiento de crditos a diferentes tipos de segmentos del sector econmico; para esto la Superintendencia financiera de Colombia ha incorporado una serie de reglas y procedimientos descritos en el SARC (Sistema de administracin del riesgo crediticio) los cuales deben asumir de carcter obligatorio todas las entidades que realizan procesos crediticios.

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En algunos casos, al otorgar un crdito no se tiene en cuenta la capacidad de pago del cliente, o sus niveles de endeudamiento; es all donde entra el riesgo crediticio ya que debido a esto la institucin financiera puede correr el riesgo de prdida de sus bienes o activos debido a que el cliente no tiene la facultad de cubrir la deuda e incumple con lo establecido en el contrato de productos y servicios; es por esta razn que es de vital importancia que al entidad asuma ciertas polticas y procedimientos que le permitan evaluar el riesgo a lo largo del otorgamiento del crdito y la vida del mismo. Para tal fin debe presentarse la existencia de una junta directiva de administracin quien se encargara de establecer los mecanismos de control para el funcionamiento del SARC, y como primera medida esta junta deber instaurar un esquema organizacional en el cual se indiquen todas y cada una de las responsabilidades de las personas que intervendrn en dicha poltica, y las reglas a nivel interno para el adecuado funcionamiento.

Ahora bien se ver diferenciado el rol que asumir cada rea de la institucin en medidas de seguridad, es decir el rea comercial en donde se originara el crdito, deber estudiar la atraccin de los clientes, es decir observar si poseen las caractersticas suficientes para ser parte de los diferentes segmentos, y para que sean aptos para presentar y posteriormente ofrecer el portafolio del banco; en esta etapa el asesor comercial o encargado deber dar informacin suficiente al cliente, con respecto a tasas, ya sea anticipada o vencida y su equivalente en efectiva anual, adems deber informar sobre el pago de cuotas fijas o variables, las tasas de intereses de mora, y las garantas que debe otorgar y que se realizaran en caso de incumplimiento del pago, todo esto derecho del cliente pero como derechos del banco el asesor deber consultar y corroborar la informacin financiera del cliente, su reporte en centrales de riesgo, su prdida de capacidad de endeudamiento es decir en periodos que presente crisis, sus garantas o avaladores en cuanto a la obligacin etc.

El rea de crditos, quien analiza y determina si se otorga el crdito, si el cliente cumple con las caractersticas del sector, adems controlara el nivel de riesgo por segmentos, las garantas que deben generarse para cada tipo de cerdito (comercial, consumo, vivienda y microcrdito), el costo que tendrn al realizarse, las excepciones de garantas hipotecarias etc. Adems controlaran que se mantengan archivadas las bases de datos, que la entidad financiera otorgue diferentes recursos,
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tanto humanos como tecnolgicos en esta funcin, y posteriormente evaluaran el comportamiento del riesgo crediticio para ms adelante presentarlo al rea de riesgo y que esta se encargue de elaborarlo y llevarlo a la junta directiva que lo aprobara y presentara a la Superintendencia financiera para que lo acepte. Por ultimo pero con al mayor importancia de todas, el crdito pasara al rea de riesgo, en donde se evala los niveles de exposicin a los que est expuesta la institucin, el riesgo que se presenta por segmento, el capital del que predispone la institucin para absorber las prdidas que no esperaba sin que se generen extremas consecuencias; en cuestin a las garantas se verificar su avalu, la antigedad, se estimulara en este estudio su prdida de valor adquisitivo. Adems esta rea deber asumir controles de recuperacin de su cartera con recursos humanos y tecnolgicos que se encarguen de enfrentar incumplimientos realizando contacto con el cliente y presionndolo para el pago, hecho tal que disminuir el riesgo al que se somete la entidad; se controlaran los niveles histricos del riesgo los cuales nos indicaran el funcionamiento del periodo y la reevaluacin posterior, es obligacin que las metodologas sean evaluadas como mnimo 2 veces por ao para verificar si funcionan o no a favor de la entidad y por ultimo en su etapa de recuperacin deben sostenerse metodologas que disminuyan la prdida del prstamo es decir, cobranzas, reestructuraciones, hacer efectivas garantas etc. Por ltimo y para concluir cabe anotar la importancia del control interno del SARC, es obligacin de la entidad mantener estas polticas en privado, procurar que las manejen gente profesional y tica que reserven los datos en cuestin, vigilar el cumplimiento de estas polticas, actualizarlas y evaluarlas como mnimo 2 veces al ao, asumir provisiones individuales que disminuyan el riego expuesto, actuar rpidamente una vez identificado el conflicto, generar una provisin en caso de prdida de capacidad de pago, y por ultimo almacenar todos los datos descritos, no solo para que sirvan de marco histrico y referencial para los prximos periodos, sino tambin para cuestiones de control que realiza la superintendencia financiera rgano encargado del funcionamiento de la poltica SARC.

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