PROCEDIMIENTO DE UPMP: PG-NO-TC-004-2007

CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5. 6.

OBJETIVO. CMO ENTRAR AL SIMAN? DEFINICIONES. LAS 12 MEJORES PRACTICAS INTERNACIONALES. PREEVALUACION. DISCIPLINA OPERATIVA.
6.1 PARA QUE SIRVE LA DICIPLINA OPERATIVA. 6.2 POR QU TANTO INTERES EN LOS PROCEDIMIENTOS. 6.3 A MI COMO LNEA DE MANDO QUE ME CORRESPONDE HACER? 7.1 DISPONIBILIDAD - GUIA PARA DETERMINAR CUANDO SE REQUIERE ELABORAR PROCEDIMIENTO. 7.2 CALIDAD - GUA PARA REVISAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS 7.3 COMUNICACIN - GUA PARA REVISAR LA COMUNICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS - MATRIZ DE PROCEDIMIENTOS POR AREA O PUESTO 7.4 CUMPLIMIENTO

7. ETAPAS DE LA DISCIPLINA OPERATIVA.

UN

8. DISCIPLINA OPERATIVA DEL PROCESO DE MEJORA CONTINUA.

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1. OBJETIVO
La lnea de mando y el personal operativo conocer el procedimiento de Disciplina Operativa y sus cuatro etapas la cual permite tener disponibles, elaborados con calidad, comunicados y entendidos y que se cumplan de manera rigurosa la ejecucin de los procedimientos e instructivos de trabajo para cualquier actividad que lo requiera en PEP, con la finalidad de mejorar los estndares de desempeo y evitar los accidentes en el rea de trabajo.

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2. COMO ENTRAR AL SIMAN?

SISTEMA INFORMATICO DE MARCO NORMATIVO

PAGINA DE INTRANET

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SIMAN UNA HERRAMIENTA PERFECTA

CONSULTA DE PROCEDIMIENTOS

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SIMAN UNA HERRAMIENTA PERFECTA

DEBERAS COLOCAR TU FICHA

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SIMAN UNA HERRAMIENTA PERFECTA

OPRIME EN BUSCAR

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SIMAN UNA HERRAMIENTA PERFECTA

COLOCA LA CLAVE O COLOCA EL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

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SIMAN UNA HERRAMIENTA PERFECTA

DESPLEGARA LA INFORMACIN QUE SEA DE SU INTERS Pag. 9

3. DEFINICIONES
La Disciplina Operativa (D.O.) Es el cumplimiento Riguroso en forma Continua y Consistente de los procedimientos e instructivos de trabajo en todos los centros de trabajo. Ciclo de trabajo: Es la ejecucin paso a paso del desarrollo de un procedimiento en el rea de trabajo, en presencia del supervisor del rea. Procedimiento: Documento normativo que incluye un conjunto de actividades ordenadas en secuencia cronolgica para precisar la forma sistemtica de realizar un trabajo. Cuestionario de evaluacin de comunicacin del procedimiento: Documento anexo a cada procedimiento que contiene las preguntas claves que debern aplicarse al personal, para verificar la comunicacin efectiva y conocimiento del contenido del procedimiento

Continua
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3. DEFINICIONES
ndice de Calidad: parmetro de medicin que sirve para evaluar la calidad del contenido de los procedimientos e instructivos de trabajo.

ndice de Comunicacin: parmetro de medicin para

conocer si los mecanismos de capacitacin en los procedimientos e instructivos de trabajo son efectivos. ndice de Cumplimiento: parmetro de medicin para conocer el grado de efectividad de los mecanismos de disponibilidad, calidad, comunicacin, supervisin y auditoria en los procedimientos e instructivos de trabajo.

ndice de Disponibilidad: parmetro de medicin para evaluar

la disponibilidad de procedimientos e instructivos de trabajo en las reas de los centros de trabajo.
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Continua

3. DEFINICIONES
Instructivo: Descripcin especifica de cmo realizar una actividad, que puede ser tcnica o administrativa, en donde se describe en forma secuencial y cronolgica los pasos que se deben seguirse para el desarrollo adecuado de la misma. Eficiencia: Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado. Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. Riesgo: Probabilidad de que ocurra un evento no deseado. Estndar: Que sirve como tipo, modelo, norma, patrn o referencia.
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4. Las 12 mejores Practicas Internacionales

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El Equipo de SSPA y la lnea de mando asegura el cumplimiento y seguimiento de los

personal los aplique, asimismo se mantenga un seguimiento continuo de los avances y se analicen los resultados obtenidos
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Procedimientos Crticos (Que Salvan Vidas) y Operativos para que todo el

ALTOS ESTANDARES DE DESEMPEO

La Disciplina Operativa comprende reglas, procedimientos y criterios de diseo, que especifican como debe hacerse un trabajo bien y a la primera vez, as como tambin considera las practicas seguras atreves de los Procedimientos Crticos (Que Salvan Vidas).

DI SC IP LI NA

OP ER AT IV A

FORTALECER La prevencin de incidentes y accidentes

REVERTIR niveles de accidentabilida d e incidentes catastrficos

CENTRAR La responsabilidad del SSPA en la lnea de mando

MEJORAR El desempeo en SSPA atravs de un cambio de cultura hacia la prevencin permanente

ASEGURAR La continuidad de las operaciones para cumplir con el plan de negocio de PEP de manera sustentable

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5. PREEVALUACIN.
Marca con una X si es la lnea de mando el Supervisor de SSPA.
L nea Mando S uperv. S S PA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

A C T IVID AD C onoc er y difundir los proc edimientos Inves tig ar los inc identes . F ormular proc edimientos de trabajo Inic iar prog ramas y ac tividades de S S P A. A s es orar a la g erenc ia s obre as pec tos de S S P A . C onfirmar que los empleados c onoz c an los proc edimientos es tn c apac itados y

Dis c iplinar las infrac c iones a la s eg uridad y el medio ambiente. E s tablec er y hac er c umplir las reg las de S S P A Verific ar el c umplimiento de los proc edimientos Des arrollar el plan res pues ta a emerg enc ias A naliz ar las nec es idades de S S P A de todo el lug ar. Determinar la proc edimientos dis ponibilidad y c alidad de los

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6. DISCIPLINA OPERATIVA
1. DISPONIBILIDAD 2. CALIDAD

3. COMUNICACIN

4. CUMPLIMIENTO

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ETAPAS DE LA DISCIPLINA OPERATIVA

1.

Disponibilidad: Asegurar que todos los procedimientos e instructivos de trabajo estn accesibles y disponibles.

2.

Calidad: Asegurar que los procedimientos e instructivos de trabajo cumplan con todos los criterios establecidos para su aplicacin.

3.

Comunicacin: Asegurar que los procedimientos e instructivos de trabajo sean difundidos y comunicados.

4.

Cumplimiento: Asegurar que los procedimientos e instructivos de trabajo sean acatados y ejecutados correctamente.

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6.1PARA QUE SIRVE LA DISCIPLINA OPERATIVA?

Evita exponerse a peligros.

Su estricto seguimiento Protege al personal de lesiones. Asegura que la produccin sea de primera calidad. Mantiene a los negocios rentables y competitivos. Desarrolla un trabajo seguro. buen ambiente de

Ayuda a la organizacin a mantener una mejora continua. Es la tecnologa que nos permite desarrollar nuestras operaciones y/o actividades correctas, consistentes y seguras bajo el enfoque de calidad y mejora continua.

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6.2 POR QUE TANTO INTERS EN LOS PROCEDIMIENTOS?

Para alertar de posibles riesgos.

Son la base para realizar una operacin y/o actividad.

Crea la uniformidad en la operacin y/o actividades.

Para la capacitacin del personal. Con ellos se identifican desviaciones. Su cumplimiento eliminar accidentes.

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6.3. A MI COMO LNEA DE MANDO QUE ME CORRESPONDE HACER? Elaborar un programa anual de verificacin del cumplimiento de los procedimientos e instructivos de trabajo en sus reas de competencia. Integrar y mantener actualizado el inventario de procedimientos e instructivos de trabajo en su rea o funcin (requeridos y existentes)

Difundir y asegurar la comunicacin de los procedimientos entre el personal adscrito a su rea o funcin, aplicando el cuestionario de verificacin de comunicacin, (conocer y comunicar).
Verificar y asegurar el cumplimiento del los procedimientos e instructivos de trabajo, (verificar en campo).
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6.3 A MI COMO LNEA DE MANDO QUE ME CORRESPONDE HACER ?

Conservar y resguardar los registros de la aplicacin de los procedimientos e instructivos de trabajo. Reportar peridicamente a su supervisor (MAI) los ndices de disponibilidad, cumplimiento, calidad y comunicacin. Implementar y dar seguimiento a los programas de correccin de las desviaciones resultantes de las evaluaciones sobre los procedimientos e instructivos de trabajo. Apoyar al personal de SIPAC en las auditorias del procedimiento de D. O.
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ndice de disciplina operativa

No. de incidentes en: SSPA, Calidad, Control Interno, Operacin, Mantenimiento, Diseo, Construccin.

ndice de D.O. = 100 No. de empleados en el Centro de Trabajo

X 100

El ndice de D. O. refleja el desempeo que el rea o centro de trabajo est teniendo en un rea determinada, de acuerdo a la siguiente escala:

Excelente Muy Bueno Bueno Regular Requiere atencin inmediata

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98 - 100 % 95 - 97 % 92 - 94 % 88 - 91 % Menor a 88 %

7. ETAPAS DE LA DISCIPLINA OPERATIVA

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Aplicar el cuestionario para determinar en que actividades se requieren procedimientos o instructivos de trabajo formato DO-DI-2

Elaborar el inventario de los procedimientos o instructivo de trabajos requeridos Formato DO-DI-3

Elaborar y revisar anualmente el inventario de todas las actividades que se realicen Formato DO-DI-1

Etapa 1
Disponibilidad

Realizar el inventario de los Procedimientos e Instructivos de t. existentes de acuerdo al formato DO-DI-3

1
5
Jerarquizar los procedimientos Faltantes Formato DO-DI-4 DO-DI-4A

Verificar si existen documentos equivalentes en otras instalaciones Elaborar programa anual para el desarrollo de los Procedimientos faltantes, vencidos y por vencer formato DO-DI-5

8
Autorizar el programa anual para elaborar Procedimientos formato DO-DI-5

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GUA PARA DETERMINAR CUANDO SE ELABORAR UN PROCEDIMIENTO ESCRITO. Poder determinar cules son las operaciones/actividades que requieren de un procedimiento escrito es de suma importancia, ya que de esto depende el que se asegure que los procesos se lleven a cabo de forma correcta, consistente y segura, adems de poder determinar cuales son los procedimientos realmente necesarios. En virtud de lo anterior, a continuacin se muestra un cuestionario de evaluacin como gua de soporte para definir si una determinada operacin / actividad requiere de un procedimiento por escrito. Es importante sealar que esta gua enuncia los puntos ms importantes a considerar para determinar si se requiere de un procedimiento escrito. Sin embargo, no es limitativo y puede ser complementada con informacin especfica de cada direccin, gerencia, activo, planta o funcin, subdireccin y/o centro de trabajo.
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REQUIERE

GUA PARA DETERMINAR CUANDO SE ELABORAR UN PROCEDIMIENTO ESCRITO.

REQUIERE

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Riesgo y/o peligro que evita: Es el tipo de peligro involucrado en la operacin realizada. En caso de que se evite cualquiera de los peligros se debe considerar (1). Severidad del Incidente: Permite determinar el impacto o la consecuencia que se tendra en caso de que ocurriera alguna desviacin al procedimiento, los daos potenciales al personal, al medio ambiente, las instalaciones, la comunidad, la imagen de la empresa. Probabilidad de Ocurrencia: Permite determinar con que frecuencia podra ocurrir algn incidente ocasionado o derivado de una desviacin en el cumplimiento del procedimiento. El tiempo en que podra ocurrir. Riesgo: Se determina con base en el impacto que se tiene en las personas, el medio ambiente y en el negocio en caso de perder la continuidad de las operaciones parte o la instalacin completa para.

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ETAPA 1. DISPONIBILIDAD Jerarquizar procedimientos faltantes. Elaborar programa anual para el desarrollo. Verificar si existen en otras instalaciones.

ndice de Disponibilidad
No. Procedimiento e instructivos disponibles ndice de disponibilidad = (I D) X 100 Procedimiento e instructivos requeridos

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10

Adecuar procedimientos e instructivos de trabajo de acuerdo a la actividad especfica

Dar seguimiento al desarrollo de programas para la elaboracin y/o revisin de procedimientos e instructivos

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Desarrollar Procedimientos o instructivos faltantes

Etapa 2
Calidad
Evaluar la calidad de cada proyecto de procedimiento e instructivo de trabajo en base a DO-CA-2 y 2A Elaborar un informe sobre el desarrollo de los procedimientos e instructivos faltantes y/o en revisin a travs del reporte mensual DO-CA-3

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Adecuar procedimientos e instructivos de trabajo vencidos y por vencer conforme a los criterios DO-CA-1

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12
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QUE REFLEJA LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS?

Claridad Congruencia Especficos Actualizados

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ETAPA 2. CALIDAD
GUA PARA REVISAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS

OBJETIVO: Dar una gua para realizar auditoras de Calidad a los procedimientos

Alcance: La presente gua incluye los lineamientos que deben considerarse para evaluar la calidad en forma y contenido de los Procedimientos. Lo establecido en esta gua no es limitativo; sin embargo, debe ser considerado como una base para implantarla.
Requisitos: Esta gua est dirigida a todo aquel personal responsable de verificar la calidad de los Procedimientos en cuanto a forma y contenido. Lo establecido aqu ser de aplicacin general y ser responsabilidad de cada Direccin / Gerencia / Planta o Funcin implantarla sobre la base de sus recursos y necesidades.
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ETAPA 2. CALIDAD
GUA PARA REVISAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS
Informacin de referencia: El contar con Procedimientos de Calidad, es un factor clave para asegurar que las operaciones actividades son llevadas a cabo de forma correcta y consistentemente. Es por ello que debemos contar con un sistema que nos permita verificar que tanto la forma como el contenido de los procedimientos que estn siendo emitidos, revisados actualizados, cumplan con las guas de este Manual. Por lo tanto, es necesario contar con un programa de Auditoras de Calidad, que nos ayude a asegurar lo antes.

Es muy importante aclarar algunos trminos cuando hablemos respecto a algunas caractersticas que reflejan la calidad de los Procedimientos, tales como:
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ETAPA 2. CALIDAD
GUA PARA REVISAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS

CLARIDAD: Se refiere a que los Procedimientos deben estar escritos de tal manera que puedan ser entendidos por todo el personal involucrado. Se debe evitar tecnicismos.
CONGRUENCIA: Todos los equipos, accesorios e instalaciones mencionadas en el Procedimiento, deben coincidir con lo que existe en el rea fsicamente en cuanto a identificacin y localizacin. ESPECIFICOS: Debe evitarse ambigedad al hablar de variables involucradas; se debe sealar los valores de las variables especficamente, as como sus unidades, las cuales deben coincidir con las existentes en los instrumentos de medicin y control. ACTUALIZADOS: Se refiere a que deben ser revisados en forma peridica, para asegurar que no hay cambios en las instalaciones en la forma de llevar a cabo la operacin actividad que los haga obsoletos.
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21

Obtener el ndice de efectividad de la comunicacin de acuerdo a la formula correspondiente

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Identificar los procedimientos e instructivos que aplican para cada trabajador en la instalacin, matriz de correlacin DO-CO-1

16

Anotar los resultados en el formato DO-CO-4 de la capacitacin en procedimientos e instructivos

Etapa 3 Comunicacin
Programar y realizar la capacitacin de procedimientos e instructivos de trabajo existentes, con base en la matriz de correlacin trabajador procedimiento DO-CO-2

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Evaluar el entendimiento de la capacitacin considerando el cuestionario de evaluacin de la comunicacin que se deber incluir en cada procedimiento (ejemplo)

Seleccionar los medios escritos y/o electrnicos que sean convenientes para difundir los procedimientos e instructivos de trabajo

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Mantener disponibles los procedimientos e instructivos de trabajo autorizados en medios impresos.

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ETAPA 3. COMUNICACIN
GUA PARA REVISAR LA COMUNICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS Objetivo: Establecer los lineamientos generales de los diferentes procesos que involucra la etapa de comunicacin de procedimientos. Alcance: La presente gua cubre los lineamientos que deben de considerarse para: 1. La definicin de procedimientos por reas, los mecanismos de comunicacin y las evaluaciones que aseguren el conocimiento de los procedimientos. 2. Lo establecido en esta gua no es limitativo, pero debe ser considerado como base para implantarla.
Requisitos: Esta gua est desarrollada para todo aquel personal involucrado en el proceso de difusin de procedimientos. Es responsabilidad de cada direccin / gerencia / planta o funcin implantarla sobre la base de sus recursos y necesidades.
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ETAPA 3. COMUNICACIN
GUA PARA REVISAR LA COMUNICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Informacin y referencia: Comunicar informacin es uno de los procesos ms difciles y delicados, ya que involucra varios elementos que deben conjugarse para lograr una comunicacin efectiva. Con un mensaje definido, los elementos a utilizar son: el transmisor, el receptor el medio o modo de comunicacin. En virtud de lo anterior, es muy importante contar con mecanismos de difusin de procedimientos que nos aseguren al mximo la efectividad de dichos elementos y controles que nos permitan evaluar los resultados alcanzados, despus de haber aplicado estos mecanismos. Definiciones: Es muy importante definir algunos trminos para la clara comprensin de esta gua.

Alcance de la difusin: es importante establecer la audiencia o receptores a los

que se les quiere hacer llegar la informacin por medio de la difusin.

Intensidad de la difusin: define el grado de recepcin, entendimiento o

aprendizaje que se requiere alcancen los receptores de la informacin
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ndice de Comunicacin
No. Personas capacitadas ndice de comunicacin = (ICom) X 100 No. Total de personas a capacitar

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EJEMPLO DE CUESTIONARIO rea: Mantenimiento: Taller Mecnico. Procedimiento No. : PS-001 Ttulo: Tarjeta, Candado, Despeje y Prueba.
1.Mencione cuales tipos de riesgos que se pueden controlar por este procedimiento._________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ 2.- Describa que significa el concepto de la Tarjeta, Candado, Despeje y Prueba. _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 3.Describa el orden o secuencia para poner y retirar candados. _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Contest: Nombre trabajador Nombre Supervisor Fecha Fecha Firma Firma

Revis:

Observaciones / Notas del supervisor: _____________________

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MATRIZ DE CONOCIMIENTOS POR REA O PUESTO

Toda matriz de procedimientos por rea debe ser elaborada, considerando los siguientes pasos:

Identificar necesidades: Se debe determinar cules procesos o actividades que se desarrollen en el rea, requieren de un procedimiento.
Desarrollo de procedimientos: Desarrollar los procedimientos a manera que estn disponibles en el rea. Sobre la base de esto, se proceder a elaborar la matriz de procedimientos por rea. Elaboracin de matrices: Las matrices se elaboran relacionando el rea y los procedimientos que aplican en ella. Se recomienda hacer matrices por gerencia o departamento; mantenimiento, produccin, SSPA, personal, procesos, etc., Pues de esta forma se tiene concentrada toda la informacin, facilitando su consulta y aplicacin. Pueden utilizarse sistemas de computacin para elaborar matrices, pero se deben de establecer controles para su actualizacin y resguardo similares a los establecidos para los procedimientos.
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MATRIZ DE CONOCIMIENTOS POR REA O PUESTO

Continuacin:

Actualizacin: Debido a que con frecuencia se emiten nuevos procedimientos, stos debern ser incluidos en la matriz correspondiente, e informar al personal que labora en el rea, la nueva inclusin para su conocimiento y difusin. Auditorias: Auditorias peridicas deben ser realizadas para verificar que las matrices se encuentran actualizadas. Es recomendable que dichas auditorias sean realizadas por los integrantes del equipo de D. O. en caso de no contar con dicho equipo, se tendr que llevar a cabo auditorias cruzadas, pueden ser una alternativa para asegurar el tener matrices de calidad y actualizadas.
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MATRIZ DE CONOCIMIENTOS POR REA O PUESTO

Continuacin: Evaluacin de conocimientos: Se debe contar con controles que permitan evaluar los conocimientos que tiene el personal acerca de los procedimientos. Para ello, existen diversas formas para verificar este proceso entre las que se encuentran: encuestas, cuestionarios, entrevistas directas al personal. Dichos controles debern ser registrados para poder comprobar que fueron realizados y para los casos en que se requiera certificar si una persona fue entrenada en determinados procedimientos. Para un control general sobre qu personas han sido certificadas con relacin a los procedimientos que debe conocer, se debe contar con la MATRIZ DE CONOCIMIENTOS. La matriz de conocimientos se elaborar relacionando al personal que labora en el rea y los procedimientos que se aplican. Sistemas de computacin pueden ser utilizados para elaborar dichas matrices, pero se deben establecer controles para su actualizacin y resguardo. Se deben realizar Auditorias peridicas para confirmar que las matrices se encuentren actualizadas. Es mejor que las auditorias sean realizadas por integrantes del equipo de D. O, o en su defecto, llevarse acabo auditorias cruzadas para asegurar que las matrices son de calidad.
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23
Explicar al personal cual es el objetivo del programa y la importancia de su participacin

Elaborar programa anual de verificacin del cumplimiento en la aplicacin de procedimientos e instructivos de trabajo (ciclo de trabajo) DO-CU-1

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Calcular el ndice de cumplimiento en la aplicacin de procedimientos e Instructivos de 27 trabajo

Etapa 4

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Cumplimiento
La actividad se realiza con desviaciones al procedimiento o instructivo de trabajo

Termina la verificacin del ciclo de trabajo y comentar con el trabajador las observaciones detectadas y que acciones o cambios son requeridos para mejorar la realizacin del trabajo, registrar las observaciones y sugerencias del trabajador

Verificar en sitio el cumplimiento de las actividades que realizan normalmente los trabajadores contra lo documentado en el procedimiento DO-CU-2

26
SI detener la actividad y dialogar con el trabajador. NO se contina al siguiente punto

25

25

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ndice de Cumplimiento
ndice de Cumplimiento= (Icum) No. De personas acreditadas No. Total de personas

X 100

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OBJETIVO
NOMBRE: Llenado de formatos: Aplicacin de los ciclos de trabajo y llenado del ndice de capacitacin NOMBRE: Comunicacin Asertiva: Poner en claro,
afirmar, expresar, congruentemente los sentimientos, necesidades y derechos propios, respetando a los dems.

DESARROLLO
Se pondr al personal a elaborar el ciclo de trabajo de una actividad y se elaborara el formato de capacitacin del personal. Se les explica en que consiste la comunicacin asertiva y se ponen tarjetas previamente laboradas con frases que el trabajador pasa a exponer su punto de vista.

MATERIAL
Hojas con formatos del ciclo de trabajo y de registro de capacitacin.

RESULTADO
El personal conocer el correcto llenado de los formatos

Hojas blancas, Lpices Ejemplos de comunicacin asertiva: liderazgo; ser padre; ser responsable; la disciplina; la confianza; Amor; amistad; compromiso;

Comunicacin efectiva para disciplinar un acto inseguro y retroalimentar un acto seguro.

DURACION DE CADA DINAMICA 20 MINUTOS

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PROCEDIMIENTO DE UPMP: PG-NO-TC-004-2007

Pasos a seguir para la ejecucin de auditorias

1.-Se identificarn) las reas (s) o funciones) que no estn dentro del alcance del sistema de calidad del negocio. 2.-Generar una lista de los procedimientos o prcticas ms crticos del rea o funcin. 3.-El auditor a su criterio seleccionar de la lista cules procedimientos o prcticas se auditarn. Las ms crticas mencionadas en los P. 4.-verificar en campo qu lo que indica el procedimiento o prctica se lleve a cabo. Se verificar el llenado de formatos, listas de verificacin, anexos, etc. 5.-Anotar todas las desviaciones encontradas y verificar a qu elemento corresponde dicha desviacin. 6.-Elaborar el reporte final.

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Formato DO-DI-1
Subdireccin: Instalacin: Fecha: Gerencia/Activo/Divisin: rea: Elaborado por: Inventario de actividades por rea o instalacin
No. Nombre de la actividad Cuenta con procedimiento? Cuenta con instructivo? Clave asignada Fecha de elaboracin

Nombre y firma responsable rea/Instalacin: Nombre y firma del jefe inmediato:

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CUESTIONARIO PARA DETERMINAR LA NECESIDAD DE DOCUMENTAR ACTIVIDADES / OPERACIONES Regin / Divisin Instalacin. Operacin/actividad (describir) Cuestionamiento: Activo/U. O. rea/ funcin:

Formato DO-DI-2

Actividad no. ____ de ____ Fecha:

1.- Es frecuente la operacin o actividad y se sigue siempre la misma secuencia de eventos? (mas de i p/semana) 2.- Requiere que para su desarrollo se apliquen normas? 3.- Su realizacin implica riesgos y se requieren recomendaciones especificas al personal que las realiza? 4.- El desarrollo de la actividad/operacin implica riesgo potencial de contaminacin, fuego, explosin, etc.?

Si

No

5.- Su control impacta administrativa o econmicamente al negocio? 6.- Tiene antecedentes de desviaciones que pudieron tener un alto impacto en la empresa? 7.- Requiere de un grado de habilidad o de atencin especial para ejecutarse?
8.- Requiere realizarse paso a paso para darle continuidad y lograr su objetivo?

9.- Requiere de controles especficos para cumplir con determinados parmetros de seguridad, salud, proteccin ambiental, operacin, calidad, administrativos o de control interno?
10.- Requiere de la participacin y coordinacin de diferentes personas para lograr obtener el resultado deseado? Si mas de la mitad de las respuestas son afirmativas, la actividad u operacin requiere de un procedimiento para su desarrollo. Si al menos tres respuestas fueron afirmativas, es necesario elaborar una instruccin de trabajo por escrito. Nota: Este cuestionario no es limitativo y puede ser complementado con informacin adicional, el anlisis debe ser realizado por personal con experiencia en la actividad en cuestin.

Elaboro: _________________________________ Nombre y Firma

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Revis: _________________________________ Nombre y Firma

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS REQUERIDOS O EXISTENTES Subdireccin: Instalacin: Fecha: Gerencia/Activo/ Divisin: rea: Elaborado por: Inventario de procedimientos e instructivos requeridos o existentes No. Nombre de la actividad Relacionar todas las actividades de las reas / instalaciones / U. O. / activo / Gerencia que requieren documentarse de acuerdo al anexo 1 Requiere procedimientos o instructivos? P I tiene ya procedimientos o instructivos? SI NO Clave asignada

Formato DO-DI-3

Fecha de elaboracin Anotar la fecha de la elaboracin o ultima revisin del procedimient oo instructivo

Anotar la clave del procedimiento o instructivo en caso de que ya este elaborado y cuente con el registro

A) TODAS LAS ACTIVIDADES:

___________

B) TOTAL DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS REQUERIDOS:

C) TOTAL DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS ELABORADOS Y DISPONIBLES: D) INDICE DE DISPONIBILIDAD: ( C / B ) * 100 =

___________
___________ ___________

La informacin correspondiente a los incisos A, B, C, Y D solo se registrara una vez, en la ultima hoja debiendo sumar el total de operaciones o actividades evaluadas y registros en este formato. Elaboro: _________________________________ Nombre y Firma Revis: _________________________________ Nombre y Firma

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FORMATO PARA JERARQUISAR LA ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS E INSTUCTIVOS DE TRABAJO POR REA O INSTALACIN Subdireccin: Instalacin: GERENCIA/Activo/ Divisin: rea:

Formato DO-DI-4

Fecha:

Elaborado por:

Formato para jerarquizar la elaboracin de procedimientos e instructivos de trabajo por rea o instalacin
TITULO DEL PROCEDIMIENTO O INSTRUCTIVO Anotar el nombre de los procedimientos PELIGRO QUE EVITA (a) Anotar si el procedimiento disminuye el riesgo de fuego, explosin, fuga impacto ambiental o lesiones SEVERIDAD (b) Calificar la severidad o gravedad de las consecuencias del incidente como alta mediana o baja y asignarle valores de 5, 3 o 1 segn corresponda PROBABILIDAD (c) Calificar la probabilidad de ocurrencia del incidente como alta, mediana o baja y asignarle valores de 5, 3 o 1 segn la calificacin del formato DO-DI-4A EXPOSICION (d) Calificar la exposicin como alto, moderado o bajo, por la cantidad de personal que interviene en la operacin y asignarle valores de 5, 3 o 1 segn la tabla inferior PRIORIDAD (e)

(a) PELIGRO QUE EVITA: Fuego, explosin, impacto ambiental o lesiones, fuga, material toxico, etc. (b) SEVERIDAD: Alta = 5, mediana = 3, baja = 1 Ver tabla de criterios del formato DO-DI-4A

(c) EXPLOSION: Alta = 5 (diario), mediana = 3 (mensual), baja = 1 (anual)

(d) PRIORIDAD: Multiplicar los valores de las columnas b, c y d, para cada procedimiento y determinar la prioridad de acuerdo con la tabla del formato DO-DI-4A Elaboro: _________________________________ Nombre y Firma Pag. 53 Revis: _________________________________ Nombre y Firma

GUA PARA DETERMINAR CUANDO SE ELABORAR UN PROCEDIMIENTO ESCRITO.

REQUIERE

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CRITERIOS PARA LA FRECUENCIA DE REVISION DE PROCEDIMIENTOS CONFORME AL RIESGO.

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CRITERIOS PARA LA FRECUENCIA DE REVISION DE PROCEDIMIENTOS CONFORME AL RIESGO.

Formato DO-CA-1

Valor
75 125 27 74 1 26

prioridad
Alta Media Baja

Frecuencia de revisin
Deber ser revisado cada dos aos Deber ser revisado cada dos aos Deber ser revisado cada dos aos

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Formato DO-DI-5
Subdireccin: Instalacin: Fecha: GERENCIA/Activo/ Divisin: rea: Elaborado por: Programa para la elaboracin de procedimientos e instructivos de trabajo Supervisor responsable Clave Nombre del procedimiento A O E N E F E B M A R A B R M A Y J U N J U L A G O S E P O C T N O V D I C

Elaboro: _________________________________ Nombre y Firma

Revis: _________________________________ Nombre y Firma

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Formato DO-CA-2 Subdireccin: Instalacin: GERENCIA/Activo/ Divisin: rea:

Fecha:

Elaborado por: Formato de registro de resultados de evaluacin de los procedimientos

Clave del procedi miento

Vigencia

Estructura

Autoriza cin

Claridad de redacci n

Puntos crticos y limites del proceso

Anexos y dibujos

Ejecucin ciclo de trabajo

Calidad de la revisin

Soporte tcnico

Cambios al procedi miento

Total de punto (20)

Mxim o total (100)

Total (%) Mximo total (100%)

Cuando un procedimiento cumple con todos los criterios establecidos para evaluar La calidad de los procedimientos y mtodos, entonces se puede concluir que ese procedimiento es de calidad.

Evaluado por: _________________________________ Nombre y Firma

Excelente Muy Bueno Bueno Regular Requiere atencin inmediata

98 - 100 % 95 - 97 % 92 - 94 % 88 - 91 % Menor a 88 %

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El auditor elaborar un reporte final de resultados que incluir Calificaciones finales, las oportunidades de mejora, recomendaciones y conclusiones, mismo que ser enviado a la Gerencia del rea y al Lder del Equipo de Disciplina Operativa. PARMETROS PARA VERIFICAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS Formato DO-CA-2A Subdireccin: Instalacin: Fecha: PARMETRO 1). Vigencia Gerencia/Activo/ Divisin: rea: Elaborado por: Gua para revisar la calidad de los procedimientos CALIFICACIN 0 - Fecha vencida. 1 - Fecha vencida y en revisin. 2 - Vigente en su Procedimiento. 0 - No cumple con formato. 1 - No cumple con formato, pero esta en revisin. 2 - Cumple totalmente con lo establecido. 0 - No cumple con las autorizaciones. 1 - Solo tiene aprobacin, falta autorizacin. 2 - Cumple totalmente con lo establecido. 0 - El supervisor del rea, subordinado y auditor hacen notar que no es comprensible. 1 - Alguno de los Auditados hace notar que no es entendible. 2 - Todos los auditados dicen que es entendible. 0 - No contempla ningn punto crtico y/o lmites del proceso. 1 - Contempla algunos puntos crticos y/o lmites del proceso. 2 - Contempla todos los puntos crticos y/o lmites del proceso. continua RESULTADO

2). Estructura

3). Autorizaciones

4). Claridad de Redaccin

5). Puntos Crticos y Lmites del Proceso

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GUA PARA REVISAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS

PARMETRO
6). Anexos y Dibujos

CALIFICACIN
0 - No cuenta con los anexos y dibujos de referencia. 1 - Los dibujos y anexos de referencia no concuerdan en algunos puntos con lo que existe en el rea. 2 - Los dibujos y anexos de referencia concuerdan con lo que existe en el rea. 0 - Al ejecutarse el procedimiento, detectaron varias desviaciones. 1 - Al ejecutarse el procedimiento, detectaron alguna desviacin. 2 - Al ejecutarse el procedimiento, no detectaron desviacin alguna. 0 - Durante la revisin, solo interviene el que elabora el procedimiento. 1 - No se define un grupo de revisin, pero participan ms de una persona en la misma conoce y realiza la operacin. 2 - Para la revisin se define un grupo de revisin integrado por el personal que realmente conoce y realiza la operacin.

RESULTADO

7). Ejecucin ( ciclo de Trabajo) 8). Calidad de Revisin

9). Soporte Tcnico

10). Cambios al Procedimiento

0 Referencia a Normas Estndares deficiente. 1 - Requiere de mejora el soporte tcnico. 2 - Cuenta con soporte tcnico (Estndares y Guas Corporativas)
0 - No existen registros de los cambios en los procedimientos. No los evala personal calificado. 1 - Los cambios los evala personal calificado, pero no hay registros de los mismos. 2 - Los cambios los evala personal calificado y hay registros de los mismos TOTAL

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Formato DO-CA-3
Subdireccin: Instalacin: Fecha: Gerencia/Activo/ Divisin: rea: Elaborado por: Reporte mensual de seguimiento al programa de elaboracin y/o revisin de procedimientos Activo/ U. O./ Gerencia Procedimientos / Instructivos Necesarios Faltantes Periodo ene/09 a may/09 Programado Realizado % Avance ndice de desarrollo

Anotar aqu la relacin de instalaciones, reas, centros de trabajo , activos o regiones, divisiones, segn sea el nivel de detalle de la informacin.

Anotar la totalidad de procedimientos requeridos y faltantes por instalacin rea, etc.

Los datos relativos a lo programado, realizado y % de avance corresponden al periodo que se reporta y se obtiene del formato anexo 5

El ndice de D corresponde al valor global de la entidad que reporta

Elaboro: _________________________________ Nombre y Firma

Desarrollo (DO)= Necesarios (N) Faltantes (F) + Realizados (R)

Revis: _________________________________ Nombre y Firma

ndice de Desarrollo = ( DO / N ) * 100

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Formato DO-CO-1 Subdireccin: Instalacin: Fecha: Elaborado por: Matriz de correlacin Trabajador vs Procedimiento Nombre del trabajador
A B C D E F G H I J K L M N O P

Gerencia/Activo/Divisin: rea:

Relacin de procedimientos
A.B.C.D.E.F.G.H.I.J.K.L.M.N.O.P.-

Elaboro:

Revis: Firma: Firma

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Formato DO-CO-2

subdireccin:
Instalacin: Fecha: Elaborado por:

Gerencia/Activo/Divisin:
rea:
Encargado de la instalacin, Supervisor o mando medio responsable de la difusin y capacitacin de cada procedimiento

Programa de capacitacin / entrenamiento en los procedimientos e instructivos de trabajo

Titulo Procedimiento

Nombre del trabajador

Mes
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

elabor: Firma:

Revis. Firma:

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Formato DO-CO-4 Subdireccin: Instalacin: Fecha: Procedimiento Nombre del Supervisor: Clave del procedimiento: Registro de capacitacin / entrenamiento en los procedimientos e instructivos de trabajo Nombre del Trabajador Ficha Categora Fecha Firma del Trabajador Firma del Supervisor Suficiente (s/n) Gerencia/Activo/Divisin: rea:

Elabor: Nombre y Firma:

Revis. Nombre y Firma:

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Formato DO-CU-1
Subdireccin: Instalacin: Fecha: Titulo del Procedimiento: Nombre del Supervisor: Revisin no. Gerencia/Activo/Divisin: rea:

Programa de verificacin del cumplimiento de procedimientos e instructivos de trabajo (ciclos de trabajo) Nombre del Supervisor Nombre del Trabajador Mes
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

Elabor:

(responsable de rea o instalacin)

Fecha:

Nombre, Firma y Ficha: Aprob:

(mxima autoridad del centro de trabajo)

Fecha:

Nombre, Firma y Ficha:

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Formato DO-CU-2
Registro de verificacin de aplicacin de procedimientos e instructivos de trabajo (ciclos de trabajo) Centro de trabajo: rea o funcin: Cdigo y nombre del procedimiento verificado: Fecha:

Nombre del Trabajador:

Nombre del Supervisor: 1.- se realizo la operacin/actividad siguiendo el procedimiento en su totalidad? SI ____ NO ____ Comentario :_____________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________ 2.- Si la respuesta a lo anterior es negativa, Cul (es) fue (ron) la (s) desviacin (es)? ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ 3.- Si no coinciden el procedimiento o instructivo de trabajo y la forma de realizarse la operacin/actividad, Cul debe modificarse? Favor de explicar el porqu. ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________

4.- Considera usted que el empleado conoce bien la operacin y/o actividad a realizar? Si _____ no _____ favor de explicar porqu. ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________
5.- Que comentarios hizo el trabajador durante la verificacion de la aplicacin del procedimiento o instructivo de trabajo? ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________

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Continua

6.- Hizo el trabajador alguna sugerencia a cerca del procedimiento? Si ___ no __ ; Si es afirmativa, listar: ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ 7.- Estaba el rea de trabajo y el equipo en condiciones satisfactorias? Si ______ no _____ Observacin: ________________________________________________________________________________________________ 8.- Comentarios generales. _________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ 9.- Accin tomada sobre los comentarios generales. ____________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ 10.- Conclusiones: Aprobado No aprobado Modificar procedimiento Requiere Re-entrenamiento

Trabajador: __________________________________________________________________ Nombre y Firma:

Evaluado: ____________________________________________________________________ Nombre y Firma: Aprobado por: ________________________________________________________________ Nombre y Firma: Observaciones de quien revisa: ______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ Pag. 67