REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA ANTONIO RICAURTE"

NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS

Alumnos: De Abreu, Anderlyn Cordero, Laura Paredes, Yenny Profesora: Saturno, Jesmar

La Victoria, mayo de 2013

INTRODUCCIN

En las empresas se realizan muchas actividades cuyas caractersticas conoce bien el empresario. El dominio directo o indirecto, de estas actividades es lo que conoce como Administracin. La administracin de empresas es el conjunto de conocimientos y habilidades que permiten dominar, directa o indirectamente, todas las actividades y transacciones de una empresa teniendo una serie de beneficios tanto personales como sociales.

Para alcanzar los beneficios tanto personales como sociales es imprescindible una gestin eficiente y eficaz, por ello se trazan objetivos operacionales que para cumplirse deben contar con una adecuada planeacin y organizacin.

En este orden de ideas, el informe que presentamos a continuacin se desarrolla en base a dos herramientas fundamentales para la buena administracin de una empresa: La unidad de Organizacin y Sistemas y la Organimetra.

La unidad asesora de Organizacin y Sistemas es vital para cualquier empresa, ayudar de manera directa en el mejoramiento y en la innovacin de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organizacin; trabaja directamente en los procesos, pero la toma de decisiones es de los directivo de la empresa.

La Organimetra por su parte brinda el marco estable y comprensible en el cual las diferentes reas de la empresa puedan trabajar unidas para alcanzar sus metas y objetivos. Es una herramienta que nos permite
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representar una organizacin y sus relaciones formales internas y externas. Define y establece la jerarqua e importancia de cada participante de la organizacin.

Veremos reflejado en este informe como el proceso de administrar trae consigo la toma de decisiones, que resulta un elemento comn para los temas tratados.

RESUMEN LECTURA I

ORGANIZACIN Y SISTEMA

Una buena administracin debe elegir un curso de accin y decidir por anticipado qu es lo que debe hacerse, en qu secuencia, cundo y cmo. Debe considerar la naturaleza del futuro en el cual las decisiones y acciones planeadas se intenta que operen, as como el periodo en curso en el cual se hacen los planes.

Planificar y corregir proporcionan la base para una accin efectiva que resulta de la habilidad de la administracin para anticiparse y prepararse para los cambios que podran afectar los objetivos organizacionales, es la base para integrar las funciones administrativas y es necesaria para controlar las operaciones de la organizacin.

Organizacin y sistemas desde sus inicios se ha enfocado en la reorganizacin y modernizacin de los procesos administrativos,

consolidndose como una unidad de accin que se ocupa de revisar permanentemente la estructura y el funcionamiento de la administracin con la finalidad de orientar y aconsejar a los Gerentes o funcionarios encargados de cules seran las mejoras a aplicar en la organizacin y en los mtodos empleados en las unidades que dirigen.

Su finalidad es asegurar la mxima eficiencia en el empleo de los recursos administrativos, la aplicacin de mtodos adecuados en los procesos productivos logrando mayor rendimiento y aprovechamiento de la mano de obra, asegurando la disminucin de los costos.

La responsabilidad de Organizacin y Sistemas es estudiar los problemas administrativos recopilando informacin para analizar y evaluar de manera crtica en cuanto a cules son los propsitos que se quieren lograr, lo que se hace y el por qu, para luego dar recomendaciones en cuanto a las posibles acciones a seguir.

Su funcin asesora consiste en elaborar el estudio de la situacin, analizarlo y ofrecer las recomendaciones al personal ejecutivo mostrando las ventajas que se alcanzaran de ser puestas en prctica. Como funcin ejecutiva cumple con dirigir el estudio y ejecutar las acciones recomendadas una vez que son aprobadas.

La informacin que obtiene la unidad de organizacin y sistemas sobre una unidad administrativa estudiada es presentada a manera de informe donde se reflejan las recomendaciones de las mejoras sugeridas. Estas recomendaciones pueden tratarse de eliminacin o adicin de procesos, cambios o combinacin de procedimientos, implementacin de nuevos sistemas, mejoras en los mtodos de trabajo, en fin una serie de recomendaciones con basamento en hechos estudiados por el analista en organizacin y sistemas no en suposiciones.

Contar con una unidad de Organizacin y Sistemas es contar con un gran valor, esta apreciacin se extrae de lo antes expuesto ya que la labor que desarrolla dentro de una empresa redunda en el aprovechamiento de los recursos, adecuacin de la estructura organizativa, funcional y procedimental para el cumplimiento de la misin institucional dejando en manos de la Gerencia la aceptacin e implementacin de las mejoras propuestas.

RESUMEN LECTURA II

ORGANIMETRA

El contenido de esta lectura nos introduce al conocimiento de la definicin de organimetra, la cual no es ms que una herramienta para representar una organizacin y sus relaciones internas.

La organimetra cuenta con dos instrumentos: El Flujograma mediante el cual se representa la secuencia de actividades de un proceso. ste a diferencia del organigrama es una representacin micro de las actividades y secuencia de las mismas en un rea determinada.

El Organigrama nos permite conocer la estructura orgnica y el funcionamiento de una empresa a travs de una representacin grafica, nos brinda a priori una vista general de las unidades que la componen y las relaciones que se desarrollan internamente.

Se pueden deducir de un organigrama las actividades que se ejecutan, las responsabilidades y sus alcances, la necesidad o no de personal en las diferentes reas, los niveles de mando, las relaciones de trabajo, en fin es un medio de informacin, que por su contenido estar sujeto a modificaciones en funcin de los cambios de estrategias que se implementen en la organizacin. La toma de decisiones precisa que se encuentren definidas y establecidas las jerarquas e importancias de los miembros de la organizacin. El organigrama es la manera de organizar de manera sistemtica las unidades de trabajo y las responsabilidades, por lo que cada empresa utilizar el que ms se adecue a sus necesidades y caractersticas de organizacin, lo que los hace nicos.
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CUESTIONARIO DIRIGIDO A LA COORDINACION DE GESTIN DE LA CALIDAD DE LA EMPRESA INDUSTRIA METALMECANICA ETNA, C.A. El siguiente cuestionario tiene como objetivo fundamental, obtener informacin valiosa concerniente al trabajo titulado: NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS el cual consta de diez (10) tems. a) Nombre de la empresa: Industria Metalmecnica ETNA, C.A.

b) Ubicacin: Av. El Parque, Edificio ETNA, Piso 1, Local N 20. Zona Industrial Soco. La Victoria, Estado Aragua. c) Nmero de empleados: Administrativo: 10 Operarios: 6, total general de trabajadores: 16

d) Unidades administrativas: La empresa est constituida por cuatro (4) unidades administrativas, a saber: d.1) Gerencia General (GG) d.2) Gerencia de Planta (GP) d.3) Gerencia de Administracin (GA) d.4) Gerencia de Mercadeo y Ventas (GV)

e) Unidad de Organizacin y Sistemas: La empresa no cuenta con una unidad de organizacin y sistemas identificada como tal, en su lugar y fundamentados en la Norma ISO 9001 existe la Coordinacin de Gestin de la Calidad.

f) Estructura interna:

g) Objetivos: La Coordinacin de Gestin de la Calidad tiene como objetivos principales mejorar la satisfaccin de los clientes, promover y garantizar un personal competente, capaz de responder a las necesidades de la organizacin, aumentar ventas y participacin en el mercado, mejorar la calidad de los productos y servicios, mejorar la calidad y eficacia de los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad.

h) Funciones: La Coordinacin de Organizacin y Sistemas se ocupa de Administrar, coordinar, planificar y controlar que la ejecucin de los proyectos estn ajustados a los requerimientos del cliente. i) Forma adoptada para realizar sus labores atendiendo a su naturaleza: La unidad de Organizacin y Sistemas cumple funciones asesora y en ocasiones funciones ejecutoras. Se ocupa de elaborar estudios de hechos administrativos y procesos para analizarlos y en base a sus resultados ofrecer posibles mejoras a aplicar. La toma de decisin queda en manos de la Gerencia. De ser aceptadas las mejoras recomendadas se encarga de ejecutar las acciones pertinentes. En este sentido, la Coordinacin de Gestin de la Calidad de Industria Metalmecnica ETNA, C.A. cumple con este rol, ya que entre sus funciones estn las de realizar inspecciones peridicas de los avances de los trabajos en curso y controlar los procesos del SGC de la organizacin, para garantizar que los productos cumplan con las especificaciones del cliente y con las normas de fabricacin. En general sus funciones son de: coordinacin y control de gestin de procesos, documentacin y mejora continua. Sus informes son

presentados a la Gerencia de la empresa para que sea sta quien tome la decisin de aplicar las mejoras sugeridas. j) Ventajas y desventajas de sta unidad: Podemos encontrar similitud en las funciones que cumplen ambas unidades. La unidad de Organizacin y Sistemas se enfoca en el adecuar la estructura organizativa funcional y procedimental con el fin de cumplir con la misin de la empresa y la Coordinacin de Gestin de la Calidad se destaca por su papel como coordinador y controlador de procesos, optimizando la gestin productiva y administrativa de la empresa garantizando as la satisfaccin del cliente. Es importante aclarar que dentro de la empresa las diferentes reas que la conforman son consideradas tambin clientes internos; por lo que el fin comn de las unidades de OS (Organizacin y Sistemas) y GC (Coordinacin de Gestin de la Calidad) es la organizacin dentro de la empresa con la finalidad de dar cumplimiento a la misin institucional.

La unidad de OS conoce, describe, descompone los hechos administrativos que analiza; los examina para comprender los elementos que componen el hecho, los ordena y clasifica por reas. Toda la informacin recolectada es documentada, as mismo la GC documenta los procesos, pues ser sta coordinacin la encargada de elaborar revisar, actualizar, modificar o eliminacin los procedimientos empleados en la empresa y es funcin del Gerente General aprobarlos y las dems Gerencias estn encargadas de cumplir y hacer cumplir los procedimientos.

La unidad de OS ejecuta las mejoras sugeridas y aprobadas por la Gerencia igual papel cumple la coordinacin de GC ambas se
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encargan de las mejoras continuas. Las mejoras deben ser comunicadas a todo el personal a travs de su divulgacin y publicacin, mediante la induccin, talleres, charlas y sesiones de trabajo.

Tienen otro punto en comn, la elaboracin de manuales (de organizacin y sistemas y gestin de la calidad), normas y procedimientos, formularios e instructivos.

TIPO DE ORGANIGRAMA UTILIZADO EN INDUSTRIA METALMECANICA ETNA, C.A.

De acuerdo a los criterios y factores planteados por Benjamn (2004), podemos clasificar el organigrama de Industria Metalmecnica ETNA, C.A. como sigue:

Por su naturaleza, es un organigrama Microadministrativo ya que la informacin reflejada corresponde a una sola organizacin la de: Industria Metalmecnica ETNA, C.A.

Por su finalidad, es Analtico pues estn claramente definidas las diferentes unidades que conforman la organizacin: Administrativas: Gerencia General, Gerencia de Mercadeo y Ventas, Gerencia de Planta y Gerencia de Administracin.

Operativas: Coordinaciones, Asistentes, Transporte, Mantenimiento, Matricera, Armado y Soldadura, corte y estampado.

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Asesoras: Gestin de Calidad, Contabilidad, Informtica, SHA, Sandblasting y Pintura.

Lo que nos ofrece una visin del comportamiento de la organizacin. A su vez es Formal, este organigrama cuenta con la aprobacin de la Gerencia General manifestado con su firma en la parte inferior derecha.

Por su mbito es General, se indican cada uno de los niveles jerrquicos (quienes dirigen y a quienes dirigen)

Por

su

contenido

es

Integral

aparecen

en

el

las

unidades

administrativas, asesoras y operativas con las relaciones entre ellas y sus funciones haciendo evidente la jerarqua existente entre las diferentes reas.

Por su presentacin encaja en el tipo Vertical, inicia en la parte superior con la Junta Directiva y contina hacia abajo con la Gerencia General, debajo de sta se encuentra la unidad asesora de Coordinacin de Gestin de Calidad. Ms abajo y al mismo nivel estn las Gerencias para continuar debajo de stas de manera escalonada con los diferentes niveles jerrquicos el resto de las unidades que conforman Industria Metalmecnica ETNA, C.A.

ANLISIS Y COMENTARIOS SOBRE LA COORDINACIN DE GESTIN DE LA CALIDAD

La unidad entrevistada es la responsable de hacer seguimiento a los procesos y adaptarlos a los requerimientos de la Gerencia, en cabal cumplimiento de la Norma ISO 9001. Su accin supervisora y actualizadora de los procesos es constante. Su objeto de estudio no est limitado, pues su alcance es a todos los niveles de la estructura organizativa de la empresa
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para poder definir las mejoras que se deben aplicar. Sin embargo la toma de decisiones no es su responsabilidad. La implementacin y difusin de las mejoras propuesta son coordinadas por esta unidad con la participacin del resto de las unidades administrativas, quienes tienen el compromiso de hacer cumplir las normas y procedimientos establecidos por la Coordinacin de Gestin de la Calidad.

NECESIDAD DE UNA OFICINA DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS EN INDUSTRIA METALMECNICA ETNA, C.A.

De las lecturas realizadas y al cuestionario aplicado al Coordinador de Gestin de Calidad de Industria Metalmecnica ETNA, C.A., Ing. Cira Guzmn, podemos deducir que sta coordinacin cumple con las funciones de una oficina de Organizacin y Sistemas.

Si bien su funcin principal es velar por el proceso productivo, el cual est considerado dentro de su Mapa de Procesos como un proceso medular, y el proceso de administracin es considerado un procesos de apoyo es innegable que ambas unidades (OS y GC) cumplen un nico rol: el de organizar y controlar todos los procesos de la empresa, ofreciendo mejoras continuas que garanticen la eficacia y efectividad de los procesos, lo que redunda en una gestin administrativa ptima, produciendo la rentabilidad y solvencia de la empresa, aportando a su vez desarrollo a la economa y bienestar social. Lo antes expuesto se reduce a cumplir con la misin de la empresa, lo cual es el objetivo fundamental de la unidad de OS.

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REFERENCIAS

Comisin Venezolana de Normas Industriales (Norma COVENIN 9001:2000) Guzmn, Cira (2012) Manual de Gestin de la Calidad. Venezuela. Industria Metalmecnica ETNA, C.A.

Franklin, Benjamn (2004), Organizacin de Empresas. Mxico. McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A.

Recursos Aula Virtual: Lectura N 1: Organizacin y Sistemas, Aula Virtual

Recursos Aula Virtual: Lectura N 2: Organimetra

http://www.monografias.com/trabajos81/organimetria/organimetria.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/oym/oym.shtml

http://www.megatareas.com/doc/12178/Organizacion-Sistemas.html

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