Manual de Microsoft Office Access 2010

DISEO Y ADMINISTRACIN DE: Tablas Formularios Consultas Informes Macros Administracin de base de datos

PROFESOR:

AMRICO J. CANGALAYA BAUTISTA

Curso Access 2010

Introduccin
La presente obra ha sido realizada por el profesor Amrico J. Cangalaya Bautista. Dada la utilizacin de las aplicaciones de ofimtica en la sociedad, y por tanto,

en particular en el mundo de la educacin, se hace necesario los conocimientos bsicos de tales aplicaciones, por parte de los docentes Unas de las aplicaciones muy tiles, de las cuales los docentes pueden efectuar TAREAS DE ORGANIZACIN, son las bases de datos, y en particular, debido a la implantacin del paquete de ofimtica OFFICCE, conviene conocer el manejo y utilizacin de MICROSOFT ACCESS, que aunque actualmente se utiliza la versin 2007, para su aprendizaje puede valer cualquier versin anterior. La elaboracin de los ejercicios prcticos contribuir a la construccin de una sencilla base de datos, que estar compuesta por tablas, consultas formularios e informes.

PROFESOR: Amrico J. Cangalaya Bautista

Curso Access 2010

Cmo iniciar Access 2010?

Para ingresar a Ms. Office Access 2010 con el icono Iniciar, realice los Siguientes pasos: 1. Pulse el icono Iniciar y ubique el puntero del mouse en el comando Todos losProgramas.

2. luego seleccione del men desplegable el comando Microsoft Office y haga clic en el comando Microsoft Office Access 2010.

PROFESOR: Amrico J. Cangalaya Bautista

Curso Access 2010 Access 2010 nos da la bienvenida con la siguiente pantalla

3. Digitar el nombre a la base de datos que crearemos y pulsaremos el cono para dar la ubicacin donde se guardara el archivo de la base de datos.

PROFESOR: Amrico J. Cangalaya Bautista

Curso Access 2010 4. La siguiente pantalla es una vista de hoja de datos y pulsaremos el cono de vista en diseo para disear nuestra tabla

5. Pero antes le daremos nombre a nuestra tabla y enseguida pasaremos al diseo

PROFESOR: Amrico J. Cangalaya Bautista

Curso Access 2010 6. Digitamos el nombre y aceptamos

7. Aqu vemos la tabla en vista de diseo

PROFESOR: Amrico J. Cangalaya Bautista

Curso Access 2010 8. Explicacin de la pantalla en vista de diseo

9. Explicando

PROFESOR: Amrico J. Cangalaya Bautista

Curso Access 2010

LA TABLA EN VISTA DISEO

Para empezar a crear la tabla, es necesario tener muy claro los datos que queremos guardar, as como sus tipos de datos correspondientes. Para el ejemplo tenemos la vista de la tabla ALUMNOS

TIPOS DE DATOS EN LOS CAMPOS Al hacer clic en el tipo de dato del campo se observan los datos bsicos para dicho campo.

PROFESOR: Amrico J. Cangalaya Bautista

Curso Access 2010

Los tipos de datos bsicos para el campo son:

1. Texto: Caracteres alfanumricos (letras y/o cifras); la longitud de un campo de texto est limitada a 255 caracteres. 2. Memo (Memory): Caracteres alfanumricos con la posibilidad de un formato de texto enriquecido; la longitud mxima de un campo Memo est limitada a 63999 caracteres. 3. Nmero: Nmeros con o sin decimales. 4. Fecha/Hora: Fechas u horas (Access comprueba la validez de las fechas o de las horas escritas). 5. Moneda: valores presentados con formato de moneda (ejemplo: 1.500 ). 6. Autonumrico: Valor numrico incrementado automticamente desde 1, cada vez que teclea un nuevo registro. 7. S/No: Slo dos datos estn permitidos para este campo. 8. Objeto OLE: Este tipo de campo se utiliza para insertar en una tabla objetos de otras aplicaciones de Windows. 9. Hipervnculo: Este tipo de campo contiene texto utilizado como direccin de hipervnculo. 10. Datos adjuntos: Este tipo de campo permite guardar imgenes, objetos grficos, archivos de Office o cualquier tipo de archivo de otra aplicacin. 11. Campo calculado: Este tipo de campo permite crear una expresin que muestra el resultado de un clculo que hace referencia a otros campos de la misma tabla. 12. Asistente Bsqueda: Inicia un Asistente para crear un campo que permite seleccionar el valor a aplicar al campo a partir de datos de un campo de otra tabla o de datos que usted ha introducido. DETALLES DE KOS TIPOS DE DATOS Tipos de Fecha / Hora Fijaros que para elegir el subtipo dentro del tipo fecha / hora, debemos ir al parmetro Formato y pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el icono de la lista desplegable, y despus volver a pulsar el botn izquierdo del ratn sobre la opcin deseada.

Tipos de Moneda

PROFESOR: Amrico J. Cangalaya Bautista

Curso Access 2010

PROPIEDADES DEL OS CAMPOS

Estableciendo las propiedades de los campos en Vista Diseo se controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.

DEFINICION DE LAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

No slo podemos especificar el tipo de dato que va a contener el campo. Tambin podemos configurar otras cosas de ellos, como el tamao, tipo de entrada, formatos, etc. en funcin del tipo de dato seleccionado para ese campo. A continuacin se desarrollan las propiedades que puede tener un campo: Tamao del campo: N de caracteres que ocupar el dato Formato: Tipo de presentacin (para valores de numricos y fechas). Mscara de Entrada: Especificacin de un formato o modelo de entrada de datos (n cuenta, n tarjeta...). Nos permite la seleccin de una presentacin determinada y estndar para este campo, de modo que si lo que quisiramos almacenar fuese un nmero de tarjeta de crdito, ste adoptase la presentacin xxxx-xxxx-xxxx (esto es, tres tetradas numricas separadas por guiones) Ttulo: Ttulo de la caja de texto que utilizar en un formulario para mostrar los datos de este campo. Valor Predeterminado: Nos permite definir el valor que contendr el campo si nadie lo modifica. Si tenemos una tabla de Clientes, y casi todos nuestros clientes, son de Lima, estableceremos esta propiedad a "LIMA" en el campo Localidad de nuestra tabla de Clientes para ahorrar tiempo a la hora de insertar los datos en esta. Regla de Validacin: Expresin que limita la entrada de valores para ese campo. Texto de Validacin: Mensaje que aparece cuando la regla de validacin no se cumple Requerido: Indica si el campo puede contener valores vacos o no. Permitir longitud O: Permitir que ese campo tenga celdas vacas (datos nulos -NULL-)
PROFESOR: Amrico J. Cangalaya Bautista

Curso Access 2010

Indexado: Indica si el campo lleva algn tipo de ndice o no. Ayuda a eliminar datos duplicados en nuestras tablas. EXPLICACIN MS DETALLADA DE LOS DATOS BSICOS Tamao del campo
Esta propiedad la pueden tener tanto los campos de tipo numrico como los de texto. En los campos de texto el tamao del campo indica el nmero de caracteres que puede contener. El valor mximo es de 255 caracteres y por defecto Access aplica 50. Se puede introducir un valor inferior, pero si ya se han introducido datos hay que tener mucho cuidado, ya que si se da un tamao inferior al de algn campo los caracteres restantes se perdern. En los de tipo numrico limita el rango de valores permitido y si el campo puede contener valores fraccionarios. El campo numrico puede tener estos tamaos: Byte, Entero, Entero Largo, Simple y Doble .

Nota: El Byte es el que menos tamao tiene y por tanto el que menos ocupa. El Doble es el que mas ocupa. No conviene que el tamao sea mayor de lo necesario, ya que cuanto ms ocupe un campo ms lento se procesaran los datos cuando se est trabajando.

Formato
Esta propiedad la pueden tener todos los campos menos los Objetos OLE. El formato slo afecta a la presentacin de los datos, nunca al valor almacenado de una tabla. Los nmeros y las fechas se pueden presentar con diferentes formatos. Los nmeros pueden aparecer con separador de miles, con un smbolo de moneda o con un determinado nmero de decimales. PROFESOR: Amrico J. Cangalaya Bautista

Curso Access 2010 Si no se determina nada en esta propiedad Access utiliza el formato General y los datos aparecen tal y como se hayan introducido. El formato que se especifique para un campo de una tabla ser el que Access utilice para los formularios e informes basados en dicha tabla. Si se realiza un cambio de formato despus de haber creado un formulario o un informe, este formato nuevo no le afectar. Para garantizar la coherencia entre las distintas aplicaciones, Access utiliza los valores establecidos para los formatos de nmero y de fecha/hora en la seccin internacional del Panel de Control de Windows.

Formatos de campos de tipo Numrico y Moneda.

Tipos Numricos Fijaros que para elegir el subtipo dentro del tipo numrico, debemos ir al parmetro Tamao del campo y pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el icono de la lista desplegable, y despus volver a pulsar el botn izquierdo del ratn sobre la opcin deseada. Si no especifica ningn formato, o si especifica el formato nmero general, Access presentar los nmeros sin separador de miles ni ningn otro tipo de formato. Si se desea que los nmeros de un campo aparezcan con algn formato determinado se presiona la flecha de la derecha en Formato, aparecen dos columnas: la izquierda indica el nombre del tipo de formato y la derecha el resultado de aplicar ese formato a un nmero. Lugares decimales Cuando se selecciona un formato de nmero que no sea nmero general en esta propiedad se puede especificar un nmero de lugares decimales exacto. Si se ha escogido el formato nmero general slo se presentar el nmero de lugares decimales necesarios para cada valor. Formatos personalizados de campos numricos Aunque en la propiedad formato se puede elegir un formato ya creado de la lista que se despliega, Access tambin permite establecer un formato propio. Este formato se crean a travs de cdigos que Access convierte en formatos. Un tipo de formato se crea con cuatro secciones: 1. Para los nmeros positivos 2. Para los nmeros negativos 3. Para los que tengan valor cero 4. Para los que no tengan ningn valor (que el campo est vaco)

PROFESOR: Amrico J. Cangalaya Bautista