1.

AMBIENTE DE CONTROL

1.1

Generalidades

Qu hace diferente a Tax Express cmo empresa? Lo que la ha posicionado a travs de los aos en el gremio es la atencin personalizada que se les da a los afiliados. En la empresa las personas no tienen que hacer antesala, ni pedir cita. Siempre hay cinco personas de alta gerencia que pueden atender cualquier tipo de inconveniente, as como otros ejecutivos que brindan ms servicios. El taxista por tradicin tiene mucho afn de hacer sus vueltas, por eso nosotros tratamos de no ponerle trabas en la realizacin de los trmites sino brindarle la asesora y el tiempo que necesiten. Todo eso se hace porque el tiempo para el taxista le representa dinero.

Cuntos afiliados y empleados tiene la empresa actualmente? Como afiliados tenemos aproximadamente 14 mil vehculos con tarjeta de operacin y con radio telfonos. Este ao estamos implementando el uso del satelital con mapas, teledirigido, con GPS, con computador de abordo y con muchas ventajas que le permiten al propietario tener control total del vehculo. En la actualidad tenemos un aproximado de 270 empleados que se distribuyen en la parte administrativa, en el centro de llamadas y en el servicio de puntos amarillos donde hay inspectores y coordinadores para el despacho de taxis en diferentes puntos de la ciudad.

1.1.1

Resea Histrica de Tax Express

Tax Express nace en el ao 1992 aproximadamente, nace de la idea de Francia Almeciga y Clemente Hernndez, personas con trayectoria en el gremio del transporte. Todo inici al tener un excelente nmero telefnico o PBX que es el 4111111. Tuvo mucha acogida porque era similar al 2111111 de Taxis Libres, esto nos ayud a expandir rpidamente el nombre de la empresa en la ciudad. Comenzamos a operar con unos 20 afiliados y en cuestin de dos meses pasamos a 50 y as fuimos subiendo rpido ya que en el inici en Bogot la afiliacin no se haca por reposicin si no por incremento de vehculos. El primer logro por el cual festejamos fue cuando llegamos a los 2 mil carros, celebracin que hacemos cada vez que aumentamos la cifra en mil carros. Esta meta la cumplimos anualmente en promedio. Comenzamos en el barrio Castilla, luego en Teusaquillo y finalmente nos trasladamos a Santa Isabel donde estuvimos 15 aos, sirvindole a la comunidad ya que el barrio mejor en su seguridad con nuestra presencia. Cuando esa casa no dio para ms fue cuando compramos nuestra sede actual en la calle 13 con carrera 44 (antigua fbrica de medias) que a paso lento hemos ido acondicionando con parqueaderos, oficinas y un centro comercial que prcticamente tenemos terminado.

1.1.2

Misin, Visin y Valores Corporativos

MISION TAXEXPRESS S.A est enfocada en satisfacer la necesidad individual de transporte de pasajeros puerta a puerta, ofreciendo un servicio cmodo, de calidad y seguro para la ciudad, el medio ambiente, los usuarios y nuestros colaboradores.

VISION Generar un servicio con cultura ciudadana y reconocimiento en el gremio de transporte individual, desarrollando polticas de calidad, medio ambiente y seguridad en pro del mejoramiento continuo posicionndonos para el 2016 como la empresa lder en el mercado.

VALORES CORPORATIVOS

Los valores de TAX EXPRESS representan la identidad de sus colaboradores. Se destaca porque sus trabajadores hacen que la empresa sea un proyecto nico y diferenciador en busca de la innovacin y con capacidad de mejora continua.

ETICA: El comportamiento de los colaboradores est enmarcado dentro de principios de honestidad, legalidad y justicia.

COMPROMISO: Nuestra actitud es positiva y responsable para el logro de los objetivos, fines y metas establecidas.

CALIDAD: Hacemos las cosas bien desde el principio pensando en el bienestar de nuestros clientes.

1.1.3

Objetivos, Metas y Polticas

OBJETIVOS DE GESTION INTEGRAL

General: Incrementar la Satisfaccin del Cliente Especficos: Lograr que el 90% de nuestros clientes activos estn satisfechos con la prestacin del servicio. Mejorar el sistema de gestin de quejas y reclamos en la organizacin.

General: Crecimiento Econmico Especfico: Cumplimiento al plan de mercadeo para la vigencia de 2013.

General: Cumplimiento de Programas en Gestin Integral

Especficos: Fomentar hbitos de vida saludable y propender por el bienestar de nuestros trabajadores. Desarrollar programas de capacitacin y entrenamiento en el sistema de gestin integral en los diferentes niveles de la compaa. Minimizar la ocurrencia de incidentes y accidentes en la organizacin. Uso eficiente del recurso hdrico y energtico de la organizacin. Manejo eficiente de los residuos slidos generados en la compaa.

POLITICA INTEGRAL TAXEXPRESS S.A Esta comprometida con la calidad, medio ambiente, la seguridad, saluda laboral para la prestacin del servicio de transporte de personas puerta a puerta, en vehculos con taxmetros, garantizando la satisfaccin de nuestros clientes, a travs de equipos con tecnologa de punta, personal competente y mejoramiento continuo de nuestros procesos, as mismo identificando y controlando los aspectos e impactos ambientales, riesgos y peligros presentes en el desarrollo de nuestros procesos; cumpliendo con la legislacin y dems requisitos, destinando los recursos necesarios para la prevencin y control de incidentes, enfermedades y disminucin de contaminacin ambiental.

1.2

Estudio Organizacional

1.3

Diagnostico Empresarial

1.4

Estudio del Recurso Humano PROCEDIMIENTO RECURSO HUMANO

1.1 OBJETIVO Determinar la manera en que se selecciona, capacita, evala y desvincula el personal de la entidad 1.2. RESPONSABLE Coordinador del Grupo de Recurso Humano 1.3. ALCANCE: Aplica desde la seleccin hasta la desvinculacin de los funcionarios BRECHA Necesidad de desarrollo de las competencias laborales de los funcionarios que estn directamente relacionados con los procesos que generan servicios que demandan excelencia para satisfaccin del usuario CAPACITACIN Oportunidad de desarrollo de aptitudes y actitudes, conocimientos y habilidades necesarias para que cada funcionario agregue valor a su labor cotidiana y contribuya a que los procesos y productos de la Entidad se realicen con los atributos de calidad requeridos por los usuarios. DESCRIPCIN DE PERFIL Es la integracin de componentes tales como: competencias funcionales y comportamentales, requisitos de estudio y experiencia y otras condiciones requeridas para el acceso al servicio. DESVINCULACIN Retiro del funcionario del Servicio de acuerdo a las causales existentes en la normatividad vigente EVALUACIN DE DESEMPEO Mide el desempeo de los funcionarios bajo los criterios establecidos que corresponden competencias, objetivos institucionales que den cumplimiento a las metas institucionales. a

INDUCCIN INSTITUCIONAL Proceso dirigido a proporcionar al nuevo funcionario el aprendizaje necesario para su integracin a la cultura organizacional de la Entidad, suministrndole para el efecto toda la informacin que requiere para ubicarlo en su nuevo entorno laboral y para facilitar la creacin de identidad y sentido de pertenencia con la misma. INDUCCIN AL PUESTO DE TRABAJO Procedimiento necesario para maximizar las potencialidades que el nuevo funcionario o al que trasladan de una dependencia a otra puede desarrollar, Incluye aspectos relacionados como la informacin especfica de la dependencia y del cargo que desempear, las rutinas, su ubicacin fsica, manejo de elementos proporcionados y el manejo adecuado de las relaciones interpersonales. REINDUCCIN

Programa dirigido a reorientar la integracin de los funcionarios en virtud de cambios producidos en cualquiera de los asuntos relacionados con sus objetivos y actualizacin en normas.

SELECCIN Procedimiento que consiste en una serie de pasos enfocados a elegir el aspirante que se encuentre ms apto para ser contratado segn el perfil del cargo requerido dentro del marco legal vigente. Procedimiento que realiza la Entidad bajo los parmetros establecidos por la normatividad con principios de transparencia y objetividad, con el propsito de realizar el ingreso de personal calificado.

ANEXO 44

Guas de Entrevista

IMPRESIN DIRECTA (Impacto) Notas: Evaluacin: Excelente 4 3 2 1 Psimo

Presencia Fsica : Porte, Fsico, Salud, Vitalidad Aparente Manera de Expresarse : Tono de Voz, Claridad de ideas, Fluid Vocabulario Limpieza Personal Habilidad para manejar Tensin Modales: Expresin de rostro, Ademanes y Gestos, Saludo, Educacin Actitud :Suspicacia, Timidez, Seguridad en si mismo, Agresividad, Confianza Experiencia verdadera relacionada con el servicio Relaciones personales en el trabajo Productividad Adaptabilidad Eficiencia Principales logros de trabajo Problemas y soluciones dadas Razones para cambiar de sistema Metas Laborales Disponibilidad de Horarios Motivacin para trabajar Habilidad y gusto para trabajar en equipo Principales satisfactores que encuentra en el trabajo Expectativas que tiene de la Compaa Estabilidad Laboral Escolaridad adecuada para el puesto Capacitacin y adiestramiento en su rea Principales logros escolares Calificaciones y esfuerzo Actividades extracurriculares Trabajo en equipo Motivacin

AMBITO LABORAL Notas: Evaluacin: Excelente 4 3 2 1 Psimo

CONOCIMIENTOS TEORICOS Notas: Evaluacin: Excelente 4 3 2 1 Psimo

Habilidades Intelectuales Interrupcin de estudios Nivel de adaptacin de la educacin no formal a la vida diaria

AMBITO PERSONAL Notas: Evaluacin: Excelente 4 3 2 1 Psimo

Coincidencia con los objetivos personales-empresa Confianza en si mismo Madurez Inters en el puesto Coincidencia de valores personales-empresa Manejo y uso del tiempo Vitalidad y Energa Virtudes y Debilidades Metas personales y su relacin con las labores Sociabilidad Circunstancias personales que puedan afectar su labor Principales necesidades y motivaciones

IMPRESIN DIRECTA (Impacto) Notas: Evaluacin: Excelente 4 3 2 1 Psimo

GUIA DE ENTREVISTA DE TRABAJO PARA RECEPCIONIS Presencia Fsica : Porte, Fsico, Salud, Vitalidad Aparente Manera de Expresarse : Tono de Voz, Claridad de ideas, Fluid Vocabulario Limpieza Personal Habilidad para manejar Tensin Modales: Expresin de rostro, Ademanes y Gestos, Saludo, Educacin Actitud :Suspicacia, Timidez, Seguridad en si mismo, Agresividad, Confianza

AMBITO LABORAL Notas: Evaluacin: Excelente 4 3 2 1 Psimo

Experiencia verdadera relacionada con la plaza Relaciones personales en el trabajo Productividad Adaptabilidad Eficiencia Principales logros de trabajo Problemas y soluciones dadas Razones para cambiar de trabajo Metas Laborales Salarios percibidos y si son suficientes Disponibilidad de Horarios, numero de horas a trabajar diaria Motivacin para trabajar Habilidad y gusto para trabajar en equipo

Principales satisfactores que encuentra en el trabajo Expectativas que tiene de la Compaa Estabilidad Laboral CONOCIMIENTOS TEORICOS Notas: Evaluacin: Excelente 4 3 2 1 Psimo Escolaridad adecuada para el puesto Capacitacin y adiestramiento en su rea Principales logros escolares Calificaciones y esfuerzo Actividades extracurriculares Trabajo en equipo Motivacin Habilidades Intelectuales

Interrupcin de estudios Nivel de adaptacin de la educacin no formal a la vida diaria AMBITO PERSONAL Notas: Evaluacin: Excelente 4 3 2 1 Psimo Coincidencia con los objetivos personales-empresa Confianza en si mismo Madurez Inters en el puesto Conformidad con el Salario Coincidencia de valores personales-empresa Manejo y uso del tiempo Vitalidad y Energa Virtudes y Debilidades Metas personales y su relacin con las labores Sociabilidad Circunstancias personales que puedan afectar su labor Principales necesidades y motivaciones

1.5 1.5.1

Implementacin de Manuales Manual de Funciones

Mapa de Procesos

1.5.2

Manual de Procedimientos

RESPONSABLE

Procedimiento: Cajas Elaborado por: Departamento Administrativo y . . Financiero DESCRIPCION 1. Solicitud de control y registro. Solicita al administrador financiero ejecutar control en el recaudo de dinero y vales.

Director Administrativo y Financiero

Administrador Financiero 2. Autorizacin de recaudo Solicita y autoriza al cajero para recibir dineros y vales entregados por los usuarios Solicita informe a jefe de valores y cajero del recaudo diario. Cajero 3. Recepcin y emisin Recibe efectivo y vales a los usuarios, entrega recaudo a jefe de valores e informa al administrador financiero. Jefe de Valores 4. Depsito de Dinero Verifica montos recibidos en dinero y en vales, deposita dineros e informa al administrador financiero. Administrador Financiero 5. Verificacin de Informes Valida y compara informe de montos entregados por cajero y jefe de valores para la emisin de reporte a contabilidad. Contador 6. Registro de Operaciones Registra comprobantes y recibos de caja junto con informe de dineros recaudados y depsitos emitidos. Director Administrativo y financiero

7. Aprobacin y presupuesto Aprueba y valida los soportes emitidos por contabilidad para

autorizar presupuestos a administracin financiera

2. VALORACION DE RIESGOS 2.2 Matriz de valoracin de riesgo.

Costo Riesgo fisico : Ruido Problemas auditivos Riego ergonomico. Problemas Lumbares Riesgo Biologico Infecciones Riesgo Inseguridad Incendio y Explosiones Riesgo Inseguridad Robo Riesgo Psicologico estrs - carga mental Riesgo Natural Terremoto Riesgo Transito Colisiones Riesgo Transito Varadas Riesgo Transito Atropellamientos 3 2 2 3 1 3 3 0 1

Impacto

Probabilidad

Valor riesgo

Nivel riesgo

1,7

Medio

2,0

Alto

1,0

Medio

2,3

Alto

2,7

Alto

2,3

Alto

2,3

Alto

2,7

Alto

2,0

Alto

2,7

Alto

2.3 Matriz de administracin de riesgo.

MATRIZ DE ADMINISTRACION DE RIESGO RIESGOS Problemas Auditivos Problemas Lumbares VALOR DEL RIESGO NIVEL DEL RIESGO 1.7 2 Medio Alto CAUSA La contaminacion auditiva

La mala postura Los virus que se presentan en el medio ambiente La falta de matenimineto de los equipos mecanicos y electronicos Tener bajo los niveles de seguridad La presion laboral y trabajo acumulado Catatrofe naturall Falta de precaucion y matenimiento insuficientes Falta de revsion tecnicomecanica Imprudencia vial

Infecciones

1.3

Medio

Incendio y Explosin Inseguridad - Robo Stress carga mental Terremoto Colisiones Varadas Atropellamientos

2.3 2.6 2.3 2.3 2.6 2 2.6

Alto Alto Alto Alto Alto Alto Alto

3. ACTIVIDADES DE CONTROL. 3.1 Matriz de diagnstico de control.

RIESGOS Problemas Auditivos Problemas Lumbares Infecciones Incendio y Explosin

VALOR DEL RIESGO 1.7 2 1.3

CONTROL EXISTENTE Tratar de conducir con los vidrios elevados Pausas activas Brigadas de salud Mantenimiento periodico de los equipos electronicos y mecanicos Sistemas de monitereo constante y aseguramiento de vehiculos Pausas activas Plan de evcuacion Actividades de sensebilizacion Revision tecnicomecanica bimestrual Actividades de sensebilizacion

VALOR DEL CONTROL 2.0 2.5 1.5

RIESGO RESIDUAL - 0,3 -0,5 -0,2

2.3

2.5

-0,2

Inseguridad - Robo

2.6

1.7

0,9

Stress carga mental Terremoto Colisiones

2.3 2.3 2.6

2.0 1.5 1.9

0,3 0,8 0,7

Varadas

2.0

____

Atropellamientos

2.6

2.3

0,3

3.2

Matriz de actividades de control

MATRIZ DE ACTIVIDADES DE CONTROL RIESGOS VALOR DEL RIESGO CONTROL EXISTENTE VALOR DEL CONTROL

Problemas Auditivos

1.7

Tratar de conducri con los vidrios elevados

2.0

Problemas Lumbares Infecciones

2 1.3

Pausas activas Brigadas de salud

2.5 1.5

Incendio y Explosin

2.3

Mantenimiento periodico de los equipos electronicos y mecanicos

2.5

Inseguridad - Robo

2.6

Sistemas de monitereo constante y aseguramiento de vehiculos

1.7

Stress carga mental Terremoto Colisiones

2.3 2.3 2.6

Pausas activas Plan de evcuacion Actividades de sensebilizacion Revision tecnicomecanica bimestrual

2.0 1.5 1.9

Varadas

2.0

Atropellamientos

2.6

Actividades de sensebilizacion

2.3