Manual de Procedimientos U Contabilidad

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa
FACULTAD DE
CIENCIAS QUMICAS Y
DIRECCIN ECONMICA Y ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD
FARMACUTICAS
Jefe Unidad: Lus Ibarra H. Autor: John Rebolledo V. Agosto 2010
ndice
1. Introduccin................................................................................................................................................. 3 2. Captulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestin administrativa ................. 4 3. Captulo 2: Antecedentes de la Institucin ................................................................................................ 5 3.1 Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas .................................................................. 5 3.2 Misin ................................................................................................................................... 5 3.3 Visin .................................................................................................................................... 6 3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas .................................... 7 3.6 Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD).............................................................. 8 3.6 Organigrama Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD) ......................................... 9 4. Captulo 4: Unidad de Contabilidad ......................................................................................................... 10 4.1 Misin.................................................................................................................................. 10 4.2 Visin .................................................................................................................................. 10 4.4 Funciones especficas ......................................................................................................... 11 4.5 Personal .............................................................................................................................. 12 5. Captulo 5: Explicacin formato Procedimientos Unidad de Contabilidad ........................................ 13 5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos ...................................................................... 13 5.2 Formulario Declaracin de Procedimientos ......................................................................... 14 5.3 Flujograma de Procedimientos ............................................................................................ 15 5.4 Simbologa Flujogramas ...................................................................................................... 16 6. Captulo 6: Procedimientos Unidad de Contabilidad .............................................................................. 18 Cobro de facturas...................................................................................................................... 18 Traspaso de dinero entre facultades ......................................................................................... 21 Control gastos de administracin de proyectos ......................................................................... 24 Ejecucin del gasto en proyectos .............................................................................................. 27
Conciliaciones bancarias........................................................................................................... 30 Registro de Inventarios ............................................................................................................. 33 Envo de balance general a Servicios Centrales ....................................................................... 38 Giros a rendir ............................................................................................................................ 40 Fondos fijos............................................................................................................................... 43 Revisin y contabilizacin de facturas ...................................................................................... 47 Pago de facturas ....................................................................................................................... 50 Pago de honorarios ................................................................................................................... 53 Resumen ingresos y gastos presupuestarios. (balance presupuestario) ................................... 56 Control y recepcin de ingresos ................................................................................................ 59
1. Introduccin
El presente documento tiene como objetivo presentar el Manual de Procedimientos versin 1.0 para la Unidad de Contabilidad perteneciente a la Direccin Econmica y Administrativa de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile, todo este trabajo se enmarca en el Proyecto denominado Elaboracin de Manuales de Procedimientos para la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile elaborado por el Administrador Pblico de la misma casa de estudio John Rebolledo Verdejo con fecha de entrega en el mes de agosto del 2010. El objetivo general del proyecto consiste en levantar y describir los principales procedimientos de las Unidades o Departamentos de la Facultad. Para lo cual se han utilizado diferentes herramientas para la recopilacin de la informacin necesaria para el levantamiento de los procedimientos tales como: entrevistas personales, reuniones con los Jefes de cada Unidad y Departamentos, recopilacin de documentos e informes anteriores relacionados con el tema. Cabe sealar que en esta primera etapa solo se recopil la informacin real de cada Unidad y en ningn caso se llev a cabo un rediseo de actividades, por lo cual la informacin recopilada en el presente manual corresponde a la informacin entregada por cada Jefatura y funcionarios de las Unidades.
John Rebolledo Verdejo Administrador Pblico Licenciado en Ciencias Polticas y Gubernamentales
Universidad de Chile
2. Captulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestin administrativa
La creacin de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la necesidad de cumplir con las sugerencias establecidas por la Contralora General de la Repblica de que cada unidad administrativa cuente con este tipo de documentos tanto para el control interno como externo de las actividades que se efectan. El objetivo principal de un Manual de Procedimiento es poder sistematizar las principales actividades que se realizan en la unidad administrativa, en este caso la Unidad de Contabilidad. No slo se deben tener en cuenta la realizacin de este tipo de documentos como un mecanismo de control, tambin se debe tener en cuenta como una herramienta til para la gestin administrativa debido a los mltiples beneficios que trae consigo este tipo de documentos. Dentro de las ventajas que permite poseer un Manual de Procedimiento de la Unidad de Personal se encuentran: Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y en el adiestramiento y capacitacin del personal. Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Determina en forma ms sencilla las responsabilidades administrativas y funcionales.
3. Captulo 2: Antecedentes de la Institucin
3.1 Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas La Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas fue creada en 1945, sobre la base de la escuela de Qumica y Farmacia que inici la enseanza de la Farmacia en 1833 en el Instituto Nacional y que en 1842 se instal junto con la Universidad de Chile. Actualmente, la Facultad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de cursar cuatro carreras universitarias: Qumica y Farmacia, Bioqumica, Qumica e Ingeniera en Alimentos. El factor comn que distingue a todos sus egresados es la slida formacin en qumica y su conexin directa al correspondiente campo de los medicamentos, alimentos, bioqumica o industria qumica.
3.2 Misin La misin de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile es la generacin, cultivo, integracin y transmisin de la enseanza de la qumica por s misma y en estrecha vinculacin con las Ciencias Farmacuticas, la Bioqumica y las Ciencias Alimentarias. Fundamentalmente educar profesionales idneos con una slida formacin cientfica, tica, y con capacidad de gestin en las reas de las Ciencias Farmacuticas, Bioqumicas, Qumicas y de los Alimentos. Esta misin se materializa al proporcionar al pas profesionales altamente calificados e involucrados directamente con el rea de salud (Qumica y Farmacia y Bioqumica) y con el desarrollo industrial y tecnolgico qumico (Qumica e Ingeniera en Alimentos). La formacin recibida en la Facultad los habilita para ejercer su profesin en el mbito laboral contribuyendo al desarrollo y progreso del pas. Estos profesionales adems tienen la preparacin necesaria para incorporarse a actividades de perfeccionamiento continuo y a programas de especializacin y/o postgrado.
La Facultad ejerce esta misin con excelencia, sentido de compromiso, de modo reflexivo y crtico a travs de sus funciones fundamentales de docencia, investigacin y extensin. Esta misin se logra a travs del trabajo de sus acadmicos en la docencia de pregrado, posttulo y postgrado, la investigacin bsica y aplicada en las reas que cultiva la Facultad, la extensin y la permanente preocupacin por los problemas de inters de la comunidad nacional.
3.3 Visin Que la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile sea un Centro Universitario de excelencia, cuyo quehacer acadmico la convierta en un centro de referencia por su formacin docente de pre y postgrado. Constituirse y mantenerse como lder en Investigacin, creando conocimiento que sustente su actividad docente; lder en innovacin, creando conocimiento atingente a la realidad y necesidades de nuestro pas, contribuyendo as a su desarrollo.
3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile:
3.5 Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)

El rea de Direccin de la DIRECAD cumple con la funcin de ejecutar las labores directivas decisionales superiores de la Unidad, siendo la cabeza visible de la organizacin ante todos los niveles y actuando como Staff de apoyo del seor Decano de la Facultad. Esta rea se encuentra a cargo del Director de Administracin y Finanzas (Sr. Jaime Parada Manrquez) el cual depende jerrquicamente del Decano de la Facultad. En la actualidad el rea de Direccin se encuentra fsicamente en la Direccin de
Administracin y Finanzas, ubicada en Av. Vicua Mackenna N79, Segundo Piso. En esta unidad organizacional se pueden detectar las siguientes subdivisiones en base a las cargas de trabajo. Direccin. Secretara de Direccin. Estafeta de Direccin. Auxiliar de Direccin
3.6 Organigrama Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)
4. Captulo 4: Unidad de Contabilidad El rea de Contabilidad de la DIRECAD cumple con la funcin de llevar la gestin de los procesos econmicos administrativo en cuanto al control, supervisin y anlisis de los mismos, con el fin de colaborar al desarrollo de la organizacin ajustndose a las normas legales impuestas por la institucionalidad pblica (SII), y a las propias normas emanadas desde la Universidad de Chile. A su vez el rea de Presupuesto de la DIRECAD cumple con la funcin de llevar la gestin en cuanto a los procesos econmicos administrativos, que sean necesarios para el desarrollo de la organizacin. En trminos organizacionales el rea de Contabilidad realiza una labor de apoyo o staff en la estructura organizacional de la Facultad, ya que por s misma no pertenece a la lnea de produccin de la institucin (en el caso de la Universidad: la docencia, la investigacin, la creacin artstica y la extensin). En la actualidad esta rea se encuentra fsicamente en la Direccin de Administracin y Finanzas, ubicada en Av. Vicua Mackenna N79, Segundo Piso, oficinas 1, 3 y 4.
4.1 Misin Ser una unidad de control registro y anlisis de todos los hechos econmicos el de la Facultad promoviendo directrices para una eficiente administracin de los recursos econmicos de las diferentes unidades acadmicas y administrativas que componen la Facultad.
4.2 Visin Ser el aliado estratgico de la Facultad en materia de control y registros econmicos de la Facultad.
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4.4 Funciones especficas Llevar el registro y control de los hechos econmicos de la Facultad Realizar el registro de todos los ingresos y egresos de la Facultad Confeccionar documentos de informacin de control presupuestario y gastos e ingresos de la Facultad. Llevar el registro estadstico de todos los movimientos econmicos de la Facultad Realizar los pagos a todas las entidades o personas que tengan compromisos econmicos con la Facultad Realizar Conciliaciones Bancarias, ajustes de Cuentas, y Confeccin de Informes Contables Llevar el control de gastos e ingresos de Proyectos de Investigacin.
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4.5 Personal A la fecha la Unidad de Contabilidad se divide en dos Oficinas, Oficina de presupuesto y de Contabilidad cuenta con 9 personas a cargo de las labores de la unidad estas son: Nombre Luis Ibarra Claudio Inostroza Marco Ganin Carlos Vial Pedro Vistoso Jacobo Araya Hctor Reyes Carmen Astudillo Rosa Castro Cargo Jefe Unidad de Contabilidad Encargado de Oficina de Presupuesto Administrativo de Presupuesto Administrativo de Presupuesto Cajero Encargado de Oficina Contable Conservador de inventarios Encargada de Proyectos Encargada de Cobranzas
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5. Captulo 5: Explicacin formato Procedimientos Unidad de Contabilidad
A continuacin se describir los principales procedimientos de la Unidad de Contabilidad, antes se describir cmo se debe leer y comprender los procedimientos en el formulario levantamiento de procedimientos y su respectivo flujograma. Su comprensin adecuada permitir tener una visin real de una actividad y adems permitir realizar mejoras o cambios en el futuro.
5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos
Todos los procedimientos descritos en este Manual estn acompaados de una ficha denominada Formulario de Procedimiento, esta ficha ofrece un esquema para inventariar secuencialmente cada procedimiento de acuerdo a su evolucin particular, a continuacin se detallar en que cosiste cada casilla de este formulario:
Nombre del procedimiento Identificacin del procedimiento Cdigo: Folio nico para cada procedimiento Fecha: Identificacin temporal en que se levant el procedimiento
1.Descripcin 2.Objetivo 3.Alcance 4.Periodicidad 5.Marco Legal
Definicin del procedimiento. Describir como el procedimiento ayuda a conseguir los objetivos institucionales. rea en donde transcurre el procedimiento. Lapso temporal que trascurre el procedimiento. Leyes, reglamentos u otros que reglamentan el procedimiento.
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5.2 Formulario Declaracin de Procedimientos
A continuacin de la ficha levantamiento de procedimientos de encuentra adjunta el Formulario Declaracin de Procedimientos, su objetivo es entregar paso por paso las actividades que comprenden la realizacin de un procedimiento identificado, a continuacin se detallar en que cosiste cada casilla de este formulario:
6.1 Responsable Ej.: Unidad solicitante
N 1
6.2 Actividad Ej.: Enva carta o solicitud de compra
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Ej.: Siempre y cuando la Unidad Demandante lo solicite
Ej.: -solicitud de compra
1. Responsable (cargo): Identificacin del cargo o Unidad responsable de la actividad. 2. N: Nmero de identificacin de las actividades, sirve para ir sealando el orden de inicio y termino de las operaciones realizadas en dicho procedimiento. 3. Actividad: En esta casilla se seala cules son las acciones realizadas en funcin al procedimiento identificado. 4. Observaciones: Son datos adicionales a la accin realizada en la actividad y que entregan informacin que ayuda a comprender de mejor manera el procedimiento. 5. Documentos: Documentacin asociada a la actividad o procedimiento.
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5.3 Flujograma de Procedimientos Posteriormente a los dos anteriores formularios, cada procedimiento posee un Flujograma del procedimiento, este se encuentra en formato vertical, lo que quiere decir que el procedimiento se lee de arriba hacia abajo, en la parte superior se encuentran sealados los unidades o cargos responsables de las operaciones (1), cabe destacar que si una operacin se encuentra en el medio de dos cargos o unidades es debido a que los dos participan en dicha operacin. En la parte superior se encuentra el nombre del procedimiento (2) en la derecha se encuentra el cdigo de identificacin (3). Al interior del esquema se encuentran smbolos, estos poseen distintos significados que estn expuestos ms adelante en la seccin Simbologa Flujogramas (4). Los smbolos del Flujo se encuentran unidos con flechas, estas poseen distintas direcciones y simbolizan como las actividades se van desarrollando y hacia qu otra operacin o Unidad debe seguir el procedimiento (5).
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5.4 Simbologa Flujogramas
Smbolo
Nombre
Significado Un procedimiento lleva consigo el desarrollo de una operacin, una operacin se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo. Lo que determina que una actividad sea un procedimiento es la entrada (Input) y la posterior salida de lo que ingreso y que obtuvo cambios debido a una operacin especfica (output). Ej.: Entrada de una solicitud (Input) y la salida de un permiso (output). Es una operacin que por sus caractersticas y desarrollo se debe realizar una observacin especial, debido a que se encuentra fuera del rea de estudio. Ej.: En este manual, la existencia de operaciones de otras unidades como Secretara Municipal o la Direccin de Control, que poseen procedimientos propios. Representa la toma de decisin en el procedimiento. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la direccin del proceso, en funcin de la respuesta real. Ej.: Puede ser la aprobacin o no de una operacin. Simboliza el documento resultante de la operacin respectiva. Significa que en un determinado procedimiento la aparicin de un documento es el resultado o entrada de un proceso posterior. Simboliza que el procedimiento comienza o termina.
Operacin
Sub-Operacin
Decisin
Documento
Inicio/Termino
Simboliza que ms de un documento el que interviene en el procedimiento, el cual esta detallado en el formulario Declaracin de Procedimientos.
Documento Mltiple
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Smbolo
Nombre
Significado Simboliza que en la actividad se ingresan datos a un sistema externo a la Unidad o Departamento. Ej.: Subir informacin Universidad. al sistema AUGE de la
Datos Externos
Subir informacin al sistema Portal Mercado Pblico. Si un documento en parte derecha aparece este smbolo en el flujograma, significa que dicho documento o actividad fue firmado o dado el visto bueno por la autoridad o responsable a cargo de la actividad Es la accin de controlar de legalidad un documento para poder darle atribucin legal a un procedimiento. Ej.: Los controles de legalidad que realiza la Contralora Interna Universitaria a las resoluciones que emiten las Unidades o Departamentos de la Facultad. Simboliza que el procedimiento debe continuar en otro lugar especfico del Flujograma o pgina, por lo general va a acompaado de un nmero al interior que simboliza que se debe continuar leyendo en la otra Referencia con el mismo nmero. Simboliza que la actividad consiste en realizar un respaldo o archivo de los datos del flujo. EJ.: Archivo de documentos o respaldo electrnico.
Firma o VB
Control de Legalidad
Control de Legalidad
Pgina de Referencia
Base de Datos
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6. Captulo 6: Procedimientos Unidad de Contabilidad
Nombre del procedimiento Cobro de facturas
Cdigo: UC0001 Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
La factura puede pagarse al momento que se recibe la factura, en un da determinado o fechas que fijen las partes. Si no se establece un plazo se entiende que debe ser pagada dentro de los 30 das siguientes a su recepcin. Si nada se dice en ningn caso se entiende que se pag. Realizar el cobro de las facturas que recibe la Facultad cuando ejerce como proveedor efectuando la venta de bienes y servicios. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. Durante todo el ao. Ley 19.983 Regula la transferencia y otorga merito ejecutivo a copia de la factura.
2.Objetivo
3.Alcance
4.Periodicidad 5.Marco Legal
6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Administrativo Unidad de Contabilidad Administrativo Unidad de Contabilidad N 1 6.2 Actividad Recibe factura y se archiva 6.3 Observaciones 6.4 Documentos -factura
Una vez que la factura vence se notifica a acreedor.
La factura vence 30 das siguientes a su recepcin. La notificacin se realiza por telfono si no se pudiera por este medio por fax o correo electrnico.
-factura
Elabor JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO Administrador Pblico
Fecha de Emisin 06.06.10 Ver. 1.0
Fecha de Actualizacin Ver. 1.0
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UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa 6.1 Responsable N 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo Unidad de Contabilidad Administrativo Unidad de Contabilidad Cajero 3 Se registra en Libro de Ingreso cheque y factura. Se recibe cheque y se enva con factura a Cajero. Recibe cheque y factura.
6.4 Documentos -Libro de Ingreso
-factura -cheque -factura -cheque
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
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Nombre del procedimiento Traspaso de dinero entre facultades
Cdigo: UC0002 Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Debido a que las Facultades de la Universidad de Chile manejar cuentas corrientes comunes, en ocasiones los acreedores depositan dinero y es necesario hacer una discriminacin para identificar a que Facultad se realiz correctamente el pago. Realizar el traspaso de dinero entre las cuentas bancarias de las distintas Facultades de la Universidad de Chile. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. Durante todo el ao. Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora Universitaria Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de enero de 2009
2.Objetivo
3.Alcance
6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Administrativo Unidad de Contabilidad N 1 6.2 Actividad Se notifica si los proveedores realizaron pagos a las cuentas de la Universidad. Se imprime resumen cartola de cuenta corriente de la Facultad. Se verifica datos del proveedor y a que Facultad de la Universidad corresponde el depsito. 6.3 Observaciones 6.4 Documentos -resumen cartola de cuenta
Administrativo Unidad de Contabilidad Administrativo Unidad de Contabilidad
-resumen cartola de cuenta
-resumen cartola de cuenta
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UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa 6.1 Responsable N 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo Unidad de Contabilidad Administrativo Unidad de Contabilidad Administrativo Unidad de Contabilidad 4 Se les consulta al acreedor que Facultad le realiz el pago. Una vez identificada la Facultad se le solicita copia de factura. Se enva copia de factura y resumen cartola de cuenta corriente de la Facultad a Administrativo de Presupuesto. Se enva hoja de habilitacin.
6.4 Documentos
-copia de factura
-resumen cartola de cuenta -copia de factura
Administrativo Unidad de Contabilidad Administrativo de Presupuesto
- hoja de habilitacin
Recibe documentos y elabora el cheque y el descuento en la cuenta de la Facultad.
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Nombre del procedimiento Control gastos de administracin de proyectos
Cdigo: UC0003 Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
La Unidad de Contabilidad es la encargada de registrar y contabilizar los gastos efectuados por los respectivos proyectos o convenios. Llevar a cabo el control y registro de todos los gastos efectuados en los proyectos que son solicitados y aprobados en la Facultad y enviar peridicamente informes de gastos a los encargados de los proyecto y a las autoridades de la Facultad. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. Durante todo el ao. Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de enero de 2009 Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora Universitaria
2.Objetivo
3.Alcance
6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Administrativo Unidad de Contabilidad Administrativo Unidad de Contabilidad N 1 6.2 Actividad Recibe notificacin de proyecto. 6.3 Observaciones 6.4 Documentos - notificacin de proyecto
Se recibe dinero y se deposita en cuenta bancaria
Existen dos cuentas bancarias para la ejecucin de un proyecto. Se le notifica al encargado de proyecto si quieren fondo fijo o tambin dinero.
Administrativo Unidad de Contabilidad
Se notifica que puede realizar gastos relacionado al proyecto.
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UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa 6.1 Responsable N 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo Unidad de Contabilidad 4 Se realiza proceso ejecucin de proyecto lo cual puede ocasionar una compra o un traspaso de dinero. La documentacin que se registra en este proceso es en relacin a las compras o entrega de dinero que se solicite. (Ej. Facturas, ordenes de compras, boletas, etc.)
6.4 Documentos
Administrativo Unidad de Contabilidad Administrativo Unidad de Contabilidad Administrativo Unidad de Contabilidad
Se registran gastos ejecutados por el encargado de proyecto. Se enva peridicamente informe de gastos al encargado del proyecto. Una vez ejecutado el proyecto se enva informe de gastos a Departamento de Investigacin.
-informe de gastos
-informe de gastos
-informe de gastos
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Nombre del procedimiento Ejecucin del gasto en proyectos
Cdigo: UC0004 Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Todo proyecto tiene adjunto una serie de acciones que involucran diversas compras y movimientos de dinero para su realizacin. Es responsabilidad de la Unidad de Contabilidad llevar el registro y control de estos movimientos y participar activamente en los procedimientos de compras para la ejecucin de un determinado proyecto. La ejecucin del gasto en proyectos se caracteriza principalmente en realizar determinadas compras menores a 3 UTM que requieran los encargados para cubrir las necesidades del proyecto. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. Durante todo el ao. Ley 19.983 Regula la transferencia y otorga merito ejecutivo a copia de la factura.
2.Objetivo
3.Alcance
6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Administrativo Unidad de Contabilidad Administrativo Unidad de Contabilidad Jefe de Unidad de Gestin Encargado de proyecto N 1 6.2 Actividad Recibe carta de solicitud y cotizaciones. 6.3 Observaciones El gasto de un proyecto puede ser por: Fondo fijo, cheque o facturas. 6.4 Documentos -carta de solicitud -cotizaciones -orden de compra
Emite orden de compra
Firma orden de compra
- orden de compra
Recibe orden de compra y enva factura
- orden de compra -factura
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UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa 6.1 Responsable N 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo Unidad de Contabilidad Administrativo Unidad de Contabilidad Conservador de Inventario 5 Recibe factura y hace el compromiso de ella.
6.4 Documentos -factura
Se ingresa al mdulo AUGE y se imprime el Cheque Emite comprobante de egreso e inventario y lo firma. Firma comprobante de egreso e inventario. VB comprobante de egreso e inventario.
-cheque
- comprobante de egreso e inventario
Jefe Unidad de Contabilidad Director de Administracin y Finanzas Administrativo Unidad de Contabilidad
-comprobante de egreso e inventario -comprobante de egreso e inventario
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Se reciben documentos y se firma comprobante de egreso y se entregan para la firma de la empresa la factura y el comprobante de egreso.
Cuando se reciben los documentos de vuelta se les asigna un folio para su identificacin y el folio se traspasa a la planilla que lleva el registro de los gastos.
-comprobante de egreso e inventario
Administrativo Unidad de Contabilidad
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Se realiza informe de gastos y se enva a encargado del proyecto.
-Informe de gastos
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Nombre del procedimiento Conciliaciones bancarias
Cdigo: UC0005 Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Llevar el registro en la Facultad de cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas dbito, notas crdito, anulacin de cheques y consignaciones, etc. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. Durante todo el ao. Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora Universitaria Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de enero de 2009
2.Objetivo
3.Alcance
6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Conservador de Inventario N 1 6.2 Actividad Solicita cartola de movimientos bancarios a institucin financiera encargada de la facultad. Se coteja la cartola de movimientos bancarios con el Libro Banco. 6.3 Observaciones Actualmente la Institucin financiera a cargo es el Banco de Chile. 6.4 Documentos - cartola de movimientos bancarios
Conservador de Inventario
- cartola de movimientos bancarios
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UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa 6.1 Responsable N 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Conservador de Inventario 3 Se registra la cartola en el sistema AUGE modulo se conciliaciones bancarias. Se entrega balance a servicios centrales. Da VB al balance. Se realiza a fin de cada mes.
6.4 Documentos - cartola de movimientos bancarios
Conservador de Inventario Director de Administracin y Finanzas. Conservador de Inventario
-balance
-balance
Se emite informe mensual que y es firmado. Firma informe.
-informe
Jefe unidad de Contabilidad Conservador de Inventario
-informe
Archiva informe.
Cada tres meses se enva informe a servicios centrales.
-informe
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Nombre del procedimiento Registro de Inventarios
Cdigo: UC0006 Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Todos los bienes cuyos valores excedan de 2 UTM de diciembre del ao anterior, deben inventariarse, extendindoseles la correspondiente alta de inventario, la que debe adjuntarse al respectivo comprobante de egreso.[Referencia: Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditora] La Facultad debe mantener un registro de bienes, ordenados por lugares fsicos de permanencia, estableciendo la responsabilidad de su custodia. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. Durante todo el ao. Decreto Universitario 5.857, de 8 de abril de 1980 Reglamento de la Administracin de Bienes Universitarios. Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora Universitaria
2.Objetivo
3.Alcance
6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Conservador de Inventario N 1 6.2 Actividad Se imprime del sistema AUGE el Libro Mayor de la cuenta de inventario. Se chequean las facturas y las compras que requieran inventariarse 6.3 Observaciones Se realiza durante el mes. 6.4 Documentos - Libro Mayor de la cuenta de inventario
Las unidades encargadas de pagos deben ingresar las rdenes de compra al sistema AUGE.
-facturas - Libro Mayor de la cuenta de inventario
Se saca fotocopia a factura y orden de compra
-fotocopia factura -fotocopia orden de compra
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UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa 6.1 Responsable N 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Conservador de Inventario 4 Se registra compras que requieran inventariarse al sistema AUGE, mdulo de activos fijos (Altas de bienes). Visita a terreno para corroborar el equipo. Se corrobora que el equipo cuente con su nmero de serie y que se encuentre en su ubicacin fsica.
6.4 Documentos -fotocopia factura -fotocopia orden de compra
-fotocopia factura -fotocopia orden de compra
Encargado del equipo Conservador de Inventario Conservador de Inventario Conservador de Inventario
Firman alta de inventario. Firman alta de inventario. Archiva alta de inventarios Se realiza pre-cierre mensual activo fijos AUGE. Se ingresan los datos mdulo AUGE activo fijos. El pre-cierre se realiza cada mes.
-alta de inventario
-alta de inventario
-alta de inventario
Conservador de Inventario Conservador de Inventario
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Se imprime resumen de activo fijo. El resumen de activo fijo se cuadra con el balance. Tambin se cuadra as depreciaciones y correcciones monetarias.
- resumen de activo fijo
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- resumen de activo fijo
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Una vez cuadrado se enva balance a la firmas de Jefe unidad de Contabilidad y VB de Director de Administracin y Finanzas.
-balance
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UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa 6.1 Responsable N 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Conservador de Inventario 13 Se prepara planilla con todas las altas que se hicieron en el mes. Se enva balance y planilla de altas a servicios centrales. La planilla contiene los detalles de los montos y valores netos de las compras y se llevan a valor UF.
6.4 Documentos -balance -planilla de altas
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Nombre del procedimiento Envo de balance general a Servicios Centrales
Cdigo: UC0007 Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
El estado de situacin patrimonial, tambin llamado balance general o balance de situacin, es un informe financiero o estado contable que refleja la situacin del patrimonio de una empresa en un momento determinado. Enviar a travs de documentos como el balance general o la elaboracin del F.E.C.U (Ficha Estadstica Codificada Uniforme) todos los movimientos financieros realizados en las distintas unidades y departamentos de la facultad para su procesamiento a nivel central de la Universidad. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. Durante todo el ao. Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora Universitaria Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de enero de 2009
2.Objetivo
3.Alcance
6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Encargado Oficina Contable N 1 6.2 Actividad Revisa todos los datos que se ingresan en las Unidades de Presupuesto, Proyectos activo fijo. Imprime balance del sistema AUGE. Realiza planillas de gastos. 6.3 Observaciones Para lo cual se emplea el Sistema AUGE 6.4 Documentos
Encargado Oficina Contable Encargado Oficina Contable
- balance
-planillas de gastos
37
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa 6.1 Responsable N 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Encargado Oficina Contable 4 Enva planilla a firma del Director Econmico y Administrativo Firma planillas.
6.4 Documentos -planillas de gastos
Director Econmico y Administrativo Encargado Oficina Contable Encargado Oficina Contable
Enva planilla a servicios centrales Elabora documento F.E.C.U donde se encuentra el balance y los estado de resultados. Este documento se elabora cada tres meses una vez aprobados los datos entregados en relacin a los balances generales y de resultados.
-F.E.C.U
38
39
Nombre del procedimiento Giros a rendir
Cdigo: UC0008 Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Son fondos que, ocasionalmente, se entregan a un funcionario para un objetivo determinado, en moneda nacional. Entregar estos fondos a las unidades o departamentos de la Facultad que previa autorizacin y revisin presupuestaria sean aprobadas, debe entenderse que bajo este procedimiento es necesario que una vez que las unidades o departamentos solicitantes ejecuten estos fondos deban realizar la rendicin de cuentas correspondiente. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. Durante todo el ao. Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora Universitaria Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de enero de 2009
2.Objetivo
3.Alcance
6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Unidad Demandante N 1 6.2 Actividad Enva solicitud de giro a rendir firmada por jefe de departamento. 6.3 Observaciones Todo funcionario que administre giros a rendir, debe rendir fianza de fidelidad funcionaria No pueden cancelarse con estos fondos, honorarios, jornales, compras de stock, etc. . 6.4 Documentos -solicitud de giro a rendir
Director Econmico y Administrativo
Firma solicitud de giro a rendir.
-solicitud de giro a rendir
40
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa 6.1 Responsable N 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo de Presupuesto 3 Procede a confeccionar el giro se llena a mquina la autorizacin de giro a rendir Se ingresa la documentacin al sistema contable AUGE se genera un comprobante de contabilidad, comprobante de compromiso y un comprobante de egreso. Se ingresa todos los datos se corroboran los documentos por pagar y se imprime el cheque. Se le da un nmero de folio a todos los egresos de la Oficina. Y se registra en la planilla de libro de folios. 4 copias
6.4 Documentos -solicitud de giro a rendir
Administrativo de Presupuesto
-solicitud de giro a rendir - comprobante de contabilidad - comprobante de compromiso - un comprobante de egreso -solicitud de giro a rendir -cheque
Enva cheque a la firma de Director Econmico y Administrativo, Decano y Vicedecano. El Jefe de Unidad de Contabilidad da el VB. Se le entrega cheque a Unidad Demandante. Se realiza un seguimiento del giro y una vez que esta rendido por la Unidad Demandante, se recibe la boleta o factura, se rinde el giro se ingresa la factura rendicin por el sistema AUGE. Se ingresa en el mdulo y se identifica el documento de pago a rendir.
-solicitud de giro a rendir -cheque
Administrativo de Presupuesto Administrativo de Presupuesto
-cheque
-boleta -factura
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42
Nombre del procedimiento Fondos fijos
Cdigo: UC0009 Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Son recursos entregados a un funcionario para ser utilizados en forma rotatoria, con el fin de solventar los gastos habituales de funcionamiento, de escaso monto.(Manual Operativo del Departamento de Inspeccin y Auditora) Entregar estos recursos a las unidades o departamentos de la Facultad que previa autorizacin y revisin presupuestaria sean aprobadas, debe entenderse que bajo este procedimiento es necesario que una vez que las unidades o departamentos solicitantes ejecuten estos recursos deban realizar la rendicin de cuentas correspondiente. Los fondos asignados son determinados por la autoridad del respectivo organismo, de acuerdo con las necesidades del servicio, y no podrn exceder de 10 UTM, para sumas mayores se requerir autorizacin expresa. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. Durante todo el ao. Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora Universitaria Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de enero de 2009
2.Objetivo
3.Alcance
6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Jefe Unidad de Contabilidad N 1 6.2 Actividad Enva una nota al Decano donde le indica las personas que se les otorgar montos fijos para el ao y la cantidad para cada Unidad de la Facultad. 6.3 Observaciones Los fondos fijos se rinden cuenta al Director Econmico y Administrativo del organismo en la medida de que se gastan, y se reponen sobre la base de la cuenta rendida. 6.4 Documentos -notificacin fondo fijos
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UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa 6.1 Responsable N 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Decano 2 Da VB a fondos fijos para el ao entrante o periodo de tiempo. Se debe registrar y contabilizar el otorgamiento de estos fondos, manteniendo un control individual de los cuentadantes. Una vez que comienzan a gastar ese dinero los departamentos envan las boletas y facturas de los gastos efectuados para recuperacin de fondo fijo.
6.4 Documentos -notificacin fondo fijos
Recibe notificacin de fondos fijos y procede a realizar el cheque por cada jefe o director de departamento expuesto en la notificacin.
-notificacin fondo fijos
Recibe las boletas y facturas de la Unidades para recuperacin de fondo fijo. Verifica que las boletas o facturas vengan acorde con las planillas que vienen en los documentos. Si no corresponde la recuperacin por los datos entregados se enva a la Unidad Demandante para que se proceda a revisar de nuevo.
-boletas -facturas
-boletas -facturas
Se clasifican las boletas o facturas por cuentas y se ingresan al sistema AUGE para su recuperacin. Se genera un comprobante de contabilidad, comprobante de compromiso
-boletas -facturas - comprobante de contabilidad - comprobante de compromiso
Se ingresa todos los datos se corroboran los documentos por pagar y se imprime el cheque.
Se le da un nmero de folio a todos los egresos de la Oficina. Y se registra en la planilla de libro de folios.
-solicitud de giro a rendir -cheque
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UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa 6.1 Responsable N 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo de Presupuesto 8 Enva cheque a la firma de Director Econmico y Administrativo, Decano y Vicedecano. El Jefe de Unidad de Contabilidad da el VB. Se le entrega cheque a Unidad Demandante.
6.4 Documentos -solicitud de giro a rendir -cheque
-cheque
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Nombre del procedimiento Revisin y contabilizacin de facturas
Cdigo: UC0010 Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Es un documento tributario de compra y venta que registra la transaccin comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderas u otros afectos, porque con ella queda concluida la operacin. Verificar que se encuentre correctos los datos de las facturas de las compras realizadas por la Facultad. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. Durante todo el ao. Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora Universitaria Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de enero de 2009
2.Objetivo
3.Alcance
6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Secretaria de Direccin N 1 6.2 Actividad Recibe factura y la entrega en un cuaderno de correspondencia. Recepciona factura y verifica que estn todos los datos correctos en ella. Verifica el nmero de orden de compra o contrato asociado al producto o servicio impreso en la factura. 6.3 Observaciones 6.4 Documentos -factura - cuaderno de correspondencia. -factura
Encargado Oficina de Presupuesto
-factura -orden de compra
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UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa 6.1 Responsable N 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Encargado Oficina de Presupuesto 4 Verifica que la orden de compra de la facultad u orden de compra Mercado Pblico. Coteja que los servicios y productos sean los que aparecen en ellos y sus respectivos valores. Verifica que la factura tenga el visto bueno el director del departamento, jefe de unidad o jefe de laboratorio. Se verifica que la recepcin de la factura sea conforme con los datos completos de la persona que recibi los servicios.
6.4 Documentos -factura -orden de compra - orden de compra Mercado Pblico
Cuando el director del departamento, jefe de unidad o jefe de laboratorio firma la factura aprueba el pago y descuento del presupuesto de su respectivo departamento. Al sistema AUGE solo se ingresan rdenes de compras de la facultad no rdenes de compra Mercado Pblico.
-factura -orden de compra - orden de compra Mercado Pblico
Se contabilizan facturas al sistema AUGE.
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49
Nombre del procedimiento Pago de facturas
Cdigo: UC0011 Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestacin de servicios cuando la operacin se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crdito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportacin. Realizar el pago de las facturas vencidas originadas por las compras de la Facultad. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. Durante todo el ao. Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora Universitaria Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de enero de 2009
2.Objetivo
3.Alcance
6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Encargado Oficina de Presupuesto N 1 6.2 Actividad Retira de las carpetas de facturas las facturas que poseen fecha de vencimiento. Ingresa factura por vencer al sistema AUGE modulo documentos por pagar. 6.3 Observaciones 6.4 Documentos -factura -orden de compra
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UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa 6.1 Responsable N 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Encargado Oficina de Presupuesto 3 Se imprime cheque y comprobante de egreso del sistema AUGE Se le da un nmero de folio a todos los egresos de la Oficina. Y se registra en la planilla de libro de folios.
6.4 Documentos -cheque -comprobante de egreso
Enva cheque y comprobante de egreso a la firma del responsable de la compra, Director Econmico y Administrativo, Decano y Vicedecano. El Jefe de Unidad de Contabilidad da el VB. Recibe los documentos firmados en una carpeta esperando el cobro del proveedor. Se archivan los documentos.
-cheque -comprobante de egreso
-cheque -factura -comprobante de egreso
51
52
Nombre del procedimiento Pago de honorarios
Cdigo: UC0012 Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
El convenio a honorarios es un mecanismo de prestacin de servicios que tiene por objeto permitir a las autoridades contar con la asesora de especialistas en determinada materias, sobre labores ocasionales y que no sean las habituales del respectivo Servicio. [Referencia: Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditora]. Realizar el pago de los honorarios de los compromisos realizados por la Facultad. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. Durante todo el ao. Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora Universitaria Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de enero de 2009
2.Objetivo
3.Alcance
6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Solicitante honorarios Encargado Oficina de Presupuesto N 1 6.2 Actividad Enva boleta de honorarios. Recibe boleta de honorarios y decretos de convenios honorarios tramitados en Unidad de Personal y verifica los datos. Ingresa datos sistema AUGE modulo documentos por pagar (honorarios). 6.3 Observaciones Boleta electrnica del SII. Verifica que los montos y fechas u otras observaciones sean las correctas a los documentos entregados. 6.4 Documentos -boleta de honorarios
-boleta de honorarios -decreto
-boleta de honorarios -decreto
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UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa 6.1 Responsable N 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Encargado Oficina de Presupuesto 4 Se imprime cheque y comprobante de egreso del sistema AUGE Se le da un nmero de folio a todos los egresos de la Oficina. Y se registra en la planilla de libro de folios.
6.4 Documentos -cheque -comprobante de egreso
Enva cheque y comprobante de egreso a la firma del responsable de la compra, Director Econmico y Administrativo, Decano y Vicedecano. El Jefe de Unidad de Contabilidad da el VB. Recibe los documentos firmados en una carpeta esperando el cobro del solicitante Se archivan los documentos.
54
55
Nombre del procedimiento Resumen ingresos y gastos presupuestarios. (balance presupuestario)
Cdigo: UC0013 Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Saldo que resulta de comparar los ingresos y egresos de todas las Unidades y Departamento de la Facultad, se expresa en el balance presupuestario. Llevar la estadstica de todos los ingresos y egresos de las Unidades y Departamento de la Facultad en materia presupuestaria. Esta informacin es til para la asignacin de recursos y gastos del presupuesto de cada entidad en la Facultad. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. Durante todo el ao. Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora Universitaria Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de enero de 2009
2.Objetivo
3.Alcance
6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Administrativo de Presupuesto N 1 6.2 Actividad Revisa todos los documentos en relacin al gasto o ingresos efectuados por las distintas Unidades o Departamentos de la Facultad, sean pago de facturas, recuperaciones de fondo fijo u otro documento que comprometa un egreso. 6.3 Observaciones Se realiza cada fin de mes esta revisin. La Facultad asigna un presupuesto anual a cada Unidad o Departamento. 6.4 Documentos -recuperacin de fondo fijo -factura -boleta de honorarios -rdenes de compra -rdenes de compra Mercado Pblico -cualquier documento que certifique un egreso
56
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa 6.1 Responsable N 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo de Presupuesto 2 Imprime documentos de los sistemas en donde se encuentre. (Mercado Pblico, AUGE). Se asocia cada documento en relacin al cual le dio origen, por ejemplo: facturas con rdenes de compra.
6.4 Documentos -recuperacin de fondo fijo -factura -boleta de honorarios -rdenes de compra -rdenes de compra Mercado Pblico -cualquier documento que certifique un egreso o ingreso para la Facultad.
Se contabilizan todos los ingresos y egresos y se identifican y clasifican por Unidad o Departamento.
Se hacen los descuentos tanto de asignaciones de productividad como pagos de honorarios de cada Unidad o Departamento.
recuperacin de fondo fijo -factura -boleta de honorarios -rdenes de compra -rdenes de compra Mercado Pblico -cualquier documento que certifique un egreso o ingreso para la Facultad.
Realiza Planilla de Resumen Presupuestario y lo enva a firma del
- Planilla de Resumen Presupuestario
Director Econmico y Administrativo.

Administrativo de Presupuesto 5 Recibe Planilla de Resumen Presupuestario firmada y la archiva. La Planilla de Resumen Presupuestario carcter informativo y de consulta. - Planilla de Resumen Presupuestario
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Nombre del procedimiento Control y recepcin de ingresos
Cdigo: UC0014 Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Es el recibo de todos los pagos o ingresos en nombre de la Facultad que generen terceros a travs de dinero u otros documentos. Recibir e ingresar al sistema los ingresos de la Facultad provenientes de los pagos efectuados por terceros a ellos, a sean por servicios prestados por facultad, donaciones o proyectos. Se deben depositar a las cuentas bancarias de la Facultad. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. Durante todo el ao. Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora Universitaria Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de enero de 2009
2.Objetivo
3.Alcance
6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Cajero N 1 6.2 Actividad Recibe el pago proveniente de terceros a la Facultad. 6.3 Observaciones Puede ser en dinero efectivo u otros documentos de pago. 6.4 Documentos -cheques -dinero
Cajero
Realiza la boleta o factura del ingreso.
-boleta -factura
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UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa 6.1 Responsable N 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Cajero 3 Realiza planilla resumen de ingresos del da. Ingresa todos los ingresos de la Facultad al sistema AUGE control de ingresos. Deposita los ingresos en las cuentas bancarias de la Facultad.
6.4 Documentos - planilla resumen de ingresos
Cajero
Cajero
-cheques -dinero
60
61
62

Manual de Procedimientos U Contabilidad

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UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa

Jefe Unidad: Lus Ibarra H. Autor: John Rebolledo V. Agosto 2010

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John Rebolledo Verdejo Administrador Pblico Licenciado en Ciencias Polticas y Gubernamentales

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2. Captulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestin administrativa

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3. Captulo 2: Antecedentes de la Institucin

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3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile:

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3.5 Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)

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3.6 Organigrama Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)

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5. Captulo 5: Explicacin formato Procedimientos Unidad de Contabilidad

5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos

1.Descripcin 2.Objetivo 3.Alcance 4.Periodicidad 5.Marco Legal

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5.2 Formulario Declaracin de Procedimientos

6.1 Responsable Ej.: Unidad solicitante

6.2 Actividad Ej.: Enva carta o solicitud de compra

Ej.: Siempre y cuando la Unidad Demandante lo solicite

Ej.: -solicitud de compra

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5.4 Simbologa Flujogramas

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6. Captulo 6: Procedimientos Unidad de Contabilidad

Nombre del procedimiento Cobro de facturas

Cdigo: UC0001 Fecha: 06/06/2010

4.Periodicidad 5.Marco Legal

Una vez que la factura vence se notifica a acreedor.

Elabor JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO Administrador Pblico

Fecha de Emisin 06.06.10 Ver. 1.0

Fecha de Actualizacin Ver. 1.0

6.4 Documentos -Libro de Ingreso

-factura -cheque -factura -cheque

Elabor JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO Administrador Pblico

Fecha de Emisin 06.06.10 Ver. 1.0

Fecha de Actualizacin Ver. 1.0

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa

Elabor JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO Administrador Pblico

Fecha de Emisin 06.06.10 Ver. 1.0

Fecha de Actualizacin Ver. 1.0

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS Direccin Econmica y Administrativa

Nombre del procedimiento Traspaso de dinero entre facultades

Cdigo: UC0002 Fecha: 06/06/2010

4.Periodicidad 5.Marco Legal

Administrativo Unidad de Contabilidad Administrativo Unidad de Contabilidad

-resumen cartola de cuenta

-resumen cartola de cuenta

Elabor JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO Administrador Pblico

Fecha de Emisin 06.06.10 Ver. 1.0

Fecha de Actualizacin Ver. 1.0

-resumen cartola de cuenta -copia de factura

Administrativo Unidad de Contabilidad Administrativo de Presupuesto