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MANUAL de CONTABILIDAD
UNIDAD N1

INTRODUCCION a la CONTABILIDAD
OBJETIVOS ESPECFICOS Al trmino de esta unidad usted estar en condiciones de: Reconocer la importancia de la Contabilidad como herramienta de informacin, control y gestin de la empresa. Identificar los conceptos bsicos, funcin y objetivo de la Contabilidad. Explicar los Principios Contables bsicos, en una situacin comercial dada.

IMPORTANCIA de la CONTABILIDAD

La informacin contable sirve como base, a diferentes usuarios de ella, para la correcta toma de decisiones; ya se trate de inversiones o en el uso de los recursos propios. Casi toda actividad humana se relaciona con la obtencin o el uso del dinero, es por eso que cobra vital importancia el saber el origen y destino del mismo. Quienes ms se preocupan de conocer el origen y uso de los recursos monetarios, son las empresas.

LA EMPRESA: es un ente que se dedica a las actividades de ndole econmica. Su objetivo es maximizar sus ganancias u obtener ganancias razonables. Para alcanzar los objetivos establecidos y las metas especficas derivadas de ellos, las empresas generalmente desarrollan las siguientes actividades: a) comprar materias primas y otros insumos. b) pagar las compras realizadas al momento de realizarlas o en forma posterior. c) transformar los insumos y producir nuevos bienes o servicios. d) vender los bienes o servicios producidos. e) cobrar por la venta, lo cual puede ser de inmediato o en forma posterior. Todas estas actividades conforman el CICLO OPERATIVO de una empresa. No necesariamente debe terminar un ciclo para que comience otro, por lo general se superponen.

ESQUEMA DE CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS

EMPRESAS segn su ORGANIZACION segn su PROPIEDAD segn su ACTIVIDAD

Empresario Individual Pblicas Comerciales Sociedad de Personas Semi- Pblicas Financieras Sociedad de Capitales Privadas De Servicios ****************** ************ Industriales Para cumplir con sus actividades, toda empresa requiere elementos que le permitan cumplir con el referido ciclo operativo. Dentro de estos recursos es posible distinguir a los BIENES MATERIALES E INMATERIALES y a los RECURSOS HUMANOS. Dentro de estos recursos es posible adems, clasificarlos de acuerdo a su grado de permanencia dentro de la empresa. Es as como nos encontramos con recursos de RAPIDA MOVILIDAD y con recursos PERMANENTES.

DE RAPIDA MOVILIDAD: * Dinero en efectivo. * Insumos necesarios para la produccin. * Los bienes en proceso de produccin y los terminados. * Los bienes adquiridos para su venta. * Los importes cobrados por la venta al crdito. * Las inversiones transitorias de los excedentes producidos. PERMANENTES: * Los edificios de la empresa y que estn destinados al giro de la misma * Equipos, mquinas y otros elementos usados en el proceso productivo. * Los derechos exclusivos del uso de determinado proceso o nombre. * Los intangibles logrados por el prestigio de la empresa.

ORIGEN DE LOS RECURSOS: Para la obtencin de recursos existen fuentes transitorias (crditos de terceros) y fuentes permanentes (aporte de propietarios, resultado de las operaciones de la empresa). A medida que transcurren las actividades comerciales de la empresa que tienen implcitas la obtencin y uso de los recursos econmicos, se hace necesario obtener informacin para la correcta gestin empresarial que tiene que tomar decisiones, planificar y controlar. GESTION EMPRESARIAL: Es el conjunto de decisiones y actividades a desarrollar que permitirn a la empresa alcanzar los objetivos trazados con anterioridad. Para su labor, los empresarios y ejecutivos de una empresa, necesitarn obtener respuestas, entre otras, a preguntas tales como: Cunto se vendi? Cunto dinero ingres? Cunto se gast? Cunto dinero hay? Cunto se deber pagar dentro del corto plazo? Cunto se deber pagar a largo plazo? Cuntas mercaderas quedan? Cules fueron las utilidades o prdidas del perodo?

Cul es la situacin de liquidez de la empresa? Cunto podemos invertir? Cunto dinero debemos conseguir? Cules y cuanto fueron los costos del perodo? Conviene o no seguir con el negocio?

De lo descrito anteriormente puede deducirse fcilmente que para administrar en forma correcta y eficiente una empresa, es indispensable un buen sistema de informacin. La contabilidad entrega esa informacin.

CONCEPTOS de la CONTABILIDAD

LA CONTABILIDAD
ES EL REGISTRO SISTEMATICO Y CRONOLOGICO DE TODOS LOS HECHOS ECONOMICOS Y FINANCIEROS DE UNA EMPRESA, CON EL OBJETO DE ENTREGAR INFORMACION

PARA SU PLANIFICACION, DIRECCION, EVALUACION DE LOS RESULTADOS.

CONTROL

FUNCION de la CONTABILIDAD
MEDIR Y REGISTRAR TODAS LAS ACTIVIDADES ECONOMICAS QUE SUCEDEN EN UNA EMPRESA, MEDIANTE UN CONJUNTO DE PROCEDIMIENTOS PARA OBTENER Y PROCESAR DATOS Y PARA EMITIR LOS INFORMES CORRESPONDIENTES.

OBJETIVO de la CONTABILIDAD
SEGN SE DESPRENDE DE LO ANTERIOR, EL OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD ES SUMINISTRAR INFORMACIN TIL PARA LA PLANIFICACIN, PARA LA TOMA DE DECISIONES, PARA EL CONTROL INTERNO O EXTERNO DE LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA Y PARA EVALUAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS POR LA MISMA.

CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION CONTABLE

Todo objetivo que se desea obtener, debe reunir ciertas caractersticas para satisfacer las necesidades de las personas que los buscan, en esto, la informacin contable no es la excepcin. La informacin contable, para ser til y cumplir con su objetivo debe ser:

SIGNIFICATIVA es decir, debe dar a conocer o a entender con propiedad una cosa. Para que la informacin rena este requisito es necesario que sea: VERDADERA es decir, reflejar solo hechos reales. EXACTA es decir, reflejar los hechos en forma precisa.

CLARA es decir, identificar concretamente los hechos para evitar confusiones. REFERIDA A UN NIVEL es decir, disponerse en forma adecuada en relacin al nivel del usuario. COMPLETA es decir, reflejar todos los hechos econmicos y financieros ocurridos, para no inducir a errores a los usuarios de la informacin. ECONOMICA es decir, los beneficios que se obtengan de la utilizacin de la informacin deben ser superiores, o en el peor de los casos iguales al costo en que se incurri para obtenerla. OPORTUNA es decir, debe entregarse en el momento que se necesite. La informacin contable, junto con satisfacer los requerimientos de empresarios y ejecutivos de empresas, cumple adems con dos roles: LEGAL, el cual se encuentra resumido en el artculo N36 del Cdigo de Comercio. TRIBUTARIO, para el control al que puede estar sujeta la empresa por parte del Servicio de Impuestos Internos, la Superintendencia de Sociedades Annimas, la Tesorera General de la Repblica, la Inspeccin del Trabajo, las Instituciones de Previsin Social y las Isapres.

LOS PRINCIPIOS CONTABLES

Toda actividad humana, para desarrollarse en forma correcta, depende de leyes, reglas o normas. La contabilidad no es ajena a esto y, para su correcta aplicacin existen los Principios contables (Boletn Tcnico N1 del Colegio de Contadores de Chile ) que son una Ley o regla general adoptada para servir como gua de una accin. Es por esta razn que son conocidos como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Siendo todos los principios importantes, a continuacin se detallan aquellos ms bsicos.

LA MONEDA, comn denominador Slo se registran aquellos hechos que pueden ser expresados en trminos monetarios. La ventaja de esto es que los hechos heterogneos relacionados por una negociacin, pueden
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reducirse a trminos numricos iguales que pueden sumarse o restarse. Este trmino numrico es el pas es el PESO ($) Esto quiere decir que si una empresa compra un mueble, registrar el valor monetario del mueble y no el mueble como s mismo.

ENTIDAD MERCANTIL o ENTIDAD CONTABLE

La empresa es diferente de las personas que las crean o las originan; en consecuencia, la contabilidad se lleva para las empresas como entidades y no para sus propietarios. No deben confundirse los recursos de las empresas con los de sus integrantes. As, podr evaluarse el rendimiento de esa empresa como una entidad distinta del dueo. Esto quiere decir que si el dueo de una empresa compra un vehculo para su uso personal, no deber registrarlo como propiedad de la empresa.

BIENES ECONOMICOS Solo se registran aquellos hechos, recursos, derechos y obligaciones econmicas y financieras susceptibles de ser cuantificado y valorizados en trminos monetarios. Existen muchos hechos econmicos y financieros, tanto internos como externos, que afectan a las empresas pero no todos pueden ser expresados en trminos monetarios. Entre ellos se pueden mencionar la situacin econmica nacional e internacional, las polticas de crdito, las polticas tributarias y las polticas propias de la empresa. Todos estos hechos afectan a la empresa pero no hay forma de registrarlos contablemente. Dada la importancia que tienen para la empresa es que frecuentemente se da el uso de notas explicativas a los estados financieros, que estn destinadas a explicar los registros contables y que son consideradas informacin complementaria de ndole econmica. Este principio quiere decir que si una empresa compra por ejemplo, un purificador de aire, registrar el valor monetario del purificador pero no puede registrar el aire limpio que existir en el futuro.

EQUIDAD

La Contabilidad debe llevarse con absoluta imparcialidad y evitar en todo momento el registro de hechos econmicos no ocurridos u ocurridos de distinta forma, evitando de esta manera el beneficio de una parte interesada, en perjuicio de otra u otras. Esto quiere decir que si una empresa en un ejercicio comercial cualquiera tuvo como resultado una prdida, no puede manipular sus registros con el fin de que el resultado se transforme en utilidad para as presentar buenos informes, con el fin de conseguir un prstamo.

DUALIDAD ECONOMICA o PARTIDA DOBLE Se dice que la contabilidad es semejante o equivalente a una balanza de dos platos. Si en uno de ellos colocamos un valor o una cantidad, para mantener el equilibrio en el otro debemos colocar un valor o cantidad equivalente. La estructura de la contabilidad descansa en esta premisa y que no es otra cosa que el reconocimiento de un hecho cierto de toda entidad y que consiste en que el total de los recursos es igual a todos los derechos existentes sobre ellos. Los recursos son conocidos como activos y los derechos que pesan sobre ellos son conocidos como pasivos si se refieren a derechos de terceros y, patrimonio si se refieren a derechos de los dueos. De acuerdo con esto, la igualdad queda as: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

Esto quiere decir que si una empresa compra una maquina al crdito, deber registrar el valor monetario de la maquina como un bien de propiedad de la empresa y tambin deber registrar el mismo valor monetario como una obligacin que tiene la empresa producto del crdito obtenido.

DEVENGADO o DEVENGAR Este principio se refiere al momento que deben reconocerse los ingresos econmicos y los costos o gastos relacionados a dichos ingresos. Todos los derechos que adquiere una empresa, como asimismo, las obligaciones que contrae, se contabilizarn en el momento que ocurren, sin considerar para nada la fecha de su pago efectivo. As, por ejemplo, si una empresa compra un bien o servicio en una fecha determinada y paga con posterioridad, la operacin debe quedar registrada en la fecha de la compra, sin olvidarse de la regularizacin correspondiente al ocurrir el pago efectivo.

INVARIABILIDAD DEL CAPITAL El capital se mantiene invariable durante el ejercicio comercial es decir, ste no puede ser modificado con aquellas transacciones de la empresa que signifiquen perdidas o ganancias. El primer ejercicio de una empresa, comienza en el momento de su creacin y termina el 31 de Diciembre del mismo ao en que fue creada. Posteriormente, los ejercicios comerciales corresponden a un ao calendario es decir, 1 de Enero al 31 de Diciembre.

COSTO HISTORICO El registro de las operaciones de una empresa debe hacerse en base a los costos histricos de produccin, compra o canje, salvo que para concordar con otros principios se justifique la aplicacin de un criterio diferente (valor de realizacin). Este principio se refiere a que si una empresa fabrica por ejemplo zapatos, los deber registrar al valor monetario que le cost fabricarlos y no al valor monetario que los vender.

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OBJETIVIDAD Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios, lo cual, significa que dichos cambios no debern reconocerse mientras no exista una base de medicin suficientemente confiable, es decir que pueda ser verificada en forma independiente. Este principio tiene relacin por ejemplo, con el uso de las maquinas. No tiene ningn objeto registrar el desgaste de las maquinas por cada hora de uso; su correcto registro corresponder una vez acumuladas las horas de uso y de produccin.

UNIFORMIDAD La contabilidad permite, en ciertas operaciones, la aplicacin de dos o ms procedimientos tcnicamente aceptables, aun cuando puedan tener un distinto efecto en el resultado econmico y/o financiero. Este principio est referido a que cuando se adopta un procedimiento definido es necesario que se mantenga indefinidamente con el fin de que los resultados de cada perodo sean medidos sobre una base comn. En todo caso el principio de uniformidad no implica que un procedimiento adoptado deba mantenerse rgidamente a travs del tiempo, puesto que pueden existir razones fundadas que justifiquen su cambio. Si as fuese, deber informarse sobre este hecho junto con el efecto que el cambio haya provocado en el resultado del ejercicio.

FONDO SOBRE LA FORMA En lo que a registros contables se refiere, es ms importante el registro del hecho econmico que la forma en que se registra. Por ejemplo, para registrar el desgaste de las maquinas existen varios mtodos o formas; este principio indica que es ms importante el que efectivamente se registre que la forma o mtodo usado para hacerlo.

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Adems de los principios ya descritos, existen otros de igual importancia y que aparecen en el Boletn Tcnico N1 del Colegio de Contadores de Chile.

AUTOEVALUACION de la UNIDAD N1 1. Cul es la funcin de la Contabilidad? 2. Cul es el objetivo de la Contabilidad? 3. Enumere y explique dos caractersticas de la informacin contable. 4. Cul es el objeto de los Principios contables? 5. Qu es una empresa? 6. Cul es el objetivo de las empresas? 7. Enumere tres actividades econmicas que formen parte del ciclo operativo de una empresa. 8. Cmo se clasifican las empresas desde el punto de vista de su organizacin? 9. Cmo se clasifican las empresas desde el punto de vista de su propiedad? 10.Cmo se clasifican las empresas desde el punto de vista de su actividad? 11.Qu elementos requiere una empresa para desarrollar su ciclo operativo? 12.Enumere cuatro recursos que posea una empresa y que sean de rpida movilidad. 13.Qu implica la gestin empresarial? 14.Qu se necesita para administrar correctamente a una empresa? 15.Qu significa que la informacin contable sea econmica?

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16.Qu significa que la informacin contable sea oportuna? 17.Qu significa que la informacin contable sea completa? 18.A qu se refiere el principio contable de La Moneda? 19.A qu se refiere el principio contable de Bienes Econmicos? 20.Cul es la diferencia entre el principio contable La moneda y el de Bienes Econmicos? 21.A qu se refiere el principio contable de Equidad? 22.Cmo se llama el principio contable que indica que todos los recursos son iguales a todas las obligaciones que existen sobre ellos? 23.En que fecha comienza y termina un ejercicio contable normal? 24.Cmo se llama el principio que dice que una compra debe registrarse en la fecha en que se hizo sin importar cuando se pague? 25.Para qu se usa la informacin contable? 26.Explique el principio contable de Entidad Contable? 27.Explique el principio contable del Fondo sobre la Forma. 28.Por qu la empresa es distinta de sus dueos? 29. El Sr. Gonzlez, dueo de la empresa Cosmticos New sac $ 7.000.000 de la caja de la empresa para comprarse un auto. El contador de la empresa registr el auto como de propiedad de la empresa para cuadrarse con el dinero que le faltaba. A usted, de acuerdo con los principios contables, que le parece esta accin? 30. Explique el principio de Devengado o devengar.

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UNIDAD N 2

ELEMENTOS DE LA CONTABILIDAD Y SU RELACION

OBJETIVOS ESPECFICOS Al trmino de esta unidad usted podr: Clasificar los distintos elementos que conforman la Contabilidad. Relacionar entre s, los elementos contables.

LOS ACTIVOS
Se reconoce como activos a todo lo que la empresa tiene ms todo lo que le deben es decir representan a los bienes y derechos de una empresa. CARACTERISTICAS : Para que se pueda considerar activo, un bien debe cumplir con:

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Debe tener utilidad econmica para la empresa (valor de cambio). Los beneficios que reporte deben estar bajo el control de la empresa. El derecho sobre el bien o el control de los beneficios debe tener su origen en una transaccin ocurrida con anterioridad. El carcter de activo no depende de la forma de compra de los bienes.

CLASIFICACION DE LOS ACTIVOS

BIENES FISICOS O TANGIBLES: son todos aquellos que se pueden tocar y ver. Los bienes fsicos o tangibles a su vez se dividen en: BIENES MUEBLES : Dinero Vehculos Maquinas Mercaderas Equipos Materias Primas

BIENES INMUEBLES : Edificios Casas Departamentos Terrenos Locales Comerciales

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Oficinas

BIENES INTANGIBLES: son aquellos que renen los requisitos para ser activos pero, no se ven ni se tocan. Marcas comerciales Derecho de llaves Patentes de Invencin Derechos de concesin

DERECHOS SOBRE PERSONAS O TERCEROS: corresponden a un valor o cantidad que la empresa a entregado en crdito y espera convertir en dinero. Se dividen en : CREDITOS NO DOCUMENTADOS (crdito simple): no existe ningn documento que respalde el crdito. CREDITOS DOCUMENTADOS: existe un documento que respalda el crdito.

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ANTICIPOS: corresponde a derechos adquiridos por cancelaciones anticipadas. Se pueden dividir en : VOLUNTARIOS, la empresa anticipa dineros en forma voluntaria. Ejemplo, anticipo a los proveedores. OBLIGATORIOS, la empresa est obligada por ley a cancelar ciertas cantidades de dinero. Ejemplo, el pago provisional mensual sobre el impuesto a la renta.

LOS PASIVOS

Se reconoce como pasivos, a todas las deudas que posee la empresa y que la obligan a dar o ejecutar algo, en un tiempo determinado llamado plazo. Se dividen en : PASIVOS: corresponden a las deudas que se tienen con terceras personas (ajenos a la empresa). Estn compuestos por: Deudas sin documentar (crditos simples) y pueden ser : Legales, por ejemplo, impuestos por pagar. Comerciales, por ejemplo, deudas con proveedores. Deudas documentadas (crditos con letras o pagars) Deudas por garantas Pueden ser: Prendaria (bien mueble) Hipotecaria (bien inmueble). Los pasivos (deudas con terceros) pueden ser : DEUDAS DE CORTO PLAZO: corresponden a aquellas que deben ser canceladas dentro del ejercicio comercial.(1 ao)

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DEUDAS DE LARGO PLAZO: corresponden a aquellas que deben ser canceladas en ejercicios comerciales posteriores. (ms de 1 ao)

PATRIMONIO: corresponde a deudas que se tienen con los dueos de la empresa. Inicialmente es conocido con el nombre de CAPITAL. Tcnicamente corresponde a la diferencia entre los activos y los pasivos o sea, PATRIMONIO = ACTIVOS - PASIVOS de donde resulta la llamada ecuacin del inventario: ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO

LOS RESULTADOS

Como su nombre lo indica, representan a la diferencia entre el costo en que incurre una empresa para desarrollar un bien o un servicio y el beneficio obtenido por la venta de ese bien o servicio.

CLASIFICACION de los RESULTADOS

PERDIDAS, corresponden a todos los gastos originados por la fabricacin de un bien o servicio y por los cuales, la empresa no recibe algo que cumpla con los requisitos para ser considerado un activo.

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Un buen ejemplo de esto, son las remuneraciones de los empleados, los pagos de arriendo, los gastos generales de una empresa, etc.

GANANCIAS, corresponden a los dineros percibidos por la empresa y por los cuales no ha entregado ningn bien de su propiedad. Un buen ejemplo de esto, son los dineros cobrados por concepto de intereses, la diferencia entre el precio de venta de un producto y el costo de su fabricacin, etc.

LAS CUENTAS
La gran cantidad de operaciones comerciales y por lo tanto la gran cantidad de registros de hechos econmicos y financieros de una empresa, atenta sobre el logro del objetivo de la contabilidad que es entregar informacin til. La gran cantidad de registros imposibilitara entregar una cierta informacin en su momento indicado, como por ejemplo saber cuanto dinero hay en la caja. Es por esta razn que se necesita agrupar de alguna forma los registros de una misma ndole o naturaleza. Este objetivo lo cumplen las llamadas cuentas contables. cronolgico de hechos econmicos y financieros, relacionados a una misma persona o mismo asunto, bajo un ttulo o nombre apropiado. De lo anterior se desprende que las cuentas deben tener un nombre para identificarlas. Este, debe ser claro y representar fielmente lo que se desea registrar bajo ese nombre. Ejemplo : La cuenta DOCUMENTOS POR COBRAR, representa documentos que posee la empresa para cobrar a terceros. MODELO DE CUENTA DEBE HABER

La Cuenta, es un elemento contable que sirve para el registro sistemtico y

Como puede verse, la cuenta tiene dos lados y por acuerdo o convencin se llaman:

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DEBE al lado izquierdo HABER al lado derecho.

REGISTROS al DEBE Hacer una anotacin o registro en el debe se llama CARGAR o DEBITAR. La anotacin o registro efectuado se llama CARGO. La suma de los cargos de una cuenta se llama DEBITOS. Debe Cargo Cargo Cargar Dbitos 3.000 1.000 2.000 Haber

REGISTROS al HABER Hacer una anotacin o registro en el haber se llama ABONAR o ACREDITAR. La anotacin o registro efectuado se llama ABONO. La suma de los abonos de una cuenta se llama CREDITOS. Debe 1.000 2.000 3.000 Haber Abono Abono Crditos Abonar

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