EL CONTROL DEL PROYECTO

Se realiza a fin de asegurar que se alcancen los objetivos mediante el seguimiento y

medicin del avance y la toma de acciones correctivas. La gestin del proyecto involucra
gestionar los siguientes elementos:

- Integracin del proyecto
- Alcance
- Tiempo
- Costos
- Calidad
- Salud y seguridad
- Medio ambiente
- Recursos Humanos
- Comunicaciones
- Riesgos
- Compras y contrataciones
CONTROL DE PROYECTOS
- Los controles requieren planes.
- Los controles requieren estructuras organizacionales (que permitan identificar a los
responsables de las desviaciones).
VENTAJAS:
- Identificar aquellos indicadores que se utilizarn para medir progresos y en qu
frecuencia
- Tener costo compatible
- Ser oportuno
- Ser independiente
HERRAMIENTA PARA MEDIR EL PROGRESO Y CONTROLAR LOS CAMBIOS
- Medir los recursos consumidos
- Medir el estatus del proyecto y los logros
- Comparar las mediciones con las proyecciones y estndares
- Proveer las bases para el diagnstico y la re-planificacin en forma oportuna.
IMPORTANCIA

Proporciona un conjunto de actividades y tareas que se pueden proponer de manera
conjunta para la solucin ordenada de problemas que se observen en una empresa, etc.
PASOS BSICOS PARA LA EJECUCIN DEL
CONTROL
- Establecer estndares en los puntos de control
- Comparar la ejecucin real y los estndares
- Tomar accin correctiva
METODO PARA EJECUTAR EL CONTROL POR HITOS

- Registrar fechas efectivas de comienzo y terminacin de cada actividad
(determinacin de las duraciones reales mediante observacin)
- Registrar adiciones o supresiones efectuadas en la red de trabajo
- Registrar cambios en el alcance de las actividades
- Comparar con fechas originalmente planificadas



MTODO PARA EJECUTAR EL CONTROL POR AVANCES

- El mtodo ms tradicionalmente utilizado para representar el avance fsico es
mediante una curva de avance fsico (porcentaje vs. tiempo), que muestra la
ejecucin de los trabajos (programado, real y pronstico), en forma acumulada.

VARIABLES A CONTROLAR EN UN PROYECTO
Un proyecto puede ser algo muy complejo pero al final es simplemente un
conjunto de variables a controlar (recursos). Los recursos tpicos son
generalmente Para la implementacin, de un perfecto sistema de control, existen
limitaciones, tales como las que se exponen a continuacin:

a) Personal: Dificultad en disponer del personal entrenado, lo que obliga
muchas veces a evitar un mayor grado de sofisticacin en el sistema que se
disea.
b) Instalaciones: No siempre se dispone de instalaciones adecuadas, como, por
ejemplo, una oficina de procesamiento de datos.
c) Tiempo: Un sistema de control perfecto exige tiempo para su implementacin,
lo cual no siempre se consigue. Se dispone, en general, de muy poco tiempo para
programar las diferentes fases de un proyecto.
d) Costo: El costo del control es un factor limitante en lo que refiere al sistema
que se va a disear. El costo tiende a bajar en los proyectos grandes y con el uso
de programas cada vez ms eficientes.
TIPOS DE CONTROL
a. Control direccional
El mecanismo de control acta antes de que la actividad este totalmente concluida. En
este caso el control se realiza de modo continuo y no en puntos determinados, de modo
que cada elemento de la accin sea el resultado de la rectificacin casi instantnea de la
accin anterior. .
b. Control aprobado - reprobado
En este caso, el receptor del control se somete a un examen despus de concluidas
determinadas actividades. En caso de aprobacin se permite la realizacin de la actividad
siguiente. Si hubiera una rectificacin, el proceso se interrumpe definitivamente o hasta
que se subsanen las irregularidades.

c. Control postoperacional
El mecanismo de control slo se pone en funcionamiento despus de concluida toda la
operacin. La informacin para la accin correctiva en este tipo de control, solo se
utilizara en un periodo (proyecto) futuro cuando se inicie la planificacin para un nuevo
ciclo de actividades.

PROCESO DE CONTROL
Desde el punto de vista administrativo, el control consiste en el conjunto de actividades
efectuadas por el agente con el propsito de que las actividades se realicen lo ms cerca
posible al plan inicial. Esas acciones obedecen a una secuencia determinada
constituyendo el proceso de control
A. Definicin de los parmetros de control
Los parmetros (metas y objetivos) son los elementos que permiten al sistema de control
determinar si las acciones estn o no conduciendo al receptor en direccin a la situacin
deseada.
B. Medicin de los resultados
Todo sistema de control debe poseer medios para verificar el resultado de cada actividad.
Esta verificacin puede presentarse bajo una forma cuantitativa o, cuando no es posible la
verificacin cuantitativa directa, se procura efectuarla de modo subjetivo.
C. Evaluacin de los errores
La evaluacin consiste en la comparacin entre los resultados que se pretenda obtener y
aquellos que efectivamente se obtuvieron. .
D. Definicin de las correcciones
Una vez verificado un error y evaluada su gravedad, se hace necesario analizar las
posibles soluciones existentes y seleccionar aquella que parezca ms adecuada.
E. Ejecucin de las correcciones
Las soluciones encontradas deben traducirse en lenguaje apropiado para quien se
encargue de ejecutarlas y con un grado de detalle ms elevado tomando en cuenta el
nivel jerrquico del agente ejecutor.

LA GERENCIA DE PROYECTO
La gerencia de proyecto es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y
tcnicas para proyectar actividades destinadas a satisfacer las necesidades y
expectativas de los beneficiarios de un proyecto.
PROCESOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS.
La direccin de un proyecto se logra mediante la ejecucin de procesos. Un proceso es
un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para
alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios.
Los procesos de organizacin de un proyecto pueden dividirse en dos categoras
principales:
1) los procesos de la direccin del proyecto, que son comunes a la mayora de los
proyectos y que se llevan a cabo para un propsito integrado, que es el de iniciar,
planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar el proyecto
2) los procesos orientados al resultado o producto del proyecto, que varan segn el rea
de aplicacin y que especifican y generan ese resultado o producto.
Procesos de iniciacin:
Se define la meta del proyecto. Se establecen descripciones claras de los objetivos,
incluidas las razones por las cuales se supone que un proyecto especfico es la mejor
solucin para satisfacer una demanda
Procesos de planificacin:
Se define el plan de gestin del proyecto, es decir, se definen secuencialmente las
actividades que sern necesarias para producir los distintos resultados, productos o
servicios que entregar el proyecto.
Procesos de ejecucin:
Son los procesos utilizados para abordar y completar secuencialmente las actividades
definidas en el plan de gestin del proyecto.
Procesos de seguimiento y control:
Son procesos realizados para observar la planificacin, la ejecucin y el cierre del
proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y
adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario, para controlar la ejecucin del
proyecto.
Procesos de cierre:
Son utilizados para finalizar formalmente todas las actividades de un proyecto o de una
fase de un proyecto
FACTORES CRTICOS PARA EL XITO DE UN PROYECTO.
El xito del objetivo del proyecto, se limita por 4 factores:
Alcance: Es el trabajo a realizar con la finalidad de que el cliente quede satisfecho
con el cumplimiento de los criterios de aceptacin, las entregas, con los requisitos
acordados al inicio del proyecto.
Costo: Es la cantidad convenida por el cliente a pagar por resultados aceptables
del proyecto.
Tiempo: tiempos especficos para el comienzo y la culminacin de cada tarea o
actividad.
Objetivo: El objetivo de cualquier proyecto es el complementar el alcance dentro
del presupuesto establecido y en la fecha determinada por el cliente.
INTERACCIONES ENTRE PROCESOS.
La interaccin entre los procesos de direccin de proyectos es el del ciclo planificar-hacer-
revisar-actuar.
Este ciclo est vinculado por los resultados, es decir, el resultado de una parte del ciclo se
convierte en la entrada de otra.
PLAN DE GESTION DE PROYECTOS:
La Gestin del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para
asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y slo el trabajo
requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente.
La Gestin del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr
la conclusin del proyecto a tiempo: Definicin de las Actividades, Establecimiento
de la Secuencia de las Actividades, Estimacin de Recursos de las Actividades,
Estimacin de la Duracin de las Actividades, Desarrollo del Cronograma, Control
del Cronograma.
La Gestin de los Costes del Proyecto incluye los procesos involucrados en la
planificacin, estimacin, preparacin del presupuesto y control de costes de
forma que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado.
Los procesos de Gestin de la Calidad del Proyecto incluyen todas las
actividades de la organizacin ejecutante que determinan las polticas, los
objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad de modo que el proyecto
satisfaga las necesidades por las cuales se emprendi.
La Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que
organizan y dirigen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto est compuesto
por las personas a quienes se les han asignado roles y responsabilidades para
concluir el proyecto.
La Gestin de las Comunicaciones del Proyecto es el rea de Conocimiento
que incluye los procesos necesarios para asegurar la generacin, recogida,
distribucin, almacenamiento, recuperacin y destino final de la informacin del
proyecto en tiempo y forma.
La Gestin de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos relacionados con
la planificacin de la gestin de riesgos, la identificacin y el anlisis de riesgos,
las respuestas a los riesgos, y el seguimiento y control de riesgos de un proyecto
La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para
comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del
equipo del proyecto para realizar el trabajo.

ELEMENTOS IMPRESCINDIBLES DE GERENCIA DE PROYECTOS.
1. Rumbo :
2. Relaciones (Administrar relaciones)
3. mbito de responsabilidades (Definir responsabilidades)
4. Comunicacin (Comunicacin oral comunicacin escrita):
5. Liderazgo:
6. Trabajo de Equipo:
7. Administracin del tiempo
8. No urgentes:
9. tica
La ETICA de la Gerencia de Proyecto consiste en:
Colocar todos los principios, valores, acciones, medidas, procedimientos y cultura
organizacional al servicio de los objetivos del proyecto, de los ms altos intereses
nacionales, de la comunidad, de los beneficiarios, de los usuarios y de la institucin, para
asegurar el logro eficaz y equitativo de los resultados perseguidos, con base en el manejo
transparente de los recursos, en el desempeo eficiente de las actividades y funciones y
en el comportamiento idneo de los miembros del equipo.
Ventajas de la Gerencia de Proyectos
1. Permite aumentar la eficiencia en trminos de tiempos de ejecucin, alcance,
especificaciones de calidad, beneficios y costos, acorde con el presupuesto
aprobado
2. Permite optimizar y crear mayor eficiencia en las actividades de la empresa que
exigen un desarrollo especial para conseguir el crecimiento deseado y esperado.
3. Los resultados se ven reflejados en la disminucin de costos en trminos de
tiempo, alcance, objetivos y en las utilidades del negocio.
4. Todos los proyectos por insignificantes que parezcan tienen grados de riesgo pero
con la gerencia de proyectos existe la posibilidad de planificar, identificar, analizar
cualitativamente y cuantitativamente el riesgo por medio de escenarios con niveles
de probabilidades, anlisis de sensibilidad, del valor monetario esperado basados
en la toma de decisiones.

Los Procesos en la gerencia de proyectos requieren de 3 elementos:
INSUMO: se refiere a la informacin, documentos, polticas, restricciones y otros
elementos que contribuyen al diseo del proceso y a la calidad de los resultados.
TCNICAS: se refiere a las tcnicas, herramientas y prcticas para desarrollar los
resultados esperados del proceso.
RESULTADO: son los documentos planes y acciones que el proyecto genera o
usa.

SE CONSIDERA QUE UN PROYECTO ES EXITOSO CUANDO SE HAN CUMPLIDO
LOS OBJETIVOS PREVISTOS:

Dentro del tiempo acordado.
Dentro de los costos presupuestados y aprobados.
Con adecuados criterios de calidad
Con la aceptacin por parte del destinatario.
Con mnimos cambios y previamente aprobados.
Sin ocasionar disturbios en la actividad principal de la Organizacin.
Sin afectar los valores ms nobles de la Organizacin ni los principios morales de
sus miembros

ADAPTACIN DE LAS INTERACCIONES DEL PROCESO
La ausencia de un proceso en la anterior descripcin no quiere decir que ste no
se deba desarrollar.
Los proyectos que dependen de una sola fuente de recursos
Algunos resultados de procesos pueden ser predefinidos como condicionantes.
Los proyectos de mayor tamao pueden necesitar relativamente ms detalle en la
planeacin y el diseo.
En sub proyectos y proyectos ms pequeos, se necesitar relativamente poco
esfuerzo
Un subcontratista puede ignorar los riesgos explcitamente asumidos por el
contratista principal.
En procesos que tienen una utilidad secundaria
FASES DE PROYECTO (GGPIC)
En esencia, las GGPIC son un:
Conjunto de guas, reglas y prcticas que nos permiten navegar ordenadamente a travs
de todas las fases de un proyecto, desde su visualizacin / concepcin hasta su entrega a
los grupos de operaciones, y as asegurar que se agoten todas las instancias
establecidas, antes de pasar a la siguiente fase y acometer gastos adicionales.
Objetivo de la ggpic
El objetivo de las GGPIC es el de establecer unas guas de uso prctico en la ejecucin
de proyectos, de manera de instituir a nivel de industria una forma estndar de pensar y
trabajar, de uso exclusivo y obligatorio dentro de las operadoras que as lo aprueben.

FASES DE UN PROYECTO

Visualizacin: la GGPIC (2009) establece los objetivos del proyecto en funcin de la
base de recursos y transformada a un plan de negocios, enumerando claramente los
propsitos requeridos de los proyectos del plan corporativo, verifica la alineacin de los
objetivos del proyecto con las estrategias corporativas poniendo especial atencin
en verificar que el proyecto en cuestin est enmarcado dentro de las estrategias y
lineamientos del plan de negocio, y establece el desarrollo preliminar del proyecto
mediante la elaboracin de una ficha del proyecto con base en un alcance preliminar.
Conceptualizar: en la GGPIC (2009), se define el propsito de esta fase como la
seleccin de las mejores opciones, la optimizacin de los estimados de costos y tiempo
de implantacin, permitereducir la incertidumbre, as como, cuantificar los riesgos
asociados y la determinacin del valor esperado para las opciones seleccionadas.
Definir: para la GGPIC (2009), el propsito de esta fase es desarrollar en detalle el
alcance y los planes de ejecucin de la opcin seleccionada, permitiendo a la Corporacin
comprometer los fondos u obtener el financiamiento requerido para ejecutar el
proyecto, tambin se debe preparar la documentacin que sirva de base para la ingeniera
de detalle y la contratacin de la ejecucin del proyecto, por ltimo confirmar si el valor
esperado del proyecto cumple con los objetivos del negocio.
Implantar: segn la GGPIC (2009), durante esta fase se completa la mecnica de las
instalaciones, con lo cual se obtiene como producto, unas instalaciones listas para ser
entregadas al grupo de operaciones de manera que inicie la puesta en servicio.
Operar: de igual manera la GGPIC (2009), estable para la fase de operacin la
complejidad para establecer el momento especfico cuando termina la construccin y
comienza la operacin, debido a que existe un perodo de solapamiento, generalmente
finalizando la completacin mecnica.

LOS FUNDAMENTOS BASICOS DEL GGPIC
- Uso de procesos de vanguardia y de mejora continua
- Evalua adecuadamente el riesgo y mide resultados
- Los equipos interfuncionales operan efectivamente
- Es un proceso que contempla todo el ciclo del negocio
- Establece responsabilidades para cada fase del proyecto
- Emplea una estrategia de contratacin adecuada
- Comparte lecciones aprendidas
- Es de uso obligatorio
Aspectos resaltantes y ventajas del GGPIC

O Claridad con objetivo del dueo:
Disear para capacidad requerida
Seleccin de tecnologa
Clases de calidad
Constructibilidad
Mantenimiento preventivo
Simplificacin
O Plan de Ejecucin de Proyecto
O Revisin de la ingeniera de valor
O Anlisis y gerencia del riesgo
O Congelamiento del proyecto
O Control de varianzas
O Procura con entregas ptimas
O El cliente driven project execution
O Cierre del proyecto-lecciones aprendidas
G Indicadores clave de rendimiento

Objetivos de la ggpic
O Productos y volmenes de produccin
O Calidad de los productos
O Alimentacin requerida
O Tiempo de desarrollo estimado y qu tan sensible es para la ventana de
oportunidad del negocio
O Las premisas consideradas para establecer estos objetivos y propsitos
O Requerimiento de pruebas / investigacin adicional para verificar estos objetivos y
propsitos
O El margen de incertidumbre o la banda de variacin de estos objetivos para el
anlisis de sensibilidades
O Dependencia y relacin con otros proyectos del plan.

FASES DE UN PROYECTO (GGPIC)
Alcance preliminar
Luego de que los objetivos y propsitos del proyecto han sido establecidos, y los
grupos de planificacin han constatado que cumplen con las estrategias y lineamientos
del plan de negocios, se debe elaborar un alcance preliminar, a fin de utilizarlo de base
para estimar su costo y tiempo de ejecucin.

Factibilidad Econmica
Se procede con estos datos a establecer la rentabilidad del mismo. Luego se
establece su jerarquizacin dentro de la cartera de proyectos que conforman la base de
recursos.
Estimados de costo (clase v)
Es un estimado con una precisin del tipo orden de magnitud, el cual se utiliza en
la planificacin a mediano plazo para establecer si los proyectos renen los mritos
suficientes para proseguir su desarrollo.

FASE DE VISUALIZACIN
En esta primera fase se originan los proyectos de inversin.

O Informacin requerida
Este estimado debe basarse en una definicin global, a grosso modo, del proyecto y de
sus principales unidades de proceso..
O Mtodo de estimacin
Se basa en datos histricos de costos que provienen de proyectos similares ejecutados o
curvas de costos de unidades de proceso similares.

O Precisin y confiabilidad
Es un estimado del tipo orden de magnitud y no tiene una confiabilidad definida sino que
esta depende de la calidad de la informacin disponible de proyectos similares

o Preparar plan de ejecucin:
Se debe preparar un plan preliminar para la ejecucin del proyecto mediante el uso de
datos histricos sobre tiempos de ejecucin de proyectos preliminares.

Los ndices ms importantes que genera la evaluacin econmica son los
siguientes:
O Valor presente neto.
O Eficiencia de la inversin.
O Tasa interna de retorno.
O Tiempo de pago.
O Ganancia por barril o unidad de producto.


DSD-1(Documento Soporte de Decisin)
Lista de informacin que debe de tener el documento de soporte de decisin
(DSD) a ser preparado la fase visualizar:

+ Resumen ejecutivo Propsito/ metas del proyecto Objetivos de la fase Estrategias
consideradas Recomendaciones
+ Informe de prefactibilidad econmica Costos de inversin Costos de operacin
+ Flujo de caja.
+ Indicadores econmicos
+ Estimado de costo Clase V.
+ Plan de ejecucin Clase V.
+ Documento de verificacin de alineacin del proyecto con los objetivos del negocio
+ Consideraciones de mercado (Precios de venta de producto)
+ Lista de riesgos mayores
+ Recursos requeridos para ejecutar la prxima fase (conceptualizar).
+ Plan para ejecutar la prxima fase