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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE VITICOS Y PASAJES

CDIGO:
MINDEPORTE/OAF/01/08-09

FECHA
VIGENCIA: ACTUALIZACIN: N 12-2009 1

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN:

OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS FINANZAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE VITICOS Y PASAJES

ELABORADO POR: Direccin OyS /ZCh-mg-gb

CONFORMADO POR: Directora General OAF /TM

REVISADO POR: Director General de OSTI /CEP

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INDICE
Contenido Introduccin I. II. III. IV. V. Objetivo Alcance del Manual Unidad Responsable Abreviaturas y Definiciones Responsable de la revisin de las Normas y de los Procedimientos Revisin de Normas y de los Procedimientos Base Legal o Administrativa Documentos Aplicables Normas Generales Normas Especficas: Trmite de Viticos y Pasajes dentro del Pas Trmite de Viticos y Pasajes fuera del Pas Trmite de Gastos Eventuales y/o Adicionales Trmite de Adquisicin de Boletos Areos De la Asignacin de Vehculos Del Clculo y Cancelacin de Viticos y Pasajes Trmite de Solicitud y Adquisicin de Divisas por concepto de Viticos Fuera del Pas De la Rendicin Lista de Distribucin Descripcin de los Procedimientos Anexos CONFORMADO POR: Directora General OAF /TM REVISADO POR: Director General de OSTI /CEP 5 6 6 9 9 9 11 11 14 14 18 23 24 25 26 27 28 29 30 36 APROBADO POR: Ministra: VICTORIA MATA Pgina 3 5

VI. VII. VIII. IX. X. 10.1. 10.2. 10.3. 10.4. 10.5. 10.6. 10.7. 10.8. XI. XII. XIII. ELABORADO POR: Direccin OyS /ZCh-mg-gb

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN: INTRODUCCIN

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La Oficina de Sistemas y Tecnologa de la Informacin a travs de su Direccin de Organizacin y Sistemas, conjuntamente con la Oficina de Administracin y Finanzas, (especficamente la Direccin de Finanzas), han elaborado el Manual de Normas y Procedimiento de Viticos y Pasajes, el cual regular y controlar todas las actividades que deben cumplir los funcionarios tanto de las unidades administrativas solicitantes del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, como de la Oficina de Administracin y Finanzas, la cual ser la Unidad encargada del trmite de los Viticos. El Manual de Normas y Procedimiento de Viticos y Pasajes es un instrumento de consulta que debe ser revisado y actualizado peridicamente por las unidades administrativas creadas para tales fines. Tomando en consideracin lo sealado, el Manual, contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso de Viticos y de Pasajes ejecutado en el Ministerio del Poder Popular para el Deporte. Cabe destacar que los conceptos de gastos, categoras y tarifas aplicados en los rganos y entes de la Administracin Pblica Nacional, para el clculo y cancelacin de los viticos que se derivan de la autorizacin y cumplimiento de misiones oficiales o comisiones de trabajo que deben realizarse fuera de la sede, en el marco del cumplimiento de los objetivos estratgicos, se fundamentan en el Decreto N 184 de fecha 26 de junio de 1999 y sobre el cual el Mindeporte ha desarrollado un marco normativo interno teniendo como base de clculo, los montos en bolvares que contempla el referido Decreto. Se han adoptado mecanismos con los cuales se respeta la metodologa desarrollada, pero a su vez, permite actualizar los costos de la tarifa, de modo que no se ponga en riesgo el cumplimiento de las misiones institucionales, tomando en consideracin que el contenido del Decreto N 184 que continua vigente, no se adapta a los costos actuales por los conceptos de gasto estipulados en el presente Manual.
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El Manual de Normas y Procedimientos de Viticos y Pasajes de Mindeporte, se desarroll con base a la modalidad actual, considerando la tarifa de vitico diario expresada en Unidades Tributarias, la cual se calcular de acuerdo con el mencionado Decreto y se aplicar en el clculo del vitico diario, el equivalente a la Unidad Tributaria vigente al primero de enero del ejercicio presupuestario.

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN: I. OBJETIVO

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Establecer las normas y estandarizar las actividades del procedimiento de asignacin y control de viticos y pasajes dentro y fuera del pas, para los funcionarios del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, derivados de funciones o tareas oficiales a desempear.

II.

ALCANCE DEL MANUAL

El Manual de Normas y Procedimientos de Viticos y Pasajes, es de observancia general para todas las unidades administrativas del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, siendo sus titulares los responsables de su debido cumplimiento conforme a lo dispuesto por la norma legal que regula la materia; y en los trminos de las normas contenidas en este documento. Las personas o beneficiarios de la cancelacin de viticos son las siguientes: a. Personal Directivo del Ministerio. b. Personal profesional, tcnico, administrativo y obreros. c. Miembros de Comisiones, Grupos de Trabajo u otro Cuerpo Asesor del Ministerio.

d. Personas sin relacin de dependencia, que presten servicios al Ministerio o cumplan misiones oficiales, debidamente autorizadas, en sitios distantes a su residencia habitual. e. Personas Naturales o Jurdicas que faciliten los servicios o conceptos que integran el vitico.

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN: III.

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UNIDAD RESPONSABLE

La unidad administrativa responsable del presente procedimiento es la Oficina de Administracin y Finanzas a travs de la Direccin de Finanzas. IV. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES IV. A) Abreviaturas: MINDEPORTE: Ministerio del Poder Popular para el Deporte. SIGECOF: Sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas Pblicas. U.T: Unidad Tributaria. SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria. IV. B) Definiciones: Beneficiario: Personas enmarcadas dentro del mbito de aplicacin del Manual, con derecho a percibir la cancelacin por concepto de viticos, por la designacin de una comisin de trabajo. Comisin de Trabajo: Es aquella en la cual el funcionario realiza actividades asignadas por el nivel superior, referidas al logro de resultados relacionados con su rea de desempeo, asimilndose a este concepto la asistencia a congresos, seminarios o eventos en el pas o fuera de l. Direccin: Unidad orgnica funcional que detente ese nivel jerrquico dentro del Ministerio del Poder Popular para el Deporte. Funcionario: Todo trabajador del Ministerio del Poder Popular para el Deporte con dependencia funcional bajo rgimen de la Ley del Estatuto de la Funcin Pblica. Gastos de Movilizacin: Es la asignacin destinada a cubrir los gastos de transporte diario, ocurridos con ocasin de la movilizacin que un funcionario, deba realizar en el cumplimiento de la misin encomendada, desde su sitio de hospedaje hasta el lugar de la misin.

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Gastos de Traslado: Es la asignacin especial, de carcter temporal destinada a cubrir los gastos de transporte de los funcionarios por traslado, ida y regreso, de una localidad a otra en el desempeo de una misin de trabajo, el cual puede ser: pasaje terrestre, pasaje areo, pago de kilometraje, o pasaje martimo segn sea el caso. Gastos de Viaje: Son gastos por concepto de viticos, pasaje areo, tasa aeroportuaria y otros gastos, debidamente soportados y autorizados, en que incurre el funcionario cuando, en el cumplimiento de sus funciones, deba desplazarse de su lugar habitual de trabajo. Hospedaje: Alojamiento que se les da a los funcionarios del Ministerio del Poder Popular para el Deporte en un lugar determinado (hoteles, pensiones, entre otros) cuando se le asignen actividades que impliquen viajes dentro o fuera del pas. Misin Oficial: Labor encomendada a las personas enmarcadas dentro del mbito de aplicacin del Manual, para el cumplimiento de un servicio o una misin oficial fuera de su sitio habitual de trabajo o de residencia, segn corresponda. Obrero: Todo trabajador del Ministerio del Poder Popular para el Deporte con dependencia funcional bajo rgimen de la Ley Orgnica del Trabajo. . Otros Gastos: Son todos aquellos gastos eventuales justificables, debidamente autorizados y evidenciados, derivados de la misin que se realiza, tales como: peajes de autopistas, exceso de equipaje, seguro de vuelo, paso de chalanas o ferry, telecomunicaciones (telfono, fax, telegrama y fotocopias). Pago por Kilometraje: Es el pago correspondiente al valor representado en kilmetros recorridos, cuando el funcionario viaje en vehculo de su propiedad por traslado de una localidad a otra en el desempeo de una misin de trabajo. Pasaje Areo y Martimo: Se refiere a los boletos necesarios para efectuar traslados areos o martimos.

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Pasaje Terrestre: Es el pago correspondiente a los pasajes en vehculo por puesto va terrestre. Sitio de Trabajo: Es la sede fsica de la unidad administrativa que forma parte de la estructura organizativa del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, en el cual el empleado u obrero desempea habitualmente su trabajo. Solicitud de Viticos: Es el Formulario en el que se expresa el objeto, funciones, temporalidad y lugar de la misin o comisin de trabajo. Tarifa: Tabla que estipula, los montos diarios a cancelar por jerarqua y zona, que se otorgan por concepto de viticos. Temporadas Altas: Para las presentes normas y procedimiento se considerar temporadas altas: Carnaval, Semana Santa, Perodo de Vacaciones Escolares y Fiestas Decembrinas. Traslado entre Aeropuertos: Es la asignacin destinada a cubrir gastos de transporte del funcionario entre los aeropuertos y las ciudades de origen y destino de la misin. Unidad Administrativa: Las distintas unidades orgnicas funcionales que conforman al Ministerio del Poder Popular para el Deporte (Oficinas, Direcciones Generales y Direcciones). Tambin se suele denominar Dependencia. Unidad Tributaria: Es el valor del bolvar a los efectos tributarios, presupuestarios y administrativos, vigente al 1 de enero del ejercicio econmico financiero. Vitico: Asignacin diaria por concepto de alojamiento, pasaje y alimentacin, que se otorga a las personas que componen el mbito de aplicacin del Manual, con motivo de la prestacin de servicios fuera del lugar habitual de trabajo, o de residencia, segn corresponda. Viticos Internacionales: Para cubrir gastos fuera del territorio nacional. Viticos Nacionales: Para cubrir gastos dentro del territorio nacional.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN: V.

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RESPONSABLE DE LA REVISIN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS

El responsable de revisar y solicitar la actualizacin ante la Oficina de Sistemas y Tecnologa de la Informacin de las normas y procedimientos establecidas en el presente Manual, es el o la Directora General de la Oficina de Administracin y Finanzas. VI. REVISIN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS

Las normas y procedimientos debern revisarse cuando menos una vez al ao o antes si hubiere modificaciones en la normativa que rige la materia o en el sistema administrativo y operativo del Ministerio del Poder Popular para el Deporte. VII. BASE LEGAL Y ADMINISTRATIVA

Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela. N 39.164 de fecha 23 de abril de 2009. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001. Ley del Estatuto de la Funcin Pblica, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 37.522 de fecha 06 de septiembre de 2002. Ley Contra la Corrupcin, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 5.637 (Extraordinaria) de fecha 07 de Abril del 2003.

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplificacin de Trmites Administrativos, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica
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Bolivariana de Venezuela N 5.891 Extraordinario de fecha 31 de julio de 2008. Ley de Presupuesto del ejercicio econmico vigente. Reglamento Nro. 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 5.781 Extraordinario de fecha 12 de agosto de 2005. Decreto Nro. 5.022 de fecha 27/11/2006, con el cual se crea el Ministerio del Deporte, publicado en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 38.574 de fecha 29 de noviembre de 2006. Decreto Nro. 184 de fecha 26 julio de 1999, sobre la tarifa de viticos para viajes fuera del Pas, publicado en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 34.243 de fecha 28 de junio de 1999. Decreto Nro. 260 de fecha 24 de mayo de 1989, sobre la tarifa de viticos para viajes al Interior y Exterior del Pas, publicado en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 34.243 de fecha 16 de junio de 1989. Decreto N 6.649 sobre el Instructivo Presidencial para la eliminacin del Gasto Suntuario o Superfluo en el Sector Pblico Nacional, publicado en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.146 de fecha 25 de marzo de 2009. Convenio Cambiario N 11. Normas que establecen el Rgimen para la adquisicin de divisas por parte del Sector Pblico. Punto de Cuenta N DGOAF-001 de fecha 17 de abril de 2009: Propuesta de Actualizacin de Tarifa de Viticos y de los Niveles de Autorizacin para el Ministerio del Poder Popular del Deporte.

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN: VIII.

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DOCUMENTOS APLICABLES
Denominacin Codificacin

Documento

Formulario 1 Formulario 2 Documento 1 Documento 2 Documento 3 Documento 4 Documento 5 Documento 6 IX. 9.1.

Solicitud y Autorizacin de Viticos y Pasajes Solicitud de Boleto Areo Hoja de Clculo de Viticos Cheques Boleto (areo, terrestres, martimo) Factura Registro de compromiso y causado Resumen de autorizacin de pagos

Formulario/MINDEPORTE/OAF/DF/01/07-09 Formulario/MINDEPORTE/OAF/DF/02/07-09 Sistema de la Direccin de Finanzas Chequeras Boletos Facturas (Segn Normativa SENIAT) Emitido por el SIGECOF en lnea Emitido por el SIGECOF en lnea

NORMAS GENERALES Los montos cancelados por concepto de viticos, no se computan a los efectos del clculo de vacaciones, bonificacin de fin de ao, prestaciones sociales, pensiones de jubilacin y dems beneficios econmicos. Los viajes dentro y fuera del pas en cumplimiento de funciones o de misiones oficiales debern ser programados trimestralmente, con cargo a cada Proyecto Presupuestario, de modo que se pueda determinar previamente la duracin, objeto y lugar; as como estimar el monto a cancelar por dicho concepto. La programacin trimestral de comisiones de trabajo dentro y fuera del Pas deber ser elaborada antes del inicio de cada trimestre por cada unidad administrativa responsable de Proyectos; y remitida a la Oficina de Planificacin y Presupuesto y a la Oficina de Administracin y Finanzas, a los efectos de la estimacin, solicitud y seguimiento de las cuotas de compromiso y desembolso, necesarias para la afectacin presupuestaria del gasto.
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9.2.

9.3.

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN: 9.4.

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De acuerdo con el Punto de Cuenta Nro.DGOAF-001 de fecha 17 de abril de 2009, suscrito por la ciudadana Ministra, las comisiones de trabajo o misiones oficiales DENTRO Y FUERA del Pas, de las personas incluidas en el mbito de aplicacin del Manual, estarn sujetas a los siguientes NIVELES DE AUTORIZACIN:

A.-VIAJES AL INTERIOR DEL PAS


COMISIN ASIGNADA A: Ministra (o) Viceministros (a) Directores generales Primer Nivel de Autorizacin Ministra (o) Ministra (o) Ministra (o) o Viceministro (a), de acuerdo a la adscripcin Director(a) General Segundo Nivel de Autorizacin

Ministra (o) Ministra (o) o Viceministro (a), de acuerdo a la adscripcin Director (a) General o Viceministro (a) de acuerdo a la adscripcin Ministra (o)

Director (a) Personal adscrito a una Direccin u Oficina Personas sin relacin de dependencia Personas Naturales o Jurdicas que suministren o faciliten los servicios

Director (a) Director (a) General o Viceministro(a) de acuerdo a la adscripcin Director (a) General o Viceministro (a), de acuerdo a la adscripcin

Ministra (o)

B.- VIAJES AL EXTERIOR DEL PAS


COMISIN ASIGNADA A: Ministra(o) Resto de las personas que conforman el mbito de aplicacin del Manual Primer Nivel de Autorizacin Vicepresidente (a) Ejecutivo Ministra (o) Vicepresidente (a) Ejecutivo Segundo Nivel de Autorizacin

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN: 9.5.

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Las solicitudes de viticos y pasajes sern tramitadas por el Director (a) o Jefe (a) de la Unidad de adscripcin y autorizadas en atencin a lo establecido en el cuadro de NIVELES DE AUTORIZACIN, antes sealadas. Si dos o ms funcionarios (as) participan en el cumplimiento de una misin, el vitico diario ser asignado en la cuanta que corresponda al Funcionario de mayor rango segn la escala preestablecida para tal fin. En caso de que la comisin de trabajo est integrada por funcionarios de distintas unidades administrativas, la solicitud ser consolidada y tramitada ante la Direccin de Finanzas, por el Jefe (a) de la Unidad que coordine la comisin de trabajo, habiendo previamente cumplido con los NIVELES DE AUTORIZACIN establecidos en el presente manual, para los viajes dentro y fuera del pas. Cuando la misin fuese cancelada o concluyera antes de la fecha prevista, se deber notificar oportunamente a las unidades administrativas siguientes a fin de: 1 A la Oficina de Administracin y Finanzas.

9.6.

9.7.

9.8.

a. En caso que no se haya cancelado el vitico, paralizar los trmites administrativos y evitar la cancelacin indebida. b. En caso que el vitico haya sido cancelado, proceda a notificar al beneficiario (a), el procedimiento a seguir para efectuar el reintegro del monto respectivo. 2 a. 9.9. A la Unidad de Adquisicin de Pasajes: Evitar la adquisicin de boletos o pasajes (cuando corresponda).

Una vez que el beneficiario (a) del vitico haya sido notificado (a) del procedimiento a seguir para el reintegro del monto cancelado (cuando corresponda), deber reintegrar el monto respectivo, en un plazo no mayor de cinco (5) das hbiles contados a partir de la fecha de recepcin de la misma.
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9.10. No debe tramitarse viticos ni pasajes para un mismo funcionario (a), solicitados simultneamente por ms de una (1) Unidad; o donde coincidan perodos o fechas. El supervisor (a) inmediato (a), es el (la) responsable del cumplimiento de esta disposicin. 9.11. No debe tramitarse viticos ni pasajes para funcionarios (as) activos (as) que estn de reposo, permiso, comisin de servicios o vacaciones. El supervisor inmediato, es el responsable del cumplimiento de esta disposicin. 9.12. Cuando la persona designada a una misin especial o comisin de trabajo recibiere por alguno de los conceptos previstos en el presente Manual, asignaciones de otros organismos nacionales o internacionales, los pagos correspondientes tanto a viticos y pasajes como a otros gastos, sern reducidos hasta por la cuanta de dichas asignaciones. X. NORMAS ESPECFICAS

10.1. TRMITE DE VITICOS Y PASAJES DENTRO DEL PAS 10.1.1. La TARIFA DE VITICO DIARIO se calcular a efectos de la cancelacin, sobre la base de la UNIDAD TRIBUTARIA y con el valor vigente de la misma al 1 de enero de cada ejercicio presupuestario; de acuerdo a lo aprobado por la Ministra del Poder Popular para el Deporte, en el Punto de Cuenta Nro. DGOAF-001 de fecha 17 de abril de 2009. 10.1.2. Los viticos diarios por concepto de alojamiento y comida para el traslado dentro del Pas, se cancelarn de conformidad con los grados y niveles establecidos en la siguiente Tabla de TARIFAS:

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TARIFA DE VITICOS VIAJES DENTRO DEL PAS
CATEGORA
DENOMINACIN ACTUAL ANTERIOR
1 AL 10 PERSONAL OBRERO; 1 AL 14 PERSONAL ADMINISTRATIVO

VITICOS DIARIOS ALOJAMIENTO COMIDA

Art. 1

A B C D

PERSONAL OBRERO; B1, B2, B3

2,91 u.t 3,38 u.t. 4,16 u.t. 5,20 u.t


VITICO SEGN REMUNERACIN O CATEGORA

T1, T2, P1, P2 P3,


COORDINADORES, DIRECTORES DE LINEA CONSULTOR JURDICO, AUDITOR, DIRECTORES GENERALES

15 AL 23 PERSONAL TCNICO PROFESIONAL 24 AL 26 PERSONAL TCNICO PROFESIONAL; V AL VII ALTO NIVEL

III

IV

ALTO NIVEL

Pargrafo nico Art. 2 Art. 3


E

PERSONAL NO CLASIFICADO

VICE MINISTROS, MINISTRA

II

ALTO NIVEL

CONTRA FACTURA

3,96 u.t.

El Organismo debe suministrar BOLETO AREO


SI EL ORGANISMO SUMINISTRA LA REDUCCIN DEL VITICO DIARIO SER

Art. 4

Alojamiento Alimentos y Bebidas Otros Gastos


Art. 6

64% 29% 7%

Se cancelar adicionalmente
Traslado: Residencia Aeropuerto Residencia y viceversa. Traslado Intra urbano Valor del Impuesto de cada salida nacional Valor por carga de bulto o equipaje

Art. 7

Sl el Funcionario viaja en vehculo propio se le cancelar:


Bolvares Carretera pavimentada

0,0059 u.t. p/Km recorrido 0,0063 u.t. Carretera no pavimentada p/Km recorrido El monto total no debe exceder el costo del boleto areo si el viaje pudiera realizarse por esa va

BASE LEGAL:
DECRETO 184.G.O. Nro. 36.731 de fecha 28/06/99 EXPRESIN EN UNIDADES TRIBUTARIAS, AUTORIZADO POR LA CIUDADANA MINISTRA, MEDIANTE PUNTO DE CUENTA N DGOAF-001 de fecha 17/04/2009.

IMPUESTOS EN EL AEROPUERTO
Impuesto de Salida Tasa Aeroportuaria Internacional Tasa Aeroportuaria Nacional
TARIFA VIGENTE A JUNIO DE 2009. Se ajustar automticamente a la tarifa vigente

Bs 110 137,5 27,5

$ 51,16 63,96

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10.1.3. Los empleados u obreros o personas naturales o jurdicas, que conforman el mbito de aplicacin del presente Manual, a los que se les haya autorizado una comisin de trabajo o misin oficial dentro del Pas, tendrn derecho, segn corresponda, a recibir los siguientes conceptos del vitico: 1- Monto diario por concepto de alojamiento y alimentacin. En atencin a la cantidad de das y noches que la persona deba permanecer en el lugar donde se cumplir la misin designada; y de acuerdo al contenido de la Tabla de TARIFAS. a) Vitico diario con pernota, que comprende la asignacin para gastos de alimentacin y alojamiento. b) Vitico diario sin pernota, que comprende la asignacin sin incluir el concepto de alojamiento, con lo cual, el vitico diario se reduce en un 64%. Este concepto aplicar tambin, para el ltimo da de la misin. 2- Pasaje o equivalente en dinero Atendiendo a las siguientes especificidades: a) Pasaje areo o su equivalente en dinero en clase econmica. b) Pasaje martimo, lacustre o fluvial o su equivalente en dinero. c) Pasaje terrestre en vehculo comercial. d) Cuando se autorice a un funcionario para que viaje en un vehculo de su propiedad, se le pagar una asignacin por kilmetro recorrido, tomando como referencia para el clculo, lo establecido en la Tabla de TARIFAS (Ver punto 10.1.2 y la Tabla de Distancias -Anexo D-). Si fuese necesario, se pagar una asignacin para cubrir gastos por concepto de transporte de navegacin y pago de peaje. En ningn caso la cantidad que se reconozca podr exceder el costo del pasaje por va area, si el viaje pudiera hacerse por este medio.

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN:

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3- Gastos de Transporte: Equivalente a la asignacin para el pago de transporte de su residencia o sede, al aeropuerto y viceversa; as como desde el aeropuerto de destino, hasta el hotel y viceversa. 4- Gastos de Movilizacin: Equivalente a la asignacin para cubrir los gastos de transporte diario causados con ocasin de la movilizacin que debe realizar el beneficiario del vitico, desde el hotel hasta el sitio donde se realice la comisin y viceversa. 5- Valor del impuesto por cada salida nacional: Se cancelar segn la tarifa vigente para el momento del viaje y segn el destino del mismo. 6- Valor por carga de bulto o equipaje: Los montos correspondientes a los conceptos de carga o equipaje (sobrepeso) por razones de fuerza mayor se cancelaran segn tarifa del medio de trasporte y contra reembolso o sujeto a rendicin segn sea el caso. 10.1.4. Los montos correspondientes a los conceptos de vitico indicados en los puntos 2 al 6, se cancelarn atendiendo a los precios actuales. Cuando la comisin de trabajo o misin especial se deba realizar en "temporada turstica alta" o en circunstancias excepcionales que puedan incrementar los costos previstos, se cancelar VITICO DIARIO SUPLEMENTARIO, calculado en 30% sobre la suma del vitico diario. La solicitud de viticos y pasajes, se tramitar con el Formulario "Solicitud y Autorizacin de Viticos y Pasajes" (Ver Anexo A), el cual deber estar correctamente llenado segn lo dispuesto en el Instructivo; y autorizado en atencin a los Niveles de Autorizacin respectivos. El Formulario de "Solicitud y Autorizacin de Viticos y Pasajes" deber ser elaborado, firmado y distribuido el original y las copias respectivas, por la Unidad Solicitante, con cuatro (4) das previos a la fecha estimada del viaje, de la siguiente forma:
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10.1.5.

10.1.6.

10.1.7.

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN: a)

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Remitir a la Direccin de Finanzas, la Planilla original del Formulario, a los efectos del clculo, trmite y cancelacin del vitico. En caso de que el traslado del beneficiario se vaya a realizar de forma area, remitir la copia N 1 del Formulario a la Unidad de Adquisicin de Pasajes a los efectos del trmite de reserva y adquisicin del boleto areo. En caso de que el traslado del beneficiario (a) se vaya a realizar de forma terrestre con vehculo propiedad del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, remitir la copia N 1 del Formulario del rea de Transporte, a los efectos de canalizar la reserva del vehculo, para la fecha indicada. En caso de que el traslado del beneficiario (a) se vaya a realizar de forma terrestre, con vehculo propiedad del particular o comercial, se indicar en el Formulario original, a los efectos de que la Direccin de Finanzas realice el clculo respectivo en incluya el monto a cancelar por ese concepto, en el monto total del vitico.

b)

c)

d)

10.1.8.

La Hoja de Clculo de Viticos deber ser elaborada por el funcionario (a) autorizado (a) de la Direccin de Finanzas para tal fin, dado que la hoja contiene frmulas de clculo automtico (formato Excel), las celdas que contengan frmulas predeterminadas debern estar protegidas contra escritura y modificacin para lo cual solicitarn la asesora del personal de la Oficina de Sistemas y Tecnologa de la Informacin del MINDEPORTE.

10.2. TRMITE DE VITICOS Y PASAJES FUERA DEL PAS 10.2.1. Todo viaje al exterior del pas en misin oficial deber ser autorizado por la (el) Ministra (o) del Poder Popular para el Deporte, mediante Punto de Cuenta, el cual debe presentarse por parte de la Unidad Solicitante de acuerdo al procedimiento autorizado, con un mnimo

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de cinco (5) das hbiles, previo a su tramitacin por ante la Oficina de Administracin y Finanzas. 10.2.2. El Punto de Cuenta solicitando la autorizacin de la Mxima Autoridad del Ministerio, para realizar viajes al exterior del pas debe incluir la siguiente informacin, la cual deber estar debidamente soportada: Objetivos del viaje Tipo de evento, invitacin Fecha de realizacin Programa, itinerario Beneficios que la misin oficial a realizarse reportar a la Institucin Estimacin en das Estimacin de los costos del viaje, incluyendo las correspondientes cantidades, tanto en Bolvares como en Divisas, de los conceptos siguientes: boleto areo, alojamiento, traslados, impuestos, viticos, otros, de ser el caso, lo cual deber totalizarse 10.2.3. Despus de aprobado el Punto de Cuenta por la Mxima Autoridad del Ministerio, la Direccin del Despacho, canalizar la aprobacin del mismo, ante la Vicepresidencia de la Repblica, en atencin a lo establecido en las Normas de Austeridad 2009, emanadas del Ejecutivo Nacional, Artculo 2, numeral 3, hasta el momento que sea aplicable. Autorizada la misin por los niveles correspondientes, la Unidad deber remitir a la Direccin de Finanzas, con un mnimo de ocho (8) das hbiles previos a la fecha prevista para el viaje, el Punto de Cuenta original, la aprobacin de la Vicepresidencia, conjuntamente con la Solicitud y Autorizacin de Viticos y el resto de los anexos sealados en el punto 10.2.2. Al menos en la misma fecha, deber ser enviada la Copia N 1 a la Unidad de Adquisicin de Pasajes a los efectos del trmite de reserva y adquisicin del boleto areo.
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10.2.4.

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10.2.5. Los viticos diarios por concepto de alojamiento y comida para el traslado fuera del Pas, se cancelarn de conformidad con lo establecido en la siguiente Tabla de TARIFA DE VITICOS:

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TARIFA DE VITICOS VIAJES FUERA DEL PAS

PASES
FRICA

VITICOS DIARIOS ($)

PASES
AMRICA DEL SUR

VITICOS DIARIOS ($)

PASES MEDIO ORIENTE Chipre Irak Irn Israel Jordania Lbano PENNSULA ARBIGA Arabia Saudita Bahrein Kuwait Omn Qatar Yemen (Repblica Arabe) Yemen (Rep. Dem. Popular) Siria Turqua Emiratos Arabes Unidos EUROPA Albania Alemania Occidental (Federal) Alemania Oriental (Democrtica) Austria Blgica Bulgaria Checoslovaquia Dinamarca Espaa Finlandia Francia Gibraltar Gran Bretaa e Irlanda del Norte Grecia Holanda (Pases Bajos) Hungra Irlanda Islanda Italia Luxemburgo Malta Noruega Polonia Portugal Rumana Suecia Suiza U.R.S.S. Yugoslavia OCEANA Australia Filipinas Indonesia Islas Fiji Islas Salomn Kiribati Nauru Nueva Caledonia Nuevas Hbridas Papua-Nueva Guinea Samoa Occidental Tonga Taulu

VITICOS DIARIOS ($)

Argelia Benin (Dahomey) Betswana (Bechauanalandia) Burundi Burkina Faso Camern Comoras (R.F. Islmicas) Costa de Marfil Chad Djibouti Egipto (Rep. Arabe) Etiopa Gabn Gambia Ghana Guinea Bissau Guinea Ecuatorial (Rep.) Guinea (Conakry) Kenya Lesotho (Basutolandia) Liberia Libia Mal Malawi Marruecos Mauricio Mauritania Mozambique Nigeria Nger Repblica Centro Africana Repblica Popular del Congo Repblica de Senegal Repblica de Sur frica Repblica Democrtica de Ruanda San Tom Prncipe (R.D.) Seychelles (Rep.) Sierra Leona Somalia (Mogadiscio) Suazilandia Sudn Tanzania Togo Tnez Uganda Zaire Zambia Zimbawe
AMRICA DEL NORTE

137 137 137 140 137 137 137 137 137 194 137 137 137 137 137 137 137 146 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137 137

Argentina Brasil Bolivia Colombia Chile Ecuador Guyana Guayana Francesa Paraguay Per Uruguay
CARIBE Y ATLNTICO OCCIDENTAL

140 140 117 140 140 117 170 140 140 140 140

66 200 110 104 94 66

Anguila Antigua y Barbuda Aruba Bahamas Barbados Bermudas Bonaire y Saba Cuba Curazao Dominica Granada Guadalupe Hait Vrgenes (Britnicas) Vrgenes (EE. UU.) Jamaica Martinica Montserrat Puerto Rico Repblica Dominicana San Vicente y Las Granadinas Santa Luca ASIA Afganistn Bangladesh Birmania Butn Corea Hong Kong India Japn Kampuchea Laos Macao Malasia Maldivas Mongolia Nepal Pakistn Repblica Popular de China Singapur Sri Lanka Tailandia Taiwan Viet-Nam

154 180 243 258 192 252 188 106 199 102 140 140 98 92 53 162 133 137 115 82 132 133

183 148 164 170 148 100 124 88 146 186

Canad Estados Unidos Mxico


AMRICA CENTRAL

170 200 150

Belice Costa Rica El Salvador Guatemala Honduras Nicaragua Panam


BASE LEGAL:

140 140 140 140 140 140 156

84 82 47 47 111 139 84 193 53 53 81 132 94 100 77 84 85 124 72 90 74 77

193 193 193 193 193 193 193 193 193 193 193 193 193 193 193 193 193 193 193 193 193 193 193 193 193 193 193 193 193

88 111 100 78 70 54 53 85 70 190 110 54 48

TARIFA DIARIA: Los viticos diarios para viajes fuera del pas se calcularn de acuerdo a la siguiente tarifa (Artculo 8, Decreto 260 del 24-05-89)

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10.2.6. En aquellos pases donde no se haya indicado tarifa se aplicar la del pas cercano, cuyos costos sean similares. 10.2.7. Los empleados u obreros o personas naturales o jurdicas, que conforman el mbito de aplicacin del Presente Manual, a los que se les haya autorizado una comisin de trabajo o misin oficial fuera del Pas, tendrn derecho, segn corresponda, a recibir los siguientes conceptos del vitico: 1- Concepto de pasaje o su equivalente en dinero. Si el viaje es por va area el pasaje ser en clase econmica, excepto para Ministra (o), Viceministros (as), Directores (as) Generales y funcionarios (as) de similar jerarqua. Los integrantes de las misiones enviadas por la administracin pblica, dentro del continente americano, recibirn pasajes en clase turstica; y en clase ejecutiva si su destino est en otro continente. 2- Concepto de vitico-diario se regir segn la tarifa especificada en la TABLA DE TARIFAS del punto 10.2.5. 3- Concepto de prima adicional al vitico-diario ser calculada de conformidad con la siguiente tabla:
CATEGORA A B C D-E
PERSONAL NO CLASIFICADO

PRIMA DIARIA ADICIONAL 35% 50% 70% 100%


VITICO SEGN REMUNERACIN O CATEGORA

4- Concepto de gastos del impuesto de salida del pas, tasa aeroportuaria, tramitacin de pasaporte y visas si fueren procedentes.

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5- Concepto de Traslado residencia - aeropuerto y viceversa. 10.2.8. Cuando un viaje al exterior comprenda diferentes pases con tarifas distintas, deber asentarse en la "Solicitud y Autorizacin de Viticos" la informacin correspondiente a cada pas, lo cual deber estar respaldada con los respectivos soportes. 10.2.9. Los viajes al exterior que se efecten en poca de temporada alta o en circunstancias excepcionales que aumenten los costos previstos, darn lugar a una VITICO DIARIO SUPLEMENTARIO del 30% del vitico correspondiente de acuerdo al Artculo 10 del Decreto 260 del 24-0589; para el clculo de esta prima se tomar en cuenta el vitico-diario y la prima adicional. 10.2.10.La cantidad pagada por gastos necesarios en relacin con la prestacin del servicio ser reembolsada previa presentacin del comprobante. Si por la naturaleza de los gastos o por las circunstancias en que se efecten no es posible su comprobacin, podr autorizarse su pago, previa especificacin firmada por el funcionario que realiz la misin, conformada por el funcionario que la autoriz y el Responsable del Proyecto respectivo. 10.2.11.Si el funcionario recibiere por alguno de los conceptos previstos en este artculo asignacin de otro organismo nacional, internacional o extranjero, el vitico le ser reducido segn la cuanta de tal asignacin. 10.3. TRMITE DE GASTOS EVENTUALES Y/O ADICIONALES 10.3.1. El Ministerio del Poder Popular para el Deporte reconocer todos aquellos gastos eventuales y adicionales a los conceptos de vitico, derivados del cumplimiento de una misin oficial debidamente autorizada; siempre y cuando se encuentren justificados con las facturas respectivas a nombre del MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL DEPORTE, RIF N: G-20007493-0. 10.3.2. Las Facturas que se generen por concepto de "gastos eventuales y/o adicionales" debern ser remitidas a la Direccin de Finanzas, por el Jefe de la Unidad, agregando a la solicitud de pagos, la justificacin de
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la cancelacin de dichos gastos, avalada por el Funcionario responsable del Proyecto y/o accin centralizada respectiva. 10.4. TRMITE DE ADQUISICIN DE BOLETOS AREOS 10.4.1. La Unidad de Adquisicin de Pasajes adscrita al Despacho de la (el) Ministra (o) es la responsable de realizar las reservaciones, adquisiciones y recepcin de pasajes y de realizar la conciliacin de las facturas de los boletos areos. La adquisicin del "boleto" cuando el viaje se realice por va area, se tramitar ante la Agencia de Viajes mediante el formulario "Solicitud de Boleto Areo". 10.4.2. Utilizando como base el contenido de la copia N 1 del Formulario "Solicitud y Autorizacin de Viticos y Pasajes", el Coordinador designado por la (el) Ministra (o), har el sondeo inicial con las Agencias de Viajes registradas en el Ministerio como prestadoras de dicho servicio, verificar la disponibilidad de vuelos en la fecha y hora indicada; elaborar la "Solicitud de Boleto Areo" y la remitir debidamente firmada va fax a la Agencia de Viajes seleccionada. 10.4.3. Se le solicitar a la Agencia de Viajes la remisin del boleto areo al Ministerio del Poder Popular para el Deporte, por la va ms eficiente (correo electrnico, fax smil o en fsico), dependiendo de la modalidad con validez para la lnea area. 10.4.4. Una vez recibido el pasaje le ser entregado al beneficiario, dejando constancia de la recepcin. 10.4.5. La Unidad de Adquisicin de Pasajes, es la encargada de recibir de las Agencias de Viajes, las facturas de los boletos adquiridos; har la revisin y conciliacin respectiva en funcin de las solicitudes tramitadas; y remitir a la Direccin de Servicios Bsicos, la siguiente documentacin debidamente organizada: Copia N 1 del Formulario "Solicitud y Autorizacin de Viticos y Pasajes" Formulario "Solicitud de Boleto Areo" Factura original emitida por la Agencia de Viajes

10.4.6. La Direccin de Servicios Bsicos recibir la documentacin antes sealada, har el proceso de consolidacin de facturas, en funcin de
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la programacin de pagos acordada con la Oficina de Administracin y Finanzas y con la agencia respectiva; har el registro presupuestario del gasto y solicitar el pago respectivo ante la Direccin de Finanzas. 10.5. DE LA ASIGNACIN DE VEHCULOS 10.5.1. Antes de decidir la forma de movilizacin ms recomendable para el cumplimiento de una misin oficial, la unidad administrativa que la promueve u organiza, deber evaluar la alternativa que sea factible. 10.5.2. En caso de que en la evaluacin previa se haya determinado la factibilidad de la asignacin de un vehculo propiedad del Ministerio para el cumplimiento de una misin, la unidad administrativa remitir la solicitud a la Direccin de Servicios Bsicos. 10.5.3. La Direccin de Servicios Bsicos a travs del rea de Transporte, es la responsable de verificar la disponibilidad y coordinar la asignacin de vehculos para el cumplimiento de misiones oficiales. 10.5.4. Utilizando como referencia la solicitud el Funcionario designado por la Direccin de Servicios Bsicos, har la reserva del vehculo, considerando el destino, la condicin del vehculo, asignacin del conductor respectivo, fecha de inicio y culminacin de la misin; y notificar oportunamente a la unidad administrativa que promueve la misin, de la asignacin del vehculo para el cumplimiento de la misma. 10.5.5. En caso que se autorice la asignacin de un vehculo y conductor para el cumplimiento de una misin oficial, la Direccin de Servicios Bsicos deber tramitar el vitico respectivo, para el conductor del vehculo asignado; siguiendo para ello, los pasos y niveles de autorizacin establecidos en el presente Manual. 10.5.6. En caso que la solicitud de asignacin de vehculo propiedad del Ministerio no resulte procedente, la Direccin de Servicios Bsicos deber notificar de inmediato a la Unidad que promueve la misin, a los efectos de que se consideren otros medios de movilizacin. 10.6. DEL CLCULO Y CANCELACIN DE VITICOS Y PASAJES

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10.6.1. La Direccin de Finanzas es la Unidad responsable de realizar el clculo de los viticos, para lo cual dispone de la HOJA DE CLCULO DE VITICOS (Ver Anexo C) que forma parte del presente Manual. 10.6.2. La HOJA DE CLCULO DE VITICOS con los datos resultantes de cada solicitud, debe imprimirse y firmarse en original y anexarse como pieza justificativa del gasto, lo cual representa la base de clculo para el registro presupuestario y financiero del gasto, la emisin del cheque por concepto de viticos y/o para el trmite de la adquisicin de divisas, dependiendo de si la misin es dentro o fuera del Pas. 10.6.3. La tramitacin del pago de viticos para viajes al interior y exterior del pas se efectuar a travs del formulario "Solicitud y Autorizacin de Viticos y Pasajes", el cual deber estar autorizado conforme lo indicado en el numeral 9.4 de las presentes Normas. 10.6.4. La tramitacin de la cancelacin de los boletos areos la realizar la Direccin de Servicios Bsicos, quien deber anexar a los documentos sealados en el numeral 10.4.5, los documentos probatorios del registro presupuestario; y con ello, solicitar ante la Direccin de Finanzas, la elaboracin del pago respectivo. A tales efectos, la Direccin de Servicios Bsicos deber disear un sistema de control de los pagos por concepto de pasajes, discriminando por cada Unidad, Categora Presupuestaria, Proyecto y Accin Especfica, a objeto de suministrar informacin mensual que permita llevar el control presupuestario. 10.6.5. La tramitacin del pago de viticos en moneda extranjera, se efectuar de acuerdo a lo establecido en el Punto N 10.7 de las presentes normas.

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10.7. TRMITE DE SOLICITUD Y ADQUISICIN DE DIVISAS POR CONCEPTO DE VITICOS FUERA DEL PAS 10.7.1. La Oficina de Administracin y Finanzas, a travs de la Direccin de Finanzas, es la Unidad responsable de realizar ante el Banco Central de Venezuela, la tramitacin y seguimiento de las solicitudes de adquisicin de divisas destinadas a cubrir los gastos por concepto de viticos de las personas que conforman el mbito de aplicacin del presente Manual, que viajen en misiones oficiales al exterior. 10.7.2. La Unidad a la cual est adscrito el funcionario que viajar al exterior del pas en misin oficial, deber tramitar ante la Direccin de Finanzas, con un mnimo de ocho (8) das hbiles de antelacin a la fecha de realizacin de la misin, la Solicitud y Autorizacin de Viticos con los documentos de soporte debidamente autorizados, segn los Niveles de Autorizacin descritos en el aparte correspondiente a la base legal y administrativa. 10.7.3. La (El) Directora (o) General de la Oficina de Administracin y Finanzas, conjuntamente con la Ministra (o) del Poder Popular para el Deporte, firman los Oficios de Autorizacin ante el Banco Central de Venezuela, para la adquisicin de Divisas correspondientes a los gastos de viticos de las personas que conforman el mbito de aplicacin del presente Manual, que viajen en misiones oficiales al exterior del pas. 10.7.4. Las FORMAS VOI-05 y GS-09 emitidas por el BCV, deben ser suscritas por la (s) persona (s) autorizada (s), cuya (s) firma (s) est (n) registrada (s) en dicho instituto y facultada (s) para la adquisicin de divisas. As mismo, deber indicarse el cdigo asignado, a fin de facilitar al citado organismo servicio de identificacin y conformacin de firmas. 10.7.5. Las solicitudes de adquisicin de divisas para gastos de las personas que viajen al exterior del pas en misiones oficiales debern ser consignadas en la citada institucin antes de efectuarse el viaje en misin oficial al exterior y sern atendidas en el plazo establecido de dos (2) das hbiles para la forma de pago en efectivo y de tres (3) das hbiles cuando sea dbito en la cuenta del Ministerio. En
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consecuencia, las solicitudes de adquisicin de divisas para viticos sobre eventos ya realizados, se cancelarn en bolvares. 10.7.6. El retiro de las divisas en el Banco Central de Venezuela debern realizarlo los funcionarios autorizados por la Direccin de Finanzas, adscrita a la Oficina de Administracin y Finanzas, para lo cual se asentar la informacin requerida en los formularios del Banco Central de Venezuela: VOI-05 y GS-09. Igualmente, debern registrarse en el ltimo formulario nombrado los datos de identificacin del vehculo del Ministerio: marca, color y placa, que se utilizar para el traslado del (de los) funcionario (s). 10.8. DE LA RENDICIN 10.8.1. Los Funcionarios que, en cumplimiento de sus funciones o de misiones oficiales, viajen al interior o exterior del Pas, debern presentar al supervisor inmediato, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la fecha de regreso, un informe de la gestin realizada, el cual deber ser exigido por el supervisor en caso de no presentarse en el lapso establecido. Dicho informe deber archivarse en la Unidad de Adscripcin del Funcionario, a los fines del control posterior por parte de la Auditora Interna. 10.8.2. Ante las misiones oficiales asignadas a la (el) Ministra (o), Viceministros (as), Consultor (a) Jurdico, Auditor (a) Interno y Directores (as) Generales del Ministerio, se indicar en la casilla de "Observaciones" del Formulario "Solicitud y Autorizacin de Viticos y Pasajes", cuando se requiera de la consignacin ante el Supervisor inmediato, del Informe de Resultados de la Misin. 10.8.3. Cada Director (a) o Coordinador (a) solicitante, llevar un registro que le permita conocer y suministrar de manera expedita la informacin bsica relacionada con las comisiones de trabajo de sus funcionarios o empleados adscritos a su Unidad, en la cual se incluya el objeto de la comisin, funcionario (s) comisionado (s); fecha de inicio y culminacin de la misma. Tales datos deben estar disponibles para cualquier informacin que soliciten las Unidades de Control Interno o Externo.

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MINDEPORTE/OAF/01/08-09

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VIGENCIA: ACTUALIZACIN: N 12-2009 1

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN:

OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS FINANZAS

XI.- LISTA DE DISTRIBUCIN


Ministra (o) Director (a) General Director (a) General Despacho de la Ministra (o) Direccin del Despacho Oficina Estratgica de Seguimiento y Evaluacin de Polticas Pblicas Consultora Jurdica Auditora Interna Oficina de Sistemas y Tecnologa de la Informacin Oficina de Relaciones Interinstitucionales Oficina de Planificacin y Presupuesto Oficina de Administracin y Finanzas Oficina de Recursos Humanos Despacho del Viceministro (a) de la Actividad Fsica Direccin General de Masificacin y Desarrollo Deportivo Direccin General de Actividad fsica y Recreacin Despacho del Viceministro (a) de Deporte de Rendimiento Direccin General de Formacin Deportiva Direccin General de Alta Competencia

Director (a) General Director (a) General Director (a) General

Director (a) General Director (a) General Director (a) General Director (a) General Viceministro (a)

Director (a) General

Director (a) General

Viceministro (a)

Director (a) General Director (a) General XII.

DE LA DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS CONFORMADO POR: Directora General OAF /TM REVISADO POR: Director General de OSTI /CEP APROBADO POR: Ministra: VICTORIA MATA

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XII. a) DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud de Viticos y Pasajes dentro del Pas Entradas del Proceso: Solicitud de Viticos y Pasajes dentro del Pas Salidas del Proceso: Autorizacin de Viticos y Pasajes dentro del Pas UNIDAD/EJECUTANTE: ACCIN:

Solicitud de Viticos y Pasajes dentro del Pas


Unidad Administrativa Solicitante/ 1. Llena Formularios siguiendo instructivo, segn sea el caso, Solicitud y Autorizacin de Viticos y Pasajes (original y una copia) y entrega al Director General de la unidad administrativa a la cual pertenece. 2. Revisa Solicitud y firma en seal de aprobacin de los mismos y lo regresa a la Unidad solicitante. 3. Recibe Solicitud y enva original a la Oficina de Administracin y Finanzas. 4. Copia N 1 se distribuye segn sea la misin: a la Unidad de Adquisicin de Pasajes, si es area o al rea de Transporte, si es terrestre. 5. Recibe, firma y sella copia en seal de recibido. 6. Recibe Solicitud en original sella copia en seal de recibido y entrega copia al solicitante. 7. Enva original a la Direccin de Finanzas. 8. Recibe Formulario, revisa y asigna al Analista de Finanzas. 9. Recibe y verifica la Solicitud. 9.1 Acta segn procedimiento de clculo y cancelacin de viticos

Unidad Administrativa Solicitante/ Director (a) General Unidad Administrativa Solicitante/

Oficina de Administracin y Finanzas \ Asistente Administrativo Direccin de Finanzas \ Director (a) Direccin de Finanzas \ Analista

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XII. b) DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud de Viticos y Pasajes Fuera del Pas Entradas del Proceso: Solicitud de Viticos y Pasajes Fuera del Pas. Salidas del Proceso: Autorizacin de Viticos Fuera del Pas UNIDAD/EJECUTANTE: ACCIN:

Solicitud de Viticos y Pasajes Fuera del Pas


Unidad Administrativa/Solicitante 1. Elabora Punto de Cuenta exponiendo motivo y justificacin del viaje, anexa documentos, Formulario de Solicitud y Autorizacin de Viticos y Pasajes y remite a la Direccin del Despacho. 2. Recibe, revisa Punto de Cuenta de Viticos, acompaado del Formulario de Solicitud y Autorizacin de Viticos y Pasajes. 3. Remite Punto de Cuenta a Ministro (a). 4. Recibe, revisa, y firma de estar conforme. 5. Devuelve a la Direccin del Despacho. 6. Canaliza la aprobacin del Punto de Cuenta ante la Vicepresidencia. 7. Recibe Punto de Cuenta, aprueba de estar conforme y firma Formulario de Solicitud y Autorizacin de Viticos y Pasajes y remite a la Direccin del Despacho. 8. Recibe Punto de Cuenta con aprobacin, remite original con los documentos anexos a la Oficina de Administracin y Finanzas y copia a la Unidad Solicitante para su seguimiento. 9. Recibe Punto de Cuenta en original y documentos anexos y remite a la Direccin de Finanzas. 10. Recibe Punto de Cuenta en original con documentos anexos y asigna al Analista de Finanzas. 11. Acta conforme al procedimiento de clculo y cancelacin de viticos.

Direccin del Despacho

Ministro (a) Direccin del Despacho Vicepresidencia de la Repblica

Direccin del Despacho

Oficina de Administracin y Finanzas Direccin de Finanzas

Direccin de Finanzas/ Analista de Finanzas

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XII. c) DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: Adquisicin y Cancelacin de Boletos Areos Entradas del Proceso: Solicitud de Boletos Areos Salidas del Proceso: Entrega de boletos areos a la Unidad Administrativa. UNIDAD/EJECUTANTE: ACCIN:

Adquisicin y Cancelacin de Boletos Areos


Unidad de Adquisicin de Pasajes 1. En caso que la misin se realice va rea, recibe copia N 1 de la Solicitud y Autorizacin de Viticos y Pasajes. 2. Elabora y llena el Formulario de Solicitud de Boletos y remite a la Agencia de Viajes. 3. Recibe Formulario de Solicitud de Boleto Areo y realiza sus respectivos trmites. 4. Tramita Boletos y Facturas y remite a la Unidad de Adquisicin de Pasajes del Ministerio del Poder Popular Para el Deporte. 5. Recibe Boletos y Facturas, verifica entrega boletos a la Unidad Administrativa/Solicitante y archiva temporalmente Facturas. 6. De acuerdo a la programacin de pagos acordados con la Agencia de Viajes procede a conciliar: Solicitud y Autorizacin de Viticos y Pasajes Solicitud de Boletos Areos. Facturas. 7. Posteriormente remite los documentos a la Direccin de Servicios Bsicos. 8. Recibe, revisa documentos, realiza el registro presupuestario del gasto y solicita el pago a la Direccin de Finanzas.

Agencia de Viajes

Unidad de Adquisicin de Pasajes

Direccin de Servicios Bsicos

9. Recibe, revisa documentos y realiza el trmite administrativo de emisin de cheques u rdenes de pagos para cancelar el compromiso vlidamente adquirido con la respectiva Agencia de Viajes. XII. d) DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: Asignacin de Vehculos ELABORADO POR: Direccin OyS /ZCh-mg-gb CONFORMADO POR: Directora General OAF /TM REVISADO POR: Director General de OSTI /CEP APROBADO POR: Ministra: VICTORIA MATA

Direccin de Finanzas

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Entradas del Proceso: Solicitud de Vehculo Salidas del Proceso: Asignacin de Vehculo de acuerdo a la disponibilidad UNIDAD/EJECUTANTE: ACCIN:

Asignacin de Vehculos
Unidad Administrativa/Solicitante 1. Cuando se estime que la misin se realice va terrestre en vehculo propiedad del Ministerio, deber enviar copia N 1 de la Solicitud y Autorizacin de Viticos y Pasajes al rea de Transporte. 2. Recibe copia de Solicitud y Autorizacin de Viticos y Pasajes. 3. Verifica disponibilidad de vehculo. 4. De haber disponibilidad para la asignacin del vehculo notifica a la unidad administrativa. 5. De no existir la disponibilidad del vehculo recomienda alternativa para que la unidad administrativa determine la viabilidad de contratacin de un servicio externo, de ser el caso. 6. Recibe respuesta y procede segn sea el caso.

Oficina de Administracin y Finanzas /rea de Transporte

Unidad Administrativa /Solicitante

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XII.

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e) DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: Cancelacin de Viticos dentro y Fuera del Pas

Entradas del Proceso: Clculo y cancelacin de Viticos Salidas del Proceso: Cancelacin de Viticos segn sea el caso UNIDAD/EJECUTANTE: ACCIN:

Cancelacin de Viticos dentro y Fuera del Pas


Direccin de Finanzas 1. Elabora, imprime y firma hoja de clculo de vitico. 2. En caso de ser dentro del pas: a. Efecta el registro presupuestario del gasto. b. Emite el documento de pago a nombre del Beneficiario. 3. En caso de ser fuera del pas: a. Realiza trmites especficos establecidos por CADIVI y el Banco Central de Venezuela. b. Efecta el registro presupuestario del gasto. c. Retira Dlares y/o Euros segn sea el caso. d. Entrega divisas o documento de pago a nombre del beneficiario. 4. Recibe divisas o documento de pago de acuerdo con los trmites acordados.

Beneficiario

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XII. f) DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: Rendicin de Cuentas de Viticos Entradas del Proceso: Elaboracin de Informe para Rendicin de Cuentas Salidas del Proceso: Informe de Rendicin de Cuentas UNIDAD/EJECUTANTE: ACCIN:

Rendicin de Cuentas de Viticos


Unidad Administrativa /Beneficiario 1. Elabora informe de los resultados de la misin. 2. Entrega al Jefe inmediato para su respectivo control y conocimiento.

Supervisor o Jefe Inmediato

3. Recibe revisa y archiva para cualquier informacin que soliciten las Unidades de Control Interno o Externo.

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN: XIII.- ANEXOS:

OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS FINANZAS A


1. N 2. FECHA

SOLICITUD Y AUTORIZACIN DE VITICOS Y PASAJES


3. COMISIN 4. DEPENDENCIA

DENTRO DEL PAS FUERA DEL PAS


5.

( (

) )

DATOS DEL BENEFICIARIO O FUNCIONARIO DESIGNADO PARA REALIZAR MISIN OCOMISIN DE TRABAJO
NOMBRE Y APELLIDO CDULA DE IDENTIDAD CARGO

6. DESCRIPCIN DE LA MISIN OFICIAL O COMISIN DE TRABAJO

7. TIPO DE MOVILIZACIN:

8. FECHA DE LA MISIN

AREA TERRESTRE EN VEHCULO: PROPIEDAD DEL MPPD PROPIEDAD DEL BENEFICIARIO TRANSPORTE COMERCIAL OTROS Especifique:

SALIDA RETORNO

DIAS CON PERNOTA DAS SIN PERNOTA

9. LUGAR EN QUE SE LLEVAR A CABO LA MISIN

PAS ORIGEN DESTINO

ESTADO

CIUDAD

10. INFORMACIN ADICIONAL, COMENTARIO U OBSERVACIN

11. DOCUMENTOS ANEXOS:

SI

NO

Especifique:

GASTO A SER IMPUTADO AL PROYECTO PRESUPUESTARIO Y/O ACCIN CENTRALIZADA: 12. IMPUTACIN PRESUPUESTARIA AL PROYECTO:
AO
CDIGO DEL PROYECTO Y/O ACCIN CENTRALIZADA

DENOMINACIN DEL PROYECTO Y/O ACCIN CENTRALIZADA

ACCIN ESPECFICA

PARTIDA PRESUPUESTARIA

2.0 09
13. AUTORIZACIN DE LA MISIN O COMISIN DE TRABAJO Y DEL TRMITE DE VITICOS Y PASAJES 1er. NIVEL DE AUTORIZACIN NOMBRE: CARGO: FECHA: FIRMA DEL FUNCIONARIO Y SELLO DE LA DEPENDENCIA 2do. NIVEL DE AUTORIZACIN NOMBRE: CARGO: FECHA: FIRMA DEL FUNCIONARIO Y SELLO DE LA DEPENDENCIA

DISTRIBUCIN DEL FORMULARIO ORIGINAL: EXPEDIENTE DE PAGO. Direccin de Finanzas COPIA N 1: Responsable de Trmite de Pasaje Areo o Terrestre COPIA N 2: Responsable del Proyecto y/o Accin Centralizada

Formulario/MINDEPORTE/OAF/DF/01/07-09

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OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS FINANZAS INSTRUCCIONES DE LLENADO:

PARA SER LLENADO POR LA UNIDAD SOLICITANTE 1. Nmero de Control de la Solicitud y Autorizacin de Viticos y Pasajes, asignado por la Unidad. 2. Da, mes y ao en que se llena el formulario. 3. Indique con un a "X" si la misin o comisin de trabajo se realizar DENTRO o FUERA del Pas. 4. Denominacin de la Unidad que efecta la solicitud. 5. Escriba los datos del beneficiario (a) o funcionario (a) designado para llevar a cabo la misin o comisin de trabajo (Nombre, Apellido, Cdula de Identidad y Cargo que ocupa). 6. Describa breve y claramente, el objeto de la misin o comisin de trabajo. 7. Marque con una "X" el medio de transporte a utilizar. 8. Indique las fechas previstas para SALIDA y RETORNO, los das con pernota en el lugar de destino; y los das sin pernota. 9. Indique el lugar donde se llevar a cabo la misin, segn la especificidad solicitada. 10. En caso que el cumplimiento de una misin implique el recorrido de varios pases, estados o localidades, la unidad administrativa solicitante deber anexar cuadro, describiendo los estados o pases desde donde inicia el viaje y hacia dnde se dirige, la duracin en cada uno, con indicacin del da y mes de inicio y culminacin colocando el total de los das por cada rengln. 11. Agregue cualquier informacin adicional, que considere importante para aclarar o ampliar cualquiera de los datos suministrados.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN:

OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS FINANZAS

12. Indique si agrega documentos anexos y especifique. 13. Indique los datos solicitados del Proyecto Presupuestario al cual se cargar el gasto por concepto de viticos y pasajes. 14. Coloque los datos solicitados de los niveles de autorizacin que corresponden de acuerdo a la categora del beneficiario y destino de la misin; as como fecha en que firma el funcionario, firma y sello de la Unidad Administrativa correspondiente.

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Formulario/MINDEPORTE/OAF/DF/02/07-09

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OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS FINANZAS INSTRUCCIONES DE LLENADO

PARA SER LLENADO POR LA UNIDAD DE ADQUISICIN DE PASAJES 1. Nmero de Control asignado por la Unidad. 2. Da, mes y ao en que se llena el formulario. 3. Colocar N y fecha del Formulario "Solicitud y Autorizacin de Viticos y Pasajes", que avala el trmite de adquisicin del boleto. 4. Colocar la Agencia de Viajes a quien se le hace la solicitud del Boleto Areo, as como la persona contacto. 5. Colocar denominacin de la Unidad del Ministerio que hace la solicitud a la Agencia de Viajes. 6. Describa los detalles de la solicitud: destino, identificacin de los beneficiarios (as) de los boletos, cdula de identidad; y cualquier otra informacin que considere importante relacionada con el boleto areo. 7. Indique la cantidad de boletos que deben ser emitidos. 8. Coloque la fecha de "ida" del pasajero (a). 9. Coloque la fecha de "retorno" del pasajero (a). 10. Coloque cualquier informacin adicional que considere pertinente a efectos del trmite ante la Agencia de Viajes. 11. Colocar Nombre, Apellido, Firma y Sello de la persona autorizada ante la Agencia de Viajes para hacer la solicitud de boletos areos.

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN:

OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS FINANZAS

C PARA SER LLENADO POR LA DIRECCIN DE FINANZAS

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D TABLA DE DISTANCIAS ENTRE CIUDADES

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