INTRODUCCIN

La comunicacin tanto oral como escrita forma parte significativa de casi todas las profesiones, de hecho en el mundo empresarial hablar y escribir correctamente se consideran actividades fundamentales a la hora de obtener un trabajo. Por estas y muchas otras razones, como aprendices SENA del Tcnico en Asistencia Administrativa, nos es imprescindible tener conocimientos claros y efectivos en cuanto a la elaboracin y manejo de los documentos comerciales, ya que es muy probable que en nuestra vida laboral seamos nosotros a quienes nos corresponda la creacin de estos, que por supuesto exigen gran cuidado y respeto.

JUSTIFICACIN

El presente Manual de documentos comerciales, es elaborado por los Aprendices del Tcnico en Asistencia Administrativa SENA, con el objetivo de plasmar los diversos y enriquecedores conocimientos adquiridos en la competencia de Produccin de Documentos, de tal manera que puedan ser de gran ayuda no solo para los futuros aprendices, sino tambin para nuestros queridos instructores.

1. ESTILOS

Todas las lneas parten del margen izquierdo.

Mximo 14 cm Entre 3 y 4cm ZONA 1 0 a 1 interlnea libre Cdigo 1 a dos interlneas libres Lugar y fecha de elaboracin Datos del destinatario _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ Entre 3 y 4cm _____ _____ _____ _____ _____ Entre 2 y 3cm ZONA 3

2 interlneas libres Asunto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 a dos interlneas libres Saludo: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 a dos interlneas libres Texto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 interlnea libre _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 a dos interlneas libres Despedida: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 4 a 5 interlneas libres Remitente Cargo 2 interlneas libres Anexos (opcional) Copia (opcional) Transcriptor: 1 a dos interlneas libres ZONA 2 Entre 1,5 y 2,0cm

Las lneas de nmero, fecha, asunto, nombre del remitente y cargo se ubican partiendo del centro del escrito haca el margen derecho.

Entre 3 y 4cm 0 a 1 interlnea libre 1 a dos interlneas libres Lugar y fecha de elaboracin Datos del destinatario _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ Entre 3 y 4cm _____ _____ _____ _____ _____ Entre 2 y 3cm

Cdigo

2 interlneas libres Asunto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 a dos interlneas libres Saludo: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 a dos interlneas libres Texto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 interlnea libre _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 a dos interlneas libres Despedida: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 4 a 5 interlneas libres Remitente Cargo 2 interlneas libres Anexos (opcional) Copia (opcional) Transcriptor:

Entre 2 y 3cm

2. CARTAS COMERCIALES

2.1 DEFINICIN

Es una comunicacin escrita que lleva a cabo una empresa con otras, una empresa con una persona natural o una empresa con sus empleados.

2.2 ESTILOS

Todas las lneas parten del margen izquierdo.

Conocimiento para todos los colombianos Chiquinquir, 12 de septiembre de 2012 Seor Armando Agudelo Soler Coordinador Acadmico Centro de Gestin Administrativa y Fortalecimiento Empresarial SENA Tunja, Boyac Asunto: Solicitud de capacitacin Le solicitamos muy comedidamente capacitacin en el rea de ingls presencial a los aprendices pertenecientes al Tcnico en Asistencia Administrativa, pues es de vital importancia para la completa formacin de los mismos, teniendo en cuenta que dentro de su desempeo laboral en las empresas debern dominar de manera bsica este idioma. Esperamos una pronta y positiva respuesta. Atentamente, GLADYS ROJAS BARINAS Coordinadora Tcnico en Asistencia Administrativa Anexos: 1. (Listado de firmas Aprendices.) Carrera 8 14-64-68, Chiquinquir, Boyac. www.sena.edu.co PBX 82551-telfono: 098 7265027

Las lneas de nmero, fecha, asunto, nombre del remitente y cargo se ubican partiendo del centro del escrito haca el margen derecho.

Conocimiento para todos los colombianos Chiquinquir, 12 de septiembre de 2012 Seor Armando Agudelo Soler Coordinador Acadmico Centro de Gestin Administrativa y Fortalecimiento Empresarial SENA Tunja, Boyac Asunto: Solicitud de capacitacin Le solicitamos muy comedidamente capacitacin en el rea de ingls presencial a los aprendices pertenecientes al Tcnico en Asistencia Administrativa, pues es de vital importancia para la completa formacin de los mismos, teniendo en cuenta que dentro de su desempeo laboral en las empresas debern dominar de manera bsica este idioma. Esperamos una pronta y positiva respuesta. Atentamente, GLADYS ROJAS BARINAS Coordinadora Tcnico en Asistencia Administrativa Anexos: 1. (Listado de firmas Aprendices.) Carrera 8 14-64-68, Chiquinquir, Boyac. www.sena.edu.co PBX 82551-telfono: 098 7265027

Conservndose la distribucin del estilo bloque, el primer rengln de cada prrafo tendr una sangra de cinco a diez espacios.

Conocimiento para todos los colombianos Chiquinquir, 12 de septiembre de 2012

Seor Armando Agudelo Soler Coordinador Acadmico Centro de Gestin Administrativa y Fortalecimiento Empresarial SENA Tunja, Boyac Asunto: Solicitud de capacitacin Le solicitamos muy comedidamente capacitacin en el rea de ingls presencial a los aprendices pertenecientes al Tcnico en Asistencia Administrativa, pues es de vital importancia para la completa formacin de los mismos, teniendo en cuenta que dentro de su desempeo laboral en las empresas debern dominar de manera bsica este idioma. Esperamos una pronta y positiva respuesta. Atentamente, GLADYS ROJAS BARINAS Coordinadora Tcnico en Asistencia Administrativa Anexos: 1. (Listado de firmas Aprendices.)

Carrera 8 14-64-68, Chiquinquir, Boyac. www.sena.edu.co PBX 82551-telfono: 098 7265027

3. MEMORANDOS

3.1 DEFINICIN

Es una comunicacin escrita utilizada por las empresas para tratar asuntos dentro de las mismas, (felicitar, hacer llamados de atencin, confirmar eventos, corregir una situacin, expresar necesidades, etc.).

3.2 ESTILOS

Todas las lneas parten del margen izquierdo.

Conocimiento para todos los colombianos MEMORANDO Chiquinquir, 18 de octubre de 2012 PARA: Seores Guardas de Seguridad, Instructores y Aprendices Formacin Titulada, Centro de Gestin Administrativa y Fortalecimiento Empresarial. DE: Coordinacin Acadmica Centro de Gestin Administrativa y Fortalecimiento Empresarial. ASUNTO: Exigencia porte de carn. Con el fin de dar cumplimiento al reglamento de aprendices SENA, captulo 3 deberes del aprendiz, Artculo 4 de carcter disciplinario, les informo que a partir del lunes 29 de octubre todo aprendiz que ingrese, permanezca en las instalaciones y/o participe en eventos de formacin fuera del Centro debe portar el carn y hacer uso de su indumentaria. El incumplimiento de esta directriz ocasiona llamado de atencin por escrito, Plan de Mejoramiento disciplinario y las implicaciones que esto conlleva. Agradecemos su oportuna colaboracin. Cordialmente, MIREYA GMEZ LINARES Coordinadora Acadmica Seccional Chiquinquir Carrera 8 14-64-68, Chiquinquir, Boyac. www.sena.edu.co PBX 82551-telfono: 098 7265027

Las lneas de nmero, fecha y firma se ubican partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

Conocimiento para todos los colombianos MEMORANDO Chiquinquir, 18 de octubre de 2012 PARA: Seores Guardas de Seguridad, Instructores y Aprendices Formacin Titulada, Centro de Gestin Administrativa y Fortalecimiento Empresarial. DE: Coordinacin Acadmica Centro de Gestin Administrativa y Fortalecimiento Empresarial. ASUNTO: Exigencia porte de carn. Con el fin de dar cumplimiento al reglamento de aprendices SENA, captulo 3 deberes del aprendiz, Artculo 4 de carcter disciplinario, les informo que a partir del lunes 29 de octubre todo aprendiz que ingrese, permanezca en las instalaciones y/o participe en eventos de formacin fuera del Centro debe portar el carn y hacer uso de su indumentaria. El incumplimiento de esta directriz ocasiona llamado de atencin por escrito, Plan de Mejoramiento disciplinario y las implicaciones que esto conlleva. Agradecemos su oportuna colaboracin. Cordialmente, MIREYA GMEZ LINARES Coordinadora Acadmica Seccional Chiquinquir Carrera 8 14-64-68, Chiquinquir, Boyac. www.sena.edu.co PBX 82551-telfono: 098 7265027

3.3 ALTERNATIVAS

Para el diligenciamiento de los datos de destinatario y remitente se tienen tres opciones:

3.3.1 ALTERNATIVA UNO

Destinatario: abarca la denominacin, el nombre y el cargo que va separado por una coma. Remitente: Formado por el nombre y el cargo, separados por una coma.

Esta alternativa omite al final del texto el nombre digitado del remitente, apareciendo slo su firma, adems no se dibuja raya alguna para delimitar la firma.

3.3.1.1

EJEMPLO:

PARA: Doctor Mauricio Alarcn Sanabria, Asesor de Finanzas DE: Aura Bermdez Garca, Gerente General

3.3.2 ALTERNATIVA DOS

Destinatario: abarca la denominacin, el nombre y el cargo que va separado por una coma. Remitente: Constituido por el cargo y la dependencia, o solamente por el cargo. Esta opcin ubica la firma del remitente sobre el nombre digitado al final del texto con mayscula inicial y conservando el estilo seleccionado.

3.3.2.1

EJEMPLO:

PARA: Seor Gerardo Ramrez Valbuena, Asistente Administrativo DE: Jefe de Personal

3.3.3 ALTERNATIVA TRES

Destinatario: abarca el cargo y la dependencia o simplemente el cargo. Remitente: Constituido por el cargo y la dependencia, o solamente por el cargo. De igual manera en esta alternativa se sita la firma del remitente sobre el nombre digitado al final del texto con mayscula inicial y guardando el estilo optado.

3.3.3.1

EJEMPLO:

PARA: Jefe de investigacin comercial DE: Jefe de marketing y ventas

4. CIRCULARES

4.1 DEFINICIN

Es un comunicado que se emplea para anunciar a la vez un mismo asunto a diversas personas a quienes les concierne por igual.

4.2 ESTILOS

Todas las lneas parten del margen izquierdo.

Conocimiento para todos los colombianos

CIRCULAR 034 Chiquinquir, 28 de junio de 2012 PARA CIUDADANA EN GENERAL ASUNTO: Inscripciones Tcnico en Creacin de empresas y su Plan de Negocios.

Le informamos a toda la comunidad en general del municipio de Chiquinquir, que los das 28 y 29 de julio estarn abiertas las inscripciones para el Tcnico en Creacin de empresas y su Plan de Negocios, a travs de la pgina web www.senasofiaplus.edu.co, en la que tambin se darn a conocer los listados; dicho Tcnico iniciar el 2 de agosto del ao en curso. Cordialmente, MARCOS GUTIERREZ FAJARDO Director General Carrera 8 14-64-68, Chiquinquir, Boyac. www.sena.edu.co PBX 82551-telfono: 098 7265027

Las lneas de nmero, fecha y firma se ubican partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

Conocimiento para todos los colombianos

CIRCULAR 034 Chiquinquir, 28 de junio de 2012 PARA CIUDADANA EN GENERAL ASUNTO: Inscripciones Tcnico en Creacin de empresas y su Plan de Negocios.

Le informamos a toda la comunidad en general del municipio de Chiquinquir, que los das 28 y 29 de julio estarn abiertas las inscripciones para el Tcnico en Creacin de empresas y su Plan de Negocios, a travs de la pgina web www.senasofiaplus.edu.co, en la que tambin se darn a conocer los listados; dicho Tcnico iniciar el 2 de agosto del ao en curso. Cordialmente, MARCOS GUTIERREZ FAJARDO Director General

Carrera 8 14-64-68, Chiquinquir, Boyac. www.sena.edu.co PBX 82551-telfono: 098 7265027

4.3 CLASES DE CIRCULARES

4.3.1 CIRCULAR INTERNA

Comunicacin con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, polticas, disposiciones, rdenes y asuntos de inters comn.

4.3.2 CIRCULAR EXTERNA

Es un documento escrito, por medio del cual, se hace del conocimiento pblico una informacin de inters para un grupo especfico de personas.

5. CONSTANCIAS

5.1 DEFINICIN

Las constancias son documentos de carcter probatorio, tales como las constancias para tiempo de servicio, jornada laboral, comportamiento del trabajador, por nombrar algunas.

5.2 ESTILOS

Todas las lneas parten del margen izquierdo.

Conocimiento para todos los colombianos

Chiquinquir, 5 de diciembre de 2011 EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA HACE CONSTAR:

Que JUAN ALEXANDER BONILLA DUARTE, identificado con Cdula de Ciudadana N. 1053.411.289 de Chiquinquir, curs y aprob la accin de formacin ARQUITECTURA DE COMPUTADORES, con una duracin de 40 horas. En testimonio de lo anterior se firma en Chiquinquir, Boyac a los cinco (5) das del mes de diciembre de dos mil once (2011).

JOS FRANCISCO BOLVAR CORREDOR Subdirector Centro de Servicios Financieros Regional Boyac

Carrera 8 14-64-68, Chiquinquir, Boyac. www.sena.edu.co PBX 82551-telfono: 098 7265027

Las lneas de nmero, fecha y firma se ubican partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

Conocimiento para todos los colombianos Chiquinquir, 5 de diciembre de 2011 EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA HACE CONSTAR

Que JUAN ALEXANDER BONILLA DUARTE, identificado con Cdula de Ciudadana N. 1053.411.289 de Chiquinquir, curs y aprob la accin de formacin ARQUITECTURA DE COMPUTADORES, con una duracin de 40 horas. En testimonio de lo anterior se firma en Chiquinquir, Boyac a los cinco (5) das del mes de diciembre de dos mil once (2011).

JOS FRANCISCO BOLVAR CORREDOR Subdirector Centro de Servicios Financieros Regional Boyac

Carrera 8 14-64-68, Chiquinquir, Boyac. www.sena.edu.co PBX 82551-telfono: 098 7265027

6. CERTIFICACIONES

6.1 DEFINICIN

Las certificaciones, de igual manera que las constancias constituyen un documento probatorio, pues demuestran que una persona u organizacin cumple con los estndares mnimos para efectuar una labor en un rea determinada.

6.2 ESTILOS

Todas las lneas parten del margen izquierdo.

Conocimiento para todos los colombianos

Chiquinquir, 15 de diciembre de 2011 EL CENTRO DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL

CERTIFICA:

Que ANA SOFIA SALAZAR VILLALOBOS, identificada con Cdula de Ciudadana N. 1056.332.876 de Chiquinquir, realiz y aprob el programa del TCNICO EN VENTAS DE PRODUCTOS Y SERVICIOS . Se expide en Chiquinquir, a los quince (15) das del mes de diciembre de dos mil doce (2012).

DAGOBERTO JUAN BERDUGO HERNNDEZ SUBDIRECTOR CENTRO DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL REGIONAL BOYAC

Carrera 8 14-64-68, Chiquinquir, Boyac. www.sena.edu.co PBX 82551-telfono: 098 7265027

Las lneas de nmero, fecha y firma se ubican partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

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Chiquinquir, 15 de diciembre de 2011

EL CENTRO DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL

CERTIFICA:

Que ANA SOFIA SALAZAR VILLALOBOS, identificada con Cdula de Ciudadana N. 1056.332.876 de Chiquinquir, realiz y aprob el programa del TCNICO EN VENTAS DE PRODUCTOS Y SERVICIOS . Se expide en Chiquinquir, a los quince (15) das del mes de diciembre de dos mil doce (2012).

DAGOBERTO JUAN BERDUGO HERNNDEZ SUBDIRECTOR CENTRO DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL REGIONAL BOYAC

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7. ACTAS

7.1 DEFINICIN

Las actas son escritos o documentos que contienen los temas tratados en una reunin oficial o privada, como una Junta Directiva por ejemplo.

7.2 CLASES DE ACTAS

Actas de comits Actas del consejo municipal Actas de consejos Actas de Junta Directiva Actas de Asambleas Actas de reuniones administrativas Actas de levantamientos de cadveres Actas de baja de inventarios Actas de eliminacin de documentos Actas de sociedades Actas de entrega

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SOCIALIZACIN APRENDICES SENA TCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA ACTA 01 FECHA: Chiquinquir, 13 de septiembre de 2012 HORA: De las 8:00 a.m. a las 2:30 p.m. ASISTENTES: Gladys Rojas Barinas, Instructora y Coordinadora Tcnico en Asistencia Administrativa. Aprendices.

ORDEN DEL DA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Oracin a cargo de la aprendiz Neisser Prez Herrera Himno de Colombia Himno de Chiquinquir Himno del Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA Palabras a cargo de la instructora y Coordinadora Gladys Rojas Barinas Socializacin sobre Cartas Comerciales Socializacin sobre Memorandos Refrigerio a cargo de los maestros de ceremonias Socializacin sobre circulares Pausa activa a cargo de los maestros de ceremonias Socializacin sobre Constancias
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12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Socializacin sobre certificaciones Socializacin sobre actas Socializacin sobre informes Socializacin de los sobres Socializacin sobre correos electrnicos Palabras de cierre a cargo de la aprendiza Lida Consuelo Ramos. Palabras de la instructora Gladys Rojas Barinas

DESARROLLO 1. Oracin a cargo de la aprendiz Neisser Prez

Se dio inicio a la socializacin dando gracias a Dios, por medio de la oracin dirigida por la aprendiz Neisser Prez. 2. Himno de Colombia .

Los aprendices procedieron a entonar el himno de Colombia.

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3.

Himno de Chiquinquir

Se prosigui con la entonacin del Himno de Chiquinquir. 4. Himno del Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA

En seguida se enton el Himno del Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA. 5. Palabras a cargo de la instructora Gladys Rojas Barinas

La instructora Gladys Rojas Barinas, tom la palabra, desendonos un gran xito en esta primera socializacin. 6. Socializacin sobre Cartas Comerciales

En esta breve exposicin se dijo que las cartas comerciales son comunicaciones escritas llevadas a cabo por una empresa con otras, una empresa con una persona natural o una empresa con sus empleados. Adems se explicaron las distintas Zonas y Estilos para la elaboracin de las mismas.

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7.

Socializacin sobre Memorandos

En cuanto a los memorandos se dijo que son documentos utilizados por las empresas para tratar asuntos dentro de las mismas, (felicitar, hacer llamados de atencin, confirmar eventos, corregir una situacin, expresar necesidades, etc.), sealando tambin las tres alternativas que los componen. 8. Refrigerio a cargo de los maestros de ceremonias

Al finalizar la anterior socializacin los maestros de ceremonias brindaron un delicioso refrigerio a los aprendices. 9. Socializacin sobre circulares

Se reanudaron las exposiciones con la socializacin sobre las circulares, de las cuales se expres que son empleadas para anunciar a la vez un mismo asunto a diversas personas a quienes por igual les concierne. 10. Pausa activa a cargo de los maestros de ceremonias Para relajar un poco a los aprendices los maestros de ceremonias llevaron a cabo una pausa activa, durante aproximadamente 20 minutos.

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11. Socializacin sobre constancias Terminada la pausa activa inici la socializacin sobre las constancias las cuales son documentos de carcter probatorio, tales como las constancias para tiempo de servicio, jornada laboral, comportamiento del trabajador, por nombrar algunas. 12. Socializacin sobre certificaciones Respecto a la socializacin de las certificaciones, los aprendices indicaron que de igual manera que las constancias constituyen un documento probatorio, pues demuestran que una persona u organizacin cumple con los estndares mnimos para efectuar una labor en un rea determinada. 13. Socializacin sobre actas Los aprendices a cargo de la exposicin sobre las actas, por medio de unas diapositivas, dieron a conocer las diferentes clases y usos de estas. 14. Socializacin sobre informes En cuanto a los informes se seal, que estos son documentos a travs de los cuales se da cuenta de los avances realizados en un proyecto o actividad en particular.

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15. Socializacin de los sobres Cabe sealar que en esta socializacin los aprendices explicaron detalladamente, el paso a paso para la elaboracin adecuada de un sobre. 16. Socializacin sobre correos electrnicos Como ltima socializacin, los aprendices explicaron que los correos electrnicos constituyen un medio de mensajera, que permite el intercambio de informacin con uno o ms usuarios de cualquier lugar del mundo, a travs de internet. 17. Palabras de cierre a cargo de la aprendiz Lida Consuelo Ramos. Finalizadas las exposiciones la aprendiz Lida Consuelo Ramos, expres algunas palabras de agradecimiento, adems de realizar un breve recuento del evento llevado a cabo. 18. Palabras de la instructora y Coordinadora Gladys Rojas Barinas Para cerrar con el evento la instructora Gladys Rojas Barinas nos felicit de antemano, por cada una de las exposiciones realizadas, el orden y profesionalismo, a pesar de haber sido la primera socializacin, indicando que se senta muy agradecida con cada uno de nosotros, por mostrar gran responsabilidad y unidad grupal.

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GLADYS ROJAS BARINAS Instructora y Coordinadora Tcnico en Asistencia Administrativa

Anexos: dos (dos hojas), firmas de aprendices Transcriptor: Iveth Dayana Garca Bentez

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8. INFORMES

8.1 DEFINICIN

Un informe es un documento a travs del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto o actividad en particular.

8.2 CLASES DE INFORMES

Este tipo de informe abarca de una a tres pginas y puede tener o no portada, en este ltimo caso, esta se remplaza por un encabezamiento.

Consta de una a diez pginas, es un documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio, investigacin o proyecto de carcter administrativo.

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INFORME DE ARCHIVSTICA FECHA: Chiquinquir, 10 de noviembre de 2012 ELABORADO POR: Neiser Prez Herrera

1.

OBJETIVO

1.1. Organizar las series documentales de los archivos de la dependencia de Trnsito y Transporte perteneciente a la Alcalda de Chiquinquir siguiendo las indicaciones de la Ley General de los Archivos de acuerdo a lo establecido a la tabla de Retencin Documental (T.R.D), entre ellas aplicamos listas de chequeo y encuestas, cuya informacin luego de ser tabulada servir de gran apoyo para realizar mejoras en esta dependencia. 2. RESUMEN

Mtodos de Investigacin Aplicados Para la recoleccin e de informacin, se emplearon los mtodos de Investigacin gentico y dialectico, dado que uno de nuestro principal objetivo era encontrar las causas y consecuencias del inadecuado manejo de los archivos en esta dependencia.
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Se hizo uso de la informacin primaria en gran parte a travs de la informacin directa, pues como Aprendiz del SENA tuve contacto con los archivos durante un periodo de tres semanas, en la que tuve la oportunidad de conocer el estado real en el que se encontraba este archivo; por otra parte obtuve informacin secundaria mediante algunas pequeas conservaciones que sostuve con algunos de los funcionarios de esta dependencia; y con ello pude saber que nunca haban recibido capacitacin sobre el manejo de los archivos por parte de la Alcalda Municipal. 3. CONCLUSIONES A partir de la informacin recolectada es evidente que en la Alcalda de Chiquinquir no tienen conocimiento sobre el manejo de clasificacin de los archivos y que por ende piensan que es indispensable tener capacitaciones para el manejo de estos. Por otra parte se pude observar que los funcionarios no conocen sobre la normatividad que rige la Ley General de los Archivos.

4. RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS Para finalizar con el presente informe los Aprendices SENA de Asistencia Administrativa consideramos necesario brindar a la Alcalda algunas subgerencias y recomendaciones, todo con el nimo de que se empiece a implementar la Ley General de los Archivos; lo que sin lugar a dudas traera muchos beneficios para esta dependencia y el Municipio en general.

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Como primera recomendacin es la realizacin de charlas sobre la concientizacin a todo el personal de la entidad, para que puedan comprender el gran valor que representan los archivos y el buen manejo apropiado. Finalmente se considera que la Administracin juega un papel muy importante y por ello se ve la necesidad de capacitaciones para mejorar el adecuado uso de los archivos para que tangan un largo tiempo de vida.

5. PROPUESTAS Organizacin y clasificacin de los archivos en forma cronolgica como lo establece la (T.R.D) Llevar control con todos los archivos al momento de manipularlos. Elaborar separadores o pestaas para una mejor ubicacin. Utilizar el mtodo de la foliacin. Utilizar los implementos necesarios al momento de manipular.

Transcriptor: Neiser Prez Herrera

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El informe extenso est formado de 11 pginas en adelante, es un documento elaborado a partir de una recoleccin de datos concretos, que tiene como objetivo notificar una informacin sobre algn asunto especfico

9. SOBRES

9.1 DEFINICIN

Un sobre es una envoltura que guarda y reserva documentos o comunicaciones escritas.

9.2 CLASES DE SOBRES

9.2.1 SEGN SU USO:

sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla. sobre carta con ventanilla o sin ventanilla. sobre para tarjeta. sobre de manila (extra oficio, oficio, carta y media carta). con ventanilla o sin ventanilla).

9.2.2 DE ACUERDO CON SU DESTINO EN:

Local. Nacional. Internacional.

10. CORREO ELECTRNICO

10.1 DEFINICIN

El correo electrnico es un medio de mensajera, que permite el intercambio de informacin con uno o ms usuarios de cualquier lugar del mundo a travs de internet.

11. CONCLUSIONES

Finalizado este manual didctico, consideramos que cada uno de los documentos comerciales dados a conocer en el mismo, nos son de gran ayuda tanto en nuestra vida personal como en la profesional, pues contribuyen a que ahorremos tiempo, dinero, haciendo nuestra vida laboral ms prctica.