Gestin de Riesgos del Proyecto

Modelado y simulacin de proyecto

El objetivo de este caso es practicarse en las tcnicas de Anlisis Cuantitativo de Riesgos y de Modelado, para lo cual se utilizar el software @RISK for Project, el cual es un complemento (add-in) del Microsoft Project, que le agrega un conjunto de opciones para realizar anlisis cuantitativo de riesgos del proyecto:

Para realizar esta investigacin prctica ejecute las siguientes 3 etapas: Etapa No.1 - Instalar el software Para instalar el @RISK for Project accese al sitio web www.palisade.com/trials.asp . Al final de esa pgina, sealado con la flecha naranja en la imagen de la izquierda, se encuentra el link para bajar la versin de prueba del @Risk for Project. No confundir con la opcin @Risk que est al inicio de la pgina, dado que esta ltima solo trabaja para MS Excel). Llene el formulario que se le solicita para bajar el @RISK 4.1.4 Professional for Project, indicando que lo utilizar con fines acadmicos. Cercirese de indicar correctamente su correo electrnico, dado que a esa direccin se le enviar la informacin para la instalacin del programa. Siga esas instrucciones e instale el programa en su PC. El software se instalar con todas sus funcionalidades y podr ser utilizado como prueba por un plazo de 10 das.

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Etapa No.2 - Estudiar las opciones bsicas del software

Cuando se instala el software @RISK for Project en sus PC, se crear un grupo de programas en el men de Inicio de Windows ("start"), en "All programs", denominado Palisade DecisionTools. Dentro de este grupo de programas existe un atajo a los Tutoriales. El tutorial no es una opcin dentro del software, sino fuera del mismo. Utilice este tutorial para estudiar las caractersticas y funciones ms importantes del software.

Tambin puede acceder al tutorial en el siguiente link: http://www.palisade.com/training/rp4tutorial.html

Para realizar el entregable del caso, solo es necesario aplicar las opciones bsicas del software, las cuales son explicadas en los siguientes apartados del tutorial: Overview 1: Getting Started 2: Running a Risk Analysis 3: Graphing the Results

Las funcionalidades avanzadas del software, explicadas en los apartados 4 y 5 del tutorial, puede estudiarlas y aplicarlas de forma opcional para este ejercicio (no es un requisito).

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Fase 3 - Realizar y documentar el anlisis Monte Carlo Como ltima fase, realice el anlisis de riesgos sobre el objetivo calendario de un proyecto que se est planificando en su organizacin usando la tcnica del Anlisis Monte Carlo, en la cual se define una distribucin de duraciones posibles para cada actividad, que es usada para calcular una distribucin de posibles resultados para todo el proyecto. Siga los tres pasos bsicos del Anlisis Monte Carlo: 1. Desarrollar el modelo para la simulacin 1.1 Definir las variables de entrada del modelo (incertidumbres): El cronograma en MS Project de su proyecto es el modelo, en el cual se debe sustituir los valores inciertos (por ejemplo duracin de las tareas) por distribuciones de probabilidad. Las distribuciones de probabilidad son utilizadas para representar la incertidumbre o el riesgo asociado a un calendario de proyecto. Estas funciones simplemente representan una serie de posibles valores que podran aparecer en un campo del modelo, en lugar de limitarse a un solo valor. Cualquier campo editable en el modelo puede ser asociado a una distribucin de probabilidad. Para asignar una distribucin a un campo, primero seleccione el campo correspondiente en el calendario de proyecto:

Y luego haga clic sobre el botn de Definir Distribucin @RISK Define Distribution) en la barra de herramientas de @RISK.

(@RISK:

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Esta accin desplegar la caja de dilogos de Definicin de Distribucin (Define Distribution).

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Debido a que no existe ninguna distribucin actual previamente definida para este campo, @RISK seleccionar para desplegar por defecto la funcin de distribucin RiskVary. La funcin RiskVary es til para definir los rangos de incertidumbre como funciones del valor actual. Por ejemplo, los mnimos y los mximos para un rango de incertidumbre pueden ser definidos como un cambio porcentual respecto del valor actual. Si se desea trabajar con un tipo de cambio +/- y no con porcentaje, utilice el combo ch.Type. La distribucin Triangular, mostrada en el ejemplo, tambin se puede cambiarse. Se deben especificar los valores de Mnimo, Ms Probable y Mximo para el campo de Duracin de la tarea No.5, la cual fue seleccionada previamente. Asegrese de hacer clic sobre Apply (Aplicar) cuando finalice la definicin de la distribucin. En los puntos B, C y D del apartado 1: Getting Started del tutorial se explica con ms detalle cmo definir las variables de entrada dentro del software. Para efectos de este caso, seleccione como variables de entrada la duracin de todas aquellas tareas de su cronograma que entienda podra variar durante la ejecucin del proyecto. Para esta prctica definir un mnimo de 15 variables de entrada (actividades con incertidumbre en la duracin planificada).

1.2 Definir las variables de salida del modelo (objetivos) Siempre hay una o ms celdas en cuyo valor estamos interesados, y sobre las cuales se desea realizar la simulacin. stas son las salidas (outputs). Los outputs se identifican con una funcin adicional del @RISK: =RiskOutput(). Esta frmula se puede escribir directamente en la celda correspondiente, o aparece automticamente si se identifica la celda como salida. Para asignar una salida a la celda, primero seleccione el campo correspondiente en el calendario de proyecto:

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Y luego haga clic sobre el botn de Adicionar salida @RISK (Add @RISK Outputs) en la barra de herramientas de @RISK. Es el botn con una flecha roja y dos celdas, una roja y una azul.

En el punto E del apartado 1: Getting Started del tutorial se explica con ms detalle cmo se definen las variables de salida del modelo. Para efectos de este caso prctico defina como resultados u objetivo de la simulacin la fecha final de la tarea resumen del proyecto. Para visualizar a simple vista el modelo, se recomienda que los campos de distribucin (variables de entrada) estn formateados con un color de fuente determinado, Azul Navy por ejemplo, que indique que existe una distribucin asociada al mismo, y fuente Roja para resaltar las variables de salida. Modifique el formato de los campos correspondientes con los colores indicados. El botn en la barra de herramientas del @RISK cuyo cono son dos flechas y dos celdas rojas y azules arma un listado de inputs (variables con una distribucin) y outputs (variables de salidas). Desde este listado se pueden asignar a inputs y outputs nombres ms explcitos que los que les asigna @RISK por defecto.

Verifique que en su modelo existan las 15 variables de entrada (inputs) y la salida (output) que Usted defini.

2. Realizar la Simulacin En este segundo paso, es necesario configurar las opciones requeridas y correr la simulacin con el nmero de iteraciones necesarias para determinar el rango y probabilidades de todas las salidas. Para este caso corra la simulacin con 500 iteraciones, utilizando el tipo de muestreo Hipercubo Latino.

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En la parte A del apartado 2: Running a Risk Analysis del tutorial se explica con ms detalles cmo se definen las diferentes opciones para realizar la simulacin. Ahora estamos listos para ejecutar la simulacin Monte Carlo. Para ejecutar la simulacin, haga clic sobre el botn de Ejecutar Simulacin @RISK (@RISK: Run Simulation) de la barra de herramientas de @RISK.

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3. Analizar resultados y tomar decisiones Al finalizar la corrida de la simulacin, el sistema automticamente desplegar una ventana interactiva de Resultados. Las tablas y los grficos pueden ser desplegados para resumir los datos de simulacin tanto para las entradas como para las salidas. Sin embargo, el inters radica en la variable de salida. Los datos y estadsticas de la simulacin son explicados en el punto B del apartado 2: Running a Risk Analysis del tutorial. Para facilitar el anlisis de los resultados utilice los diferentes tipos de grficos y manejo de escenarios que facilita el software. El uso de estas opciones se explican en las partes A y C del apartado 3: Graphing the Results del tutorial. Despus de la simulacin el modelo de su MS Project pasa de representar un solo resultado a representar miles de resultados posibles, incluyendo la probabilidad de que se produzcan. Entre estos resultados nos podemos mover desde el peor caso hasta el mejor caso, pasando el valor esperado. Basado en los resultados obtenidos, el anlisis realizado y las restricciones del proyecto se toman decisiones alrededor de la planificacin del proyecto, como por ejemplo, cambiar estrategias planificadas inicialmente de como ejecutar ciertas tareas, agregar ms recursos a ciertas tareas, establecer reservas para contingencias, entre otras.

El documento escrito a entregar en el presente caso prctico debe contener la explicacin, incluyendo imgenes y datos utilizados, de los pasos anteriormente indicados. Explicar las decisiones, ajustes y acciones realizadas o a ejecutar, producto del anlisis realizado.

Importante: En los anexos del documento se debe incorporar la informacin generada

en el Quick Report. Cercirese que el reporte sea sobre la variable de salida: fecha de finalizacin del proyecto y no de las variables de entrada (inputs). En el tutorial, punto D del apartado 3: Graphing the Results, se explica cmo se genera este y otros reportes. Otro de los anexos a incorporar en el documento es el cronograma base del ejercicio y despus de haber aplicado los ajustes correspondientes al mismo producto de las decisiones tomadas. Recuerde que el documento debe cumplir con las normas de estilo de la Asociacin Psicolgica Americana (APA).

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Botones de la barra de herramientas de @RISK y sus funciones:

Apertura de un archivo @RISK

Apertura un archivo de resultados/parmetros @RISK previamente creado.

Guarda un archivo @RISK Guarda los parmetros y los resultados de la simulacin @RISK corriente. Agrega los campos seleccionados actualmente en Project como campos de salida @RISK Abre una ventana desplegando la informacin de distribucin para el campo de Project seleccionado en ese momento Abre una caja de dilogo de modelacin para definir todas las ramificaciones probabilsticas que emanan de la tarea seleccionada en Project

Aade una salida @RISK

Define una distribucin Define ramificacin probabilstica

Definicin de Abre una caja de dilogo de modelacin para definir los enunciados de condicionalidad condicionales lgicos SI/ENTONCES (IF/THEN) SI/ENTONCES (IF/THEN) Define un Calendario Probabilstico Abre una caja de dilogo de modelacin para definir un calendario probabilstico.

Visualizar definiciones del Abre una ventana de @RISK para visualizar y editar todos los elementos de modelo modelacin de @RISK Define categoras de riesgo Abre una caja de dilogo de modelacin para definir las categoras de riesgo.

Crea una tabla de entrada Abre una caja de dilogo de modelacin para definir una tabla de entrada de de parmetros parmetros en MS Project Parmetros de Simulacin Abre una caja de dilogo de modelacin para modificar los parmetros de la simulacin. Abre una caja de dilogo de modelacin para la creacin de reportes y la definicin de parmetros automticos de reportes. Ejecuta una simulacin Monte Carlo de todos los archivos abiertos en MS Project. Ejecuta una nica y aleatoria corrida Monte Carlo sobre todos los archivos abiertos en MS Project. Abre una caja de dilogo para posicionar las estadsticas de simulacion en al archivo de MS Project abierto. Abre una ventana de @RISK para ejecutar un test de Bondad del Ajuste (BDA) sobre los datos histricos.

Parmetros de Reportes

Ejecuta simulacin

Paso a Paso Posiciona estadsticas en Project Muestra Ventana de Ajuste

Ventana de Resultados de Abre una ventana de @RISK para visualizar los resultados de la simulacin. Simulacin.
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