Os eventos so importantes para o turismo, porque trazem os seguintes benefcios para as cidades: os eventos criam oportunidades de viagens; ampliam

liam o consumo e, em conseqncia, o lucro no ncleo receptor; permitem a estabilidade dos nveis de emprego do setor turstico; promovem indiretamente o ncleo receptor.

Alguns dados sobre o turista de eventos: o turista gasta muitas vezes mais por dia de permanncia do que os residentes. tem mais chance de voltar ao mesmo destino com amigos ou famlia; usa todos os servios de uma cidade; deixa contribuies financeiras, culturais e cientficas em uma cidade; pblico seleto.

O turismo de eventos no Brasil uma atividade muito nova. Somente agora que diversas regies do pas tem despertado para o setor de eventos, as quais tem investido na infra-estrutura para sediar estes acontecimentos e na qualificao de seus servios. No entanto, o turismo de eventos est mudando a realidade econmica de muitos municpios brasileiros. Faltam profissionais gabaritados para o planejamento e a organizao destes acontecimentos, para que aconteam de uma forma ordenada, diferenciada e criativa, com alto grau de qualidade. Conventions and Visitours Bureaux So escritrios especializados na promoo e apoio captao e a realizao de eventos. Em sua grande maioria so iniciativas empresariais, que visam a unio do trade turstico em prol da promoo do turismo de eventos. CLASSIFICAO Os eventos podem ser classificados em institucionais e promocionais. De forma mais simples, podem ser considerados como folclricos, cvicos, religiosos, polticos, sociais, artsticos, cientficos, culturais, desportivos, tcnicos, entre outros. Tipologia dos eventos 1)Assemblia Trata-se de uma reunio de membros de uma mesma entidade, tendo como objetivo debater assuntos de seus interesses e votar, onde somente os associados, ou delegaes oficiais tm direito a voto. So aceitas inscries de observadores interessados na matria, mas que funcionam unicamente como ouvintes. 2)Brainstorming Tipo de reunio muito utilizada por grupos de publicitrios, tendo como objetivo dar idias para solucionar algum tipo de problema, onde o coordenador do grupo encarrega-se de fazer a seleo da melhor sugesto. Estas reunies compreendem duas etapas: - etapa criativa; - etapa avaliativa.

3)Ciclo de Palestras Srie de palestras pronunciadas por professores e especialistas na matria a ser abordada. 4)Colquio Reunio fechada, onde h exposio de um tema, tendo como objetivo esclarecer e tomar decises, sob uma coordenao.

5)Concursos Prtica utilizada para estimular o interesse do pblico participante sobre uma determinada organizao. A organizao pode oferecer como premiao aos participantes: dinheiro, taas, certificados, medalhas e viagens. No esquea que ao se elaborar um planejamento para a realizao de um concurso, voc deve observar os seguintes itens: nome do concurso, critrio de avaliao e de desempate, nmero de participao premiada, publicao e durao, composio de jri, auditoria (se for o caso), prmios e regulamento a ser seguido. 6)Conclave Evento em geral de carter religioso, no qual so debatidos problemas de ordem moral, tica, ligados a religio por autoridades do setor.

7)Conferncia Explanao de um assunto feito por conferencista altamente gabaritado. Caso exista, aps a explanao, o conferencista responde aos questionamentos escritos feitos pela platia e dirigidos mesa. A videoconferncia ou teleconferncia est sendo utilizada no Brasil, s que ainda em pequena escala devido aos altos custos para montagem deste sistema. Em conferncias comum a presena de um moderador. 8)Congresso So eventos promovidos por entidades associativas, que tm por objetivo debater assuntos de interesse de uma determinada classe, ou segmento profissional. Tm durao de vrios dias, onde outros acontecimentos, como: mesas redondas, palestras, sesso pster, mostras, cursos, conferncias e atividades sociais esto sendo realizados pelos participantes. Podem ser de mbito local, regional, nacional e internacional. Os tipos mais comuns de congressos so: - Cientficos: so promovidos por entidades cientficas; - Tcnicos: so promovidos por entidades profissionais.

9)Conveno Trata-se de uma reunio realizada por entidades sociais, empresariais ou polticas, onde h explanao de um ou mais assuntos, com a presena de um coordenador. Existem vrios tipos de convenes: de vendas, de partidos polticos, de lanamento de produtos, de final de ano, entre outras. Muitas delas acontecem com o propsito de trocar informaes e experincias. Sua periodicidade depende nica e exclusivamente das definies e normas das entidades ou associaes promotoras. 10)Debate Discusso entre duas ou mais pessoas, cada uma defendendo um ponto de vista. Existe a necessidade de um moderador para a coordenao do debate. Pode ser aberto ao pblico ou transmitido por veculos de mdia, entretanto, nunca a platia participa com perguntas. 11)Encontros de Convivncia

Reunies que tem como objetivo a descontrao, integrao e at mesmo negcios. Nestes encontros de fundamental importncia que o organizador verifique minuciosamente os cardpios, evitando transtornos desagradveis aos convidados. Tipos: - coquetel ; - almoo; - jantar; - banquete: diferencia-se dos demais pela qualidade dos servios, suntuosidade e o considervel nmero de pessoas; - churrasco; - happy-hour; - brunch; - coffee-break; - almoo network ( almoo-reunio); - caf da manh 12)Entrevista Coletiva o tipo de evento no qual um especialista ou representante de empresa, entidade, governo se coloca disposio para responder sobre determinado assunto do seu conhecimento. Os questionadores so a imprensa. 13)Esportivo Consiste em modalidades esportivas, cada qual na sua categoria, disputarem ttulos com a presena de platia. Sua organizao requer divulgao, envio de convites, inscries dos interessados, estabelecimento das tabelas de jogos de acordo com as modalidades, etc. Aps definidos os locais dos jogos e da abertura, preciso determinar a localizao das pessoas ilustres e autoridades convidadas, sempre segundo a ordem de precedncia. 14)Exposio Evento que promove, divulga e informa sobre produtos, tcnicas e servios de uma ou vrias reas de atividades, colocando-os disposio do pblico visitante. Difere da feira por ser um evento de menor porte e ter carter mais informativo. A exposio normalmente realizada em paralelo aos congressos, s convenes, s conferncias e outros. 15)Feiras A feira uma iniciativa de uma ou vrias empresas que se associam para divulgar e promover seus produtos, tcnicas e servios, visando comercializao. Na montagem da feira as mercadorias so arrumadas e preparadas de forma a permitir que sejam examinadas, tocadas, ou degustadas pelos visitantes. Esse contato direto do pblico com os produtos estimula a concretizao de negcios, fazendo com que a feira funcione como eficiente recurso de marketing dos produtos. As feiras somente devem ser promovidas por setores com seus processos de produo j estruturados e, portanto, em condies de absorver os resultados positivos que sero gerados. A feira um evento de grande porte, aberto ao pblico em geral, de periodicidade anual ou bienal. Seu tempo de durao estimado entre dois e quinze dias. 16)Frum um tipo menos tcnico de reunio, cujo objetivo o de conseguir efetiva participao de um pblico numeroso, que deve ser motivado. Est se tornando uma forma bastante comum, principalmente pela necessidade crescente de se sensibilizar a opinio pblica para certos problemas sociais. 17)Inaugurao de Espao Fsico Apresentao ao pblico de um determinado espao, que entrar em atividade. Para este tipo de evento necessria a escolha da data e hora, lista de convidados e preparao dos convites. Outra preocupao consiste em sendo um evento de grande porte, prever estacionamento e policiamento.

18)Inaugurao de Retratos, Bustos e Esttuas Consiste em homenagear algum por seu desempenho. 19)Jornada As jornadas so reunies de determinados grupos de profissionais, realizadas periodicamente, com o objetivo de discutir um ou mais assuntos que no so usualmente objeto de discusso em congressos. Podem ser definidos como: congressos em miniatura, diferindo dos mesmos por se tratar de reunies de grupos de uma determinada regio em pocas propositadamente no coincidentes. 20)Lanamento de Livro Consiste em apresentar o autor e sua obra ao pblico de interesse. O lanamento pode ser feito numa manh tarde ou noite de autgrafos. 21)Lanamento de Pedra Fundamental o marco inicial de uma construo. Consiste em colocar em uma urna algo que represente o momento vivido pela organizao e fique devidamente registrado para as futuras geraes, devendo a referida urna ser aberta por ocasio do jubileu de prata, jubileu de ouro ou qualquer outro momento de grande relevncia para a organizao. A pedra deve ser construda em local que no comprometa a construo a ser iniciada, e deve estar pronta no dia do evento. 22)Leiles Reunio de pessoas com a presena de um leiloeiro oficial para venda pblica de objetos a quem oferecer maior lance. 23)Mesa Redonda A mesa redonda a reunio do tipo clssico, preparada e conduzida por um coordenador, que pode ser denominado presidente, e funciona como elemento moderador, orientando a discusso para que ela se mantenha sempre em torno do tema principal. Os participantes da mesa-redonda, em geral especialistas, apresentam os seus pontos de vista em torno do assunto em pauta, sendo-lhes destinado um tempo limite para sua exposio. Aps as vrias exposies, os que fazem parte da mesa redonda so levados a debater entre si os vrios pontos de suas teses, podendo haver participao dos presentes na forma de perguntas, por escrito ou oralmente. 24)Mostra O mesmo que exposio. 25)Painel O painel outro tipo de reunio derivada da mesa redonda. A diferena est em que no painel, os expositores debatem entre si o assunto em pauta, cabendo ao pblico assistente to somente funcionar como espectador, sem direito a formular perguntas mesa. uma forma de reunio limitada a um pequeno nmero de especialistas. Alm do presidente, o painel poder ter um coordenador e um moderador. 26)Rodadas de Negcios So eventos realizados geralmente na prpria organizao, em hotis ou outros locais que ofeream infra-estrutura adequada. A finalidade criar condies para futuros negcios ou at mesmo concretiz-los. 27)Salo um evento destinado a promover, divulgar e informar sobre produtos visando criar, entre os consumidores, uma imagem positiva da instituio promotora. No possui finalidades comerciais imediatas. Seu objetivo principal a promoo institucional. 28)Semana

 a nomenclatura atribuda a um tipo de encontro semelhante ao congresso, no qual pessoas se renem para discutir assuntos de interesse comum. A sua durao de vrios dias e a dinmica a mesma de um congresso.

29)Seminrio O seminrio consiste numa exposio oral para participantes que possuem algum conhecimento prvio do assunto a ser debatido. A dinmica da sesso divide-se em trs momentos: - Exposio: quando um participante, previamente escalado, relata a pesquisa realizada e leva sua contribuio ao grupo. - Discusso: quando o assunto em pauta debatido e esmiuado em todos os seus aspectos. -Concluso: quando o coordenador, polarizando as opinies dominantes, submete aprovao do grupo as recomendaes finais de sesso. 30)Simpsio O simpsio um tipo derivado da mesa redonda, possuindo como caracterstica o fato de ser de alto nvel, com a participao de especialistas de renome. Cada um responsvel pela apresentao de aspectos diferentes ou especiais de determinados assuntos ou problemas. A diferena fundamental entre simpsio e a mesa redonda o fato de, no simpsio, os expositores no debaterem entre si os temas apresentados, embora se relacionem a respeito do assunto. Os debates, as perguntas e as respostas so efetuados diretamente ao participante da platia, o qual deve participar ativamente dos trabalhos. utilizado para estudar problemas complexos. 31)Workshop So encontros onde h uma parte expositiva seguida de demonstraes do objeto (produto) que gerou o evento. Poder fazer parte de um evento de maior amplitude.

CARACTERSTICA GERAL DOS EVENTOS Os eventos se caracterizam pelos seguintes aspectos: 1 Porte Pequeno com nmero at 200 participantes Mdio com nmero estimado entre 200 a 500 participantes Grande 500 participantes ou mais 2- Data da realizao Fixa: evento com data de realizao invarivel, de acordo com as comemoraes cvicas, religiosas e outras. Realizam-se anualmente, no mesmo dia ou com periodicidade determinada. Mvel: evento que sempre se realiza, porm em data varivel, segundo o calendrio ou os interesses da organizao promotora. Exemplo: Carnaval Espordica: Evento de realizao temporria, que acontece em funo de fatos extraordinrios, porm previstos e programados. Exemplo: as cerimnias do Vaticano quando da morte, escolha e posse do Papa, a cerimnia de funerais do Imperador do Japo. 3- Perfil dos participantes Geral: evento organizado para uma clientela em aberto, limitada apenas em funo da capacidade do local de realizao. Algumas vezes pode haver algum fator de restrio como, por exemplo, a idade. Exemplo: Desfile de escolas de samba, festa do Senhor do Bonfim. Dirigido: evento restrito a pblico que possui afinidades com o tema. De modo geral, esse pblico se subdivide em grupos de interesses diversificados. Exemplo: um salo do automvel, agrupa produtores, comerciantes, usurios, colecionadores, etc; exposio agropecuria, feira de calado , moda.

 Especfico: evento realizado para pblico claramente definido pela identidade de interesse pelo assunto. Exemplo: congressos da rea mdica, entre outros. 4- Objetivos Eventos cientficos e culturais: eventos educacionais, polticos, artsticos, esportivos, etc.. Seus objetivos variam de acordo com a respectiva rea de interesse. Exemplo: congressos, seminrios, simpsios, convenes, etc Eventos de carter comercial: o objetivo , basicamente, a comercializao de um ou mais produtos. Exemplo: Feira, exposies e salo TERMINOLOGIA EM EVENTOS Auditrio: local especialmente planejado para palestras, conferncias e outras manifestaes de carter semelhante. Este termo faz referncia tambm, ao pblico que assiste a uma palestra ou conferncia. Ballroom: salo de dana. Breakfast: caf da manh. Banner: bandeira, estandarte. Boneco: jargo muito utilizado na rea de design e grfica, que significa o modelo do material antes de ser impresso. Exemplo: boneco do folder, cartaz, capa dos anais. Briefing: reunio para instrues preliminares para realizao de uma determinada tarefa. Bureau: escritrio comercial. Business: negcios, atividades empresariais. By night: termo usado para identificar excurses noturnas que incluem visitas a restaurantes tpicos, locais de espetculos ou entretenimento. Cash: pagamento em dinheiro. Charter: fretamento Check-in: registro de entrada de hspedes num hotel ou registro de passageiro para embarque em companhias areas. Check-list: lista de checagem muito utilizada por profissionais de eventos. Esta lista serve para saber o que tem que ser feito, por quem e at quando. Check-out: registro de sada de um hspede de um hotel. City tour: visita turstica dentro da cidade. Clipping: recorte de jornal. Coffee break: intervalo de reunio prolongada, destinado ao descanso dos participantes. Durante o intervalo geralmente so servidos ao pblico: gua, sucos, biscoitos, bolachas, bolos, etc. Data show: aparelho que projeta a imagem direta do computador. Day use: ocupao de espao durante o dia. Desk: balco de recepes. Flip chart: quadro com folhas para apresentao. Follow up: retorno. Free: gratuito. Foyer: saguo (ante-sala de teatros, auditrios, etc) Kit: equipamento bsico.

Layout: esboo grfico de anncio publicitrio, de cartaz, folheto ou publicao; planta desenhada e ilustrada de uma loja, vitrine, instalao; esquema, plano. Mailing list: lista com os nomes e endereos de pessoas, empresas ou instituies a quem se distribui material de publicidade e propaganda, mala direta, convites, entre outros. Meia penso: tipo de tarifa do setor hoteleiro, que consiste na conjugao do caf da manh com uma das refeies principais. No show: falta de comparecimento, sem aviso prvio, de um passageiro ao embarque de um vo para o qual tinha uma reserva confirmada, ou de um cliente de hotel. Over booking: reservas que excedem a capacidade disponvel em um avio ou em um hotel. Panopla: suporte, geralmente feito de madeira, para colocao de bandeiras. Plano de contas: relatrio de prestao de contas emitido periodicamente para acompanhamento de resultados. Pax: sigla utilizada como abreviatura de pessoas ou passageiros. Penso completa: tarifa hoteleira onde se encontram inclusas as trs refeies. Petit-four: pequenos doces ou biscoitos, recheados e cortados bem delicados e em vrios formatos, normalmente servidos com ch e caf. Rooming list: lista dos apartamentos reservados para um grupo, onde constam os nomes dos participantes com os tipos de apartamentos e respectivos nmeros. Toll free: sistema de comunicao gratuito para reservas usado em aeroportos, hotis e empresas. Tribuna: balco para o cerimonial. Sala vip: local reservado para o atendimento de pessoas importantes. Staff: time de apoio. Sesso tcnica: apresentao de trabalhos cientficos. Show Room: espao destinado a exposies. Ticket: vale. Transfer: servio prestado a um turista ou a um grupo, que consiste em assisti-los nas formalidades de embarque/desembarque, transporte do local de chegada ou partida ao local do destino (hotel) e vice-versa. Transfer-in: aeroporto/hotel. Transfer-out: hotel/aeroporto. Voucher: documento emitido por agncias ou operadoras como comprovante de reserva, acomodaes, refeies ou aluguel de automveis; garantia de servios tursticos. Welcome drink: drink de boas vindas. CAPTAO DE EVENTOS A captao de eventos um conjunto de aes, que tem como objetivo principal a conquista de eventos para o ncleo receptor. A execuo deste trabalho envolve trs atividades fundamentais:

1 anlise das condies do ncleo para sediar eventos;

Ao analisar as condies do ncleo para sediar eventos, consideram-se os seguintes aspectos: existncia de espao para realizao dos eventos; capacidade hoteleira; transportadores tursticos.

A entrada dos ncleos no mercado influenciada ainda por outros fatores a saber: as atraes tursticas (belezas naturais, clima, equipamentos de lazer, etc.) as condies de estrutura turstica: transportes locais, restaurantes, agncias de turismo; as condies de infra-estrutura do ncleo (aeroportos, terminais rodovirios, segurana, rede de comunicaes; equipamentos tcnicos disponveis: tipo de espao (sales, salas, auditrios), e servios (de coquetel, de banquete e outros) que permitam atividades simultneas ao evento; os aspectos polticos, econmicos cientficos, culturais, industriais que possam direta ou indiretamente, ampliar o interesse dos participantes.

2 a avaliao dos tipos de evento que podem ser realizados no ncleo;

Depois de certificar-se de que o ncleo dispe das condies necessrias programao do evento, dever iniciar um trabalho de avaliao dos tipos de evento que podem ser captados. Esse trabalho de avaliao inclui as seguintes providncias: levantamento dos eventos a serem realizados e ainda sem definio do local de instalao; levantamento das caractersticas de cada evento quanto temtica. Perodo de durao, perfil do pblico e quantidade estimada, necessidades tcnicas, possibilidades de patrocnio, apoio e divulgao; anlise das condies reais do ncleo para atender s necessidades do evento que o ncleo tem interesse em sediar; anlise das repercusses do evento no mercado turstico do ncleo.

comum que vrios ncleos pretendam receber o mesmo evento. Neste caso, h uma comisso para avaliar o ncleo que oferece melhores condies de sediar o evento. O prximo passo para conquistar eventos para o ncleo a definio da captao dos mesmos.

3 a definio da estratgia de captao de eventos para o ncleo.

Esta estratgia inclui as seguintes aes: 1. 2. 3. 4. Elaborao de uma linha de argumentos para a defesa do ncleo; Preparao do projeto de defesa com os dados de interesse do promotor; Elaborao de esquema promocional para o ncleo; Efetivao da candidatura ou inscrio para sediar o evento.

A captao de eventos deve ser uma ao contnua. Por esta razo, os ncleos interessados em entrar no mercado receptor de eventos devem manter uma estrutura tcnico-administrativa e financeira organizada para atuar nesse campo. Um forte aliado neste trabalho so os Convetions Bureaux, que tm como principal atividade a promoo da imagem da cidade ou da regio a qual pertencem, visando com isso o aumento do fluxo de turistas e o aprimoramento da infra-estrutura e servios tursticos. funo do Convention apoiar na captao de eventos, auxiliando no estudo e viabilizao de projetos de captao dos mesmos. Oportunizar o encontro entre a entidade promotora e o organizador de eventos (mantenedor do Convetion). Faz levantamento dos eventos internacionais (congressos, simpsios, encontros, seminrios feiras e outros), principalmente aqueles que esto em aberto sem escolha de seu prximo destino. Depois de escolhidos os eventos que podero ser captados pelo Convetion, e aps motivar a entidade ou a associao comea-se a preparar o material ou book que dever ser apresentado ao Comit ou entidade internacional. Fazem parte deste book: Carta de apoio da entidade local; Carta de apoio das autoridades Prefeito, Governador e Presidente ou Ministro; Carta de apoio das entidades ligadas ao turismo (cidade, estado, nacional); Carta de apoio do Convention Bureux local; Carta de apoio das companhias areas; Informao do destino (localizao no mapa, quais so os meios de transporte, capacidade hoteleira, infra-estrutura de servios, estrutura de aeroporto, rodoviria, ferroviria, hidroviria, centros de convenes); Carta de apresentao da cidade, com justificativa do porqu da importncia do evento para a mesma; Folders de hotis e centro de convenes (com carta de apresentao); Vdeo ou cd promocional do destino; E outros brindes como camiseta, bons que podem ser fornecidos pelo Convention ou empresariado local; Pode ser feito um adesivo ou botom divulgando o destino.

Este book dever ser entregue a cada membro do comit, que far a escolha do destino.

O trabalho de captao se completa com a elaborao de um calendrio, onde so registrados os eventos previstos, para cada ncleo, durante o perodo de um ano.

CALENDRIO DE EVENTOS Como o prprio nome indica, o Calendrio de Eventos corresponde a uma relao cronolgica de eventos, tursticos ou no, programados para um ncleo receptor, durante determinado perodo. Ao programar eventos, motivamos a vinda de turistas ao ncleo receptor, em pocas de baixa estao, e nos momentos em que, apesar da presena de turista, o tempo de estada destes no ncleo curto, conseqentemente, os gastos so pequenos. Os objetivos principais do Calendrio de Eventos so: Fornecer um panorama geral das programaes, tanto das atraes espontneas da cidade, como o caso das festas folclricas, como dos eventos tecnicamente criados, por exemplo, as feiras agropecurias; Orientar as aes de divulgao e publicidade necessrias ao sucesso das realizaes; Selecionar os acontecimentos que apresentem interesse para a demanda turstica e a populao local; Prever as medidas de organizao do ncleo para receber eventos; Evitar, por exemplo, a realizao de obras pblicas que possam prejudicar o andamento do evento. Ao montar um calendrio, deve-se considerar os aspectos relativos poca ao local e temtica e tomar as seguintes providncias. Quanto poca: registrar os eventos ao longo do ano, observando a distribuio das datas previstas bem como o fluxo normal de turistas, com nfase nos pontos de desequilbrio. Uma anlise pouco cuidadosa desse item pode provocar a concentrao dos eventos em perodos de alta estao, saturando a oferta turstica. Quanto ao local: determinar a realizao dos eventos por locais escolhidos, com base no mapeamento da oferta turstica. A boa utilizao do espao do ncleo receptor dinamiza a atividade turstica, possibilita a integrao e participao de todos os seus componentes e age sobre a ociosidade de cada componente. Quanto a temtica: observar as temticas dos eventos, de modo a encontrar identificaes com as caractersticas do ncleo, valorizando os temas culturais, econmicos, artsticos e sociais de interesse local. A preocupao com a temtica importante para avaliar se o evento compatvel com o ncleo receptor e suas ofertas tursticas. As providncias bsicas para a programao do calendrio de eventos so:

Levantamento e anlise das necessidades do mercado; Opo pela utilizao do calendrio de eventos; Elaborao de um esboo do calendrio; Captao de eventos externos para o preenchimento do calendrio; Criao de eventos internos para a complementao do calendrio; Divulgao do calendrio preparado; Apoio e cooperao financeira do ncleo na execuo do calendrio; Apoio poltico e tcnico do rgo representativo do turismo local implantao do calendrio de eventos.

Todos os eventos programados so cadastrados no organismo oficial de turismo. Este encarrega-se de fazer a seleo dos eventos que apresentem as condies indispensveis para fazer parte do calendrio. Do cadastro devem constar dados essenciais que garantam a realizao dos eventos, tais como previso de ocupao dos espaos, disponibilidades de reservas em hotis e demais servios necessrios. A partir da deciso de adotar o calendrio, devem ser estabelecidos os critrios que definiro suas caractersticas. rea de abrangncia: cadastramento dos eventos conforme o mbito de sua influncia municipal, estadual, regional, nacional ou internacional; Forma de ordenao do contedo: por data, por localidade ou por especialidade; Forma de apresentao do contedo: com fotos, espaos promocionais e publicitrios, idiomas a utilizar; Forma de custeio de produo do calendrio: diviso dos custos entre os componentes da atividade turstica, venda de espaos publicitrios; Esquema de distribuio: de acordo com o pblico-alvo, os pontos de distribuio e a tiragem. O calendrio deve ser elaborado com antecedncia para que possa ser lanado at o incio do perodo para o qual foi preparado. Por exemplo: um calendrio anual deve ser distribudo, no mximo, at o ms de janeiro do ano que entrar em vigor.

ESCOLHA DO LOCAL PARA EVENTOS Pode-se dizer que o acerto na escolha do local para realizao de um evento de suma importncia para o sucesso do mesmo. importante salientar que o local no se restringe apenas ao espao fsico onde acontecer o evento, mas tambm a localizao geogrfica em que se encontra. Dando enfoque a rea geogrfica, devemos analisar os seguintes aspectos: Infra-estrutura de acesso (estradas, aeroportos, portos, rodovirias, estaes de trem); Atrativos tursticos; Equipamentos tursticos; Nvel scio-econmico dos participantes; Preos dos servios tursticos que sero utilizados; Possveis participantes locais; Clima; Equipamentos de apoio; Situao econmica da comunidade; Reputao da rea local em receber; Mo-de-obra disponvel e qualificada; Apoio e servios disponveis atravs de Convention Bureaux.

No espao fsico, que sediar o evento, devemos observar os seguintes aspectos: Nmero de poltronas ou cadeiras suficientes para atender aos participantes do evento; Espao com condies para eventos paralelos (feira, sesso pster); Local com condies para instalao de equipamentos de udio, vdeo e traduo simultnea; Localizao de fcil acesso entre o local e os meios de hospedagem, aeroporto e rodoviria; Local para estacionamento, com capacidade de atendimento aos participantes, expositores, palestrantes e convidados; gua, luz, ar condicionado, boa iluminao, telefone, recolhimento de lixos, higiene e sade; Acesso para carga e descarga em caso de eventos paralelos; Existncia de locais apropriados para a realizao de coquetis, jantares e almoos de trabalho; No caso do evento realizar-se em hotel, verificar a tarifa que est sendo praticada; Dimensionamento do espao para o evento, observando os tamanhos de sala e a quantidade de salas disponveis; Capacidade das salas e praticidade na variao de montagem das salas; Controle de iluminao prpria em cada sala; Equipamentos e mveis permanentes que no podem ser removidos; Observar as localizaes das colunas, a altura do p direito, e a luminosidade das salas; Cadeiras confortveis para longas horas de evento; Condies de uso dos banheiros; Mesas diretoras ou pranches; Disponibilidade de toalhas, bandeiras, tablados; Carga mxima permitida para o local; Normas de segurana para incndio; Disponibilidade para montagem e desmontagem de estandes; Depsito para guardar material dos expositores e da coordenao.

UTILIZAO DO ESPAO E MONTAGEM DE SALAS Dependendo da caracterstica do evento as salas podero ser arrumadas de diversas maneiras. Auditrio:

Oferece melhor visibilidade e comodidade, as cadeiras devero estar intercaladas; A mesa diretora dever ficar centralizada; Esta montagem recomendada para eventos informativos e solenidades que no necessitam de anotaes por parte dos participantes.

Escolar: As cadeiras esto acompanhadas por mesas ou pranches; O nmero de participantes nesta montagem restringe-se a 40% em relao ao auditrio; Esta montagem recomendada para eventos que necessitam de anotaes.

Espinha de peixe: Esta montagem semelhante ao estilo escolar, com cadeiras acompanhadas de mesas ou pranches, dispostas diagonalmente com um espao central formando um corredor; H uma excelente visibilidade da mesa principal; Nesta montagem se reduz a capacidade do local em 40% em relao ao estilo auditrio.

Montagem em U ou ferradura: Recomenda-se esta montagem para reunies de comits e troca de idias; As mesas em forma de U estaro sempre acompanhadas de cadeiras; Em relao ao estilo auditrio, a capacidade de cadeira se reduz em 60%.

TIPOS DE MESA

PREPARANDO UM PROJETO DE EVENTOS CAPA Deve conter o nome do evento (de preferncia em letras bem destacadas)

Projeto de Execuo Elaborado por: (nome da pessoa que elaborou) Nome da Empresa ROTEIRO 1. Apresentao 2. Justificativa 3. Objetivos 4. Caractersticas do Evento 4.1 Nome do Evento 4.2 Data 4.3 Cidade e Local 4.4 Estrutura do Programa 4.4.1 - Congresso Primeiro dia Segundo dia Terceiro dia Quarto dia Quinto dia 4.4.2 Cursos 4.4.3 Seminrios 4.4.4 Eventos paralelos 5. Metodologia 6. Dimensionamento do Evento 6.1 Pblico Esperado 6.2 Traduo Simultnea 6.3 Espaos Necessrios 6.3.1 Congresso 6.3.2 Cursos 6.3.3 Eventos paralelos 6.4 Equipamentos Necessrios 6.4.1 Congresso 6.4.2 Cursos 6.4.3 Secretaria 6.4.4 Centrais de informaes 6.4.5 Bureau de servios 6.4.6 Servio de sonorizao 6.4.7 Servio de sonorizao 6.4.8 Montagem da secretaria 6.4.9 Atendimento ao palestrante e convidado 6.4.10 Central de avisos e recados 6.4.11 Rdios comunicadores 6.4.12 Desk de recepo 6.4.13 Servio Bancrio / Tesouraria 6.5 Pessoal Necessrio 6.5.1 Recepo no aeroporto 6.5.2 Desk de informaes 6.5.3 Secretaria 6.5.4 Cerimnia de abertura 6.5.5 Auditrios 6.5.6 Atendimento ao palestrante 6.5.7 Transporte 6.6 Divulgao do Evento 6.6.1 Mala direta 6.6.2 Homepage Internet 6.6.3 Cartazes 6.6.4 Jornal do Congresso 6.6.5 Assessoria de Imprensa 6.6.6 Lanamento 6.6.7 Participao em Eventos 7. Fontes de Financiamento (Taxa de inscrio, quotas de patrocnio, vendas de estandes, recursos pblicos, apoio) 8. Constituio das comisses (comisso organizadora central, comisso tcnica, comisso de finanas, comisso social) 9. Cronograma de atividade

Divulgao e Marketing de Eventos O organizador de eventos deve ter em mente que para cada pblico deve ser preparada uma estratgia especfica. Outra questo de fundamental importncia diz respeito ao tempo destinado ao evento e as estratgias de comunicao e marketing relativas ao pr-evento, durante o evento e o ps-evento. * Lembre-se que a divulgao e o Marketing destinado a eventos, no como o destinado a empresas. O Marketing destinado a eventos serve para atender algumas necessidades como estabelecer credibilidade, criar ambiente, levantar patrocnio, atrair participantes. Possui perodo de tempo determinado. No se esquea:

A primeira impresso a que fica, portanto uma proposta de evento bem elaborada fundamental, pois ela estabelece diretrizes. Passe credibilidade nas suas atitudes, caso precise de alterar ou ajustar qualquer coisa este o momento. Depois de acertado os detalhes do evento, fica a cargo do profissional saber quais os meios mais eficazes para atingir o pblico. Assim, analise e conhea bem o seu pblico. Defina os objetivos com prazos determinados para atingi-los. Objetivos definidos, trace as estratgias para cada um deles. Para que as aes aconteam necessrio que as estratgias definidas estejam bem coordenadas com o setor financeiro, pois tudo trabalhado em cima de previso oramentria. Coordene e execute tudo o que foi estabelecido, de forma a evitar surpresas desagradveis.

Meios de comunicao: Jornais, revistas, rdios, TV e ambiente virtual. Dicas importantes: 1) 2) 3) 4) 5) Realize pesquisas de mercado, somente ela possibilita um trabalho de marketing eficaz por identificar o interesse do pblico que se quer atingir. Mailings lists devem ser sempre atualizados. Ao desenvolver um folder, ou qualquer outro tipo de material promocional, procure faz-lo visando despertar o interesse do pblico-alvo. A credibilidade de um evento tambm medida pelo peso dos conferencistas. Trabalho do ps-evento: analise os dados estatsticos, a variao destes dados, a experincia do ano corrente ir facilitar o planejamento do ano seguinte.

As ferramentas mais utilizadas no ambiente virtual so: Internet; Correio eletrnico (e-mail); Homepage; Folder eletrnico; Call center: ferramenta de apoio na qualidade de atendimento, pois contm o histrico do cliente, com dados pessoais, preferncias e informaes de eventos anteriores que o cliente participou. Serve tambm para selecionar, dentro de um determinado grupo ou perfil, novos mailings. Portal; CD Room;

Software de eventos

PLANEJAMENTO Definio e detalhamento de objetivos Todo planejamento de um evento est intimamente ligado com os objetivos que se deseja alcanar. Entretanto, h de se considerar que os objetivos revestem-se de caractersticas complexas, sendo o resultado de uma srie de interaes entre diferentes percepes. Assim, aps detectados os objetivos principais, fundamental que sejam detalhadas as tarefas a serem executadas, quanto tempo para execut-las e o custo. Fatores bsicos O planejamento deve procurar englobar os aspectos reais, percebidos e potenciais, tanto do ambiente externo como interno do evento, mediante anlise dos pontos fortes e fracos. Esta anlise permitir nortear as atividades relacionadas organizao do mesmo, ou seja, sua preparao, execuo, controle e avaliao. Os principais itens do planejamento so: 1) Produto Definir claramente o produto a ser comercializado, pois h uma forte vinculao produto-cliente. Exemplo: Para a sociedade, pode-se citar o conhecimento cientfico comercializado atravs de reunies anuais, etc. J os conhecimentos tecnolgicos so comercializados atravs de feiras de automao, sales de utilidade domsticas, feiras de equipamentos e mveis, lanamento de nova coleo de tecidos. 2) Local O sucesso da reunio est no cuidado especial que se deve ter com o binmio local-produto. Exemplo: O lanamento de um carro exige um local refinado, de fcil acesso e estacionamento. J o anncio de uma descoberta cientfica exige as instalaes de um anfiteatro de uma instituio de pesquisa.

3) Data A fixao da data do evento importantssima e deve ser analisada. Dependendo da amplitude do evento, no suficiente analisar o contexto da rea geogrfica em que vai ser realizado, mas sim nacionalmente e at mesmo internacionalmente. Uma data mal fixada pode determinar o insucesso da reunio. 4) Temrio Consiste na fixao antecipada dos assuntos que sero objeto do evento. Deve observar as seguintes caractersticas: Clareza Antecedncia Atualidade

5) Programa Consiste na distribuio por data e horrio de todas as atividades a serem desenvolvidas durante o evento. Nele devem constar todas as atividades de lazer, sociais e culturais. Os aspectos a serem cuidados na elaborao do programa so: 6) Lgica Exatido Identificao e anlise dos participantes

Entre os aspectos bsicos para o xito de uma reunio, destaca-se a identificao e anlise dos participantes. Na identificao, importante conhecer a natureza do participante e, na maioria dos casos, particulariz-lo individualmente. So exemplos de parmetros: a situao scio-econmica, o local de trabalho, a faixa etria, etc. 7) Estratgia de comunicao Como estratgia de comunicao deve ser entendida a definio de mensagens e os meios de comunicao atravs dos quais ser informado e principalmente motivado o pblico alvo. O pblico alvo varia de acordo com o evento, mas de modo geral pode-se considerar os seguintes segmentos: profissionais, expositores, agentes financeiros, convidados especiais, autoridades, imprensa, governo, universidades, associaes de classe, sindicatos, que devem ser analisados com base nas informaes resultantes, deve-se preparar, emitir e controlar comunicados. 8) Recursos audiovisuais O planejamento de recursos audiovisuais consiste em identificar e analisar de forma sistemtica e detalhada, as caractersticas da reunio, as necessidades operacionais dos apresentadores e estabelecer os recursos audiovisuais necessrios. De modo geral, podem ser entendidos como recursos audiovisuais: Sistema de som: os tradicionais microfones com ou sem fio, amplificadores, fone de ouvido para traduo simultnea; Servio de imagem: projetores de slides, retroprojetores, telas, TV, vdeo; Gravao: gravadores e videotapes; Painis: flip-chart, quadro-negro, pincel.

9) Recursos materiais, instalaes e servios Este planejamento, que deve ser claro e preciso, deve abordar aspectos quantitativos.

Exemplos: 1. Materiais De secretaria: papel para circulares, correspondncias, envelopes, recibos, formulrios de controle, etc... Participantes: pasta do participante, convidado, crachs, bloco de anotaes, canetas, etc... 2. Instalaes: secretaria, sala de espera para convidados e conferencistas. 3. Servios: de arte (criao do folheto, de cartazes), fotografia, audiovisuais, buffet, decorao, grfica, datilografia e/ou sistema computadorizado, entre outros. 10) Esforos de vendas Os recursos procedem normalmente das seguintes fontes: ) Promotora do evento: recursos preexistentes na entidade promotora.

b) Meios de obteno de recursos: Taxas de inscrio Expositores e anunciantes Doaes Auxlios governamentais Eventos paralelos 11) Transportes dos participantes Em nosso pas, as dimenses continentais fazem com que o transporte dos participantes de suas cidades de origem at o local do evento seja merecedor de ateno cuidadosa, pois h necessidade de vrios tipos de transportes. Ateno especial com o transporte areo. 12) Servios de recepo A idia de recepo aos participantes esta intimamente ligada idia de servios. A rigor, a recepo fator importantssimo para o sucesso do evento, pois este o primeiro momento em que o participante toma contato com o clima do evento. A recepcionista a imagem da empresa organizadora do evento, e/ou da empresa que vai expor em um determinado evento. Assim, os recepcionistas devem prestar em tempo hbil as informaes e assistncia correta aos participantes. As recepcionistas devem ter suas atribuies definidas pelas coordenadoras, ou organizadoras, e devem preencher os seguintes requisitos: Uniforme; Crach de identificao; Pouca maquiagem; Ser gentil e educada; Eficiente e dinmica; Ser organizada; Ter uma postura profissional; Habilidade de sair de situaes difceis; Clareza de expresso. Atividades da (o) recepcionista: a) Secretaria do Evento - cadastro Recepo dos participantes; Orientao no preenchimento de ficha de inscrio. Recebimento de taxa de inscrio; Entrega de material do evento (crach, pasta, caneta, etc); Informaes sobre a programao do evento; Informaes bsicas sobre o local (localizao geral);

Orientao geral aos participantes; Entrega dos certificados no final do evento.

b) Recepo de evento geral - portaria Recepo dos participantes; Orientao geral aos participantes (localizao); Verificao de lista de convidados; Preenchimento de lista de presena. c) Atendimento plenrio/auditrio: Recepo dos palestrantes; Verificar as condies do auditrio (ar condicionado, limpeza, luzes, etc.); Preparao e verificao da mesa principal (gua, caneta, papel); Testar equipamentos; Recolhimento de perguntas dos participantes; Orientao de microfone para perguntas; Preenchimento de lista de presena. d) Atendimento a estande: Recepcionar clientes; Orientar clientes aos responsveis da empresa expositora; Apresentao do produto e/ou servio da empresa; Atendimento na sala VIP. 13) Hospedagem dos participantes O fator hospedagem dos mais importantes para o xito do evento e depende de um esforo de planejamento. De modo simplificado, o roteiro que deve ser estabelecido pela organizao do evento seria a seguinte: Escolha de hotis; Reserva antecipada de hotis; Confirmao de reserva;

14) Atividades de lazer So responsveis pela boa formao do clima do evento, alm de se constiturem em tima fonte de receita para a organizao do evento. Ao ser organizada a atividade de lazer, deve-se levar em conta a natureza dos participantes.

15) Treinamento pessoal As atividades de treinamento so necessrias no sentido de atingir determinadas eficincias. O treinamento parte do planejamento e deve visar a melhor utilizao dos recursos humanos e materiais, condicionada realidade de cada evento. O treinamento compreende dois nveis: Tcnico: voltado para aes a serem executadas atravs de mquinas, equipamentos, instalaes. Administrativo: voltado para aes a serem executadas por pessoas para se atingir pessoas.

Um aspecto importante e que merece ser mencionado o fato de que no o tamanho ou tipo de evento que determinam o treinamento, mas a natureza das atividades a serem executadas para o bom xito da reunio. De certa forma, o treinamento ser cada vez mais importante a medida que a reunio seja menor, pois neste caso, alm do recrutamento e seleo serem bastante deficientes, cada pessoa dever executar mltiplas funes. O programa de treinamento deve conter, basicamente, os seguintes tpicos: - Orientao geral: aspectos histricos, objetivos gerais, estgio atual; - Orientao especfica: estrutura organizacional, tipos de gerncias e respectivas competncias, e funes especficas; - Orientao psicossocial: relacionamento interpessoal e formas de comunicao.

b) Meios de obteno de recursos: - taxas de inscrio - expositores e anunciantes - doaes - auxlios governamentais - eventos paralelos.

ETAPAS DO EVENTO Basicamente, qualquer evento se divide em trs etapas: Pr-evento: o perodo que vai da concepo do evento at um dia antes da realizao do evento. Realizao ou trans-evento: o perodo efetivo do evento, onde a infra-estrutura montada e servios preparados so colocados em prtica junto ao pblico participante. Ps-evento: perodo da avaliao e anlise dos resultados. muito importante a utilizao de pesquisa de opinio durante o evento avaliando a infra-estrutura geral. Somente desta maneira saberemos o verdadeiro resultado do evento e cuidaremos para tomar as providncias necessrias para melhorar nos prximos. Outra importante iniciativa o envio de cartas de agradecimento aos apoios e patrocinadores, bem como a todos que fizeram possvel o bom andamento do evento.

Atividades bsicas do perodo de pr-evento: Definir objetivos; Definir e analisar pblico participante; Dimensionar o evento e seus recursos; Viabilidade financeira e montagem de oramento geral; Planejamento e programao do evento; Apoios institucionais; Definir equipe de trabalho; Definir comisso organizadora (presidente, secretrio etc) Divulgao do evento e estratgias; Definio de parcerias; Implantao; Acompanhamento e controle.

Servios gerais: Trans-evento a) Secretaria Na secretaria de trabalhos devero ficar as recepcionistas, sempre sob a orientao de uma coordenadora, que desenvolvero as atribuies: - Recepo aos j inscritos; - Novas inscries; - Entrega de materiais; - Informaes em geral; - Entrega de certificados; - Elaborao de controle de lista de presena. b) Servios de recepo Prestados aos participantes garantindo informaes e assistncia em tempo hbil.

c) Sala de recepo Tambm denominada sala VIP o local onde autoridades, convidados especiais e palestrantes so recepcionados pela comisso organizadora do evento. A sala de recepo deve ter as seguintes caractersticas: - Ficar perto do local do evento; - Decorao agradvel; - Temperatura amena; - Caf/gua; - Telefone. d) Sala de imprensa Local de grande importncia onde a imprensa formata e envia releases e notcias aos veculos, dever est montada com computadores, scanners, fax, e-mail e todos os servios necessrios para atender as necessidades dos jornalistas. e) Traduo simultnea Servio nem sempre utilizado, mas de grande importncia quando o palestrante ou convidado estrangeiro. Precisa de cuidados especiais, local adequado e profissionais preparados. f) Auditrio e salas paralelas Local onde sero apresentadas as palestras, onde a presena de recepcionistas e coordenadora essencial para auxiliar os palestrantes com equipamentos, luz, microfone, mesa principal, enfim, todo o necessrio para o bom andamento do evento. Servios gerais: Ps-evento Secretaria Preparao e envio de correspondncia final (para entidades governamentais ou privadas, empresas e pessoas que tenham participado ou se interessado de uma forma ou de outra); Controle e arquivo de toda a correspondncia enviada e recebida no transcorrer do vento; Apresentao de agradecimento a todos que enviaram materiais ou colaboraram para o sucesso; Preparao de relatrio final sobre as atividades em geral; Ordenao e publicao dos anais; Anlise dos resultados da pesquisa de opinio; Clipping de todas as notcias veiculadas na imprensa e clipping eletrnico se o evento foi divulgado na TV; Envio dos resultados para a imprensa.

Servios complementares Desmontagem, reconstrues e outros, alm de servios burocrticos finais (prestao de contas).

QUAL A DIFERENA ENTRE CERIMONIAL, PROTOCOLO E ETIQUETA? Segundo Gilda Fleury Meirelles: Cerimonial : Seqncia de acontecimentos que resultam em um evento. Protocolo: So as regras que regem o cerimonial e seu objetivo dar a cada um dos participantes as prerrogativas, privilgios e imunidades a que tm direito. Etiqueta: o conjunto de regras de boas maneiras que resultam no comportamento das pessoas. Protocolo e etiqueta Diferenas - Protocolo: Decretos e leis. Sempre o do pas anfitrio. - Etiqueta: Regras e normas. Cultural. Semelhanas - facilitam o relacionamento entre povos; - otimizam o resultado de eventos; Utilizao - situaes oficiais e sociais; - governamentais e empresariais. NORMAS DO CERIMONIAL PBLICO E A ORDEM GERAL DE PRECEDNCIA O decreto n 70 274, de 9 de maro de 1972, estabelece as Normas do Cerimonial Pblico e a Ordem Geral de Precedncia. A precedncia uma ordem hierrquica para a disposio das autoridades, em uma cerimnia especfica. Ordem hierrquica no significa ordem de importncia. O Presidente da Repblica presidir sempre a cerimnia a que comparecer. Nos estados e no Distrito Federal, o Governador presidir as solenidades a que comparecer, salvo a dos Poderes Legislativo e Judicirio. No respectivo Estado, o Governador, o Vice Governador, O Presidente da Assemblia Legislativa e o Presidente do Tribunal de Justia tero, nessa ordem, precedncia sobre as autoridades federais. No municpio, o prefeito presidir as solenidades municipais.

A precedncia entre os governadores dos Estados e do Distrito Federal determinada pela ordem de constituio histrica dos estados. O mesmo critrio de constituio histrico tambm determina a precedncia entre as autoridades do Poder Executivo Federal, Estadual e Municipal.

CASOS OMISSOS Nos casos omissos o Chefe do Cerimonial determinar a colocao de autoridades e personalidades que no constem na ordem geral de precedncia. Nestes casos o Chefe do Cerimonial poder se utilizar de algum dos critrios especficos de precedncia: idade, ordem alfabtica, antigidade ou antecedncia (no caso de estrangeiros) entre outros.

REPRESENTAO Nenhum convidado poder fazer-se representar nas cerimnias a que comparecer o Presidente da Repblica, bem como, em coquetis, almoos e jantares. Nas solenidades o representante das altas autoridades (Presidente, Governador e Prefeito) ocupa o lugar direita da autoridade que as presidem. Outros representantes sero citados de acordo com a precedncia de seu prprio cargo e no do cargo de quem est representando.

ATRIBUIES DO COORDENADOR DE CERIMONIAL Organizar a programao do evento; Organizar a lista de autoridades e convidados*; Elaborar e expedir os convites; Preparar o local, prevendo alternativa em caso de chuva (palanque, tablado, mastros, mesas, etc); Credenciar imprensa; Designar mestre de cerimnias; Providenciar a instalao de som e equipamentos (testar); Providenciar placas e fitas simblicas, mastros e bandeiras; Padre (se houver beno); Contratar servios de filmagem e fotografia; Elaborar roteiro da cerimnia; Organizar a lista de pronunciamentos; Verificar detalhes de almoo, jantar ou coquetel; Recepcionar as autoridades e os convidados; Acompanhar a execuo do programa. * Autoridades: convid-los trinta dias antes do evento, atravs de ofcio. Depois, mandar o convite do mesmo.

EVENTOS Podemos classific-los em duas categorias: eventos pblicos e privados. O evento pblico envolve os Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio. J o privado envolve as empresas e entidades associativas. No evento pblico, alm de um planejamento detalhado, h formalidades a serem cumpridas, porque envolve a presena de autoridades. No evento privado encontramos os cientficos promovidos por entidades ligadas s cincias naturais e os tcnicos realizados por entidades ligadas s cincias exatas e sociais. Em um evento privado primeiramente devemos analisar a sua dimenso. Se ele de grande, mdio ou pequeno porte e a partir da, definir as estratgias para a sua execuo. Nas duas categorias, o sucesso depende de um projeto ou plano adequados com custos detalhados e receita disponvel. Atravs de um check list possvel verificar cada item para posterior levantamento de custos.

TIPOS DE EVENTOS PBLICOS:

Inauguraes; Solenidade ao ar livre e/ou recinto fechado Placas comemorativas Pedra fundamental Outorga de ttulos Assinaturas de atos Audincias Posse Visita de autoridade

TIPOS DE EVENTOS PRIVADOS: Congressos; Seminrios; Mesas redondas; Encontros; Workshop; Simpsios; Conferncias; Jornadas.

ORIENTAES COMPOSIO DE MESAS No caso de solenidade com mesa de honra, havendo confirmao de presena de autoridades, basear-se- sua composio na ordem geral de precedncia. Exemplo para composio: Governador, Secretrio de Estado, Presidente da Assemblia Legislativa, Prefeito (capital), Presidente do Tribunal de Justia... A maior autoridade ou o anfitrio ocupar o lugar de honra, isto , o centro da mesa. Convm lembrar que um nmero mpar de autoridades mesa, proporciona maior equilbrio. E que num nmero par, o lugar de honra o da direita mais prximo ao centro.

PRESENTES E FLORES A troca de presentes deve ser acertada com antecedncia e o momento da entrega determinado pelo coordenador de cerimonial. O presente no deve transmitir sensao de desconforto a quem o recebe. Um pacote muito elaborado pode causar transtorno na hora de abri-lo. Quando muito grande poder no caber na bagagem. Jias so oferecidas a pessoas de grande intimidade. Objetos de uso pessoal so trocados entre amigos. Livros, flores, bebidas, artesanato local, so presentes satisfatrios para pessoas pouco ntimas.

ALMOOS, JANTARES E COQUETIS

Cuidado com o tipo de servio a ser escolhido. Os arranjos de flores e frutas da mesa das autoridades no devem obstruir a viso das autoridades que a compem. Quando houver discursos, estes ocorrero antes de iniciar-se o servio, ou logo aps a sobremesa.

CONVITES Um convite deve conter: Quem convida (a autoridade, a diretoria de uma empresa, nunca a instituio); Motivo (inaugurao, jantar, etc); Horrio; Data; Local. Os itens seguintes podem ser includos conforme a necessidade: R.S.V.P. (Respondez sil vous plat) que se trata de um pedido de confirmao de presena com pelo menos 48 horas de antecedncia. Pede-se o comparecimento com 15 min. de antecedncia. Traje.

Pessoal e intransfervel. Abreviaturas no devem ser usadas nem mesmo nos tratamentos. Os convites devem ser expedidos, no mnimo com 10 dias de antecedncia. A um superior hierrquico se convida por meio de ofcio. Cuidado com a concordncia verbal. Nenhum convite que envolva uma autoridade poder ser impresso sem a sua prvia aprovao.

APRESENTAO Quando uma pessoa for apresentada outra, deve-se mencionar nome e sobrenome, bem como o cargo ou atividade com clareza. As senhoras permanecem sentadas, a menos que o apresentado seja um idoso, eclesistico ou uma autoridade. Os homens levantar-se-o sempre e s podero beijar a mo de senhoras casadas. Apresenta-se sempre: O homem mulher; O mais novo ao mais idoso; O menos importante ao mais importante

BRINDE Se o homenageado estiver presente no participa do brinde, mas deve aps, levantar-se e agradecer sem retribu-lo. Se a homenagem for dirigida a um pas, seu representante deve participar. Brinde, s com bebidas alcolicas.

BANDEIRA NACIONAL A bandeira nacional pode ser usada em todas as manifestaes do sentimento patritico dos brasileiros, de carter oficial ou particular. Quando em funeral, a bandeira fica a meio mastro. Neste caso, no hasteamento ou arriamento deve ser levada inicialmente at o topo. Pode ser hasteada ou arriada a qualquer hora do dia ou da noite, mas normalmente, faz-se o hasteamento s 8 horas e arriamento s 18 horas. Hasteada noite ela deve estar devidamente iluminada. No dia 19 de novembro, Dia da Bandeira, o hasteamento feito s 12 horas, em solenidade especial. Quando vrias bandeiras so hasteadas ou arriadas simultaneamente, a Bandeira Nacional a primeira a atingir o topo e a ltima a descer. A Bandeira Nacional, em todas as apresentaes no Territrio Nacional, ocupa lugar de honra, compreendido como uma posio: Central ou a mais prxima do centro e direita deste. Destacada frente de outras bandeiras, quando conduzida em formaturas ou desfiles. direita de tribunas, plpitos, mesas de reunio ou de trabalho.

HINO NACIONAL Durante a execuo do Hino Nacional, todos devem tomar atitude de respeito, de p e em silncio. vedada qualquer outra forma de saudao. O hino estrangeiro, por cortesia, deve preceder o Hino Nacional.

NORMAS DE TRATAMENTO EM CORRESPONDNCIAS O novo Manual de Redao da Presidncia da Repblica editado em 1991, traz algumas modificaes nas formas de tratamento em comunicaes dirigidas aos chefes de poder, bem como o uso correto dos pronomes e o vocativo nos textos das correspondncias oficiais. Em comunicaes oficiais fica abolido o uso do tratamento dignssimo (DD) s autoridades. A dignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao. Fica dispensado o uso do superlativo Ilustrssimo para autoridades e particulares, que recebem o tratamento de Vossa Senhoria. suficiente o uso de pronome de tratamento Senhor. O ttulo acadmico doutor deve ser usado apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham concludo curso universitrio de doutorado. Nos demais casos o tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes. EPGRAFE pode consistir no timbre, selo, escudo ou braso, acrescido do ttulo ou nome da empresa. Atualmente o logotipo mais usado que os brases e armas.

LUGAR E DATA colocados no alto do papel. Constitui grave erro enviar qualquer correspondncia sem meno de lugar e data em que foi escrita. NOME E ENDEREO DO DESTINATRIO do lado esquerdo do papel, duas linhas abaixo ou acima da data, colocam-se o ttulo, nome completo e endereo do destinatrio. Nos ofcios, o nome e a funo do destinatrio so colocados embaixo, ao p da pgina. INVOCAO parte obrigatria e indispensvel pela tradio e pelas normas legais, a invocao comea pela palavra Senhor ou Senhora, seguida apenas do ttulo do destinatrio: Senhor Governador, Senhora Diretora, etc TEXTO SUBSTANTIVO o texto deve ser direto e objetivo. SAUDAO FINAL na correspondncia oficial comumente se usa a expresso respeitosamente, para um superior hierrquico e atenciosamente para os de mesma ou menor hierarquia. ASSINATURA toda correspondncia deve ser assinada. Quando a assinatura ilegvel e em todos os casos de cartas datilografadas, colocam-se embaixo da assinatura o nome do remetente ou autor entre parnteses e, uma linha abaixo se for necessrio, o ttulo, cargo e funo, mas nunca as palavras Senhor ou Doutor devem anteceder o nome. NOME E ENDEREO DO REMETENTE nas cartas datilografadas se colocam embaixo, esquerda, o nome e o endereo do remetente para facilitar a resposta do destinatrio que no ter necessidade de verific-los no verso da sobre carta. Nos ofcios s se coloca o nome, nunca o endereo embaixo do p da primeira pgina.