AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES Ciclos de Transacciones:

Para una mayor comprensin sobre el tema de Auditoria por Ciclos de transacciones es necesario comprender cada uno de los conceptos que lo conforman. Ciclo: Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de transacciones. hechos y

Transacciones: Hecho econmico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financieros. Por lo descrito anteriormente podemos decir que la Auditoria por Ciclos de Transacciones no es ms que la divisin de los Estados Financieros en segmentos o componentes ms pequeos los cuales permiten que el trabajo de auditora sea ms manejable y ayuda a la asignacin de tareas a los diferentes miembros del equipo de que llevar acabo el trabajo de auditora. La mayora de los auditores tratan dos o ms segmentos de forma independiente uno del otro, y en la realizacin del trabajo de auditora cada segmento es examinado y evaluado de forma separada pero no por completo independiente uno del otro, por ejemplo, tratan los activos fijos y lo efectos por pagar como dos segmentos diferentes y al realizar la revisin de los activos fijos quiz se detecte un efecto por pagar no registrado. En conclusin podemos concluir que los resultados se combinan una vez que se termina la auditoria de cada segmento incluyendo las interrelaciones con otros segmentos.

Ciclos como Mtodos de Segmentacin:

Una forma comn de dividir una auditoria por ciclos es la de conservar los tipos de operaciones y saldos de cuentas relacionados estrechamente en el mismo segmento. A esto se le llama el mtodo de ciclos; por ejemplo, las ventas, los ingresos por ventas, las entradas de caja y el reconocimiento de las cuentas incobrables son los cuatro tipos de operaciones que provocan aumentos o disminuciones en las cuentas por cobrar. Por lo tanto todas ellas forman parte del ciclo de ventas y cobranza. Determinacin de los Objetivos de Auditoria: Los auditores realizan las auditorias de acuerdo con el mtodo de ciclo realizando pruebas de auditora de las operaciones que constituyen los saldos finales y tambin realizando pruebas a los saldos de las cuentas. Los auditores han determinado, en general, que la forma ms eficiente de realizar auditoras es estar seguros de cada tipo de operaciones y del saldo final en la cuenta relacionada.

Estudio y Evaluacin de la Estructura del Control Interno: El Control Interno: Comprende el plan de organizacin, mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y correccin de los datos contables, promover eficiencia operativa y fomentar adhesin a polticas administrativas. Esquema a observar para Estudio de cada Ciclo: Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa) Que las transacciones estn debidamente registradas (obtencin de informacin financiera razonable y oportuna) Custodia de los activos (proteccin a los activos)

Principales Tipos de Ciclos de Transacciones:

Tesorera Egresos - Compra (adquisicin) - Nmina (pago) Conversin Ingresos - Ventas - Ingresos de Efectivo Informacin Financiera

Enlaces de los Ciclos:

Flujo de los Ciclos de Transacciones: 1. El Ciclo de Tesorera provee efectivo a los ciclos de Egresos 2. Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nmina que se utiliza en el Ciclo de Conversin 3. El ciclo de Conversin origina productos y servicios y controla los Inventarios de productos terminados para venderlos 4. El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorera para uso interno o inversiones externas

5. Todos los Ciclos envan informacin contable al Ciclo de Informacin Financiera y sta se resume en Estados Financieros.

Clases de Ciclos de Transacciones:

Ciclo de Tesorera: El ciclo de Tesorera de una empresa incluye aquellas funciones que tratan cobre la estructura y rendimiento del capital. (Manejo de efectivo y emisin de obligaciones de deuda y acciones de capital). Las funciones del ciclo de Tesorera se inician con el reconocimiento que las necesidades de efectivo, continan con la distribucin del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolucin del efectivo a los inversionistas y a los acreedores. Funciones Tpicas del Ciclo de Tesorera: Las funciones tpicas de un ciclo de Tesorera podran ser: Relaciones con sociedades financieras y de crdito Relaciones con accionistas Administracin del efectivo y las inversiones Acumulacin, cobro y pago de intereses y dividendos Custodia fiscal del efectivo y los valores Administracin de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios.

Funcin de Ejecucin:
Inversiones Compra de valores Recibir ingresos peridicos Venta de valores. Financiamiento Emisin de obligaciones y acciones del capital social Pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y re adquisicin de acciones. Funcin de Registro Inversiones

 Contabilizar las transacciones y pase al mayor Actualizar el mayor auxiliar de inversiones Financiamiento Contabilizar las transacciones en diarios y mayor Actualizacin de los mayores auxiliares Funcin de Custodia Inversiones Proteccin de valores Mantener correctos los saldos de las inversiones Financiamiento Asegurarse de la correccin de los saldo de los pasivos y del capital social Asientos Comunes: Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones, adquirir y vender acciones de tesorera. Formas y Documentos Vitales: Certificados o ttulos de acciones, Documentos por pagar, Emisin de obligaciones, Acciones, bonos y otros de inversin, Convenios para plan de beneficios, Cheques de dividendos e intereses. Objetivos del Control Interno: a) Eficiencia Operativa: documentacin. Autorizacin, segregacin de Funciones, procedimientos de

b) Informacin Financiera Confiable y Oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos. c) Adecuada Custodia de los Activos

Ciclo de Egresos
Compras: Llamado tambin de adquisicin y pago, clasifica la adquisicin de recursos entre cuentas de activo y gasto.

Tambin afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo. El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para: La adquisicin de bienes, mercancas y servicios El pago de las adquisiciones anterior Clasificar, resumir e informar lo que se adquiri y lo que se pago El ciclo de compras contiene la adquisicin y el pago de: Inventarios Activo fijo Servicios externos Suministros o abastecimientos En este ciclo se clasifica la adquisicin de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepcin del os recursos y el pago de los mismos, deben considerarse tambin como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisicin de dichos recursos. Funciones tpicas del Ciclo de Compras: Las funciones tpicas de compras son: Seleccin de proveedores Preparacin de solicitudes de compra Funcin especfica de compras Recepcin de mercancas y suministros Control de calidad de mercancas y servicios adquiridos Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados Desembolso de efectivo Funciones de Ejecucin: Solicitud de compra

 Solicitud de Cotizacin Seleccin del mejor cotizante Preparacin de la solicitud de compra Autorizacin para adquisicin de bienes y/o servicios Funcin especfica de compra Recepcin de mercancas y suministros Control de calidad de la adquisicin Funciones de Registro: Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados Distribucin de compras y cuentas apropiadas Actualizacin de registros de inventario y costos Actualizar submayores de caja, inventarios, etc. Funcin de Custodia: Proteccin del inventario Mantener registros correctos de inventarios. Asientos Comunes: Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribucin de cuentas y pagos anticipados. Formas y Documentos Vitales: Solicitud de compra, rdenes de compra, documentos de recepcin, facturas de proveedores, notas de dbito y crdito, solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para desembolsos. Objetivos del Control Interno: a) Eficiencia Operativa: documentacin. Autorizacin, segregacin de funciones, procedimientos de

b) Informacin Financiera confiable y Oportuna: Segregacin de contables y procedimientos, verificacin interna independiente. c) Custodia de los Activos

funciones, registros

Errores Potenciales: a) Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, no autorizados. b) Recibidas pero no contabilizadas c) Factura contabilizada incorrectamente. d) Pagos contabilizados, pero no efectuados o viceversa, e) Contabilizados en perodo indebido f) Pagos no autorizados. Nominas: Involucra eventos y transacciones de remuneraciones a ejecutivos y empleados. Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensin, participacin de utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a empleados. El ciclo de nminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para: La contratacin y utilizacin de mano de obra El pago de mano de obra Clasificar, resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra El ciclo de nominas contiene la contratacin, utilizacin y pago de servicios personales como por ejemplo nomina de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepcin de los servicios del personal y el pago de los mismos, estn relacionados como parte de este ciclo de las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtencin de dichos recursos.

Funciones Tpicas del Ciclo de Nominas: Las funciones tpicas de nominas son: Reclutamiento y seleccin de personal Contratacin de personal Llevar las relaciones laborales Prepara informes de asistencia

 Registro, informacin y control de la nmina Desembolso de efectivo Promocin y evaluacin de personal Funciones de Ejecucin: Reclutamiento Contratacin Promocin y despido de personal Capacitacin y evaluacin de personal Preparacin de informes de asistencia Preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios. Funciones de registro: Contabilizacin de transacciones de nmina a pase al mayor Actualizar registro de empleados Determinar costo de mano de obra. Funciones de custodia: Proteccin de fondos de nmina Proteccin de registros de nmina Mantener correccin de cuentas bancarias.

Asientos comunes: Nminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nmina, pagos anticipados. Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, seleccin preliminar, exmenes fsicos, contratos de trabajo, aviso de promocin, aviso de aumento salarial, despidode personal, liquidacin al personal

Objetivos del Control Interno: a) Eficiencia operativa: Autorizacin, verificacin interna independiente. segregacin de funciones, controles fsicos y

b) Informacin financiera razonable y oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos y verificacin interna independiente. Errores Potenciales: a) Planillas infladas con personal no existente b) Pagos por trabajo no realizado c) Apropiacin de salarios no reclamados d) Indemnizaciones pagadas no contabilizadas e) Contabilizacin y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales f) Errores en clculos o sumas

Ciclo de Conversin:
Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos Depreciables, Recursos Naturales existentes, Seguros Pagados por Adelantado y otros activos no monetarios. En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo ms importante es la produccin de un artculo terminado por el uso de recursos adquiridos Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario hasta almacenar los productos terminados es ms extenso en las industrias de manufactura. En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo que sean perceptibles. Funciones Tpicas del Ciclo de Conversin: Funciones de ejecucin: Expedicin de rdenes de produccin Requisicin de materias primas Procesamiento de materias primas Transferencia de productos terminados para almacenamiento Depreciacin y amortizacin de activos. Funciones de Registro: Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado)

 Aplicacin de costo de mano de obra Aplicacin de cuota de gastos de fabricacin Depreciacin y amortizacin de activos fijos Determinacin de variaciones en precios y calidad. Funciones de Custodia: Proteger productos en proceso y terminados Guardar adecuadamente registros de manufactura Asientos Comunes: Depreciacin y amortizacin de costos deferidos, incluso de propiedades, retiro de propiedades, transferencia de inventarios, gastos de fabricacin. Formas y Documentos Vitales: Orden de produccin, requisicin de materiales, boletas de ruta, informes de produccin, hojas de costos, hojas de trabajo de aplicacin de gastos de fabricacin, tarjetas de tiempo (mano de obra) Objetivos de Control Interno: a) Eficiencia Operativa: Documentacin. Autorizacin, Segregacin de Funciones, procedimientos de

b) Informacin Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones, Segregacin de Funciones, Registros Contables y Procedimientos. c) Custodia de Inventarios Errores Potenciales: a) Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO cantidades anotadas incorrectamente. b) Produccin: Transferencias interdepartamentales incorrectas. c) Produccin en Proceso: Mano de obra o gasto indirecto incorrectos, Gastos clasificados incorrectamente, Produccin terminada, NO descargada. contabilizada;

Ciclo de Ingresos:
Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios as mismo incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo

La funcin contable de determinar el costo de ventas se hace aqu, el ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes del os servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que ciclo de ingresos es el ciclo en que el control fsico y el derecho de propiedad sobre los recursos se vendes, la determinacin del costo de ventas es una funcin contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos. Funciones Tpicas del Ciclo de Ingresos: Las funciones tpicas de un ciclo de ingresos son: Otorgamiento de crdito Toma de pedidos Entrega o embarque de mercanca y/o prestacin del servicio Facturacin Contabilizacin de comisiones Contabilizacin de garantas Cuentas por cobrar Cobranza Ingreso del efectivo Ajuste a facturas y/o notas de crdito Determinacin del costo de ventas

Funciones de Ejecucin: a) Ventas: Toma de pedidos Evaluacin y aprobacin de crdito Despacho del pedido Prestacin del servicio Facturacin. b) Ingresos de Efectivo:

 Recibir remesas de efectivo por correo Recibir dinero de ventas al mostrador Sumar total de entradas de efectivo Depositar en el Banco Determinacin de cuentas incobrables. Funciones de Registro: a) Ventas: Contabilizar la factura Contabilizar comisiones Contabilizar garantas otorgadas por ventas Emitir notas de crdito y ajustes de clientes Determinar el costo de ventas.

b) Ingresos de Efectivo: Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor Contabilizar transacciones de ajustes a ventas Actualizacin de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas). Funciones de Custodia: a) Ventas: Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes Mantener actualizados los saldos Ingresos de Efectivo Llevar el control correcto de los saldos de efectivo Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.

Asientos Comunes: Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas, provisiones para cuentas dudosas. Formas y Documentos Vitales: Ventas: Pedidos, rdenes y Conocimientos de Embarque, Facturas de Venta, Recibos Ingresos de Efectivo: Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de mquinas registradoras, depsitos bancarios Objetivos de Control Interno: a) Eficiencia Operativa: Documentacin. b) Informacin Financiera para cada funcin. Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos de

Razonable

Oportuna:

Asignacin

de Responsabilidades

c) Adecuada Custodia de Activos Errores Potenciales: a) Ventas b) Facturada, NO despachada c) Despachada, NO facturada d) Facturada, NO contabilizada e) Importe contabilizado incorrectamente f) Cobros g) Cobrado, NO depositado h) Cobrado, No contabilizado i) Depositado, NO contabilizado

CICLO INFORMACIN FINANCIERA:

No procesa transacciones, obtiene informacin de Contabilidad y Operaciones de otros Ciclos Analiza, evala, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin, para informar a la Gerencia y otros. Aqu ocurre la recopilacin de datos para su exposicin en los Estados Financieros

Funciones Tpicas: Incluye las actividades bsicas: Originar y preparar plizas de Diario Registrar operaciones en el Diario Mayorizar operaciones Agrupa informacin de revelacin suplementaria Originar, preparar, consolidar y re expresar informes y Estados Financieros Conversin monetaria Obtener informacin de otros Ciclos Custodia de formularios y Libros de Contabilidad. Asientos Contables: - Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo) - Eliminaciones y reclasificaciones.

Formas y Documentos Vitales: Plizas de Diario, Diario General y Subsidiarias, Mayor General, Auxiliares de Mayores, Estados e Informes Financieros. Objetivos de Control Interno: a) Autorizacin b) Clasificacin y Procesamiento de Transacciones Documentacin y Evaluacin Salvaguarda Fsica Tipos de Informes: Balance de Comprobacin Estados Financieros Bsicos

 Estados y Anexos gerenciales Declaraciones Fiscales Errores Potenciales: a) Se incluyen: b) Asientos No Autorizados c) Asientos e Informacin Omitidos d) Asientos con Errores de Anotacin o Suma e) Asientos o Plizas de Diario incorrectos f) Uso o distribucin de documentacin sin autorizacin previa g) Estados Financieros o Estadsticos presentados indebidamente

Ciclo de Produccin:
Las funciones del ciclo de produccin manejan recursos tales como inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio. En un negocio de manufactura, montaje proceso, la actividad mas importante del ciclo de produccin es la obtencin de un artculo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propsito: materiales, mano de obra directa y elementos de costos indirectos. El ciclo de produccin de una empresa de esa clase incluira el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacn respectivo. Los embarque a clientes son parte del ciclo de ingresos. Las industrias usan distintos mtodos de contabilidad para determinar el costo de los productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se ponen en produccin, los artculos producidos y las mercancas vendidas. Funciones Tpicas del Ciclo de Produccin: Las funciones tpicas de un ciclo de produccin son: Contabilidad de costos Control de fabricacin Administracin de inventarios Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo.