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Planilla de Clculo
De la misma manera que el procesador de texto ha hecho obsoleta la mquina de escribir,los programas de tipo planilla de clculo han logrado lo mismo con las calculadoras. La planilla electrnica de clculo es fcil de usar con: clculos grficos bases de datos
QU ES UN LIBRO DE TRABAJO

Cada vez que inicia el programa se crea un Libro de Trabajo. Un libro de trabajo es un documento o archivo normal y esta formado por hojas que contienen planillas de clculo o grficos. El nombre de la hoja, u hojas que forman el libro de trabajo, se ver en pantalla en la ltima fila del monitor. Se puede tener hasta 255 hojas diferentes dentro de un mismo libro, es decir hasta 255 planillas o grficos (cada uno en una hoja distinta) dentro del mismo documento de disco.
QU ES UNA HOJA DE CALCULO

La mayor parte del trabajo se realiza sobre las hojas de clculo, comnmente llamadas planillas. Podemos comparar las hojas de trabajo con las hojas comunes que forman un libro de lectura. Es un rea de trabajo dividida en columnas (verticales) y filas (horizontales). Cada columna tiene un ttulo que es alfabtico (de la A a la IV) y cada fila tiene un ttulo que es un nmero (1 a 65536). Por lo tanto existen 256 columnas por 65.536 filas. La interseccin de filas y columnas forman un rea denominada celda, en dichas celdas se colocan los datos a utilizar y para su mejor operacin, las celdas poseen direcciones o referencia de celda que son la columna y fila donde se interceptan. De esta manera es posible llamar a las celdas y escribir frmulas en ellas.
ELEMENTOS DE LA VENTANA

Al abrir un nuevo documento o libro de trabajo, o alguno ya existente, el mismo se mostrar en la ventana, con una hoja nueva o la activa al momento de grabar. Esta ventana contiene una serie de elementos comunes a todas las aplicaciones, como ser: Barra de men Barra de herramientas Barra de estado Barras de desplazamiento (vertical y horizontal) Botones de men de control de ventana (maximizar, minimizar y cerrar)

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SELECCIN DE CELDAS - RANGOS

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Antes de realizar cualquier operacin es conveniente y necesario especificar las celdas con las que va a trabajar. La seleccin se basa en pintar el conjunto de celdas, estableciendo de esa manera, rangos de trabajo, ya que la seleccin siempre implica un conjunto rectangular de celdas con ciertas caractersticas en comn. Las selecciones pueden variar (de acuerdo a las necesidades del usuario, puede ser una columna entera o un grupo de celdas sueltas), as como la forma de seleccionar. Celdas - El puntero del mouse representa una cruz blanca. Si se hace un click sobre una celda aparecer la misma con un borde, Significa que est seleccionada. Con el uso de las teclas de cursor se lograr lo mismo. Rangos - Ubicar la cruz blanca sobre la primer celda del rango, presionar el botn izquierdo del mouse y arrastrar hasta la ltima celda del rango. Filas y Columnas - Hacer click sobre el encabezado de la fila o de la columna Toda la hoja de clculo - Pulsar el botn Seleccionar todo (est en la interseccin de los encabezados de las filas y columnas) Rangos no contiguos- Mantenga presionada la tecla [CONTROL] mientras arrastra, con el mouse, en las celdas adicionales
MODIFICACIN DE DATOS

Durante la carga de informacin se pueden cometer errores, agregados o faltantes, no es necesario borrar la celda, pero s efectuar el cambio o modificacin. Normalmente lo que hara, es escribir nuevamente el dato para que Excel anule el anterior y acepte el nuevo. Este proceso, si bien es correcto, no es conveniente porque no modifica sino que re - escribe, con la carga de tiempo y trabajo que esto presupone, especialmente si lo que se quiere es modificar un nmero de la siguiente cifra 1.234.567.890. Es siempre ms conveniente utilizar los mecanismos de edicin de datos, para su modificacin, que provee el programa y que son los siguientes: Primero debe situarse en la celda a editar Luego poner el punto de insercin en la barra de frmulas mediante un click del mouse Corregir el dato y pulsar el botn de confirmacin de la barra o la tecla [ENTER] Tambin puede: Situarse en la celda a editar Luego pulsar la tecla [F2] Corregir el dato y pulsar el botn de confirmacin de la barra de frmulas o la tecla [ENTER]
FORMATOS

Excel ofrece diversas opciones para mejorar y destacar los datos de una planilla, estableciendo Formatos a la misma. El formato de una celda o de un grupo de ellas (rangos), puede aplicarse durante el proceso de edicin de una planilla o al finalizar la misma. Para facilitar el proceso de formateo, Excel incluye los mismos dentro del comando Formato del men principal, a la vez que los formatos considerados de uso intensivo se encuentran contenidos en la barra de herramientas.

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FORMATOS DE NMEROS

Al comenzar a ingresar datos numricos, los nmeros se muestran lo ms cercano posible al formato de carga del operador, esto es as gracias a que Excel establece un formato General, a todas las celdas de la hoja. Sin embargo el hecho de mostrar los nmeros lo ms cercano a la introduccin, implica para Excel observar si los formatos de los nmeros ingresados merecen ese u otros formatos ms adecuados. Por ejemplo, si Ud. ingresa un nmeros con algn smbolo monetario reconocido por Excel, este cambiar automticamente de formato general a monetario. De todas maneras se puede, en cualquier momento, modificar el formato de presentacin de los nmeros de una planilla por otros, que el operador considere necesarios o ms convenientes, a travs del comando Celdas del men Formato. Esta orden habilitar una ficha Nmero que permitir observar y elegir el formato numrico deseado. No olvide seleccionar el conjunto de celdas (rango) que desea modificar.

FORMULAS

Excel construye planillas con textos y nmeros, pero no estar realmente en su elemento Carlos Sisek Pgina 3 de 5

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mientras no tenga algo que calcular. Realmente toda la capacidad de Excel entra en funcionamiento cuando se introducen frmulas en la planilla. Excel calcular rpidamente toda la hoja cada vez que se cambien los valores de las frmulas. Una frmula puede ser simple o compleja, en ese caso recibe el nombre de funcin y, combina nmeros, con operadores matemticos como ser el signo menos (-) o con operadores lgicos como ser el signo distinto que (<>). Adems, toda frmula puede tener distintas formas segn este construida: =15+15 - frmula con nmeros =A1+B1 - frmula con referencias de celda =GASTOS*(A1-B1) - frmula con nombres de rango =RAIZ(9) - frmula compleja o funcin

Recuerde comenzar todas las frmulas con un signo igual (=).

Excel 97 ofrece la posibilidad de utilizar ttulos de fila y columna dentro de las frmulas, de esta manera se evita escribir la direccin de celda o nombrar los rangos previamente. En frmulas que combinan filas y columnas, se escribe primero el rtulo de fila seguido del rtulo de columna, todo separado por un espacio en blanco. Si algn rtulo consta de ms de una palabra debe encerrarse entre comillas. La siguiente figura contiene un ejemplo de frmulas con ttulos. Se quiere sumar, en la celda A6, el valor del primer producto con el del segundo, para el ao 1995. Los operadores de una frmula pueden ser matemticos, lgicos y de cadena, los rimeros son: + Suma - Resta * Multiplicacion / Division % Porcentaje ^ Potencia Encierre entre parntesis aquellas operaciones que Excel debe hacer primero o darle prioridad, por ejemplo, no es lo mismo =5+5*2 que =(5+5)*2. Los operadores lgicos son: <> distinto que = igual que > mayor que >= mayor o igual que < menor que <= menor o igual que Se pueden combinar los operadores lgicos con los matemticos para la construccin de frmulas ms completas.
FUNCIONES

Cuando los clculos exceden operaciones bsicas, como una simple suma, el desarrollo de la cuenta puede tornarse dificultoso. En estos casos, Excel facilita al usuario la creacin correcta de las frmulas complejas con funciones. Cada funcin tiene un nombre y puede requerir uno o ms argumentos como operadores del clculo. La diferencia entre frmulas y funciones consiste en que las frmulas las construye el usuario, en cambio las funciones, las ofrece Excel, ya estn creadas. Las funciones estn divididas Carlos Sisek Pgina 4 de 5

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en categoras. Como vimos en el ejemplo del prrafo anterior, la funcin SUMA unida a rangos (continuos o discontinuos) simplifican en gran medida las operaciones, siendo est la razn para la existencia de las mismas. El uso de funciones evita clculos extensos y complicados para el operador, acortando el tiempo de trabajo y asegurando resultados correctos. Todas las funciones poseen un nombre propio, para llamar a la funcin y permitir establecer los datos sobre los cuales debe operar. El conjunto que forman la funcin con sus datos conforman la sintaxis de funcin que debe ser respetada para que la operacin sea correcta. Esta sintaxis implica que la funcin comience con un signo igual (las funciones son frmulas no lo olvide), luego el nombre de la funcin y por ltimo, encerrado entre parntesis el Argumento, que son los datos sobre los cuales la funcin debe trabajar, pudiendo ser los mismos un nmero - un rango u otra funcin, todo sin dejar espacios o signos. =SUMA(A1:A10;B1) es una funcin correcta, tiene todos los elementos y no posee espacios. =SUMA (A1:A10;B1) no lo es, posee un espacio invalido entre la funcin y su argumento. Si la funcin precisa de varios argumentos (ver primer ejemplo), los mismos se separan mediante el operador punto y coma (;). Existen funciones especiales donde el argumento es opcional o directamente innecesario. Una funcin, al igual que la frmula, puede escribirse directamente en la celda, pero tambin puede utilizarse la barra de frmulas, el men de comandos (a travs de la orden Funcin) y la barra de herramientas, para colocar y construir correctamente una funcin en las celdas. Pulse el signo de igualdad, en la barra de frmulas, para pasar automticamente a la introduccin de la funcin en la barra. El cuadro de nombres de rango es reemplazado por una lista de las funciones ms comunes o utilizadas.

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