RELATRIO DE AUDITORIA

Contabilizao de Contratos e Convnios

Justia Eleitoral Tribunal Regional Eleitoral do Par

Secretaria de Controle Interno e Auditoria Marcos Antnio Barreiros Leo

Coordenadoria de Anlise Contbil e Orientao Gesto Samuel Marinho

Seo de Anlise Contbil e Informaes sobre Custos Gabriel Arrais Fabrcio Cordeiro Ingrid Virgulino

Justia Eleitoral Tribunal Regional Eleitoral do Par

RELATRIO DE AUDITORIA
Contabilizao de Contratos e Convnios
Ato originrio: Plano Anual das Atividades da Secretaria de Controle Interno e Auditoria (protocolo 2011/2011), aprovado pela presidncia deste Tribunal em 22 de fevereiro de 2011. Objetivo: Avaliar a segurana dos registros de contratos e convnios efetuados por meio do SIAFI e auxiliar a unidade gestora na correo de possveis falhas que possam prejudicar a transparncia das informaes contidas nos demonstrativos contbeis. Perodo abrangido pela auditoria: contratos de 2004 a 2010 e convnios de 2008 e 2009. Perodo de realizao da auditoria: planejamento de 01/03 a 01/04; execuo de 04/04 a 10/04; relatrio 13/06 a 30/06. Unidades auditadas: Seo de Contratos e Convnios SECON e Seo de Contabilidade - SCONT

Belm, 2011

APRESENTAO

O objetivo da auditoria foi a verificao dos registros no SIAFI dos contratos e convnios celebrados por este Tribunal, bem como a avaliao dos suportes documentais que embasaram tais registros. No ms de maro de 2011, os valores constantes nas contas de contratos e convnios totalizaram quase R$ 14 milhes, sendo que a maior parte desse montante encontrava-se alocado na conta de Contratos de Servios, com um valor de R$ 10,1 milhes. A contabilizao dos contratos no Tribunal sofreu importante mudana em fevereiro de 2009. Antes desse perodo, o suporte documental que embasava o registro contbil era o processo fsico encaminhado pela SECON SCONT. Buscando maior agilidade nesse fluxo, os gestores envolvidos entenderam ser melhor o envio de um e-mail para suportar documentalmente o registro contbil. Aps essa mudana, detectou-se um aumento no tempo mdio de registro contbil do contrato no SIAFI e na ausncia de registro de termos aditivos aos contratos. Alm disso, foram detectados achados relacionados execuo dos pagamentos de contratos no SIAFI e gesto do arquivamento dos seus respectivos processos. Tambm foram analisados os registros no SIAFI de convnios celebrados pelo Tribunal que envolviam transferncia de recursos da Unio. Ao analisar esses processos, detectou-se que houve ausncia de registros no Portal SICONV, e que a prestao de contas desses convnios tambm no continham um parecer final sobre a anlise das informaes prestadas. Buscando sanar tais inconsistncias, foram sugeridas algumas recomendaes como a busca por uma certificao digital das informaes, visando dar maior segurana comunicao por meio eletrnico, padronizao das inscries dos contratos no SIAFI, acompanhamento dos processos com prazo de vigncia a vencer atravs de uma planilha elaboradas para este fim e o treinamento de servidores para o efetivo uso do Portal SICONV no registro de convnios. Antes da validao das recomendaes, foi realizada reunio com os gestores envolvidos para que os mesmos manifestassem suas impresses, sobretudo acerca do impacto no modus operandi de cada unidade. Com a aspirao de que uma Auditoria Interna se configura como uma construo coletiva entre auditores e auditados, a equipe de auditoria absorveu alguns dos comentrios dos auditados, passando a consider-los no Relatrio Final, com o intuito de tornar as recomendaes mais exequveis possveis do ponto de vista operacional. Com a adoo de tais medidas, acredita-se que os principiais benefcios palpveis podem ser facilmente alcanados, dentre eles: maior fidedignidade nos registros contbeis de contratos, diminuio na quantidade de ajustes contbeis no SIAFI, o que impacta ao final na qualidade da informao contbil, arquivamento oportuno dos processos e registros de convnios no SIAFI feitos de forma automatizada com o uso do Portal SICONV.

LISTA DE SIGLAS

CAC CCF COAUDI COLIC SACIC SCIA SCONT SECON SIAC SIAFI SICONV SOFC SPEF SPIUnet STN TCU TSE

Coordenadoria de Anlise Contbil e Orientao Gesto Coordenadoria de Contabilidade e Finanas Coordenadoria de Auditoria Coordenadoria de Licitaes e Contratos Seo de Anlise Contbil e Informaes sobre Custos Secretaria de Controle Interno e Auditoria Seo de Contabilidade Seo de Contratos e Convnios Sistema de Acompanhamento de Contratos Sistema Integrado de Administrao Financeira do Governo Federal Sistema de Gesto de Convnios e Contratos de Repasse Secretaria de Oramento, Finanas e Contabilidade Seo de Programao e Execuo Financeira Sistema de Gerenciamento do Patrimnio Imobilirio da Unio Secretaria do Tesouro Nacional Tribunal de Contas da Unio Tribunal Superior Eleitoral

SUMRIO

Relatrio de Auditoria

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INTRODUO......................................................................................... 6 VISO GERAL ......................................................................................... 6 ACHADOS DE AUDITORIA ................................................................... 11 COMENTRIOS DOS GESTORES S RECOMENDAES ................... 39 CONSOLIDAO DAS RECOMENDAES........................................... 46 ANEXOS ............................................................................................... 48

INTRODUO

A Auditoria de Contabilizao de Contratos e Convnios foi idealizada e includa no Plano de Atividades de Auditoria Interna, que faz parte do Plano Anual das Atividades da Secretaria de Controle Interno e Auditoria (protocolo 2011/2011) a ser desenvolvido no exerccio 2011, aprovado pela Presidncia deste Tribunal em 22 de fevereiro de 2011. 2. A realizao do presente trabalho foi justificada pela deteco, em testes de observncia, de inconsistncias nos registros contbeis efetuados pela unidade gestora no que se refere aos contratos e convnios firmados pelo Tribunal. Levou-se em considerao tambm a materialidade dos valores envolvidos e a consequente relevncia de tais registros para a fidedignidade da Contabilidade do rgo. A importncia dessa verificao emerge da necessidade de prestar informaes reais e transparentes aos usurios da informao contbil (sociedade, controle interno e externo, TSE, STN). O trabalho foi balizado pelo arcabouo normativo do Tribunal de Contas da Unio TCU, sendo caracterizado como Auditoria de Conformidade1. Entretanto, a equipe de auditoria no se absteve de avaliar aspectos operacionais quando considerou que a anlise traria benefcios para o rgo, o que resultou inclusive em diversas recomendaes de cunho operacional.

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VISO GERAL
Uma das etapas da fase de Planejamento da Auditoria a construo da viso geral do escopo da auditagem, com o propsito de melhor delinear os objetivos e tcnicas a serem utilizadas durante a execuo dos trabalhos. A partir da viso geral, foram elencados dois objetivos centrais para nortear o trabalho de auditoria realizado: (a) avaliar a segurana dos registros de contratos e convnios efetuados por meio do SIAFI e (b) auxiliar a unidade gestora na correo de possveis falhas que possam prejudicar a transparncia das informaes contidas nos demonstrativos contbeis.

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Auditoria de Conformidade ou de legalidade, ou ainda, de regularidade: consiste na regularidade da anlise da legalidade ou regularidade das atividades, funes, operaes ou gesto de recursos, verificando se esto em conformidade com a legislao em vigor.

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Tendo em vista o tipo de auditoria realizada, a lista de legislao utilizada como critrio para a identificao dos achados extensa. Seguem os principais normativos referenciados ao longo do trabalho: a) Lei 4.320/64 Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaborao e controle dos oramentos e balanos da Unio, dos Estados, dos Municpios e do Distrito Federal; b) NBC T 16.5 Registro Contbil; c) Resoluo CFC n 750/93 Dispe sobre os Princpios Fundamentais de Contabilidade; d) Resoluo CFC n 1.111/07 Interpretao dos princpios fundamentais de contabilidade sob a perspectiva do setor pblico e) Decreto n 6.170/2007 - Dispe sobre as normas relativas s transferncias de recursos da Unio mediante convnios e contratos de repasse, e d outras providncias; f) Portaria Interministerial n 127/2008 - Estabelece normas para execuo do disposto no Decreto n 6.170, de 25 de julho de 2007, que dispe sobre as normas relativas s transferncias de recursos da Unio mediante convnios e contratos de repasse, e d outras providncias; g) Macrofunes do Manual SIAFI; h) Resoluo TRE/PA n 4.875/2010 - Institui o Regulamento da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do estado do Par. i) Portaria n 7.670 CC TRE/PA, Anexo I Plano de Classificao de Documentos de Arquivo.

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A estrutura organizacional das unidades auditadas apresenta-se da seguinte maneira: a Seo de Contratos e Convnios SECON est subordinada Coordenadoria de Licitaes, Contratos e Convnios COLIC, unidade sob a direo da Secretaria de Administrao. A Seo de Contabilidade SCONT e a Seo de Programao e Execuo Financeira SPEF subordinam-se hierarquicamente Coordenadoria de Contabilidade e Finanas CCF, que tem a Secretaria de Oramento e Finanas e Contabilidade como dirigente. Por fim, a SACIC Seo de Anlise Contbil e Informaes sobre Custos, responsvel pela execuo da auditoria, est sob a coordenao da CAC Coordenadoria de Anlise Contbil e Orientao Gesto, unidade pertencente Secretaria de Controle Interno e Auditoria. Abaixo o desenho resumido da estrutura organizacional de cada uma das sees:
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Figura 1: Estrutura organizacional das unidades envolvidas na auditoria

SA SECON
Chefe de Seo Assistente

SOF SCONT
Chefe de Seo Assistente Tcnico

SCIA SPEF
Chefe de Seo 2 Assistentes 2 Analistas 2 Tcnicos

SACIC
Chefe de Seo Assistente

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Contas contbeis envolvidas e informaes financeiras: o volume financeiro objeto da presente auditoria de quase de R$ 14 milhes, dividido em contratos de servios, aluguis e fornecimento de bens. Sendo assim, a equipe de auditoria vislumbra o atendimento aos principais eixos de critrio de seleo do objeto de auditoria, quais sejam: (i) grande potencial de agregao de valor com a correta contabilizao desses contratos, (ii) materialidade do objeto selecionado devido ao grande volume financeiro movimentado e (iii) relevncia, uma vez que o gasto pblico assunto pblico e de grande interesse da sociedade. Segue abaixo o quadro discriminativo dos valores envolvidos tendo como referncia o ms base de fevereiro de 2011, bem como a quantidade de contratos existentes em cada modalidade: Tabela 1: Representatividade das Contas Auditadas
Conta 199720200 199720300 199720400 Somatrio Descrio Contrato de Servios Contrato de Aluguis Contrato de Fornecimento de Bens Valor Qntde de contratos* R$ 10.132.606,11 126 R$ 2.007.840,74 66 R$ 1.854.585,12 63 255

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R$ 13.995.031,97

*No inclui contratos com saldos zerados. Informaes de maro/2011.

Fonte: SIAFI

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Por sua vez, o volume financeiro na conta de convnios a aprovar (1.9.9.6.2.05.00) apresentava em maro do ano corrente um montante de R$1,1 milho, referentes a dois convnios objeto da Auditoria, quais sejam: Polcia Militar/PA e Alfasol. Grupos de interesse: para identificar de forma apropriada as partes interessadas no processo de registro e contabilizao de contratos e convnios, bem como seus interesses na temtica, utilizaremos a tcnica de anlise de atores (stakeholder). Segundo a Portaria TCU n 05/2002, Stakeholder so pessoas, grupos ou instituies com interesse em algum programa ou projeto e inclui tanto aqueles envolvidos quanto os excludos do processo de tomada de deciso. A seguir apresentado o quadro com a anlise Stakeholder do processo de registro e contabilizao de contratos e convnios: Tabela 2: Partes interessadas no objeto auditado
STAKEHOLDER Seo de Contratos e Convnios - SECON Interesse do Stakeholder no Processo Papel do Stakeholder no Processo

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- Que no ocorra nenhuma problema na - Repassar as informaes sobre contratos, seus contabilizao dos contratos por falta de aditivos e apostilamentos SCONT para fins de repasse se informaes pela seo. registro - Registrar quaisquer alteraes nos contratos mantendo-os atualizados, evitando problemas no momento do pagamento; - Verificar contas pendentes para dar baixa.

- Receber as informaes sobre os contratos e suas alteraes para fins de Seo de Contabilidade - registro no SIAFI. SCONT - Que as contas de compensado possam servir efetivamente de controle para a seo com o correto registro contbil. - Que os dados dos contratos estejam Seo de Programao e atualizados no SIAFI, evitando casos de Execuo Financeira - SPEF insuficincia de caixa para pagamento - Que a contabilizao e pagamento reflitam o que consta no processo do Seo de Anlise Contbil e contrato; Informaes Sobre Custos - Que no ocorram problemas no SACIC pagamento evitando desperdcio de trabalho pela SPEF e SCONT.

- Realizar a execuo financeira com os dados fornecidos pela Contabilidade.

- Acompanhar todo o fluxo do processo, auditando e sugerindo melhorias.

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Para o levantamento dos dados a serem auditados, foi utilizada a tcnica de amostragem do tipo no estatstica (por julgamento), que caracterizada pela determinao da amostra com base na experincia da equipe de auditoria e seu conhecimento do objeto auditado. A definio da amostragem para a auditoria de contratos e convnios foi definida atravs dos seguintes critrios: pesquisa no SIAFI de contratos com

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registro de Notas de Lanamento NL de baixa de saldo nas contas de contratos e registros complementares aos pagamentos, contratos com saldos inalterados desde o encerramento do exerccio de 2008 e materialidade dos valores dos contratos. 18. Aps essa anlise, chegou-se a um quantitativo de 33 contratos analisados, o que corresponde a um percentual de pouco mais de 29,4% sobre os totais de contratos em maro de 2011. Tabela 3: Amostra selecionada por conta contbil
N Ordem Tipo de Contrato 1 Seguros 2 Servios 3 Aluguis 4 Fornec. de Bens Soma e Mdia Amostra 2 20 7 4 33 % / Total* 20,4% 10,8% 57,1% 29,4%

* Total de contratos levantado em maio/2011 (excetuados os saldos zerados)

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Alm da amostragem, durante a execuo das anlises de auditoria foram utilizadas, principalmente, as seguintes tcnicas de auditoria: exame documental, conferncia de clculo, entrevista, anlise de contas contbeis, mapeamento de processos, anlise stakeholder, exame documental via sistemas informatizados e rastreamento. A concluso de todo o trabalho de planejamento, onde possa ser claramente visualizado o escopo da auditoria com suas questes, informaes requeridas, fontes de informao, tcnicas utilizadas e achados decorrentes podem ser resumidamente identificados na Matriz de Planejamento constante no Anexo I deste relatrio.

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ACHADOS DE AUDITORIA
Aps a anlise dos processos selecionados na amostragem e levando em considerao os requisitos bsicos para a apresentao de um achado (relevncia, fundamentao em evidncias, objetividade e embasamento de propostas), a equipe de auditoria identificou 14 (quatorze) achados, sendo 11 (onze) destes relativos a contratos e o restante a convnios. A seguir demonstraremos como a equipe de auditoria formulou suas concluses iniciais acerca dos achados da auditoria, da forma como foram apresentados na reunio de apresentao dos resultados realizada com as unidades auditadas no dia 21 de junho de 2011. A Figura 2 ilustra como ocorre o processo de anlise de um achado de auditoria. Figura 2: Processo de composio de um achado de auditoria
Critrio de auditoria o que deveria ser

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23.

Situao encontrada o que

Achado decorre da comparao de o que , com o que deveria ser, comprovado por evidncias Concluso sobre o achado

Elaborao das Recomendaes

Proposta de encaminhamento seguida dos respectivos benefcios

Fonte: Manual de Auditoria de Conformidade

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Para um claro entendimento da apresentao dos achados, necessrio um esclarecimento acerca dos seguintes conceitos que permearo os tpicos seguintes:

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a) Critrio de auditoria: o padro de desempenho ou de aderncia norma, que o objeto auditado deveria alcanar. Em outras palavras, critrio o padro no qual o objeto auditado deveria estar contido. b) Condio: a situao existente, identificada e documentada durante a auditoria. c) Causa: a razo da diferena entre a condio e o critrio. A causa servir de base para as deliberaes propostas. d) Efeito: a consequncia da diferena constatada pela auditoria entre condio e critrio. O efeito indica a gravidade da situao encontrada e determina a intensidade da ao corretiva. e) Evidncias: so informaes obtidas durante a auditoria e usadas para fundamentar os achados. O conjunto de achados ir respaldar as concluses do trabalho. A equipe deve esforar-se para obter evidncias de diferentes fontes e de naturezas diversas, porque isso fortalecer as concluses. 25. Ressaltamos que as evidncias foram extradas de papis de trabalho que esto devidamente organizados e arquivados em meio eletrnico na Seo de Anlise Contbil e Informaes Sobre Custos SACIC, conforme preceitua o item 12.1.2.1 da NBCT 12, que normatiza o instituto da Auditoria Interna. Em tpico posterior, sero expostos os comentrios dos gestores no tocante s possveis dificuldades operacionais em relao s recomendaes propostas pela Auditoria. Por fim, considerando os comentrios dos gestores s propostas iniciais de recomendao, a Auditoria condensar em tpico conclusivo as recomendaes reformuladas. A lista dos principais achados de auditoria que sero discorridos no relatrio a que se segue: Achados referente anlise de contratos:

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28.1

a) Tempo de registro de contrato no SIAFI tendo o e-mail como suporte quase 5 vezes maior do que quando o suporte era o processo fsico; b) Ausncia de Registro de Termo Aditivo;

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c) Ausncia de registro de apostilamento referente a ajuste contratual; d) Execuo de contratos no subsistema CPR por meio do documento hbil NP; e) Registros referentes a mais de um contrato em conta-corrente; um mesmo

f) Registro por NL de valores complementares em contas de contrato, efetuados com base no saldo da NE para possibilitar a execuo do pagamento; g) Baixa de saldo em contrato por meio de NL sem a indicao de suporte documental; h) Suporte documental de contrato encerrado no arquivado na Contabilidade; i) Arquivo na CCF de processo referente a contrato sem a baixa de saldo remanescente; j) Falhas nos controles internos referentes disponibilizao de informaes sobre contratos e seus termos aditivos; k) Dificuldade em coletar assinatura de fornecedores de outros Estados, gerando maior lapso temporal da assinatura publicao do contrato e, conseqentemente, ao seu registro; 28.2 Achados referente anlise de convnios: l) Despesas com o convnio n 04/2009 vinculadas ao oramentria cuja finalidade no possui relao com o objeto do convnio; m) Registros em contas de convnios no SIAFI no refletidos por meio do SICONV; n) Arquivamento de processo de convnio pendente de anlise de prestao de contas;

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Passa-se a discorrer agora sobre os achados da auditoria na ordem acima apresentada, buscando-se relat-los na seguinte estrutura: 1) o(s) critrio(s) de auditoria; 2) condio; 3) evidncias; 4) causa; 5) efeito; 6) recomendaes e propostas de encaminhamento; 7) benefcios esperados da proposta.

a) ACHADO: Tempo de registro de contrato no SIAFI tendo o e-mail como suporte quase 5 vezes maior do que quando o suporte era o processo fsico. a.1) Critrios de Auditoria: 30. Resoluo CFC n 750/1993, Art. 6 e 9 (Princpios da Oportunidade e Competncia).

a.2) Condio: 31. O tempo mdio de registro de contrato nos processos analisados onde o processo era o suporte foi de 1,5 dia enquanto por e-mail o tempo mdio de registro de 6,2 dias.

a.3) Evidncias de Auditoria: 32. Para que fosse possvel determinar a condio do presente achado, foi realizado um trabalho estatstico sobre a anlise dos papis de trabalho de todos os contratos auditados. Antes de detalhar a descrio das evidncias, importante analisar os grficos a seguir que apresentam o comportamento da quantidade de dias gastos para os registros dos contratos tendo como suporte documental o contrato ou o e-mail.

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Grfico 1: Disperso do Registro - Processo

Grfico 2: Disperso do Registro E-mail

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Registro por Processo

25 20 15 10 5 0 0 5 10 15 20 25

Registropor por Mail Registro E-mail

25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 0 5 10 15 20 25

Dias

Dias

Registros

Registros

Fonte: Dados Estatsticos da Auditoria

Fonte: Dados Estatsticos da Auditoria

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Percebe-se com a anlise dos grficos que o registro tendo o processo como suporte documental ocorre de maneira mais equilibrada, sendo a linha de disperso mais suave, o que nos remete concluso de que o registro mais confivel e tempestivo. Quando o e-mail o meio de comunicao para a realizao de registros a linha de registro bem dispersa, com altos e baixos, demonstrando um desequilbrio ocasionado pela fragilidade desse tipo de comunicao conforme ser demonstrado ainda nessa seo de evidncias. Em cada papel de trabalho foi extrado a mdia de dias do(s) registro(s) usando o processo como suporte documental. A mesma estatstica foi realizada com o e-mail como suporte documental. De posse das mdias de cada contrato, foi extrada a mdia das mdias para que se pudesse chegar aos dados apresentados na condio. Importante ressaltar que foram desconsiderados os fins de semana, feriados e os perodos de recesso como forma de se obter a informao mais fidedigna possvel. A equipe de auditoria tambm realizou uma avaliao acerca da utilizao do e-mail como instrumento de comunicao utilizado para fazer o registro de contrato ou termo aditivo no SIAFI. Detectou, alm do aumento no lapso temporal destacado no achado, falhas que contribuem para a intempestividade do registro e que demonstram sua fragilidade enquanto suporte de registro contbil: a) ocorrncia de e-mails solicitando desconsiderao de mensagens anteriores por erro no envio do anexo como nas mensagens para registro do contrato 015/2009, em 08/05/2009, registro do contrato

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36.

37.

38.

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71/2008 em 14/01/2011 e registro do 5 termo aditivo do contrato 046/2006; b) envio de um mesmo termo aditivo para registro mais de uma vez em diferentes datas, como ocorreu com o 6 termo aditivo do contrato 010/2003, enviado para registro nos dias 12 e 14 de maio de 2009; envio de um mesmo termo aditivo por diferentes servidores para registro, situao encontrada tambm no exemplo anterior; encaminhamento de e-mail para registro de contrato sem o devido arquivo em anexo como ocorreu com as mensagens encaminhadas SOFC no dia 07/01/2010 para registro do contrato 079/2009, dia 20/01/2010 para registro do 2 termo aditivo ao contrato 064/2007. o arquivo da intranet tem sido usado em alguns casos como suporte documental, mesmo quando esse arquivo no enviado por e-mail, conforme pode-se extrair da mensagem encaminhada por servidor da SCONT SECON em 30 de maro de 2010 e mensagem enviada de servidor da SCONT para servidor da SECON em 14/01/2010. Corrobora essa informao mensagem originada da CCF; pela anlise do banco de e-mails disponibilizados Equipe de Auditoria, no h uma padronizao no de para das mensagens eletrnicas que comunicam assinatura de contratos e/ou termos aditivos para que os mesmos sejam registrados no SIAFI. H uma diversidade de destinatrios e remetentes que varia de mensagem para mensagem. Da mesma forma, no foi detectada uma determinao ntida de quem o responsvel pelo registro, quem deve ser informado de que esse registro foi realizado e quais as informaes devem ser repassadas aps efetuado o registro.

c) d)

e)

f)

a.4) Causa: 39. a.5) Efeitos 40. (1) aumento no tempo mdio de registro de contratos no SIAFI e (2) maior incidncia de erros nos registros, com maior incidncia na utilizao de registros complementares por meio de NL. Fragilidade do e-mail como suporte documental.

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a.6) Recomendao e Proposta de Encaminhamento: 41. Recomendao 1: Adotar o processo fsico como suporte documental hbil para a realizao dos registros contbeis de contratos e seus termos aditivos. A recomendao direcionada SECON para que passe a enviar o processo fsico SCONT com a finalidade de subsidiar o registro de contrato e seus termos aditivos no SIAFI. Ao efetuar os registros no SIAFI a SCONT deve faz-lo por meio do processo fsico como suporte documental, sem a necessidade, no entanto, de retirar cpias dos contratos ou termos aditivos para fins de compor a Conformidade de Registros de Gesto.

42.

a.7) Benefcios Esperados da Proposta:

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(1) diminuio na quantidade de ajustes contbeis, (2) maior tempestividade no registro do contrato e TA, (3) diminuio de retrabalho na SPEF e SCONT, (4) facilita o trabalho da setorial contbil e do controle interno, na medida em que no processo fica um rastro auditvel do registro efetuado, (5) diminui o risco de restries contbeis e (6) atendimento perspectiva de diminuio de consumo de papel, em sintonia com a poltica de preservao ambiental.

b) ACHADO: Ausncia de Registro de Termo Aditivo b.1) Critrios de Auditoria: 44. Res. CFC 750/1993, Art. 6 e 9 (Princpios da Oportunidade e Competncia), Res. CFC n 1.111/2007, Itens 1.3 e 1.6, Lei 4.320, Arts. 85, 87 e 89; Conformidade contbil: cdigo de restrio 156.

b.2) Condio: 45. Ausncia de registro de termo aditivo na respectiva conta de ativo compensado.

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b.3) Evidncia de Auditoria: 46. Evidncias: esse achado foi encontrado em 05 registros durante a anlise de 04 contratos a saber: 046/2005, 021/2006, 040/2006 e 21/2009. As ausncias identificadas se deram da seguinte maneira: 03 (trs) ausncias de registros ocorreram na fase do e-mail como suporte documental e 02 (duas) na poca do processo fsico como suporte. As ausncias de registros foram identificadas por meio do confronto das informaes dos termos aditivos no processo com os registros realizados no SIAFI.

47.

b.4) Causa 48. O achado ocorreu por: a) processo que foi enviado Contabilidade, onde no constou a informao do respectivo registro e b) ausncia no banco de dados de e-mails disponibilizados para a Auditoria do encaminhamento do instrumento da SECON SCONT.

b.5) Efeitos 49. (1) falta de fidedignidade na informao contbil, (2) ocorrncia de registros complementares por insuficincia de saldo na conta de contrato, (3) gera dificuldades ao setor de pagamento que, ao tentar executar o pagamento verifica no existir saldo na conta de contrato e (4) inobservncia ao Princpio da Oportunidade e Competncia.

b.6) Recomendao e Proposta de Encaminhamento 50. Recomendao 1: exposta no tpico encaminhamento mencionada no tpico 42. 41, com a proposta de

b.7) Benefcios esperados da proposta 51. Os mesmos benefcios elencados no tpico 43.

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c)

ACHADO: Ausncia de registro de apostilamento referente a ajuste contratual

c.1) Critrios de Auditoria: 52. Res. CFC 750/1993, Art. 6 e 9 (Princpios da Oportunidade e Competncia), Res. CFC n 1.111/2007, Itens 1.3 e 1.6,Lei 4.320, Arts. 85, 87 e 89 e Conformidade contbil: cdigo de restrio 156

c.2) Condio: 53. Houve apostilamento envolvendo reajuste de contrato no registrado na Contabilidade.

c.3) Evidncia de Auditoria: 54. 55. Foi detectada uma ocorrncia de ausncia de reajuste no universo da amostra selecionada, que foi o contrato de nmero 053/2009. A ausncia de registro de apostilas, assim como nos termos aditivos, foi identificada por meio da comparao dos documentos constantes no processo com os registros realizados via SIAFI. Apesar de apenas uma ocorrncia, a equipe de auditoria considerou importante a incluso desse achado para que se tome o devido cuidado tambm com a contabilizao de apostilas, principalmente por se tratar de um registro mais simplificado, no intuito de evitar novas ausncias.

56.

c.4) Causa 57. Considerando a sistemtica atual, no constou no banco de dados de e-mails dispobinilizados para a Auditoria o encaminhamento do instrumento de reajuste da SECON SOF.

c.5) Efeitos 58. (1) Inobservncia ao Princpio da Oportunidade e Competncia, (2) informao contbil prejudicada, (3) valor do contrato informado no corresponde ao fato contbil e (4) atraso para a execuo do pagamento

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c.6) Recomendao e Proposta de Encaminhamento 59. Recomendao 1: exposta no tpico encaminhamento mencionada no tpico 42. 41, com a proposta de

c.7) Benefcios esperados da proposta 60. Os mesmos benefcios elencados no tpico 43.

d) ACHADO: Execuo de contratos no subsistema CPR por meio do documento hbil NP d.1) Critrio de Auditoria: 61. Lei 4.320/64, Arts. 87 e 105, (2) Macrofuno SIAFI 020323 - Contas a Pagar e a Receber - CPR, Item 3.2, (3) NBCT 16.5, Item 14 e (4) Manual SIAFI: Transao CONDOCHAB (NO exige contrato enquanto o NP no exige)

d.2) Condio: 62. Ajuste em conta de contrato feito por meio de NL para gerar reflexo na conta contbil.

d.3) Evidncia de Auditoria: 63. A utilizao de documento incorreto para a execuo do pagamento foi situao encontrada em 06 (seis) contratos. No contrato n 094/2006, por exemplo, houve baixa de saldo em conta de contrato atravs da 2011NL000181. Isso ocorre por ter sido executado um pagamento atravs de NP quando deveria ser utilizado o documento NO, para que houvesse a baixa automtica na conta de compensado. Situaes semelhantes foram registradas tambm nos contratos 021/2006, 040/2006, 025/2007, 022/2010 e 099/2010.

64.

d.4) Causa

20

65.

Utilizao no CPR de instrumento incorreto no momento de se realizar o pagamento dos servios referentes ao contrato. Essa falha pode ser ocasionada por (1) ausncia de registros de termos aditivos ou apostilamentos, (2) falta de padronizao nas inscries genricas que individualizam os contratos e (3) falha na rotina de consulta prvia aos favorecidos com contrato no momento do pagamento.

d.5) Efeitos 66. (1) saldos incorretos e inconsistentes nas contas contbeis, (2) aumento de demanda SCONT, (3) fragiliza o controle do SIAFI, (4) restrio na conformidade contbil do rgo e (5) Aumento da incidncia do uso de NL para baixa de saldo.

d.6) Recomendaes e Propostas de Encaminhamento 67. 68. Para esse achado a Auditoria elaborou duas recomendaes, que se complementam, cujas propostas de encaminhamento so s Sees da CCF: Recomendao 2: Padronizar a individualizao de contratos por meio de inscries genricas (IG), atravs da utilizao do modelo RCPANNNAA, onde NNN= nmero e AA= ano do contrato, para facilitar a execuo dos pagamento de contratos por meio do CPR. Recomendao 3: Consultar, previamente execuo dos pagamentos de contratos no CPR, o controle de Inscrio Genrica padronizado pela SCONT (esse controle ser apresentado na recomendao do prximo achado). As propostas de encaminhamento so, respectivamente: SCONT para que padronize as inscries genricas, inicialmente dos novos contratos, de acordo com o formato proposto, e elabore cronograma de migrao das inscries genricas dos contratos atuais para o novo formato a ser utilizado. SPEF para que realize uma consulta prvia ao controle das inscries genricas a ser alimentado pela SCONT para se certificar se existe ou no contrato cadastrado para o fornecedor em questo, de modo a garantir tambm, no nvel de execuo, a correta individualizao dos contratos.

69.

70. 71.

72.

d.7) Benefcios esperados das propostas

21

73.

Para a Recomendao 2 apresenta-se os seguintes benefcios: (1) reduo no uso de NLs para ajustes contbeis, (2) melhora o controle das contas de compensado no SIAFI, (3) facilita a verificao da existncia de contrato para pagamento por parte da SPEF, (4) possibilidade de eliminao de realizao de pagamentos por NP quando existir contrato que exija pagamento por NO, (5) diminui o risco de restries contbeis e (6) aumento da fidedignidade dos registros contbeis. J para a Recomendao 3 podem ser elencados os seguintes benefcios: (1) evita o pagamento no CPR com o instrumento indevido (NP em vez de NO) e (2) agiliza a rotina de verificao de existncia de contrato para a execuo de pagamentos. ACHADO: Registros referentes a mais de um contrato em um mesmo conta-corrente.

74.

e)

e.1) Critrios de Auditoria: 75. Macrofuno SIAFI 02.06.00 - Plano de Contas: Item 4.1.3.32.14.

e.2) Condio: 76. Ocorrncia de registro no conta-corrente de um contrato referente a um contrato diverso.

e.3) Evidncia de Auditoria: 77. 78. Foram detectadas evidncias desse achado nos contratos 18/2004, 46/2005, 73/2006, 25/2007, 86/2008, 118/2008 e 017/2010. Em anlise detida no movimento das contas dos contratos no SIAFI, foi detectado registro de mais de um contrato em um mesmo conta corrente, dificultando sensivelmente a anlise dos contratos por no haver, nesses casos, um tratamento adequado da individualizao desses contratos. Como exemplo, no contrato 118/2008 (registrado atravs do conta corrente 05588494000190, na conta de contratos 1.9.9.7.2.02.00) foram identificados registros dos contratos 122/2008, 20/2010 e 24/2010, atravs de lanamentos efetuados pela 2009NL000056, 2011NL000068 e 2011NL000089.

79.

22

e.4) Causa 80. e.5) Efeitos: 81. (1) falta de individualizao do conta corrente do SIAFI por contrato e (2) falta de padronizao dos contas correntes e (3) aumento da incidncia de erro no momento da execuo do pagamento pela SPEF. Individualizao do contrato feito por CPF/CNPJ do contratado e no por inscrio individualizada.

e.6) Recomendao e Proposta de Encaminhamento

82.

Recomendao 2 e Recomendao 3: expostas nos tpicos 68 e 69 com as propostas de encaminhamento citadas nos tpicos 71 e 72.

e.7) Benefcios esperados da proposta 83. Os benefcios esperados so os mesmos elencados nos tpicos 73 e 74.

f)

ACHADO: Registro por NL de valores complementares em contas de contrato, efetuados com base no saldo da NE para possibilitar a execuo do pagamento.

f.1) Critrios de Auditoria: 84. (1) Res. CFC 750/1993, Art. 6 e 9 (Princpios da Oportunidade e Competncia), (2) Res. CFC n 1.111/2007, Itens 1.3 e 1.6, (3) Macrofuno SIAFI 020323 - Contas a Pagar e a Receber - CPR, Item 3.2 e (4) NBCT 16.5, Item 10.

f.2) Condio:

23

85.

Registro de valores atravs de NL para reforar o saldo em conta de contrato e possibilitar o pagamento de fornecedores.

f.3) Evidncia de Auditoria: 86. Os achados foram embasados em evidncias encontradas nos contratos 46/2005, 21/2006, 40/2006, 74/2006, 12/2007 e 71/2008.

87.

Tomando como exemplo o contrato 71/2008, foi detectado atravs da 2010NL000441 um registro de valor complementar s 14h58min do dia 02/09/2010, para compor um saldo de forma que fosse possvel realizar o pagamento atravs da 2010NS4072 que ocorreu na mesma data s 15h17min.

88.

J no caso do contrato 12/2007, a diferena temporal entre o registro do valor complementar e o pagamento subsequente de apenas 02 (dois) minutos, restando claro o ajuste feito exclusivamente em decorrncia da inexistncia de saldo suficiente para executar o pagamento devido.

f.4) Causa 89. A principal causa se relaciona a falta de registro de TA ou apostilamento referente a reajuste ou repactuao que, por sua vez, decorre de falha na comunicao do suporte documental entre a SECON e a SOF.

f.5) Efeitos 90. (1) gera registros complementares por insuficincia de saldo na conta do contrato, (2) atraso e retrabalho ao setor de pagamento que, ao executar o pagamento, verificou no existir saldo na conta do contrato e (3) retrabalho para a Seo de Contabilidade na anlise de composio dos saldos das contas de contratos antes de fazer registro complementar

f.6) Recomendao e Proposta de Encaminhamento 91. Recomendao 1 exposta no tpico 41 com a proposta de encaminhamento mencionada no tpico 42.
24

f.7) Benefcios esperados da proposta 92. Os benefcios esperados so os constantes no tpico 43.

g) ACHADO: Baixa de saldo em contrato por meio de NL sem a indicao de suporte documental. g.1) Critrios de Auditoria: 93. (1) NBCT 16.5, Item 10 e (2) Macrofuno SIAFI 140436 - Transao NL - Nota de Lanamento por Evento, Item 1.

g.2) Condio: 94. Ocorrncia de registro por meio de NL sem a indicao de suporte documental devido.

g.3) Evidncia de Auditoria: 95. Foram encontradas evidncias do uso de NL para realizar baixa de saldo em contratos sem que o operador estivesse munido do suporte documental devido para realizar a transao. Foi o que se identificou nos contratos 018/2004, 046/2005, 080/2006, 011/2008, 096/2008, 048/2009 e 116/2010. Os saldos desses contratos foram baixados pelo trmino do prazo de vigncia contratual. No entanto, como no contrato 120/2008, o saldo de

96.

25

contrato foi baixado sem a devida observncia do processo, uma vez que segundo o Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos SADP, o contrato estava em tramitao da COLIC para a SENGE, sendo encaminhado para a SOFC com vista anulao de empenho apenas em 03/12/2010, quando o saldo j tinha sido baixado no SIAFI. g.4) Causa 97. Ausncia de sistemtica prvia para acompanhamento do prazo de vigncia e baixa de saldos de contratos, de forma a permitir que a Contabilidade tenha acesso ao suporte documental no momento do registro de baixa

g.5) Efeitos 98. Fragilidade do servio contbil que passa a ser efetivado com base em outras informaes que no o devido suporte documental.

g.6) Recomendao e Proposta de Encaminhamento 99. Recomendao 4: Efetuar baixa de saldo em contas de contrato somente munido do devido suporte documental. SCONT para que gerencie a planilha de controle de inscries genricas e vigncia de contratos de maneira proativa, sempre acompanhando os contratos com validade prxima do fim. Com esse controle a seo poder solicitar os processos tempestivamente para realizar baixa de saldo quando necessrio.

100.

g.7) Benefcios esperados da proposta 101. (1) Aumenta a segurana do registro contbil, evitando baixa de saldos indevidos, (2) possibilita a verificao de possveis pendncias no processo e (3) auxilia no trmite de arquivamento do processo aps a baixa.

h) ACHADO: Suporte documental de contrato encerrado no arquivado na Contabilidade

26

h.1) Critrios de Auditoria: 102. Portaria n 7.670 CC TRE-PA, Anexo I, Classe 071 Despesa (Tabela de temporalidade.

h.2) Condio: 103. Falta de verificao de processo referente a contrato no vigente no arquivado na seo de contabilidade.

h.3) Evidncia de Auditoria: 104. Foram identificados dois tipos de evidncias: (1) contratos no vigentes e no arquivados e (2) contratos arquivados fora da CCF. O primeiro caso engloba 50% dos contratos analisados com vigncia encerrada. O segundo caso, por seu turno, abrange 21% dos contratos, e 29% dos contratos, a ttulo de informao, foram devidamente arquivados na CCF. A visualizao dessa evidncia pode ser acompanhada no grfico abaixo: Grfico 3: Evidncias de Auditoria do Achado h
Contratos no-vig. e no arquivados

29% 50% 21%

Contratos arquivados fora da CCF Contratos devidamente arquivados

105.

Representam o primeiro grupo os contratos 007/2005, 046/2005, 008/2006, 118/2008, 120/2008, 041/2009, 049/2009, 081/2009, 017/2010, 057/2010, 099/2010 e 116/2010. As evidncias do segundo grupo foram encontradas nos contratos 053/2010, 027/2008, 086/2008, 094/2008 e 096/2008.

h.4) Causa 106. Falta de etapa no processo de contabilizao de contrato que permita a identificao de contratos no vigentes.

27

h.5) Efeitos 107. (1) suporte documental gerenciado de forma incorreta e (2) dificulta a realizao de baixa de registros contratuais de contratos no vigente de forma tempestiva.

h.6) Recomendao e Proposta de Encaminhamento 108. Recomendao 5: Criar mecanismo de controle que possibilite o acompanhamento dos prazos de vigncia dos contratos, com vistas a otimizar o resguardo da informao contbil e obedincia tabela de temporalidade SCONT para que implemente controles internos que permitam a visualizao das vigncias contratuais, visando ao aperfeioamento do controle contbil no que se refere verificao e baixa de possveis saldos remanescentes, bem como o aumento do ndice de processos arquivados na forma exigida pela tabela de temporalidade vigente no Tribunal.

109.

h.7) Benefcios esperados da proposta 110. (1) possibilita registros contbeis oportunos e realizados na competncia devida, (2) oportuniza um acompanhamento da vigncia dos contratos para arquivamento de acordo com a tabela de temporalidade adotada pelo Tribunal e (3) possibilita a eliminao de contratos no vigentes arquivados em local diverso da CCF. ACHADO: Arquivo na CCF de processo referente a contrato sem a baixa de saldo remanescente

i)

i.1) Critrios de Auditoria: 111. Res. CFC 750/1993, Art. 6 e 9 (Princpios da Oportunidade e Competncia), (2) Res. CFC n 1.111/2007, Itens 1.3 e 1.6 e (3) NBCT 16.5, Item 11.

28

i.2) Condio: 112. Arquivamento provisrio de processo de contrato no vigente sem a verificao prvia de existncia de saldo remanescente

i.3) Evidncia de Auditoria: 113. A manuteno de saldos alongados em contas de contrato foi evidncia encontrada nos contratos 007/2005, 046/2005, 073/2006, 011/2008, 017/2010 e 099/2010. A ttulo de exemplo, o contrato 073/2006 teve sua vigncia encerrada em fevereiro de 2007, foi arquivado em junho de 2008 e at 17 de maio de 2011, quando foi analisado pela Auditoria, ainda existia um saldo residual de R$ 2.779,77 em seu conta corrente.

114.

i.4) Causa 115. Pode-se elencar duas causas principais que so: (1) arquivamento do processo sem uma anlise do saldo contbil referente ao contrato e (2) ausncia no mapa de processo de rotina para verificao de saldo contbil remanescente antes do arquivamento.

i.5) Efeitos 116. (1) Inobservncia ao Princpio da Oportunidade e Competncia, (2) informao contbil prejudicada, informando contratos que na realidade no mais existem e (3) saldo alongado em conta de contrato j encerrada.

i.6) Recomendaes e Propostas de Encaminhamento 117. Para esse achado a Auditoria relaciona duas recomendaes que se complementam:

29

118. 119.

Recomendao 5: exposta no tpico 108 com encaminhamento mencionada no tpico 109.

a proposta

de

Recomendao 6: Implementar rotina prvia ao arquivamento dos processos de contratos, que possibilite a verificao e baixa de possveis saldos residuais, conforme sugerido pela Equipe de Auditoria por meio do Mapa de Processos (Anexos III e IV). SCONT para adoo do fluxo processual sugerido pela equipe da Auditoria.

120.

i.7) Benefcios esperados das propostas 121. (1) Possibilita registros contbeis oportunos e realizados na competncia devida, (2) oportuniza um acompanhamento da vigncia dos contratos para arquivamento de acordo com a tabela de temporalidade adotada pelo Tribunal, (3) possibilidade de eliminao de contratos no vigentes arquivados em local diverso da CCF, (4) possibilidade de eliminao de saldos alongados em contas de contratos e (5) aumento da fidedignidade dos registros contbeis. ACHADO: Falhas nos controles internos referentes disponibilizao de informaes sobre contratos

j)

j.1) Critrios de Auditoria: 122. Objetivo n 3 do Projeto Aperfeioamento da Fiscalizao de Contratos da Secretaria de Administrao do TRE-PA.

j.2) Condio: 123. Contratos analisados no cadastrados no Sistema de Acompanhamento de Contratos SIAC e informaes disponibilizadas pela consulta de contratos vigentes e no vigentes na intranet no apresentadas em sua totalidade.

30

j.3) Evidncia de Auditoria: 124. Os contratos no cadastrados no SIAC no momento de sua anlise foram: 021/2006, 073/2006, 094/2006, 053/2007, 011/2008, 027/2008, 086/2008, 094/2008, 096/2008, 118/2008, 120/2008, 041/2009, 048/2009, 053/2009, 081/2009 e 116/2010. Vale ressaltar que a SECON adotou como poltica inicial de uso do SIAC o cadastramento dos contratos vigentes no referido sistema, conforme informado no Relatrio de Auditoria de Gesto. Dos contratos acima elencados, apenas o contrato n 053/2009 no tinha sido cadastrado no SIAC at a concluso de sua anlise em 17/05/2011. Outra evidncia que refora o achado que as informaes dos contratos cadastrados no SIAC so apresentadas de maneira incompleta, uma vez que os termos aditivos e apostilamentos no esto sendo cadastrados no sistema. O mesmo problema de dados incompletos ocorre com os contratos vigentes e no vigentes disponibilizados na intranet. Apesar de ser apresentado um breve relato do histrico dos contratos e termo(s) aditivo(s), o usurio s consegue realizar o download integral do ltimo termo aditivo ao contrato, ou do contrato, caso no haja termo aditivo.

125.

126.

127.

j.4) Causa 128. j.5) Efeitos 129. (1) insuficincia de informaes para considerar o SIAC e intranet como suporte documental possvel para registros contbeis, (2) mesma informao em fontes diversas, (3) contratos no informados via SIAC ou informados com dados incompletos e (4) limitao no acesso s informaes atravs da consulta de contratos vigentes e no vigentes da intranet. Duplicidade de controles (SIAC e intranet) e (2) dificuldades no uso do SIAC relatado em entrevista pela COLIC

j.6) Recomendao e Proposta de Encaminhamento

31

130.

Recomendao 7: Definir o modelo de controle de contratos a ser utilizado no Tribunal, disponibilizando todas as informaes do contrato de forma integral (contratos, TAs e Apostilas de Reajuste e Repactuao). COLIC para que determine, preferencialmente, um controle interno para gesto contratual a ser alimentado pela seo, disponibilizando todos os termos aditivos e apostilamentos tal qual constam no processo fsico. Segundo informao da COLIC, colhida por meio de entrevista, o SIAC no um sistema de uso obrigatrio. No entanto, caso de opte pelo SIAC, recomenda-se que sejam disponibilizados todos os arquivos de termos aditivos e apostilamentos de cada contrato no sistema. Caso se opte pela utilizao da consulta dos contratos vigentes e no vigentes disponibilizados na intranet, recomenda-se que seja tomada a mesma providncia de disponibilizar para acesso todas as informaes referentes aos contratos.

131.

132.

133.

j.7) Benefcios esperados da proposta 134. (1) Evita duplicidade de informaes, (2) diminui possibilidade de erro nas informaes prestadas, (3) facilita a consulta e acesso aos dados constantes no processo e (4) cumpre um dos requisitos (acessibilidade) para que as informaes possam ser consideradas documentos eletrnicos hbeis para o uso da Contabilidade

k) ACHADO: Dificuldade em coletar assinatura de fornecedores de outros Estados, gerando maior lapso temporal da assinatura publicao do contrato e, consequentemente, ao seu registro k.1) Critrios de Auditoria:

135.

(1) Res. CFC 750/1993, Art. 6 e 9 (Princpios da Oportunidade e Competncia)

k.2) Condio:

32

136.

Contratos enviados para publicao em mdia 6,7 dias aps a sua assinatura. Evidncia de Auditoria: A evidncia desse achado est subsidiada pelo extrato da entrevista realizada com o Coordenador de Licitaes, Contratos e Compras, onde foi informado da dificuldade de se coletar assinatura no s de fornecedores de outros Estados, como inclusive de fornecedores locais. Tal informao foi confirmada pelo levantamento estatstico realizado sobre os registros dos contratos analisados. Segundo as estatsticas, o tempo mdio da assinatura ao registro contbil do contrato de 14,8 dias, e da publicao ao registro no SIAFI de 8,1 dias. Com a subtrao desses dois dados, chegamos informao de que o tempo mdio da assinatura do contrato sua publicao de 6,7 dias.

k.3) 137.

138.

k.4) Causa 139. (1) Fornecedores situados em diferentes Estados e (2) inexistncia de uma sistemtica de certificao e assinatura digital no gerenciamento dos contratos

k.5) Efeitos 140. (1) Relevante lapso temporal da assinatura publicao do contrato e (2) perda de eficincia na gesto de contratos.

k.6) Recomendao e Proposta de Encaminhamento 141. Recomendao 8: Buscar em conjunto com a STI, e verificando o uso prtico em outros tribunais, de solues de assinatura e certificao digital para ganho de eficincia na gesto de contratos. Secretaria de Administrao SA para que realize um levantamento em conjunto com a Secretaria de Tecnologia da Informao STI visando

142.

33

identificar a existncia de prticas de certificao digital no aceite de contratos. 143. Caso no seja identificada tal prtica em outros tribunais, sugere-se STI que inicie um projeto piloto acerca do tema levantado como forma de discutir a recomendao que de grande valia no apenas para a gesto de contratos, como tambm pode ser aplicado em inmeros outros procedimentos no Tribunal.

k.7) Benefcios esperados da proposta 144. (1) Diminui o lapso temporal da assinatura publicao do contrato, (2) libera o processo para a Contabilidade/Fiscais mais rapidamente, (3) facilita a gesto de contratos com o aceite online do instrumento e (4) cumpre outros dois requisitos (segurana e consistncia) para que o arquivo possa ser considerado um documento eletrnico vlido.

l)

ACHADO: Despesas com o convnio n 04/2009 vinculadas ao oramentria cuja finalidade no possui relao com o objeto do convnio

l.1) Critrios de Auditoria:

145.

Lei 4.320/64, art. 5 (Princpio da Especificao); Decreto n 2.829/98, art. 1, nico; Lei n 11.653/08 (PPA 2008-2011), art. 4, I, a; Lei n11.897/09 (LOA2009), volume III; Portaria MP n 42/99, art.1, 1, 3,4 e anexo.

l.2) Condio:

146.

Despesas com o programa "Eleitor Alfabetizado Formando Cidados, Transformando a Sociedade" vinculadas ao oramentria "2272 Gesto e Administrao do Programa". O programa visa a fortalecer a democracia e a cidadania atravs da educao de jovens e adultos, enquanto que a ao oramentria em questo tem por objetivo constituir um centro de custos administrativos, agregando as despesas que no so passveis de apropriao em aes finalsticas.

34

l.3) Evidncia de Auditoria: 147. Clusula Primeira do convnio n 04/2009, Processo n 1.146/09, fls. 135; Nota de Empenho 2009NE000216, (PTRES 170) emitida para atender as despesas com o convnio n 04/2009 e mapeamento das aes oramentrias integrantes da LOA 20092;

l.4) Causa 148. Celebrao do convnio n 04/2009 sem a previso no planejamento do rgo de ao oramentria cuja finalidade estivesse alinhada ao objetivo do convnio.

l.5) Efeitos 149. (1) Classificao funcional da despesa incorreta, (2) execuo oramentria em desacordo com o que foi aprovado na LOA e (3) prejuzo transparncia da ao governamental e ao controle social.

l.6) Recomendao e Proposta de Encaminhamento 150. Recomendao 9: Fazer constar no planejamento do rgo ao oramentria alinhada ao objetivo do convnio cujo objeto gere bens e servios sociedade.

151.

Sugere-se que a SOF/TRE-PA solicite informaes sobre a sistemtica de incluso de aes oramentrias no mbito da Justia Eleitoral, bem como se existe a possibilidade dos Regionais proporem aes alm daquelas que j so pr-definidas pela SOF/TSE.

l.7) Benefcios esperados da proposta

www.sidornet.planejamento.gov.br/docs/cadacao/cadacao2009/downloads/0570.PDF

35

152.

(1) Maior detalhamento das despesas fixadas na LOA (Princpio da Especializao), (2) melhor qualidade da informao contbil prestada e (3) maior transparncia dos gastos e consequente melhoria da accountability pblica do rgo.

m) ACHADO: Registros em contas de convnios no SIAFI no refletidos por meio do SICONV m.1) Critrios de Auditoria: 153. Decreto n6.170/07, art. 3, 13, Portaria Interministerial n 127/2008 e Macrofuno SIAFI 020307 Convnios.

m.2) Condio: 154. Registros contbeis dos atos referentes a convnios manualmente e atravs de documentos inadequados. realizados

m.3) Evidncia de Auditoria: 155. m.4) Causa 156. m.5) Efeitos 157. (1) Contabilizao incorreta dos atos referentes aos convnios e (2) prejuzo transparncia das aes desenvolvidas atravs dos convnios Ausncia de registro dos atos de convnio no SICONV. Processo n 1.146/09, que trata do convnio n 04/2009, em especial fls. 113 a 119 e a lista de convnios por rgo, disponvel no Portal SICONV.

m.6) Recomendao e Proposta de Encaminhamento 158. Recomendao 10: Proporcionar a capacitao no SICONV dos servidores envolvidos nas atividades relacionadas aos convnios.

36

159.

Caso haja previso/possibilidade de celebrao de novos convnios com repasse de recurso federal, que seja includo nos prximos planos de capacitao treinamentos sobre SICONV aos servidores envolvidos nas atividades relacionadas aos convnios, visando o atendimento da legislao aplicvel.

m.7) Benefcios esperados da proposta 160. (1) Correta contabilizao dos atos e fatos ligados aos convnios, que na sistemtica atual ocorre atravs da integrao existente entre os sistemas SICONV e SIAFI e (2) maior transparncia aos convnios celebrados, uma vez que estaro disponveis consulta atravs do Portal SICONV na internet.

n) ACHADO: Arquivamento de processo de convnio pendente de anlise de prestao de contas n.1) Critrios de Auditoria: 161. Portaria Interministerial n 127/2008, art. 59 e 60.

n.2) Condio: 162. Saldo na conta de sada de recursos a aprovar no valor de R$ 1.134.105,63, na data de verificao da auditoria.

n.3) Evidncia de Auditoria: 163. n.4) Causa 164. Ausncia de definio de responsabilidades no Regimento Interno da Secretaria do TRE-PA. Processo n 2.275/2008, referente ao convnio 009/2008 e Processo n 227/2010, referente prestao de contas do convnio n 004/2009.

37

n.5) Efeitos 165. (1) Saldos residuais em contas de convnio e (2) intempestividade na anlise de prestao de contas.

n.6) Recomendao e Proposta de Encaminhamento 166. 167 Recomendao 11: Definir o papel dos atores envolvidos na anlise e contabilizao da prestao de contas de convnio. Administrao do Tribunal, para que sejam definidos no Regulamento da Secretaria do TRE-PA os setores responsveis pela anlise e contabilizao das prestaes de contas de convnios firmados pelo rgo.

n.7) Benefcios esperados da proposta 168. (1) Diminuio da permanncia de saldos na contas de convnios a aprovar, (2) tempestividade na anlise da comprovao dos gastos de recursos da unio transferidos via convnios e (3) melhoria na definio dos atores envolvidos na anlise e contabilizao da prestao de contas de convnio.

38

COMENTRIOS DOS GESTORES S RECOMENDAES

169.

Aps a apresentao do resultado da auditoria s unidades auditadas na reunio ocorrida dia 21/07/2011, a equipe de auditoria abriu espao para a discusso acerca das recomendaes propostas, inclusive solicitando que as observaes fossem encaminhadas por e-mail atravs de formulrio estruturado. Manifestaes e esclarecimentos foram apresentados pelo Secretrio de Oramento e Finanas, pelo Coordenador de Contabilidade e Finanas.

170.

171.

Os auditados conseguiram visualizar o vis orientativo e pedaggico do trabalho apresentado, atribuindo grande importncia s reunies prvia e de resultados, e ao papel de auxlio da Administrao na atuao do controle interno. A equipe de auditoria resolveu transcrever na ntegra os comentrios dos gestores sobre as recomendaes formuladas, de forma que o leitor possa ter o conhecimento dessas anotaes e da avaliao da equipe de auditoria acerca desses comentrios, alm de se evitar a omisso de pontos importantes dos comentrios.

172.

RECOMENDAO 1 - Adotar o processo fsico como suporte documental hbil para a realizao dos registros contbeis de contratos, seus termos aditivos e apostilamentos 173. A primeira recomendao por ser a mais abrangente foi a que mais gerou comentrio dos gestores. O Secretrio de Oramento e Finanas e Contabilidade fez a seguinte sugesto: "Antes de concretizarmos o entendimento na volta da tramitao fsica do processo, continuamos com a mensagem eletrnica, acompanhada da digitalizao dos documentos que deram origem ao suporte documental de registro, seja dos contratos ou termos aditivos". O Coordenador de Contabilidade e Finanas realizou extenso comentrio tambm sobre este achado, inclusive esclarecendo alguns procedimentos operacionais, da seguinte maneira:

174.

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"Quando da alterao do procedimento, ocasio em que se eliminou a tramitao do processo fsico nesta Unidade e que se passou a utilizar a comunicao via email, levou-se em considerao, sobretudo, a racionalizao de procedimentos, com vistas contribuir para a gesto eficiente e ao aperfeioamento do fluxo processual, sem que isso causasse prejuzos ao bom desenvolvimento das atividades. Considerou-se que a informao registrada nos autos pela Seo de Contabilidade, relativamente ao registro do contrato, era dispensvel, portanto, a comunicao via eletrnica era suficiente. Em relao ao arquivo do suporte documental na Contabilidade, como prova do registro contbil, isso naturalmente ocorre quando do encerramento do processo, momento em que encaminhado a esta Unidade para fins de arquivo. Logo, no se v a necessidade de se extrair cpias na ocasio do registro, como era feito antes, inclusive considerando que este procedimento vai de encontro poltica ambiental do rgo. Reduziu-se, com isso, a emisso de papis e otimizou-se o espao destinado ao arquivo, racionalizando mais esse procedimento. Com efeito, o processo de comunicao entre as Unidades envolvidas ainda precisa ser aperfeioado e algo j foi feito. Em maro do corrente exerccio, em reunio com a COLIC, ajustou-se alguns procedimentos, que foram registradas na ata que se encaminha em anexo nesta oportunidade, para conhecimento. Desta forma, entende-se que no seria adequado o retorno da tramitao do processo nesta Unidade apenas com a finalidade de se efetuar o registro contbil do contrato, pois que se incorreria no erro de retroagir a um procedimento que j fora objeto de avaliao e considerado dispensvel".

175.

Essa recomendao tambm valida para o ACHADO C Ausncia de registro de apostilamento referente a ajuste contratual. Sobre esse ponto especificamente o Coordenador de Contabilidade e Finanas tambm teceu o seguinte comentrio:
"Conforme disposto na Lei de Licitaes (art. 62 caput c/c art. 65 8) a nota de empenho pode substituir o termo de contrato e a apostila um mero instrumento de registro da emisso da nota de empenho. Nestes casos, entendo que tanto para fins de suporte documental como para fins dos controles recomendados deveria se considerar a nota de empenho e no as apostilas".

176.

Como sugesto final de ajuste na recomendao foi feito o seguinte registro pelo Coordenador de Contabilidade e Finanas: "Dar maior nfase comunicao eletrnica quando da formalizao dos contratos e dos termos aditivos, de maneira a evitar registros indevidos e/ou 'lacunas' nos controles contbeis". Avaliados os aspectos operacionais expostos pelo Coordenador de Contabilidade e Finanas, cabe esclarecer que a proposta inicial da Auditoria no contemplou a volta da extrao de cpias para compor o arquivo da Conformidade de Registro de Gesto. O objetivo que os registros de contratos e termos aditivos fossem feitos aps remessa do processo fsico da SECON SCONT e com base nos dados ali constantes, tendo em vista que, no estudo realizado, essa forma de registro se

177.

40

apresentou mais segura e constante. Aps o registro no SIAFI, no seria necessria a extrao de cpia dos contratos ou termos aditivos encaminhados, e sim apenas meno no processo Nota de Lanamento (NL) que efetuou o registro na conta de compensao. O suporte documental na Contabilidade, como bem assevera o comentrio do gestor naturalmente ocorre quando do encerramento do processo, por isso tambm a preocupao da auditoria em relao a definio de Mapa de Processo e criao de recomendaes que melhorem o ndice de arquivamento de processos encerrados na Seo de Contabilidade. 178. Na avaliao final da auditoria, e considerando o esclarecimento exposto no tpico anterior, o processo administrativo enquanto suporte documental refora os controles contbeis referentes a contratos, apresentando uma relao de custo/benefcio satisfatria, tendo em vista que as unidades que se comunicam para o registro do processo se encontram dentro do mesmo prdio. Entretanto, dada as dificuldades operacionais envolvidas nessa mudana, conforme alegado pelos gestores, a equipe reformulou a recomendao inicial, absorvendo as sugestes apontadas pelo Coordenador de Contabilidade e Finanas para a seguinte redao: Aperfeioar a comunicao eletrnica quando da formalizao dos contratos e dos termos aditivos, de maneira a evitar registros indevidos e/ou 'lacunas' nos controles contbeis. Na fase de monitoramento da Auditoria, ao longo do exerccio de 2012, a equipe analisar a capacidade que a recomendao reformulada teve na resoluo dos problemas apontados na auditoria. Caso avalie que no houve mudanas significativas, a equipe reavaliar a pertinncia de recomendar sua concluso inicial no sentido de Adotar preferencialmente o processo fsico como suporte documental hbil para a realizao dos registros contbeis de contratos e seus termos aditivos. Com relao sugesto do Secretrio de Oramento, Finanas e Contabilidade, a Auditoria avalia que seria um trabalho maior para a SECON digitalizar todos os contratos e termos aditivos, encaminhando-os em anexo aos e-mails, que remeter o processo fsico SCONT. Ademais, a essncia da recomendao em relao ao meio pelo qual comunicado o fato a ser registrado. O e-mail por todas as fragilidades expostas no tpico do Achado A seria menos adequado que o processo administrativo, isso

178.

179.

179.

41

porque a comunicao via eletrnica no tribunal ainda carece de meios de certificao. RECOMENDAO 2 Padronizar a individualizao de contratos por meio de inscries genricas (IG), atravs da utilizao do seguinte modelo RCPANNNAA, onde NNN= nmero e AA= ano do contrato 180. A proposta sugerida pelo Chefe da Seo de Contabilidade no dia da apresentao dos resultados, e confirmada pelo comentrio solidificado no e-mail do Coordenador de Contabilidade e Finanas, foi o de realizar uma alterao na forma de padronizao das inscries genricas, como forma de visualiz-las em uma ordem cronolgica no SIAFI. A sugesto a de que a inscrio genrica seja apresentada no seguinte modelo: RCPAANNN, apresentando o ano antes do nmero do contrato. Sobre esse aspecto a Auditoria validou integralmente a sugesto do auditado, reformulando a recomendao inicial.

181.

182.

RECOMENDAO 3 Consultar, previamente execuo dos pagamentos de contratos no CPR, o controle de Inscries Genricas padronizado pela SCONT. 186. Um comentrio sobre essa recomendao foi apresentado pelo Coordenador de Contabilidade e Finanas. A sugesto realizar um pequeno ajuste na recomendao que tem importante efeito no resultado, conforme segue: "Cuidar para que se utilize 'exatamente' a Inscrio Genrica padronizada pela SCONT quando dos pagamentos de contratos no CPR (a ideia substituir o temo 'consultar', pois isso j feito)". A Auditoria validou integralmente a sugesto do auditado, fazendo o ajuste solicitado na recomendao final.

187.

RECOMENDAO 4 Efetuar baixa de saldo em contas de contrato somente munido do devido suporte documental. Sem comentrios do gestor. RECOMENDAO 5 Criar mecanismo de controle que possibilite o acompanhamento dos prazos de vigncia dos contratos, com vistas ao resguardo da informao contbil e obedincia tabela de temporalidade.
42

183.

A equipe de auditoria identificou os seguintes benefcios nessa recomendao: (1) possibilita registros contbeis oportunos e realizados na competncia devida, (2) oportuniza um acompanhamento da vigncia dos contratos para arquivamento de acordo com a tabela de temporalidade adotada pelo Tribunal e (3) possibilidade de eliminao de contratos no vigentes arquivados em local diverso da CCF. Alm desses benefcios, o Secretrio de Oramento e Finanas e Contabilidade suscitou outro controle que pode ser extrado da planilha sugerida pela Auditoria (Anexo II), fazendo a seguinte observao: "Verificar a possibilidade de acrescentar no controle pretendido a necessidade de, se for o caso, provocar antecipadamente a prorrogao dos contratos ou nova contratao (ex. 90 dias antes), cujos atrasos tm refletido na assuno de gastos a ttulo indenizatrio, desconfigurando o valor efetivamente gasto em cada despesa agregada". Sobre essa sugesto, a Auditoria tambm validou integralmente a sugesto do auditado, que pode ser atendida fazendo-se um filtro dos contratos se servios referentes a aluguis, considerando-se a alimentao contnua dos dados.

184.

185.

RECOMENDAES 6 Implementar rotina prvia ao arquivamento dos processos de contratos, que possibilite a verificao e baixa de possveis saldos residuais, conforme sugerido pela Equipe de Auditoria por meio do Mapa de Processos.

185.

Na reunio de apresentao dos resultados, a Seo de Contabilidade informou j estar adotando esse procedimento.

RECOMENDAO 7 Definir o modelo de controle de contratos a ser utilizado no Tribunal, disponibilizando todas as informaes do contrato de forma integral (contratos, TAs e Apostilas de Reajuste e Repactuao) 188. Para essa recomendao, foi sugerida uma alterao na parte final do texto pelo Coordenador de Contabilidade e Finanas, mais especificamente para a parte que est entre parnteses que passaria a figurar da seguinte forma:

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"(contratos, TAs e Notas de Empenho que no caracterizam alterao contratual na forma de Reajuste e Repactuao)". 189. Convm tambm analisar as consideraes do Chefe da Seo de Contratos e Convnios e do Coordenador de Licitaes e Contratos na reunio de apresentao dos resultados acerca do Achado J que identificou a ausncia de contratos registrados no SIAC. A Seo esclareceu que somente os contratos vigentes esto atualizados no referido sistema assim como informado em declarao efetuada no Relatrio de Gesto encaminhado ao TCU no dia 30 de abril de 2011. Como o escopo de anlise da auditoria considerou contratos vigentes e no-vigentes, os efeitos desse achado so minimizados na medida em que foi identificado apenas 1 (um) contrato vigente que no estava cadastrado no SIAC. Na avaliao final da Auditoria continua vlida a recomendao no sentido de uma possvel unificao de controles com informaes sobre o contrato em sua completude.

190.

RECOMENDAO 8 - Buscar em conjunto com a STI, e verificando o uso prtico em outros tribunais, de solues de assinatura e certificao digital para ganho de eficincia na gesto de contratos.

Sem comentrios do gestor.

RECOMENDAO 9 Fazer constar no planejamento do rgo ao oramentria alinhada ao objetivo do convnio cujo objeto gere bens e servios sociedade 191. O Secretrio de Oramento e Finanas e Contabilidade comentou a recomendao inicialmente esclarecendo que "com a implementao do SIGEPRO (Sistema de Acompanhamento e Gerenciamento, destinado elaborao sistematizada da proposta oramentria para o exerccio de 2012) surge a necessidade de constar em cada proposta oramentria a fase de planejamento com a alocao de aes estratgicas pretendidas pelo rgo".

192.

Em seguida o secretrio ressaltou que diante da dificuldade que o rgo tem em criar ao oramentria, seria importante complementar a
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recomendao incluindo no seu final o seguinte trecho: "(...) harmonizando-se com a eventual constituio de equipe de transio a ser constituda nos termos da Resoluo CNJ n 095/2009".

193.

Para melhor entendimento, cabe nesse momento a transcrio do Art. 1 da referida Resoluo, que assim determina: "A transio dos cargos de direo dos tribunais descritos nos incisos II a VII do Art. 92 da Constituio Federal fica regulamentada por esta Resoluo, com o objetivo de fornecer aos dirigentes eleitos subsdios para a elaborao e implementao do programa de gesto de seus mandatos".

194.

A avaliao final da Auditoria que, em se tratando de convnio sujeito aos tramites da Portaria Interministerial n 127/2008, deve ser envidado todos os esforos para a correta expresso do produto do convnio no contexto da classificao fiuncional-programtica vigente no Brasil (ver Decreto n 6.170/2007).

Recomendao 10 - Proporcionar a capacitao no SICONV dos servidores envolvidos nas atividades relacionadas aos convnios. Recomendao 9: Fazer constar no planejamento do rgo ao oramentria alinhada ao objetivo do convnio cujo objeto gere bens e servios sociedade. Sem comentrios do gestor. Recomendao 11 - Definir o papel dos atores envolvidos na anlise e contabilizao da prestao de contas de convnio. Sem comentrios do gestor.

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5
195.

CONSOLIDAO DAS RECOMENDAES

Neste captulo abordaremos as alteraes nas recomendaes originalmente propostas, em razo dos esclarecimentos e sugestes suscitadas pelos gestores. A equipe de auditoria refora, com a abertura para o dilogo acerca das recomendaes, o carter contributivo dos trabalhos desenvolvidos. Sintetizando os resultados da Auditoria, passamos a mencionar as recomendaes reformuladas, considerando a contribuio dos auditados, precedidas de forma sinttica da proposta de encaminhamento. A anlise detalhada de causa e efeito dos achados que nortearam as recomendaes, bem como os benefcios esperados das propostas de encaminhamento podem ser lidas no tpico 3 deste Relatrio. Na fase de monitoramento da Auditoria, que ocorrer no exerccio de 2012, a equipe reavaliar a indicao da Recomendao de n 1 reformulada por sugesto do gestor, tendo em vista a pertinncia da relao de causa e efeito que fundamentou a proposta inicial da equipe. Aps as reformulaes, seguem as recomendaes finais da Auditoria: CCF/SOF R1: Aperfeioar a comunicao eletrnica quando da formalizao dos contratos e dos termos aditivos, de maneira a evitar registros indevidos e/ou 'lacunas' nos controles contbeis. R2: Padronizar a individualizao de contratos por meio de inscries genricas (IG), atravs da utilizao do seguinte modelo RCPAANNN, onde RCPA=tipo de inscrio, AA= ano do contrato e NNN= nmero do contrato. R3: Criar mecanismo de controle que possibilite o acompanhamento dos prazos de vigncia dos contratos, com vistas ao resguardo da informao contbil, obedincia tabela de temporalidade. R4: Efetuar baixa de saldo em contas de contrato somente munido do devido suporte documental. R5: Implementar rotina prvia ao arquivamento dos processos de contratos, que possibilite a verificao e baixa de possveis saldos residuais.
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196.

197.

198.

199.

200.

R6: Cuidar para que se utilize 'exatamente' a Inscrio Genrica padronizada pela SCONT quando dos pagamentos de contratos no CPR.

COLIC/SA R7: Definir o modelo de controle de contratos a ser utilizado no Tribunal, disponibilizando todas as informaes do contrato de forma integral (contratos, TAs e Apostilas de Reajuste e Repactuao) R8: Buscar, em conjunto com a STI, e verificando o uso prtico em outros tribunais, de solues de assinatura e certificao digital para ganho de eficincia na gesto de contratos.

SOFC R9: Ao celebrar convnio que tenha como objetivo gerar bens e/ou servios diretos sociedade, propor ao TSE, quando do planejamento oramentrio do rgo, a criao de ao oramentria finalstica que reflita de forma adequada as atividades desenvolvidas atravs do convnio.

DG R10: Proporcionar a capacitao no SICONV dos servidores envolvidos nas atividades relacionadas aos convnios R11: Definir o papel dos atores envolvidos na anlise e contabilizao da prestao de contas de convnio.

o Relatrio Belm/PA, 22 de Agosto de 2011.

FABRCIO MANOEL SANTIAGO CORDEIRO Assistente SACIC/CAC

CARLOS GABRIEL ARRAIS FERREIRA Chefe SACIC/CAC

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SAMUEL CARVALHO MARINHO Coordenador CAC/SCIA

ANEXO I
Matriz de Planejamento

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MATRIZ DE PLANEJAMENTO
RGO: TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO PAR TRE/PA OBJETIVO: Avaliar a segurana dos registros de contratos e convnios efetuados por meio do SIAFI, alm de auxiliar a Unidade Gestora na

correo de possveis falhas que possam prejudicar a transparncia das informaes contidas nos Demonstrativos Contbeis.
QUESTES DE AUDITORIA INFORMAES REQUERIDAS FONTES DE INFORMAO - Processos administrativos dos contratos pertencentes ao campo amostral definido pela equipe de auditoria; - Arquivo de e-mails enviados pela COLIC SOF informando a celebrao de contratos e demais atos sujeitos a registro contbil; - Contas contbeis no SIAFI: 1.9.9.72.02.00 Cont. de Servios; 1.9.9.72.03.00 Cont. de Aluguis; 1.9.9.72.04.00 - Contratos de Fornecimento de Bens. - Processos administrativos dos contratos pertencentes ao campo amostral definido pela equipe de auditoria; - Tramitao via SADP dos processos administrativos relacionados aos contratos pertencentes amostra; - Resoluo n. 4.875/10 Regulamento da Secretaria do TRE-Par; - Direo-Geral do TRE/PA. TCNICAS DE AUDITORIA POSSVEIS ACHADOS A1 Celebrao de contrato, termo aditivo ou apostila sem o devido registro contbil; A2 - Registro contbil de contrato, termo aditivo ou apostila sem o devido suporte documental; A3 Saldo na conta de contrato j encerrado; A4 Registro em desacordo com o Princpio contbil da oportunidade;

1.1: O suporte documental utilizado no registro contbil dos contratos, seus termos aditivos e apostilas vlido e suficiente para garantir a integridade do registro?

- Documentos utilizados como suporte aos registros contbeis dos contratos, seus termos aditivos e apostilas; - Registros contbeis, realizados no SIAFI, dos contratos, seus termos aditivos e apostilas.

- Exame Documental; - Exame Documental via sistemas informatizados (SIAFI); - Anlise de Contas Contbeis.

1.2: A sequncia de tarefas e aes necessrias ao registro contbil dos contratos, seus termos aditivos e apostilas est mapeada e aprovada pela entidade? Esse processo pode ser melhorado?

- Processo de trabalho necessrio ao registro contbil dos contratos, seus termos aditivos e apostilas; - Competncias atribudas COLIC e SOF; - Mapeamento do processo de contabilizao dos contratos, seus termos aditivos e apostilas.

- Exame Documental; - Exame Documental via sistemas informatizados (SADP); - Entrevista; - Anlise Stakeholder; - Mapa de Processos. A5 - Duplicidade de tarefas; A6 - Falhas de comunicao entre COLIC e SOF;

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2.1: O TRE/PA utilizou o Portal SICONV para registrar a celebrao e demais atos do convnio n 04/2009, como determina a legislao que regula a transferncia voluntria de recursos atravs de convnios?

- Celebrao e demais atos referentes ao convnio n04/2009; - Registro da Celebrao e demais atos do convnio n04/2009 no Portal SICONV. - Objeto do convnio n 04/2009;

- Processo administrativo n 1.146/2009, referente ao convnio n04/2009; - Portal SICONV www.convenios.gov.br

- Exame Documental; - Exame Documental via sistemas informatizados (SICONV).

A7 - Celebrao e demais atos do convnio n04/2009 no registrados no SICONV; A8 Ausncia de registros contbeis no SIAFI da celebrao e demais atos do convnio n04/2009;

2.2: O objeto do convnio n 04/2009 compatvel com o objetivo do programa e a finalidade da ao oramentria a que se vincula?

- Objetivo do programa 0570 (Gesto do Processo Eleitoral); - Finalidade da ao oramentria 2272 (Gesto e Administrao do Programa). - Objeto do convnio n 04/2009; - classificao funcional da despesa oriunda do convnio n 04/2009. - Atribuies das unidades envolvidas; - Fluxo existente do processo.

- Processo administrativo n 1.146/2009, referente ao convnio n04/2009; - LDO/LOA exerccio de 2009; - SIAFI.

- Exame Documental; - Exame Documental via sistemas informatizados (SIAFI).

A9 Despesas com o objeto do convnio em desacordo com a finalidade da ao oramentria a que esto vinculadas;

2.3: A classificao funcional da despesa oriunda do convnio n 04/2009 est de acordo com a finalidade do convnio? 2.4: Qual o fluxo de informao entre o setor responsvel pela publicao e atualizao dos atos ligados aos convnios e o setor responsvel pela contabilizao desses atos?

- Processo administrativo n 1.146/2009, referente ao convnio n04/2009; - SIAFI. - Resoluo n. 4.875/10 Regulamento da Secretaria do TRE-Par; - Informaes prestadas pelas unidades envolvidas.

- Exame Documental; - Exame Documental via sistemas informatizados (SIAFI). - Exame Documental; - Entrevista; - Anlise Stakeholder; - Mapa de Processos.

A10 Classificao funcional da despesa incorreta, no refletindo a rea em que foi empregado o recurso; A11 - Duplicidade de tarefas; A12 - Falhas de comunicao entre COLIC e SOF.

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ANEXO II
Planilha de Controle de Contratos e suas vigncias

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PLANILHA DE CONTROLE DE CONTRATOS E SUAS VIGNCIAS

IG RCPA08109 RCPA00604 RCPA00705 RCPA00806 RCPA02106 RCPA04006 RCPA01207 RCPA08606 RCPA11808 RCPA12008

Fornecedor BRASIL VECULOS COMPANHIA DE SEGUROS TICKET SERVIOS S.A. CATAVENTO REFRIGERAO E SERVIOS GERAIS SERLIMP SERVIOS DE LIMPEZA LTDA. BWB NEGOCIOS PUBLICITRIOS LTDA. TELEMAR NORTE LESTE S/A EXLBR TECNOLOGIA SOLUES E SERVIOS MUSAN MUDANAS LTDA. CAP ENGENHARIA LTDA. CONSTRUTORA E INCORPORADORA SOUSA

Processo 10.379/2009 18.982/2003 16.782/2004 5.093/2006 7.146/2006 3.241/2006 592/2007 6.000/2008 12.044/2008 20.633/2008

Vigncia Incio Trmino 30/12/09 30/12/10 22/04/04 22/04/09 03/05/10 03/11/10 24/04/06 21/10/06 17/07/10 31/12/10 01/08/10 01/08/11 11/05/07 31/12/11 18/09/06 31/12/06 30/12/08 31/12/10 30/12/08 30/04/10

1TA

Prorrogaes 2TA

3TA

31/12/06 31/12/07 31/12/07 31/12/08 30/03/10 30/04/10 31/12/08 31/12/08 31/12/09 30/05/10

31/12/07

31/12/09 31/12/10

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ANEXO III II I
Mapa de Processo Registro de Contratos

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Mapa de Processo - Registro de Contratos

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ANEXO IV
Mapa de Processo Registro de Apostilamentos

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Mapa de Processo Registro de Apostilamentos

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