EMPRESA COLOMBIANA DE PRODUCTOS VETERINARIOS S.A. VECOL S.A.

APLICACIN E-VECOL

ENVIO MASIVO DE CORREOS ELECTRONICOS

MANUAL DE USUARIO

DEPARTAMENTO DE INFORMATICA BOGOTA, FEBRERO DE 2012.

Aplicacin e-Vecol. Gua de usuario. 1 Actualizado 2013-05-27

EMPRESA COLOMBIANA DE PRODUCTOS VETERINARIOS S.A. DEPARTAMENTO DE INFORMATICA APLICACIN E-VECOL CONTENIDO:

1. 2. 3. 4. 5.

OBJETIVO CARACTERISTICAS INSTALACION PREPARACION DE ENTRADAS PROCESO DE ENVIO

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Actualizado 2013-05-27

EMPRESA COLOMBIANA DE PRODUCTOS VETERINARIOS S.A. DEPARTAMENTO DE INFORMATICA APLICACIN E-VECOL MANUAL DE USUARIO
Fecha documento: 2012-02-22. Actualizado el 2012-02-22. Actualizado el 2012-03-09. Actualizado el 2012-11-23.

1. OBJETIVO:
Esta aplicacin se utiliza para enviar correos electrnicos desde el computador personal, en forma automtica y masiva, utilizando archivos tipo texto como entrada. Se permiten enviar uno o varios archivos adjuntos. Esta aplicacin se utiliza en VECOL S.A. para enviar correos relacionados con: listas de pagos, estados de cuenta de proveedores, Circularizacin de cuentas por cobrar a los clientes, envo de certificados de Retenciones en Fuente, Retenciones de IVA, Retenciones de ICA y Retenciones por Timbre. Adems permite el envo de correos de propsito general como mensajes de comunicacin de horarios de atencin de Tesorera y otros que se requieran.

2. CARACTERISTICAS:
La aplicacin e-Vecol es un software de computador desarrollado por VECOL S.A. Est escrito en lenguaje Visual FoxPro versin 6.0. y funciona bajo el sistema operativo Windows, en las versiones XP, Vista y Windows 7. Sus requerimientos de memoria RAM y de disco duro son muy bsicos. Puede correr muy bien con 512 Mb de memoria RAM y es suficiente 1GB de almacenamiento en disco duro. La instalacin debe hacerse preferiblemente en una unidad de disco diferente a la C:\. El archivo instalador se encuentra en el servidor VECOL-NT-5 bajo la carpeta compartida denominada Instalar E-Vecol. Se requieren permisos de Administrador para realizar la instalacin. Cuando se instala, se crea la carpeta X:\e-vecol. Donde X es la unidad de disco escogida para su instalacin.

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Esta carpeta contiene las siguientes subcarpetas:

Subcarpeta x:\e-vecol\correos x:\e-vecol\datos x:\e-vecol\documentos x:\e-vecol\formas x:\e-vecol\programas x:\e-vecol\w3jmail Contenido Aqu se guardan los archivos que contienen los mensajes de los correos a ser enviados. Aqu se guarda el archivo config.ini que contiene los parmetros necesarios para la ejecucin del programa. Aqu se guardan los manuales de usuario y tcnico de e-Vecol. Aqu se guardan los formularios en cdigo Visual Foxpro de la aplicacin. Aqu se guarda el cdigo fuente de la aplicacin en lenguaje Visual Fox. Aqu se guarda el instalador del programa w3jmail utilizado por e-Vecol para enviar los correos electrnicos en forma automtica. El programa w3jmail fue desarrollado por la compaa Dimac Development. La versin w3jmail Free es de uso libre y esta es la que se usa con e-Vecol.

Una vez instalado el programa e-Vecol, se debe configurar el archivo config.ini ubicado bajo la carpeta denominada \e-vecol\datos.

3. INSTALACION
La instalacin de la aplicacin e-Vecol, consta bsicamente de tres partes. La primera parte es la instalacin de e-Vecol como tal. La segunda parte consiste en la instalacin del programa que permite el envo automtico de los correos. Este programa se denomina w3jmail. La tercera parte consiste en la preparacin del archivo config.ini para que eVecol se ejecute correctamente. 3.1 Instalar e-Vecol. Entrar con un usuario que tenga preferencias de Administrador, al equipo donde se desea instalar la aplicacin e-Vecol. Dar clic con el botn izquierdo en Inicio y luego en Ejecutar. Escribir el nombre del servidor \\vecol-nt-5 y dar clic en Aceptar.

Si aparece la siguiente ventana, para conectar con el servidor, ingresar con un usuario que tenga preferencias de Administrador.

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Ubicar la subcarpeta Instalar e-Vecol que se encuentra dentro de la carpeta Instaladores. Ir a la subcarpeta WEBSETUP y all ejecutar la aplicacin: Setup.exe. Seguir los pasos que se indiquen en pantalla. Cuando aparezca la siguiente ventana, dar cli en cambiar carpeta, para seleccionar uuan unidad de disco diferente a la c:\.

Luego dar clic en Aceptar para el proceso contine. 3.2 Instalar W3jmail. Despus de instalar e-Vecol, se debe instalar el programa w3jmail. Para instalar este utilitario, se debe ir a la carpeta x:\e-vecol\w3jmail\ y ejecutar el archivo jmail_free.msi. Para esto se requiere tener permisos de Administrador.
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Una vez terminada esta instalacin, el programa e-Vecol est listo para ser utilizado. Se recomienda crear un acceso directo en el escritorio para ejecutar la aplicacin e-Vecol. Antes de ejecutar la aplicacin e-Vecol se debe configurarse el archivo config.ini que se encuentra en la subcarpeta: x:\e-vecol\datos\. A continuacin explica como configurar este archivo.

3.3. Configuracin del archivo config.ini. Este archivo contiene un conjunto de parmetros los cuales son utilizados por e-Vecol en el momento de su ejecucin. Los parmetros del archivo config.ini son: Cdi go 01 02 03 04 05 06 Clave 01smtpserver 02sendusername 03sendpassword 04from 05fromname 06concopia Descripcin Direccin del servidor del correo saliente. Cdigo de usuario del correo saliente. Contrasea del correo saliente. Direccin del correo del originador de los correos. Nombre del originador de los correos. Direccin de correo para enviar una copia adicional (copia de carbn). Se puede utilizar para dejar un histrico de los correos enviados. Nombre de quien recibe la copia CC. Directorio de los correos a enviar. Direccin de correo para enviar segunda copia Nombre del quien recibe la segunda copia Archivo adjunto para todos los correos. Indicador para enviar o no los correos. Debe ser N o S. Si se coloca N, los correos se generan pero no se envan. Es til para ver el
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ejemplo vecol-nt-6.vecol.com.co mario.rojas@vecol.com.co ******** mario.rojas@vecol.com.co Luis Mario Rojas alfredo.espinosa@vecol.com.co

07 08 09 10 11 99

07nameCC 08directorio 09concopia2 10namecc2 11tbadjunto 99enviar

Alfredo Espinosa Restrepo E:\e-vecol\correos\ luismariorojas@gmail.com Luis Mario Rojas

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contenido antes de enviarlos. NOTA: Se pueden incluir lneas de comentario. Estas deben empezar por dos asteriscos **. Se debe tener en cuenta las siguientes instrucciones: a) La clave de cada parmetro debe comenzar desde la columna 1. b) Despus de la clave se debe colocar el signo igual (=) y despus el valor correspondiente encerrado entre comillas dobles. c) Cada lnea debe llevar una sola clave El archivo puede tener lneas en blanco. Estas lneas son ignoradas. Ejemplo: ** datos de configuracion 01smtpserver ="vecol-nt-6.vecol.com.co" 02sendusername="mario.rojas@vecol.com.co" 03sendpassword="********" 04from ="mario.rojas@vecol.com.co" 05fromname ="Luis Mario Rojas" 06concopia ="mario.rojas@vecol.com.co" 07nameCC ="Luis Mario Rojas" 08directorio ="e:\aplic\e-vecol\correos\" 09concopia2 ="mario.rojas@vecol.com.co" 10nameCC2 ="Luis Mario Rojas" 99enviar ="N" *********************

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4. PREPARACION DE ENTRADAS:
La aplicacin e-Vecol utiliza un par de archivos de entrada los cuales deben seguir unas caractersticas especficas. En este numeral se describen los archivos de entrada en forma detallada. Los archivos de entrada son de tres tipos y se denominan: listado1.txt, listado2.txt y archivos adjuntos. El archivo listado.txt es obligatorio, los otros son opcionales. Cada uno de estos archivos se describe a continuacin. 4.1 Listado1.txt Corresponde a un archivo, tipo csv, con campos separados por comas (tipo: csv). Aunque la extensin del archivo debe escribirse: txt. Este archivo contiene la primera parte del mensaje del correo. La estructura del archivo listado1.txt es
Sec uen cia Nombre del campo Tipo Long. Max. Comentarios

Tipo mensaje

Caracter

2 3 4 5 6

Correo destino Asunto Numero de lnea Mensaje Adjunto

Caracter Caracter Numrico Carcter Carcter

50 50 4 80 30

Debe ser uno de los siguientes valores 01 = Lista de pagos 02 = Estado cuenta proveedores 03 = Circularizacin Clientes 04 = mensaje de propsito general 05 = Certificados de retenciones a proveedores. Direccin del destino del correo Ejemplo: luismariorojas@gmail.com Asunto del correo. Numero de lnea o de rengln del mensaje. Contenido del mensaje en cada lnea. Nombre del archivo adjunto. Nombre y extensin. NO debe llevar la ruta o el directorio. NOTA: se pueden adjuntar varios archivos en un solo correo. En este caso cada archivo debe ir en una lnea diferente. Los archivos adjuntos se deben colocar en la Carpeta: \e-vecol\correos\ (Ejemplo de nombre de archivo adjunto: 123456789.pdf) Nombre del destino del correo. (Ejemplo: Agropecuaria de la sabana S.A.) NOTA: Si el archivo tiene otros campos a continuacin, stos no son tenidos en cuenta por la aplicacin e-Vecol.

Nombre destino

Carcter

30

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4.2 Listado2.txt Este archivo puede utilizarse para los tipos de mensaje 01, 02, 03 y 05. No debe utilizarse para el tipo de mensaje 04. Es de uso opcional. Normalmente se utiliza para representar datos en varias columnas a travs de una tabla. Corresponde a un archivo, tipo texto, con campos separados por comas (csv). Este archivo contiene la segunda parte del mensaje del correo. E-Vecol enva una lnea de correo por cada registro de este archivo. Su estructura depende del tipo de mensaje que se desee enviar. Si el tipo de mensaje es 01, la estructura de este archivo debe ser:
Sec. Nombre del campo Tipo Long. Max. Comentarios

1 2 3 5 4

Tipo mensaje Correo destino Numero de lnea Numero documento Fecha

Caracter Caracter Numrico Carcter Numrico

2 50 2 14 8

Valor 1

Numrico

15

Debe llevar el valor 01 Direccin del destino del correo Ejemplo: luismariorojas@gmail.com Numero de lnea o de rengln del mensaje. (01, 02..) Nmero del documento relacionado. (Ejemplo: FV-0000000021) Fecha del documento de la forma AAAAMMDD (Ejemplo: 20120221). Valor del documento. No debe llevar puntos ni comas. (Ejemplo: 1234500) NOTA: Si hay otros campos a continuacin, stos no son tenidos en cuenta por e-Vecol.

Este tipo de estructura se puede utilizar para los pagos hechos a travs de listas de pago. Los ttulos de las columnas son colocados automticamente por e-Vecol y son los siguientes: Documento, Fecha, Valor.

Si el tipo de mensaje es 02, la estructura de este archivo es:

Sec. Nombre del campo Tipo Long. Max. Comentarios

Debe llevar el valor 02 Direccin del destino del correo Ejemplo: luismariorojas@gmail.com 3 Numero de lnea Numrico 2 Numero de lnea o de rengln del mensaje. 4 Fecha documento Numrico 8 Fecha del documento. Debe ser de la forma AAAAMMDD. 5 Numero Carcter 14 Nmero del documento o de la factura. documento (Ejemplo: FV-0000000021). 6 Fecha Numrico 8 Fecha de vencimiento. Debe ser de la forma vencimiento AAAAMMDD. 7 Valor Numrico 15 Valor por pagar de la factura. NO debe llevar ni puntos ni comas. Aplicacin e-Vecol. Gua de usuario. Actualizado 2013-05-27 9

1 2

Tipo mensaje Correo destino

Caracter Caracter

2 50

NOTA: Si hay otros campos a continuacin, stos no son tenidos en cuenta por e-Vecol.

Este tipo de estructura se puede utilizar para enviar el Estado de cuenta proveedores Los ttulos de las columnas son colocados automticamente por e-Vecol y son los siguientes: Fecha, Documento, Valor. Los archivos correspondientes en el AS/400 son: FINCPEF para el listado1 y FINCPDF para el listado 2. Los accesos en Windows para bajar estos archivos se denominan: bajar listado1 circ prov.dtf y bajar listado2 cisc prov.dtf. Estos accesos de transferencia se encuentran en la carpeta x:\e-vecol, los cuales son grabados en el momento de instalar la aplicacin.

Si el tipo de mensaje es 03, la estructura de este archivo es:

Sec. Nombre del campo Tipo Long. Max. Comentarios

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Tipo mensaje Correo destino Numero de lnea Numero documento Fecha Valor Inicial Valor 1 Valor 2 Valor 3 Valor 4

Caracter Caracter Numrico Carcter Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico

2 50 2 14 8 15 15 15 15 15

Debe llevar el valor 03 Direccin del destino del correo Ejemplo: luismariorojas@gmail.com Numero de lnea o de rengln del mensaje. Numero del documento o de la factura. Fecha del documento o de vencimiento. Valor inicial de documento o factura (Sin decimales) Valor 1 de la factura (Sin decimales) Valor 2 de la factura (Sin decimales) Valor 3 de la factura (Sin decimales) Valor 4 de la factura (Sin decimales) NOTA: Si hay mas campos a continuacin, stos no son tenidos en cuenta por e-Vecol.

Este tipo de estructura se puede utilizar para enviar la Circularizacin de los clientes. Los ttulos de las columnas son colocados automticamente por e-Vecol y son los siguientes: Factura, Fecha Vencim., Valor corriente, A 30 dias, A 60 dias, Mas de 90 dias .

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4.3 Archivos adjuntos. Los archivos adjuntos deben ser guardados en la carpeta x:\e-vecol\correos Donde x es la unidad donde se instalo la aplicacin. Estos son opcionales.

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5. PROCESO DE ENVIO
Lo primero que debe hacerse es preparar los archivos de entrada: listado1.txt, listado2.txt y archivos adjuntos, segn se requieran segn la estructura del mensaje. Estos archivos pueden elaborarse en el AS/400, a travs de programas desarrollados para tal fin y luego transferirse al computador personal o tambin se pueden elaborar directamente en el computador personal bajo Word, block de notas o provengan de alguna otra aplicacin. Se deben revisar y actualizar los parmetros del archivo config.ini ubicado en la carpeta: x:\e-vecol\datos\. Se debe ingresar a la aplicacin e-Vecol a travs del acceso directo colocado en el escritorio.

Al dar clic sobre este icono, aparece la siguiente informacin:

En esta ventana aparecen varios campos cuya informacin es tomada directamente del archivo config.ini que se encuentra en la carpeta x:\e-vecol\datos\, donde x es la unidad de disco donde esta instalada la aplicacin e.-Vecol. Se debe revisar la informacin aqu desplegada para ver si corresponde con lo deseado.
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Los primeros dos campos corresponden a la direccin del correo y nombre del funcionario de VECOL S.A. encargado de enviar los correos. Estos dos campo estn protegidos y solo se pueden modificar a travs del archivo config.ini. Estos dos campos van a aparecer en el correo saliente, para identificar al funcionario que origina el correo. A continuacin aparece el campo Contrasea, donde se debe ingresar el password correspondiente al correo origen. Los siguientes dos campos identifican el correo y nombre del funcionario de VECOL S.A. que recibir una copia del correo saliente. El campo servidor de correos hace relacin al nombre del servidor de correos de VECOL S.A. con su correspondiente nombre de dominio. Esta campo est protegido y solo se puede modificar a travs del archivo config.ini. El campo Subcarpeta de correos contiene la direccin de la subcarpeta donde se tienen almacenados los textos de los correos que se van a enviar y los archivos adjuntos en caso de haberlos. Este campo est protegido y solo puede ser modificado a travs del archivo config.ini. Los campos Destino, Archivo adjunto y Correos enviados, son llenados por el programa eVecol cuando est en ejecucin el proceso de enviado. Para comenzar el proceso de enviado se debe dar clic en el botn Enviar Correos

A continuacin aparece la siguiente ventana de confirmacin.

Dar clic en Aceptar para continuar. En caso de no encontrase el archivo listado1.txt, se muestra la siguiente ventana.

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En caso contrario, el proceso de envo continua y al finan aparece el siguiente mensaje de finalizacin. proceso de envo de correos finalizo satisfactoriamente

ltima actualizacin: 2013-05-27.

** * FIN DEL DOCUMENTO * * *

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