Elementos bsicos de los documentos de Word

Habilidades de la Leccin
Habilidades
de

Word

Habilidad

de la certificacin

Nmero

de habilidad

Modificar las vistas de Word. Guardar un documento que ya est editado. Utilizar estilos rpidos para formatear un documento. Asignar un nombre a un documento para guardarlo. Guardar con otro nombre un documento. Elegir formatos diferentes. Utilizar un tema para formatear un documento. Colocar palabras clave a un documento. Crear e imprimir un sobre y una etiqueta. Personalizar un tema.

Cambiar las vistas de la ventana. Guardar en formatos apropiados. Aplicar estilos rpidos a documentos. Guardar en formatos apropiados. Guardar en formatos apropiados. Guardar en formatos apropiados. Formatear documentos utilizando temas. Agregar palabras clave para modificar las propiedades de un documento. Crear sobres y etiquetas. Personalizar un tema.

5.12 6.1.1 1.1.2 6.1.1 6.1.1 6.1.1 1.1.3 1.3.3

4.5.3 1.1.4

Sin Fronteras es una de las principales agencias de viajes que existen en el pas. La empresa se dedica a planear viajes alrededor de todo el mundo, visitando toda clase de lugares y para todas las personas. Planea desde viajes tursticos hasta viajes culturales. Las personas que trabajan en esta empresa, escriben cartas, documentos con datos de venta y otra informacin relacionada. En esta leccin, aprender a abrir, navegar, editar, guardar, imprimir y cerrar un documento. Adems aprender a crear sobres y etiquetas que necesite.

Palabras Clave
Barra de herramientas de acceso rpido Botn de Microsoft Office Botones de desplazamiento Cinta de opciones Comando Cuadro de desplazamiento Cuadro de dilogo Deshacer Escritorio Fichas Grupos Identificadores Iniciador de cuadro de dilogo Lneas de la cuadrcula Men de acceso directo Men Mini barra de herramientas Puntero Punto de insercin Regla Rehacer Seleccin mltiple Sugerencias de teclas Vistas en miniatura

E d u c a t i o n a l Te c h n o l o g y C o n s u l t i n g

...An te s d e Iniciar

Antes de iniciar a trabajar con Microsoft Word 2007, es importante que identifique la nueva interfaz de usuario. Cuando inicia Microsoft Word por primera vez, ver una pantalla similar a la de la Figura 1.
Barra de herramientas de acceso rpido Botn de Microsoft Office

Ttulo del documento

Cinta de opciones Regla

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Punto de insercin

Documento en blanco Botn de desplazamiento

Barra de estado Seleccionar el objeto de bsqueda Control deslizante del zoom

Pgina anterior

Pgina anterior

Microsoft ha diseado esta nueva interfaz para ofrecer al usuario un acceso ms rpido a los comandos, de acuerdo al elemento con el que se est trabajando. Su pantalla puede variar si se ha cambiado la configuracin o si se han establecido otras preferencias en el sistema.

Figura 1
Ventana de un documento de Word.

Leccin 1

Trabajar en Word
Para iniciar Word, lo primero que tiene que hacer es iniciar el programa. Cuando se inicia Word, se abre un nuevo documento en blanco.

Iniciar con Word

Prctica 1. Una vez que ha iniciado su computadora, a la primera pantalla que ve, se le llama escritorio de Windows. 2. En la barra de tareas de Windows, haga clic en el botn de Inicio. Despus seleccione Todos los programas, se despliega un men con la lista de los programas instalados. 3. Haga clic en Microsoft Office, se despliega otro men. 4. Haga clic en Microsoft Office Word 2007 (ver Figura 2). Se inicia Word y se abre un nuevo documento en blanco.
Figura 2
Iniciar Word desde el botn inicio.

15

5. Deje abierto el documento para utilizarlo en el ejercicio siguiente.

Al instalar Office en la computadora, se pudo haber agregado un acceso directo en el men Inicio o en el escritorio. Para iniciar Word, tambin puede hacer clic sobre el cono del acceso directo del escritorio, sin pasar por el men Inicio.

La nueva ventana de Word

La ventana de Word 2007 est diseada para ayudarle a realizar su trabajo de manera rpida. En esta leccin, explorar la cinta de opciones y practicar el uso del Botn de Microsoft Office.

La cinta de opciones
Word cuenta con muchas herramientas que lo ayudarn a crear documentos, tal como la cinta de opciones, que agrupa comandos comunes en grupos por fichas.

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La cinta de opciones est dividida en ocho fichas. Cada ficha contiene grupos de comandos, los cuales estn relacionados entre s. La cinta de opciones muestra comandos relacionados con el trabajo que se est realizando, ya sea dentro de un documento u objeto o imagen. En la mayora de los grupos hay un Iniciador de cuadro de dilogo, el cual est representado por una flecha que apunta hacia abajo; para abrir un cuadro de dilogo, slo tienen que hacer clic sobre el Iniciador de cuadro de dilogo. En un cuadro de dilogo puede especificar informacin adicional sobre un comando. Un comando puede ser un botn sobre el cual tiene que hacer clic o puede ser un cuadro en el que tienen que escribir informacin. Algunos comandos dentro de la cinta de opciones, contiene mens que indican que existen ms opciones a elegir; estos comandos estn representados por una pequea flecha que apunta hacia abajo. Para elegir una opcin, slo tiene que hacer clic sobre la flecha que apunta hacia abajo y seleccionar una de las opciones.

Prctica
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1. Utilice el documento que quedo abierto en la prctica anterior. 2. Como puede observar, la ficha que se encuentra activa, es la ficha Inicio. 3. Haga clic en la ficha Diseo de pgina, observe que los grupos de comandos ahora son diferentes.
Fichas

Figura 3
Ficha Diseo de pgina.

Grupo de comandos

Iniciador de cuadro de dilogo

4. Haga clic en el Iniciador del cuadro de dilogo del grupo Configurar pgina, como se muestra en la Figura 3. Se despliega el cuadro de dilogo Configurar pgina (como se muestra en la Figura 4).
Figura 4
Cuadro de dilogo Configurar pgina

Leccin 1

5. Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de dilogo. 6. Haga clic en la ficha Inicio, para que se active. 7. Haga clic sobre la flecha que apunta hacia abajo en el comando Tamao de fuente en el grupo Fuente. Como se muestra en la Figura 5, se despliega un men con varias opciones sobre el tamao de la fuente.
Figura 5
Men Tamao de fuente.

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8. Vuelva a hacer clic sobre la flecha para cerrar el men. 9. Haga doble clic sobre la ficha Inicio; observe que los grupos de comando se ocultan para dar un mayor espacio en la pantalla y que se pueda trabajar con mayor facilidad. 10. Haga doble clic sobre la ficha Inicio. 11. Deje abierto el documento, ya que se utilizar en la siguiente prctica.

La Mini barra de herramientas

La Mini barra de herramientas es una pequea barra de herramientas que contienen las herramientas que son utilizadas ms comnmente y que aparece cuando selecciona algn texto. La imagen de la mini barra se muestra muy tenue, sin embargo, sta se ilumina y se activa cuando se selecciona un comando. Tambin se puede mostrar la Mini barra de herramientas, al hacer clic con el botn secundario del mouse en cualquier parte del texto, independientemente si el texto se ha seleccionado o no. Cuando hace clic con el botn secundario del mouse, tambin se muestra el men de acceso directo.

Prctica 1. Utilice el mismo documento que quedo abierto en la prctica anterior. 2. Haga clic en el margen izquierdo del cursor, que se encuentra parpadeando. Aparece una imagen tenue de la Mini barra de herramientas, como se ve en la Figura 6.
Figura 6
Men Tamao de fuente. Cuando selecciona el texto, se muestra la Mini barra de herramientas de forma tenue.

3. Seale el comando de formato Negrita en la Mini barra de herramientas. Observe que la barra de herramientas se ilumina. 4. Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo del comando Fuente. Observe que se despliega un men de fuentes. Vuelva a hacer clic sobre la flecha para quitar el men.

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5. Mueva el puntero del mouse fuera de la Mini barra de herramientas, hacia otra parte del documento, de preferencia que est en blanco. 6. Haga clic con el botn derecho del mouse. Junto con la Mini barra de herramientas, aparece un men de acceso directo con los comandos que son ms utilizados, Figura 7.
Figura 7
Mini barra de herramientas y el men de acceso directo.

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7. Deje abierto el documento para utilizarlo en la prctica siguiente.

La Barra de herramientas de acceso rpido

La Barra de herramientas de acceso rpido es una barra que contienen los comandos que utiliza con ms frecuencia. Tales comandos pueden ser: Guardar, Deshacer, Rehacer e Imprimir. Tambin puede colocar esta barra debajo de la cinta de opciones. Para guardar los cambios de un documento de manera rpida y en cualquier momento, slo haga clic en el botn Guardar. El comando Deshacer se utiliza para deshacer las acciones de los ltimos comandos. Haga clic las veces que sean necesarias para deshacer los comandos que se han aplicado. Si hace clic en la flecha que se encuentra por un lado del comando Deshacer, le muestra una lista de acciones que puede deshacer. El comando Rehacer funciona de manera similar al comando Deshacer; se utiliza para rehacer la ltima accin. Si un botn se encuentra atenuado (disminuido el color), significa que no se puede utilizar.

Prctica 1. Utilizar el documento con el que se trabaj la prctica anterior. 2. En la Barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en el botn Guardar, que se muestra en la Figura 8.

Leccin 1

Guardar

Rehacer Personalizar barra de herramientas de acceso rpido Men de personalizar barra de herramientas de acceso rpido

Figura 8
Barra de herramientas de acceso rpido.

Deshacer

Guardar

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3. Se muestra el cuadro de dilogo Guardar como. Haga clic en Cancelar. 4. Haga clic en el botn Personalizar barra de herramientas de acceso rpido. Observar que se despliega un men, como se muestra en la Figura 8. 5. Haga clic en la opcin Mostrar debajo de la cinta de opciones. La barra se ubica ahora, debajo de la cinta de opciones. 6. Nuevamente, haga clic sobre la opcin Personalizar barra de herramientas de acceso rpido. 7. Haga clic en Mostrar encima de la cinta de opciones. 8. Deje abierto el documento, para utilizar en la siguiente prctica.

Sugerencias de teclas
Al presionar la tecla Alt, sobre la cinta de opciones aparecen pequeas letras y nmeros encerrados en identificadores (pequeas etiquetas cuadradas); a estas letras y nmeros, se le llama sugerencias de teclas. Para ejecutar algn comando utilizando las sugerencias de teclas, presione la tecla Alt y despus presiona la sugerencia de tecla o la secuencia de sugerencias, correspondientes al comando que quiere ejecutar. Cada comando dentro de la cinta de opciones tiene una sugerencia de teclas.

Prctica 1. En el mismo documento que dej abierto en la prctica anterior 2. Presione la tecla Alt. En la cinta de opciones aparecen letras y nmeros que identifican la tecla que debe emplear para utilizar el comando o ficha correspondiente (Figura 9).
Figura 9
Sugerencias de teclas.

3. Presiona la tecla C para activar la ficha Diseo de pgina. 4. Presiona la O, que se muestra un men para cambiar la orientacin de la pgina. 5. Deje el documento abierto, para utilizarlo en la siguiente prctica.

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Los mtodos abreviados de teclado son teclas o combinaciones de tecla, que se deben presionar juntas para ejecutar un comando. Los mtodos abreviados son tiles cuando no se quiere alcanzar el mouse y se quiere tener las manos en el teclado. En las versiones anteriores de Word, los comandos que comenzaban con la tecla Ctrl permanecen iguales; sin embargo, las que empezaban con la tecla Alt, ahora son diferentes.

El botn de Microsoft Office

El Botn de Microsoft Office es uno de los elementos ms importantes que incorpora Word en 2007, ya que es un men de comandos que utilizar en casi todos los archivos que cree o edite. El Botn de Microsoft Office se encuentra en la esquina superior izquierda de la pantalla. Al hacer clic sobre l, se despliega un men con una lista de comandos bsicos: Abrir, Guardar, Imprimir, Preparar y ms opciones. Algunos mens cuentan con flechas que indican que existen ms opciones disponibles. A continuacin se muestra informacin resumida de los principales comandos: Nuevo: crea un documento en blanco, una plantilla o una entrada a blog. Abrir: abre un documento existente. Guardar: guarda el documento actual, utiliza los nuevos formatos de Word. Guardar como: guarda un documento en formatos anteriores (Word 97-2003) u otros formatos disponibles (.pdf, .xps). Imprimir: abre un cuadro de dilogo que permite cambiar las opciones de impresin de un documento. Preparar: muestra opciones para preparar un documento para distribuirlo, muestra sus propiedades, inspecciona el documento, restringe permisos, agrega firmas digitales, comprueba la compatibilidad o marca un documento como final. Enviar: enva el documento por correo electrnico o por fax. Publicar: guarda un documento como entrada para blog o en un servidor de documentos para compartirlo y crea una nueva rea de trabajo de un documento, mientras mantienen una copia local. Cerrar: cierra un documento abierto.

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Adems de este men de comandos, el Botn de Microsoft Office muestra una lista de los documentos que se han abierto recientemente. Tambin muestra un botn de Opciones de Word para personalizar algunas opciones de Word.

Prctica 1. Haga clic en el Botn de Microsoft Office. Se despliega un men (ver Figura 10).

Leccin 1

Botn de Microsoft Office

Figura 10
Botn de Microsoft Office y men que se muestra.

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2. Seale el comando Preparar para mostrar las opciones. 3. Seale a los dems comandos para ver las opciones que cada uno de ellos tiene. 4. Vuelva a hacer clic en el Botn de Microsoft Office para cerrar el men. 5. Deje abierto el documento, para que lo pueda utilizar en la siguiente prctica.

El Botn de Ayuda
Si tiene preguntas sobre el funcionamiento de algn comando, en la Ayuda de Microsoft Office puede encontrar las respuestas. Puede elegir entre emplear los temas de ayuda preinstalados en Office o conectarse a Internet para elegir la ayuda en lnea. Para cualquiera de los dos casos, puede buscar palabras clave, examinar los temas de ayuda o seleccionar un tema.

Al colocar el puntero sobre un comando de la cinta de opciones, aparece un recuadro que muestra el nombre del comando e informacin adicional sobre la funcionalidad del comando. Adems puede hacer clic sobre el botn de Ayuda para obtener ms ayuda.

El botn de Ayuda, se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana de Word. Se despliega el cuadro de dilogo Ayuda de Word con varios temas. El men Estado de conexin localizado en la esquina inferior derecha, del cuadro de dilogo de la Ayuda de Word le permite elegir entre los temas de ayuda que estn disponibles en lnea y los temas de ayuda que estn instalados en su computadora (para consultarlos fuera de lnea). La Ayuda de Microsoft Word funciona de manera muy similar a la de un navegador en Internet, ya que contiene botones como: Atrs, Adelante, Detener, Actualizar, Inicio e Imprimir. Una manera rpida de encontrar lo que necesita es teclear dentro del cuadro, una palabra o varias palabras clave y haga clic en el botn Buscar. Word mostrar una lista de temas relacionados. Otra manera en que puede obtener ayuda, es elegir uno de los temas que se encuentran disponibles en el cuadro Examinar la ayuda de Word (cuando est en lnea) o Examinar Word ayuda (cuando no est en lnea). Tambin puede hacer clic en el botn Mostrar tabla de contenido para obtener una lista de las categoras de ayuda de Word. Elija una de las anteriores opciones para ver una lista de temas relacionados.

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Una vez que ha encontrado el tema que buscaba, ste aparecer en la pantalla principal, en caso de que desee imprimirlo, slo haga clic en el botn Imprimir. Puede cambiar la posicin y el tamao de la ventana de Ayuda de Word. El botn Mantener visible alterna entre las opciones Mantener visible (asegurndose que la ventana siempre est visible arriba del documento) y No visible (manteniendo al documento en el que se est trabajando arriba).

En algunos cuadros de dilogo o informacin de pantalla, podr ver que se muestran los conos de Ayuda de Word , lo que le permite ver temas de ayuda relacionados con el contexto. Al hacer clic en l, se abre la Ayuda de Word.

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Trabajar con un documento existente

Una de las maravillas que tienen Word, es que es posible abrir documentos para editarlos o hacerles cambios. Durante esta seccin, aprender a abrir un documento existente, navegar en l; a ingresar texto, seleccionar, reemplazar y eliminar texto; adems de aprender a guardar, imprimir y cerrar un documento.

Abrir documentos existentes

Para abrir un documento existente, en Word, usted tiene tres opciones: abrir un documento original, abrir una copia de un documento o abrir un documento como archivo de slo lectura que no puede ser modificado. Cuando desee abrir un documento existente, utilice el Botn de Microsoft Office. El cuadro de dilogo Abrir, le permite encontrar y abrir archivos en cualquier lado que se encuentren ubicados (escritorio, carpeta de computadora, red, etc.) En la seccin Buscar en: se enlistan una serie de opciones donde puede buscar el archivo (carpetas, unidades). Haga clic en una ubicacin y del lado derecho aparecern una serie de carpetas que puede abrir. Una vez que encuentre el archivo que buscaba, haga doble clic sobre l; o haga clic una vez sobre l para seleccionarlo y despus haga clic en el botn Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, puede encontrar ms opciones para abrir documentos. El men Tipo de archivo (ubicado adelante del cuadro nombre), le permite elegir el tipo de archivo que desea abrir. El botn Herramientas le permite conectarse a una red. El botn Organizar le permite crear una nueva carpeta para organizar sus archivos, eliminar, cambiar nombre o mostrar las propiedades de un documento. El botn Vistas, le permite seleccionar un tipo de vista de los documentos: muy grandes, grandes, medianos, pequeos, lista, detalles y mosaico. En caso de que desee abrir un documento de otra manera, haga clic en la flecha que apunta hacia abajo, del botn Abrir, para ver otras opciones disponibles como: Abrir en el explorador, Abrir con transformacin y Abrir y reparar, estas opciones estn disponibles dependiendo del tipo de archivo.

Prctica 1. Haga clic en el Botn de Microsoft Office para desplegar el men.

Leccin 1

2. Haga clic en Abrir. Se despliega el cuadro de dilogo Abrir (Figura 11).

Vistas Crear una nueva carpeta Barra para navegar

Figura 11
Cuadro de dilogo Abrir. Organizar

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3. En el cuadro Buscar en, haga clic en la ubicacin donde se encuentran los archivos de esta leccin. 4. Localice el archivo Informes y haz clic en l, una vez, para seleccionarlo. 5. Haga clic en el botn Abrir. Se abre el documento, como se muestra en la Figura 12.

El documento Informes, se encuentra disponible en el CD-ROM complementario.

Figura 12
Documento Informes.

6. Deje abierto el documento, para utilizarlo en la siguiente prctica.

Vistas de Word
Tienen diferentes opciones de ver un documento en Word, a continuacin se enlistan las opciones:

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Certificacin
Cambiar las vistas de la ventana 5.1.2

La Vista Diseo de impresin es el tipo de vista ms comn. Esta vista muestra como se ver el documento impreso, adems permite utilizar la cinta de opciones para editar o modificar documentos. La Vista Lectura de pantalla completa, facilita la lectura de documentos en pantalla. La Vista Diseo Web muestra como se vera el documento en una pgina web. La Vista Esquema muestra el documento como un esquema y adems contiene comandos para crear y editar esquemas. La Vista Borrador permite ver un documento como borrador. Los encabezados, pies de pgina y otros elementos no aparecen.

Los comandos relacionados con los tipos de vista, tambin se encuentran disponibles en la barra de Estado, en la seccin de vistas, localizada en la parte inferior derecha de la pantalla.

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Prctica 1. Utilice el documento que dej abierto en la prctica anterior. 2. Haga clic en la ficha Vista para que se active, como se muestra en la Figura 13. Observe los grupos de comandos que se encuentran disponibles en esta ficha.
Figura 13
Ficha Vista.

3. En el grupo Vistas de documento, haga clic en el botn Esquema para cambiar a la vista que se muestra en la Figura 14.
Figura 14
Vista Esquema del documento.

4. Observe que aparece la ficha Esquema y que muestra grupos relacionados con sta. 5. Active la opcin Mostrar slo la primera lnea dentro del grupo Herramientas de esquema. Observe que ahora slo se muestra la primera lnea de cada prrafo del documento. 6. Haga clic en Cerrar vista Esquema, para cerrar la vista. 7. Haga clic en el botn de la vista Lectura de pantalla completa, para mostrar el

Leccin 1

documento en la pantalla completa. 8. Haga clic en Esc para desactivar la vista. En caso de que se haya abierto el panel Referencias, haga clic en Cerrar. 9. Haga clic en la vista Diseo Web. Observe como cambia la vista. 10. Haga clic en la vista Diseo de impresin. 11. Deje abierto el documento para utilizarlo en la siguiente prctica.

Grupo Mostrar u Ocultar

El grupo de comandos Mostrar u Ocultar del grupo Vista, contiene varias opciones que le permiten crear, editar y navegar por los documentos. Durante esta prctica tendr la posibilidad de utilizar las reglas, que son herramientas de medicin que le ayudarn a alinear el texto. Existen reglas tanto horizontales como verticales, las cuales tambin muestran las sangras y las tabulaciones. Las lneas de la cuadrcula constituyen una cuadricula de lneas verticales y horizontales, le ayudarn a alinear grficos u otros objetos en sus documentos. Estas lneas slo pueden verse en la vista Diseo de impresin. La opcin Mapa de documento, es de suma utilidad para documentos muy largos, ya que facilita la navegacin. La opcin Vistas en miniatura muestra una pequea imagen del documento. Cabe mencionar que la vista en miniatura y el mapa de documento no pueden observarse al mismo tiempo. La Barra de mensajes, muestra las tareas pendientes que debe realizarse en el documento.

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Prctica 1. En la ficha Vistas, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en la casilla de verificacin Regla, para activar la opcin (ver la Figura 15). 2. Haga clic en el cuadro Vistas en miniatura. Del lado izquierdo del documento, aparecen imgenes de pginas en miniatura, observar la Figura 15. 3. Haga clic en el cuadro Lneas de la cuadrcula para mostrar una cuadrcula detrs del texto, as como se muestra en la Figura 15.
Figura 15
Documento Informes.

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4. Haga clic en la casilla de verificacin de Lneas de cuadrcula para quitar las lneas de cuadrcula. 5. Deje abierto el documento, para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

Para mostrar las reglas en el documento, tambin puede utilizar el botn Regla, que se encuentra en la ventana del documento.

El zoom
El grupo de comandos Zoom, le da la posibilidad de acercarse para obtener ms detalles del documento, o le da la oportunidad de alejarse para ver una mayor parte del documento. El botn Ancho de pgina, amplia el documento para que coincida con el ancho de la ventana. El botn Zoom abre el cuadro de dilogo Zoom que muestra ms opciones para alejarse o acercarse, tambin puede insertar un nmero exacto para ver el zoom y ver una vista previa de cmo se ver el documento. Para acercar o alejar la vista de un documento, tambin puede utilizar el control deslizante de la barra de estado.

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Para mostrar el cuadro de dilogo Zoom, tambin puede hacer clic sobre el porcentaje que se muestra en la barra de estado, por un lado de la barra deslizante del zoom.

Prctica 1. Trabaje con el documento que dej abierto en la prctica anterior. 2. De ser necesario, haga clic en la ficha Vista, para activarla. 3. Haga clic en el botn Dos pginas y se muestra en pantalla el documento como dos pginas. 4. Haga clic en el botn Una pgina. En pantalla se observa el documento en una sola pgina. 5. Haga clic en el botn Zoom. Se muestra el cuadro de dilogo Zoom, como se observa en la Figura 16
Figura 16
Cuadro de dilogo Zoom.

6. Haga clic en el botn a un lado del 100% y haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en el botn Acercar en el control deslizante del Zoom, que se encuentra localizado en la parte inferior derecha de la ventana, ver la Figura 17. Observe que con cada clic el zoom aumenta 10 por ciento.

Leccin 1

Figura 17
Control deslizante del Zoom.

8. Arrastre el botn deslizante del zoom hasta el botn de Alejar. Observe que el documento ha reducido su tamao, hasta verse en miniatura. 9. En el grupo Zoom, haga clic en el botn Ancho de pgina. El documento se muestra en todo el ancho de la pantalla. 10. Deje abierto el documento para utilizarlo en la siguiente prctica.

Vistas de ventana
El grupo de comandos Ventana contiene comando que le ayudarn a ver el documento de diferentes maneras. El botn Nueva ventana, lo puede utilizar cuando desee crear una nueva ventana de un documento. El botn Organizar todo, acomoda una o ms ventanas en la misma pantalla, con la finalidad de comparar documentos o utilizar la informacin de un documento en otro. El comando Dividir, puede dividir una ventana un documento, en dos ventanas que se pueden desplazar de manera independiente. Esto permite visualizar dos partes de un mismo documento, al mismo tiempo. El botn Ver en paralelo, coloca dos documentos uno al lado del otro. El botn Desplazamiento sincrnico establece la manera en que puede desplazarse por los documentos para que trabajen juntos o por separado. El comando Restablecer posicin de la ventana, coloca en la misma posicin a los dos documentos. Para determinar qu documento es el que debe estar activo, utilice el botn Cambiar ventanas. Cuando hace clic sobre este botn, se muestra un men con los documentos que estn abiertos; haga clic sobre el documento que desea activar. El documento que se encuentra activo es el que est listo para aceptar los comandos. En ocasiones tendr que quitar la vista de una ventana pero sin tener que salir de la aplicacin. Existen tres botones en la esquina superior derecha que le permitirn minimizar, restaurar y maximizar o cerrar una ventana. El botn Minimizar, minimiza la ventana de un documento, quitndola de la pantalla y envindola a la barra de tareas. Los botones de Restaurar y minimizar se alternan. El botn Restaurar, cambia el tamao de la ventana, hacindola ms pequea. El botn Maximizar, regresa la ventana a su tamao mximo. El botn Cerrar, cierra el documento; haga clic sobre este botn cuando ya haya terminado de trabajar con el documento.

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Prctica 1. Utilice el mismo documento que dejo abierto en la prctica anterior. 2. Haga clic en la ficha Vista, para activarla. 3. Haga clic en el botn Dividir, dentro del grupo Ventana. Observe que aparece una barra vertical de color gris con una flecha de doble punta, que se mueve. Coloque la barra de divisin antes del ttulo Qu es un buen informe? La ventana ahora est dividida en dos partes, ver la Figura 18.

E d u c a t i o n a l Te c h n o l o g y C o n s u l t i n g

Figura 18
Ventana Dividida

28

4. En el grupo Ventana, haga clic en el botn Quitar divisin. 5. Haga clic en el botn Nueva ventana, del grupo Ventana. Se abre una nueva ventana que contiene el mismo documento, pero con el nombre Informes:2 y ste es el documento activo, como se muestra en la Figura 19.
Figura 19
Nueva ventana del documento.

6. En la ficha Vista en el grupo Ventana, haga clic en el botn Cambiar ventanas. Se despliega un men que muestra las ventanas que estn abiertas, ver Figura 20.
Figura 20
Botn Cambiar ventanas.

7. Haga clic en Informe:1. Ahora el documento que est activo es el documento original. 8. Haga clic en el botn Organizar todo. Las dos ventanas son colocadas en la parte superior e inferior de la pantalla, como se observa en la Figura 21.

Leccin 1

Figura 21
Comando Organizar todo.

29

9. Haga clic en el botn Ver en paralelo. Los documentos son organizados en paralelo. 10. Haga clic sobre el documento Informes:2. Haga clic en el botn Cerrar. 11. En el documento que quedo abierto. Haga clic en el botn Minimizar (ver Figura 22). El documento es minimizado y colocado en la Barra de tareas de Windows.
Maximizar/Restaurar Minimizar Cerrar

Figura 22
Botones Maximizar, Restaurar, Minimizar y Cerrar.

12. Haga clic en el documento Informe en la Barra de tareas, en la parte inferior de la ventana para maximizar el documento en la pantalla. 13. Coloque el puntero del mouse sobre la esquina inferior derecha de la ventana, donde se ve un patrn de puntos. El puntero toma la forma de una flecha con doble punta, como se muestra en la Figura 23.

Figura 23
Cambiar el tamao de ventana.

14. Haga clic y arrastre hacia el centro de la pantalla para disminuir el tamao de la ventana. 15. Haga clic en el botn Maximizar, para maximizar el tamao del documento. 16. Deje abierto el documento para utilizarlo en la siguiente prctica.

Navegar en un documento
En esta seccin aprender a utilizar botones de desplazamiento, barras de desplazamiento y cuadros de desplazamiento. Adems de aprender a utilizar el teclado para desplazarse por un documento.

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Utilizar el mouse para desplazarse en un documento

Las Barras de desplazamiento son barras que aparecen, ya sea del lado derecho o en la parte inferior del documento, permitindole que se desplace de forma horizontal o vertical. Haga clic en los botones de desplazamiento cuando desee moverse ms rpido. Haga clic sobre el Cuadro de desplazamiento, sosteniendo el botn del mouse para ver un indicador de posicin del documento y moverse ms rpido a travs de l. Observar la Figura 24.
Figura 24
Barra de desplazamiento.

Botn de desplazamiento

Cuadro de desplazamiento

30

Pgina anterior Pgina siguiente

Botn Seleccionar objeto de bsqueda

Puede hacer clic en el botn Pgina siguiente para desplazarse hacia la pgina siguiente; puede hacer clic en el botn Pgina anterior para ir a la pgina anterior. El botn Seleccionar objeto de bsqueda contiene un men que muestra las opciones en las que se puede mover o examinar: campo, nota al final, nota al pie, comentario, seccin, pgina, grfico o tabla. Para navegar por un documento, tambin puede utilizar algunas teclas o una combinacin de stas. La Tabla 1.1 muestra los mtodos abreviados de teclado utilizados ms comnmente.
Tabla 1.1 Teclas (mtodo Flecha derecha Flecha hacia arriba Flecha hacia abajo Fin Inicio Re Pg Av Pg Ctrl + Fin Ctrl + Inicio
abreviado)

Se

mueve:

Flecha izquierda

Un caracter a la izquierda Un caracter a la derecha Una lnea hacia arriba Una lnea hacia abajo Al final de la lnea Al inicio de la lnea Una pantalla hacia arriba Una pantalla hacia abajo Al final del documento Al inicio del documento

Leccin 1

Teclas (mtodo Ctrl + Re Pg Ctrl + Av Pg

abreviado)

Se

mueve:

Arriba Abajo

Insertar texto
En esta seccin, aprender a insertar texto en cualquier parte del documento.

Insertar texto
Cuando mueve el puntero del mouse dentro del rea de un texto, el puntero toma la forma de: para insertar texto, coloque el puntero en forma de y haga clic. El puntero se convierte en un punto de insercin parpadeante, listo para que comience a teclear el texto. El texto aparecer del lado izquierdo del punto de insercin. Al teclear un texto, Word, automticamente lo ajusta. Si quiere empezar en un nuevo rengln, presione Entrar.

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Prctica 1. Utilice el documento que qued abierto en la prctica anterior. 2. Mueva el puntero por encima del texto del documento. Observe que cambia su forma a 3. Coloque el puntero en forma de antes de la frase Piense en la preparacin del informe como una forma escrita de (se encuentra ubicada al final del quinto prrafo). 4. Presione la tecla Entrar, dos veces. 5. Teclee: Pida ayuda a amigos y colegas o cualquiera que pueda ayudarle tanto en conceptos como estilo. Presione la barra espaciadora. Su pantalla debe verse similar a la de la Figura 25.
Figura 25
Texto insertado en un documento.

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6. Deje abierto el documento, ya que ser utilizado en la siguiente prctica.

Mientras teclea, Word automticamente revisa la ortografa y la gramtica de las palabras. Cuando Word detecta un error, coloca una lnea ondulada roja o verde, debajo de la palabra. En lecciones posteriores, aprender ms sobre la revisin ortogrfica y gramatical.

Seleccionar, reemplazar y eliminar texto

Durante esta leccin, aprender a seleccionar texto, utilizando el mouse y el teclado. Tambin aprender a reemplazar o eliminar texto con uno nuevo. La Tabla 1.2 muestra las maneras en que puede seleccionar un texto, utilizando el mouse.
32 Tabla 1.2 Cuando
desee seleccionar:

Realice

lo siguiente:

Cualquier cantidad de texto Una palabra Lneas Mltiples lneas Oracin Prrafo Todo el documento

Haga clic y arrastre sobre el texto Haga doble clic sobre la palabra Haga clic en el margen izquierdo con el puntero del mouse Arrastre el mouse en el margen izquierdo Sostenga la tecla Ctrl y haga clic en cualquier parte de la oracin Haga doble clic en el margen izquierdo o triple clic en el prrafo Haga triple clic en el margen izquierdo

Tambin puede seleccionar texto, utilizando el teclado. La Tabla 1.3 muestra las combinaciones que puede utilizar.
Tabla 1.3 Para
seleccionar:

Teclee: Mays + Flecha derecha Mays + Flecha izquierda Ctrl + Shift + Flecha derecha Ctrl + Shift + Flecha izquierda Shift + Fin Shift + Inicio Ctrl + Shift + Fin Ctrl + Shift + Inicio Ctrl + E Ctrl + Shift + Flecha hacia abajo

Un caracter a la derecha Un caracter a la izquierda Hasta el final de la palabra Hasta el inicio de la palabra Hasta el final de una lnea Hasta el inicio de una lnea Hasta el final de un documento Hasta el inicio de un documento Todo el documento Hasta el final de un prrafo

As como puede seleccionar texto de varias maneras, tambin puede eliminar texto de diferentes maneras: Presione la tecla Retroceso para eliminar los caracteres a la izquierda del punto de insercin. Presiona la tecla Supr para eliminar los caracteres a la derecha del punto de insercin.

Leccin 1

Seleccione el texto y presione la tecla Retroceso o Supr.

Puede utilizar el botn Seleccionar del grupo Edicin en la ficha Inicio, para seleccionar todo el texto de un documento, seleccionar los objetos detrs del texto o seleccionar texto con formato similar.

Prctica 1. Utilice el documento que qued abierto en la prctica anterior. 2. Al inicio del documento, coloque el punto de insercin antes del ttulo Redactar mejores informes. 3. Arrastre el mouse sobre la palabra Redactar, para seleccionarla. 4. Teclee la palabra: Escribir. Observe que la palabra Redactar fue sustituida por la palabra Escribir. 5. En el quinto prrafo del documento. Localice donde dice 80%. Coloque el punto de insercin despus del 8. 6. Presione la tecla Retroceso para eliminar el nmero 8. Teclee 7. 7. Desplcese al inicio del documento. En el primer prrafo, haga doble clic sobre la palabra informes. 8. Presione y mantenga sostenida la tecla Ctrl y haga doble clic en la palabra lectura. Ambas palabras deben estar seleccionadas, ver la Figura 26.
Figura 26
Palabras seleccionadas.

33

9. Presione la tecla de Supr para eliminar las palabras. 10. Haga clic en el botn de Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rpido para deshacer la accin de suprimir 11. Desplcese al final del documento. Coloque el punto de insercin al final del ltimo prrafo. Haga triple clic con el mouse. El prrafo completo es seleccionado. 12. Haga clic en una parte en blanco del documento, para quitar la seleccin, por ejemplo, en el borde del documento. 13. Deje el documento abierto para que sea utilizado en la siguiente prctica. Cuando una parte del texto est seleccionada, el texto que teclee lo sustituye. Para cancelar una seleccin, slo tiene que hacer clic sobre cualquier espacio en blanco del documento. Cuando el puntero del mouse est en el margen izquierdo, su forma cambia a una flecha de seleccin, que al arrastrarla, le permite seleccionar una palabra, un carcter, una lnea o prrafos de texto. Tambin puede utilizarlo para posicionar el punto de insercin y luego arrastrarlo para seleccionar el texto. La seleccin mltiple consiste en que Word le permite seleccionar varias opciones de texto que no son continuas. Lo que tiene que hacer es seleccionar el primer texto, presionar la tecla Ctrl y seleccionar los dems elementos de texto, sin dejar de presionar la tecla Ctrl.

Guardar un documento
Para guardar un documento por primera vez, debe especificar una ubicacin y el nombre del archivo. Para hacerlo, utilice el comando Guardar como del Botn Microsoft Office. Se despliega el cuadro de dilogo Guardar como. En l puede hacer doble clic para abrir una carpeta y especificar la

E d u c a t i o n a l Te c h n o l o g y C o n s u l t i n g

ubicacin del documento. Despus solo tiene que escribir el nombre del documento y hacer clic en Guardar. Una vez que ha guardado el archivo en una ubicacin, slo tiene que hacer clic en el botn Guardar de la Barra de herramientas de acceso rpido cada vez que haga cambios en l.

Certificacin
Guardar un documento 6.1.1

Guardar un documento
Prctica 1. Haga clic en el Botn de Microsoft Office. Se despliega un men. 2. Haga clic en el botn Guardar como. Se muestra el cuadro de dilogo Guardar como, ver la Figura 27.

34

Tambin puede utilizar el botn Guardar, localizado en la Barra de herramientas de acceso rpido o presione las teclas Ctrl + G para guardar el documento.

Existe otra opcin para abrir el cuadro de dilogo Guardar, presione la tecla F12.

Vistas

Crear nueva carpeta

Figura 27
Cuadro de dilogo Guardar como. Organizar

Lista de ubicaciones

Guardar con un formato de archivo diferente

Guardar con otro nombre de archivo

3. En el panel que aparece a la izquierda, haga clic en la ubicacin donde desea guardar el documento. 4. De ser necesario, haga doble clic sobre una carpeta en la que desea guardar los archivos.

Para crear una nueva carpeta, en la que desea almacenar su documento, haga clic en el botn Organizar. Se muestra un men, elija la opcin Nueva carpeta.

Leccin 1

5. Teclee Mejores informes en el cuadro Nombre de archivo. 6. Haga clic en Guardar. 7. Deje el documento abierto para trabajar con l en la siguiente prctica. Es importante que siempre guarde los cambios del documento que est realizando. Sin embargo, si lo olvida y hace clic en el botn Cerrar, aparecer una ventana de Word preguntndole si desea guardar los cambios. Elija S para guardar y cerrar; elija No para cerrar sin guardar o Cancelar para detener el comando Cerrar.

Certificacin
Guardar un documento 6.1.1

Autorrecuperar es una herramienta muy til en Word, porque guarda sus datos a ciertos intervalos programados de tiempo. Lo que hace posible que se recupere su trabajo si ocurre algn problema. Aunque, esta opcin es muy til, no sustituye la opcin de guardar frecuentemente sus documentos mientras trabaja. Mientras trabaja, regularmente haga clic sobre el botn Guardar para evitar la prdida de su trabajo.

Elegir un formato de archivo diferente

Si necesita que su documento tenga un formato diferente, puede hacerlo, slo tiene que guardarlo como otro tipo de formato.
Certificacin
Guardar en formatos apropiados 6.1.1

35

Prctica 1. Utilice el documento que quedo abierto en la prctica anterior. 2. Haga clic en el Botn de Microsoft Office y luego haga clic en Guardar como para que se muestre el cuadro de dilogo. 3. En el cuadro Tipo, sobre el men desplegable que tiene una flecha que apunta hacia abajo seleccione Documento de Word 97-2003, como se ve en la Figura 28.
Figura 28
Men desplegable Tipo.

4. Haga clic en Guardar. 5. Deje abierto el documento para utilizarlo en el siguiente ejercicio. Acaba de guardar una copia del documento, pero utilizando un formato diferente. El formato que escogi en la prctica anterior, le permite a cualquier usuario con una versin anterior de Word, abrirlo sin ninguna dificultad. Puede escoger entre varios formatos de archivo, dependiendo de sus necesidades. Por ejemplo, puede guardarlo como un texto sin formato si no desea que el documento contenga ningn tipo de formato; o puede guardar el documento como una pgina Web.

Certificacin
Guardar en formatos apropiados 6.1.1

Los archivos PDF son un formato muy comn para guardar documentos. Estos archivos conservar el formato de los documentos originales para que puedan ser vistos exactamente como se disearon, sin permitir que se cambien o copien.

E d u c a t i o n a l Te c h n o l o g y C o n s u l t i n g

Cambiar la apariencia de un documento

Despus de que ha creado un documento, es momento de pensar cmo se podra mejorar su apariencia. En Word, es fcil modificar la apariencia, para hacerlo puede utilizar los estilos rpidos y los temas para darle el aspecto que desee.

Aplicar estilos rpidos a documentos

Los estilos rpidos son formatos predefinidos, los cuales pueden aplicarse a un documento para cambiar su apariencia y presentacin. Adems con la nueva caracterstica de Word, ya no tiene que imaginarse cmo se vern los cambios, porque se presenta una vista previa del documento formateado antes de aplicarlo.

36

Prctica 1. Abra el documento Documentos Comerciales de la ubicacin donde se encuentran las plantillas de esta leccin. 2. Haga clic en cualquier parte del documento. 3. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en el botn Cambiar estilos. 4. Seleccione la opcin Conjunto de estilos. Se muestra un men con las opciones de estilos a aplicar, como se muestra en la Figura 29.
Figura 29
Men Cambiar estilos.

5. Coloque el puntero del mouse sobre cualquier opcin dentro del men y observe como se muestra una vista previa del documento. 6. Haga clic en Moderno. 7. Seleccione el primer prrafo del documento. 8. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en el botn Ms. Se muestra una galera de estilos rpidos, ver la Figura 30.
Figura 30
Conjunto de estilos.

Leccin 1

9. Coloque el puntero del mouse sobre cualquier vista en miniatura y observe la vista previa del documento. 10. Haga clic en la opcin nfasis sutil. El estilo que seleccion es aplicado al prrafo. Su documento debe verse similar a la Figura 31.
Figura 31
Ejemplo de documento con el estilo nfasis sutil.

37

11. Guarde el documento. 12. Deje abierto el documento para utilizarlo en la prctica siguiente.

Certificacin
Aplicar estilos rpidos a documentos 1.1.2

Aplicar un tema a un documento

Un tema de documento, consiste en un conjunto de opciones de formato ya predefinidas, incluye fuentes, colores y efectos de temas. Puede utilizar las opciones con las que ya cuenta Word o puede crear su propio tema. En la ficha de Diseo de pgina se encuentran los temas que se pueden aplicar a un documento contienen los siguientes elementos: Los colores del tema estn compuestos por: Cuatro colores para el texto y el fondo, Seis colores de nfasis y Dos colores para los hipervnculos. Para cambiar los colores del tema, haga clic en el botn Colores, como se muestra en la Figura 32.

E d u c a t i o n a l Te c h n o l o g y C o n s u l t i n g

Figura 32
Colores del tema.

38

Las fuentes del tema contienen: Una fuente para el ttulo y Una fuente para el texto del cuerpo. Para cambiar las fuentes del tema, posicione el cursor en el botn Fuentes del tema, observar la Figura 33.
Figura 33
Fuentes del tema.

Los efectos del tema son conjuntos de lneas y efectos de relleno. Para cambiar los efectos del tema, haga clic Efectos del tema. Observar la Figura 34.
Figura 34
Efectos del tema.

Leccin 1

Puede guardar los cambios de colores, fuentes o efectos de un tema como un tema personalizado y despus aplicarlos en otros documentos.

Certificacin
Personalizar un tema 1.1.4

Los temas de documentos, son los mismos en todos los programas de Office, esto le ayudar a tener el mismo aspecto y presentacin entre sus documentos.

Prctica 1. Utilice el documento que quedo abierto en la prctica anterior. 2. En la ficha Diseo de pgina, en el grupo Temas, haga clic en el botn Temas, observar la Figura 35.
Figura 35
Fuentes del tema.

39

3. Coloque el puntero sobre cualquier tema y observe que en el documento se muestra una vista previa del tema. 4. Haga clic en Opulento. En el documento se aplican los colores, fuentes y efectos del tema. 5. Guarde su documento. 6. Deje abierto el documento para utilizarlo en la siguiente prctica.

Certificacin
Formatear documentos utilizando temas 1.1.3

Editar las propiedades de un documento

Las propiedades del documento son detalles con los cuales se puede identificar a un archivo. Revise la Tabla 1.4, para conocer cada una de ellas.

E d u c a t i o n a l Te c h n o l o g y C o n s u l t i n g

Tabla 1.4

Nombre Autor Ttulo Asunto

de la propiedad

Descripcin El nombre del autor del documento. Ttulo del documento. Tema del contenido del documento. Una palabra o conjunto de palabras que describen un documento. Una categora en la que puede ser clasificado el documento. El estado del documento: Borrador, En revisin, Final. Puede ser un resumen o extracto del contenido del documento.

Palabras clave Categora Estado Comentarios

40

Algunas de estas propiedades pueden ser modificadas por los usuarios, pero otras son asignadas automticamente por Word y no pueden cambiarse (tamao de archivo, nmero de palabras y la fecha de creacin). Cuando utiliza las propiedades del documento, est facilitando la tarea de organizarlos e identificarlos. Las propiedades del documento pueden ser tiles para localizarlos. Por ejemplo, puede buscar los archivos que fueron modificados por ltima vez, cierto da o los que fueron creados antes de cierta fecha.

Propiedades estndar
Las propiedades estndar de un documento, son aquellas que estn asociadas de forma predeterminada, como: autor, ttulo y tema.

Prctica 1. Utilice el documento que dej abierto en la prctica anterior. 2. Haga clic en el Botn de Microsoft Office, seleccione Preparar y despus haga clic en Propiedades. 3. Se despliega el Panel de informacin del documento en la parte superior del documento, as como se muestra en la Figura 36.
Figura 36
Panel informacin del documento.

4. Teclee las siguientes propiedades del documento: Autor: Su nombre (puede que este campo ya se encuentra lleno; de ser necesario, cmbielo). Ttulo: Los Documentos Comerciales. Asunto: Documentos. 5. Guarde el documento. 6. Deje abierto el documento para utilizarlo en la siguiente prctica.

Aquellos campos, dentro del panel, que se encuentran marcados por un asterisco rojo, son campos obligatorios, por lo que deber llenarlos antes de guardar el documento.

Leccin 1

Palabras clave
Las palabras clave, son palabras que describen un documento. Cuando asigne palabras clave a un documento, asegrese de que las palabras sean descriptivas para que despus pueda identificarlos fcilmente. Puede ver las palabras clave y las propiedades de cualquier documento, al abrirla y guardarla. En los cuadros de dilogo Abrir o Guardar como, haga clic en el botn Organizar, seleccione Diseo y del men que se muestra, seleccione Panel de detalles. En la parte inferior de la ventana se muestran los detalles del documento al seleccionarlo, como se observa en la Figura 37.
Figura 37
Cuadro de dilogo Abrir.

41

Propiedades del documento

Prctica 1. El Panel de informacin del documento debe estar abierto. Si no es as, haga clic en el Botn de Microsoft Office, seleccione Preparar y luego haga clic en Propiedades. 2. En el cuadro Palabras clave, teclee: comprobantes, misin, control. 3. En el cuadro Categora teclee: Documentos empresariales. 4. Haga clic en el botn Cerrar localizado en la esquina superior derecha del Panel de informacin del documento. 5. Guarde el documento. 6. Deje abierto el documento, ya que lo utilizarn en la prctica siguiente.
Certificacin
Agregar palabras clave para modificar las propiedades de un documento 1.1.3

Imprimir un documento
Despus de que haya creado un documento y antes de que lo imprima, existe la posibilidad de obtener una vista previa de l. Esto le permite realizar cambios antes de imprimirlo. Cuando imprima un documento por primera vez, necesitar seleccionar una impresora. Puede cambiar las opciones de impresin cada vez que desee o tambin puede utilizar las opciones predeterminadas.

E d u c a t i o n a l Te c h n o l o g y C o n s u l t i n g

Vista Preliminar
La vista preliminar le muestra una vista de cmo se ver el documento una vez que se imprima, lo que le permite realizar los cambios necesarios antes de imprimirse.

Prctica 1. Utilice el documento que dej abierto en la prctica anterior. 2. Haga clic en el Botn de Microsoft Office, coloque el cursor sobre la opcin Imprimir y luego haga clic en Vista preliminar. Se muestra la vista preliminar del documento, como se observa en la Figura 38.
Figura 38
Vista preliminar del documento.

42

3. Ajuste el zoom al 100%. Para hacerlo, utilice los controles del zoom (localizados en la parte inferior derecha del documento).

Mueva el puntero sobre el documento, observe que cambia su forma a una lupa. Haga clic en el documento, para acercarse al 100%; haga clic otra vez, para alejarse.

4. Observe que slo se muestra la ficha Vista preliminar. En el grupo Configurar pgina, haga clic en el botn Mrgenes y luego haga clic en Ancho. Los mrgenes del documento son cambiados en la vista preliminar. 5. En el grupo Zoom, haga clic en la opcin Una pgina, para que toda la pgina se muestre en la pantalla. 6. En el grupo Vista previa, haga clic en el botn Pgina anterior o Pgina siguiente para observar el resto de las pginas. 7. Haga clic en el botn Cerrar vista preliminar. 8. Guarde y deje abierto el documento para utilizarlo posteriormente.

La ficha Vista preliminar, es un ejemplo de cmo las fichas estndar de la cinta de opciones, se sustituye por fichas que contienen grupos de comandos relacionados con la actividad que usted est realizando en el documento.

Leccin 1

Elegir una impresora

Antes de imprimir un documento, debe asegurarse que ya haya seleccionado una impresora. Si ya tiene configurada una impresora, no es necesario que realice esta prctica.

Prctica 1. Utilice el documento que dej abierto en el ejercicio anterior. 2. Haga clic en el Botn de Microsoft Office y haga clic en Imprimir para mostrar el cuadro de dilogo Imprimir.

Tambin puede utilizar la combinacin de teclas Ctrl + P para mostrar el cuadro de dilogo Imprimir.

43

3. Haga clic en Buscar impresora para mostrar el cuadro de dilogo Buscar impresoras. 4. Haga clic en Buscar ahora y en la lista Nombre, seleccione la impresora que desea utilizar. 5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. El cuadro de dilogo Imprimir debe quedar abierto. 6. Deje abierto tanto el cuadro de dilogo como el documento, ya que lo utilizar en la siguiente prctica. Elegir una impresora es un paso muy importante y necesario cuando se imprime por primera vez un documento. Ahora ya puede configurar las opciones de impresin de un documento.

Es posible que antes de elegir una impresora, sea necesario que usted tenga que configurar una nueva. Siga los siguientes pasos para agregar una impresora:

En Microsoft Windows Vista: 1. Haga clic en el botn Inicio y luego haga clic en el Panel de control. 2. En el Panel de control, selecciones el botn Hardware y sonido, haga clic en la opcin Impresoras. 3. En el cuadro de dilogo Impresora, haga clic en el botn Agregar una impresora. 4. Siga las instrucciones del Asistente para agregar una impresora. EnMicrosoft Windows XP: 1. Haga clic en el botn Inicio y luego haga clic en Impresoras y faxes. 2. Debajo de Tareas de impresin, haga clic en Agregar una impresora. 3. Siga las instrucciones del Asistente para agregar impresoras.

Para establecer una impresora como predeterminada, haga clic con el botn secundario del mouse sobre el cono de la impresora y del men desplegable, seleccione Establecer como impresora predeterminada. Aparecer una marca de verificacin por un lado del cono de la impresora.

E d u c a t i o n a l Te c h n o l o g y C o n s u l t i n g

Otras opciones de impresin

Antes de imprimir un documento, puede establecer varias opciones como el nmero de copias o el intervalo de copias a imprimir.

Prctica 1. Utilice en documento que est abierto. Recuerde que tambin el cuadro de dilogo Imprimir tambin est abierto, as como se muestra en la Figura 39. Si no es as, haga clic en el Botn de Microsoft Office y despus seleccione Imprimir.
Figura 39
Cuadro de dilogo Imprimir.

44

2. Haga clic en el botn Opciones localizado en la parte inferior izquierda de la ventana. Se muestra el cuadro de dilogo Opciones de Word, ver la Figura 40.
Figura 40
Cuadro de dilogo Opciones de Word.

3. Observe la seccin Opciones de impresin, que aparece en la parte inferior del cuadro de dilogo, puede seleccionar cualquiera de ellas para cambiar la manera en que se imprimen los documentos. 4. Haga clic en Cancelar para volver al cuadro de dilogo.

Leccin 1

5. En la seccin Intervalo de pginas, seleccione la opcin Pginas y en el cuadro de texto de adelante, teclee 1, 2. 6. Haga clic en Aceptar para imprimir slo las primeras dos pginas del documento. 7. Guarde y cierre el documento.

Tambin puede utilizar el botn Imprimir con las opciones de impresin predeterminadas, localizado en la Barra de herramientas de acceso rpido, para imprimir un documento de manera rpida y no mostrar el cuadro de dilogo Imprimir.

Cuando realiza un cambio en el cuadro de dilogo Opciones de Word, stos se aplicarn a cualquier documento que imprima. Sin embargo, si realiza cambios en el cuadro de dilogo Imprimir, slo se aplicarn en ese documento. En la prctica anterior, imprimi slo las dos primeras pginas del documento; en otras ocasiones puede elegir imprimir cierto nmero de copias, intercalar las pginas o imprimir varias pginas en una misma hoja.

45

Crear sobres y etiquetas

Crear sobres y etiquetas es un proceso similar para ambos, debido a que utilizan el mismo cuadro de dilogo.

Crear e imprimir un sobre

En esta actividad, crear un sobre que utilizar para enviar una carta. Si emplea el mismo remitente de manera regular, puede guardarlo como un remitente predeterminado y as ahorrar tiempo en la creacin, adems de que se encontrar disponible para imprimir sobres, etiquetas o para insertarlo en un documento.

Prctica 1. Localice y abra en la carpeta de Plantillas de esta leccin el archivo Carta. 2. En la ficha Correspondencia, en el grupo Crear, haga clic en Sobres. Se muestra el cuadro de dilogo Sobre y etiquetas, como se muestra en la Figura 41.
Botones Libretas de direcciones

Figura 41
Cuadro de dilogo Sobre y etiquetas.

E d u c a t i o n a l Te c h n o l o g y C o n s u l t i n g

3. En el cuadro de Direccin, teclee: Javier Lpez Arce Avenida Camino Real, Nm. 501 Brasilia, Brasil (Nota: si la direccin ya ha sido llenada previamente con la direccin anterior, vaya al siguiente paso)

Si desea seleccionar una direccin de la librea de direcciones electrnica, haga clic en el botn Libreta de direcciones.

4. En el cuadro Remite teclee: Casa editora Pergaminos Calle Los Rosales, Nm. 304 Brasilia, Brasil 5. Haga clic en el botn Agregar al documento, si aparece un cuadro preguntndole si desea guardar los datos del cuadro Remitente como un Remitente predeterminado, haga clic en No. Esta opcin guarda el sobre junto con el documento, como si fuera la pgina 0, como se muestra en la Figura 42.

46

Si desea cambiar la fuente de la etiqueta, seleccione la direccin, haga clic con el botn secundario del mouse y seleccione Fuente en el men.

Figura 42
Sobre agregado al inicio del documento.

7. Presiona las teclas Ctrl + P para abrir el cuadro de dilogo Imprimir. 8. En el cuadro de dilogo, en la seccin Intervalo de pginas, haga clic en Pginas y teclee 0. Esto slo imprimir el sobre. 9. Inserte el sobre en la bandeja de alimentacin de la impresora y haga clic en Aceptar.

Leccin 1

10. Guarde y cierre el documento. Como observ en la prctica anterior, si agrega un sobre a un documento, ste se almacena como la pgina 0 y se guarda junto con el documento. Puede imprimir slo el sobre eligiendo imprimir la pgina 0 del documento (como lo hizo en la prctica). Si no desea agregar el sobre al documento, no se almacenar para usos posteriores. Para mandarlo directamente a la impresora, slo haga clic en el botn Imprimir. Si tiene instalado algn software de franqueo electrnico, puede agregar el franqueo al sobre antes de imprimirlo. Para configurar las opciones de franqueo, haga clic en el botn Propiedades de franqueo electrnico... en el cuadro de dilogo Sobres y etiquetas.

Certificacin
Crear sobre y etiquetas 4.5.3

Antes de enviar un sobre a su impresora, revise que est configurada correctamente. 47

Prctica 1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Crear, haga clic en Sobres. 2. Haga clic en el botn Opciones y luego haga clic en la ficha Opciones de sobre. 3. En el men desplegable Tamao de sobre, haga clic en la opcin que coincida con el tamao de su sobre. 4. Haga clic en la ficha Opciones de impresin, para mostrar la informacin sobre la manera en que el sobre debe ser alimentado en la impresora. 5. Cargue el sobre en la impresora. 6. Haga clic en Aceptar.

Crear e imprimir una etiqueta

Con Word, puede fcilmente crear e imprimir etiquetas. Puede seleccionar entre varios estilos y formas de etiquetas de papel para imprimir una sola o crear una hoja de etiquetas para utilizarlas como identificadores de remitente. Varias de las opciones en la ficha Etiquetas son similares a las opciones de la ficha Sobres. Puede utilizar una direccin de la libreta de direcciones, slo haga clic en Libreta de direcciones. Para utilizar la caracterstica de franqueo electrnico, seleccione la opcin Propiedades de franqueo electrnico Para enviar las etiquetas a la impresora, sin utilizar la vista previa, haga clic en el botn Imprimir. Para cambiar el formato, seleccione el texto, haga clic derecho en Fuente o Prrafo en el men de acceso directo. Para utilizar la direccin de remitente almacenada, haga clic en el cuadro Usar direccin de remitente.

Prctica 1. Abra un documento en blanco en Word.

Para crear etiquetas en Word, lo primero que tienen que hacer es abrir un documento en blanco. De lo contrario, los comandos de etiquetas no estarn disponibles.

E d u c a t i o n a l Te c h n o l o g y C o n s u l t i n g

2. En la ficha Correspondencia, en el grupo Crear, haga clic en Etiquetas. Se despliega el cuadro de dilogo Sobre y etiquetas, la ficha Etiquetas se encuentra seleccionada, como se muestra en la Figura 43.
Botn Libreta de direcciones

Figura 43
Sobres y etiquetas.

48

3. En el cuadro Direccin, teclee: Javier Lpez Arce Avenida Camino Real, Nm. 501 Brasilia, Brasil 4. Haga clic en el botn Opciones Se despliega el cuadro de dilogo Opciones para etiquetas, como se muestra en la Figura 44.
Figura 44
Opciones para etiquetas.

5. En la seccin Informacin de etiquetas, seleccione el tipo de etiqueta que est utilizando. 6. Haga clic en Aceptar. 7. Observe que se regresa al cuadro de dilogo Sobres y etiquetas. En la seccin Imprimir, verifique que la opcin Pgina entera con la misma etiqueta est seleccionada.

Para imprimir solo una etiqueta, seleccione la opcin Slo una etiqueta y seleccione los nmeros que correspondan al nmero de fila y columna en la etiqueta de la hoja.

Leccin 1

8. Haga clic en el botn Nuevo documento, de esta manera se crear una hoja entera de etiquetas. 9. Guarde el documento como Etiquetas_remitente_01. 10. Inserte las etiquetas en la bandeja de alimentacin de la impresora. 11. Imprima las etiquetas. 12. Cierre Word.

Certificacin
Crear sobre y etiquetas 4.5.3

Cuando crea una hoja de etiquetas completa en un nuevo documento, puede hacer cambios de formato de texto en cada una de ellas como lo hara en cualquier otro documento.

En esta actividad, imprimi una hoja completa de etiquetas, para utilizarlas como identificadores de remitente. Si slo necesita imprimir una etiqueta, slo tienen que especificar el nmero de fila y columna de la etiqueta de la hoja.
49 Si ninguna de las opciones que se encuentran dentro del cuadro de dilogo Opciones para etiquetas coincide con las suyas; tendr que generar una configuracin personalizada.

En el cuadro de dilogo Sobres y etiquetas haga clic en el botn Opciones... para abrir el Cuadro de dilogo Opciones para etiquetas. Haga clic en el botn Nueva etiqueta para abrir el cuadro de dilogo Detalles. Teclee el nombre de etiqueta. Introduzca las dimensiones y dems opciones para su etiqueta. Haga clic en Aceptar. Para utilizar la nueva configuracin de etiqueta personalizado, seleccione Otras/ personalizadas en la lista de Marcas de etiquetas.

Evaluacin LECCIN 1
NOMBRE DEL ALUMNO:_____________________________________________________________________________ FECHA DE APLICACIN:_________________________ GRUPO:________________ NMERO DE ACIERTOS:_________

1.- EVALUACIN TERICA.

OPCIN MLTIPLE. Selecciona la respuesta correcta a las siguientes preguntas o afirmaciones: 1. Cmo se llama a la herramienta que est dividida en fichas y grupos de comandos? a) Barra de herramientas de acceso rpido b) Cinta de opciones c) Botn de Microsoft Office d) Barra de estado 2. Cul es la barra que contiene las herramientas utilizados con ms frecuencia y que aparece al seleccionar un texto? a) Barra de herramientas de acceso rpido b) Barra de estado c) Mini barra de herramientas d) Botn de Microsoft Office 3. Qu opcin se utiliza para deshacer las acciones de los ltimos comandos? a) Deshacer b) Guardar c) Rehacer d) Salvar 4. Qu opcin muestra una lista de comandos bsicos como Abrir, Guardar o Imprimir y se encuentra en la esquina superior izquierda de la pantalla? a) Barra de herramientas de acceso rpido b) Cinta de opciones c) Botn de Microsoft Office d) Barra de estado 5. Qu opcin(es) utilizara para abrir un documento existente? a) Abrir un documento original b) Abrir una copia de un documento c) Abrir un documento como archivo de slo lectura d) Todas las anteriores 6. En qu ficha se encuentra el comando que le ayuda a crear sobres? a) Referencias b) Correspondencia c) La Vista Diseo Web d) Esquema 7. Cul es la herramienta de medicin que le ayudar a alinear el texto y mostrar las sangras y las tabulaciones y que aparecen en el lado izquierdo y superior del documento en el que est trabajando? a) Lneas de la cuadrcula b) Mapa de documento c) Reglas d) Vistas en miniatura
51

8. Cul es la herramienta que sirve para guaradar sus datos a ciertos intervalos programados de tiempo? a) Guardar como b) Autorrecuperar c) Dividir d) Botn Guardar de la Barra de herramientas de acceso rpido 9. Cmo se llama en Word a los detalles como Autor, Ttulo o Asunto con los cuales puede identificar a un archivo? a) Palabras clave b) Comentarios c) Propiedades del documento d) Nmero de palabras 10. Qu teclas se deben presionar para seleccionar un texto hasta el final de una lnea? a) Mays + Flecha derecha b) Ctrl + Mays + Flecha derecha c) Mays + Fin d) Ctrl + Mays + Fin
52

SELECCIN DE RESPUESTAS. Ubica cada una de las siguientes respuestas en la pregunta o afirmacin correspondiente a) Vista Diseo de impresin b) Seleccin mltiple c) Estado de conexin d) Estilos rpidos e) Estn relacionados entre si f) Lneas de cuadrcula g) Por una flecha hacia abajo h) Barras de desplazamiento i) Comando j) Barra de herramientas de acceso rpido 1.- Cul es la barra que contiene los comandos que se utilizan con ms frecuencia y se localiza a un lado del Botn de Microsoft Office? 2.- Por qu estn organizados los comandos en Grupos de Comando? 3.- Cul es la herramienta que le ayudar a alinear grficos u otros objetos en sus documentos? 4.- Cmo est representado el Iniciador de cuadro de dilogo? 5.- Cul es el men que le permite elegir entre los temas de ayuda que estn disponibles en lnea? 6.- Cul es el botn sobre el cual se tiene que hacer clic para realizar una accin? Tambin puede ser un cuadro en el que tiene que escribir informacin. 7.- Cul es la opcin de vista que muestra cmo se ver el documento impreso? 8.- Cules son las barras que le permiten desplazarse de forma horizontal o vertical en un documento? 9.- Qu accin consiste en seleccionar varias secciones de texto que no son continuas? 10.- Cmo se llaman los formatos predefinidos que pueden aplicarse a un documento para cambiar su apariencia y presentacin? __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________

2.- EVALUACIN PRCTICA.

EJERCICIO 1-1: DESCRIPCIN DE RESPONSABILIDADES. Inicie Word si no est trabajando en l antes de comenzar con la evaluacin. Usted se present a la empresa Manufacturas del Norte para solicitar trabajo como gerente de marketing. Antes de tener su primera entrevista con el gerente de recursos humanos, le solicitaron una descripcin de las responsabilidades llevadas a cabo en otras empresas donde ha trabajado. Elaborar un documento que describa las responsabilidades que tena, as como el nombre de las empresas donde trabaj anteriormente, con el fin de presentarlas en esa reunin. 1. Abra el documento Experiencia, tomando en cuenta las siguientes indicaciones: a) Haga clic en la opcin Abrir, del Botn de Microsoft Office, que se encuentra en la parte superior izquierda del documento en blanco que apareci en la pantalla. b) Al abrir el cuadro de dilogo Abrir, busque el documento en los archivos de datos de esta leccin. c) Seleccione el archivo y de clic en el botn Aceptar. 2. Ponga su nombre como ttulo del documento de la siguiente manera: a) Ponga el cursor antes del ttulo ACME Corporacin b) haga clic en la tecla Entrar una vez. c) En el espacio donde se encontraba el ttulo anterior teclee su nombre completo. 3. D formato al documento para una mejor presentacin, de acuerdo a las siguientes indicaciones: a) Seleccione el texto que escribi y aplique un Estilo. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, elija el comando Ms para seleccionar el estilo nfasis intenso. b) Haga clic en cualquier parte del documento para quitar la seleccin. c) Seleccione el primer subttulo Responsabilidades y cambie su color, eligiendo uno de la Mini barra de herramientas. d) Aplique el paso anterior para los siguientes subttulos de responsabilidades del documento. 4. Cambie la vista del documento seleccionando el comando Esquema, que se localiza en el grupo Vistas del documento, de la ficha Vista. 5. Regrese a la vista en la que trabajaba con un clic en el comando Diseo de impresin del mismo grupo y ficha. 6. En la seccin que corresponde a la primera empresa, ponga el cursor antes de la palabra Introduccin, en el tercer prrafo, y agregue el texto: Desarrollo, Creacin e. Oprima la barra espaciadora para separar la palabra Introduccin. 7. En el 4 prrafo de la descripcin de responsabilidades en la empresa ABC Corporacin, seleccione y el aumento de las Marketing manteniendo presionando la tecla Shift y la flecha derecha hasta que quede seleccionada toda la frase. Escriba con fin de lograr los objetivos de la organizacin. 8. Guarde el documento en el que est trabajando de la siguiente manera: a) Haga clic en el Botn de Microsoft Office y seleccione Guardar como b) En el men que se despliega elija la opcin Documento de Word para que se abra el Cuadro de dilogo Guardar como. c) En la seccin Nombre del Archivo escriba Experiencia_nuevo. d) En la seccin Guardar en, guarde el documento en el archivo de datos de la leccin. 9. Imprima el documento de la siguiente manera: a) Haga clic en el Botn de Microsoft Office para seleccionar la opcin Imprimir. b) En el cuadro de dilogo Imprimir, en la seccin Intervalo de pginas, haga clic en la opcin Todo. c) En la Seccin de copias debe estar escrito el nmero 1. Haga clic en Aceptar. 10. Cierre el archivo. 11. Deje abierto Word para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

EL documento Experiencia est disponible en el CD anexo a este libro.

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EJERCICIO 1-2: HISTORIA DEL HOTEL. A una amiga suya le pidieron escribir un ensayo sobre la fundacin del hotel donde trabaja, ya que ser incluido en los folletos promocionales que la empresa entrega a sus clientes. Ella le pidi ayuda para la presentacin final del trabajo, por lo que deber formatearlo y agregar las propiedades del documento, para facilitar su manejo. 1. Abra el documento Historia del hotel que se encuentra en los archivos de datos de esta leccin. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en el botn Cambiar estilos. 3. En el men Conjunto de estilos, haga clic en Formal. 4. Ponga el cursor en el ttulo, al final de la palabra Hotel, d un espacio y escriba Blue Bay en maysculas para completarlo. 5. Seleccione la frase completa del ttulo y aplique el estilo rpido Texto en negrita, localizado en el grupo Estilos, de la ficha Inicio. 6. Seleccione los subttulos Nuestra Visin, Nuestra Misin y Nuestros Valores, ayudndose de la tecla Ctrl para hacer una seleccin mltiple, para cambiarles el color, utilizando la Mini barra de herramientas. 7. Elija un tema para aplicarlo al documento. 8. En el grupo Temas, localizado en la ficha Diseo de pgina, haga clic en el comando Temas para que se despliegue el men de opciones. 9. Del men, seleccione la opcin Solsticio para aplicarlo al documento. 10. Haga clic en el Botn de Microsoft Office, seleccione Preparar y luego haga clic en Propiedades. 11. En el Panel de informacin del documento, escriba la siguiente informacin: Autor: Ofelia Moreno Garca Ttulo: Historia del hotel Asunto: Ensayo Palabras clave: Ofelia, Hotel, historia Categora: Documentos del servidor Estado: Final 12. Cierre el Panel de informacin del documento. 13. Guarde el documento con el nombre de Ofelia_historia y cierre el archivo 14. Deje abierto Word para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

El documento Historia del hotel est disponible en el CD anexo a este libro

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EJERCICIO 1-3: ELABORACIN DE UN SOBRE En su cargo de gerente de relaciones pblicas, de la empresa Juguetes Tringulo, debe enviar una carta de agradecimiento a uno de los clientes que asisti al Seminario de Liderazgo que la empresa realiz la semana pasada, por lo que debe crear un sobre para aadirlo a la carta que le enviar y guardarlo en formato Word 97-2003 para que pueda utilizarlo en cualquier computadora, en caso de que la suya no est disponible. 1. Abra un nuevo documento de Word en blanco 2. En la ficha Correspondencia, en el grupo Crear, seleccione el comando Sobres. 3. Aparece un cuadro de dilogo donde insertar los siguientes datos a) En el cuadro Direccin escriba: Ing. Francisco Chvez Rodrguez, Calle Hermenegildo Galeana Num. 405 Col. La Bonanza, Mrida, Yucatn b) En el cuadro Remite escriba: Lic. Fernando Aguilar Gmez, Ave. del Trabajo No. 165, Desp. 3 Col. Pedregal, Deleg. Miguel Hidalgo, Mxico, D. F. 4. Cree un sobre, de acuerdo a las siguientes indicaciones: a) Cambie el formato de la direccin y el remite del sobre eligiendo el botn Opciones, del cuadro de dilogo Sobres y Etiquetas. b) Elija el botn Opciones de sobre y en la seccin de Direccin haga clic en el botn Fuente y cambie el tipo de letra y tamao a Bradley Hand ITC, tamao 14. Haga clic en Aceptar. c) Repita el paso anterior para el Remite y cambie la letra a Tahoma, cursiva, tamao 11. Haga clic en Aceptar. d) Haga clic en el botn Agregar al documento del cuadro de dilogo Sobres y Etiquetas. Al aparecer el cuadro que le pregunta Desea guardar el nuevo remite como remite

predeterminado? haga clic en el botn No. 5. Guarde el documento con formato Word 97-2003. a) Haga clic en el Botn de Microsoft Office y seleccione Guardar como b) En el men que se despliega, elija la opcin Documento de Word 97-2003 para que se abra el Cuadro de dilogo Guardar como. c) En la seccin Nombre del Archivo escriba Sobre_correspondencia. d) En la seccin Guardar en, guarde el documento en el archivo de datos de la leccin. 6. Cierre el archivo. 7. Deje abierto Word para utilizarlo en el siguiente ejercicio. EJERCICIO 1-4: ANLISIS DE EDUCACIN A la Escuela Hroes de la Independencia, donde usted trabaja, le corresponde presentar un ensayo que trate sobre la educacin en el II Congreso de Educacin, que se efectuar en la capital del Estado. El Director de la escuela le pidi elaborar ese ensayo. Despus de haber recopilado toda la informacin necesaria, ahora debe formatearla. Realice los pasos necesarios para darle una buena presentacin al material. 1. Utilizando el Botn de Microsoft Office abra el documento Los valores en la educacin, que se encuentra en los archivos de datos de esta leccin. 2. Cambie el formato al documento con las siguientes indicaciones: a) Aplique el Estilo rpido Subttulo. b) Cambie el tema del documento a Equidad. c) Cambie las fuentes del tema a Metro d) Edite las propiedades del documento: Autor: Escriba su nombre completo Ttulo: Ensayo de educacin Asunto: Ensayo Palabras clave: Escriba las palabras clave que considere adecuadas Categora: Escuela Estado: Borrador e) Guarde el documento en formato de Word 97-2003. 3. Cree un sobre para enviar el documento que acaba de formatear por correo considerando una direccin remitente que desee incluir; por ejemplo, puede ser una direccin de la colonia donde vive. Para el destinatario escriba la siguiente direccin: Subsecretara de Educacin Media Calle Prados del Sur No. 139 Col. Trnsito Morelia, Mich. 4. Imprima el documento que formate y el sobre que cre. 5. Guarde el documento con el nombre Ensayo_revisado 6. Cierre el archivo 7. Cierre Word
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El documento

Los valores en la educacin

est disponible en el CD anexo a este libro