Políticas ventas Oloman

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MANUAL DE POLITICAS
Manual de Polticas y Procedimientos.
Integrantes: Nahun Edgardo Arias Caballero200740620060 Karim Anael Fnes200640630033 Asignatura: Polticas de negocios
Catedrtico: Lic. Alfredo Vivas Folofo
Grupo: Numero 3
Aula: 203
Lugar y Fecha 21/03/13 San Pedro Sula, Cortes
Pollos Oloman |Manual de Polticas
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ndice.
o o o o o o o o o o o o
Historia-------------------------------------------------------------------- PAG. 3 Misin -------------------------------------------------------------------- PAG. 4 Visin --------------------------------------------------------------------- PAG. 5 Valores ------------------------------------------------------------------- PAG. 6 Clientes Y Proveedores ---------------------------------------------- PAG. 7 Organigrama ------------------------------------------------------------ PAG. 8 Solicitud ------------------------------------------------------------------ PAG. 9 Departamentos --------------------------------------------------------- PAG. 10 Polticas De Ventas --------------------------------------------------- PAG. 11 Polticas De Finanzas ------------------------------------------------ PAG. 18 Polticas De Compras ------------------------------------------------ PAG. 26 Polticas De Recursos Humanos ---------------------------------- PAG. 29
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Historia.
Pollos OLOMAN est localizada en el kilmetro 35 carreteras a Yoro, a 5 minutos de la ciudad de El Negrito Yoro. Inicio operaciones en el mes de abril del 2003 dedicndose al sacrificio y procesamiento de las aves. Pollos OLOMAN comercializa sus productos bajo la marca de OLOMAN. Actualmente distribuye sus productos en la ciudad de El Negrito, Morazn, Sulaco, victoria, Yoro Yoro, El progreso, San Pedro Sula, la ceiba. Actualmente, la planta opera con una fuerza laboral de 35 empleados. Para el sacrificio de las aves la empresa cuenta con personal de mucha experiencia en el ramo, igualmente cuenta con una excelente capacidad de refrigeracin y congelacin. Uno de los objetivos que sea trazado la administracin es cumplir con todas las normas y reglamentos tanto nacionales como internacionales. Para tal efecto, la empresa se encuentra en un proceso de implementacin de las Buenas Prcticas de Manufactura (BPMs) y el sistema de anlisis de peligros y puntos crticos de control (HACCP), as como un programa de entrenamiento y actualizacin en seguridad alimentaria.
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Misin.
Somos una empresa que procesamos un producto de consumo humano, que consiste en las mejores carnes blancas, como ser carne de pollo, con el fin de ofrecer una nutricin alimenticia que requiera y cumpla con las necesidades y deseos de nuestros consumidores.
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Visin.
Con el fin de alcanzar los estndares de calidad de nuestros productos exigidos por nuestros clientes y mantenerlos siempre satisfechos y ser lderes en el mercado actual desarrollando nuevas variedades de productos de consumo masivo referente a nuestro producto.
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Valores.
1. 2. 3. 4. 5.
Calidad Puntualidad Comunicacin Confianza Compromiso
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Principales Clientes y Proveedores.
Clientes
Continental Pollos Yire Pulperas Importadora Ceibea Rostisadora Rodrguez
Proveedores SAMSA (sacos americanos S.A.) EN HACORE S DE R.L. (ventas de productos de seguridad e higiene industrial) TRANSPORTES BRYAN (ventas de bunquers) INGENERIA EN TECNOLOGIAS OMNICHEM (seguridad alimentaria) VANGUARDIA
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Organigrama.
Gerente General
Ventas
Finanzas
Produccin
Compras y proveedores
RRHH
Crditos y cuentas por
Vendedore
Contabilidad
Recepcin de aves Sacrificio de aves Eviscerado Chiller Empaqu

Cuarto Frio
Servicios
Planillas
Bancos y Tesorera
Mantenimien
Asesoramiento
Compras
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Carta de autorizacin.
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Departamentos.
Departamentos Ventas Finanzas Compras Recursos Humanos
Pagina 12 A 27 PAG 29 A 49 PAG 51 A 56 PAG 58 A 102 PAG
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Polticas por departamentos de ventas.
Polticas de Ventas Descuentos sobre ventas Ventas al crdito Ventas al contado Perfil de clientes Cobranzas de crdito Capacitacin de fuerzas de ventas
Pagina 12 a 14 15 16 a 18 19 a 21 22 a 24 25 a 27
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Nombre de la poltica: Descuentos Sobre Ventas Elaborada: Gerente de Ventas Aprobada: Gerente General
Cdigo: VTS 001 Fecha: 20/03/2013
Propsito: establecer los lineamientos para realizar los descuentos sobre ventas para incentivar los volmenes de compra de nuestros clientes. Responsable: Gerente de ventas Alcance: todos los clientes de la empresa
Poltica: a) Por cada 10 quintales de pollo se le efectuara un descuento de 5 libras. b) De 100 libras en adelante se efectuara un descuento de Lps 0.50 por libra c) De ms de 50 quintales estar sujeto a descuento especial autorizado por el gerente de ventas.
Conceptos: descuentos sobre ventas proporcionar una rebaja de precios por cada volumen de compra de producto.
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Nombre de la poltica: Descuentos Sobre Ventas Elaborada: Gerente de Ventas Aprobada: Gerente General Procedimiento 1 cliente
1.1 El cliente realiza la solicitud de descuentos sobre ventas 2 El vendedor 2.1 Recibe la solicitud para el descuento 2.2 Revisa si amerita el descuento 2.3 Si la respuesta es no procede a negarlo. 3 gerente de ventas 3,1 Recibe la solicitud 3.2 Realiza el clculo para descuentos. 3.3 Aprueba y firma la solicitud.
2 El vendedor 2.4 Recibe documentos aprobados 1 El cliente 1.2 Recibe notificacin
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Nombre de la poltica: Descuentos Sobre Ventas Elaborada: Gerente de Ventas Aprobada: Gerente General Diagrama de Flujo
Cliente Vendedor
Gerente de Ventas
A Inicio
Recibe solicitud
Revisa Solicitud NO Revisa si amerita el descuento Fin
Realiza solicitud
Si
Realiza el calculo de descuento
Aprueba y firma solicitud Recibe Notificacin C C Recibe el documento B B
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MANUAL DE POLITICAS Nombre de la poltica: Ventas al Crdito Elaborada: Jefe de Ventas Aprobada: Gerente General Cdigo: VTS 002 Fecha: 20/03/2013
Propsito: establecer los lineamientos para proporcionarle crditos a nuestros clientes dndoles un apoyo y facilidad de tiempo para poder comercializar nuestro producto. Responsable: Gerente de Ventas Revisin de la poltica: 1 ves al ao Alcance: A todos los clientes que soliciten crdito. Poltica: a) Se les proporcionara ventas al crdito a todos los clientes 1 vez por semana b) El valor por cada crdito ser de Lps. 5,000.00 c) El tiempo de pago de este crdito no exceder de 15 das a partir de la fecha otorgado el crdito. d) El cliente deber firmar la factura emitida por parte del vendedor conteniendo el valor acordado del crdito. e) El cliente deber presentar una constancia de la central de riesgos que est libre de deudas. Conceptos: ventas al crdito proporcionar una venta a un cliente que no necesitara pagar con efectivo al momento de adquirir el producto sino a la fecha de vencimiento de la misma.
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MANUAL DE POLITICAS Nombre de la poltica: Ventas al contado Elaborada: Jefe de Ventas Aprobada: Gerente General Cdigo: VTS 003 Fecha: 20/03/2013
Propsito: ofrecerles productos a los nuevos clientes a travs de ventas de contado para recibir ingresos en efectivo para reducir los riesgos de crdito. Alcance: los clientes de la empresa que no tienen opcin de crdito. Responsable: Gerente de ventas Revisin de la poltica: 1 vez al ao Poltica: A) B) C) D) Todos los clientes nuevos menor a seis meses se les ara ventas de contado La venta se realizara en moneda de curso legal. El pago de contado se realizara en el rea de caja de la empresa. No se aceptan cheques.
Conceptos: moneda de curso legal es el dinero de se utiliza en un determinado pas en este caso es el lempira.
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Nombre de la poltica: Ventas al contado Elaborada: Jefe de Ventas Aprobada: Gerente General Procedimiento 1 El Cliente 1.1 Realiza pago
2 rea facturacin 2.1 Realiza factura de venta.
3 Encargado de caja 3.1 Recibe el efectivo. 3.2 Procede a contar el efectivo. 3.3 se pregunta si est completo. 3.4 Si la respuesta es no pasa al punto 1.1.
2 rea Facturacin 2.2 Realiza entrega de factura
1 El Cliente 1.2 Recibe factura cancelada.
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Nombre de la poltica: Ventas al contado Elaborada: Jefe de Ventas Aprobada: Gerente General
Diagrama de flujo.
Cliente rea de Facturacin
Encargado de caja
Inicio
Realiza Factura de venta
Recibe el efectivo
Realiza pago
Realiza entrega de factura
Procede a contar efectivo
D A Revisa si esta completo
No B
Si Recibe Factura D C
Fin
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MANUAL DE POLITICAS Nombre de la poltica: Perfil del Cliente Elaborada: Jefe de Ventas Aprobada: Gerente General Cdigo: VTS 004 Fecha: 20/03/2013
Propsito: determinar el perfil de clientes para poder ofrecerles los productos de acuerdo a sus demandas, necesidades, nivel socioeconmico ubicacin geogrfica, decisin de compra. Alcance: todos los posibles clientes Responsable: Gerente de ventas. Revisin: 1 ves al ao. Polticas: a) El cliente debe poseer como mnimo un local de ubicacin estratgico para la venta. b) Debe contener un refrigerador para el almacenamiento del producto. c) El gerente de ventas ser el responsable de autorizar los afiches de publicidad por cada negocio. d) El cliente debe tener iniciativa y habilidad para los negocios.
Concepto: perfil de cliente se refiere a las cualidades que posee un cliente como gustos habilidades, visin de su negocio ubicacin geogrfica.
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Nombre de la poltica: Perfil del Cliente Elaborada: Jefe de Ventas Aprobada: Gerente General Procedimiento. 1 Cliente
1.1 Presenta documentos de propiedad, y capacidad de compra. 2 Gerente de ventas 2.1 Recibe documentos. 2.2 Se pregunta si es el propietario. 2.3 si es no procede al punto 1.1 2.4 Realiza inscripcin como cliente. 3 Gerente General 3.1 Recibe los documentos. 3.2 Aprueba los documentos 1 El cliente 1.2 recibe los documentos de aprobacin.
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Nombre de la poltica: Perfil del Cliente Elaborada: Jefe de Ventas Aprobada: Gerente General Diagrama de Flujo.
Cliente
Gerente de Ventas
Gerente General
Inicio A
Recibe documentos
Recibe documentos
Presentar documentos
Es propietario de propiedad
Aprueba documentos
Realiza inscripcin como cliente D
Recibe documentos de aprobacin
D C
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MANUAL DE POLITICAS Nombre de la poltica: Cobranza de Creditos. Elaborada: Jefe de Ventas Aprobada: Gerente General Cdigo: VTS 005 Fecha: 20/03/2013
Propsito: establecer los lineamientos de cobranza de crditos a nuestros clientes para que no se les afecte su lnea de crdito y ofrecerles un mejor servicio en las futuras compras. Alcance: a todos los clientes que nos compran al crdito Responsable: Gerente de Ventas Revisin de poltica: 1 vez al ao Polticas: A) Los clientes deben pagar sus facturas pendientes de pago la fecha indicada a su vencimiento. B) El gerente de ventas estar a cargo de revisar semanalmente y con anticipacin notificar a la fuerza de ventas las facturas de clientes prximas a vencer. C) Si el cliente cancela las facturas despus de su fecha de vencimiento se le cobrara un 3% mensual a partir de su fecha de emisin.
Conceptos: cobranza de crdito es cuando se le proporciona un producto a un cliente y este incumple la fecha de pago el cual se le ase el cobro.
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Nombre de la poltica: Cobranza de Creditos. Elaborada: Jefe de Ventas Aprobada: Gerente General Procedimiento 1 El Cliente 1.1 Realizara una solicitud de crdito. 2 Departamento de ventas 2.1 Recibe solicitud de crdito. 3 Gerente de Ventas.
3.1 Se pregunta si son clientes de confianza. 3.2 Si la respuesta es no se limita a su autorizacin. 3.3 Aprueba y firma la solicitud. 2 Departamento de ventas 2.2 Archiva y notifica la solicitud. 1 El Cliente 1.2 recibe la notificacin de aprobado.
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Nombre de la poltica: Cobranza de Creditos. Elaborada: Jefe de Ventas Aprobada: Gerente General Diagrama de Flujo.
Cliente Departamento de ventas
Gerente de ventas No
Inicio
Recibe solicitud de credito
Es cliente de confianza
Fin
Si
Realiza Solicitud de credito
Archiva y notifica solicitud
Aprueba y firma solicitud
Recibe notificacin de aprobacin
Fin
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MANUAL DE POLITICAS Nombre de la poltica: Perfil del Cliente Elaborada: Jefe de Ventas Aprobada: Gerente General Cdigo: VTS 006 Fecha: 20/03/2013
Propsito: establecer los lineamientos en capacitacin del personal de ventas para ofrecer un mejor servicio y atencin al cliente. Alcance: todo el personal de ventas de servicio al cliente Responsable: Gerente de Ventas Revisin de poltica: 1 vez al ao Poltica: a) Todo el personal de servicio al cliente deber participar por lo menos 2 beses al ao en capacitacin en el rea. b) El personal que este mejor capacitado tendr la oportunidad de ascender a mandos superiores. c) El personal que no se capacite estar sujeto a llamados de atencin.
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Nombre de la poltica: Perfil del Cliente Elaborada: Jefe de Ventas Aprobada: Gerente General Procedimiento 1 Gerente de ventas
1.1 Programa capacitacin para vendedores. 1.2 Coordinar los temas para capacitacin. 2 Gerente de recursos Humanos. 2.1 Recibe los temarios para capacitar vendedores. 3 Vendedores 3.1 Reciben capacitacin. 1 Gerente General 1.3 Realiza evaluacin. 1,4 Obtiene resultados positivos.
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Nombre de la poltica: Perfil del Cliente Elaborada: Jefe de Ventas Aprobada: Gerente General Diagrama de flujo
Gerente de Ventas
Gerente de RRHH
Vendedores
Inicio
Recibe los temas de capacitacion
Recibe capacitacion
Capacitacin para vendedores
Coordinacion de los temas capacitacion
Realiza evaluacion
Obtiene resultados
Fin
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Polticas del departamento de finanzas Polticas de finanzas Liquidez en la empresa Inversiones en la empresa Auditoria interna Elaboracin de presupuestos Emisin de cheques Presentacin de informe financiero Caja chica Pagina 29 a 31 32 a 34 35 a 37 38 a 40 41 a 43 44 a 46 47 a 49
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Nombre de la poltica: Liquidez de la empresa Elaborada: Jefe de finanzas Aprobada: Gerente General
Cdigo: FNZ 001 Fecha: 20/03/2013
Propsito: determinar los lineamientos para que el personal de finanzas utilice los activos de la empresa de una manera adecuada y productiva que genere capacidad econmica disponible. Alcance: todo el personal de finanzas Responsable: Gerente de Finanzas Revisin de la poltica: 1 vez al ao Polticas: a) Mantener un control sobre los costos y gastos para evitar una iliquidez. b) Mantener un 20% de las reservas de efectivo para imprevistos. c) no invertir ms 25% del efectivo disponible para compra de equipo.
Conceptos: Liquidez: dinero disponible para poder ser usado.
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Nombre de la poltica: Liquidez de la empresa Elaborada: Jefe de finanzas Aprobada: Gerente General Procedimiento. 1 Gerente de Finanzas 1.1 Elabora plan de controles 1.2 Establece costos y gastos. 1.3 Enva informes.
2 Gerente General 2.1 Recibe y revisa informes. 2.2 Se Pregunta si estn bien planificados. 2.3 Si la respuesta es no ir al 1.2. 2.4 Evala los resultados. 2.5 Prepara informe y enva. 3 Junta de Propietarios. 3.1 Reciben y aprueban informe.
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Nombre de la poltica: Liquidez de la empresa Elaborada: Jefe de finanzas Aprobada: Gerente General
Gerente de Finanzas
Gerente Geneal
Junta de propietarios
Inicio
Recibe informes
Recibe y aprueban informe
Elabora plan de controles Revisa informes
No A
Fin
Establece costos y Gastos Evala los resultados
Envia informes
Prepara informes y enva
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Nombre de la poltica: Inversiones de la Empresa Elaborada: Jefe de finanzas Aprobada: Gerente General
Propsito: Desarrollar los lineamientos de inversin por parte del personal de finanzas para distribuir los recursos necesarios en cada departamento para su eficiencia productiva. Alcance: todas las reas de la empresa. Responsable: Gerente de Finanzas Revisin de la poltica: 1 vez al ao Poltica: A) se destinara el 15% de los ingresos para mantenimiento de equipo de planta por lo menos 1 bes al ao. B) Las inversiones arriba de Lps 500,000.00 sern sujetas a revisin del Gerente General para su aprobacin. C) Las inversiones menores de Lps 100,000.00 sern a disposicin del gerente de finanzas.
Conceptos: Inversiones: es el capital que gasta la empresa en mejoramiento de la planta, o produccin.
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Nombre de la poltica: Inversiones de la Empresa Elaborada: Jefe de finanzas Aprobada: Gerente General
Procedimiento.
1 El Gerente de planta 1.1 Realiza evaluacin para mantenimiento. 1.2 Realiza solicitud de inversin. 2 Gerente General 2.1 Recibe solicitud de inversin. 2.2 Revisa los presupuestos de inversin. 2.3 Aprueba los presupuestos. 1 Gerente General 1.3 Utiliza la mejor cotizacin ofrecida. 1.4 Ejerce el mantenimiento.
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Nombre de la poltica: Inversiones de la Empresa Elaborada: Jefe de finanzas Aprobada: Gerente General Diagrama de flujo
Gerente de planta
Gerente general
Inicio
Recibe los presupuestos de inversin
Realizar evaluacion Revisa los presupuestos de inversion
Realiza solicitud de inversin Aprueba los presupuestos
Utiliza la mejor cotizacion
Ejerce el mantenimiento
Fin
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MANUAL DE POLITICAS Nombre de la poltica: Auditoria Interna Elaborada: Jefe de finanzas Aprobada: Gerente General Cdigo: FNZ 003 Fecha: 20/03/2013
Propsito: Realizar mediante inspecciones de auditoria a todo el departamento de administracin para dar veracidad y ejecucin correcta de las actividades financieras de la organizacin. Alcance: todo el personal de administracin Responsable: Gerente de Finanzas. Revisin de la poltica: 1 vez al ao. Polticas: a) Verificar que los pagos realizados estn respaldados con la documentacin oportuna. b) Verificar que los depsitos realizados en bancos concuerden con los ingresos de liquidacin. c) Realizar reparos si existieran alguna malversacin de fondos. d) Se debe realizar una auditoria por lo menos una vez al ao.
Conceptos: Auditoria: inspeccin para verificar el buen manejo de los fondos de la organizacin. Reparos: documentacin o efectivo pendiente de verificar.
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MANUAL DE POLITICAS Nombre de la poltica: Auditoria Interna Cdigo: FNZ 003
Elaborada: Jefe de finanzas Aprobada: Gerente General Procedimiento. 1 Gerente de Finanzas
Fecha: 20/03/2013
1.1 Realiza solicitud de una auditoria. 1.2 Evalan la necesidad de una auditoria. 1.3 Si la respuesta es no se desaprueba. 1.4 Enva solicitud. 2 Gerente General 2.1 Recibe y revisa solicitud. 2.2 Se pregunta si est completa la solicitud. 2.3 Si la respuesta es no pasa al paso 1.1. 3 Junta de Accionistas 3.1 firman y aprueban la auditoria. 1 Gerente de Finanzas 1.5 Recibe Notificacin.
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Nombre de la poltica: Auditoria Interna Elaborada: Jefe de finanzas Aprobada: Gerente General Diagrama de flujo
Gerente de Finanzas
Gerente general
Junta de accionistas
Inicio
B Recibe solicitud
Firman y aprueban la auditoria
Realizar solicitud de auditoria
No A Analisa si esta completa C A
Evalan necesidad de auditoria
No Fin B
Si
Enva solicitud
Reciben notificacin
Fin
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MANUAL DE POLITICAS Nombre de la poltica: Elaboracin de Presupuestos. Elaborada: Jefe de finanzas Aprobada: Gerente General Cdigo: FNZ 004 Fecha: 20/03/2013
Propsito: determinar los lineamientos para elaboracin de los presupuestos por parte del personal de finanzas para proyectar las actividades e inversiones futuras de cada ao. Alcance: a todos los departamentos de la organizacin Responsable: Gerente de finanzas Revisin: una vez al ao
Polticas: a) El presupuesto debe de estar comparndose con los resultados actuales que se proyectaron. b) El presupuesto debe de elaborarse cada fin de ao c) Cada rea o departamento debe elaborar su presupuesto y presentrselo al Gerente de finanzas para su pronta revisin.
Conceptos: Presupuesto: proyectar las actividades de forma lgica para su futura ejecucin.
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Procedimiento. 1 Gerente de Finanzas 1.1 Realiza solicitud para el presupuesto. 1,2 determina el monto a presupuestar. 2 Gerente General 2.1 Recibe y revisa las solicitudes. 2.2 firma y aprueba. 1 Gerente de Finanzas 1.4 Recibe notificacin.
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Diagrama de flujo.
Gerente de finanzas Gerente general
Inicio
Recibe y revisa solicitud
Realiza solicitud para presupuesto
Firma y aprueba
Determina el moto de presupuesto
Recibe notificacin
Fin
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MANUAL DE POLITICAS Nombre de la poltica: Emisin de cheques Elaborada: Jefe de finanzas Aprobada: Gerente General Cdigo: FNZ 005 Fecha: 20/03/2013
Propsito: desarrollar los lineamientos para la elaboracin de cheques por parte del personal de contabilidad para realizar los pagos a proveedores. Alcance: al personal de contabilidad Responsable: Gerente de finanzas Revisin: 1 ves al ao.
Polticas: a) Toda solicitud de cheque debe contar son su documentacin de respaldo. b) nicamente los jefes de departamento pueden solicitar la elaboracin de cheques. c) Solo los das mircoles de cada semana se emitirn cheques por lo que la solicitud de proporcionarse por lo menos un da antes.
Concepto: Emisin de cheques, es el proceso mediante el cual el departamento de contabilidad emite un cheque previo a una solicitud para cualquier pago: Solicitud de emisin de cheque
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Procedimiento. 1 Cliente 1.1 solicita emisin de cheques. 2 Departamento de contabilidad 2.1 solicita documentos de respaldo. 2.2 Revisa los documentos. 2.3 Se pregunta si estn completos 3 rea de emisin de cheques. 3.1 Si la respuesta es no pasar al 2.1. 3.1 se procede a elaborar el cheque. 1 Cliente 1.2 se realiza el pago.
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Diagrama De flujo.
Cliente Depto. contabilidad rea de cheques
Inicio
Solicita documentos de respaldo
Elaborar Cheque
No Solicita emisin de cheques Revisa documento si estn completos Si A
Realiza el pago
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MANUAL DE POLITICAS Nombre de la poltica: Presentacin de informes Financieros Elaborada: Jefe de finanzas Aprobada: Gerente General Cdigo: FNZ 006 Fecha: 20/03/2013
Propsito: El personal del departamento de finanzas elaborara los informes financieros para ser entregados a los accionistas para revisar cual fue el desempeo de utilidades de la empresa. Alcance: Al personal de Finanzas Responsable: Gerente de finanzas Revisin: 1 vez al ao. Poltica: a) Los informes deben contener balance general, estado de resultado, flujo de caja de enero a diciembres de cada ao. b) Los informes una bes consolidados sern entregados al gerente de Finanzas para su inspeccin a ms tardar los primero das del mes de enero del ao siguiente. c) Una bes revisado los informes sern enviados al gerente general para ser aprobados y firmados antes de ser presentados a la junta de accionistas a ms tardar la segunda quincena de enero del siguiente ao.
Conceptos: informes financieros son los registros internos de la empresa que nos indican como est la empresa financieramente.
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Procedimiento 1 Empleados 1.1 Elaboracin de estados financieros. 2 Gerente de Finanzas. 2.1 Recibe los informes. 2.2 Revisa los documentos. 2.3 Se pregunta si estn completos. 2.4 Si la respuesta es no pasa al 1.1. 3 Gerente General 3.1 Revisa los estados Financieros. 3.2 Aprueba y firma los informes.
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Diagrama de flujo.
Empleados
Gerente de finanzas
Gerente General
Inicio
Recibe los informes
Revisa los estados Financieros
Elabora estados financieros Revisa los documentos Aprueba los informes
No Pregunta si estan completos A Fin Si
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MANUAL DE POLITICAS Nombre de la poltica: Caja chica Elaborada: Jefe de finanzas Aprobada: Gerente General Cdigo: FNZ 007 Fecha: 20/03/2013
Propsito: determinar los lineamientos para realizar los gastos y compras internas de montos de efectivo de menor cantidad con el fin de tener un mejor control por parte del personal de administracin. Alcance: todos los departamentos que soliciten compras menores de Lps 300.00 Responsable: Gerente de finanzas Revisin de la poltica: 1 vez al ao. Poltica: a) Se establece un fondo de caja chica de Lps 10,000,00 y estar a cargo del contador. b) Las compras mximas sern hasta un monto de Lps 300.00. c) Todo gasto de caja solicitado por cualquier jefe de departamento debe presentar facturas originales. d) Solo se da un plazo de 20 das para liquidar cualquier factura de compras. e) Todo comprobante debe contener el nombre, telfono, direccin de quien realiza la venta.
Conceptos: caja chica es un fondo que est disponible para compras y gastos de uso de inmediato como ser accesorios de oficina y otros dependiendo del departamento.
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MANUAL DE POLITICAS Nombre de la poltica: Caja chica Elaborada: Jefe de finanzas Aprobada: Gerente General Cdigo: FNZ 007 Fecha: 20/03/2013
Procedimiento 1 El contador 1.1 realiza las compras. 1.2 Solicita reembolso de caja chica. 2 Departamento de administracin 2.1 solicita documentos de respaldo. 2.2 Revisa la documentacin. 2.3 comprueba que est completa. 2.4 Si l respuesta es no pasar al 2.1, 3 rea de emisin de cheques 3.1 Elabora el documento 2 Departamento de Administracin 2.4 recibe el documento. 1 El contador 1.2 firma de recibido el cheque.
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Nombre de la poltica: Caja chica Elaborada: Jefe de finanzas Aprobada: Gerente General
Diagrama de flujo.
Contador Depto. Administracin
Inicio
Solicita documentos de respaldo
Elabora documentos
Realiza compras
Revisa los documentos
Revisa si estan completos
Firma el recibo de cheque
Recibe el documento Fin
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Polticas del departamento de compras
Polticas de compra Cotizacin de fletes proveedores
Pagina 51 a 53 54 a 56
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MANUAL DE POLITICAS Nombre de la poltica: Cotizacin de Fletes. Elaborada: Jefe de compras Aprobada: Gerente General Cdigo: CMP 001 Fecha: 20/03/2013
Propsito: Con el fin de establecer los lineamientos para el personal de contratacin de cotizar fletes para la reduccin de costos de la empresa. Alcance: todos los oferentes interesados. Responsable: encargado de compras Revisin de la poltica: 1 vez al ao
Poltica: a) b) c) d) Se debe realizar por lo menos tres cotizaciones antes de contratar el trasportista. Se debe seleccionar el que mejor precio y responsabilidad ofrezca. El encargado de compras ser el responsable de revisar el paquete de ofertas. El oferente debe proporcionar d.1 valor del flete segn el lugar d.2 tiempo de traslado. d.3 garanta de seguridad de la carga.
Conceptos: flete es el servicio prestado para trasportar cualquier producto de la empresa de parte de un trasportista y este recibe un pago a cambio.
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Procedimiento 1 Transportista 1.1 Realiza solicitud de cotizacin 2 Encargado de compras 2.1 Recibe cotizaciones 2.2 Evala si ay diferencia en precios. 2.3 Si la respuesta es no pasa a 1.1. 2.4 Contratar el que ofrece mejor precio 3 Gerente General 3.1 Recibe la propuesta 3.2 Se pregunta si puede haber mejor precio. 3.3 Si la respuesta es si pasa al 1.1. 3.4 Firma y aprueba la solicitud. 2 Encargado de compras 2.5 Recibe y enva solicitud aprobada. 1 Transportista 1.2 Recibe notificacin aprobada
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Diagrama de Flujo.
Transportista Encargado de compras Gerente General
Inicio
Recibe cotizacin
Recibe la propuesta
No A Realiza solicitud de cotizacin Evala si hay diferencia A Pregunta si hay mejor precio
No
Firma y aprueba
Si
Si
Contratar quien ofrece mejor precio
D C
Recibe notificacin
Recibe y enva solicitud aprobada
Fin
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MANUAL DE POLITICAS Nombre de la poltica: Proveedores. Elaborada: Jefe de compras Aprobada: Gerente General Cdigo: CMP 002 Fecha: 20/03/2013
Propsito: Establecer los lineamientos para determinar los proveedores de materia prima e insumos que nos servirn para el funcionamiento logstico de la elaboracin de productos de la empresa. Alcance: todos los que le proveen materia prima a la empresa. Responsable: Encargado de compras. Revisin de la poltica: 1 vez al ao
Poltica: a) A todos los proveedores se les estar recibiendo materia prima los das martes de cada semana. b) En caso de escases de materia prima en la empresa se requerir recibir de urgencia el da jueves de cada semana. c) Los pagos por compra de materia prima se realizaran cada quince das. d) Los proveedores para reclamar su pago debern presentar las facturas originales debidamente firmadas por las personas autorizadas a recibir el producto. Conceptos: Logstica: todo lo necesario o referente a lo que se necesita para elaborar el producto. Proveedor: empresas establecidas que se dedican a comercializar materia prima para la elaboracin de un producto determinado.
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MANUAL DE POLITICAS Nombre de la poltica: Suministro de materia prima Elaborada: Jefe de compras Aprobada: Gerente General Cdigo: CMP 002 Fecha: 20/03/2013
Procedimiento. 1 Proveedores 1.1 Realiza solicitud para suministrar materia prima 1.2 Enva documentos 2 Encargado de compras 2.1 Recibe y revisa solicitud. 2.2 Se pregunta si est completa la solicitud. 2.3 Si la respuesta es no pasa al 1.1. 3 Gerente General 3.1 Recibe la solicitud. 3.2 Redacta acta de cumplimiento 3.3 Aprueba la solicitud. 2 Encargado de compras 2.4Recibe solicitud Aprobada y acta de cumplimiento. 1 Proveedores 1.1 Recibe notificacin de aprobacin de solicitud. 1.2 Firma el acta de cumplimiento. 2 Encargado de compras 2.5 Recibe acta de cumplimiento firmada. 2.6 Archivada documentos.
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MANUAL DE POLITICAS Nombre de la poltica: Proveedores. Elaborada: Jefe de compras Aprobada: Gerente General Cdigo: CMP 002 Fecha: 20/03/2013
Diagrama de flujo.
Proveedores Encargado de compras Gerente general
Inicio
Recibe y evala solicitud
Recibe solicitud
Realiza solicitud para suministrar Esta completa solicitud
No Redacta acta de cumplimiento
Envia documentos
Si
Aprueba solicitud
Recibe notificacin Recibe solicitud aprobada C C
Firma acta de cumplimiento Recibe acta firmada
Archiva documento
Fin
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Polticas del departamento de Recursos Humanos Polticas de Recursos Humanos Reclutamiento y seleccin de personal Higiene y Seguridad Capacitacin a empleado Horarios de trabajo Bonificacin anual Vacaciones Seguro Pago de planilla Disciplina de la empresa Comunicacin interna Uso de uniforme Uso de carnet Accin de ingresos para nuevos empleados Registro de asistencia y puntualidad Revisin de cargos y funciones Paginas 58 a 60 61 a 63 64 a 66 67 a 69 70 a 72 73 a 75 76 a 78 79 a 81 82 a 84 85 a 87 88 a 90 91 a 93 94 a 96 97 a 99 100 a 102
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Nombre de la poltica: Reclutamiento Cdigo: RH 001 y Seleccin de Personal. Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General Propsito: Atraer y contratar potencialmente capacitado y capases de ocupar un cargo dentro de la empresa de una forma oportuna, efectiva y eficiente con las necesidades de la empresa. Alcance: Todo el nuevo personal. Responsable de Revisin: Gerente de Recursos Humanos. Documentos Aplicables: Solicitud de empleo, aviso de concurso interno, Formulario de observaciones durante la entrevista. Poltica. 1. El proceso de reclutamiento y seleccin de personal ser responsabilidad nicamente del Departamento de recursos Humanos y la jefatura de cada unidad. 2. La Junta Directiva aprueba el nombramiento del candidato, basado en la recomendacin del Departamento de recursos humanos. 3. Todo el personal puede recomendar a alguna persona, quien tendr que someterse al proceso de reclutamiento y seleccin de la empresa. 4. Todas las personas interesadas debern presentar la documentacin como su currculo Vitae completo como se pide.
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Nombre de la poltica: Reclutamiento Cdigo: RH 001 y Seleccin de Personal. Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General Procedimiento. 1. Gerente de recursos humanos. 1.1 Anuncios de vacantes 1.2 Elaborar un boletn con los requisitos del puesto. 1.3 Proceder al reclutamiento del personal. 2. Gerente general. 2.1 Revisar la documentacin de los posibles candidatos. 2.2 Seleccionar el personal que cumpla los requisitos pedidos 2.3 Contratar el personal. 2.4 Firmar el contrato con los candidatos.
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Nombre de la poltica: Reclutamiento Cdigo: RH 001 y Seleccin de Personal. Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General
1. Gerente de recursos humanos Inicio
2. Gerente General A
Anuncio de vacantes
Revisar documentacin
SI Proceder al reclutamiento. Seleccin de personal Contratar Personal
NO Contratar Personal Fin
Fin
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Nombre de poltica: Higiene y Cdigo: RH 002 Seguridad. Elaboro: Jefe de Recursos Humanos. Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General. Propsito: Velar por la higiene y seguridad de todos nuestros empleados durante el desarrollo de todas las operaciones de la empresa para reducir los riesgos y accidentes de trabajo. Alcance. Todo el personal. Responsable de revisin. Jefe de Recursos Humanos. Revisin de poltica. Una vez al ao. Documentos aplicables. Reglamento de higiene y seguridad. Poltica. 1. El departamento de Recursos Humanos se encargara de hacer la debida comunicacin a los empleados para que conozcan el reglamento de Higiene y Seguridad. 2. Los empleados debern asistir a reuniones informativas mensuales sern hechas para ayudarlos a ellos. 3. Velaran por el cumplimiento y aplicacin del reglamento de acuerdo a las clausulas establecidas en el mismo.
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Nombre de poltica: Higiene y Cdigo: RH 002 Seguridad. Elaboro: Jefe de Recursos Humanos. Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General. Procedimiento. 1. Jefe encargado 1.1 verifica que cumplan con los trabajos 1.2 analiza los trabajos 1.3 enva informacin 2. Jefe de recursos humanos 2.1 Redacta documentos de trabajo. 2.2 manda documentos a planillas
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Nombre de poltica: Higiene y Cdigo: RH 002 Seguridad. Elaboro: Jefe de Recursos Humanos. Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General. Diagrama de flujo
Jefe encargado
Inicio
Redacta documentos
Verifica los trabajos
Manda documentos a planillas
Enva informacin
Fin
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Nombre de poltica: Capacitacin a Cdigo: RH 003 empleado Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General Propsito: La creacin de una poltica que apoye el crecimiento profesional y personal de todos los empleados de la empresa mediante capacitacin continua. Alcance: A todo el personal. Responsable de Revisin: Jefe de Recursos Humanos. Revisin de poltica: Una vez al ao. Documentos aplicables: Solicitud de capacitacin. Poltica: 1. En el Departamento de Recursos Humanos se establecern unos programas de capacitacin que se harn cuatrimestralmente. 2. Todo el personal de la empresa est obligado a participar en dichas capacitaciones para poder tener un buen desempeo en la empresa. Conceptos: Capacitacin: consiste en un conjunto de actividades cuyo propsito es mejorar su rendimiento presente y futuro, aumentando su capacidad a travs de la actualizacin y adquisicin de nuevos conocimientos, habilidades y actitudes.
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Nombre de poltica: Capacitacin a Cdigo: RH 003 empleado Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General Procedimiento. 1. Jefe de departamento. 1.1 identificar que los empleados necesitan una mejor preparacin para desempearse bien en su puesto. 1.2 identificar el tipo de capacitacin. 1.3 Establecer los grupos de capacitacin. 2. Auxiliar de recursos humanos 2.1 Buscar un instructor para que imparta el curso. 2.2 Buscar alternativas sobre, fecha y local donde se realizara la capacitacin. 2.3 Confirmar nmero y nombre de participantes. 1. jefe de departamento 1.3 Confirmar que la fecha establecida se cumpla.
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Nombre de poltica: Capacitacin a Cdigo: RH 003 empleado Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General Diagrama de Flujo.
Auxiliar De RRHH A
Jefe de departamento
Inicio
Buscar Instructor
No Necesitan capacitacin Fin Establecer fechas y horas para capacitar
Si
Identificar el tipo de capacitacin
Confirmar numero y nombre de participantes
Establecer los grupos de capacitacin
Confirmar la Fecha
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Nombre de Poltica: Horarios de Cdigo: RH 004 trabajo Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General. Propsito: Mostrar los horarios de trabajo a todo personal para que cumpla con la jornada laboral establecida que tiene la empresa. Alcance: Todo el personal. Responsable de revisin. Jefe de Recursos Humanos Revisin de poltica. Una vez al ao. Documentos aplicables. No se aplica. Polticas. 1. Todo el personal tiene que cumplir con los horarios establecidos por la empresa. 2. Los horarios de trabajo son de: 2.2. 8:00 am a 12:00 md, de 1:00 pm a 5:00 pm lunes a viernes 2.3. De 8:00 am a 10:00 am los sbados. 3. El personal tiene una hora de almuerzo.
Conceptos. Horarios de Trabajo es el periodo durante el cual el empleado labora para una empresa.
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Nombre de Poltica: Horarios de Cdigo: RH 004 trabajo Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General. Procedimiento. 1. Jefe de RRHH 1.1 Disea los horarios de trabajo 1.2 Enva los horarios 2. Gerente General 2.1 Analiza los horarios 2.2 esta de acurdo con horarios si es si prosigue y si es no regresa al diseo de horarios 2.2 aprueba los horarios.
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Nombre de Poltica: Horarios de Cdigo: RH 004 trabajo Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General. Diagrama de flujo.
Jefe de RRHH Gerente General
Inicio
Analiza horarios
NO Disea los horarios A Esta de acuerdo con horarios A
SI
Enva horarios
Aprueba horarios
Fin
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Nombre de la poltica: Bonificacin Cdigo: RH 005 Anual Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General Propsito: Dar los lineamientos para proveer incentivos adicionales a todos los empleados que tengan un rendimiento sobresaliente, con el propsito de recompensar los esfuerzos realizados en el logro de objetivos en su desempeo individual y en el mejoramiento del ambiente organizacional. Alcance: A todo el personal Responsable de revisin: Jefe de Recursos Humanos Documentos aplicables: Evaluaciones de desempeo. Polticas: 1. Las bonificaciones se harn de acuerdo a las evaluaciones de desempeo anuales de los empleados. 2. El jefe del Departamento de Recursos Humanos ser el encargado en hacer las evaluaciones del desempeo de cada empleado de la empresa al final de cada mes. 3. Las bonificaciones se harn de LPS 7,000.00 todo empleado que logre un desempeo excelente en la empresa se pagaran al final de mes y se harn en efectivo. Conceptos Incentivo: es cuando se estimula al empleado adjudicndole ingresos extraordinarios ya sea en moneda o en especie, para recompensar su buen desempeo dentro de la empresa.
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Nombre de la poltica: Bonificacin Cdigo: RH 005 Anual Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General Procedimientos. 1. Jefe de departamento. 1.1 Realizar evaluaciones de desempeo de en el mes de diciembre para cada empleado 1.2 Asignar un lempira, que luego ser multiplicado por el porcentaje obtenido en la evaluacin. 2. auxiliar RRHH 2.1 Realizar resumen de bonificaciones a entregar. 2.2 Emitir listado por planilla para realizar depsito. 2.3 Entregar depsito dentro de los ltimos 4 das del mes de diciembre.
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Nombre de la poltica: Bonificacin Cdigo: RH 005 Anual Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General Diagrama de flujo.
Jefe de departamento Auxiliar RRHH
Inicio
Realizar Resumen de bonificaciones
Realizar Evaluaciones
Emitir listado para realizar pago
Hacer Clculos de bonificacin
Entregar Deposito
Fin
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Nombre de la poltica: Vacaciones Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Aprob: Gerente General Propsito.
Cdigo: RH 006 Fecha: 20/03/13
Dar conocimiento a los empleados cual es el periodo de descanso necesario de acuerdo con su antigedad de laborar en la empresa. Alcance. Todo el personal. Responsable de revisin. Jefe de Recursos Humanos. Documentos aplicables. Cdigo de trabajo. Poltica. Las vacaciones se otorgaran de acuerdo al captulo III del cdigo de trabajo, en el artculo 346, donde nos brinda la informacin necesaria, con los incisos a, b, c y d. Concepto. Vacaciones: es la suspensin temporal de las actividades laborales de una persona que ejerce un trabajo en una empresa.
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Nombre de la poltica: Vacaciones Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Aprob: Gerente General Procedimiento. 1. Empleados. 1.1 Llena la solicitud 1.2 Enva Solicitud. 2. Jefe inmediato. 2.1 Recibe solicitud
2.2 Verifica documentos si estn completos o incompletos 2.3 Enva documentos. 3. Jefe de RRHH 3.1 Recibe Documentacin. 3.2 Revisa antigedad del empleado para otorgarle sus respectivas vacaciones. 3.3 Autoriza vacaciones. 3.4 Firma solicitud 3.5 Entrega al empleado las constancias respectivas para otorgarle sus vacaciones.
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Nombre de la poltica: Vacaciones Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Aprob: Gerente General Diagrama de flujo
Empleado Jefe Inmediato
Jefe De RRHH
Inicio
Recibe Solicitud
Recibe Documentacin
Llena la Solicitud
Documentos completos o incompletos
Revisa antigedad de empleado
Enva Solicitud
Enva Documentos
Autoriza vacaciones
Firma de Solicitud
Entrega al empleado la constancia de vacaciones
Fin
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Nombre de la poltica: Seguro Social Elaboro: Jefe de Recursos Humanos. Aprob: Gerente General
Propsito: Brindarles seguridad a los empleados con respaldo econmico en caso de accidentes laborales. Alcance: Todo el personal. Responsable de revisin: Jefe de Recursos Humanos. Documentos aplicables: IHSS Poltica. Todo el personal est obligado a verificar si se le est haciendo las deducciones de seguro de acuerdo con la ley del pas para otorgarle los derechos. Concepto. Seguro: deducciones que se le hacen a un empleado para poder mantener un seguro de trabajo dentro de la empresa.
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Nombre de la poltica: Seguro Social Elaboro: Jefe de Recursos Humanos. Aprob: Gerente General Procedimientos. 1. Jefe de RRHH 1.1 Revisar la planilla de empleados
1.2 Hacer los respectivos clculos del seguro de los empleados. 1.3 Hacer las respectivas deducciones de la planilla de empleados 1.4 informarle al empleado su deduccin
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Nombre de la poltica: Seguro Social Elaboro: Jefe de Recursos Humanos. Aprob: Gerente General Diagrama de flujo.
Inicio
Hacer los Clculos Respectivos.
Hacer las deduciones
Brindarle la informacin al empleado.
Fin
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Nombre de la poltica: Pago de Cdigo: RH 008 Planillas Elaborado: Jefe de Recursos Fecha: 20/03/13 Humanos. Aprobado: Gerente General Propsito: Establecer las fechas que se harn pago de planillas de todos los empleados de la empresa para hacer solvencia por prestar sus servicios. Alcance: Todo el personal. Responsable de Revisin: Jefe de Recursos Humanos. Revisin de poltica: Una vez al ao. Documentos Aplicables: Comprobantes de pago. Polticos: 1. Al personal de operaciones o produccin se harn los pagos al final de cada mes. 2. Al sector administrativo los pagos se realizaran los 15 de cada mes y finales del mes, se harn quincenal. Concepto: Pagos: Retribucin monetaria por los servicios ofrecidos para la empresa.
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Nombre de la poltica: Pago de Cdigo: RH 008 Planillas Elaborado: Jefe de Recursos Fecha: 20/03/13 Humanos. Aprobado: Gerente General Procedimiento. 1. Jefe de departamento. 1.1 revisa tarjetas de tiempo. 1.2 Elabora planillas 1.3 Enva documentos 2. Auxiliar de Contabilidad 2.1 Revisa planillas 2.2 Autoriza el pago 2.3 Enva Documentos
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Nombre de la poltica: Pago de Cdigo: RH 008 Planillas Elaborado: Jefe de Recursos Fecha: 20/03/13 Humanos. Aprobado: Gerente General Diagrama de Flujo.
Jefe de Departamento Contador General
Inicio
Revisa Planillas
Revisa tarjetas de tiempo
Autoriza el pago
No
Si
Elabora Planillas
Enva Documentos
Enva Documentos
Fin
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Nombre de la poltica: Disciplina de la Cdigo: RH 009 empresa Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General Propsito: Dar los lineamientos a todos los empleados para garantizar los cumplimientos, transparente e imparciales de las polticas establecidas en la empresa. Alcance: A todo los empleados. Responsable de revisin. Jefe de Recursos Humanos. Revisin de la poltica: Una vez al ao. Documentos Aplicables. Leyes internas, amonestaciones verbales o escritas. Polticas: Las sanciones se harn dependiendo de la gravedad, si el problema es grave la sancin ser en efectivo se le reducir en el sueldo del empleado. Si el problema no es tan grave, la sancin se har oral, por parte del jefe de recursos humanos Concepto: Acciones disciplinarias: son las acciones que se aplican a los empleados que incumplen con las polticas establecidas en la empresa.
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Nombre de la poltica: Disciplina de la Cdigo: RH 009 empresa Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General Procedimiento. 1. Jefe de recursos humanos 1.1 Verificar el informe de conducta del empleado. 1.2 Ver si ha cometido falta el empleado. 1.3 Determinar la falta si es grave se har la falta segn la poltica de la empresa o no se har verbal 1.4 Firmar sancin 1.5 Aplicar sancin 2. Empleado 2.1 Recibe sancin de parte del jefe con de acuerdo con la falta que ha cometido.
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Nombre de la poltica: Disciplina de la Cdigo: RH 009 empresa Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General Diagrama de Flujo.
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Jefe de RRHH Empleado
Inicio
Verificar informe de conducta
Recibe Sancin
No Cometi falta? Fin Fin Si No Es grave la Falta Sancin Verbal
Si
Firmar Sancin Fin
Aplicar Sancin
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Nombre de la poltica: comunicacin Cdigo: RH 0010 interna Elaborado: Jefe de Recursos Fecha: 20/03/13 Humanos Aprobado: Gerente General Propsito: Establecer los lineamientos y garantizar la oportunidad interna entre los departamentos de la empresa, procurando que los empleados este de acuerdo y bien informados de los sucesos, productos, resultados y cualquier otra informacin necesaria para el eficiente desarrollo de sus funciones. Alcance: Todo el personal. Responsable de revisin: Jefe de Recursos Humanos. Revisin de la poltica: Una vez al ao. Documentos aplicables: Noticia electrnica, Formulario de Reunin Informativa. Polticas: 1. El jefe de cada de departamento es el encargado de informar a los empleados de las reuniones que se harn para los empleados de acuerdo para informar sobre lo que pasa en la empresa. 2. Las noticias electrnicas para comunicar cualquier asunto relevante que aplique a los empleados ser utilizado por el personal de Recursos Humanos, la cual se enviara a los correos electrnicos de cada usuario. Concepto: Comunicacin: transmisin de la informacin necesaria para realizar mejor las actividades que lo competen.
Pollos Oloman |Manual de Polticas 86
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Nombre de la poltica: comunicacin Cdigo: RH 0010 interna Elaborado: Jefe de Recursos Fecha: 20/03/13 Humanos Aprobado: Gerente General Procedimiento. 1. Jefe de RRHH. 1.1 Se confirman Cambios dentro de la empresa. 1.2 Se confirmara si se realizara la reunin para brindar la informacin al empleado. 1.3 Se aprobara la reunin. 1.4 Verificaran los horarios y lugar de la reunin 1.5 Se establecen los horarios y lugar de la reunin. 2. Empleado 2.1 El empleado asiste a la reunin.
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Nombre de la poltica: comunicacin Cdigo: RH 0010 interna Elaborado: Jefe de Recursos Fecha: 20/03/13 Humanos Aprobado: Gerente General Diagrama de flujo.
Jefe RRHH Empleado
Inicio
Asiste a la Reunin.
Cambios dentro de la empresa
Fin
No Se confirma si se hace la reunin Si Fin
Se aprobara la reunin.
Verificar Horarios el lugar
Se establece el lugar y la hora
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Nombre de la poltica: Uso de Cdigo: RH 0011 uniforme Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Fecha: Aprob: Gerente General. Propsito: Dar los lineamientos al personal de la empresa sobre el uso de uniforme dentro de la empresa para identificarlos que pertenecen a la empresa. Alcance: Todo el personal. Responsable de Revisin: Jefe de Recursos humanos Documentos aplicables: El manual de induccin. Poltica. 1. Se obliga que todo personal use el uniforme que le corresponde por cada departamento. 2. El personal siempre tendr que traer su respectivo uniforme si no ser sancionado.
Concepto. Uniforme: vestuario que se usa en forma conjunta en diferentes reas de empresas u otras organizaciones.
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Nombre de la poltica: Uso de Cdigo: RH 0011 uniforme Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Fecha: Aprob: Gerente General. Procedimiento. 1. Jefe de Recursos Humanos 1.1 Se aprueba el diseo de uniforme para los empleados. 2. Asistencia de recursos humanos. 2.1 Se elabora el diseo de uniforme 2.3 Se verifica si el empleado pertenece a la empresa o es practicante. 2.3.1 Si es practican se dejara que porte su uniforme de practica 2.4 se entrega el uniforme al empleado que pertenece a la empresa. 3. Empleado 3.1 Porta el respectivo uniforme.
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Nombre de la poltica: Uso de Cdigo: RH 0011 uniforme Elaboro: Jefe de Recursos Humanos Fecha: Aprob: Gerente General. Diagrama de Flujo
Jefe de RRHH
Asistente de Recursos Hunmanos A
Inicio
Se Elabora el uniforme Porta su respectivo uniforme
Se aprueba el uniforme
Se verifica si es empleado o es practicante Si
No Fin
Se entrega el uniforme al empleado
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Nombre de la poltica: Uso de carnet. Elaboro: Jefe de Recursos Humanos. Aprob: Gerente General. Propsito:
Dar los lineamientos para que el personal tenga un conocimiento sobre el uso del carnet respectivo del departamento. Alcance: Todo el personal. Responsable de revisin: Jefe de Recursos Humanos. Revisin de poltica: Una vez al ao. Documentos aplicables: Manual de induccin. Poltica. Todo el personal deber usar el respectivo carnet que lo identifique que labora en la empresa y a qu departamento pertenece. El carnet se debe usar todo el tiempo que este en horas de trabajo y reuniones fuera de la empresa. Concepto. Carnet: es el documento de identificacin que porta una persona que pertenece a una empresa o una organizacin.
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Nombre de la poltica: Uso de carnet. Elaboro: Jefe de Recursos Humanos. Aprob: Gerente General. Procedimiento. 1. Jefe de Recursos Humanos
1.1 Se aprueba el diseo de carnet para los empleados. 2. Asistencia de recursos humanos. 2.1 Se elabora el diseo de carnet 2.3 Se verifica si el empleado pertenece a la empresa o es practicante. 2.3.1 Si es practican se dejara que porte su carnet de practicante 2.4 se entrega el carnet al empleado que pertenece a la empresa. 3. Empleado 3.1 porta su respectivo carnet
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Nombre de la poltica: Uso de carnet. Elaboro: Jefe de Recursos Humanos. Aprob: Gerente General. Diagrama de flujo.
Jefe de RRHH
Asistente de Recursos Hunmanos
Empleado A
Inicio
Se elabora Carnet
Porta su carnet
Se aprueba el diseo de carnet
Se verifica si es empleado o es practicante Si
No Fin
Fin
Se entrega el carnet al empleado
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Nombre de la poltica: accin de Cdigo: RH 0013 ingreso para nuevos empleados Elaboro: jefe de Recursos Humanos Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General Propsito: Verificar que el proceso de los nuevos empleados se complete para que participen en todos los procesos que le aplican. Alcance: A todo personal de nuevo ingreso. Responsable de revisin: Jefe de Recursos Humanos Revisin de poltica: Una vez al ao. Documentos aplicables: Accin de personal. Polticas: 1. El departamento de Recursos Humanos deber emitir la accin de personal que especifica el puesto, salario, rea o departamento donde se desempeara el nuevo empleado, esta deber estar autorizada por el Gerente General, Gerente de rea y el empleado. 2. Despus se har la comunicacin por escrito a los departamentos que tengan relacin con proceso que afecten al nuevo empleado se har cargo los Recursos Humanos. Concepto: Ingreso: accin para los empleados nuevos es un documento debidamente autorizado que sirve de soporte de contratacin.
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Nombre de la poltica: accin de Cdigo: RH 0013 ingreso para nuevos empleados Elaboro: jefe de Recursos Humanos Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General Procedimiento. 1. Auxiliar de RRHH 1.1 Revisa documento. 1.2 Elabora documento 1.3 Enva documento 2. Gerente de RRHH 2.1 revisa documentos 2.2 autoriza accin 2.3 enva documentos 3. Jefe de rea 3.1 revisa documentos 3.2 autoriza documento
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Nombre de la poltica: accin de Cdigo: RH 0013 ingreso para nuevos empleados Elaboro: jefe de Recursos Humanos Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General Diagrama de flujo.
Auxiliar de RRHH Gerente de RRHH Jefe de Area
Inicio
Revisa Documento
Revisa documento
Revisa Documento
Autoriza accion
Autoriza documento
Elabora Documento Envia documento Fin
Envia Documento
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Nombre de la poltica: Registro de Cdigo: RH 0014 Asistencia y puntualidad. Elaboro: Jefe de Recursos Humanos. Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General. Propsito. Llevar un registro de las entradas y salidas de los empleados para que cumplan con los horarios establecidos por la empresa. Alcance. Todo el personal Responsable de revisin. Jefe de Recursos Humanos. Revisin de la poltica. Una vez al ao. Documentos aplicables. Registro de horas de llegadas y salidas de personal. Poltica. El registro se har con las llegadas y salidas del empleado y deber presentarse en su puesto conforme al horario establecido por la empresa y deber firmar el registro de horas de llegada y salidas de personal ubicado en cada rea.
Concepto. Registro: es un documento que evidencia las actividades realizadas en este caso las entradas y salidas del personal de una empresa.
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Nombre de la poltica: Revisin de Cdigo: RH 0015 Cargos y Funciones. Elaboro: Jefe de Recursos Humanos. Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General Propsito. Hacer peridicamente revisiones de los cargos y funciones de cada puesto con el fin de actualizar cambio que requiera modificacin en el perfil, descripcin y escala salarial del puesto Alcance. Todo empleado. Responsable de revisin. Jefe de Recursos Humanos. Revisin de la poltica. Una vez al ao. Documentos aplicables. Revisin de Cargos y Funciones. Poltica. El gerente de Recursos Humanos conjuntamente con el jefe inmediato del empleado revisaran la informacin relacionada con cada puesto y evaluaran de acuerdo a las funciones del empleado. Si se existen cambios significativos por el crecimiento de la empresa y modificacin de procesos, estos cambios se establecern en el formulario de revisin de cargos y funciones para que RH lo actualice o modifique en los perfiles, descripciones y escala salarial aplicable. Concepto. Cargos y funciones: son actividades y responsabilidades que realiza cada puesto y que se encuentran especificadas en los perfiles y descripciones de puesto.
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Nombre de la poltica: Revisin de Cdigo: RH 0015 Cargos y Funciones. Elaboro: Jefe de Recursos Humanos. Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General Procedimiento. 1. Gerente de RRHH 1.1 Revisa documento 1.2 Evala funciones de empleado 1.3 Modifica perfiles descriptivos y escalas salariales 1.4 Elabora reporte 1.5 Enva documento 2. Jefe inmediato 2.1 revisa documento 2.2 elabora reporte 2.3 enva documento 3. gerente General 3.1 revisa documento 3.2 autoriza descripcin o escala salarial
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Nombre de la poltica: Revisin de Cdigo: RH 0015 Cargos y Funciones. Elaboro: Jefe de Recursos Humanos. Fecha: 20/03/13 Aprob: Gerente General Diagrama de Flujo.
Gerente de RRHH Jefe inmediato Gerente General
Inicio
Revisa documento
Revisa documento
Revisa documento
Elabora reporte Autoriza descripcion
Evala funciones de empleado
Enva documento
Fin
Modifica perfiles descriptivo
Elabora reporte
Enva documento
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Manual de Polticas y Procedimientos.

Catedrtico: Lic. Alfredo Vivas Folofo

Lugar y Fecha 21/03/13 San Pedro Sula, Cortes

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Pollos Oloman |Manual de Polticas

Polticas por departamentos de ventas.

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Cdigo: VTS 001 Fecha: 20/03/2013

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2 El vendedor 2.4 Recibe documentos aprobados 1 El cliente 1.2 Recibe notificacin

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Cdigo: VTS 001 Fecha: 20/03/2013

Revisa Solicitud NO Revisa si amerita el descuento Fin

Realiza el calculo de descuento

Aprueba y firma solicitud Recibe Notificacin C C Recibe el documento B B

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Cdigo: VTS 003 Fecha: 20/03/2013

2 rea facturacin 2.1 Realiza factura de venta.

2 rea Facturacin 2.2 Realiza entrega de factura

1 El Cliente 1.2 Recibe factura cancelada.

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Cdigo: VTS 003 Fecha: 20/03/2013

Realiza Factura de venta

Realiza entrega de factura

Procede a contar efectivo

D A Revisa si esta completo

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Cdigo: VTS 004 Fecha: 20/03/2013

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Cdigo: VTS 004 Fecha: 20/03/2013

Realiza inscripcin como cliente D

Recibe documentos de aprobacin

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Cdigo: VTS 005 Fecha: 20/03/2013

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Cdigo: VTS 005 Fecha: 20/03/2013

Recibe solicitud de credito

Realiza Solicitud de credito

Archiva y notifica solicitud

Aprueba y firma solicitud

Recibe notificacin de aprobacin

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