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M od el o d e Evalu aci n y Gesti n

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PRESENTACIN

La Poltica Nacional para la evaluacin del equipamiento biomdico juega un papel fundamental en las instituciones prestadoras de servicios de salud, no solo dentro del mbito de los factores crticos que componen su capacidad instalada, sino que adems, se convierte en un factor determinante para la viabilidad y sostenibilidad de dichas instituciones tanto desde el punto de vista competitivo como en la calidad en su atencin y su productividad. No es justificable que siga sucediendo lo q ue con frecuencia se presenta en muchos hospitales pblicos, en cuanto a la falta de oportunidad en la prestacin de los servicios, dado que con frecuencia se tiene que aplazar una ciruga o un examen de laboratorio porque el equipo biomdico presenta fallas, lo que genera ociosidad en los otros componentes de la capacidad instalada, como el recurso humano y la infraestructura, con los consecuentes problemas financieros y las implicaciones que se pueden presentar para un paciente al posponerle una operacin o un examen cuando de otra parte se est dando la batalla por mejorar la oportunidad y la calidad en la atencin. Las instituciones prestadoras de servicios deben tomar conciencia de la importancia que representa contar con un recurso tecnolgico que funcione adecuadamente. Por lo tanto, un proceso sistemtico e integral de evaluacin del equipamiento biomdico propiciar la planeacin y el control para su ptima utilizacin y aprovechamiento. El Ministerio de la Proteccin Social dentro del marco de la Poltica Nacional de Prestacin de Servicios de Salud para la vigencia 2006 2010, defini en el eje de Calidad como una estrategia fundamental el desarrollo de los procesos de evaluacin e incorporacin de Tecnologa Biomdica, en el cual, la evaluacin del equipamiento biomdico le aportar al Nivel Nacional, Entidades Territoriales e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, una herramienta estratgica para contribuir a la solucin de los problemas que se generan por la falta de una gestin integral de este importante recurso

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1. INTRODUCCIN

Hoy en da, el campo de la Tecnologa Biomdica y especficamente el Equipamiento Biomdico constituyen uno de los principales componentes del Sistema de Atencin en Salud. Su nivel de utilizacin est muy relacionado con el concepto de modernizacin de las instituciones prestadoras de servicios de salud y al propsito del servicio, identificado con una entrega de servicios de calidad. Igualmente, la nocin de que una buena instrumentacin tecnolgica guarda relacin directa con la operacin eficiente de los servicios de atencin en salud. En el presente documento se presenta un modelo de evaluacin en el cual se destaca que este proceso debe ser realizado por el personal de los distintos niveles del Sistema de acuerdo a funciones especficas ligadas a su nivel de intervencin, competencias y responsabilidades en el marco del Sistema General de Seguridad Social en Salud, con la finalidad de contribuir a una prestacin de servicios eficiente y oportuna para los usuarios.

Es importante resaltar que este proceso ha tenido un grado de avance que ha pasado por importantes esfuerzos del Nivel Nacional y la difusin de mltiples estudios y de capacitaciones a los funcionarios y tcnicos involucrados en su gestin. El desarrollo de la tecnologa y por ende del equipamiento es fundamental en la modernizacin y evolucin de la prestacin de los servicios de salud, y de all la importancia en evaluar su introduccin y uso, lo cual no slo debe estar circunscrito a los equipos de elevado costo y de alta complejidad, que es como tradicionalmente se ha concebido sino a todo el equipamiento en general.

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2. CONCEPTOS Y DEFINICIONES DE LA TECNOLOGA. Las consideraciones iniciales para ubicar el Equipamiento Biomdico dentro de un marco conceptual, deben ceirse a una caracterizacin que permita la unificacin de criterios para su evaluacin. TECNOLOGIA
Se entiende como la aplicacin del conocimiento emprico y cientfico a una finalidad prctica

TECNOLOGIAS EN SALUD
Corresponde a las empleadas en la atencin de las personas para la proteccin frente a los riesgos, prevencin de daos, diagnstico, tratamiento y rehabilitacin.

TECNOLOGIA BIOMEDICA
La aplicacin de los conocimientos cientficos representados en medicamentos, equipos, dispositivos y procedimientos mdicos quirrgicos utilizados en la atencin en salud y los sistemas de administracin y apoyo por medio de los cuales se proporciona esta atencin

3. CLASIFICACIN DEL EQUIPAMIENTO BIOMDICO La clasificac in del Equipamiento Biomdico de acuerdo a criterios nacionales e internacionales es la siguiente:

CRITERIOS

CLASIFICACIN
Equipos de muy alto riesgo: Clase III

RIESGOS IMPLICITOS EN Equipos de alto riesgo: Clase IIB SU USO Equipos de riesgo medio: Clase IIA
Equipos de riesgo bajo: Clase I.

CONTROL EN SU IMPORTACIN

Equipos biomdicos Controlados. Equipos biomdicos No Controlados Equipos biomdicos nuevos

ESTADO DE USO

Equipos biomdicos usados Prototipos: los que se encuentran en fase de experimentacin y no se han empleado en la prestacin de servicios o en demostraciones, ni cuentan con certificado de venta expedido por organismo competente 0

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A continuacin se presenta una clasificacin en la que se integran los diferentes equipos que se utilizan en la prestacin de los servicios de salud.

Figura No. 1

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4. EVALUACIN DEL EQUIPAMIENTO BIOMDICO

EVALUACION DEL EQUIPAMIENTO BIOMEDICO

Se concibe como la forma integral de investigar las consecuencias tcnicas, econmicas y sociales de su empleo as como sus efectos directos e indirectos, deseados y no deseados. Proporciona elementos que orientan la toma de decisiones estratgicas relacionadas con la cobertura del aseguramiento en salud o la asignacin de recursos para la adquisicin de equipos. Debe precisarse que la investigacin bsica busca producir conocimiento nuevo sobre los procesos fisiolgicos normales o patolgicos, y que la investigacin aplicada usa los resultados procedentes de la bsica y de otras fuentes para disear soluciones nuevas a problemas de prevencin, tratamiento, curacin o rehabilitacin. Se concibe cada vez ms como un proceso interdisciplinario y sistemtico de anlisis dirigido a estimar el valor y la contribucin relativa de esta tecnologa para mejorar la salud individual y colectiva, teniendo en cuenta su impacto econmico y social. Es un proceso que tiene por objetivo el cambio.

Estos conceptos precisan y complementan la definicin de la Evaluacin de la Tecnologa Biomdica adoptada actualmente por el Ministerio de la Proteccin Social la cual se entiende como, El conjunto de procedimientos que permiten establecer la calidad, el costo efectividad, la factibilidad, la conveniencia y la aplicabilidad de una tecnologa para la prestacin de los servicios de salud.

5. INSTRUMENTOS EMPLEADOS EN LA EVALUACIN Comprenden los medios que pueden ser utilizados en la evaluacin del equipamiento Biomdico. Los principales son: 5.1. Manual de la Evaluacin del Equipo Mdico Biomdico: Instrumento que permite describir mediante una secuencia lgica y ordenada las actividades necesarias para ejecutar un determinado proceso, facilitando las tareas de capacitacin, supervisin y coordinacin. Es un lineamiento tcnico que orienta el proceso de evaluacin del equipo biomdico en cada uno de los niveles del sistema a travs de la construccin y aplicacin de indicadores especficos para la obtencin de la informacin requerida en el anlisis y toma de decisiones. La evaluacin de este recuso tecnolgico se realiza analizando la informacin que se levanta del equipamiento biomdico en cada una de las IPS. Esta debe estar disponible para los funcionarios autorizados en un completo y coordinado sistema de informacin del Inventario Fsico y Funcional del Equipamiento Biomdico.

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La informacin se analiza a travs de un conjunto de indicadores de evaluacin diseados especficamente para conocer, entre otras, la situacin del equipo mdico de las instituciones prestadoras de servicios de salud permitiendo disponer de alternativas de solucin que apoyen el proceso de toma de decisiones en los distintos procesos del Ciclo Administrativo del Equipo. 5.2. Informe: Comunicacin verbal o escrita (oficio o documento electrnico) que permite un intercambio de informacin sobre eventos no comprendidos en otros instrumentos, as como sobre los resultados de los avances del inventario funcional. 5.3. Lista de Verificacin: Documento utilizado para orientar al evaluador en la identificacin de reas crticas en el proceso de anlisis y elaboracin de informes del inventario fsico funcional, mediante la observacin de acciones o hechos relacionados con el mismo. Igualmente, es un listado de puntos claves que el evaluador deber tener en cuenta.

6. CICLO DE VIDA DE LAS TECNOLOGAS EN SALUD. El proceso de evaluacin del Equipamiento Biomdico se desarrollar en la etapa del postmercado del ciclo de vida de las tecnologas en salud definido por la Organizacin Mundial de la Salud OMS Figura 2. Ciclo de Vida Tecnologa en Salud

PREMERCADO

POST MERCADO

ADQ UISIC I N

INSTALAC I N

R EGISTR O

S ELEC C IN
CI CLO

C O NC EP C I N Y D ESA RRO L LO

FA B RICA C I N

U SO C LNI CO

P LANEACI N MANTENIMI EN TO DISPO S I C I N FINAL

EFICACIA SEGURIDAD DESEMPEO

EFECTIVIDAD SEGURIDAD DESEMPEO

EVALUACIN DE TECNOLOGAS SANITARIAS

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El enfoque del presente Manual de Evaluacin del Equipamiento Biomdico busca generar el anlisis de varias alternativas para la introduccin de nuevas tecnologas, como tambin de la situacin existente sobre el equipo biomdico inventariado por las instituciones prestadoras de servicios de salud, para lo cual es fundamental el registro del Inventario fsico funcional de la dotacin del equipo hospitalario de las instituciones de primero, segundo, y tercer Nivel de atencin de la red pblica hospitalaria. De acuerdo a las funciones especficas ligadas a sus competencias y responsabilidades en el marco del Sistema General de Seguridad Social en Salud SGSSS, la evaluacin debe ser realizada por el Nivel Nacional, las Entidades Territoriales, y las IPS. Este concepto sistmico de la evaluacin apunta a que la utilidad del resultado del proceso de evaluacin en estos niveles de decisin se traduzca en la definicin de polticas claras en equipamiento biomdico, buena gestin de los servicios de salud y ptimo ejercicio de la prctica mdica. La evaluacin debe ser dinmica y por lo tanto realizarse durante todo el proceso de la planeacin.

Para desarrollar integralmente este proceso debe evaluarse el ciclo administrativo y las variables financiera y contable (Evaluacin econmica) y la fsica y funcional (Evaluacin tcnica) del equipamiento biomdico.

7. CICLO DE GESTIN Y ADMINISTRACIN DEL EQUIPAMIENTO BIOMDICO

El equipo biomdico inventariado debe analizarse integral y funcionalmente. La integralidad se refiere al abordaje de todo el Ciclo de Gestin y Administracin del Equipo Mdico, el cual comprende los procesos de: Adquisicin, Mantenimiento, Reposicin, Bajas y Traslados. Para garantizar el ptimo manejo del Equipamiento Biomdico este ciclo debe planearse y controlarse en cada uno de estos procesos . Una vez realizada la etapa de planeacin de cada proceso, simultneamente con su ejecucin, debe generarse un sistema de control que permita a las instituciones prestadoras de servicios de salud el seguimiento continuo y verificacin para su debido cumplimiento. En este sentido, es necesario que las reas encargadas de la gestin y control tengan dentro de sus funciones la responsabilidad de ejercerlo para que las dependencias administrativas desarrollen el ciclo en forma satisfactoria y eficiente informando a la gerencia y a sus Juntas Directivas.

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7.1. Ciclo de Gestin y Administracin del Equipamiento Biomdico enmarcado en los procesos de la Planeacin y el Control

La siguiente grfica, esquematiza un proceso secuencial y articulado de la Planeacin y el Control del Ciclo de administracin del equipamiento biomdico.

Figura 3. Ciclo de Gestin y Administracin del Equipamiento Biomdico

Importacin Adquisicin

Fabricacin Nacional

Traslados P N PL LA A NE EA AC CI I N N Y Y C T TR L CO ON N RO OL

Mantenimiento

Bajas

Reposicin

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7.2. Definiciones de los procesos Inicialmente se presentaran unas definiciones generales de cada uno de estos procesos y subprocesos, destacando que cuando se desarrollen los manuales respectivos para su implementacin se profundizar y se har una descripcin ms amplia.

1.

ADQUISICIN

Se refiere a los planes y programas de compra de los equipos segn necesidades, prioridades y disponibilidad de recursos

FABRICACION NACIONAL
Cuando e l equipo es fabricado en el pas y por tanto su adquisicin es local

IMPORTACION
Cuando el equipo es fabricado en otro pas por su carencia en el mbito local y es suministrado por productores extranjeros.

2. REPOSICION
Renovacin de los equipos la cual debe realizarse con planes y programas concretos evaluando su estado fsico-funcional frente a su seguridad, eficiencia y productividad y disponibilidad de recursos. Tiene como propsito evitar que los equipos se vuelvan obsoletos

Los planes de reposicin deben concebirse teniendo presente los siguientes lineamientos

Principios generales para la reposicin

Principios econmicos de la reposicin

Las ventajas de un plan de reposicin

El momento para la reposicin

Metodologa para la reposicin

Presupuesta cin de la reposicin

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3. MANTENIMIENTO
Proceso que integra un conjunto de procedimientos tcnicos y administrativos diseados para prevenir averas, mantener, mejorar y restablecer la infraestructura y la dotacin hospitalaria a su estado normal de funcionamiento

El mantenimiento como un proceso integral debe considerar los siguientes criterios

Objetivos de manteniimiento

Organizacin del plan de mantenimien to

Clasificacin del mantenimien to

Modelos de mantenimien to

El mantenimiento y su manejo presupuestal

El plan de mantenimiento es el instrumento gerencial diseado para proporcionar acciones sistemticas de trabajo a las reas responsables del mantenimiento de cada IPS. Deber incluir los objetivos, las metas, la programacin de actividades, los recursos humanos, fsicos, tecnolgicos y financieros necesarios para cumplir con los objetivos de cada institucin y los propios del mantenimiento hospitalario.

4. BAJAS
Proceso mediante el cual se decide retirar definitivamente un equipo, tanto fsicamente como de los registros contables e inventarios de la entidad por no estar en condiciones de prestar servicio alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentra, por no ser necesario su uso o por necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan, tales como haberlo traspasado a otra entidad, vendido o permutado.

Todo proceso de bajas debe considerar el anlisis de los siguientes temas

Soporte legal del proceso de bajas

Clasificacin de la Baja

Metodologa de la Baja

Procedimiento de Bajas

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La baja de un equipo debe responder a un verdadero proceso analtico que incluya desde la vida til del equipo, pasando por su obsolescencia, hasta obtener seguridad en su uso para la poblacin que potencialmente podra necesitarlo y utilizarlo. Cuando se determina dar de baja un equipo por obsolescencia no significa que el bien se tenga como inservible, toda vez que en muchos casos tiene una vida til terica suficiente para prestar un servicio, pero dado el avance cientfico y tecnolgico frente a las necesidades reales a suplir, resulta anticuado o entrado en completo desuso, impidiendo cumplir a plenitud y dentro de un marco econmico preestablecido, con el propsito social propuesto. En estos casos el proceso de baja se asimila con el proceso de reposicin.

5. TRASLADOS
Proceso mediante el cual se cambia la ubicacin fsica de un bien, ocasionando la cesacin de responsabilidad de quien lo entrega, transfirindola a quien lo recibe. Se puede definir como la entrega de bienes entre ent idades del sector central y descentralizado o entre entidades descentralizadas entre s, por tratarse de dos personas jurdicas diferentes. Este hecho econmico debe realizarse a travs de un convenio suscrito por los representantes legales de las entida des y se formaliza con la respectiva entrega.

El proceso de traslados se debe disear teniendo presente los siguientes lineamientos

Consideraciones generales

Modalidades de traslado

Planeacin del traslado

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8. VARIABLES DEL EQUIPAMIENTO BIOMDICO.

8.1. Variable Financiera - Contable. (Econmica) El registro y anlisis de esta informacin posibilitar:

La implementacin de un sistema de actualizacin permanente del valor de los equipos (activos). Determinacin del valor real de los equipos (activos ) para su incorporacin a los estados financieros con el registro correcto de acuerdo con la jurisprudencia y tcnica contable existente.

Este es un proceso de total responsabilidad de las instituciones prestadoras de servicios de salud en el que debe conocerse el valor histrico del bien, para lo cual es necesario que existan los soportes contables. A nivel contable, los costos de adquisicin de los equipos son llevados al balance registrndolos dentro de la cuenta de Propiedad, planta y equipos para hacerles los ajustes individuales de depreciacin y lo ideal, es que la alta direccin como poltica, genere dentro del mismo las provisiones por contingencias en las cuales estaran las de los equipos para su ulterior reposicin, con cargo a sus utilidades. Una institucin prestadora de servicios de salud que logre adoptar este criterio contable, apunta a consolidar su viabilidad y autosuficiencia.

8.2. Variable Fsico Funcional. (Tcnica)

Para las IPS es de gran importancia conocer el estado fsico y funcional que tienen sus equipos biomdicos en relacin con su capacidad de satisfacer las necesidades clnicas para los que fueron adquiridos y la conveniencia econmica de su funcionamiento.

Se han propuesto por parte de algunos autores, metodologas para evaluar tcnicamente los equipos biomdicos, que permiten cuantificar la pertinencia de estos, ofreciendo informacin confiable y objetiva en funcin de todos los aspectos que involucran su funcionamiento. Estas metodologas comprenden tres criterios a evaluar, con sus respectivas variables:
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CRITERIOS PARA EVALUAR LA VARIABLE FISICO FUNCIONAL EQUIPO BIOMDICO -

ECONOMICO
Anlisis de reposicin Costo de mantenimiento sobre costo de reposicin Costo de operacin del equipo evaluado sobre costo de operacin del equipo por reposicin

TCNICO
Edad del equipo Tiempo e intensidad de uso Tiempo fuera de servicio N de aos con soporte de mantenimiento. N de aos con soporte de suministros. Manual del usuario y de servicio. Normas de bioseguridad

CLINICO
Utilidad Confiabilidad Factores de riesgo asociados a su uso Utilidad del equipo en comparacin con su ausencia

Econmico: Con las variables sealadas en cuadro anterior, se evalan aspectos relacionados con los costos implcitos en el uso del equipo. Para obtener el valor del anlisis de reposicin es necesario conocer el Costo Anual Equivalente (CAE) 1, el cual indica los costos relacionados con un equipo y homogeniza el impacto de los costos iniciales en todo su perodo de vida til, proyecta a un determinado nmero de aos los costos de operacin y mantenimiento. Se calcula el CAE para el equipo nuevo por reposicin y se compara con el CAE del equipo evaluado; el menor de ellos es la mejor opcin. Tcnico. Evala aspectos relacionados con el mbito funcional y tcnico del equipo, atendiendo aspectos relacionados con la obsolescencia y la actualizacin. Las variables descritas en este criterio son de tal significacin que por s solas pueden determinar que el equipo obtenga una evaluacin no satisfactoria. Clnico: Este criterio e sta basado en aspectos subjetivos, por lo que su cuantificacin debe realizarse con la aplicacin de cuestionarios que pretendan explorar desde el punto de vista del usuario del equipo, su funcionamiento en su aplicacin clnica, el cumplimiento respecto a las expectativas del rea en la que se desempea, el grado de conocimiento de este usuario sobre el funcionamiento del equipo y la identificacin y cualificacin de los incidentes adversos producidos en el paciente. A cada criterio con su grupo de variables se le asigna un porcentaje del peso total de la evaluacin que permite cuantificar todos los factores del estado, desempeo y consumo de
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Es el menor costo anualizado entre varias alternativas bajo una misma tasa de inters.

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los equipos. Esta evaluacin busca encontrar resultados del estado fsico funcional de los equipos que soporten la toma de decisiones para reposicin y por lo tanto su adquisicin retroalimentando as, el Ciclo de Gestin y Administracin del Equipamiento Biomdico

Retroalimentacin del Ciclo de Gestin y Administracin del Equip Biomdico visto desde las Variables Tcnicas y Econmicas

Variable Econmica
Financiera - Contable

Variable Tcnica
Fsico - Funcional

Depreciaciones Proceso de Baja Equipo Usado Equipo Nuevo

Provisin para Reposicin

Alternativas de Reposicin

Alternativas de Adquisicin

Proceso de Reposicin

Proceso de Reposicin

Proceso de Adquisicin

9. IMPORTANCIA DE LA EVALUACIN

La evaluacin del equipamiento biomdico debe ser permanente, mediante procedimientos estandarizados y elementos de control que permita solucionar muchos de los problemas que actualmente se presentan, para que los directivos y funcionarios de acuerdo con las competencias y responsabilidades en el manejo de estos recursos tengan una metodologa que facilite su gestin.

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A continuacin se enumeran los principales problemas que se presentan en las IPS y que deben solucionarse con la evaluacin del equipamiento biomdico.

Desinformacin sobre los activos Regis tros contables inconsistentes.

EN LO ECONOMICO

Deficiencia en los estudios previos para adquirir tecnologa. Inversin en equipos sobredimensionados. (Elefantes blancos) Inversin en equipos subdimensionados. Sobrecostos por mantenimiento deficiente.

Alta capacidad ociosa en el uso de equipos.

EN LO TECNICOADMINISTRATIVO

Maltrato en la utilizacin de equipos. (Prdidas por mal trato) Desadministracin en el manejo y uso de los equipos Carencia absoluta de planeacin y control

El esquema planteado busca estimular el anlisis y la planeacin para evitar que antes de hacer cuantiosas inversiones en la adquisicin de equipos biomdicos, se estudien las alternativas que se tienen para el funcionamiento adecuado de un servicio cuando su resultado depende en buena medida del estado en que se encuentre un equipo y la forma como se utilice.

Las polticas y estrategias que se diseen para este recurso tecnolgico, deben hacerse teniendo en cuenta informacin sobre la capacidad instalada con que cuenta cada institucin prestadora de servicios de salud, determinada con el levantamiento y actualizacin del Inventario fsico funcional.
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10. OBJETIVOS DE LA EVALUACIN DEL EQUIPAMIENTO BIOMDICO.

Los objetivos de la evaluacin del Equipamiento biomdico se pueden agrupar as:

OBJETIVO
Realimentar el proceso de planeacin y control para racionalizar la toma de decisiones durante las etapas que conforman dicho proceso. ? La Planeacin es el conjunto de acciones orientadas al cumplimiento de objetivos y obtencin de resultados previamente definidos en aras de eliminar la improvisacin y por ende, tomar las mejores decisiones. ? El Control es un sistema automtico y permanente de regulacin con el fin de mantener un grado constante de flujo o funcionamiento del sistema. ? Los conceptos bsicos del sujeto de evaluacin. ? La aplicacin de los instrumentos de captacin de datos ? El establecimiento de mecanismos de anlisis ? El procesamiento de indicadores concretos, determinados por criterios previamente seleccionados. ? Frmulas para todo proceso sistemtico, lo que requiere de un esquema metodolgico expresado en que los resultados de la evaluacin se vinculen a las acciones de planeacin y a la toma de decisiones. ? En procura de obtener una informacin documental, contable o estadstica fidedigna y vlida, en lugar de apoyarse en impresiones o testimonios.

Disear un sistema integral, el cual debe contener definiciones sobre

Medir sistemticamente analizar cualitativamente

11. INDICADORES DE EVALUACIN, SUS CARACTERSTICAS Y SU UTILIDAD.

Dentro de los elementos neces arios para operacionalizar la evaluacin cuantitativa se encuentra el uso de los indicadores, los cuales miden la situacin y los cambios que se generan en un proceso, proyecto o programa. Estas relaciones proporcionan bases objetivas para el anlisis de la realidad. Su conformacin y manejo en trminos de eficacia, eficiencia y
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efectividad, se derivan de las caractersticas instrumentales de cada programa, de sus objetivos y metas especficas. Los indicadores deben tener los siguientes atributos o caractersticas:

VALIDOS

MEDIR REALMENTE LO QUE SE PRETENDE

OBJETIVOS

OBTENCIN DE RESULTADOS IGUALES EN CIRCUNSTANCIAS ANALOGAS, AUN CUANDO LAS MEDICIONES SON HECHAS POR DIFERENTES PERSONAS

SENSIBLES

CAPACIDAD PARA CAPTAR CON OPORTUNIDAD LOS CAMBIOS OCURRIDO EN SITUACIONES DETERMINADAS

ESPECIFICOS

REFLEJAR LOS CAMBIOS OCURRIDOS EN SITUACIONES DEFINIDAS.

REPRESENTA TIVOS

HACEN REFERENCIA A LA TOTALIDAD DEL UNIVERSO EN ESTUDIO

PRECISOS Y CONFIABLES

EXPRESAN CON EXACTITUD LA REALIDAD QUE SE PRETENDE SOMETER A PRUEBA DE VALIDEZ

UNIFORMES Y
CUANTITATIVOS
PARA SER FCILMENTE COMPARABLES

OPORTUNOS OPERACIONALES Y COMPARABLES

EN SU CONSTRUCCION

UTILES

PERMITEN EVALUAR EL PROGRESO HACIA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS Y METAS DE UN PROYECTO

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12. ORGANIZACIN DE LA EVALUACIN DEL EQUIPAMIENTO BIOMDICO

La evaluacin del equipamiento biomdico ser realizada por personal directivo de todas las IPS, as como por autoridades de los niveles Territorial y Nacional, todos ellos con diferentes competencias y responsabilidades para los procesos de toma de decisiones segn corresponda.

El siguiente diagrama ilustra de manera concreta los roles de participacin de cada uno de estos actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud en este proceso.

Figura 4. Integracin del Anlisis del Equipo Biomdico por Niveles

DIA GR AM A D E EVA LUACI N P OR NIV EL ES


N acio n al T err itoria l Prestad o r

Situacin del Equipo por Entidades Territoriales

Situacin del Equipo por Redes e IPS

Ciclo Administrativo Equipamiento Biomdico

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PARA LA EVALUACIN Y TOMA DE DECISIONES DEL EQUIPAMIENTO BIOMDICO.

NIVEL NACIONAL

ENTIDADES TERRITORIALES

INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD Adquisicin

Ubicacin Introduccin Optimizacin Regulacin Traslado

Mantenimiento

Accesibilidad

Reposicin

Cobertura

Baja

Traslado

Esta estructura tiene como propsito el logro de los siguientes aspectos:

POR EL NIVEL NACIONAL

DEFINICION DE POLITICAS SOBRE EQUIPO BIOMEDICO

POR EL NIVEL TERRITORIAL

GESTION DE LOS SERVICIOS DE SALUD

POR LAS IPS

EL OPTIMO EJERCICIO DE LA PRACTICA MEDICA

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1. NIVEL NACIONAL
En este nivel deben realizarse los anlisis de la regulacin y la financiacin del equipamiento biomdico, destacando que la inclusin o no inclusin de estas tecnologas tendr un gran impacto en la accesibilidad a los servicios de salud y por ende en la cobertura del aseguramiento en salud.

Es conveniente que la evaluacin se lleve a cabo peridicamente, y que los resultados se actualicen de igual forma. Las principales actividades son

La evaluacin del equipo biomdico debe incluir su anlisis en todas las Entidades Territoriales, Redes de Servicios, y Niveles de Atencin.

El personal responsable de la evaluacin supervisar la calidad de los registros del inventario fsico funcional del equipamiento biomdico de las Entidades Territoriales y las retroalimentar para contribuir a su fortalecimiento.

2. ENTIDADES TERRITORIALES
En este nivel se realizan los anlisis de ubicacin y optimizacin del equipo biomdico de las IPS de las Redes existentes en sus jurisdicciones, con el propsito de equilibrar su oferta para mejorar la accesibilidad. La evaluacin que se realice permitir tomar decisiones con criterios tcnicamente sustentados.

Es conveniente que la evaluacin se lleve a cabo peridicamente, y que los resultados se actualicen de igual forma. Las principales actividades se pueden resumir as

La evaluacin del equipo biomdico debe incluir el anlisis de todas las Redes de Prestacin de Servicios de la Entidad Territorial.

El responsable del equipamiento biomdico deber elaborar un pr ograma de evaluacin utilizando las estrategias ms convenientes para evaluar las Redes de Prestacin de Servicios bajo su responsabilidad.

El responsable de la evaluacin supervIsar la calidad de los registros del inventario fsico funcional del equipamiento biomdico de las Redes de Prestacin de Servicios.

El director de la Entidad Territorial retroalimentar a las redes de prestacin de servicios los resultados de las evaluaciones respectivas.

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3. INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD IPSEn este nivel deben realizarse los anlisis de adquisicin, mantenimiento, reposicin, baja y traslado del equipamiento biomdico, por lo tanto la evaluacin que se realice les permitir, a partir de los resultados del anlisis, tomar decisiones con criterios tcnicamente sustentados.

La evaluacin debe realizarse peridicamente y los resultados actualizarse de igual forma para apoyar a los responsables de la toma de decisiones en los diferentes niveles de la IPS y retroalimentar el inventario fsico funcional del equipamiento biomdico. En este nivel las principales actividades se pueden sintetizar de la siguiente manera

El personal responsable de la evaluacin en la IPS efectuar la evaluacin mediante la aplicacin de los indicadores diseados e implementados

El gerente o director de la IPS con el apoyo de su personal responsable del Inventario fsico funcional del equipamiento biomdico, proceder a evaluar el estado funcional y la productividad del equipo biomdico a travs de los indicadores diseados especficamente para la unidad operativa.

El gerente o director de la IPS analizar los resultados de la evaluacin del equipo biomdico para tomar decisiones sobre los procesos de adquisicin, mantenimiento, reposicin, baja y traslados

En los cuadros anteriores se definen las competencias, responsabilidades y funciones de cada nivel, destacando que por ser la evaluacin un proceso sistmico estos deben trabajar coordinadamente como se esquematiza en el siguiente diagrama:

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DIAGRAMA DEL ENFOQUE SISTMICO LA EVALUACIN DEL EQUIPAMIENTO BIOMDICO

PROVEEDOR

ENTRADA

PROCESO

SALIDA

USUARIO

Ministerio de la proteccin Social.

Manual de Evaluacin del Equipamiento Biomdico.

Direccin General de Calidad de Servicios de Salud del Ministerio de la Proteccin Social norma el Sistema de Evaluacin del Equipamiento Biomdico y retroalimenta a las Entidades Territoriales

Resultados del Anlisis del Equipamiento Biomdico. Retroalimentacin para su desarrollo.

Min. Proteccin Social. Entidades Territoriales. Instituciones Prestadores de Servicios De Salud.

Metodologa para el Levantamiento del Inventario Fsico Funcional del Equipamiento Biomdico .

Entidades Territoriales elaboran el programa de evaluacin del Equipamiento Biomdico. Analiza la informacin del Equipo Biomdico por Redes de Servicios.

Resultados del anlisis y del monitoreo del Equipo Biomdico a las Redes de Prestacin.

Personal Responsable en la Entidad Territorial.

IPS aplica el Manual de Evaluacin del equipo mdico en los procesos de adquisicin, mantenimiento, reposicin, bajas, y traslado (funcionalidad, productividad, obsolescencia, suficiencia)

Analizan la situacin y necesidades del Equipo Mdico de la IPS.

Gerente de la IPS.

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El Nivel Nacional, las Entidades Territoriales y las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, en la evaluacin del equipamiento biomdico deben tener presente los siguientes criterios: (Ver Anexo N 1 Formulario Solicitud Tecnologa Biomdica)
La importancia de la innovacin en su implementacin, que garantice el beneficio de los nuevos equipos reemplazando o complementando los existentes. El impacto ambiental y social en su utilizacin. El riesgo asociado al uso. La calidad de la atencin con su introduccin. El perfil y nivel de capacitacin del personal responsable de la evaluacin y administracin. Los estudios sobre evaluacin del equipamiento biomdico realizados a la fecha por el Comit Tcnico de Medicamentos y Evaluacin de Tecnologa.

Criterios Generales .

Criterios Epidemiolgico y Sanitario.

El comportamiento de la morbilidad y mortalidad de la poblacin por grupo etreo y entidad territorial. El nivel de aseguramiento de la poblacin, discriminando las personas que estn afiliadas al rgimen contributivo, rgimen subsidiado y los no asegurados. El equipamiento biomdico debe responder a la solucin de un problema de salud no satisfecho. Para esto se debe precisar los requerimientos reales, ya sea para el diagnstico, tratamiento, prevencin, rehabilitacin o anlisis de laboratorio clnico, del equipamiento y priorizar su financiacin para la adquisicin.

Criterio Tcnico.

Se deben evaluar las especificaciones tcnicas. Se debe evaluar la capacidad productiva del equipo, para cotejarla con los requerimientos de tratamientos, intervenciones y exmenes de la poblacin demandante de los servicios.

Criterio Econmico.

Debe evaluarse adems del costo del equipamiento biomdico, los costos generados por los insumos, accesorios, adecuaciones locativas, capacitaciones del personal responsable, y el mantenimiento. (Costo Anual Equivalente). Se debe evaluar el costo/efectividad*, costo/beneficio* y el Costo/utilidad* del equipo biomdico en uso o por introducir.

*Costo/efectividad: Relaciona la efectividad de varias tecnologas en salud con los costos expresados en unidades monetarias. Por ejemplo: Nmero de das libres de enfermedad Costo/beneficio: Los costos de un tratamiento trados a valor presente sobre los ingresos del mismo igualmente trados a valor presente a la misma tasa de oportunidad. Costo/utilidad: Una tecnologa en salud es til si mejora la calidad de vida gracias a su aplicacin. 0

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13. IMPORTANCIA DEL INVENTARIO FSICO FUNCIONAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIN DEL EQUIPAMIENTO BIOMDICO Como se ha venido mencionando en este documento, la evaluacin del equipamiento biomdico se realiza desde su introduccin como una nueva tecnologa. No obstante, las instituciones de salud nunca parten de esta situacin dado que siempre tiene equipos en uso; por ello, el proceso de evaluacin del equipo biomdico debe concebirse, dentro del mbito que les corresponde, en el Nivel Nacional, Entidades Territoriales y en las IPS, teniendo presente que una fuente primordial es el levantamiento de su inventario, el cual no solo se debe limitar a la toma fsica de la informacin, sino tambin a definir variables que permitan determinar la funcionalidad de estos. El inventario fsico funcional debe disearse teniendo presente el siguiente proceso:

1. FORMULARIO DE INVENTARIO

2. RECOLECCIN Y PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN

3 .RESULTADOS

4. SISTEMA DE INFORMACIN

13.1.

Formulario del inventario

El formulario del inventario fsico funcional debe contener los campos que permitan obtener la siguiente informacin:

Cdigo Del Sector: En este se consigna la informacin relacionada con la localizacin del
establecimiento de salud, con un cdigo numrico el departamento, municipio, hospital y la sede. Debe contener adems, la identificacin de las reas, por cdigo de uso y cdigo de espacio, indispensable para ubicar espacialmente los equipos. Identificacin: Del departamento, municipio, hospital, nivel de atencin, la direccin y el telfono del hospital donde se efecta el inventario. Ubicacin: Esta se logra mediante la combinacin de diversos cdigos, los cuales permiten identificar los edificios, pisos, secciones, espacios; las subdirecciones, servicios unidades funcionales, y ambientes y las construcciones especiales de un hospital. Registro Histrico: En este aspecto se recomienda llevar un registro actualizado y lo ms completo posible a ms de que se le debe dar un tratamiento similar cuando se hace el ingreso del equipo para facilitar su control.

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Registro Tcnico: Informacin relacionada con las condiciones de alimentacin y


funcionamiento del equipamiento biomdico, al igual que de las fuentes de alimentacin y los componentes del equipo. Estos datos se obtienen de la placa del equipo o de sus manuales . Al identificar los equipos debe revisarse todos los datos consignados en sus fichas tcnicas. Cuando en estas haga falta algn registro tcnico, se tiene como fuente adicional la placa de informacin tcnica de fbrica adherida a los equipos. ? Informacin De Apoyo Tcnico: Datos concernientes a: la disponibilidad de informacin tcnica, planos, uso, riesgo y clasificacin biomdica. ? Evaluacin fsica y funcional: Para la opcin de mantenimiento debe revisarse las hojas de vida de los equipos describiendo en forma completa la informacin sobre los representantes de mantenimiento, garantas, rdenes de trabajo, costo y tipo de mantenimiento (repuestos, arreglos, ajustes, cambio de piezas, calibracin, etc.) En esta seccin debe consignarse informacin del equipo relativa a parmetros tales como el funcionamiento, mantenimiento, caractersticas de operacin, causas de irregularidad, propiedad de equipo, servicios usuarios, alternativa y precisar si es fijo o mvil. Datos Complementarios : Hace referencia a las observaciones y datos de quien toma la informacin, tales como: observaciones, fecha de ejecucin, empresa responsable, persona responsable, firma y el nombre del supervisor. 13.2. Recoleccin y procesamiento de la informacin. La evaluacin de cada uno de los equipos biomdicos en las IPS debe realizarse mediante la aplicacin de indicadores, los cuales se construyen a partir de la informacin que genere el inventario fsico y funcional 2, Los indicadores de gestin son ante todo, Informacin; es decir, no son solo datos y por el contrario, agregan valor. Por lo tanto, siendo esta su materia prima, se requiere de un buen sistema de informacin. La informacin que genere el inventario fsico y funcional, define y cuantifica, en forma planeada y controlada, cada uno de los procesos del ciclo administrativo del equipamiento biomdico. Para que la recoleccin de la informacin permita a cada uno de los niveles del Sistema determinar la disponibilidad, complejidad, estado de funcionamiento, caractersticas de operacin y prioridades para invertir recursos en el equipamiento biomdico, deben definirse los lineamientos tcnicos bsicos y la metodologa para el levantamiento de su inventario en las instituciones de la red pblica hospitalaria.
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Desde el primer momento que un equipo entre a la IPS, ser obligacin del responsable abrir su ficha tcnica con sus datos bsicos. Los entes de control podrn verificar su cumplimiento.

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El levantamiento de esta informacin requiere de una metodologa que permita estructurarla en forma sencilla, ordenada, peridica y secuencial. Para los efectos de este manual y su real y efectiva aplicacin, se proceder a actualizar y elaborar nuevamente los manuales para los hospitales de segundo y tercer nivel ajustndolos a la metodologa empleada para el primero y se propondr su implementacin con la expedicin de una resolucin por el despacho del Seor Ministro de la Proteccin Social. Ver Anexos: N 2 Metodologa para el levantamiento del Inventario Fsico Funcional del Equipamiento Biomdico, y N 3 Formato para el levantamiento del Inventario Fsico Funcional del equipamiento biomdico

13.3.

Resultados .

Procesada y analizada la informacin, los resultados obtenidos permitirn precisar, los siguientes aspectos:
El nivel de planeacin y control en todos los procesos de ciclo administrativo del equipamiento.

El proceso de a dquisicin de todos los equipos debe incluir la entrega de los manuales de operacin, mantenimiento, planos, y garantas.

R E S U L T A D O S

El proceso de mantenimiento en su manejo presupuestal, tcnico y administrativo est claramente normalizado, por lo tanto esto s e debe expresar en un ptimo funcionamiento de los equipos mdicos, lo cual se pude determinar en el estado de funcionamiento de estos.

El nmero de equipos de mediana, alta complejidad, y de adquisicin controlada en cada institucin prestadora de servicios de salud.

La cantidad de los recursos invertidos en la compra del equipamiento biomdico principalmente en los de mayor relevancia, o sea, los de mediana, alta complejidad.

Edad del equipamiento biomdico principalmente los de mayor rel evancia, o sea, los de mediana, alta complejidad.

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Las instituciones prestadoras de servicios de salud deben contar con unas bases de datos completas sobre la hoja de vida de su recurso tecnolgico, desde cuando se planea la reposicin de un equipo hasta que se da de baja. La informacin de este recurso tecnolgico debe tener registros reales, organizados y confiables para evitar la falta de administracin que en algunos casos se presenta. Con el anlisis de las bases de datos debidamente actualizadas, puede visualizarse el estado global del equipamiento biomdico activo dentro de cada empresa social del estado, convirtindose as en una herramienta fundamental de planeacin y decisin en el manejo de este importante recurso dentro del sistema hospitalario. En consonancia con el enfoque anterior, se actualizaran y elaboraran los manuales para el levantamiento del catastro fsico de los hospitales de segundo y tercer nivel.

13.4.

Sistema de informacin.

El Sistema de Informacin es una herramienta indispensable, ya que al disponer de informacin dinmica y calificada, se podr coordinar en todos los niveles, y dependiendo de sus competencias y responsabilidades en la toma de decisiones, la planeacin y el control del Ciclo de la administracin del Equipo Mdico.
14. DISEO Y APLICACIN DE LOS INDICADORES

Respetando los atributos descritos para los indicadores, estos se disearan teniendo presente su denominacin, definicin general, definicin operacional, unidad de medida, fuente de datos, nivel de agregacin, perodo de uso. 14.1. Indicadores para el nivel nacional.
Con respecto a la Adquisicin. Se debe tener en cuenta las siguientes variables:

El Perfil Epidemiolgico. De cada una de las regiones para identificar las

necesidades especificas del equipamiento para mejorar la accesibilidad y la cobertura. (Que se necesita)
La Suficiencia del Equipamiento . Para lo cual es indispensable tener el inventario fsico funcional actualizado. (Que se tiene) El Riesgo del Equipamiento. A introducir y regular (Introduccin)
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El Costo. Teniendo presente que no solo se refiere al costo del equipo sino tambin a la relacin de costo/efectividad, costo/beneficio, costo/utilidad (Introduccin) La calidad del equipamiento. Evidencia cientfica, documentacin (certificaciones) ICE ISO 13485, Certificado de venta libre del pas de origen, certificado de buenas practicas de manufactura (Que Introduzco)

Con respecto al Uso.

Se deben tener en cuenta las siguientes variables: Rentabilidad De La Tecnologa Introducida De Acuerdo Con El Sistema General De Seguridad Social En Salud Costo de introduccin vs. Costos de Operacin (recurso humano, mantenimiento, insumos y accesorios) por tipo de tecnologas.

14.2. Indicadores para el nivel territoria l.


Nmero de equipos por IPS, red y por servicio, nmero de equipos segn estado de funcionamiento, nmero de equipos segn el riesgo, entre otros.

14.3. Indicadores para el Nivel Prestador


Para las instituciones prestadoras de servicios de salud es fundamental construir los indicadores fundamentados en cada uno de los procesos del ciclo administrativo de los equipos, o sea, para su adquisicin, mantenimiento, reposicin, bajas y traslados.

Ver Anexo N 4 Modelo de Indicadores.

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