III Jornada Cientfica Nacional del CID CI

Auditoras Logsticas. Un Nuevo Enfoque en el Control.

AUTORES: DrC. Ing. Pedro Ayala Bcquer MSc. Ing. Ismael Bustillo Gonzlez MSc. Lic. Rene Snchez Fernndez

Entidades: Filial Villa Clara del Centro de Investigacin y Desarrollo del Comercio Interior y Sectorial de Comercio de Villa Clara

Ciudad de La Habana, febrero del 2001

RESUMEN:

Esta ponencia establece los conceptos bsicos sobre las auditoras logsticas, los objetivos especficos y la secuencia de pasos o puntos esenciales a seguir para el diseo de las mismas con el propsito, que las mismas puedan desarrollarse de forma efectiva.

Introduccin.
Para la operacin satisfactoria de los Sistema Logstico se hace imprescindible dotar a los mismos de mtodos o procedimientos, que permitan mantener la conducta de los sistemas dentro de ciertos y determinados lmites de confianza, a fin garantizar la eficiencia y eficacia de los mismos. Las diversas actividades que integran dichos sistemas y muy esencialmente de aquellas con naturaleza econmica, tienen una repercusin muy significativa en la rentabilidad y factibilidad, por lo cual una observacin peridica de las posturas de las mismas, se torna como un aspecto necesario y cuidadoso a valorar. Los sistemas logsticos pueden tener diferentes comportamientos y una de las vas ms seguras y efectivas para supervisar las operaciones y por ende comprobar si dichos sistemas se encuentran dentro de un marco de confiabilidad es a travs de las Auditoras Logsticas ( AL ).

Desarrollo.
Un sistema logstico comercial puede verse como una cadena de almacenes, transportes y tiendas que va agregando el valor de tiempo y lugar a un producto pero con determinado costo. Cuando el producto se vende, este valor agregado se hace efectivo y es entonces cuando la cadena logstica ha actuado segn lo previsto y el sistema ha cumplido su misin. Una forma de medir la efectividad de la cadena logstica lo constituyen las Auditoras Logsticas. Las AL, son una herramienta de Gestin de Direccin basadas en tcnicas de Manipulacin, Almacenamiento, Transporte, Procesos Informacionales, Proteccin, etc. que utilizando una metodologa cientficamente argumentada permite detectar e interpretar las debilidades, insuficiencias, amenazas, etc. que pueden estar presentes en las actividades propias de una empresas, con la finalidad de minimizar Los Costos y por ende disminuir a su vez los riesgos que pueden aparecer en estos entornos. Las AL tienen como objetivo una continua revisin y valoracin de los elementos que integran el sistema y de las operaciones que tienen lugar a fin de determinar si estas son conducidas de acuerdo con los objetivos de la direccin previstos. La documentacin tcnica seala, que las Auditoras Logsticas, deben ser realizadas al menos una vez al ao, motivado por la garanta, de mantener el proceso bajo control, lo cual constituye una de las tareas ms dificultosa en la operacin del sistema. Las metodologas, de diseo de los Sistemas Logstico ponen especial nfasis, en las Auditoras Logsticas y autores como Robeson James F. & House Robert G. las colocan en un lugar muy significativo en sus anlisis metodolgicos

Los objetivos especficos de las AL son:

Detectar los cambios en el Sistema Logstico Proyectado o Analizado para

que puedan ser examinados. Evaluar los cambios. Proveer de datos significativos en funcin de los cuales, tomar decisiones para actuar sobre los cambios. Dentro de las motivaciones ms importantes que inciden en la realizacin de una AL se encuentran:

# Asegurarse que los elementos integrantes del sistema funcionen como se

proyectaron. # Detectar los cambios, determinar cmo y por qu llegaron a la prctica y el efecto que tienen en el sistema y recomendar las acciones correctivas. # Evaluar la efectividad del sistema proyectado; formar juicio sobre las capacidades instalada y dems elementos del sistema.

Cmo se realiza una Auditora Logstica?

Las tcnicas de control deben ser organizadas de modo, que se pueda alcanzar el objetivo principal de una auditora. La Deteccin de los Cambios y de las Desviaciones de los Procedimientos Proyectados Los cambios que la direccin busca conocer, son aquellos que no son detectados rpidamente por Inspecciones, o por simples Exmenes de Observaciones. Los estudios de auditoras estn relacionados fundamentalmente con el rendimiento de las operaciones en determinados procesos, para asegurase, que no se han producido cambios en las exigencias planteadas, sino que se mantienen tal, y como fueron establecidas cuando se proyectaron. Una AL efectiva, est basada en la interrelacin de un grupo de elementos y normalmente estos, siguen una secuencia de pasos o puntos esenciales como son: (Ver Figura No 1y Tabla No 1)

Fig. No 1 Secuencia de Pasos de una AL

Elementos de la Secuencia de Pasos de una AL No

1 2 3 4 5

Denominacin de los Elementos

Comprobaciones o estudios sobre operaciones o procesos seleccionados al azar. Conocimiento sobre lo que se va a auditar Hacer un muestreo en efecto de las operaciones o procesos, para determinar y obtener la informacin que se requiere. Comparacin de los datos obtenidos con los proyectados. Informacin de todos los datos, recomendaciones y plan de medidas a la direccin. Tabla No 1 Denominacin de los Elementos o Pasos a Seguir

Dicha secuencia constituye, el procedimiento o mtodo que debe realizarse, a fin de que la AL pueda desarrollarse de forma efectiva. Los procesos de remodelacin y/o diseo son siempre muy complejos, lo que demanda como una necesidad de estos procesos, la accin de refinar los diseos, durante las actividades de implementacin y operacin del sistema; en sntesis, la tonalidad del refinamiento en estas actividades al unsono con los costos del sistema, deben ser auditados peridicamente para asegurar y garantizar, las posibles modificaciones que puedan surgir y a su vez, mantener la eficiencia del sistema. En el propio proceso de desarrollo del plan de implementacin de un Sistema Logstico se debe indicar, cmo se debe dirigir la transicin desde el sistema actual o existente hacia el sistema proyectado, todo esto seala que el proceso de diseo, remodelacin o simplemente de evaluacin de su comportamiento debe ser cuidadosamente documentado para facilitar la secuencia de anlisis, revisin y soportar las operaciones de Auditoras Logstica que deben tener lugar despus de la implementacin. En la actualidad esta disciplina, no posee un desarrollo armnico en todas las esferas de trabajo; en muchas de estas, las acciones realizadas son encaminadas nada ms a la ejecucin de Inspecciones por Observacin del algn elemento logstico que denote importancia para una accin de direccin determinada. En el presente, las soluciones logsticas deben tener un denominador comn, estas deben ser soluciones econmicamente rentables, no solo en el momento que se remodelan y/o proyectan los sistemas, sino cuando se realizan acciones en la operacin o anlisis de la conducta tcnica y financiera del mismo, por lo que se pone de manifiesto la importancia de disponer, de un medio efectivo para comprobar la conducta del Sistema Logstico.

Descripcin del Sistema Actual

Auditoria Logstica

Establecimiento de los requerimientos y restricciones del sistema

Descripcin del Sistema Actual

Desarrollo de la direccin del sistema

Operacin

Desarrollo de los costos

Implement i

Modelado y simulacin de la red Logstica

Desarrollo de la organizacin logstica de la red

Desarrollo del plan de implementacin Fig. No 2 Diagrama de la Metodologa de Diseo

Referencias.
1.- Ayala Bcquer P. (2001) Elementos que integran las Auditoras Logstica. Monografa. 2.- Ayala Bcquer P. (2000) Las Auditoras Logsticas. Ponencia. Evento LogMark Camaguey 3.- Jordi P & De Navascus y Gasca R. i. (2002) Manual de Logstica Integral. Ediciones Daz de Santos. Madrid. 4.- Ballou H.R. (1991) La logistica Empresarial. Control y Planificacin. Ediciones Daz de Santos. Madrid Bender P. (1998) Logistic Sistem Design. The Dostribution Handbook. The Free Press USA. 5.- Blanchard B. (2002) Logistic Engineering and Management. Sixth Edition. En International Series in Industrial and System Engineering. Prentice Hall. 6.- Cespn Castro, R. &Auxiliadora, Mara (2003) Administracin de la cadena de suministro. Manual para estudiantes de la especialidad de Ingeniera Industrial. Universidad Tecnolgica Centroamericana de Honduras. UNITEC. Tegucigalpa. 7.- Carrillo Ramos, S (2003). La Auditora Medioambiental en la Agroindustria Azucarera Cubana. Universidad de Camaguey. Tesis presentada en opcin al grado cientfico de Doctor en Ciencias.