Polica Nacional del Paraguay

Setiembre/ Noviembre 2012

Manual Estratgico de Comunicacin para la Polica Nacional

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PROPUESTA DE: MANUAL ESTRATGICO DE COMUNICACIN DE LA POLICA NACIONAL DEL PARAGUAY El Equipo de Comunicacin conformado para trabajar el estndar del mismo nombre del Modelo Estndar de Control Interno (MECIP), en su afn de contribuir y de disponer de los documentos y mtodos de comunicacin institucional para la implementacin del Modelo, presenta la siguiente propuesta de Manual Estratgico de Comunicacin, con la intensin de que el mismo sirva de gua y disposicin de su manual propio de comunicacin. El ndice temtico, al final, facilita la ubicacin de los tpicos especficos, de acuerdo a la necesidad de profundizacin que existiere de cualquiera de ellos.

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La comunicacin en la Polica Nacional del Paraguay, tendr carcter estratgico y estar orientada a generar legitimidad, presencia y reconocimiento de la funcin institucional, como Institucin abierta, visible y buena interlocutora de su pblico interno y externo, a travs de procesos comunicacionales ntegros y completos como norma de su cultura organizacional. 1. Comunicacin Institucional La Comunicacin Institucional estar orientada a lograr visin compartida y a desarrollar sentido de pertenencia y compromiso de todos los integrantes de la institucin policial respecto a la misin de la misma y a mejorar la interlocucin entre sus miembros y la sociedad mediante la implementacin de procesos tendientes a la apropiacin de los planes institucionales y al mejoramiento del capital social. 1.1. Poltica de Alineamiento Estratgico: Se implementar un Programa de Alineamiento Estratgico que se proponga comprometer a los integrantes de la Institucin Policial con los objetivos institucionales y los resultados de su gestin, con el fin de construir visin compartida y sentido de pertenencia. Lineamiento 1: Induccin y Reinduccin. Los procesos de induccin y reinduccin, adems de proporcionar a sus miembros informacin relativa a su trabajo, debern cumplir un propsito estratgico de construccin de visin compartida. Orientaciones:

1. Todo integrante de la Institucin policial que ingrese a la misma, recibir induccin en los primeros tres meses posteriores a su incorporacin. El procedimiento de induccin ser responsabilidad del Dpto. de Recursos Humanos. 2. Los integrantes de la Polica Nacional que ingresen a la Institucin, sern inducidos en grupos que no superen 35 personas, y el procedimiento estar a cargo de un directivo. 3. Las Jefaturas Departamentales, que trabajaren en el interior del pas, recibirn induccin en una jornada que se desarrollar en su lugar de trabajo, y estar a cargo del responsable del Dpto. de Recursos Humanos. Se contar adems con la presencia del Director Zonal. 4. Los Directores Zonales sern inducidos en jornadas por zonas geogrficas, y estarn a cargo del Director General de Orden y Seguridad. 5. El Dpto. de Publicaciones producir los materiales comunicativos actualizados a ser utilizados para la induccin. 6. En todo procedimiento de induccin los responsables de llevar adelante las jornadas, establecidos previamente, comunicarn a los nuevos miembros la misin, visin, los objetivos institucionales y los principios y valores ticos de la misma.

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7. La reinduccin ser responsabilidad del Comando Institucional, estar dirigida a todos los miembros de la Polica Nacional y deber desarrollarse en los primeros tres meses de cada ao. 8. La reinduccin dirigida a las Jefaturas de Polica estar a cargo del superior jerrquico responsable. 9. El Dpto. de Relaciones Pblicas, conjuntamente con el Dpto. de Publicaciones, tendr la responsabilidad de preparar cada ao la gua y los materiales actualizados que sern utilizados por los niveles directivos para los procesos de reinduccin, y contendrn informacin sobre gestin, directrices estratgicas institucionales y principios y valores ticos. 10. La Institucin realizar un encuentro anual de rendicin de cuentas con su pblico interno a fin de socializar resultados que generen confianza del sector hacia la gestin institucional y como medio para contribuir a garantizar la transparencia y eficiencia en la utilizacin de los bienes pblicos, en concordancia con las metas y objetivos institucionales. 11. Los eventos de rendicin de cuentas interna se realizarn una vez al ao, en sesiones en las que se buscar convocar a la mayor cantidad de miembros de la Polica Nacional. En caso de no poder abarcar a toda la poblacin, se realizarn al menos dos sesiones por semestre, y al mismo tiempo la informacin contenida en las presentaciones estar disponible en los medios electrnicos de la Institucin. Lineamiento 2: Difusin de informacin sobre la gestin. La difusin de los resultados de la gestin institucional estar destinada a lograr visin compartida y a desarrollar sentido de pertenencia y compromiso de los miembros de la Polica Nacional con respecto a la misin de la Institucin. Orientaciones:

1. Peridicamente, se elaborarn materiales de difusin que contengan informacin resaltante acerca de los resultados de la gestin institucional, los cuales sern distribuidos masivamente a travs de medios organizacionales e institucionales en soporte papel y electrnico. Estos materiales sern elaborados por el Dpto. de Publicaciones, en un estilo ameno, con un lenguaje agradable y sencillo, que facilite la comprensin y apropiacin de los miembros de la Polica Nacional respecto a los resultados institucionales de su gestin. 2. Los materiales de difusin sern distribuidos por el Dpto. de Relaciones Pblicas a las dems dependencias de la entidad, a fin de que sus directivos y responsables a su vez los distribuyan a los miembros de la Polica Nacional a su cargo. En el caso de que dichas publicaciones se hagan a travs de medios electrnicos, los directivos de las dependencias debern distribuir al menos una copia impresa de las mismas, y asegurarse de que se socialicen con todos los miembros de la Polica Nacional a su cargo.

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3. Los superiores propiciarn la creacin de espacios para la socializacin de la informacin acerca de la gestin con todos los miembros de la Polica Nacional, con nfasis en el grado de avance en funcin a las metas propuestas. Dichos espacios se realizarn mensualmente en cada Dependencia y en ellos se deber discutir la informacin disponible respecto a la gestin institucional as como el anlisis de los niveles de cumplimiento y avance de las metas institucionales afectadas por las tareas de dichas dependencias, dentro del contexto global de los objetivos de la Institucin. 4. Las Jefaturas de Policas designarn a los responsables de sistematizar lo tratado en cada espacio de socializacin de informacin, y fomentarn la inclusin de las opiniones de todos los miembros de la Polica Nacional en la realizacin de las tareas, propiciando la predisposicin para el trabajo conjunto, para facilitar el cumplimiento de las metas y los objetivos propuestos. 5. Los documentos de sistematizacin se elaborarn al terminar cada sesin y sern puestos a conocimiento de todos los participantes en un plazo no mayor a una semana. 6. Los documentos de sistematizacin elaborados por cada Jefatura de Polica debern ser enviados a al Dpto. de Relaciones Pblicas para su consolidacin y registro, a fin de monitorear la periodicidad de los espacios de socializacin de informacin y medir su impacto e influencia en el desarrollo de las tareas y los procesos institucionales. Lineamiento 3: Promocin del trabajo colaborativo. El manejo comunicativo de todos los procesos institucionales tendr en cuenta metodologas, criterios y medios tendientes a promover el trabajo colaborativo y corporativo en torno a los planes institucionales. Orientaciones: 1. Los Directores y Jefes de cada dependencia policial impulsarn la aplicacin de metodologas participativas en la definicin de las prcticas que guiarn la ejecucin de las tareas de cada proceso de su competencia. Para ello, se implementarn espacios de conversacin institucional mensuales entre Jefes y el personal policial a fin de definir los mecanismos pertinentes para el cumplimiento de los objetivos de la institucin. 2. Los Directores y Jefes de cada dependencia policial sern los encargados de motivar a sus colaboradores para su participacin en los espacios de conversacin institucional para el trabajo colaborativo, para lo cual debern igualmente impulsar la difusin de la existencia, los contenidos a ser tratados y la periodicidad de los mismos, a travs de los medios organizacionales disponibles en la institucin. 3. El Comando Institucional designar a los responsables de sistematizar lo tratado en cada espacio de conversacin institucional, y en dichos documentos sern incluidas las sugerencias del personal policial acerca

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de cmo consideran que se podran realizar las tareas para facilitar el cumplimiento de las metas y los objetivos propuestos. 4. Los documentos de sistematizacin se elaborarn al terminar cada sesin y sern puestos a conocimiento de todos los participantes en un plazo no mayor a una semana. 5. Los documentos de sistematizacin elaborados por cada Director y/o Jefe de Dependencia Policial debern ser enviados al Dpto. de Recursos Humanos para su consolidacin y registro, a fin de monitorear la periodicidad de las sesiones de conversacin institucional y medir su impacto e influencia en el desarrollo de las tareas y los procesos institucionales. 6. Las reuniones peridicas del Consejo de Comisarios Generales de la Institucin, se utilizarn como espacios formales de socializacin de informacin de los procesos institucionales entre los directivos de las Dependencias de la Polica Nacional, a fin de facilitar la optimizacin de los recursos y evitar la duplicacin de acciones. 7. El Comando Institucional promover la identificacin de reas estratgicas de cooperacin entre las instancias, a fin de generar sinergia y afianzar la visin de sistema. 8. El Dpto. de Recursos Humanos promover la creacin de espacios ldicos que faciliten y favorezcan la vinculacin e integracin entre el personal policial de las diferentes dependencias, en funcin de los objetivos institucionales. Para ello se realizarn torneos deportivos y culturales con equipos integrados por el personal proveniente de las diferentes dependencias, distribuyendo de manera equitativa el nmero de participantes masculinos y femeninos. 9. El Comando Institucional promover que toda informacin producida y decisin tomada por los directivos sean explcitamente vinculadas a los procesos, objetivos y misin institucionales, con el fin de fomentar el desarrollo de sentido de pertenencia en todo el personal policial de la Institucin. 10. El Dpto. de Relaciones Pblicas de la Polica Nacional del Paraguay, conjuntamente con el Dpto. de Recursos Humanos y el Dpto. de Publicaciones, desarrollarn campaas permanentes de sensibilizacin sobre el sentido y los resultados de la participacin. En las campaas se priorizarn los mensajes en funcin a la oportunidad y al pblico. Para ello se planificarn las acciones en dos fases (importancia de participar resultados de la participacin), y sistematizacin de los resultados para posteriores acciones. Lineamiento 4: Sistema de Reconocimiento. Se incentivar al personal policial a travs del reconocimiento de sus mritos y aptitudes, para lo que se impulsar la creacin de un sistema confiable y participativo que haga visible la gestin para el reconocimiento. Orientaciones:

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1. El Dpto. de Recursos Humanos implementar un sistema amplio y participativo de reconocimiento de mritos y aptitudes de los miembros de la Institucin, a travs del cual se buscar involucrarlos y desarrollar sentido de pertenencia. 2. Las categoras que sern objeto de reconocimiento son las siguientes: a) Cumplimiento efectivo del horario de trabajo. b) Excelencia en el servicio. c) Logros acadmicos destacados. d) Innovacin a favor de la Institucin. 3. Los factores que sern tenidos en cuenta en la evaluacin de los postulantes son los siguientes: a) Rendimiento laboral (capacidad de trabajo, calidad de trabajo, eficacia). b) Caractersticas personales (trabajo en equipo, relacin con los dems, iniciativa). c) Responsabilidad (cumple disposiciones legales, buen manejo de bienes y materiales pblicos). d) Valores (aplicacin de principios y valores ticos). e) Se considerarn adems, para las categoras c y d, los logros acadmicos de los postulantes y sus aportes, productos innovadores o extraordinarios. 4. Los integrantes de la Institucin policial, para acceder a las postulaciones, deben formar parte del plantel de la Institucin y no registrar sanciones disciplinarias o administrativas en su legajo personal. 5. Los postulantes podrn ser elegidos tanto por sus compaeros como por los directores o jefes de las distintas dependencias, y se recibirn postulaciones de entre uno y tres personales de cada dependencia. 6. Los postulantes sern evaluados por un Comit que estar conformado por la Jefatura de Recursos Humanos y otros directivos del rea de recursos humanos, utilizando un formulario que ser diseado para el efecto. 7. Los premios para los ganadores de las categoras sern determinados en un reglamento que ser diseado por el Dpto. de Recursos Humanos, haciendo la salvedad de que no se otorgar dinero en efectivo a los que accedan al reconocimiento. Orientaciones:

La Polica Nacional, a travs del Dpto. de Relaciones Pblicas y del Dpto. de Publicaciones, se ocupar de la elaboracin, produccin y distribucin y/o ubicacin de las siguientes publicaciones destinadas a cumplir la funcin de medios organizacionales: Redes Sociales

1. A travs de las redes sociales se publican las diferentes acciones emprendidas por la Polica Nacional, adems de las informaciones necesarias para la ciudadana, en tiempo y forma.

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2. El contenido de las informaciones difundidas estar a cargo del Dpto. de Relaciones Pblicas y, por ende, las clasificar para el acceso a los diferentes pblicos de inters, tomando los recaudos pertinentes. 3. La informacin, por estos medios, ser producida diariamente y apuntarn a informar a los miembros de la Institucin y al pblico en general. Peridico-mural:

1. Los contenidos de esta publicacin sern producidos semanalmente, y los mismos estn destinados a informar al personal policial y al pblico en general acerca de los procedimientos institucionales, a fin de contribuir al proceso de apropiacin e identificacin de los mismos con la Institucin, sus fines y objetivos. 2. El mismo contar con contenidos generales de inters para todas las reas de la Institucin, y otros especficos destinados a algunos pblicos o dependencias determinadas. Para la elaboracin de los contenidos generales, el Dpto. de Relaciones Pblicas y el Dpto. de Publicaciones, recabarn los temas que podran ser publicados y elaborarn el cronograma que se seguir para el efecto, a fin de asegurar la continuidad y unidad temtica de la publicacin. 3. Los contenidos especficos podrn ser elaborados por las propias dependencias de la Institucin y ubicados por ellos mismos en los espacios que sern habilitados en la publicacin, o en su efecto, sern enviados con antelacin al Dpto. de Publicaciones para su inclusin en la edicin destinada a dicha rea o dependencia. 4. Los ejemplares del peridico-mural sern ubicados por el personal del Dpto. de Publicaciones en las diferentes dependencias de la institucin, en los espacios identificados como claves para facilitar el acceso de los diversos pblicos a ellos. Al cabo de una semana, los mismos procedern a retirarlos e informarn a los responsables de cada dependencia de ello. 5. El Dpto. de Relaciones Pblicas habilitar canales de retroalimentacin que estarn debidamente identificados en la publicacin, a fin de propiciar mayor participacin e involucramiento del pblico interno y/o externo. Boletn Interno:

1. Este Boletn electrnico e impreso- de publicacin quincenal tendr una masiva difusin hacia el personal policial y, en menor medida, a los diversos estamentos de la comunidad a quien sirve. 2. Los contenidos apuntarn a fortalecer y masificar el conocimiento acerca de los diversos procesos institucionales, y sern seleccionados y editados por el Dpto. De Relaciones Pblicas y el Dpto. de Publicaciones en base a la produccin primaria realizada por los miembros del equipo de comunicacin interna de la institucin, en estrecha colaboracin con los responsables de todas las dependencias.

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3. El boletn ser el medio a travs del cual se realizar oficialmente la difusin de informacin sobre la gestin institucional, y servir adems de canal de retroalimentacin a las polticas institucionales para los diversos grupos de inters de la misma, principalmente los internos. 1.2. Poltica de Receptividad Institucional: Se implementar un Programa de Receptividad Institucional en cada dependencia policial, a travs de la habilitacin de buzones para sugerencias, comentarios, quejas, reclamos y propuestas del personal policial y del ciudadano, garantizar que se tomen las decisiones correspondientes, comunicar a los interesados y difundirlas en forma adecuada. Lineamiento 1: Hacia el Personal Policial. La receptividad institucional tendr una dimensin interna orientada hacia el propio personal de la Institucin policial.

Orientaciones:

1. Se realizarn acciones tendientes a que el personal policial conozca la habilitacin de los buzones de sugerencias, a travs de los cuales se podrn comunicar. 2. La informacin recibida a travs de dichos buzones de sugerencias ser confidencial y en ningn caso podr ser utilizada en contra del personal policial que la proporcion. 3. Habr buzones en todas las dependencias de la Institucin y en las Jefaturas de Policas, para recibir las sugerencias, peticiones, comentarios, quejas y reclamos del personal policial. 4. Habr una direccin de correo electrnico para recibir las sugerencias, peticiones, comentarios, quejas y reclamos de los mismos. 5. Aquellas sugerencias, peticiones, comentarios, quejas y reclamos recibidos a travs de la direccin de correo electrnico, que requieran una atencin puntual e inmediata, sern respondidas de manera clara y oportuna, en un plazo no mayor a 7 das a partir de la recepcin de las mismas. 6. Los cargos de mayor nivel y jerarqua dentro de la Institucin, tendrn la responsabilidad de reportar por escrito al Dpto. de Asuntos Internos las sugerencias, peticiones, comentarios, quejas, y reclamos que reciban de los integrantes de sus equipos en sus reuniones de trabajo y en los buzones instalados en sus dependencias. 7. Cada mes el Dpto. de Asuntos Internos presentar al Comando Institucional un reporte de la informacin recibida del personal policial, precisando aquellos temas sobre los cuales deben tomarse decisiones. 8. Las decisiones que tome el Comando Institucional a partir de la informacin proporcionada por el Dpto. de Asuntos Internos y en el marco de la implementacin de procesos de mejora continua, sern difundidas por el Dpto. de Relaciones Pblicas, a travs de los medios organizacionales disponibles. 9. El Dpto. de Asuntos Internos se encargar de dar seguimiento a la aplicacin de las decisiones tomadas por el Comando Institucional y los resultados obtenidos.

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El Dpto de Relaciones Pblicas se encargar de difundir las experiencias recabadas a travs de los medios organizacionales disponibles. 10. El Comando Institucional habilitar espacios semanales en su agenda para realizar visitas y recorridos en las distintas dependencias de la Institucin, con el fin de mantener entrevistas con el personal policial. 11. El Comando Institucional, los Directores y Jefes de las distintas dependencias, recibirn peridicamente al personal policial en audiencias que sern realizadas en das diferentes a los das de audiencia destinados al pblico externo. Lineamiento 2: Hacia el ciudadano. El programa de receptividad institucional tendr una dimensin externa orientada hacia los ciudadanos y usuarios de los servicios que presta la institucin. Orientaciones: 1. Se realizar una campaa en medios masivos y a travs de piezas comunicativas como carteles, trpticos y afiches para que los ciudadanos conozcan el Programa de Receptividad Institucional y los mecanismos de que disponen para comunicarse con el Dpto. de Asuntos Internos. 2. Habr buzones en todas las dependencias de la Institucin, para recibir las sugerencias, peticiones, comentarios, quejas, y reclamos de los ciudadanos. 3. Habr una direccin de correo electrnico para recibir las sugerencias, peticiones, quejas, comentarios y reclamos de los ciudadanos. 4. El personal policial que en el ejercicio de sus tareas reciba quejas y reclamos relacionados con la institucin, tendr la responsabilidad de reportarlos por escrito al Dpto. de Asuntos Internos. Para el efecto sern habilitados formularios en los cuales el personal policial podr registrar las quejas y reclamos e identificar debidamente a la persona que los formul. 5. Aquellas sugerencias, peticiones, comentarios, quejas, y reclamos recibidos a travs de la direccin de correo electrnico, que requieran una atencin puntual e inmediata, sern respondidas de manera clara y oportuna, en un plazo no mayor a 7 das a partir de la recepcin de las mismas. 6. Cada mes el Dpto. de Asuntos Internos presentar al Comando Institucional un reporte de la informacin recibida de los ciudadanos sealando las decisiones que deben ser tomadas. 7. Las decisiones que tome el Comando Institucional a partir de la informacin proporcionada por los ciudadanos y en el marco de la implementacin de procesos de mejora continua, sern difundidas por el Dpto. de Relaciones Pblicas a travs de medios masivos. 8. El Dpto. de Asuntos Internos se encargar de dar seguimiento a la aplicacin de las decisiones tomadas por el Comando Institucional y los resultados obtenidos, y el Dpto. de Relaciones Pblicas se encargar de difundir las experiencias recabadas a travs de medios institucionales y masivos. 1.3. Poltica de Apoyo en Comunicacin a las dependencias de la Institucin: el Dpto. de Relaciones Pblicas, como instancia institucional encargada del diseo y la ejecucin de las acciones estratgicas de comunicacin

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implementar un programa de apoyo de comunicacin a las dems dependencias de la institucin, a fin de fortalecer las capacidades, habilidades y destrezas de la misma, propiciando la descentralizacin y una mayor autonoma en la produccin y puesta en comn de contenidos comunicacionales. Lineamiento 1: Fortalecimiento del Dpto. de Relaciones Pblicas. A fin de llevar a cabo las acciones del Programa de Apoyo en Comunicacin a las dems dependencias de la institucin, el Dpto. de Relaciones Pblicas se fortalecer tcnica y estructuralmente de manera permanente, a fin de asegurar procesos de mejora continua que le permitan el cumplimiento efectivo y eficiente de las metas trazadas. Orientaciones: 1. El Dpto. de Relaciones Pblicas gestionar la incorporacin de tcnicos calificados en el rea de comunicacin para fortalecer su equipo de trabajo en las reas que as lo requieran. 2. As mismo, a travs de las dems reas e instancias departamentales de la institucin, promover el fortalecimiento de las redes de dinamizadores y del equipo de comunicacin interna como mtodo para descentralizar efectivamente los flujos de informacin y la comunicacin al interior de la misma y hacia la sociedad. 3. Las dependencias ejecutoras del Presupuesto de Gastos de la institucin dotarn al Dpto. de Relaciones Pblicas de los recursos tcnicos, tecnolgicos, y financieros indispensables para la ejecucin de sus tareas, con el fin de asegurar incrementar gradual y permanentemente su capacidad operativa. Lineamiento 2: Asesora Tcnica. El Dpto. de Relaciones Pblicas brindar asesora tcnica a las dependencias de la institucin en cuanto a temas que hacen a la comunicacin de la organizacin, principalmente aquellos que en general pueden o deben ser manejados por personal tcnico de dichas instancias, ya sea por la emergencia de ciertos casos o por las distancias geogrficas existentes, entre otras razones. Orientaciones:

1. El Dpto. de Relaciones Pblicas, asesorar en comunicacin organizacional a tcnicos o responsables de las dependencias de la institucin que as los soliciten. Los temas en los cuales se podr brindar asesora son, entre otros: Manejo de la informacin en situaciones de riesgo o de crisis. Seleccin de medios, discursos, estilos y lenguajes comunicacionales de acuerdo al pblico, oportunidad y tipo de mensajes. Voceras Institucionales. Elaboracin de materiales o preparacin para eventos destinados a ocupar espacios de prensa libre. Lineamiento 3: Realizacin de campaas y/o materiales. A fin de fortalecer la gestin institucional en la produccin de materiales, el Dpto. de Relaciones

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Pblicas apoyar la realizacin de materiales comunicacionales y campaas de difusin y promocin planificadas por las dems dependencias de la institucin, a travs de la colaboracin con los responsables de la ejecucin de las tareas. Orientaciones:

1. Se dar difusin al interior de la institucin de la existencia del Programa de Apoyo en Comunicacin, principalmente en lo referente al apoyo en la realizacin de campaas y materiales comunicacionales. 2. El Dpto. de Relaciones Pblicas propiciar la construccin de una agenda comn con las dependencias ministeriales a fin de facilitar la elaboracin oportuna de los materiales necesarios para las campaas planificadas. 3. A la vez, brindar apoyo tcnico para la realizacin de las campaas y elaboracin de materiales estipulados en las acciones planificadas por las dependencias ministeriales, quedando a cargo de stas los costos financieros de la ejecucin de las mismas. Lineamiento 4: Formacin y fortalecimiento del capital humano. Se desarrollarn acciones orientadas a mejorar la formacin y a fortalecer las habilidades y destrezas comunicativas del capital humano institucional. Orientaciones:

1. Se priorizar la formacin de los tcnicos del Dpto. de Relaciones Pblicas y miembros del Equipo de Comunicacin Interna, en funcin a los requerimientos tcnicos de la comunicacin institucional. 2. Se formarn dinamizadores comunicacionales en la administracin central y en las instancias descentralizadas, de manera focalizadas a nivel nacional. 3. Habr una Red de Dinamizadores comunicacionales, a fin de fortalecer los vnculos de comunicacin e informacin entre las instancias central y departamentales de la institucin. 1.4. Poltica de flujos internos de informacin: La informacin, entendida como insumo indispensable para el mejoramiento de la gestin institucional, ser generada por todas las dependencias de la Institucin en el marco de la gestin por procesos, a fin de asegurar la pertinencia en los contenidos y oportunidad en su circulacin y estar orientada a hacer posible el trabajo, mejorar los servicios y generar confianza y compromiso en su pblico interno y externo. El Sistema de Gestin de Calidad establecer las polticas de informacin de cada proceso, dependencia y/o programa de la institucin, las cuales sern incorporadas a la presente poltica como lineamientos y orientaciones que garanticen los flujos de informacin institucional, y su disponibilidad para la implementacin de las acciones dispuestas en este Manual.

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2. Comunicacin pblica La comunicacin pblica que realice la institucin estar orientada a afianzar la visibilidad, la credibilidad, y la confianza de sus grupos de inters hacia la gestin de la institucin y la construccin de la agenda pblica del sector, a travs del manejo fluido y responsable de la informacin y la comunicacin como elementos indispensables para la transparencia de sus acciones. 2.1. Poltica de Manejo de Informacin Pblica: la informacin, entendida como un bien colectivo indispensable en la gestin de la cosa pblica, ser objeto de un manejo responsable y sistemtico orientado a lograr mejor interlocucin con el pblico externo, acceso oportuno a la informacin y transparencia en la gestin. Lineamiento 1: Registro y Sistematizacin de la informacin. La informacin de los procesos institucionales ser registrada y organizada de forma sistemtica, a fin de facilitar el acceso y la obtencin de la misma tanto para el pblico interno como externo de la misma. Orientaciones:

1. La informacin acerca de los recursos humanos y los estados financieros de la institucin, estarn disponibles en la base de datos nica del diseador a partir de los trabajos de reingeniera de los sistemas de informacin de la misma, siguiendo los procedimientos establecidos por los responsables del mismo para su operativizacin. 2. Toda la informacin acerca de los dems procesos institucionales no contemplados en la reingeniera de los sistemas de informacin- sern registrados peridicamente, y organizados al menos mensualmente, a fin de que las mismas sean sistematizadas y consolidadas semestralmente para su utilizacin en las actividades estipuladas por este Manual y en todas aquellas que las necesidades de la institucin determinen. 3. Las categoras en que deber organizarse la informacin son las siguientes; 3.a. Normativa: la referente e disposiciones emanadas de o que afectan a la institucin o a su pblico interno. 3.b Operativa: la que guarda relacin con la ejecucin y las formas de llevar a cabo las tareas de la institucin.

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3.c Organizacional: toda aquella que afecte a la cultura de la institucin y sus prcticas. 3.d Misional: la que hace a los objetivos y a la misin de la institucin. 3.e De inters general: es la que interesa tanto al pblico interno y externo de la institucin, grupos de inters y sociedad en general. 4. Toda la informacin registrada y sistematizada ser puesta a disposicin de los diversos pblicos a travs de los sistemas de informacin de la institucin y sus medios electrnicos. Lineamiento 2: Confidencialidad de la Informacin. La confidencialidad de la informacin tendr como fin asegurar el cumplimiento de los objetivos y la misin institucional y en ningn caso servir para obstaculizar la transparencia de la gestin de la institucin. Orientaciones:

1. Ser considerada como informacin confidencial o de carcter reservado toda aquella que pueda afectar el cumplimiento de los fines o el normal desarrollo de las acciones institucionales. 2. Un Protocolo de Confidencialidad aprobado por Resolucin interna determinar las formas y los requisitos estndares para la clasificacin de la informacin confidencial o de carcter reservado, y establecer los plazos que regirn dicho estado, de acuerdo al tipo de informacin del que se trate. 3. Para salvaguardar el derecho a la informacin inoportuna y veraz, el plazo de confidencialidad no podr exceder de 5 aos, coincidente con la duracin de cada mandato constitucional del Poder Ejecutivo, tras lo cual estas informaciones sern dadas a conocer a la sociedad en general o a los interesados particulares a travs de los medios organizacionales e institucionales, y medios masivos de comunicacin. 4. En cualquier caso, la informacin que sea considerada como confidencial o de carcter reservado deber ser clasificada como tal desde el momento de su produccin, a fin de garantizar que la misma no responda a ningn tipo de discrecionalidad y para evitar la clasificacin de la informacin de manera parcial, subjetiva o equivocada en perjuicio del acceso a la informacin pblica. 5. Ningn personal policial podr utilizar ni retener informacin de la institucin para la consecucin de fines personales o de grupos o sectores. 6. Todo personal respetar los criterios establecidos para el manejo de informacin institucional, especialmente de aquella de carcter confidencial o reservado, manteniendo su condicin de miembro de la institucin policial, y por consiguiente respetando la confidencialidad de la informacin de la misma, incluso en sus horas libres o fuera de las actividades institucionales. Lineamiento 3: Manejo de Crisis. Ante situaciones de crisis o eventos que puedan desestabilizar o amenazar el normal desenvolvimiento y cumplimiento de los objetivos institucionales, se aplicar un manejo comunicacional que permita una rpida reaccin y la mitigacin del impacto de las mismas en la imagen de la institucin.

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Orientaciones:

1. El Comando Institucional declarar el estado de crisis y har pblica dicha declaracin. 2. Habr un Manual para el manejo de situaciones de crisis, el cual ser consultado desde el inicio hasta el final de la situacin de la misma. 3. El Comando Institucional convocar inmediatamente a la Comisin de Crisis, conformada de antemano de acuerdo a lo expresado en el Manual para el manejo de situaciones de crisis. 4. La Comisin de Crisis convocar al equipo de comunicacin para situaciones de crisis, conformado entre otros por un Coordinador y el Vocero Oficial para situaciones de crisis. 5. El Vocero Oficial para situaciones de crisis ser el Jefe del Dpto. de Relaciones Pblicas y ser el nico autorizado para emitir informacin oficial y responder preguntas de los medios de comunicacin. 6. La institucin, a travs de su Vocero Oficial, se pronunciar oficialmente respecto a la situacin en una conferencia de prensa organizada expresamente para ello. 7. La Comisin de Crisis y el equipo de comunicacin evitarn los vacos de informacin y comunicarn lo antes posible las acciones inmediatas que desarrollar la institucin para la solucin de las crisis. 8. La Comisin de Crisis establecer canales de comunicacin directa con los afectados y mantendr informados acerca de la situacin a los miembros de la institucin y a la comunidad en general. 9. La Comisin de Crisis movilizar a quienes considere necesario para la superacin de la crisis. Para ello se reunir toda la informacin posible y se revisarn los planes de contingencia existentes y las estrategias de negociacin y mediacin. 10. El equipo de comunicacin elaborar un Plan de Accin para relanzar la imagen de la institucin apenas culmine la etapa activa de la crisis. 2.2. Poltica de Administracin de Medios: la comunicacin institucional se orientar a fortalecer los temas del sector ante la sociedad, fortalecer el conocimiento de los procesos institucionales y a la apropiacin de los mismos por parte del personal policial y el pblico en general, para lo cual se impulsar la utilizacin sistemtica de medios propios y de espacios en medios masivos de comunicacin. Lineamiento 1: Produccin de medios y contenidos institucionales. La produccin de medios y contenidos para su insercin en medios institucionales o en medios masivos de comunicacin apuntar a fortalecer el posicionamiento de la imagen e identidad en el imaginario colectivo. Orientaciones:

1. La produccin de medios y contenidos comunicativos contemplar los siguientes elementos:

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1. La uniformidad en la utilizacin de smbolos identificatorios de la institucin. 2. La uniformidad de criterios para la produccin de las publicaciones institucionales. 3. La utilizacin de mensajes y lenguajes adecuados al objetivo de la comunicacin. 4. La participacin del personal policial en la produccin. Lineamiento 2: Medios Institucionales. Los medios institucionales utilizarn un lenguaje agradable, sencillo y de fcil comprensin, tratarn temas de actualidad y de inters general. Orientaciones:

1. Todos los medios de la institucin debern responder a la lnea editorial y de estilo institucional, a travs del trabajo conjunto de los responsables de cada rea de la misma que produzca alguna pieza comunicativa o meditica y el Dpto. de Relaciones Pblicas, sea cual fuere su formato. Lnea Editorial: Toda produccin de contenido comunicacional y/o meditico deber corresponder a la misin, la visin y los objetivos institucionales, colaborando en la generacin de confianza de la ciudadana hacia la gestin de la Polica Nacional, y estar orientada a contribuir a la transparencia de sus acciones. Toda comunicacin deber ser planificada a fin de lograr vinculacin e identificacin con el accionar institucional, apuntando a fortalecer los temas del sector en el imaginario colectivo con un carcter promocional y nunca publicitario en cada una de ellas. Lneas de estilo en la produccin de materiales: Las lneas de estilo para los materiales producidos sern determinados en un Manual de Estilo elaborado por el Dpto. de Relaciones Pblicas de manera consensuada con las dems reas de la institucin. Las mismas debern ajustarse a los criterios tcnicos especficos para cada formato comunicacional y a la lnea editorial establecida. Medios Impresos: todos los trpticos, estadsticas y documentos existentes o a disear considerados necesarios para la comunicacin activa, transparente y oportuna. Medios Audiovisuales: la produccin de materiales comunicacionales en formatos audiovisuales (para radio y televisin, principalmente) ajustar sus contenidos a la lnea editorial y al Manual de estilo institucional, para lo cual los responsables de producir o de contratar a terceros para la produccin de los mismos, trabajarn de manera conjunta con el Dpto. de Relaciones Pblicas en la elaboracin de guiones y otros elementos tcnicos necesarios.

- Medios electrnicos:

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a. LA INTRANET: es un medio con el cual es necesario familiarizar al personal policial buscando su incorporacin a la cultura de la institucin, para lo cual la misma ofrecer herramientas tiles y de conocimiento y acceso masivo para sus miembros, orientados a colaborar en la promocin del trabajo colaborativo, la construccin de visin compartida y el compromiso de los mismos. b. El Dpto. de Informtica de la institucin conjuntamente con el Dpto. de Relaciones Pblicas, disearn la intranet y sern responsables de la elaboracin, carga y actualizacin de los contenidos generales del medio. c. La administracin tcnica de soporte y funcionamiento de la intranet estar a cargo del Dpto. de Informtica. d. Cada dependencia de la Institucin contar con un espacio de libre gestin de contenidos del cual sern totalmente responsables. La definicin de los contenidos se har conjuntamente con el Dpto. de Relaciones Pblicas. e. INSTITUCIN DIGITAL: el sitio WEB oficial de la institucin ofrecer un diseo atractivo, funcionalidad de sus herramientas y canales de retroalimentacin, adems de informacin actualizada y de inters general acerca de todos los procesos institucionales, principalmente aquellas referentes al relacionamiento con organismos de control y sectores organizados de la sociedad civil, y a la rendicin de cuentas ante la sociedad acerca de las acciones institucionales. f. El Dpto. de Informtica conjuntamente con el Dpto. de Relaciones Pblicas, disearn el sitio WEB y sern responsables de la elaboracin, carga y actualizacin de los contenidos generales del medio. g. La administracin tcnica y soporte funcional del sitio WEB, estar a cargo del Dpto. de Informtica. h. Cada rea de la institucin contar con un espacio de libre gestin de contenidos del cual sern totalmente responsables. La definicin de los contenidos se har conjuntamente con el Dpto. de Relaciones Pblicas. - Materiales promocionales y campaas grficas: Todos los materiales que sean elaborados en el marco de campaas promocionales o de difusin debern respetar las lneas grficas y de estilo. Para ello, se implementar el siguiente mecanismo, el cual propiciar el involucramiento y la creciente participacin del Dpto. de Relaciones Pblicas en los procesos de produccin de dichos materiales: a. El equipo tcnico encargado de la elaboracin de los contenidos enviar dichos materiales al Dpto. de Relaciones Pblicas para su revisin y ajustes. b. El Dpto. de Relaciones Pblicas, en un plazo no mayor a una semana, remitir sus sugerencias al equipo tcnico en cuanto a los ajustes que considere necesario realizar a dichos materiales. c. El equipo tcnico ajustar los contenidos teniendo en cuenta las sugerencias del Dpto. de Relaciones Pblicas. d. El Dpto. de Relaciones Pblicas se encargar del diseo de las piezas comunicativas y el Dpto. de Publicaciones de su impresin, siempre y

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cuando dichas tareas no hayan sido tercerizadas o concedidas a terceros a travs de contrato de prestacin de esos servicios. Lineamiento 3: Participacin institucional en medios masivos. La participacin de la institucin en espacios de medios masivos de comunicacin obedecer a criterios institucionales encaminados a fortalecer los temas del sector frente a la ciudadana. Los criterios para los procesos de comunicacin respondern a principios y valores institucionales, y se tendrn en cuenta formatos adecuados para lograr efectividad en esos procesos comunicativos. Orientaciones:

1. Toda participacin de la institucin en espacios de medios de comunicacin tendr un carcter promocional y nunca publicitario. Se aprovecharn estos espacios para dar a conocer los resultados de la gestin, programas y proyectos de la misma. 2. Para que los procesos de la institucin incorporen principios y valores, las acciones comunicativas tendrn en cuenta: La veracidad de la informacin. La imparcialidad en el manejo de la informacin. La equidad en la provisin y distribucin de la informacin. El respeto a la fuente de informacin. La oportunidad y pertinencia de la informacin. Los Principios de Inocencia.

Lineamiento 4: Relacin con directores de medios y formadores de opinin pblica. Estar basada en la imparcialidad y equidad en el manejo y difusin de la informacin, y se desarrollar en el marco de la confianza, de la colaboracin mutua y de la comunicacin bidireccional para promover el posicionamiento de la agenda institucional en la sociedad. Orientaciones:

1. La comunicacin con los directivos y formadores de opinin pblica se canalizar a travs del Dpto.de Relaciones Pblicas. 2. Las informaciones a ser difundidas sern seleccionadas en base a criterios de oportunidad, inters colectivo y confidencialidad, definidos con anterioridad. 3. El Dpto. de Relaciones Pblicas asesorar a las diversas reas de la institucin sobre las estrategias, formatos y tiempos a ser utilizados en la elaboracin de materiales informativos. 4. Las diferentes reas de la institucin proveern al Dpto. de Relaciones Pblicas las informaciones que requieran comunicar, o aquellas solicitadas por los medios masivos de comunicacin, en tiempo y forma oportunos. Para ello, cada Direccin y/o Jefatura, designar un representante que integrar el Equipo de Comunicacin

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Interna institucional, el cual tendr la responsabilidad de recabar la informacin necesaria y elaborar los borradores de materiales para su publicacin. 5. El Dpto. de Relaciones Pblicas tendr la responsabilidad de ajustar la informacin proveda por las diferentes reas de la institucin, segn criterios tcnicos de la comunicacin. Lineamiento 5: Instrumentos para la prctica de la prensa libre. La prctica de la prensa libre buscar posicionar los temas de inters prioritario y agendas de la institucin, de acuerdo a los criterios establecidos en los lineamientos de participacin institucional en medios masivos de comunicacin. Los principales formatos a ser utilizados sern: Conferencias de prensa. Entrevistas y reportajes. Boletines de prensa.

Orientaciones:

1. La Conferencia de prensa ser autorizada por la mxima autoridad institucional y convocada por el Dpto. de Relaciones Pblicas, acorde a una agenda planificada de carcter proactivo, salvo casos de necesidad de comunicacin inmediata con la ciudadana, para lo cual se requerir de un tiempo de preparacin de al menos 24 horas. 2. Las entrevistas y reportajes podrn ser solicitados y autorizados por la mxima autoridad y/o por los directivos de las dependencias, y los temas que podrn ser tratados en las mismas sern netamente referentes a las polticas y a la gestin de la institucin. 3. El Dpto. de Relaciones Pblicas ser responsable de la elaboracin de los boletines de prensa, as como de la gestin para su difusin. Lineamiento 6: Modelo de voceras institucionales. La vocera de la institucin responder a los principios ticos y a la poltica de gestin de la misma y del sector, y se orientar principalmente a generar confianza en la relacin de la institucin con su pblico interno y externo. Orientaciones: 1. La vocera institucional estar organizada y asistida tcnicamente por el Dpto. de Relaciones Pblicas, que establecer los criterios tcnicos para su manejo a travs de un Manual de Vocera Institucional. 2. El Jefe del Dpto. de Relaciones Pblicas de la Polica Nacional ser considerado el principal vocero institucional, y aquellos cargos Directivos del nivel superior y Jefaturas, tienen la responsabilidad de oficiar de voceros tcnicos en temas que competan a sus dependencias.

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3. Los voceros institucionales se mantendrn actualizados acerca de las informaciones que la institucin decide difundir, y respetarn los criterios establecidos para la comunicacin con sus diversos pblicos. 2.3. Poltica de relacionamiento con grupos de inters : En su relacionamiento con los grupos de inters, la institucin promover el libre acceso a la informacin salvo aquellos casos que sean considerados de carcter confidencial o reservado y dentro de los trminos estipulados para que permanezca en reserva, atendiendo a las caractersticas y necesidades especficas de cada grupo. Lineamiento 1: Contratistas y Proveedores. La institucin garantizar a todos los interesados la informacin necesaria y oportuna para los procesos de contratacin pblica, en igualdad de condiciones, as como la posibilidad de entablar una comunicacin fluida y abierta que permita mejorar los procedimientos de contratacin de bienes y servicios.

Orientaciones: 1. La Direccin Administrativa dar amplia difusin de las bases y condiciones, as como la posibilidad de entablar una comunicacin fluida y abierta que permita mejorar los procedimientos de contratacin de bienes y servicios. 2. La Direccin Administrativa proveer a todos los interesados, en condiciones de igualdad, la informacin necesaria para la presentacin de propuestas. 3. El Dpto. de Informtica mantendr actualizado el sitio WEB con informacin referente a procesos de contratacin en curso y finalizados. 4. Los responsables del programa de tica Pblica, conjuntamente con la Ayudanta General y Jefatura de Gabinete, y con apoyo del Dpto. de Relaciones Pblicas, promovern y difundirn la firma de pactos ticos con contratistas y proveedores como herramienta de transparencia y posicionamiento de la institucin.

Lineamiento 2: Ciudadana en general. Los procesos de comunicacin con la ciudadana se ajustarn a criterios de bidireccionalidad: Ciudadanos-Institucin e Institucin-Ciudadanos. Orientaciones:

1. Las reas de la Institucin encargadas de la operativizacin de las polticas de la misma, propiciarn el involucramiento de sectores de la sociedad civil en el diseo de sus acciones, a travs de los canales habilitados por la institucin para el Programa de Receptividad Institucional y otros que se consideren necesarios habilitar.

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2. El Dpto. de Relaciones Pblicas apoyar tcnicamente el despliegue de acciones comunicativas que faciliten y propicien la participacin de la ciudadana en la retroalimentacin de la planificacin institucional, a partir de la rendicin de cuentas. 3. Todos los aportes de los ciudadanos que sean incluidos en los procesos de planificacin institucional sern comunicados a los interesados, con el fin de generar mayores niveles de confianza y transparencia hacia la gestin de la Institucin y mayores niveles de involucramiento de los actores sociales. 4. Peridicamente, la Institucin realizar acciones que apunten a lograr mayores ndices de participacin e involucramiento de la sociedad de la gestin institucional, tales como consultas nacionales, convenios de trabajo conjunto y colaboracin con organizaciones de la sociedad civil, entre otras. Lineamiento 3: Miembros de la Polica Nacional. En el relacionamiento con su personal, la Institucin privilegiar la aplicacin de criterios de justicia, equidad, imparcialidad y transparencia, y asegurar la adecuada circulacin de informacin como insumo necesario para una buena gestin. Orientaciones:

1. El Dpto. de Recursos Humanos, conjuntamente con el Dpto. de Relaciones Pblicas, darn amplia difusin a los requisitos establecidos por la Institucin para la seleccin, formacin, capacitacin y promocin del personal. 2. El establecimiento de requisitos para la seleccin, formacin, capacitacin, y promocin del personal de la Institucin ser responsabilidad del Dpto. de Recursos Humanos. 3. El Dpto. de Relaciones Pblicas proporcionar el apoyo tcnico y el asesoramiento necesarios para la difusin de dichos criterios y de informacin referente a los objetivos, criterios y efectos derivados de los procesos de evaluacin del desempeo, en forma oportuna y masiva. 4. El Programa de Alineamiento Estratgico brindar a todos los miembros de la Institucin los elementos necesarios e informacin suficiente para lograr la construccin de sentido de pertenencia, visin compartida y compromiso con la misin de la misma. 5. El Programa de tica Pblica incluir el desarrollo de acciones de carcter pedaggico y comunicacional para la difusin, sensibilizacin e incorporacin de los principios y valores ticos de la Institucin en las prcticas institucionales de todos los miembros de la Polica Nacional.

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Lineamiento 4: Otras Instituciones Pblicas. La Institucin promover la coordinacin de acciones y cooperacin con otras instituciones pblicas, a fin de incrementar la calidad e integralidad de los servicios estatales, y a la vez se propiciar la ejecucin de acciones orientadas a facilitar y volver ms eficiente el intercambio de informacin clara, veraz y oportuna para la ejecucin de las acciones acordadas. Orientaciones:

1. El Dpto. de Relaciones Pblicas promover el relacionamiento continuo y la realizacin de acciones conjuntas con reas de comunicacin de otras instituciones pblicas, a fin de propiciar el intercambio de experiencias o informaciones. 2. La Ayudanta General y Jefatura de Gabinete, conjuntamente con el Dpto. de Relaciones Pblicas de la Institucin, promovern el adecuado flujo de informacin estratgica y sobre la gestin para la ejecucin de acciones acordadas con otras instituciones pblicas, en el marco de la cooperacin interinstitucional. 3. La sistematizacin de las buenas prcticas de la Institucin estar orientada al aprendizaje organizacional, y su socializacin con otras entidades pblicas, buscar contribuir a la modernizacin del Estado.

Lineamiento 5: rganos de Control. La Institucin promover entre su personal el respeto a los bienes pblicos y su exclusiva utilizacin para los fines de la misma, como parte de los principios ticos que guan su accin, y asumir las consecuencias de sus acciones y omisiones, asegurando la aplicacin oportuna de las recomendaciones que puedan hacerse a su gestin. Orientaciones:

1. La Institucin proporcionar a los rganos de Control toda la informacin requerida sobre su gestin, en forma oportuna, completa y veraz. 2. Las recomendaciones efectuadas por los rganos de Control sern socializadas ampliamente y aplicadas con oportunidad y diligencia, a fin de contribuir al mejoramiento continuo de la gestin institucional. Lineamiento 6: Gremios Econmicos. La Institucin propiciar e impulsar la creacin de espacios de discusin y concertacin orientados a lograr mayores niveles de cooperacin e involucramiento de los gremios econmicos en la planificacin y ejecucin de las acciones del sector que puedan ser de inters para ambos.

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Orientaciones:

1. La Institucin buscar lograr la colaboracin y participacin de los gremios econmicos en alianzas estratgicas basadas en la transparencia y la corresponsabilidad, a fin de que sus servicios incrementen su calidad e impacto social. Para ello propiciar la apertura de espacios permanentes de interlocucin y participacin de los gremios econmicos tanto en la planificacin como en la ejecucin de actividades de la misma. 2. El Comando Institucional propiciar la creacin de espacios de interlocucin y concertacin que apunten a fortalecer vnculos a travs de los cuales se puedan disear acciones que apunten a formar mano de obra y personal capacitado para el campo laboral que ofrece la Institucin.

3. Rendicin de Cuentas a la Sociedad La Rendicin de Cuentas a la Sociedad, entendida como instrumento fundamental de la transparencia con el ciudadano y con los miembros de la Institucin, se sustenta en informacin clara, oportuna, veraz y suficiente sobre los procesos y resultados de la misma. La institucin desarrollar un Programa de Rendicin de Cuentas interna y externa que contribuya al cumplimiento de los objetivos institucionales, promueva el control ciudadano y garantice la transparencia y eficiencia en la utilizacin de los bienes pblicos. 3.1. Poltica de Estructuracin de la Informacin: la informacin sobre la gestin ser consolidada, estructurada, profundizada y documentada de manera suficiente para facilitar la toma de decisiones del Comando Institucional respecto al enfoque que se le dar a la rendicin de cuentas. Lineamiento 1: Obtencin y Consolidacin de la Informacin. La informacin sobre los resultados ser aportada por los sistemas de informacin pblica, la cual ser consolidada para su posterior utilizacin en la rendicin de cuentas a la sociedad y al propio personal de la Institucin. Orientaciones:

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1. Semestralmente, cada dependencia e instancia ejecutora de programas de la Institucin elaborar un documento consolidado parcial a travs del cual rendir cuentas de sus metas y objetivos, a modo de informe de gestin. 2. El Dpto. de Planificacin de la Institucin tendr a su cargo la recepcin y recopilacin de todos los informes de gestin de las dependencias y sus programas, as como el contraste de los mismos con la planificacin institucional, a fin de producir un informe ejecutivo de su gestin, el cual servir de insumo bsico para la rendicin de cuentas a la sociedad. 3. Los informes de gestin de las dependencias e instancias ejecutoras de programas sern remitidos al Dpto. de Planificacin 90 das antes de la fecha definida para la realizacin de la audiencia pblica de rendicin de cuentas a la sociedad. 4. El Dpto. de Planificacin elaborar el informe consolidado de gestin de la Institucin en un plazo no mayor a 15 das. Lineamiento 2: Seguimiento y documentacin de la Informacin. Partiendo de la informacin consolidada consignada en el informe de gestin de la Institucin, se profundizar y documentarn los temas para la rendicin de cuentas a fin de contar con informacin completa y suficiente para la realizacin del proceso. Orientaciones:

1. El Dpto. de Planificacin identificar los temas que, a pesar de no estar incluidos en la planificacin anual de la Institucin, pudieran afectar el cumplimiento de los objetivos y las metas institucionales. 2. Cada tema se documentar de la manera ms clara y suficiente posible a fin de asegurar la pertinencia de la informacin a ser dada a conocer en los eventos de rendicin de cuentas. 3. Los temas imprevistos o no incluidos en la planificacin institucional sern consolidados juntamente con la informacin sobre la gestin, de manera semestral, y sern introducidos en el informe ejecutivo de su gestin. 4. La informacin sobre la gestin referente a los procesos planificados sern profundizados y documentados siempre que los temas as lo requieran, y sern incluidos como anexos a los mismos en el informe ejecutivo de gestin de la Institucin. 5. El proceso de documentacin y profundizacin de la informacin, cuyo resultado es el informe ejecutivo de gestin de la Institucin, no se extender por ms de 15 das posteriores a la elaboracin del informe consolidado. Lineamiento 3: Reporte de la informacin al Comando Institucional. La informacin consolidada y documentada ser enviada al Comando Institucional a fin de que la misma cuente con todos los datos para decidir el enfoque poltico que se la dar a la rendicin de cuentas. Orientaciones:

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1. 60 das antes de la fecha marcada para la realizacin de la audiencia pblica de rendicin de cuentas, el Dpto. de Planificacin contar con un Informe Ejecutivo de Gestin de la Institucin que incluir toda la informacin consolidada y documentada disponible referente a su gestin. 2. 60 das antes de la fecha marcada para la realizacin de la audiencia pblica de rendicin de cuentas, el Dpto. de Planificacin contar con un documento redactado en lenguaje simple y coloquial sobre los datos consignados en el Informe Ejecutivo, y que servir para la realizacin de los materiales comunicacionales de apoyo a los eventos de rendicin de cuentas. 3. Ambos documentos se enviarn a la Ayudanta General y Jefatura de Gabinete; sta a su vez remitir el segundo documento mencionado al Dpto.de Publicaciones para iniciar la produccin de los materiales comunicacionales de apoyo. 3.2. Poltica de Anlisis e Interpretacin de la informacin: La lectura e interpretacin de la informacin sobre la gestin de la Institucin es el primer paso de carcter poltico para definir el enfoque que se la dar a la rendicin de cuentas. Est liderado por el Comandante, apoyado por el Consejo de Comisarios Generales, y se enfoca en las metas sociales, su cumplimiento e impacto. Lineamiento 1: Lectura y enfoque poltico de la informacin. La mxima autoridad liderar el trabajo de decidir el enfoque que se le dar a la rendicin de cuentas, seleccionando los temas a ser tratados incluyendo tanto las metas de cumplimiento satisfactorio como aquellas que representan falencias o debilidades de la gestin institucional. Orientaciones:

1. El Comando Institucional, liderado por la mxima autoridad, analizar el Informe Ejecutivo remitido por el Dpto. de Planificacin en funcin a los resultados e impacto de la gestin, y centrndose en las metas sociales. Para ello se convocar al Consejo de Comisarios Generales, en un plazo no mayor a 5 das a partir de la recepcin del Informe Ejecutivo. 2. El Comando Institucional decidir, tras el anlisis realizado, el enfoque que se le dar a la rendicin de cuentas, de acuerdo a la coyuntura y a las necesidades de informacin que tiene la sociedad. 3. El Comando Institucional seleccionar los temas a ser tratados en las sesiones de rendicin de cuentas de acuerdo al enfoque decidido. Lineamiento 2: Planificacin y Priorizacin de los temas. La informacin se organizar en funcin a los objetivos y a las metas institucionales de acuerdo a los temas y al enfoque seleccionado por el Comando Institucional, para facilitar la comprensin de lo tratado en las sesiones de rendicin de cuentas. Orientaciones:

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1. El Comando Institucional priorizar los temas a ser tratados de acuerdo a la importancia que se les confiera y teniendo en cuenta la coyuntura y el cumplimiento e impacto de las metas sociales de la institucin. 2. El comando Institucional elaborar un plan en el cual se describir el orden en el que se desarrollarn los temas en las sesiones de rendicin de cuentas, as como las responsables de hacerlo. 3. El documento resultante de las sesiones de trabajo del Comando Institucional ser enviado al Dpto. de Publicaciones para la produccin de los materiales necesarios para la audiencia pblica de rendicin de cuentas, en un plazo no mayor a 15 das a partir de la convocatoria del Consejo de Comisarios Generales. 3.3. Poltica de Realizacin de los Eventos de Rendicin de Cuentas: Los eventos de Rendicin de Cuentas a la Sociedad se realizarn una vez al ao en sesiones dirigidas a pblicos especficos y buscarn fomentar la participacin y el involucramiento de los miembros de la Institucin y la sociedad en el quehacer institucional, generar confianza y transparentar la gestin de la misma. Lineamiento 1: Produccin de materiales comunicacionales que servirn de apoyo a los contenidos a desarrollarse en las sesiones de rendicin de cuentas. Orientaciones:

1. El Dpto. de Publicaciones producir el documento que resume la informacin a ser socializada en la rendicin de cuentas. El informe ser elaborado en un lenguaje acorde al pblico convocado y a los voceros de la Institucin, y ser presentado a ms tardar 40 das antes de la audiencia pblica de rendicin de cuentas a la ciudadana. 2. El Dpto. de Publicaciones elaborar los materiales y piezas comunicacionales a ser utilizados en los eventos de rendicin de cuentas a la ciudadana (presentaciones, videos, boletines, folletos gacetillas, trpticos, dpticos, etc) a partir de insumos como el documento anexo al Informe Ejecutivo del Dpto. de Planificacin y la planificacin, priorizacin y organizacin de los temas realizados por el Comando Institucional. Lineamiento 2: Rendicin de Cuentas a la ciudadana. La Institucin realizar una audiencia pblica de rendicin de cuentas a la ciudadana con lo que se buscar propiciar la participacin y el involucramiento de la sociedad en la planeacin y gestin institucional, con el fin de generar confianza, legitimar los procesos institucionales ante los actores sociales y lograr su apoyo a favor del sector. Orientaciones:

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1. La Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas a la Sociedad se realizar una vez al ao, en una sesin para la cual la Ayudanta General y Jefatura de Gabinete convocar a representantes de organizaciones, de la sociedad civil, grupos de inters identificados con el quehacer de la Institucin y formadores de opinin pblica. 2. La informacin acerca de la Rendicin de Cuentas estar disponible en los medios electrnicos de la Institucin, a fin de que el ciudadano comn tambin pueda acceder libremente a ella, asistir en su propia representacin y participar en las Audiencias Pblicas. 3. Para asegurar que los eventos tengan el impacto deseado, la Ayudanta General y Jefatura de Gabinete organizar y calendarizar las Audiencias Pblicas de Rendicin de Cuentas a la Sociedad. 4. El Dpto. de Relaciones Pblicas convocar a una conferencia de prensa para que las autoridades encargadas de desarrollar los contenidos de la Rendicin de Cuentas a la Sociedad puedan responder a las consultas puntuales de periodistas y cronistas acerca de los mismos. La Conferencia se desarrollar al trmino de cada Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas. Lineamiento 3: Retroalimentacin a la planificacin institucional a partir de los resultados de la Rendicin de Cuentas. La Rendicin de Cuentas a la Sociedad servir como insumo para los procesos de planificacin y mejoramiento de la gestin institucional, promoviendo la transparencia a travs de la creacin de vnculos con el personal y la sociedad. Orientaciones

1. Las respuestas del pblico interno y externo hacia la Rendicin de Cuentas, luego de su sistematizacin, sern incluidas como insumos bsicos para la planeacin institucional, retroalimentndola con los aportes de la ciudadana y del personal de la Institucin, a fin de orientar las acciones y los procesos hacia las necesidades por ellos expresadas, y como gua para las siguientes Audiencias Pblicas de Rendicin de Cuentas. 2. Todo el proceso de Rendicin de Cuentas ser debidamente documentado, de modo a garantizar el registro de todos los comentarios y aportes del pblico a los cuales fueron presentados. La Ayudanta General y la Jefatura de Gabinete documentar las Audiencias Pblicas de Rendicin de Cuentas y sistematizar la documentacin que resulte del mismo. 3. El documento resultante y sistematizado de las Audiencias Pblicas de Rendicin de Cuentas ser distribuido a cada dependencia de la Institucin, y de igual manera, a cada institucin u organizacin participante. 4. La administracin de los medios electrnicos de la Institucin habilitar un espacio a travs del cual la sociedad podr retroalimentar los eventos de rendicin de cuentas, por medio de encuestas, formularios con cuestionarios con opciones mltiples y buzones electrnicos para la recepcin de comentarios y sugerencias. Asimismo, el Dpto. de Asuntos Internos habilitar sus canales de retroalimentacin para recibir las respuestas del personal y de la sociedad a la

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rendicin de cuentas. Este perodo de retroalimentacin no podr superar los 60 das consecutivos. 5. La Ayudanta General y Jefatura de Gabinete remitir al Dpto. de Planificacin las sistematizaciones resultantes de los eventos de rendicin de cuentas y la informacin recabada y sistematizada durante el perodo de retroalimentacin de la ciudadana a la rendicin de cuentas. 6. El Dpto. de Planificacin estudiar, conjuntamente con las reas involucradas, la posibilidad de incorporar en la planificacin institucional las inquietudes, opiniones y los puntos de vista de la ciudadana, previo anlisis de su factibilidad de ejecucin. 7. El Dpto. de Planificacin elaborar los informes necesarios que servirn de insumo al Dpto. de Relaciones Pblicas para comunicar al personal y a la sociedad acerca de sus aportes incluidos en la planeacin institucional, a fin de que puedan dimensionarse los alcances de la participacin ciudadana en las acciones y en sus procesos. Fecha: ./../.

ndice Temtico Pgina 1. Comunicacin Institucional 1.1. Poltica de Alineamiento Estratgico Lineamiento 1: Induccin y Reinduccin Lineamiento 2: Difusin de Informacin sobre la Gestin Lineamiento 3: Promocin del trabajo colaborativo Lineamiento 4: Sistema de Reconocimiento 1.2. Poltica de Receptividad Institucional Lineamiento 1: Hacia el Personal Policial Lineamiento 2: Hacia el ciudadano 02 02

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1.3. Poltica Apoyo en Comunicacin a las dependencias de la Institucin 09 Lineamiento 1: Fortalecimiento del Dpto. de Comunicacin Lineamiento 2: Asesora Tcnica Lineamiento 3: Realizacin de Campaas y/o Materiales Lineamiento 4: Formacin y fortalecimiento del capital humano 1.4. Poltica de flujos internos de informacin 2. Comunicacin Pblica 2.1. Poltica de Manejo de Informacin Pblica Lineamiento 1: Registro y Sistematizacin de la informacin Lineamiento 2: Confidencialidad de la Informacin Lineamiento 3: Manejo de Crisis 2.2. Poltica de Administracin de Medios Lineamiento 1: Produccin de medios y contenidos institucionales Lineamiento 2: Medios institucionales Lineamiento 3: Participacin institucional en medios masivos Lineamiento 4: Relacin con directores de medios y formadores de opinin pblica Lineamiento 5: Instrumentos para la prctica de la prensa libre Lineamiento 6: Modelo de voceras institucionales 2.3. Poltica de relacionamiento con grupos de inters Lineamiento 1: Contratistas y Proveedores Lineamiento 2: Ciudadana en general Lineamiento 3: Miembros de la Polica Nacional Lineamiento 4: Otras Instituciones Pblicas Lineamiento 5: rganos de Control Lineamiento 6: Gremios Econmicos 11 12 12

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Pgina 3. Rendicin de Cuentas a la Sociedad 3.1. Poltica de Estructuracin de la Informacin Lineamiento 1: Obtencin y Consolidacin de la Informacin Lineamiento 2: Seguimiento y documentacin de la informacin Lineamiento 3: Reporte de la Informacin al Comando Institucional 3.2. Poltica de Anlisis e Interpretacin de la Informacin Lineamiento 1: Lectura y enfoque poltico de la informacin Lineamiento 2: Planificacin y priorizacin de los temas 22 22

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3.3. Poltica de Realizacin de los eventos de Rendicin de Cuentas Lineamiento 1: Produccin de materiales comunicacionales Lineamiento 2: Rendicin de Cuentas a la ciudadana Lineamiento 3: Retroalimentacin a la planificacin institucional

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Elaborado por: Consultora BDO Economista NGEL MEZA Departamento de Relaciones Pblicas Equipo de Comunicacin

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Crio. Ppal. MCP. SEBASTIN TALAVERA Crio. DEAAP. NORMA VERA Suboficial Ayudante O. S. GLADYS AMARILLA