“MANUAL DE ADMINISTRACION

DOCUMENTARIA”

MODULO I : SISTEMA DE PUBLICACIONES

1.- OBJETO DEL MANUAL

Dar a conocer a los Participantes del Curso de Administración

Documentaria, las normas y procedimientos generales y específicos sobre
el Sistema de Publicaciones, así como la clasificación, confección, trámite,
archivo y seguridad de la documentación que se maneja en la Institución.

Asimismo, poner a disposición de los participantes las técnicas necesarias

para la estructuración y manejo de la documentación, de acuerdo a las
disposiciones normativas contenidas en las diversas publicaciones como
ordenanzas, manuales, directivas y memorándums.

2.- FINALIDAD DEL MANUAL

Lograr que los participantes del Curso de Administración Documentaria, al

adquirir conocimientos básicos sobre el Sistema de Publicaciones, las
Técnicas de Ortografía y Redacción, la Formulación de Documentos y las
Técnicas de Clasificación y Archivo; puedan contribuir con eficiencia en el
desempeño de las labores administrativas que se les encomiende durante
su permanencia en la Fuerza Aérea del Perú.

3.- ASPECTOS GENERALES

La Administración Documentaria es el conjunto de técnicas y

conocimientos utilizados para la confección, trámite, seguridad y archivo
de la documentación que constituye la correspondencia de la Institución.

Con dicho propósito es ineludible estar bien informado sobre los

contenidos de las disposiciones que norman y regulan la estructuración de
 los documentos, así como su tramitación, las técnicas de archivo y las
medidas de seguridad que garanticen su eficiencia en el manejo y
guardianía de la documentación.

Para ello se requiere que el personal encargado de manipular la

documentación, se encuentre debidamente preparado y capacitado, de tal
manera que la información documentada llegue a su destino con
seguridad, en forma oportuna, en la mejor calidad y en el menor tiempo
posible.

Es igualmente propicio agregar que la Administración Documentaria exige

el conocimiento y dominio de otros temas como la ofimática, la redacción,
la ortografía y el sistema de seguridad aplicable en la confección, trámite y
archivo de la documentación.

Al mismo tiempo es de vital importancia saber las normas básicas para la

estructuración de los diversos tipos de documentos que se usan en la
Institución; tales como las ordenanzas, manuales, directivas, oficios,
memorándums, informes, partes, solicitudes, papeletas de trámite,
mensajes, memorias y actas, entre otros.

4.- FORMALIZACION DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

a.- Aspectos Generales:

1) El Decreto Supremo No. 043-2006-PCM del 26 de Julio del 2006,

establece los lineamientos para la elaboración y aprobación del
Reglamento de Organización y Funciones (ROF) por las
Entidades de la Administración Pública, así como ciertas
disposiciones que promueven la formalización e implementación
de sistemas administrativos en las Reparticiones del Estado.

2) En concordancia con el Decreto Supremo anteriormente indicado,

la Comandancia General de la Fuerza Aérea, ha emitido la
Ordenanza 23-1 del 24 de Abril del 2008, que establece las
normas y procedimientos para la formalización de los Sistemas
Administrativos de la Institución.
 3) La Ordenanza anteriormente citada, ha sido emitida con la
finalidad de promover que la Institución funcione bajo un enfoque
sistémico y armónico en sus diferentes campos de acción; así
como, fijar y uniformizar los criterios para la formulación y trámite
de aprobación de las Ordenanzas de Sistemas Administrativos de
la FAP (OSAD).

4) La Ordenanza 23-2 del 24 de Junio del 2008 que anula a la

Ordenanza 5-1 del 01 de junio del 2001, establece el “Sistema de
Publicaciones de la FAP” y señala como publicaciones
componentes del Sistema, las Ordenanzas de Sistemas
Administrativos que son generadas por las Unidades y
Dependencias.

5) Las Ordenanzas de Sistemas Administrativos, son publicaciones

de nivel FAP, generadas con el propósito de establecer la
constitución y funcionamiento de los diferentes sistemas
administrativos que interactúan en la Fuerza Aérea, cuya
aplicación es obligatoria y permanente por parte de las Unidades y
el Personal de la FAP comprendidos dentro de su alcance.

b.- Conceptos y Definiciones Básicas:

1) Sistema.- Es el conjunto de elementos heterogéneos que

cumplen funciones diferentes pero interrelacionadas entre si, para
lograr un propósito común.

2) Subsistema.- Es el sistema componente de un sistema de mayor

jerarquía. Cada una de las partes de un sistema es un
subsistema. Es decir, el subsistema es un conjunto de partes e
interrelaciones que se encuentra estructural y funcionalmente en
un sistema mayor y posee sus propias características.
3) Sistema Administrativo.- Es el conjunto de elementos orgánicos,
normativos y técnicos que debidamente interrelacionados,
permiten el funcionamiento de los diversos procesos que
desarrolla la Fuerza Aérea en el área administrativa, operativa,
logística, técnica y otras, en sus diferentes niveles.
 4) Órgano Rector.- Es la Unidad de mayor nivel orgánico de la
Fuerza Aérea, que tiene como misión dirigir el Sistema
Administrativo y que, de acuerdo con el ámbito de su
competencia, puede agrupar a otros subsistemas con el propósito
de asegurar el cumplimiento eficaz de los objetivos de la
Institución.

5) Órganos de Coordinación.- Son todos aquellos elementos

orgánicos que, de acuerdo con las directivas del Órgano Rector;
planean, promueven y centralizan las acciones necesarias, para el
funcionamiento de un Sistema Administrativo.

6) Órganos de Ejecución.- Son todos aquellos elementos orgánicos

que, de acuerdo con las directivas del Órgano Rector y
planteamiento de los Órganos de Coordinación, desarrollan
acciones que permiten el adecuado funcionamiento de un Sistema
Administrativo.

7) Órganos Complementarios.- Son todos aquellos elementos

orgánicos que, en adición a los elementos de coordinación y
ejecución, pueden contribuir al adecuado funcionamiento del
Sistema Administrativo.

8) Relación Funcional.- Es la conexión que se presenta entre los

elementos orgánicos de un sistema administrativo, caracterizada
por el enlace existente entre ellos, tanto en sentido vertical
superior, vertical inferior y lateral.

9) Relación Jerárquica.- Es la conexión que se presenta entre los

elementos orgánicos de un sistema administrativo, caracterizada
por la autoridad vertical y directa que ejercen los órganos
ubicados en los niveles superiores sobre los que se encuentran en
los niveles inferiores.

c.- Constitución de los Sistemas Administrativos:

1) Elementos Orgánicos:
 Son el conjunto de Unidades y Dependencias que tienen una
tarea asociada a la finalidad de los sistemas administrativos, los
cuales están comprendidos por los Elementos Orgánicos de
Primer Nivel, Segundo Nivel y Tercer Nivel, los que a su vez
consisten en lo siguiente:

a) Elemento Orgánico de Primer Nivel : Órgano Rector del

Sistema.

b) Elementos Orgánicos de Segundo Nivel : Órganos de

Coordinación.

c) Elementos Orgánicos de Tercer Nivel : Órganos de

Ejecución.

De ser necesario, el Órgano Rector del Sistema, podrá plantear

niveles adicionales para el adecuado funcionamiento del Sistema
Administrativo.
2) Elementos Normativos.- Son el conjunto de normas, dispositivos
legales y convenios nacionales e internacionales, que regulan las
relaciones entre los distintos componentes orgánicos de los
sistemas administrativos.

Los Elementos Normativos están comprendidos por los

dispositivos Legales, Convenios, Disposiciones Normativas del
Ministerio de Defensa y de la Fuerza Aérea, conforme al siguiente
detalle:

a) Los Dispositivos Legales que regulan el Sistema

administrativo.

b) Los Convenios Nacionales e Internacionales (de ser el

caso).

c) La Normatividad del Ministerio de Defensa y de otros

Sectores que tengan injerencia en el Sistema.

d) Las disposiciones Normativas Fuerza Aérea.

3) Elementos Técnicos:
 Son el conjunto de recursos humanos, materiales y económicos,
necesarios para el eficiente funcionamiento de los sistemas
administrativos, que a su vez comprenden lo siguiente:

a) Recursos Humanos : Personal Militar y Civil.

b) Recursos Materiales : Infraestructura, equipos y medios.
c) Recursos Económicos : Presupuesto y Asignaciones
Especiales

d.- Funcionamiento de los Sistemas Administrativos:

1) El funcionamiento de un sistema administrativo está orientado a

alcanzar los objetivos mediante un enfoque sistémico y armónico
que interrelacione eficientemente los elementos orgánicos,
recursos y normatividad que correspondan a un determinado
campo de acción institucional.

2) El diseño, desarrollo, implementación y conducción de todo

sistema administrativo, estará a cargo de su correspondiente
Órgano Rector, debiendo ser propuesto en los casos que
corresponda por la Unidad interesada o promotora.

3) Los sistemas administrativos deberán ser establecidos

formalmente mediante Ordenanza FAP, cuyo trámite de
aprobación se efectuará de acuerdo con lo establecido en la
Ordenanza 5-4 que trata sobre “Ordenanzas, Manuales y
Directivas”.

4) Los sistemas administrativos podrán incluir en su composición

otros sistemas afines, los cuales deberán ser mencionados en el
funcionamiento de dicho sistema administrativo.

5) Cada sistema administrativo deberá tener claramente definido su

ámbito de acción, sin interferir o generar duplicidad en el
funcionamiento de otros sistemas.
 6) Los sistemas administrativos deberán considerar en su
constitución los elementos orgánicos, normativos y técnicos que
requieran para su eficiente funcionamiento y, asimismo,
determinarán sus relaciones con otros sistemas.

7) Los Comandantes y Directores de las Unidades Rectoras de

Sistemas Administrativos, canalizarán por conducto regular, los
proyectos de Ordenanzas de Sistemas Administrativos (OSAD) de
su competencia al Jefe del Estado Mayor General, quién
dispondrá su estudio respectivo a la Dirección de Racionalización
Administrativa (DIRAC).

8) El Estado Mayor General a través de la DIRAC, evaluará los

proyectos de Ordenanzas de Sistemas Administrativos sometidos
a su consideración y procederá a confeccionar lo siguiente:

a) El proyecto definitivo en coordinación con la Unidad

promotora.
b) La documentación de sustentación del proyecto respectivo.
c) El proyecto de Resolución para su aprobación por el
Comandante General.

e.- Relaciones, Formulación y Trámite:

1) Relaciones de los Sistemas Administrativos.- Los Sistemas

administrativos deberán determinar claramente las relaciones que
sean necesarias con otros sistemas; así como, con Unidades FAP
y Entidades extra FAP para su mejor organización y
funcionamiento.

2) Formulación y Trámite de las Ordenanzas.- La preparación,

edición, elaboración, identificación, clasificación de seguridad,
difusión, distribución, archivo, modificación, reemplazo, anulación,
revisión y control de las Ordenanzas del Sistema Administrativo,
se realizará conforme a lo establecido en la Ordenanza 5-4.

f.- Procedimientos para la Estructuración de las Ordenanzas:

 1) La estructura general para formular las Ordenanzas de Sistemas
Administrativos (OSAD), estará de acuerdo con lo establecido en
la Ordenanza 5-4, cuyo contenido de dicha estructura será como
sigue:

a) OBJETO...................................................... 1
b) AUTORIDAD................................................ 2
c) GENERALIDADES ...................................... 3
d) FINALIDAD ................................................. 4
e) ALCANCE.................................................... 5
f) CONSTITUCIÓN ................... ..................... 6
g) FUNCIONAMIENTO..................................... 7
h) RELACIONES ............................................. 8
i) RESPONSABILIDADES................................ 9

2) El encabezamiento, índice, texto, firma, distribución, autenticación

y anexos de las Ordenanzas, se efectuará conforme a lo
establecido en la Ordenanza 5-4.

g.- Representación Gráfica de los Sistemas Administrativos:

1) Para representar a los Elementos Orgánicos de los Sistemas

Administrativos, se emplearán las figuras indicadas en el Anexo
“B”, donde se puede apreciar lo siguiente:

a) En el Primer Nivel.- Se empleará un triángulo equilátero y en

su interior se colocará el nombre o sigla del órgano rector del
sistema administrativo. Ejemplo:

b) En el Segundo Nivel.- Se emplearán círculos para representar

a los órganos de coordinación del sistema administrativo.
 c) En el Tercer Nivel.- Se emplearán elipses para representar a
los órganos de ejecución del sistema administrativo. En caso
que se requiera de un nivel adicional se hará uso de
rectángulos.

PRIMER NIVEL SEGUNDO NIVEL TERCER NIVEL

(Fig. de Triángulo) (Fig. de Círculo) (Fig. de Elipse)
ORGANO RECTOR ORG.COORDINACION ORG. DE EJECUCION

EMGRA

2) Para representar las relaciones que existen entre los diferentes

niveles de un sistema administrativo se emplearán las siguientes
líneas continuas y líneas guionadas que consisten en lo siguiente:

a) Línea Continua( ).- Se utilizará para representar la relación

jerárquica. La línea deberá partir de la parte inferior o lateral
de la figura, con la flecha apuntando hacia los niveles
subordinados.

b) Línea Guionada( ).- Se utilizará para representar la

relación funcional. La línea se unirá con el resto de los
elementos orgánicos en los diferentes niveles, con la flecha
apuntando en los dos sentidos.

3) En la representación gráfica del Sistema Administrativo se

considerarán los tres niveles básicos, salvo que se requieran de
otros niveles adicionales, previa justificación del Órgano Rector
correspondiente.

4) Los gráficos de los Sistemas Administrativos, deberán ser titulados

en la parte central superior con las palabras “ELEMENTOS
ORGÁNICOS DEL SISTEMA DE PUBLICACIONES”.
5) Los títulos serán escritos de manera completa, con letras
mayúsculas, fuente Bookman Old Style tamaño 12 y en negrita.

6) Cada figura deberá contener el nombre o sigla del elemento

orgánico al cual representa, utilizándose letras mayúsculas y
fuente Bookman Old Style.