INSTITUCIN EDUCATIVA RINCN SANTO rea de tecnologa e Informtica

GRADO DECIMO GUA DE TRABAJO No 6 ACCESS 2010 - RELACIONES. JUSTIFICACIN Es comn que informaciones de una tabla estn asociadas con informaciones de otras tablas. En este caso podemos establecer una relacin entre las dos tablas. Es a travs de la relacin que el Access consigue, a partir de informaciones en una tabla, obtener informaciones registradas en la otra tabla. Existen tres tipos de relaciones entre dos tablas A y B: uno a uno, uno a varios, varios a varios. Relaciones uno a uno. La relacin uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla A posee como mximo un registro asociado en la tabla B y un registro de la tabla B posee como mximo un registro asociado en la tabla A. Esta relacin est presente en el nmero de gerente/nmero de empleado, entre el PADRN DE DEPARTAMENTOS y el PADRN DE EMPLEADOS. Para cada nmero de gerente identificamos apenas un registro en el PADRN DE EMPLEADOS y cada funcionario es eventualmente gerente de apenas un departamento. Relaciones uno a varios. La relacin uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro asociado en la tabla B, mientras que, un registro de la tabla B posee como mximo un registro asociado en la tabla A.Esta relacin est presente en la sigla del departamento entre el PADRN DE DEPARTAMENTO y el PADRN DE EMPLEADOS. Para cada sigla del PADRN DE DEPARTAMENTO Si identificamos varios registros con esta sigla en el PADRN DE EMPLEADOS, mientras que, para cada sigla en el PADRN DE EMPLEADOS identificamos como mximo un registro en el PADRN DE DEPARTAMENTOS. Tambin debe quedar claro que, en principio, podemos tener departamentos sin funcionarios y funcionarios que momentneamente no estn asignados a ningn departamento. Relaciones varios a varios. La relacin varios a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro asociado en la tabla B y, anlogamente, un registro en la tabla B puede tener mas de un registro asociado en la tabla A. Los cargos ocupados por un empleado a lo largo del tiempo constituyen una relacin de esta naturaleza. Cada empleado ocup varios cargos y un cargo fue ocupado por diversos empleados. En esta relacin queda inmediatamente aparente que al par empleado/cargo probablemente estarn asociadas otras informaciones, por ejemplo, la fecha en que el empleado asumi el cargo en cuestin. Relaciones de este tipo varios a varios no pueden ser especificadas directamente en Access. Es necesario la creacin de una tabla intermediaria que en nuestro caso podra tener el nombre: cargos ocupados. Cada registro en esta tabla sera compuesto de tres campos: Nmero de empleado, Cdigo del cargo y Fecha de admisin a este cargo. Como se observa, se cre una relacin uno a varios entre el PADRN DE EMPLEADOS y el PADRN DE CARGOS OCUPADOS y, anlogamente, otra relacin uno a mucho entre el PADRN DE CARGOS Y SALARIOS y elPADRN DE CARGOS OCUPADOS. Por lo tanto una relacin varios a varios es convertida en dos relaciones una a varios cuando hubiera informaciones asociadas a los pares relacionados.

WILLIAM RAMIREZ VELASQUEZ Docente

INSTITUCIN EDUCATIVA RINCN SANTO rea de tecnologa e Informtica

Creacin de relaciones. En Access podemos crear relaciones localizadas, utilizadas en una consulta especfica, o relaciones globales que posiblemente tendrn un uso ms general. Relaciones de uso localizado sern vistas mas adelante en el captulo referente a consultas. Las Relaciones de uso general son tiles porque pueden ser usadas automticamente en nuevas consultas, facilitan la generacin de subformularios y subinformes y permiten un cierto grado de proteccin en operaciones de actualizacin al imponerse la integridad referencial para las relaciones como ser visto mas adelante. La creacin y edicin de relaciones es hecha en la ventana Relaciones como muestra la figura 1. En esta ventana se muestra el diagrama de relaciones entre las tablas. Para cada tabla son mostrados sus campos y lneas de asociacin con campos de otras tablas. Estas lneas representan las relaciones.

FIGURA 1.Ventana de Relaciones Para exhibir la ventana Relaciones, se pica en el botn Relaciones de la barra de herramientas de la ventana Base de Datos. En respuesta aparece la ventana acompaada de la ventana de dilogoMostrar tabla. Si el dilogo no aparece, basta cliquear el botn Mostrar tabla en la barra de herramientas. En el caso fueron adicionadas tres tablas anteriormente construidas. Las tablas adicionales pueden ser arrastradas y redimensionadas hasta que queden visualmente legibles.

WILLIAM RAMIREZ VELASQUEZ Docente

INSTITUCIN EDUCATIVA RINCN SANTO rea de tecnologa e Informtica

Para crear una relacin entre el PADRN DE DEPARTAMENTOS y el PADRN DE EMPLEADOS, picar sobre el campo Sigla del departamento en la tabla PADRN DE DEPARTAMENTOS y se arrastra asta el campo Sigla del departamento en la tabla PADRN DE EMPLEADOS. En respuesta surge la ventana de dilogo de relaciones (figura 2.3.) Para que sean provistas mas especificaciones sobre la ligazn en cuestin. En el caso que se desee alterar posteriormente estas especificaciones basta dar un doble clic sobre la lnea de unin, esto hace aparecer la ventana de dilogo relaciones. En el caso que se desee Exigir la integridad referencial para imposibilitar el empadronamiento de empleados en departamentos inexistentes en el PADRN DE DEPARTAMENTOS. Al activar esta opcin pasa a ser necesario especificar tambin cual es el tipo de relacin El tipo uno a varios ya aparece seleccionado porque es el padrn del Access. Adems de eso, es necesario indicar si desea guardar el layout de esta ventana. Conviene guardarlo si una nueva distribucin de las tablas fuera visualmente mas adecuada. Se debe observar que el diseo de las relaciones indica si l es del tipo uno a varios (algoritmo 1 y smbolo de infinito 8) o un a uno (algoritmo 1). Los bordes ms gruesos de la lnea de unin indican que la integridad referencial fue impuesta por la relacin. Borrado de relaciones. Para borrar una relacin basta seleccionar la lnea de unin y accionar la tecla DEL. Para borrar una tabla basta seleccionarla y accionar tambin la tecla DEL. Es importante recordar que la eliminacin de una tabla no borra la relacin. Si la ventana relaciones fue cerrada y accionada de nuevo, entonces la tabla borrada es mostrada nuevamente con todas sus relaciones. Por lo tanto, para borrar una relacin es necesario seleccionar la relacin explcitamente y accionar DEL, enseguida se borra la tabla. Se puede borrar todo el contenido de la ventana Relaciones. Para eso, basta en el men Edicin accionar Borrar diseo. Pero esto no borra las relaciones registradas Internamente. Enseguida se puede adicionar una tabla y utilizar el botn de la barra de herramientas. Mostrar todas relaciones directas para exhibir apenas las relaciones directamente asociadas a la tabla. Para exhibir todo, accione el botn Mostrar todas las relaciones.

WILLIAM RAMIREZ VELASQUEZ Docente

INSTITUCIN EDUCATIVA RINCN SANTO rea de tecnologa e Informtica

FIGURA 2. Barra de herramientas de la ventana relaciones

WILLIAM RAMIREZ VELASQUEZ Docente