MANUAL DE POLTICAS DEL EMPLEADO

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

DATOS DE LA FIRMA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Historia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Misin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Localizacin Geogrfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Afiliaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nuestros Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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CLIENTELA Y SERVICIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Clasificacin de Clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Principios Profesionales y Relacin con Clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No-Revelacin (Non Disclosures) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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SU EMPLEO CON TORRES, HERNANDEZ & PUNTER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Definiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Solicitud de Empleo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Perodo Probatorio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Igualdad de Empleo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Niveles de Responsabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Horas Trabajadas y Facturadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Forma I-9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Forma R99-R4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Expediente Personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Empleo Aparte / conflicto de Intereses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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BENEFICIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vacaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enfermedad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tiempo Extra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Das Feriados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Plan Mdico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Plan Dental . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Derechos Bajo Consolidadted Omnibus Budget Reconciliation Act of 1986 (COBRA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seguro por Condiciones Ocupacionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seguro por Condiciones No-Ocupacionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seguro de Vida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Licencia por Maternidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Licencia de Funeral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Millaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pago por Estacionamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pago por Dietas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Licencia de Contador Pblico Autorizado u Otra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS GENERALES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Asistencia y Puntualidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informe de Horas Trabajadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Material de Oficina y Equipo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Poltica de Computadoras Personales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Llamadas Telefnicas en la Oficina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contacto con la Oficina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdigo de Vestimenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vestimenta Casual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Material con Sello Oficial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tarjetas de Presentacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Poltica de Prestamos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adelantos de Salario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informacin Confidencial y Restringida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Poltica de Internet y Correo Electrnico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conduciendo en Gestiones Oficiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Saln de Conferencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Poltica de No Fumar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Drogas y Alcohol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sugerencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sistema de Seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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PLAN DE MANEJO DE DOCUMENTOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . CONDUCTA GENERAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Relaciones con los Compaeros de Trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hostigamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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COUNSELINGS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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EVALUACIONES DE PERSONAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Frecuencia de las Evaluaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Haciendo la Evaluacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Discusin de la Evaluacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Acceso a las Evaluaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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EDUCACION CONTINUA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aporte de la Firma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seminarios Externos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Expediente de Educacin Continua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Materiales Educativos y Procedimientos de Biblioteca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adiestramiento Director al Trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Exmenes para Licencia de Contador Pblico Autorizado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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EVALUACION DEL PERSONAL GERENCIAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Confidencialidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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TERMINACION DE EMPLEO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renuncia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Despido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Liquidacin de Salario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Referencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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BIENVENIDO A TORRES, HERNANDEZ & PUNTER!

De parte de todo el grupo de trabajo, te damos la bienvenida a TORRES, HERNANDEZ & PUNTER; y te deseamos suerte y xito en tu posicin. Esperamos que tu empleo con nosotros sea una grata experiencia.

Creemos que cada empleado contribuye directamente al crecimiento de TORRES, HERNANDEZ & PUNTER. Esperamos que t tambin te sientas orgulloso de formar parte de nuestro equipo.

Este manual de polticas y procedimientos ha sido desarrollado para describir lo que se espera del personal, programas y beneficios de la Firma para empleados elegibles. Los empleados deben familiarizarse, lo antes posible, con el contenido del mismo y aclarar cualquier duda relacionada con su empleo en TORRES, HERNANDEZ & PUNTER. Ahora es el momento de dejar todo claro.

TORRES, HERNANDEZ & PUNTER se reserva el derecho de cambiar sus polticas y procedimientos o ajustarlas de acuerdo a las circunstancias especficas.

Esperamos que esta experiencia sea una retante, beneficiosa y productiva.

Sinceramente,

________________________ CPA Luis Hernndez Santana Socio

__________________________ CPA Bernardo Punter Morl Socio

INTRODUCCION
Este manual de polticas* te ayudar a familiarizarte con la Firma y algunas polticas que influencian tu empleo. Es imposible anticipar cada situacin que pueda surgir, por esto el manual destaca polticas, prcticas y beneficios generales de la Firma. Otras polticas y prcticas posiblemente no aparezcan en este manual. Si usted tiene duda de alguna poltica (escrita o no-escrita), tiene alguna pregunta de este manual o necesita ms informacin, por favor, dirjase a la Administradora, su gerente o a un socio. Reconocemos que nuestra industria cambia de tiempo en tiempo y que ocurren cambios en los reglamentos gubernamentales. Por esto nos reservamos el derecho de modificar, cancelar o corregir cualquiera de las polticas, prcticas y beneficios de la Firma, en cualquier momento con o sin previa notificacin. Deseamos aplicar las polticas de la Firma consistentemente y sin discrimen para que todos los empleados, en situaciones similares, reciban un trato uniforme. Puede darse el caso de que surja una situacin que nos Ileve a desviarnos de nuestros procedimientos usuales. A pesar de que tratamos de minimizar estas situaciones, debemos reservarnos el derecho de considerar cada caso separadamente y, hacer las excepciones apropiadas cuando entendamos que as sea necesario. Las nicas desviaciones de las polticas, procedimientos y beneficios son aquellas autorizadas por los socios. Este manual para empleados, ha sido creado sin prejuicio hacia el empleado, la Firma, o cualquier grupo de empleados. Este manual o cualquier otro documento de beneficios o acuerdos de confidencialidad no tienen el propsito de servir como contrato ni obligacin. Si cualquier seccin de este manual se anula por una jurisdiccin competente, el resto del manual continua en efecto y en completa fuerza, sin ser anulado en ninguna forma. Del mismo modo, si alguna de las polticas en este manual conflije con alguna ley estatal o federal, la ley controla, y la poltica o porcin de la poltica que conflije se considera inaplicable a los empleados. Este manual aplica a todos los empleados nuevos y existentes en la Firma, incluyendo socios, personal profesional, tcnico y administrativo. Aplica a empleados a tiempo completo, parcial y temporeros, internados, excepto en los casos o situaciones que as se mencione. Este manual se sobrepone a todas las polticas, prcticas y beneficios previos, escritos o no. A usted se le ha entregado una copia personal del manual de empleado. Tan pronto le sea posible, separe un tiempo para revisarlo. Refirase a l cuando le surja una pregunta referente a las polticas, prcticas o beneficios de esta Firma. Estas polticas tienen efecto inmediato y se espera que usted las conozca y cumpla con ellas. En caso de terminacin de empleo es necesario devolver este manual a la Administracin. *Revisiones: 1 de julio de 2002 1 de julio de 2003 1 de julio de 2006

DATOS DE LA FIRMA
HISTORIA TORRES, HERNANDEZ & PUNTER se establece en julio de 2002, aunque su origen se remonta a principios de la dcada de los 80s cuando el CPA Luis Hernndez Santana y el CPA Bernardo Punter Morla comenzaron a trabajar con el CPA William Torres Torres quien en aquel entonces, recin organizaba su prctica independiente en el rea de contabilidad pblica. Los CPAs Hernndez y Punter se especializaron en el rea de auditora, ofreciendo sus servicios a clientes en diversas industrias como: construccin, gobierno, manufactura, bienes races instituciones sin fines de lucro y empresas de ventas al detal. En 1988 el CPA Hernndez se convierte en socio a cargo del departamento de auditora de la firma CPA William Torres Torres & Co, seguido unos aos ms tarde por el CPA Punter. Bajo el liderato de ambos socios se ampla la cartera de clientes, hasta que en julio de 2002 deciden establecer una firma dedicada a ofrecer servicios de auditora. Esta decisin responde principalmente a las tendencias en la industria de la contabilidad pblica de separar los servicios de auditora, de los servicios de consultora que se ofrecen a los clientes, por entender que puede afectar la independencia del auditor. MISION La misin de TORRES, HERNANDEZ & PUNTER es proveer servicios de auditora, manteniendo al mximo los estndares de tica y calidad en nuestro trabajo de manera que aportemos al desarrollo de la comunidad empresarial de Puerto Rico mientras obtenemos un rendimiento razonable para los clientes, empleados y socios de la Firma. Nos comprometemos a: Ser sensibles a los cambios que afectan a nuestros clientes, empleados, socios y a la comunidad en general. Perseguir aquellas oportunidades de negocios y alianzas estratgicas que sean afines a las metas de nuestros clientes, empleados y socios. Crear un ambiente de trabajo agradable que promueva el continuo desarrollo profesional y la realizacin personal de nuestros empleados y socios. Proveer nuestros servicios de forma efectiva, eficiente y oportuna y que stos sean afines a las necesidades de nuestros clientes.

LOCALIZACION GEOGRAFICA Carretera Estatal # 190, Km. 0.7, Urbanizacin Industrial La Cermica, Carolina,

AFILIACIONES Colegio de Contadores Pblicos Autorizados de Puerto Rico (CCPA) American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) Asociacin de Contadores de Gobierno (AGA) Asociacin de Administradores de Asistencia Econmica

NUESTROS SERVICIOS Proveemos servicios de auditora, revisin y compilacin para entidades privadas y gubernamentales con el propsito, de reforzar los procedimientos administrativos y maximizar los resultados operacionales. Acompaamos nuestros informes de auditora con sugerencias de cmo alcanzar dichos resultados. La mayora de los servicios de auditora incluyen una evaluacin de controles internos.

CLIENTELA Y SERVICIOS
Nuestra clientela consiste, principalmente, de Firmas de construccin, bienes races, salud y ventas al por mayor y al detal.

CLASIFICACION DE CLIENTES Es el compromiso de esta Firma ofrecer servicios de excelencia a todos nuestros clientes. Por esto hemos clasificado a nuestros clientes en orden de prioridad. "Shareholders" (S) requieren servicio de excelencia de inmediato. "Principals" (P) requieren servicio de excelencia con prontitud. "Associates" (A) requieren servicio de excelencia a tiempo.

PRINCIPIOS PROFESIONALES Y RELACION CON CLIENTES Confidencialidad La confianza y privacidad son fundamentales en nuestra profesin. Cada persona empleada por esta Firma est obligada a abstenerse de discutir asuntos de un cliente a una persona ajena al trabajo, incluyendo miembros de la familia. Conducta en la Oficina del Cliente Por la naturaleza de nuestros servicios, usualmente el trabajo diario con el cliente, conlleva el establecer una buena relacin y comunicacin con ste y su personal. Sin embargo, en todo momento debemos mantener una actitud profesional y una conducta apropiada. En vez de dejar esta importante rea a la interpretacin personal, entendemos que es sumamente importante ser especficos acerca de lo que se considera una conducta apropiada. 1. Luego de pasar mucho tiempo con el personal del cliente, puede surgir una relacin ms cercana y personal. Aunque se fomenta una actitud amistosa hacia el cliente, deben evitarse discusiones largas y personales con los empleados del cliente durante horas laborables. Esas interrupciones de trabajo son resentidas por el cliente. 2. Como regla general, slo se debe discutir con los empleados del cliente aquellas reas que sean pertinentes a su departamento y su nivel de responsabilidad. 3. No se deben discutir asuntos internos de la Firma con el personal del cliente. 4. No se deben discutir temas o problemas personales con el personal del cliente. incluye su compensacin. Esto

5. No haga comentarios o crticas acerca del trabajo, honorarios, u otra caracterstica de otra firma. Apoye nuestra Firma pero, no desacredite otras firmas. 6. Tenga cuidado de no discutir defectos o idiosincrasias del personal del cliente.

7. Abstngase de hablar asuntos del cliente en elevadores, restaurantes u otros lugares pblicos. 8. No discuta problemas de procedimientos (como pruebas de auditora), preguntas tcnicas, y controversias frente al personal del cliente. 9. No haga compras al cliente, otras que no sean las normales. 10. No tome prestado dinero de un cliente a menos que una porcin mayor del negocio del cliente sea prestar dinero al pblico; y de ser as, solo un prstamo normal con intereses regulares. 11. No solicite donaciones al cliente. 12. Ocasionalmente los clientes le pueden ofrecer regalos (ej, En Navidad). Un regalo puede ser aceptado, siempre que su valor sea menor de cien dlares. Todas estas ofertas deben ser notificadas a los socios. 13. Si un cliente le hace una oferta de empleo, asegrese discutirlo inmediatamente con un socios. Si usted desease pertenecer a la industria del cliente, la Firma le asistir en alcanzar ese objetivo. 14. El asistir a actividades sociales en el aspecto personal con empleados del cliente est estrictamente prohibido. Discusin con los clientes Discusin de temas significativos con los clientes, o peticiones, de opinin en reas importantes deben ser tradas inmediatamente a la, atencin de los socios. Es de stos, la responsabilidad de decidir cmo manejar la situacin y preparar una carta del asunto, de ser apropiado. Recomendaciones a los clientes Como parte del trabajo diario, se podrn identificar situaciones, polticas o procedimientos que segn nuestro juicio necesiten modificarse. Nuestros empleados deben hacer ese tipo de recomendaciones a su supervisor inmediato para que ste determine la posibilidad de hacer recomendaciones al cliente. Acciones que se tomen como resultado de una recomendacin sern considerados a la hora de evaluaciones. Desarrollo de la Prctica Apoyamos a todo el personal a traer nuevos clientes y/o expandir los servicios a los clientes existentes. Estos esfuerzos deben estar dentro de la tica de la profesin. Nuevos clientes trados por el personal pasaran a ser clientes regulares de la Firma y se manejaran de acuerdo a nuestras polticas y procedimientos. La Firma es libre de rechazar o descontinuar cualquier contrato en cualquier momento; por supuesto, no se har sin una razn vlida.

Expediente de Clientes Los clientes nos pueden juzgar por el trato que le damos a sus expedientes. Si somos descuidados con sus archivos y expedientes, podran concluir que tenemos la misma actitud para el trabajo tcnico. Es por esto que es su responsabilidad tratar el material del cliente con un cuidado particular. A parte de las marcas de cotejo necesarias, los expedientes no deben ser escritos ni alterados en ninguna forma. Si es posible, debe solicitar al personal del cliente el buscar y devolver material de los archivos. Siempre se debe devolver en las mismas condiciones que le fueron entregados. De ser necesario sacar expedientes de las facilidades del cliente, debe ser autorizado por la persona a cargo de la asignacin. Al cliente se le debe dar detalle del material, firmar un recibo y mantener una copia para poner en el expediente de la Firma. Al ser devuelto debe solicitar un recibo el cual tambin debe ser archivado por la Firma. Nunca se debe sacar material de las facilidades del cliente sin su consentimiento.

Copiar Expedientes del Cliente Ocasionalmente es necesario reproducir material del cliente. Siempre que sea posible esto debe hacerlo personal del cliente. Si fuese necesario sacar el material a fotocopiar fuera, debe ser con el consentimiento del cliente y de la persona a cargo del proyecto.

Uso del Telfono en el Cliente Se debe mantener el uso del telfono al mnimo cuando se est en un cliente. Llamadas personales deben ser desde un telfono pblico o celular personal y no en horas laborables. Las Ilamadas personales o de otros clientes estn prohibidas excepto cuando sea urgente. El personal de la Firma debe limitar las Ilamadas al personal asignado a proyectos. Nunca informe a personas fuera de la Firma el telfono de un cliente o el que usted estar trabajando en la oficina de un cliente.

Irregularidades del Cliente Si usted sospecha de evidencia de robo, apropiacin, defalque o cualquier otra irregularidad por parte del personal del cliente, debe informar inmediatamente a su supervisor. Bajo ninguna circunstancia debe discutir sobre el tema con cualquier empleado del cliente, incluyendo oficiales.

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NO - REVELACION (NON-DISCLOSURE) La proteccin de la informacin confidencial y secretos de negocios, es vital para los intereses y el xito de TORRES, HERNANDEZ & PUNTER. Esta informacin incluye, pero no se limita a los siguientes ejemplos: informacin de compensacin listado de clientes preferencias de clientes informacin financiera estrategias de relaciones laborales estrategias de mercado desarrollo de nuevo material proyectos y propuestas pendientes estrategias de investigacin y desarrollo informacin tecnolgica prototipos tecnolgicos

Todos los empleados se les requiere firmar un acuerdo de no-revelacin como condicin de empleo. Los empleados que negligentemente usen o revelen secretos o informacin confidencial de negocios estarn sujetos a accin disciplinaria, hasta incluir despido y accin legal, an cuando no haya habido un beneficio de la informacin revelada.

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SU EMPLEO CON TORRES, HERNANDEZ & PUNTER

DEFINICIONES Empleados Exentos Empleados Por Hora Personal que esta excludo de la Ley de Salario Mnimo. Empleados cubiertos por la Ley de Salario Mnimo. Generalmente, el personal secretarial y administrativo es considerado como empleados por hora. Personal que semanalmente. por lo regular trabaja 40 horas

Empleados a Tiempo Completo

Empleados a Tiempo Parcial

Personal que generalmente trabaja menos de 30 horas semanales. Empleados que ya aprobaron un perodo probatorio y no estn trabajando temporeramente. Empleados contratados por un tiempo definido o un proyecto especfico.

Empleados Regulares

Empleados Temporeros

SOLICITUD DE EMPLEO TORRES, HERNANDEZ & PUNTER se basa en la veracidad de la informacin de la solicitud de empleo como tambin en la de la informacin presentada durante el proceso de reclutamiento y empleo. Cualquier representacin falsa, u omisin de informacin puede resultar en la exclusin del candidato de considerarse para empleo o, si la persona ya ha sido contratada, en la terminacin de empleo. PERIODO PROBATORTO La Firma siempre se esfuerza en contratar al personal ms cualificado para cada posicin. De todas formas es imposible conocer el desempeo de una persona hasta tanto ejerza las funciones especficas del trabajo. Durante un perodo de 90 das la Firma evaluar el desempeo del empleado en determinada posicin. Se harn evaluaciones y se determinar si cumple con los requisitos para cubrir la plaza. La Firma podr terminar el empleo en cualquier momento sin obligacin alguna. Al completar satisfactoriamente este perodo, el empleado pasar a ser empleado regular de TORRES, HERNANDEZ & PUNTER con todo lo que esto conlleve.

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IGUALDAD DE EMPLEO Para poder proveer igualdad de empleo y oportunidades de promocin para todos los individuos, las decisiones de empleo en TORRES, HERNANDEZ & PUNTER estarn basadas en mritos, cualificaciones y habilidades. TORRES, HERNANDEZ & PUNTER no discrimina, en oportunidades de empleo o prctica, por razones de raza, color, religin, sexo, origen nacional, edad, impedimento, condicin social, preferencias polticas, o cualquier otra caracterstica protegida por ley. Cualquier empleado con preguntas o preocupaciones acerca de cualquier tipo de discrimen en el trabajo, se le exhorta a traer el asunto a la atencin de su supervisor, socios o administradora de la firma. Los empleados pueden traer sus preocupaciones sin miedo a represalia. Cualquier persona que se encuentre cometiendo cualquier tipo de discrimen ilegal, ser objeto de accin disciplinaria, hasta incluir terminacin de empleo.

NIVELES DE RESPONSABILIDAD La clasificacin de empleados en niveles se utiliza para conocer el grado de experiencia, para evaluar el desempeo, y establecer criterio para promocin. Los niveles de crecimiento son los siguientes: PERSONAS PROYECTO(S) QUE SUPERVTSA A CARGO Asistente Staff Heavy Staff Senior Supervisor Senior Junior Manager Manager Senior Manager Socio 0 0 1 2/3 2/3 4/5 5+ 8+ + 0 1 1 1 2 3/4 4+ 5+ +

Las promociones en niveles se basan en el desempeo del trabajo, las evaluaciones peridicas de cada empleado, liderazgo, y el deseo de aceptar ms responsabilidad. Anualmente, los socios evalan las promociones correspondientes. Al comienzo de cada ao se circula un memo con los niveles de todo el personal.

HORAS TRABAJADAS Y FACTURADAS Es deber de todo el personal exento de TORRES, HERNANDEZ & PUNTER cumplir con los requisitos de horas trabajadas y facturadas. El trmino para cumplir dichas horas es del primero de Julio al 30 de Junio del prximo ao.

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Horas trabajadas no facturadas

son aquellas horas las cuales el empleado incurre, pero no se facturan al cliente. No incluye das feriados ni ausencias de cualquier tipo (vacaciones, enfermedad, personal, etc.). son aquellas horas que el empleado incurre y que se facturan al cliente.

Horas trabajadas facturadas

A continuacin un listado de los requisitos que usted debe cumplir segn su nivel: Horas Trabajadas Facturadas 2000 1950 1900 1750 2000 1900

Nivel Asistente y Staff Heavy Staff Senior Manager Asistentes, Staff, Heavy Staff y Senior Manager

FORMA I-9 Es responsabilidad de TORRES, HERNANDEZ & PUNTER verificar la elegibilidad de los empleados de trabajar en territorio de los Estados Unidos de Amrica. De acuerdo con el Cdigo 8 del Cdigo de Estados Unidos, Seccin 1324 A, todos los empleados deben completar la Seccin I de la Forma I-9 la cual ser guardada en el expediente de personal.

FORMA R99-R4 EI "Internal Revenue Service" (IRS) requiere que los empleados completen la Forma R99-R4 dentro de los diez (10) das de un evento que altere la contribucin retenida. Estas alteraciones pueden ser, por ejemplo: Casarse con una persona que trabaja. Divorcio o separacin legal. Cuando el cnyuge se declara exento, o cuando comienza un nuevo trabajo. Cuando la otra persona reclamar a un dependiente reclamado. Cuando el nivel de ingreso de un dependiente invalida la exencin permitida. Cuando el ingreso es mayor o las exenciones o deducciones son menores a lo planificado.

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EXPEDIENTE DE PERSONAL La Firma mantiene un expediente de empleo confidencial para cada empleado. Este expediente incluye informacin personal, proceso de reclutamiento, contratos, acuerdos, documentos de desempeo y conducta, asistencia, promociones, transferencias, acciones, disciplinarias, documentos requeridos por ley y otra informacin relacionada al empleo. La Firma protege la confidencialidad de estos expedientes guardndolos en un lugar seguro. Slo al personal autorizado se le permitir acceso a los expedientes. Personal autorizado, normalmente, incluye el supervisor inmediato y el personal gerencial directamente relacionado por encima del empleado. Cada empleado tiene derecho limitado a ver su expediente, en momentos razonables y a solicitud. Para proteger confidencialidad del expediente, el empleado puede ver su expediente slo en presencia de personal autorizado. Todos los expedientes de personal son propiedad de la Firma y no sern removidos de la oficina. Cada empleado es responsable de informar cualquier cambio personal, en nmina, en caso de emergencia, informacin de beneficios incluyendo nombre, direccin, telfono, dependientes, beneficiarios, estado de retencin contributiva, deducciones. Los cambios deben ser por escrito y sometidos en los prximos diez das subsiguientes a la fecha en que el cambio es efectivo. EMPLEO APARTE / CONFLICTO DE INTERESES Su prioridad de empleo es para TORRES, HERNANDEZ & PUNTER. Si usted encuentra necesario buscar un empleo adicional, debe discutir sus planes con los socios de la firma, antes de tener el otro empleo. Solamente estar autorizado el tener un empleo adicional, a tiempo parcial, como profesor universitario. Este empleo adicional no deber interferir con su horario o desempeo en la Firma. Esta prohibido lo siguiente: 1. Prestar servicios o actuar como agente, oficial, empleado, consultor, socio o accionista de cualquier cliente de esta Firma. 2. Prestar servicios o actuar como agente, oficial, empleado, consultor, socio o accionista de cualquier negocio similar a la Firma. 3. Recibir ingreso personal o ganancia material de individuos o Firmas externas por producir algn material o servicio durante horas laborables, en las facilidades de la Firma o en cualquier momento realizando servicios para esta Firma. 4. Promocionar negocio personal durante horas laborables, en las facilidades de la Firma o en cualquier momento realizando servicios para esta Firma. 5. Utilizar el nombre de la Firma para campaa de promocin externa o cualquier negocio sin el conocimiento y aprobacin de los socios.

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BENEFICIOS
VACACIONES Acumulacin
Empleados Exentos (desde 1 de abril 1996)

Aos en la Firma Menos de 1 ao .5 das al mes (6 al ao). De completar el ao la Firma le otorgara 4 das adicionales. Esto significa que de terminar el empleo antes de cumplir el ao su liquidacin ser a razn de.5 das al mes. 1 da al mes (12 al ao) 1.16 das al mes (14 al ao) 1.25 das al mes (15 al ao)

1 a 2 aos 2 en adelante Gerentes

Empleados Por Hora (que comenzaron antes del 1 agosto de 1995) -

acumulan 1.33 das al mes (16 al ao).

Empleados Por Hora (que comenzaron despus del 1 de agosto de 1995) -

acumulan 1.25 das al mes (15 al ao). Es requisito de ley trabajar un mnimo de 115 horas al mes para obtener esta acumulacin. El empleado deber solicitar las vacaciones utilizando la hoja de Solicitud de Vacaciones siguiendo este procedimiento:
Se solicitar a la recepcionista que indique en la forma de solicitud de vacaciones, el

balance de vacaciones a la fecha de la solicitud. La forma proveer un espacio para que Administracin o Finanzas valide dicha informacin con sus iniciales.
Luego se proceder a obtener la aprobacin del gerente o socio. La hoja de solicitud de vacaciones se archivar en el expediente de personal.

EI tiempo disfrutado por vacaciones no deber exceder de 10 das laborables consecutivos. Todos los empleados deben disfrutar sus vacaciones anualmente. Si se diera el caso de una necesidad de trabajo que impidiese a un empleado el disfrute de sus vacaciones, el empleado acumulara el balance para el prximo ao. Bajo ninguna circunstancia un empleado puede estar 2 aos consecutivos sin tomar vacaciones. La aprobacin de la licencia por vacaciones depender del volumen de trabajo y del personal disponible para realizarlo. Los gerentes deben planificar anualmente las vacaciones de los empleados y presentar el plan al socio a cargo. La Firma se reserva el derecho de enviar a un empleado a tomar su licencia de vacaciones aunque ste no lo haya solicitado.

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Al momento de registrar ("postear") el tiempo disfrutado por vacaciones en la Hoja de Cuadre de Nomina, debes hacerlo en horas (8 horas por da). Durante la poca de contribuciones (1 de enero al 15 de abril) cuando se disfrute 1 da completo se registra (postear) 8 horas (no 9); igual en el caso de enfermedad. Cuando un da de vacaciones coincide con el da de entregar el cuadre, el empleado debe entregar la hoja de Cuadre con anticipacin, de lo contrario, no se procesar la nmina correspondiente.

ENFERMEDAD La licencia por enfermedad ser para uso exclusivo de ausencias relacionadas a la salud del empleado. En aquellos casos donde el empleado tenga que ausentarse por una emergencia mdica de un hijo(a), entindase enfermedad seria, accidente u hospitalizacin, se permitir cargar dicha ausencia a la licencia por enfermedad del empleado siempre y cuando el empleado tenga tiempo disponible bajo esta licencia. Cabe sealar que esta opcin est sujeta a la evaluacin y aprobacin del supervisor a cargo del empleado, quien evaluar Ia naturaleza de la ausencia y determinar si la misma debe cargarse a licencia por enfermedad o a licencia de vacaciones del empleado. Acumulacin
Empleados Exentos - .5 da al mes(6 al ao). Empleados Por Hora (que comenzaron antes del 1 de agosto de 1995) -

acumulan. 1.25 das al mes (15 al ao).

Empleado Por Hora (que comenzaron despus del 1 de agosto de 1995) -

acumulan 1 da al mes (12 al ao). Es requisito de ley trabajar un mnimo de 115 horas al mes para obtener esta acumulacin. En caso del empleado poder anticipar la ausencia deber notificarlo a su gerente. Por el contrario, si no puede anticiparlo, deber contactar a su gerente (oficina, beeper, celular) lo antes posible, para dejarle saber el motivo de su ausencia, y notificar cundo espera regresar. Toda ausencia que se prolongue por ms de dos das deber traer un certificado mdico. Queda a opcin del gerente el solicitar un certificado mdico cundo la ausencia sea por menos tiempo.

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TIEMPO EXTRA Es la poltica de esta Firma que el tiempo extra se mantenga al mnimo. En la industria de contabilidad existen altas y bajas en el volumen de trabajo, y cada ao trabajamos para aliviarlo. De todas formas, el tiempo extra es necesario, mayormente en los primeros meses del ao. Para el personal exento se considera el tiempo extra cuando el empleado trabaja sobre 88 horas en una bisemana de poca regular; (1 de enero al 15 de abril). Efectivo el 1 de junio de 2006, los empleados exentos en los niveles de Asistente hasta Supervisiong Senio podrn solicitar que se les pague el tiempor extra o que se les aada a su balance de vacaciones a razn de tiempo y medio. En el caso de empleados por hora el tiempo extra comienza luego de las 8 horas de trabajo, en un periodo de 24 horas consecutivas. Tambin el exceso de 40 horas en una semana de trabajo. Al personal no se le requerir trabajar el tiempo extra, a menos que sea necesario. Si a usted se le requiere asistir a una reunin con un cliente fuera del horario regular, este tiempo es considerado tiempo extra. La asistencia a actividades de la Firma, adiestramientos, y reuniones de alguna asociacin a la que pertenezca, no se considera tiempo extra, sino su obligacin. Tiempo para tomar alimento durante tiempo extra no se considera tiempo trabajado. El tiempo extra ser pagado bisemanalmente. El personal exento puede solicitar que se aada a su balance de vacaciones a tiempo y medio. Segn la poltica de la Firma a cada empleado se le requerir trabajar, durante poca de contribuciones dos sbados (o su equivalente), lo cual para el personal exento no es considerado tiempo extra. En general cuando un trabajo requiera tiempo extra la siguiente poltica prevalecer: 1. El trabajo no exceder 14 horas en un perodo de 24 horas consecutivas (incluyendo tiempo para tomar alimento). 2. El trabajo no exceder 70 horas en un perodo de 6 das consecutivos (incluyendo perodo para tomar alimento). 3. La Firma pagar por la cena cuando se le requiera trabajar tiempo extra. El tiempo para tomar alimento no ser menor a 30 minutos y ser tomado luego de las 5 horas luego del almuerzo. 4. Un receso de diez horas mnimo debe ser tomado entre horas continuas de trabajo. 5. Cuando se espera un cambio en el horario normal, el gerente notificar a sus empleados por lo menos con un da de anticipacin. Si surge el mismo da, los gerentes notificaran al personal antes del medio da.

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DIAS FERIADOS Empleados regulares a tiempo completo se les paga por los siguientes das feriados. Ao Nuevo Da de Reyes Viernes Santo "Memorial Day" Da de la Independencia Da del Trabajo Accin de Gracias Navidad 1 de enero 6 de enero Vara Vara 4 de Julio Vara Vara 25 de diciembre

Das alternos o adicionales sern anunciados al personal. PLAN MEDICO Todo empleado regular a tiempo completo, cnyuge e hijos, tendrn derecho a ingresar al plan mdico grupal de la Firma. Para aquellos empleados que comiencen a laborar en la Firma a partir del 1 de julio de 2002, se les pagar un 50% del costo del plan mdico. Para los dems empleados los derechos adquiridos al 30 de junio de 2002, permanecern idnticos siempre y cuando no se d de baja del plan. La cubierta familiar slo aplica a empleados casados. La cubierta del plan esta descrita en el panfleto que se le entrega al llenar los documentos de ingreso al plan. El Plan Grupal de salud puede continuar despus de la fecha de terminacin regular de empleo, sujeto a las provisiones de la Ley COBRA.

PLAN DENTAL El plan dental aplica slo a empleados a tiempo completo que hayan aprobado el perodo probatorio. Aquellos empleados que comiencen a laborar en la firma a partir del 1 de julio de 2002 cubrirn 100% del costo del plan dental. Los derechos adquiridos al 30 de junio de 2002 por los dems empleados permanecern idnticos, siempre y cuando no se den de baja del plan.

DERECHOS BAJO "CONSOLIDATED OMNIBUS BUDGET RECONCILIATION ACT 1986" (COBRA) Si el empleado, y por ende sus dependientes, pierden el plan mdico debido a su terminacin de empleo u otro "evento cualificado", el empleado puede elegir la continuacin de su cubierta bajo el "Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act of 1986" (COBRA).

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COBRA otorga a ciertos empleados y sus dependientes, el derecho de elegir o declinar la continuacin del plan mdico en algunos casos de eventos cualificados. Bajo esta ley federal, un evento cualificado es aquel evento que ordinariamente cause a un empleado, o sus dependientes, perder la cubierta de plan mdico. Eventos cualificados incluyen renuncia, retiro, despido por bajo desempeo, reduccin de horas, muerte del asegurado principal, divorcio o separacin legal del asegurado principal, perder el estado de "hijo dependiente", o ser activado en la reserva militar. Empleados despedidos por conducta grosera o violenta no les aplica este derecho. El empleado y/o sus dependientes son responsables de notificar a la Firma (Administracin) inmediatamente, luego de un evento cualificado y tambin de cualquier cambio de direccin del empleado y/o sus dependientes. El empleado y/o sus dependientes que elijan continuacin de cubierta, luego de un evento cualificado, se les requerir pagar el costo de la prima de la cubierta. Si no se elige la continuacin de cubierta durante el trmino de tiempo, la cubierta terminar. Si se elige continuar y se pagan todas las primas, la cubierta continuar por dieciocho (18) meses. En algunas circunstancias puede continuar por veintinueve (29) o treinta y seis (36) meses. Informacin adicional de los derechos bajo COBRA se encuentra en los documentos del Plan Mdico.

SEGURO POR CONDICIONES OCUPACIONALES El Fondo del Seguro del Estado cubre accidentes o condiciones de salud relacionadas al trabajo. Este seguro lo paga la Firma, por requerimiento de Ley. Es aplicable a todos los empleados que resulten lesionados en el curso, como consecuencia y en funciones inherentes al trabajo. Estos empleados tienen derecho a:
Asistencia mdica, medicinas y servicios de hospital. Incapacidad Transitoria (dietas)

No son accidentes compensables de trabajo los que ocurren en las siguientes circunstancias:
al tratar el empleado de cometer delito o de lesionar a su patrono o a cualquier otra

persona, o cuando voluntariamente se causare la lesin.

estando el empleado embriagado, siempre que la embriaguez fuere la causa del

accidente.
la causa de la lesin o muerte ha sido producto de negligencia temeraria del

trabajador.
el accidente ocurre mientras viaja de la casa al trabajo, o viceversa, salvo algunas

excepciones.

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SEGURO POR CONDICIONES NO-OCUPACIONALES La Firma proporciona el seguro por ley para condiciones agravantes no relacionadas al trabajo (SINOT). Adems, para enfermedades de larga duracin, la Firma proporciona otro seguro el cual es libre de costo para el empleado. Los seguros que no son por ley aplican solamente a empleados regulares a tiempo completo.

SEGURO DE VIDA A travs de nuestra afiliacin con el Instituto Americano de CPAs (AlCPA) se provee al empleado un seguro de vida. La cantidad de cubierta depender del nivel dentro de la Firma. Partner Senior Manager Manager Junior Manager Supervisor Senior Senior Heavy Staff Staff Assistant $200,000 $80,000 $80,000 $80,000 $60,000 $60,000 $40,000 $40,000 $40,000

Los empleados pueden aplicar tan pronto aprueben su perodo probatorio. Los seguros que no son por ley aplican solamente a empleados regulares a tiempo completo.

LICENCIA POR MATERNIDAD La empleada debe notificar el estado de embarazo, a la Administracin, no ms tardar del cuarto mes de gestacin, y la fecha estimada de parto. De acuerdo a la Ley 3 del 13 de marzo de 1942, la Firma aplica las siguientes condiciones a esta licencia: 1. Se otorgan ocho (8) semanas de licencia a sueldo completo. 2. La licencia bsica consiste de cuatro (4) semanas antes de la fecha estimada de parto, y 4 semanas despus. 3. Si la empleada decide trabajar hasta ms cerca de la fecha de parto (no ms de una (1) semana antes de la fecha estimada de parto), o si quisiera regresar dos semanas luego de dar a luz; deber presentar un certificado mdico que establezca que as pueda hacerlo. 4. El pago por la licencia de maternidad se har cuando la empleada comience la licencia.

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LICENCIA DE FUNERAL Se le concede al empleado dos das para asistir al funeral u otra actividad relacionada al fallecimiento de un familiar inmediato. Familiar inmediato incluye hijos/as, hermanos, padres, cnyuge, padres del cnyuge y abuelos. Este tiempo no ser cargado a ninguna licencia. Tiempo en exceso de estos dos das es tiempo personal y s sern deducido del balance correspondiente. MILLAJE Los empleados que utilicen su automvil para gestiones oficiales sern reembolsados a razn de $0.21 la milla (fuera del rea metropolitana). Este reembolso slo aplica al personal con Seguro de Responsabilidad Pblica vigente. Las millas sern calculadas desde su casa o la oficina (el que sea menor) al cliente. Millaje rea metro 1. El millaje al primer cliente que se visita en el da no contar para propsitos de reembolso. 2. Si al estar en el cliente se le requiere que visite a otro cliente ese mismo da, usted podr solicitar reembolso de millaje por este segundo viaje. De haber necesidad de un tercer o cuarto viaje en el da, tambin aplicar el reembolso para cada uno de estos viajes. 3. Se estableci una tarifa de reembolso estndar de $3 de la segunda visita en adelante que se haga en un mismo da, a clientes en rea metro. 4. Cada persona deber Ilevar un registro personal del millaje incurrido en el rea metropolitana. 5. Se solicitar el reembolso de millaje en rea metro de la misma manera que se solicita el reembolso de millaje en viajes a la Isla. En la Hoja de Nmina se identificar la fecha en que se visit a los clientes y los nombres de estos. Se podr reclamar $3 por cada viaje hecho en un mismo da a clientes en rea metro en exceso al primero. El gerente deber aprobar dicho reembolso. Ejemplo: Empleado X est asignado al cliente Z cuyas oficinas estn localizadas en el rea metro. Estando X en Z se le solicita que visite ese mismo da a los clientes T, P y W tambin localizados en rea metro. Al postear su Hoja de Nmina correspondiente al perodo en que se hicieron estos viajes, el empleado X tendr derecho a solicitar un reembolso de millaje de $9 por las visitas a T, P y W de ese da. Para recibir el reembolso el empleado deber incluir con la Hoja de Cuadre de Nmina el detalle del destino fecha y cliente. El sistema calcular: millas viajadas, cantidad que aplica y el total. El reembolso se pagar mensualmente y aplicar solo al que entregue toda la informacin a tiempo. Los empleados que no cumplan con la poltica de millaje perdern el beneficio futuro de reembolso.

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PAGO POR ESTACIONAMIENTO La Firma reembolsar bisemanalmente el 50% del exceso de $10.00 quo correspondan a la bisemana vigente. Los recibos de estacionamiento debern ser entregados con la Hoja de Cuadre de Nmina Bisemanal.

PAGO POR DIETAS La Firma pagar mediante cheque, una tarita de $20.00 diarios por concepto de dieta en caso en que usted tenga que ofrecer servicios a un cliente y necesite hospedarse. Es responsabilidad del gerente informar con anticipacin a Finanzas para preparar este pago antes de que el empleado se encuentre hospedado. Debe completar una solicitud de cheque. Luego de ofrecer los servicios, el empleado deber entregar a Finanzas los recibos de los gastos incurridos durante la estada.

LICENCIA DE CONTADOR PUBLICO AUTORIZADO U OTRA La Firma pagar el costo total de la expedicin y renovacin de la licencia de CPA u otra licencia requerida por la Firma para la posicin dentro de la misma. El empleado llevar la solicitud de ingreso o renovacin directamente al Departamento de Finanzas para el pago correspondiente. En caso de renuncia o terminacin de empleo, al momento de la liquidacin se descontar la porcin del pago correspondiente a los meses que el empleado no estar trabajando, para la Firma y fueron cubiertos en el pago de ingreso y/o membresa.

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POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS GENERALES

ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD Se espera que cada empleado de esta Firma sea puntual y regular en su asistencia. Citas personales deben pautarse fuera de horas laborables, siempre que sea posible. Cuando el empleado necesite hacer una cita durante horas laborales, es imprescindible la aprobacin de la persona a cargo del Departamento. Asistencia y puntualidad son materia de primera importancia porque nuestros clientes merecen nuestro mayor esfuerzo y profesionalismo durante el tiempo que se le dedique. Entendemos que la autodisciplina y entusiasmo es lo mejor para reforzar esta poltica. En caso de ausencia o tardanza, por cualquier razn, el empleado debe contactar a su gerente no ms tardar de las 8:30 AM y notificar cuando espera estar devuelta.

INFORME DE HORAS TRABAJADAS Todo empleado debe entrar al sistema el tiempo trabajado ("postear"). Este procedimiento se explica en la orientacin inicial. Cada departamento tiene sus cdigos particulares por lo que es deber del gerente que reciba a un empleado nuevo entregarle dichos cdigos. Todos los Lunes, antes de las 8:30 a.m., debe asegurarse de haber entrado en sistema las horas trabajadas la semana anterior. Bisemanalmente todo el personal entregar al Departamento de Finanzas el cuadre de horas trabajadas durante la bisemana. Deber entregar un "print out" de las horas; "posteadas" en la bisemana y la Hoja de Cuadre de Nmina, antes de las 8:30am, el lunes posterior a Ia bisemana. De no entregar el informe bajo estas condiciones, recibir una multa de $25.00 por cada da que no se entregue. Todo el dinero recibido por concepto de esta multa ser aportado al Comit de Actividades de la Firma. Antes de entregar la hoja bisemanal se debe revisar lo siguiente: En la seccin de horas no posteadas, escribir el tiempo en horas (no en das). Ejemplo: si tiene 3 horas y media de seminario; escribir 3 horas y 30 minutos. Durante la poca de contribuciones se descuentan los das completos como 8 horas, aunque se trabajan 9 horas. Esto es por que en la acumulacin de vacaciones y enfermedad cada da son 8 horas. Das Feriados Enfermedad Especificar los das. Esta licencia es para uso exclusivo de ausencias relacionadas con la salud del empleado. Especificar das. Especificar los das.

Vacaciones

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Seminarios

Especificar los das y el titulo del seminario en la seccin de comentarios. Explicar en la parte de comentarios traveling. Indicar el total de horas posteadas y no posteadas. El tiempo extra es de horas posteadas, si hay alguna excepcin favor aclarar en la parte de comentarios. El tiempo extra debe ser detallado en una hoja diseada para este propsito. El gerente debe aprobarlo en ambas partes. El millaje se cuenta del lugar de residencia del empleado o de la oficina, el que sea menor, hasta el cliente, a razn de .21 centavo la milla.

Traveling Total Tiempo Extra

Millaje

MATERIAL DE OFICINA Y EQUIPO Los materiales y equipo de la Firma deben ser utilizados prudentemente y no utilizarse para propsitos personales. Cualquier material o equipo en requisicin, se despachar los martes y viernes de cada semana. A todos los empleados se les requiere cuidar el equipo de la oficina y notificar de cualquier equipo que no est trabajando propiamente. Si la causa del fallo del equipo es por negligencia, el costo ser sufragado por el empleado responsable. Toda solicitud que se haga para un servicio tcnico o de programacin deber hacerse directamente a la administracin. Toda Solicitud de Servicio Interno deber estar autorizada por un socio, o en su ausencia, por un Gerente del Departamento. POLITICA DE COMPUTADORAS PERSONALES 1. Todo empleado que comience a trabajar con nosotros deber poseer una "laptop" como herramienta de trabajo al unirse a la Firma. 2. El empleado solicitar un prstamo por el costo total de la "laptop" y la impresora que desee comprar. Le proveern las especificaciones mnimas que deber tener dicho equipo. El costo mximo que la Firma asumir ser de $1,975. Al momento de hacer la compra, si el empleado desea, la puede hacer a travs de nuestros suplidores de "hardware" de manera que se puedan beneficiar del descuento que ellos ofrecen a la Firma. 3. Una vez haya decidido la marca y modelo del equipo que desee comprar, comenzar el proceso de financiamiento. Deber tener una cotizacin detallando el costo del equipo que va a adquirir. 4. Para facilitar las gestiones de solicitud del prstamo, la Administracin le proveer los formularios necesarios de manera que las personas interesadas en hacer el prstamo puedan ir realizando las gestiones correspondientes.

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5. El prstamo deber ser a nombre del empleado por un trmino de 3 aos. El empleado pagar directamente el prstamo y la Firma le reembolsar mensualmente la cantidad pagada hasta un mximo de $65. El empleado no tendr derecho a otro equipo hasta tanto transcurran 4 aos del prstamo original. Tambin esta permitido que el empleado compre el equipo e impresora con sus recursos econmicos. En este caso la Firma reembolsar a razon de 1% sobre la tasa preferencial al momento de hacer la compra. 6. Independientemente de que sea la Firma quien indirectamente est pagando el equipo, el mismo es propiedad del empleado. l ser responsable del mismo en caso de que sea hurtado o tenga cualquier desperfecto que no est cubierto por la garanta del manufacturero. 7. En caso de que el empleado deje de laborar en la Firma, se podr Ilevar consigo el equipo comprado. De haber algn balance pendiente en el prstamo, lo continuar pagando aunque lgicamente ya no tendr derecho a un reembolso por parte de la Firma. Tambin est permitido que el empleado compre su equipo e impresora con sus recursos econmicos. La Firma reembolsar mensualmente por 4 aos utilizando el mismo procedimiento de reembolso de los prstamos. Lgicamente, las laptops son propiedad del empleado por lo cual no tenemos inherencia en cuanto a qu programas se tienen, la frecuencia con que se corren los antivirus y/o el tamao de los archivos. Sin embargo, si el no correr los programas de antivirus y mantener las actualizaciones al da o el tener determinados programas o archivos de msica afecta la velocidad o ejecutoria de la computadora, la responsabilidad de resolver el problema recaer sobre el dueo de la laptop. La Firma no cubrir el costo de los servicios de nuestros tcnicos cuando stos identifiquen que el problema fue a causa de lo antes mencionado.

LLAMADAS TELEFONICAS EN LA OFICINA Se espera que cada empleado limite el recibir y hacer Ilamadas personales durante el da de trabajo. Llamadas personales de larga distancia debern ser notificadas a la Administracin y reembolsadas por el empleado a la Firma.

USO DE CELULAR El uso de celular personal debe ser controlado, utilizndolo lo menos posible durante horas laborables.

CONTACTO CON LA OFICINA Durante horas laborales, la oficina debe saber dnde localizarlo en todo momento. Si la oficina de un cliente permaneciera cerrada en algn momento cuando el empleado est asignado, favor notificar a su gerente. En el caso de asignaciones donde tenga que hospedarse, debe dejar saber donde se estar quedando.
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CODIGO DE VESTIMENTA Para nuestros clientes y visitantes ustedes, nuestros empleados, son la Firma. Por esta razn queremos que cada uno luzca lo mejor posible en todo momento. Vestir para el xito requiere el uso de ropa de negocio profesional. Envuelve saber escoger estilos y colores de acuerdo a la profesin y rea de trabajo. Cada combinacin de colores y cada estilo de ropa de negocio que usamos Ileva un mensaje distinto. Damas Para las damas, es recomendable el uso de conjuntos de falda y chaqueta, pantaln y chaqueta, pantaln o falda con blusas. Adems de los colores bsicos ( negro, azul marino, gris y crema) se permiten telas estampadas y otros colores slidos siempre y cuando las telas no sean muy llamativas, satinadas o con brillo. Tampoco se permiten telas como el cottonknit ni la tela de mahn. Las blusas pueden ser de mangas largas, tres cuartos o sin mangas. No se permitir blusas de manguillos a menos que se utilicen debajo de una chaqueta o blazer y que la misma no sea escotada. Tampoco se permitir blusas transparentes, off-shoulders o aquellas blusas cortas que al sentarnos o hacer cualquier movimiento deja parte de nuestro torso al descubierto. Las faldas deben ser de un largo normal (no ms cortas de tres pulgadas sobre la rodilla), no mini-faldas y moderadamente ceidas al cuerpo. Los pantalones deben ser a la cintura o a la cadera, siempre y cuando al sentarse no dejen el torso al descubierto. Los pantalones muy ceidos estn prohibidos. Los mahones, independientemente de lo fino o modernos que puedan ser, se podrn utilizar exclusivamente en los das feriados o Casual Days o durante la toma de inventarios. An durante la temporada de Tax Season no se permitir mahones. Es en esta poca posiblemente donde ms contacto tiene el personal con los clientes que visitan nuestra oficina y, por ende, debemos vestirnos adecuadamente. En cuanto a calzado, se permiten tanto los zapatos cerrados como las sandalias de taco alto o mediano. Chancletas, tennis, suecos o sandalias flats no se considera calzado adecuado para un ambiente profesional. Caballeros Para los caballeros es recomendable el uso de pantalones de vestir tipo casual como los Dockers, en los colores tradicionales Kaki, crema, negro, gris, marrn o verde oscuro. Las camisas pueden ser de manga larga o manga corta en colores slidos o con diseos, siempre y cuando no sean llamativos. Para algunas ocasiones especiales, como presentaciones o reuniones importantes con el cliente, el uso de traje de vestir con camisa y corbata podra ser requerido. En cuanto a calzado, se permite el zapato tradicional cerrado y el tipo mocasn. Es responsabilidad de cada gerente asegurarse de que su equipo de trabajo cumpla con las polticas de vestimenta establecidas. Aquellas personas que no cumplan sern advertidas la
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primera vez con una amonestacin verbal. De ocurrir una segunda violacin al cdigo de vestimenta, se le escribir un memo a su expediente. En caso de una tercera violacin al cdigo, sern los socios los que determinen la accin ha seguir.

VESTIMENTA CASUAL En los das de vestimenta casual se utilizaran las mismas guas pero sin la formalidad acostumbrada. El propsito es no perder la imagen profesional. Es permitido Dockers, mahones y ropa casual. No se permite el uso de: blusas sin manga, pantalones cortos, leggings y ropa transparente.

MATERIAL CON SELLO OFICIAL El material de oficina con sello oficial no puede ser utilizado para correspondencia u otro propsito personal. Si usted trabaja voluntariamente con organizaciones cvicas / benficas los socios debern autorizarle el uso de cualquier material con sello oficial. Generalmente, slo los socios estn autorizados en firmar cartas en papel oficial para personas fuera de la Firma. Excepciones a esta regla deben ser apropiadas por un socio. Cualquier documento oficial debe, ser revisado por el personal secretarial para anlisis de sintaxis y ortografa. Adems, debe ser apropiado por un socio para el anlisis del contenido.

TARJETAS DE PRESENTACIN Se provee tarjetas de presentacin para todos los empleados regulares. Los nuevos CPA's podrn rehacer sus tarjetas con las iniciales en stas. Para solicitud de tarjetas favor dirigirse a la Administracin.

POLITICA DE PRESTAMOS Se puede conceder un prstamo a un empleado, dependiendo de los factores de la emergencia que crearon la necesidad de dinero; y la disponibilidad de fondos: La cantidad mxima, del prstamo, estar limitada a la mitad del salario mensual del empleado. Tendr una tasa de inters de 10%. El tiempo para pagar el prstamo, no exceder los seis (6) meses. El mtodo de pago ser a travs de cheques personales. El saldo completo de un prstamo ser requerido, para solicitar otro. Los prstamos estarn limitados a un mximo de, 1 por ao, por empleado (ao se define como el ao fiscal de la firma, terminando el 30 de junio).
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 Para poder solicitar un prstamo, el empleado debe Ilevar con la Firma no menos de 12 meses. Cualquier balance pendiente de pago se liquidara al momento de pagar el bono anual. Todas las solicitudes de prstamos deben ser dirigidas a la administracin para su aprobacin. A cada empleado que solicite un prstamo se le requerir firmar un acuerdo de pago, antes de entregarle el cheque.

ADELANTOS DE SALARIO Tambin se pueden conceder adelantos de salarios, bajo las siguientes condiciones: La cantidad mxima del adelanto es de $300. EI mtodo de pagar el adelanto, es la deduccin de la prxima nmina por la cantidad total. Los adelantos de salario deben ser solicitados a la Administracin para su aprobacin.

INFORMACION CONFIDENCIAL Y RESTRINGIDA Los servicios que usted realice para la Firma es informacin confidencial, incluyendo (pero no se limita) a: 1. Informacin acerca de los clientes de la Firma, tal como los nombres de los clientes, direccin, telfonos y otra informacin personal. 2. Informacin referente a los empleados de la Firma, tal como salarios, beneficios, acciones disciplinarias y otra informacin personal. 3. Informacin referente a aspectos legales de la Firma tal como contacto, reclamaciones legales y litigio. 4. Informacin personal referente a los empleados tal como direcciones, nmeros de telfono, e informacin referente a familiares y condiciones de salud. Todos los aspectos confidenciales de la Firma que sean conocimiento de un empleado deben permanecer en estricta confidencialidad. Los empleados no deben discutir o divulgar material confidencial con personas externas (representantes de seguro, abogados, banco, agentes, familiares, amigos, ni ninguna otra persona que las autorizadas a discutir la informacin confidencial) sin el conocimiento y autorizacin de los socios. Personas externas que insistan en conocer informacin confidencial deben ser dirigidas al Socio Administrador, Socio o la Administradora (segn aplique). Si surgiera alguna duda referente a la confidencialidad de alguna informacin, considrelo confidencial hasta que el Socio Administrador le indique lo contrario. Los empleados no deben utilizar o divulgar detalles de propiedades o informacin de la Firma sin autorizacin. Esta informacin incluye (sin lmite) cualquier informacin de reportes, investigaciones, lista de correo, directorios, listados, propuestas, planes de mercadeo, proyecciones financieras, ofertas, estimados, base de datos, data financiera y todos los
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conceptos, ideas, materiales o informacin relacionada al negocio, productos o servicios de la Firma o sus clientes. Ningn empleado utilizar o divulgar, directa o indirectamente, para su beneficio o el de otro, cualquier informacin confidencial de la Firma aunque haya o no sido adquirida, aprendida, terminada, o desarrollada por el empleado o en conexin con otros. Toda la informacin confidencial debe ser suficientemente protegida del mal uso. La Firma es duea de toda la informacin y trabajos de cualquier tipo o descripcin, creada o desarrollada por un empleado o varios, durante su desempeo como empleado de la Firma.

POLITICA INTERNET Y CORREO ELECTRONICO Actualmente el "e-mail" (correo electrnico) y la Internet se han convertido en una herramienta de trabajo que ayuda al empleado a ser ms eficiente y efectivo en sus labores. Este privilegio de utilizar al mximo la tecnologa en el rea de trabajo conlleva tambin una serie de responsabilidades de parte del empleado para asegurar la integridad, privacidad y uso adecuado de la informacin que se recibe, accesa o se enva a travs de la Internet y el correo electrnico. A continuacin se describen las polticas que rigen el uso de la Internet y el correo electrnico en la Firma. Cualquier desviacin de estas polticas, podra resultar en medidas disciplinarias o despido. La Internet y el correo electrnico deber ser utilizado exclusivamente para gestiones relacionadas con su trabajo. De necesitar utilizarlo para gestiones personales o ajenas a su trabajo, deber hacerlo fuera de horas laborables luego de haber obtenido la aprobacin de su supervisor inmediato. Se prohbe acceder pginas ("web sites") cuyo contenido sea de naturaleza pornogrfico, obsceno, ilegal, o que atente contra la moral. Se prohbe participar en "chat groups" y/o utilizar el correo electrnico para enviar /recibir mensajes de naturaleza ofensiva, ilegal, obscena, amenazante, discriminatoria, etc. en o fuera de horas laborables. Deber mantener confidencial su "Password" y el nmero de la(s) lnea(s) de mdem que se utilizan para acceder nuestro sistema. La Firma tiene la potestad de acceder cualquier mensaje enviado/ recibido por los empleados cuando stos se envan / reciben a travs de los recursos provistos por la Firma. Se han establecido unos controles que permiten rastrear, monitorear e informar los "sites" que han sido accesados por los empleados, la frecuencia y el tiempo de la visita. Tambin se han establecido mecanismos para acceda mensajes recibidos/enviados a travs del correo electrnico aun cuando estos hayan sido borrados por el empleado. Se debern revisar peridicamente los mensajes guardados. alguno de ellos, imprmalo. De lo contrario, brrelo. Si desea conservar

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 Cabe sealar tambin que queda prohibido el uso de iPods durante horas laborables y el compartir msica entre computadoras ya que comprometen la velocidad de la red haciendo que los procesos se pongan sumamente lentos. Tampoco se permitir utilizar programas como Incredit mail y programas de Screensavers bajados de Internet ya que en muchos casos estos programas sirven como fuentes de Spyware y virus.

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CONDUCIENDO EN GESTIONES OFICIALES Si a usted se le requiere utilizar su vehculo para gestiones oficiales de la Firma, usted tiene que tener licencia de conducir vigente y seguro de responsabilidad pblica. Las siguientes instrucciones aplican al uso de su vehculo en gestiones oficiales: 1. Los empleados debern viajar solamente hasta y desde, los lugares designados. 2. Los empleados deben observar y cumplir todas las leyes de trnsito. 3. Violaciones de trnsito que se incurran mientras est en gestiones oficiales sern responsabilidad absoluta del conductor. 4. Si el empleado se ve involucrado en un accidente mientras se encuentra en gestiones oficiales, deber notificar a su agencia de seguros inmediatamente. Deber completar un informe policiaco antes de dejar el lugar del accidente. Cualquier gasto relacionado ser responsabilidad absoluta del empleado. SALON DE CONFERENCIAS Si el empleado necesitase utilizar el saln de conferencias, debe notificar a la Secretaria Ejecutiva para evitar conflictos con otro personal y sus visitantes.

POLITICA DE NO FUMAR Est estrictamente prohibido el fumar en la oficina o la del cliente.

DROGAS Y ALCOHOL Esta poltica prohbe el uso, influencia, posesin, venta, compra o distribucin del alcohol, sustancias controladas o drogas por un empleado, durante horas laborables o en cualquier momento en las facilidades fsicas de la Firma o cliente. Drogas y alcohol incluye cualquier y todas las sustancias o medicamentos que alteran una o ms de las funciones del cuerpo tal como coordinacin, reflejos, visin, capacidad mental, juicio, an cuando se consigan sin receta, con receta o de otra forma. Cuando exista sospecha razonable del uso de drogas o alcohol, el empleado ser inmediatamente escoltado fuera de las facilidades fsicas de la Firma y estar sujet a accin disciplinaria, incluyendo suspensin o terminacin. La observacin de uno o ms de lo siguiente puede considerarse sospecha razonable del uso de drogas o alcohol: tartamudeo, prdida de balance, olor a alcohol o drogas, presencia de efectos relacionados a drogas o alcohol, desempeo irregular, disminucin de la productividad, cambios de humor, ausencias frecuentes, tiempo excesivo fuera del rea de trabajo, temblor, desorientacin, comportamiento agresivo, letargo, fatiga o hiperactividad. Si tuviese que tomar alguna droga con receta, sta no debe afectar su desempeo en el trabajo. Si se le recetara un medicamento que pueda afectar su desempeo o presente un riesgo para su seguridad o la de sus compaeros, se pide que notifique a su supervisor antes de comenzar a trabajar. Su salud y seguridad es nuestra mayor prioridad. trabajo libre de drogas y alcohol.
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Aydanos a mantener un ambiente de

SUGERENCIAS La Firma apoya a sus empleados a someter ideas y sugerencias que ayuden a mejorar las operaciones. En adicin, la Firma exhorta a sus empleados a informar cualquier situacin que atente contra la seguridad y/o actos ilegales que se estn dando en la Firma. Todas las sugerencias e informes deben ser sometidos por escrito a la Administracin. Si desea, el informe puede ser annimo. La Firma desea dejarle saber a sus empleados que las ideas, sugerencias y comentarios son genuinamente bienvenidos y apreciados.

SISTEMA DE SEGURIDAD Sistema de Acceso Este sistema est diseado para controlar el acceso al tercer piso, utilizando una tarjeta de acceso. Esta tarjeta le ser entregada al comienzo de su empleo. Todos los empleados deben Ilevar consigo siempre la tarjeta, mientras estn en la oficina. El costo de reemplazo de la tarjeta es de $20.00. En caso de terminacin de empleo deber ser devuelta a la Firma. Vigilacia Electrnica (Camaras de Video) Las oficinas de Torres, Hernndez & Punter, CPA, CSP cuentan con us sistema de vigilancia eletrnica mediante cmaras de video localizadas en recepcin, pasillos frente al saln de conferencias y pasillos en el rea de los cubculos. Este sistema de vigilancia mediante cmaras de video tiene como propsito velar por la seguridad de los empleados y proteger la propiedad de la empresa. Es importante sealar que estas cmaras estan ubicadas en reas abiertas y de uso comn de manera que no afecte el derecho de los empleados a proteger su dignidad, intimidad e integridad personal. La informacin captada por lascmaras no ser utilizada para evaluar productividad, eficiencia y desempeo de los empleados. En caso de que por alguna razn cualquier empleado entienda que se pudieran estar violando su derecho a la intimidad, ste deber comunicar su preocupacin a la Administracin. Se prepara un informe escrito sobre las acciones tomadas o acuerdos concretados. Las cmara operan las 24 horas del da y los 7 das de la semana. La informacin es grabada en un disco que se retiene por una semana, a menos que surja alguna situacin especial que requiera retener la informacin grabada por ms tiempo. Las personas que tienen acceso a estas grabaciones son nicamente la Sra. Zaida Delgado, CPA Lizette Guedes y el Sr. Luis Lebrn.

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PLAN DE MANEJO DE DOCUMENTOS

RETENTION PERIOD ADMINISTRACION CONTRACTS AUDIT REPORTS & DAILY DOCUMENTS AUDIT GENERAL CORRESPONDENCE AUDITED FINANCIAL STATEMENT REVISED FINANCIAL STATEMENT COMPILED FINANCIAL STATEMENT GENERAL BINDER AUDIT GENERAL BINDER REVISED GENERAL BINDER COMPILED WORKING PAPERS (Scanned Documents) WORKING PAPERS (Physical Documents) GOVERNMENT SPECIAL DOCUMENTS AUDIT PERMANENT FILE AUDIT PERMANENT FILE REVISED PERMANENT FILE COMPILED PERMANENT FILE BOOKKEEPING 7% PROFESSIONAL SERVICES TAX RETENT. 499 R-1B (RETAINED INCOME TAX) 499 R-3 941PR QUARTERLY TAX RETURN ACCOUNTING GENERAL CORRESPONDENCE DISABILITY STATE CONTRIBUTION DRIVERS INSURANCE COMMUNICATIONS TO CLIENT COMMUNICATIONS TO LABOR & HR COMMUNICATIONS TO OTHERS COMMUNICATIONS TO TREASURY DEPT IRS STATE INSURANCE FUND W-2 W3 RETENTION SLIP GENERAL LEDGER REPORTS CONSULTING CONSULTING SPECIAL WORK CONSULING GENERAL CORRESPONDENCE WORKING PAPERS DOCUMENT MANAGEMENT RECORD DESTRUCTION DOCUMENTATION RECORDS MANAGEMENT PROCEDURES PERMANENT PERMANENT 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT 5 YEARS 5 YEARS 5 YEARS 5 YEARS 5 YEARS 5 YEARS 5 YEARS 6 YEARS 3 YEARS 6 YEARS 7 YEARS

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FINANCE DAILY OPERATIONS ACCOUNTS PAYABLE CHECK REGISTER ACCOUNTS PAYABLE INVOICE REGISTER DAILY DEPOSITS MONTHLY TRANSACTIONS REGISTER FILE CONVERSION PRODUCTIVITY REPORT BY CLIENT PRODUCTIVITY REPORT BY EMPLOYEE PRODUCTIVITY REPORT BY EMPLOYEE YTD 6/30 T & B AGED INVOICE REPORT (PERIODS) TIME/EXPENSE RECAP REPORT BY CATEGORY TIME/EXPENSE RECAP REPORT BY EMPLOYEE TIME/EXPENSE RECAP REPORT BY WORK CODE FINANCE PERMANENT DOCUMENTS CORPORATE ANNUAL REPORT INCOME TAX RETURNS INCORPORATION CERTIFICATE ESCRITURA SE FINANCE TAX RELATED 7% PROFESSIONAL SERVICES TAX RETENTION 941PR QUARTERLY TAX RETURN BANK RECONCILIATION REGISTER BANK STATEMENTS ANNUAL TRANSACTIONS REGISTER DISABILITY STATE CONTRIBUTION EMPLOYEES REIMBURSEMENT SHEETS FINANCE MISCELLANEOUS GL DETAIL REPORT (YTD) INVOICES PAID IRS JOURNAL ENTRIES MANUAL CHECK REGISTER MUNICIPAL TAX LICENSE (PATENTE) PAYROLL SE PAYROLL BANK REPORT PAYROLL EMPLOYEE REPORT PAYROLL REPORT PAYROLL AUDIT REPORT PAYROLL CHECK REGISTER PETTY CASH RECEIPTS STATE INSURANCE FUND TIME/EXPENSE JOURNAL UNEMPLOYMENT FEDERAL CONTRIBUTION W3 RETENTION SLIP AUDIT REPORT 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS 4 YEARS PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT 1YEAR 1YEAR 1YEAR 1YEAR 1YEAR 1YEAR 1YEAR 1 YEAR 1 YEAR 1YEAR 1YEAR 1YEAR

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HR EMPLOYEE RECORDS GENERAL DOCUMENTS RECRUITMENT DOCUMENTS COUNSELINGS EVALUATIONS AFTER TERMINATION HR RECRUITMENT AND COMMUNICATIONS RECRUITMENT GENERAL DOCUMENTS INTERNAL OFFICE COMMUNICATIONS MEETINGS SUMMARY PROGRAMMING DAILY OPERATIONS PROGRAMMING GENERAL CORRESPONDENCE PROGRAMMING PERMANENT DOCUMENTATION PROGRAMMING DOCUMENTATION QUALITY & PEER REVIEWS TO CLIENTS QUALITY & PEER REVIEWS TO CLIENTS GENERAL QUALITY AND PEER REVIEW DOCUMENTATIONS SECRETARIAL (MANAGER COMMENT: PROPOSAL RENEWAL POLICY EVERY TWO YEARS) RECEIPT EVIDENCE SECRETARIAL GENERAL CORRESPONDENCE PRESENTATIONS PROPOSALS CONTRACTS CONTRIBUCIONES ESTIMATE CORPORATION TAX ESTIMATE PERSONAL INCOME TAX 1040PR STATE SOCIAL SECURITY 1040PR ESTIMATE STATE SOCIAL SECURITY 1040 FEDERAL SOCIAL SECURITY RETURN 1040 ESTIMATE FEDERAL SOCIAL SECURITY RETURN PROPERTY TAX RETURN SPECIAL PARTNERSHIP RETURN MUNICIPAL TAX LICENSE CORPORATE TAX RETURN INDIVIDUAL TAX RETURN CORPORATION REPORT TAX CONSULTING WORK GENERAL TAX CORRESPONDENCE 6 YEARS 6 YEARS 6 YEARS 6 YEARS 6 YEARS 6 YEARS 6 YEARS 6 YEARS 6 YEARS 6 YEARS 6 YEARS 6 YEARS 6 YEARS 6 YEARS 2 YEARS 2 YEARS 2 YEARS 2 YEARS 6 YEARS 4 YEARS 4 YEARS PERMANENT 3 YEARS 3 YEARS 3 YEARS 3 YEARS 3 YEARS PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT 6 YEARS AFTER TERMINATION

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CONDUCTA GENERAL
Para asegurar las operaciones propiamente en orden y en una atmsfera segura y productiva, es importante establecer ciertas reglas y normas de conducta para los empleados de esta Firma. La siguiente lista le ayudar a entender algunas de las reglas de conducta inaceptable de la Firma. Sera imposible proveer una lista exhaustiva, por lo que la lista representa slo ejemplos de conducta inaceptable. Estos ejemplos no fueron seleccionados o listados por o de acuerdo a su severidad. Otras formas de conductas inaceptables, las cuales son iguales o ms severas en naturaleza, no aparecern necesariamente listadas en este manual. Si usted no est seguro de un procedimiento, favor de preguntar a su supervisor antes de proceder. En todos los casos la Firma se reserva el derecho de tratar cada situacin individualmente. Aunque la Firma no utiliza un proceso progresivo formal de disciplina puede decidir utilizar amonestaciones verbales, escritas, o cualquier otra accin disciplinaria, segn considere apropiado. Conducta inaceptable puede conducir a accin disciplinaria, inclusive terminacin de empleo. Ejemplo de conducta inaceptable incluye lo siguiente: Quejas substanciales de compaeros, supervisores y/o clientes referentes a la mala conducta o pobre desempeo de un empleado. Abuso o trato inconsiderado a empleados o clientes, o falta de cooperacin con compaeros o supervisores. Intoxicacin con drogas o alcohol durante horas de trabajo o en las facilidades de la Firma. Posesin, uso, compra, distribucin, o venta de drogas en las facilidades de la Firma o durante horas laborables. Posesin de armas de fuego u otras armas peligrosas, portadas por el individuo, en el rea de trabajo o en las reas adyacentes. Juegos al azar, de cualquier ndole, en las facilidades de la Firma o en horas laborables. Posesin no autorizada, prestar, mover o vender propiedad de la Firma o de otro empleado. Maltrato de propiedad de la Firma. Utilizar sin autorizacin vehculos, equipo o maquinaria de la Firma. Falsificacin u omisin de expedientes, incluyendo, pero no se limita, a hojas de tiempo, cuentas por pagar o cobrar, etc. Deshonestidad o no reportar actos deshonestos; independientemente que el conocimiento de tal acto sea directo o indirecto.

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 No completar el horario de trabajo, ausencias sin permiso, uso no autorizado del tiempo, uso de horas laborables para gestiones personales sin autorizacin. Violacin a leyes locales, estatales o federales en las facilidades de la Firma o durante horas laborables. Desempeo descuidado, insuficiente, negligente o errores frecuentes. Violacin de la poltica de hostigamiento o el hostigar a un compaero Reportarse a trabajar, repetidamente, utilizando atuendo no apropiado. Violacin a los estndares de seguridad, arriesgarse o arriesgar a un compaero. Utilizar lenguaje profano, abusivo u obsceno. Rehusarse a realizar el trabajo asignado. Pelear o utilizar la fuerza fsica contra otra persona. No cumplir con las reglas de la Firma. Uso indebido del Internet y/o Correo Electrnico.

RELACIONES CON LOS COMPAEROS DE TRABAJO Se espera que los empleados sean corteses y considerados unos con otros. Personal en posiciones de supervisin deben ser pacientes al dar instrucciones a sus asistentes. A cambio, los asistentes deben aceptar estas instrucciones propiamente. Los problemas entre el personal se deben tratar en privado, y de ser necesario llevar a la atencin del gerente del departamento y/o a la Administracin. De persistir las diferencias, stas deben ser discutidas con el socio a cargo. RELACIONES DE PAREJA EN EL TRABAJO Torres, Hernndez & Punter, CPA, CSP ha adoptado una poltica de relaciones de pareja en el trabajo en reconocimiento de su responsabilidad de proveer una gua orientada a las relaciones romnticas y sexuales con otros empleados y advertir a stos sobre las serias consecuencias y problemas que conlleva este tipo de relaciones. Entre estos problemas est el conflicto de inters, la interferencia con la productividad y posibles cargos serios de hostigamiento sexual. Estos pueden ser mucho ms severos en aquellos casos donde un supervisor se relacione con un empleado con menos autoridad.

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Torres CPA GROUP no prohbe relaciones consensales y romnticas entre empleados, pero si impone las siguientes condiciones: Se prohbe a supervisores y gerentes envolverse en relaciones romnticas o sexuales con subordinados. De existir, deber informarla inmediatamente y tomar las medidas necesarias para resolver cualquier situacin de conflicto de intereses o conducta inapropiada creada por dicha relacin. Entre las recomendaciones que se emitan se le puede requerir al empleado de menor rango trasladarse a otro departamento. De no ser posible el traslado, se le podr solicitar a la pareja determinar cual de los dos renunciar al empleo. De ser posible el traslado a otro departamento, el empleado envuelto en la relacin que tenga el rango de supervisor o gerente no podr involucrarse en la decisin que tome Torres CPA GROUP en referencia a la pareja que ser trasladada. Todos los empleados deben evitar relaciones romnticas o sexuales con otros empleados que creen conflictos de inters, cargos serios de hostigamiento sexual as como discordias o distracciones que interfieran con la productividad de otros empleados. El no declarar una relacin segn requerido en esta poltica, o no cumplir con cualquier determinacin para resolver un conflicto podr conllevar accin disciplinaria incluyendo la terminacin de empleo. HOSTIGAMIENTO La Firma estrictamente prohbe el hostigamiento basado en raza, color, religin, sexo, origen nacional, edad, impedimento fsico o mental, o estado de veterano. Cualquier infraccin a esta poltica ser una seria violacin que resultar en accin disciplinaria, que pudiese incluir terminacin de empleo. Hostigamiento sexual en el lugar de trabajo est prohibido por ser ilegal. Hostigamiento sexual incluye, pero no se limita a acercamientos sexuales no deseados, conducta visual, verbal o fsica de naturaleza sexual no deseada, peticin de favores, explcitos o implcitos donde: 1. La sumisin a esa conducta sea una condicin de empleo. 2. La sumisin o rechazo de esa conducta influencie las decisiones de empleo que afectan a ese individuo. 3. Esa conducta es intencional y substancialmente interfiere con el desempeo en el trabajo del individuo, o crea una atmsfera intimidante, hostil u ofensiva. Esta poltica prohbe cualquier tipo de hostigamiento sexual por parte de compaeros de trabajo, supervisores, clientes, suplidores o agentes de la Firma. Definir precisamente hostigamiento sexual es difcil, pero a continuacin detallamos conductas que incluyen hostigamiento sexual:

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 Peticiones no bienvenidas de favores sexuales, comentarios o bromas obscenas o humillantes, comentarios que infieran comportamiento sexual o el cuerpo de otro empleado; insinuaciones sexuales o cualquier ruido vocal (tal como pitar), insultos o gestos. Cartas obscenas, notas, invitaciones, fotografas, caricaturas, artculos o cualquier material escrito o grfico de naturaleza sexual. Continuar expresando un inters sexual despus de haber sido informado de que no es bienvenido. Venganza o intimidacin contra un empleado que se rehsa a una oferta sexual o que reporte a la firma o una agencia de gobierno, un incidente de posible hostigamiento sexual. Ofrecer o proveer beneficios de empleo, tales como promociones, evaluaciones favorables, tareas o turnos favorables; a cambio de favores sexuales. Cualquier contacto fsico, no deseado, ataque, bloqueo o impedimento de movimiento. Los empleados son responsables de respetar los derechos de los compaeros. La firma es responsable de establecer una atmsfera libre de discrimen, presin, y hostigamiento. La Firma provee las siguientes guas para el manejo de quejas de hostigamiento: 1. Todas las quejas de hostigamiento deben ser informadas, lo antes posible. Usted tiene el derecho de informar de un posible hostigamiento sexual a cualquiera de los socios, o Gerente, o la Administracin. 2. Todas las quejas de hostigamiento deben ser investigadas pronta y exhaustivamente. La confidencialidad debe mantenerse hasta donde sea posible. La investigacin ser objetiva y completa. Todas las personas con informacin pertinente al asunto sern entrevistadas. 3. Ningn empleado sufrir represalia por reportar hostigamiento sexual o cualquier conducta ilegal; o por iniciar o asistir en cualquier accin en contra de hostigamiento o discrimen. Cualquier incidente de hostigamiento recurrente debe ser reportado inmediatamente a los socios o la Administracin.

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"COUNSELINGS"
Es la poltica de TORRES, HERNANDEZ & PUNTER, brindar lo mejor a cada empleado, conocer sus cualidades, sus preocupaciones, necesidades, etc. Los Socios hacen una reunin individual ("Counseling") con cada empleado, peridicamente. En esta reunin se resume el desempeo del empleado, responsabilidades y el desarrollo individual durante el ao. Adems, se discute progreso, destrezas, debilidades, objetivos futuros personales y profesionales. Comentarios y discusiones que surjan de estas reuniones se documentan para tomar accin, y se archivan en el expediente de personal. Los Socios tambin Ilenarn un resumen que incluye: las fortalezas del empleado, los puntos a desarrollar, los compromisos de ambas partes y la compensacin para el prximo ao. El "counseling" es la oportunidad de cada empleado de discutir con los socios, en privado, cualquier aspecto relacionado con su empleo directamente, sugerencias, etc.

Pago Bono Como parte de los acuerdos de Counseling se establece la compensacin para el prximo ao. Esta compensacin se desglosa en salario y bono. El bono se dar a aquellas personas que al momento de ser entregado esten trabajando con la Firma. Usualmente este bono se entrega en la Cena de Accin de Gracias. Esto significa que de un empleado terminar su empleo con TORRES, HERNANDEZ & PUNTER antes de la entrega de bonos, solamente recibir el bono que por Ley le corresponde.

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EVALUACIONES DE PERSONAL
Una evaluacin uniforme para todo el personal a travs de un mtodo objetivo y consistente provee una trayectoria de desempeo y crecimiento para cada empleado. El proceso de evaluacin de desempeo es una reunin que dirigir su gerente o la persona que corresponde le supervise. Estas reuniones sern individuales y, adems de discutir su desempeo en diferentes trabajos asignados, dar seguimiento a los acuerdos establecidos en el pasado "Counseling". Nuestra poltica de evaluacin establece que ser responsabilidad del empleado hacer las gestiones necesarias para que su supervisor/gerente lo evale, segn considere necesario. Se requiere como mnimo tener 1 evaluacin al ao. Cabe sealar que si el supervisor o gerente identifica reas a mejorar en un empleado es su responsabilidad evaluarlo inmediatamente de manera que el empleado tenga conocimiento de aquellas reas que debe reforzar.

FRECUENCIAS DE LAS EVALUACIONES Los empleados que comiencen a trabajar con la Firma se les evaluar cada 30 das hasta completar los 90 das del perodo probatorio. Luego de aprobar el perodo probatorio, se le deber preparar como mnimo, 1 evaluacin al ao a cada empleado. De surgir un rea a mejorar deber preparrsele una evaluacin inmediatamente. Los empleados en los niveles de Asistente hasta Heavy Staff sern evaluados cada 3 meses julio (abril-junio); octubre (julio-septiembre); enero (octubre-diciembre); abril (enero-marzo). Los empleados en los niveles de Senior hasta gerentes sern evaluados anualmente (Julio). Si el empleado tuvo mas de un supervisor, es deber de todos los supervisores de evaluarlo. Lo pueden hacer en grupo o individualmente; indicando la fecha de trabajo. El empleado tambin es responsable de que as se haga. Al momento de realizar la evaluacin se toman en cuenta los siguientes criterios:

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 Conciencia de costos - trabaja dentro de su presupuesto, conserva los recursos de la organizacin, desarrolla medidas de ahorro, utiliza el material de oficina conscientemente, sin malgastar, igual el equipo. Cantidad - rene los requisitos de productividad, lucha por aumentar la productividad, alcanza las metas establecidas. Tiempo - completa el trabajo a tiempo, trabaja rpido. Conocimiento general del trabajo - es competente en las destrezas y conocimientos requerido, demuestra habilidad de aprender y aplicar nuevas destrezas, se mantiene al tanto de nuevos desarrollos, requiere mnima supervisin, demuestra entendimiento de cmo su trabajo se relaciona con el de los dems, destrezas en computadora. Planificacin y Organizacin - planifica y establece prioridades en su trabajo, utiliza el tiempo eficientemente, planifica por recursos adicionales, establece metas y objetivos y valores de la Firma. Manejo de personal Servicio (Interno/Externo) - Entiende los negocios de los clientes, construye una relacin con el cliente, demuestra cortesa y sensibilidad, sabe manejar situaciones difciles o emocionales con clientes, compromiso con servicio al cliente, contesta prontamente a las necesidades de los clientes, solicita recomendaciones para mejorar su servicio, identifica oportunidades para extender servicios. I. Evaluacin General

El gerente o supervisor debe evaluar al empleado de acuerdo en la Firma en los criterios de: Comunicacin - habla claro, persuasivamente, escucha y pide clarificacin, contesta adecuadamente a las preguntas, demuestra destrezas de hablar en grupo, participa en las reuniones, escucha y da oportunidad a otro a participar. Asistencia y puntualidad - Anticipa el tiempo que no estar trabajando, comienza a trabajar a tiempo, mantiene las ausencias al mnimo, asegura que sus responsabilidades se cubren cuando se ausenta, Ilega a tiempo a citas y reuniones. Innovacin - demuestra originalidad y creatividad, habilidad de resolver retos inesperados, genera sugerencias de mejorar el trabajo, aporta ideas innovadoras. Iniciativa - se ofrece al trabajo voluntariamente, se acoge a actividades de desarrollo personal, busca aumentar sus responsabilidades, toma accin independiente y riesgo calculados, busca ayuda si es necesario. Cooperacin y trabajo en equipo - establece y mantiene relaciones efectivas, muestra tacto y consideracin, ofrece asistencia y apoyo a los compaeros, trabaja en cooperacin es situaciones de grupo, balancea entre responsabilidades personales y de grupo, impone el xito del equipo ante el individual.

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 Liderazgo - demuestra seguridad en si y en otros, toma accin, motiva a los dems a desempearse bien. Solucin de problemas - identifica problemas a tiempo, rene y analiza la informacin diestramente, desarrolla soluciones alternativas, resuelve problemas en las primeras etapas, trabaja bien resolviendo problemas entre grupo. Cada una de las reas y criterios se evaluar bajo los siguientes parmetros: M - Misin Goal Excellence - Desempeo excepcional, excede los requisitos y se autodirige constantemente. E - Mission Goal - Desempeo de alta calidad constantemente, rene todos los requisitos. W -Working on Mission Goal - Trabajando para cumplir los requisitos, encaminando. IV. Acuerdos / Conclusin evaluacin

Se escribirn los acuerdos generales establecidos en la evaluacin. V. Comentarios evaluador

El evaluador debe Ilenar esta seccin con un resumen del desempeo durante el periodo evaluacin. VI. Comentarios evaluado

El evaluador debe motivar al empleado a que complete esta seccin para crear compromiso y documentar su punto de vista.

HACIENDO LA EVALUACION Las personas que el gerente o supervisor tienen a su cargo deben conocer todos los aspectos del proceso de evaluacin. El evaluador debe poder dar ejemplos concretos del rea a evaluar y que estos estn directamente relacionados a las responsabilidades del empleado. Debe asegurar que se evale caractersticas profesionales relacionadas al trabajo y no caractersticas personales. El evaluador debe Ilenar todos los campos de la evaluacin, de lo contrario ser devuelta. Es importante especificar la fecha de comienzo y terminacin del perodo de evaluacin. Una vez terminada y revisada, se discute con el gerente a cargo, y se le entrega copia al empleado. Entonces, se planifica la fecha en que se reunirn en privado a discutirla.

DISCUSION DE LA EVALUACIN Esta reunin debe ser verdaderamente una discusin entre ambos, el evaluado y su supervisor. El evaluador debe estar dispuesto a escuchar, para obtener informacin, y dispuesto a recibir

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resistencia. El propsito de las evaluaciones es sealar al empleado los puntos fuertes y dbiles desde el punto de vista del evaluador. Si durante la discusin el evaluador recibe informacin que no fue considerada al hacer la evaluacin, esta bien hacer cambios, siempre y cuando estos cambios no sean para apaciguar al evaluado. Luego de la reunin, el empleado debe marcar si est de acuerdo o no, marcar el parmetro predominante para cada criterio e iniciar. Debe marcar si la evaluacin, el reconocimiento, el plan de accin y acuerdos cumplen con sus expectativas. Independientemente de su opinin debe firmar la evaluacin como discutida. Del empleado rehusarse a firmar debe Ilamar a un testigo, usualmente un Gerente, y documentar la situacin. Tambin, se debe pedir al empleado que ponga por escrito, en Comentarios del Evaluado, su desacuerdo y las razones del mismo. Las evaluaciones mas aceptadas son aquellas que vienen de una comunicacin sincera y constante entre supervisor y empleado. La evaluacin original pasar a Administracin para revisin, luego pasar al socio para su conocimiento. ste la devolver a la Administracin para archivar en el expediente de evaluaciones del empleado.

ACCESO A LAS EVALUACIONES El acceso a las evaluaciones de personal est limitado a aquellas personas con necesidad profesional legtima. Estas personas normalmente son el supervisor del empleado, el gerente del departamento, cualquier socio y la Administracin. Las personas deben solicitar a Administracin la evaluacin que necesiten. Se le entregar la evaluacin sin el expediente, luego el solicitante la devolver. La evaluacin es para verla en el momento. Los empleados pueden tener acceso a sus evaluaciones en cualquier momento, segn la disponibilidad de la Administracin, quien debe estar presente durante la revisin.

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EDUCACION CONTINUADA
Es la poltica de TORRES, HERNANDEZ & PUNTER que todos sus empleados crezcan personal y profesionalmente. El Programa de Educacin Continuada permite mantenerse al tanto de los corrientes desarrollos tecnolgicos, negocios y literatura de desarrollo personal. Adems, la Firma reconoce que los profesionales en el rea de contabilidad (CPA's) deben cumplir con los requisitos establecidos por el Colegio de Contadores Pblicos de Puerto Rico.

REQUISITOS Los requisitos de educacin continuada (horas - crdito) para cada empleado son 40 crditos anuales y 120 en un perodo de 3 aos. Empleados nuevos entrarn al programa tan pronto comiencen a trabajar. Los crditos requeridos para el primer ao dependern de la fecha de comienzo. Estos requisitos se le notificarn al empleado en la orientacin inicial. Se considera el ao de julio 1ro a junio 30, y los trimestres se dividen de la siguiente manera: 1. julio-agosto-septiembre 2. octubre - noviembre diciembre 3. enero - febrero marzo 4. abril-mayo-junio A continuacin un listado de las alternativas que se consideran para crdito: Seminarios y conferencias auspiciados por AlCPA. Seminarios y conferencias auspiciados por el Colegio de Contadores Pblicos de P.R. Cursos de auto-aprendizaje. Seminarios Internos (grupales o individuales). Cursos Universitarios. Libros, manuales, cassettes, videos de temas de crecimiento personal o profesional. Seminarios de State of the Arts. Manuales de PPC. 'Coaching' examen CPA. Otros seminarios externos que aporten al desarrollo de la profesin.

APORTACION DE LA FIRMA La Firma proveer seminarios para el cumplimiento de los crditos anuales; Seminarios Internos anualmente se prepara un calendario detallando los temas que se cubrirn en estos seminarios internos. La participacin en estos seminarios es compulsoria para todo el personal.

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Seminarios Externos - la Firma pagar un mximo de 12 horas/crdito para personal con requisito de 40 horas/crdito y un mximo de 8 horas/crdito para el personal con requisitos de 24. Adems, conceder hasta 16, horas laborables para propsitos de eventos- educativos solicitados por el empleado. El empleado puede tomar cuantos seminarios le sean aprobados, igual con el material educativo que, se acreditar como crditos de educacin continuada.

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE SEMINARIOS EXTERNOS Es nuestro inters que todo el personal est tcnicamente al da con respecto a las diferentes reas en las que se desempean. Es por ello que establecimos como poltica el que tome cierto nmero de crditos anualmente. Aparte de los seminarios internos, se podrn tomar anualmente a opcin del empleado 12 crditos en seminarios externos. A continuacin detallamos los procedimientos a seguir con relacin a los seminarios externos: Toda solicitud de seminarios externos deber estar autorizada por su Gerente. Dicha autorizacin deber estar documentada en la solicitud de registro del seminario. Preferiblemente, el seminario deber estar relacionado con el rea de trabajo a especialidad del empleado. La Secretaria Ejecutiva ser responsable de todo el proceso de registro o matrcula en los seminarios externos. Esta persona se encargar de hacer la reservacin del espacio, gestionar el pago y si aplica, darle seguimiento a reclamaciones de reembolso del costo del seminario en caso de que ste sea cancelado. Una vez terminado el proceso de registro o matricula, la Secretaria Ejecutiva le entregar a la persona que asistir al seminario copia de la hoja de registro indicando la fecha, lugar y horario donde se ofrecer el mismo. Dicha informacin le servir como recordatorio del seminario. Es responsabilidad de cada empleado notificar a la Secretaria Ejecutiva, con por lo menos 2 das de anticipacin a la fecha en que se ofrecer la actividad educativa, cualquier situacin que le impedir asistir a la misma. El Gerente realizar las gestiones necesarias para poder identificar a alguna otra persona que pueda sustituir a este empleado de manera que le sea de provecho el seminario y no se pierda la reservacin. De no ser posible, se solicitar un reembolso. Cabe sealar, que de ausentarse al seminario sin previa notificacin a excusa valida, se proceder a cobrar al empleado el costo del seminario. Luego del seminario los empleados entregarn a su gerente (en los prximos 5 das laborables) evidencia de conclusin satisfactoria del mismo, que provee el auspiciador (certificado) y los puntos ms importantes discutidos. Todo seminario cuyo costo exceda de $500 requerir que se solicite un prstamo. El prstamo deber ser a nombre del empleado por un trmino de 3 aos. El empleado pagar directamente el prstamo y la Firma le reembolsar mensualmente la cantidad pagada. Si este seminario es fuera de Puerto Rico el prstamo debe incluir los gastos totales a incurrir en el viaje (estada, pasajes, transportacin, etc.). En caso de que el

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empleado deje de laborar en la Firma, ser responsable de continuar pagando algn balance que quede pendiente en el prstamo, reportando que ya no tendr derecho a un reembolso por parte de la Firma.

EXPEDIENTE DE EDUCACTON CONTINUADA Cada empleado es responsable de llevar su expediente de educacin continuada. El cumplimiento de este procedimiento es parte de los puntos que se tomarn en cuenta para la revisin salarial. El empleado que no cumpla con los requisitos al finalizar el "ao", tendr su revisin salarial hasta 90 das luego de cumplir con los requisitos que le falten. Adems, el empleado costear los seminarios para cubrir estos crditos y repondr el tiempo que tome del horario de trabajo.

MATERIALES EDUCATIVOS Y PROCEDIMIENTOS DE BIBLIOTECA Materiales Educativos La Firma mantiene un inventario de cursos de auto-educacin del programa de educacin continuada (libros, videos, cassettes, etc.). Cada empleado que solicite un curso llenar la hoja de control de inventario del programa, donde se especifica la fecha para devolver el material. Es responsabilidad del empleado devolver el material. Luego de 2 semanas de que se venza la fecha y no se haya recibido notificacin, el empleado pagar el costo total del material. Al finalizar el estudio del material, el empleado har el debido resumen y lo entregar (en los prximos 5 das laborables) a su gerente para revisin. Este comentar. El empleado guardar el resumen para su expediente personal. Procedimientos de Biblioteca Otros recursos para obtener material educativo es la Biblioteca. Para llevar un buen control del material en la Biblioteca, necesitamos que se cumplan los siguientes procedimientos: 1. Mantener el rea limpia y organizada, acomodando los libros y manuales en el mismo lugar donde originalmente estaba ubicado. 2. De necesitar sacar algn libro, manual o video de la biblioteca, deber firmar la hoja de In/Out indicando: El nombre del libro/manual/video. La fecha en que esta retirando el mismo. Su nombre. La fecha en que este devolviendo el mismo.

3. Habr una tarjeta de In/Out en cada tablilla para anotar aquellos libros que usted retire de dicha tablilla.

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4. Una vez devuelva el libro/manual/video a la Biblioteca, deber asegurarse que en la tarjeta de In/Out documente que el mismo fue entregado. 5. Peridicamente se verificar que los procedimientos descritos anteriormente se estn cumpliendo. En caso de que se identifique que algn libro/manual/video fue sacado de la Biblioteca sin haberse firmado la hoja de In/Out, se cobrar una multa de $25.00 a la persona que no haya seguido el procedimiento. El dinero por concepto de multas se donar al Comit de Actividades.

ADIESTRAMIENTO DIRECTO AL TRABAJO La Firma reconoce la importancia del adiestramiento directamente trabajando, "on-the-job training", y ha adoptado, como parte del Sistema de Calidad Total, el uso de programas de trabajo para asistir a los profesionales en la realizacin de su trabajo. Cualquier empleado con un conocimiento amplio en un rea puede ofrecer este adiestramiento a otro(s) compaero(s).

EXAMENES PARA LICENCIA DE CONTADOR PUBLICO AUTORIZADO Es nuestra meta que todos los profesionales en el rea de contabilidad obtengan la licencia de Contador Pblico Autorizado. La Firma otorgar el tiempo para este propsito. El tiempo utilizado para estudiar debe solicitarse con por lo menos 2 meses de anticipacin utilizando la Hoja de Solicitud de Vacaciones y se reconocer como una licencia sin paga. Durante esta licencia el empleado no acumula ninguna otra. La Firma pagar los das tomando el examen si el empleado obtiene una puntuacin de 60% 0 ms, y trae la evidencia correspondiente. Esto se tramita a travs del Departamento de Finanzas (la solicitud del tiempo y la paga por los das tomando el examen). Al momento de aprobar esta licencia sin paga se tomar en cuenta el siguiente orden, para establecer prioridades: Volumen de trabajo Frecuencia - Se conceder el tiempo de estudio hasta un mximo de dos ocasiones. Luego de estas dos ocasiones, el empleado tendr que proveer evidencia a su Gerente de que obtuvo ms de 60 puntos en cada examen si desea solicitar tiempo de estudio nuevamente. Nmeros de partes aprobadas - el tener partes aprobadas le dar prioridad a tomar el tiempo de estudio. Si esta tomando el examen por primera vez. Nivel en que se encuentra - se espera que de nivel "Senior" en adelante tengan la licencia, por lo tanto el nivel del empleado tambin puede determinar la prioridad. Fecha de Ia Solicitud -Tendr prioridad la persona que solicite primero. Adems, si asisti a clase de repaso, "coaching", y de pasar el examen con 60% o ms, el tiempo en las clases le contar como horas crdito para el programa de educacin continuada.

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EVALUACION DEL PERSONAL GERENCIAL

El personal no-gerencial evaluar a los gerentes y socios anualmente. La Administradora enviar un recordatorio con la forma de evaluacin por lo menos dos semanas antes del final periodo a evaluar.

CONFIDENCIALIDAD La Administracin garantiza la confidencialidad de las evaluaciones, su firma aparecer solamente para propsitos de monitoreo. Adems, parte de las funciones de Administracin es conocer las preocupaciones de todo el personal. La Administracin trabajar directamente, con un empleado cualquier asunto delicado, pero no revelar a otras personas a quienes evaluaron y como lo hicieron. Una vez la Administracin entre la informacin sin identificar al programa de computadoras dnde preparar el informe final, por gerente, se destruirn las evaluaciones.

INFORME Una vez entrada toda la data, se har un informe general por gerente. La Administracin entregar los informes a los Socios para su revisin y conocimiento. Luego entregar a cada gerente. Los Socios discutirn los resultados con cada gerente individualmente. Copias del informe sern archivadas en el expediente personal del gerente.

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TERMINACION DE EMPLEO
RENUNCIA Una renuncia es una separacin voluntaria, iniciada por el propio empleado, que no conlleva beneficios de desempleo. Ejemplo de renuncias son: retiro, cambio de trabajo, dejar de trabajar para dedicarse a estudiar u otro, o simplemente razones personales que le impidan continuar su empleo con la Firma. La Firma solicita a aquellos empleados que tomen la decisin de renunciar de hacer la notificacin por lo menos 10 das laborables de anticipacin a la fecha de efectividad. Solicita, adems, que haga una carta de renuncia dirigida a los socios que contenga por lo menos la posicin a que renuncia, las razones para la terminacin y la fecha de efectividad.

DESPIDO Un despido es iniciado por la Firma, en vez de por el empleado. Es una separacin involuntaria resultado de una causa justificada o injustificada. Los Socios son los nicos autorizados para hacer despidos. Los gerentes determinan si sugerir un despido o no.

LIQUIDACION DE SALARIO Ya sea por motivo de renuncia a su empleo o por despido, recibir su salario final y liquidacin, no ms tardar del prximo da de pago luego de ser efectiva su terminacin. De acuerdo a la Ley, el pago final incluye el balance de vacaciones y se reducir cualquier adelanto hecho pero no trabajado; adems de las deducciones legales. Tambin recibir el tiempo trabajado y no cobrado.

REFERENCIAS Patronos prospectos, en ocasiones, contactan nuestra oficina para obtener referencias de trabajo durante el empleo con nosotros. Es el deseo de Torres, Hernndez & Punter, CPA, CSP que todos sus ex-empleados encuentren empleos beneficiosos y lucrativos, por lo que estamos a la disposicin de dar referencias. Pero, la Firma no responder a peticiones de referencia, al menos que sea por escrito, que el ex-empleado tenga conocimiento de las preguntas y de nuestras respuestas, y que este firme una carta de consentimiento. Slo los socios estn autorizados a dar referencia; y cualquier peticin de esta ndole debe ser referida a estos.

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