Apostila Gestao Do Tempo

Apostila Gesto do Tempo
NDICE
1 - Conceito de Gesto .............................................. 3 2 Definio de Tempo ............................................ 6 3 Gesto do Tempo, como realiz-la!......................... 10 4- Atitudes bsicas para iniciar sua Gesto do Tempo ....... 14 5 Porque preciso saber investir no meu tempo .............. 17 6 A empresa ganha com meu trabalho bem direcionado .. 21 7 E eu o que ganho com tudo isto? ............................ 24 8- Alerta Vermelho: Atitudes Que Roubam Nosso Tempo ... 27
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Apostila Gesto do Tempo 1 - Conceito de Gesto
Vamos iniciar esta explanao bem devagar, para mais adiante no surgirem dvidas. Imagine sua rotina diria: pode ser no trabalho, em casa, ou at na escola ou faculdade. Geralmente todos os dias segue-se um ritual de tarefas que precisam ser realizadas, tomaremos como exemplo a rotina no trabalho: ao chegar o funcionrio verifica quais so as atividades que precisam ser executadas ou aquelas em que dar a devida sequncia. Quando se toma esta atitude nosso de checagem mental do se servio a ser realizado, no arquivo desdobram vrias fichas.
Imagine aquele arquivo de ao com vrias gavetas e em cada uma se guarda uma quantidade de pastas com seus respectivos documentos. O funcionrio ao abrir a primeira gaveta ou a quarta gaveta j conhece o contedo que se arquiva em cada uma delas, ele vai direto desejada e pega a pasta que precisa. O nosso crebro funciona assim tambm, um arquivo com muitas gavetas e milhares de pastas. Assim que o indivduo pensa em fazer determinado trabalho, nosso crebro j toma vrias medidas (ele vai separando as pastas que considera necessrio para solucionar a questo levantada pela pessoa). Se o funcionrio faz um caminho longo para chegar a uma
soluo, isto , dando vrias voltas, continuando no exemplo citado, abrir todas as gavetas do arquivo por no saber em qual delas se encontra a pasta desejada e em cada gaveta manuseia vrias pastas a procura da sua pasta. O mesmo ocorrer no seu arquivo mental que disponibilizar para voc todas as fichas relacionadas s quatro gavetas e bastava apenas o material de uma gaveta. Observe o tempo gasto para separar todo este material e checar para se encontrar o desejado. Sendo que poderia se ir direto gaveta certa. Mas como chegar gaveta certa? Ento para iniciar bem seu dia de trabalho, voc deve ter em mente todo o percurso que deseja seguir e no o ir traando aos poucos, isto lhe acarretar um cansao e uma perda de tempo desnecessrios. Mas todo este detalhamento para mostr-lo a necessidade de saber o que gesto, esta palavrinha mgica vai orientar seu dia a dia. No s na vida profissional, mas este entendimento voc pode levar tambm para sua vida particular. No existe uma opinio formal de aceitao nica para a palavra gesto, o que ficou estabelecido foram as observncias do que se faz com esta denominao, que hoje uma expresso totalmente globalizada, todos a usam em variadas circunstncias, j se criou inclusive o cargo de gestor. Vamos retornar ao conceito de gesto. Segundo o dicionrio Aurlio o ato de gerir, administrar ou gerenciar. Podemos concluir que ao iniciar seu dia de trabalho j com as tarefas prdefinidas e comeando a execuo de forma inteligente, isto , usando os recursos de que dispe para alcanar da melhor forma o objetivo final, o funcionrio estar praticando um ato de gesto.
Agora com certeza a resposta para a pergunta como chegar gaveta certa, voc j adivinhou, basta ser organizado. Na gesto existe a organizao dos componentes disponveis que esto ao nosso alcance, mas h tambm as decises que o funcionrio toma para suprir deficincias ocasionais e para isto necessrio utilizar a experincia funcional e at a vivncia com resolues de problemas em outras reas, neste momento voc aplica quela resoluo tanto seus conhecimentos intelectuais como as experincias de vida, desde que seja uma atitude baseada numa certeza de contribuio para o melhor desempenho daquela atividade. Quando esta gesto eficaz (produz o efeito desejado; que d bom resultado), com certeza trar satisfao para todos que esto envolvidos neste trabalho. Por isso desenvolva seu lado de gestor de si mesmo, contribuindo assim para seu crescimento profissional e pessoal e como conseqncia acarretar o sucesso da empresa onde trabalha e o sucesso em todas as atividades que desenvolver em sua vida, no importando o local trabalho, casa, escola ou clube. Lembre-se: gesto a organizao inteligente e direcionada a solues que traro benefcios s tarefas desenvolvidas; a liderana na conduo do desenvolvimento e desempenho de atividades de pessoas que se tornam comprometidas com um objetivo final. A gesto ter alcanado sucesso quando se consegue atingir a meta estabelecida com a satisfao de todos os envolvidos.
Apostila Gesto do Tempo 2 Definio de Tempo De manh ao se levantar passanos a impresso momentnea que temos muito tempo pela frente, tomamos nosso banho para deixar para trs aquele gostinho de cama e partimos para um breve caf. Alguns se exercitam antes de sarem para seus trabalhos, outros consideram isto uma perda de tempo, e para ganh-lo muitos adquirem tambm o hbito de ler rapidamente o jornal junto com o caf da manh. E assim vamos utilizando aquilo que nos
parece infinito. Mas no decorrer do dia os compromissos comeam a nos cobrar: horrios, entrega de trabalhos, visitas a clientes, enfim, uma agenda que parece no terminar e seu tempo tem um limite que seria na teoria o final do expediente.
Atividades Dormir Trabalhar Almoo e Janta Caf da manh Dois banhos Transporte ida e volta Total de horas gastas em um dia
Tempo 8:00 h 8:00 h 2:00 h 20 min 40 min 3:00 h 22:00 h
Para
entendermos
como
funciona
tempo,
bom
lembrarmo-nos de usar os nmeros: dispomos de vinte e quatro horas, sendo que a OMS (Organizao Mundial de Sade) orienta que devemos ter oito horas de sono. Olhe com ateno esta tabela do lado: Voc deve ter observado que foram embora num piscar de olhos vinte e duas horas, isto sem voc contabilizar horrio gasto com estudo (faculdade, curso de idioma, curso de reciclagem...),
sem nenhuma atividade fsica, sem aquele tempo livre para se distrair ou com um livro ou brincando com seus filhos, enfim fazendo algo que lhe descanse e seja prazeroso. Assim vimos que nosso tempo no infinito, ele tem incio e fim. Segundo a definio do nosso velho amigo Aurlio (dicionrio) tempo a sucesso dos anos, dos dias, das horas, etc., que envolve para o homem a noo de presente, passado e futuro; o momento ou ocasio apropriada (ou disponvel) para que uma coisa se realize. Trouxe para nosso texto apenas estes dois itens que j nos esclarece que tempo uma sucesso de momentos que temos disponvel para realizarmos algo. E o tempo anda, e com certa velocidade e para no ficarmos parados na estrada da vida, devemos sempre ter conscincia dessa preciosidade da sequncia de habilidades fsicas ou intelectuais. Atualmente existem pessoas especializadas para orientar outras na compreenso do que significa tempo e como utiliz-lo de modo produtivo. No mundo dos negcios usa-se a expresso tempo dinheiro, mas prefiro fixar a idia de que tempo vida, e na vida teremos sade, dinheiro, famlia, amigos e tudo o mais que desejarmos. Mas para alcanar tudo isto necessrio saber dividir com inteligncia seu tempo, caso contrrio ele escorre pelo ralo sem voc perceber. Citarei aqui a ttulo de exemplo atitude que deixa o tempo escoar sem nos trazer
benefcios: no trabalho quando lhe do tarefas para executar e que voc no gosta, lembre-se que aqueles minutos de todos os dias que passa reclamando da atividade, se contabiliz-los no final de uma semana ou um ms, poderiam ter sido usados para descobrir uma maneira agradvel ou at menos montona de solucionar a parte desagradvel de seu trabalho. Comece a observar quanto tempo desperdiado nas suas atividades dirias no trabalho ou em outro local. Pense e anote no final do dia o que poderia melhorar, isto um exerccio que pode ser feito naquele tempo que se gasta na locomoo. certeza esta mudana trar benefcios em sua vida. Se voc conseguir eliminar gastos inteis com seu precioso tempo com
Apostila Gesto do Tempo 3 Gesto do Tempo, como realiz-la!
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No so suficientes as definies de gesto e de tempo para sermos eficientes na diviso de nosso tempo. Existem diversos tpicos que abordaremos para lhe orientar como fazer seu tempo ser produtivo. As abordagens relacionadas aqui serviro para seu dia a dia na empresa ou fora dela. O tempo um bem precioso e muito escasso, devemos ter ateno especial para nos organizar. Assim essa preciosidade no vai faltar para se por em prtica tudo que precisamos. Seguindo as abordagens anteriores, continuaremos a focar o trabalho. Se sua mesa est repleta de solicitaes de tarefas, e-mails com vrios pedidos, chefe lhe cobrando relatrios, ou supervisor lhe exigindo mais produtividade est na hora de parar e se organizar. Sim este o primeiro item para dimensionar seu tempo. Como se organizar? Segundo pesquisas realizadas a melhor forma seria fazer um planejamento uma relao de suas atividades ou funes, mensal, semanal e dirio. Se houver descreva o que precisa ser feito diariamente, seria interessante ter necessidade, dependendo do que for elaborado, divida mais ainda este planejamento. Insira nele horrios realistas para sua execuo, colocando incio e fim. Tenha disciplina para seguir seu planejamento, quando receber solicitaes extras verifique com sua chefia as prioridades e dependendo do que for ajustado refaa algum item de suas
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anotaes. Se houver necessidade de incluir algo, diminuir o tempo com as outras obrigaes ou aumentar o prazo para finaliz-las, mas imprescindvel que todas suas atividades estejam sempre alocadas dentro do seu horrio de trabalho. Isto pode parecer muitas vezes impossvel, mas com o tempo e aprimorando a organizao conseguir com tranqilidade sair no horrio. A limpeza de seu local de trabalho outro fator que lhe ajudar a se concentrar nas tarefas exigidas. No perca tempo com documentos que no esto arquivados no local certo, caixa de email transbordando de mensagens ainda no lidas e que o funcionrio fica na dvida de apagar e ser algo importante. Esta limpeza tem de ser realizada diariamente, para no chegar a este ponto. Aprenda a no ler tudo que lhe enviam. A maioria das mensagens que so de importncia para o trabalho normalmente vem especificada no campo assunto, apague aquelas que voc desconhece o remetente ou na dvida crie uma pasta e transfira todo este material desconhecido para a mesma. Sua mesa deve
refletir sua competncia, no a deixe desarrumada, mantenha computador para lhe as pastas ser Caso dentro dos arquivos, o dever ajudar. usado como ferramenta ainda tenha dificuldades
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com ele, pea ajuda a algum colega de seo ou se preferir procure, pesquise como solucionar dificuldades na prpria internet, mas cuidado com suas metas. Tenha sempre a mo seu plano de trabalho dirio para no atrasar nenhum item e cuidado com a distrao na internet, pode lhe custar sair mais tarde do trabalho. Os arquivos fsicos ou no computador so a salvao para se manter organizado. Adquira este hbito, de fazer pastas para cada assunto, pois na hora em que o funcionrio est mais ocupado, exatamente neste momento que tudo acontece: tem telefone para atender, o chefe quer determinada opinio, outro colega precisa de um documento, cliente chega tambm requisitando algo e o indivduo que tem todas suas atividades documentadas e arquivos fceis de serem visualizados com certeza ningum encontrar dificuldades em ajud-lo num momento de aperto. Mas o maior beneficiado da organizao ser o prprio funcionrio, confortvel e passa uma boa impresso quando se chega a um local para se solicitar algo e percebemos a presteza com que se atendido, o funcionrio prontamente sabe procurar ou localiza o solicitado indo direto no local certo. Qualquer pessoa que observa sabe quando o ambiente de trabalho bem organizado. Outro tpico que tambm de extrema importncia para se gerir bem o tempo. A limpeza do ambiente fsico fundamental tambm e reflete a organizao. No deixe copos, lanches espalhados no local, isto alm de passar uma m impresso corre o risco de danificar seu trabalho. Catlogos, manuais em desuso
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podem ser descartados ou para o lixo ou para algum depsito. S no pode ficar na seo algo que ningum mais usa ocupando espao e dificultando o trnsito de pessoas no local. E no contribui para uma boa esttica do ambiente profissional. O tema agora o uso adequado do telefone, seja sempre objetivo, existem aquelas ligaes que nos distraem e quando percebemos boa parte do tempo se foi. Caso haja necessidade de ajudar na tarefa de algum colega seja breve, para depois no vir a precisar de uma mozinha na sua atividade. Em qualquer ambiente de trabalho sempre haver pausas para um caf, ou um papo. Mas estas devem sempre ser conscientes, para no haver desperdcio do tempo. Com estas orientaes voc conseguir fazer a gesto de seu tempo. Lembre-se de colocar no papel o que precisa ser feito, quanto tempo dispe para isto, verificar se j tem alocado todo o material necessrio para a execuo destas atividades e a partir da fazer seu planejamento como citamos acima, passando pelas etapas de limpeza, confeco de planilhas mensais, semanais ou dirias, monitoramente de correspondncia, arquivos e pastas inteligentes, direcionamento eficaz no atendimento de telefones, evitar conversas excessivas com colegas de trabalho e cliente. Cada minuto que voc ganha com sua organizao poder futuramente ser gasto em algo que escolher e que ir lhe beneficiar.
Apostila Gesto do Tempo 4- Atitudes bsicas para iniciar sua Gesto do Tempo Como j
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citamos
anteriormente o primeiro passo identificar quais atividades precisam ser realizadas. Faa listas colocando as diariamente, depois por que e precisam por ms, ser se feitas houver semana
planejamento maior tambm deixe tudo esquematizado. Agora j em mos com o que precisa ser executado veja o tempo que pretende usar ou que pode ser gasto nestas atividades. Vou narrar um fato somente para ilustrar a importncia de se dividir o tempo para as tarefas. Em 1955 foi publicado na Inglaterra um artigo que posteriormente ficou conhecido como a Lei de Parkinson, pois este era o nome do autor do artigo que dizia o trabalho se expande para preencher o tempo disponvel para ser concludo. Esta frase d a noo exata da importncia de saber dimensionar o tempo adequado, necessrio para cada atividade. Caso contrrio, isto , se houver tempo sobrando para desenvolver determinada tarefa, com toda certeza ser este tempo que o indivduo levar para execut-la. Este planejamento dever englobar todas as atividades interligadas com outros setores, no adianta um grupo est em dia com seu calendrio de tarefas e no consegue ir adiante pois necessita de algo, por exemplo, um relatrio que outros teriam que lhe entregar e esto atrasados. Para evitar estes contratempos, toda vez que houver a necessidade de outra pessoa ou outro setor desenvolver parte de seu trabalho, no fique
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esperando o prazo determinado para lhe entregarem, faa um acompanhamento deste desenvolvimento para assim ter a certeza que cumpriro o prazo e voc no correr o risco com o trmino do tempo estabelecido, o servio precisar ser feito por voc. Com sua lista de tarefas prontas necessrio habituar a uma sequncia de atos, desenvolva uma atividade de cada vez, no deixe para depois aquela que sinta mais dificuldade, pelo contrrio inicie com ela, assim ao trmino da mais complicada as outras sero executadas com maior brevidade pois sua mente funciona com a seguinte lgica: foi gasto determinado tempo com o trabalho considerado mais difcil, ento com este que mais tranquilo o tempo gasto ser o mesmo na proporo da dificuldade, pouca dificuldade pouco tempo. Faa rotinas na execuo, assim o tempo gasto ser maior somente na primeira vez. A partir do momento que se automatiza determinados procedimentos, elimina-se aquele tempo gasto com a familiarizao do servio. A criao de metas outro fator imprescindvel na qualidade do tempo. No esquea, as metas devem ser realistas para no haver frustraes mais adiante. Cada indivduo tem seus sonhos, suas qualificaes e habilidades especficas, por isto no se devem traar metas copiando de outras pessoas. Trace suas metas no trabalho de acordo com suas
necessidades e prioridades. Pense at onde deseja chegar, se houver necessidade de estudar, v em frente, no pare nos obstculos que sempre surgem no caminho, eles normalmente so o motor de arranque para maiores percursos.
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E o sucesso profissional ou particular depende exatamente de se ter uma meta para seguir. No fique no meio do caminho, pois hoje a competio grande e a cada dia novas oportunidades aparecem, mas na maioria das vezes estas chances nos pegam despreparados. Por isso invista no seu tempo, ele vida, sucesso profissional, independncia financeira. tambm lazer, tranqilidade de conscincia, pois quando no jogamos o tempo fora, temos a certeza de que o caminho que trilhamos o melhor.
Apostila Gesto do Tempo 5 Porque preciso saber investir no meu tempo
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A cincia e a tecnologia esto a cada segundo nos oferecendo milhares de informaes. proporcionam um leque As inovaes a cada dia nos admirvel de inventos que esto
facilitando nosso dia a dia. Mas para acompanhar tudo isto a pessoa tem que correr contra o tempo para estar sempre atualizada. J ouvi muita gente dizer que dormir ficou obsoleto. Tirar horrio de almoo nem pensar. Ser que agindo deste modo estamos sendo coerentes com nosso corpo? Como ele vai produzir bem, se no estamos tendo os devidos cuidados com ele? Verifique se aquelas informaes to propagadas pela mdia sero to importantes para voc, seja racional e pense se h necessidade urgente de tirar horas do seu sono, das suas refeies ou at do seu lazer para simplesmente poder numa conversa estar sabendo sobre todas as novidades do mercado. importante e saudvel estar bem atualizado, esteja mas que do este seu aprendizado dentro
contexto de trabalho ou se voc tambm est pensando em mudar de rea v se integrando com do novo sem conhecimento cautela,
atropelar seu tempo. Hoje existe uma pressa em saber ou talvez parecer saber sobre tudo. E o que se v muito por a e em vrias especialidades so erros banais gerados pela falta de dedicao do
Apostila Gesto do Tempo profissional. Ele parece ser trabalha deixa a desejar,
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expert em tudo, mas no que faltando-lhe exatamente aquele
amadurecimento do aprendizado que s alcanamos com muita dedicao e isto requer um tempo. Por isto seja criterioso com seu tempo. Na empresa siga seu planejamento de trabalho, de perodos em perodos dependendo de cada atividade, pode ser trimestral ou semestral- o que importa voc verificar o que pode ser melhorado. Acrescentando itens ou retirando os que se tornaram obsoletos. J existe algum meio que posso abreviar a execuo deste relatrio? Foi lanado no mercado um software ou um hardware que tenho a certeza que diminuiro o tempo gasto para a realizao destas tarefas que executo? Faa a relao custo x benefcio e converse com seu gerente, ou se for preciso leve o assunto ao seu grupo de trabalho, que poder tambm apoiar a idia da nova aquisio junto chefia. Segundo o Instituto MVC Educao Corporativa hoje para se chegar a solues com o problema de administrao do tempo, devemos tentar envolver o gerente, enfim, sua secretria, so seus partes subordinados, seus superiores, todos
fundamentais para se chegar a uma soluo. Pense sempre que o tempo existe para ser usado com eficincia. Numa empresa quando so observados funcionrios com tempo ocioso, logo so providenciados ou mais tarefas ou diminuio do nmero de pessoas naquele local. No espere para ver se iro mexer com voc, faa seu tempo ser produtivo,
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desenvolva a organizao na sua rotina, seja realista com suas metas e deixe para trs aqueles indivduos que param no tempo. Almeje crescer profissionalmente, mas sem atropelos. Se comprometa a trabalhar com afinco, respeite suas refeies, faa exerccios fsicos (mesmo que disponha apenas de dez minutos dirios, melhor isso do que nada) seu corpo precisa corresponder aos seus desejos, e uma boa sade fundamental para se conseguir objetivos. Concluindo: tempo todo momento Voc de que nasce, dispomos. alcanar os
cresce e depois de muitos anos de vida pode vir a perceber que ele foi mal utilizado. Mas tenha em mente de que nunca tarde para se recuperar. No seu trabalho estude, planeje a melhor forma de desenvolver suas atividades com presteza e segurana. Caso haja necessidade de voltar atrs para suprir deficincias no aprendizado no desanime, siga e tenha a convico de que viver com metas a serem atingidas nos fazem ser mais objetivos e com isto passamos a no desperdiar este bem to precioso e raro que o tempo. Quando o retorno chega ou atravs de um salrio
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melhor ou com melhorias na qualidade de vida, olhars para trs e sentirs orgulho por ter feito sua escolha investindo no uso produtivo e saudvel do seu tempo.
Apostila Gesto do Tempo 6 A empresa ganha com meu trabalho bem direcionado
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Passamos para voc a noo de gesto, tempo, atitudes bsicas para elaborar sua gesto de tempo e lhe mostramos a importncia deste investimento. Se nada disso ainda o atraiu para mudar de atitude em relao ao seu procedimento no trabalho ou se ficou interessado em melhorar seu desempenho profissional ou particular, mas ainda est dando aquela preguia para se mexer. Ento est na hora de voc fazer aquele jogo de trocar de lugar com o dono de sua empresa. A partir de agora voc o empresrio, e tem sob sua responsabilidade um nmero grande de funcionrios, alguns casados e com filhos, outros solteiros, mas que ajudam com sua renda no sustento de sua famlia. Ligado ao seu negcio existe vrios fornecedores, distribuidores e por fim o consumidor final. Com certeza voc vai acompanhar de perto, cada talvez at com que lupa o desenvolvimento de sua empresa. E a investimento fizer nela, uma aguardar o retorno certo. Mas em um determinado seu negcio. Logo verificar com os perodo percebe diminuio na curva de crescimento do
responsveis por cada setor o que est acontecendo de errado. Pedir planilhas detalhadas da produo de cada um e o crescimento por um determinado
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perodo e verificar que aparentemente est tudo certo. Ento lhe sugerido um controle maior sobre a produo individualizada. neste ponto que queremos alert-lo, pois aqui conseguiro perceber o tempo sendo mal utilizado no servio. E o funcionrio ser pressionado a mudar de atitude no trabalho. Por isso afirmamos a necessidade de cada indivduo aprender a desenvolver a gesto do seu tempo, isto hoje uma ferramenta de tal importncia que muitos empresrios se dispem a pagar cursos para seus funcionrios e voc que esperto no vai ficar esperando para ver se sua empresa vai custear ou no seu aprendizado. Hoje temos muitas opes de adquirir o conhecimento, atravs de palestras, cursos gratuitos, livros que podemos pegar emprestado na biblioteca ou at adquirir algum material que esteja ao nosso alcance. O principal no ficar parado na estrada da vida, pois pode ser atropelado. E olhe o tempo que isto lhe custar! Leia ento agora novamente os tpicos anteriores e no desperdice esta oportunidade que est em suas mos de tentar algo novo. Veja o que deseja, aonde quer chegar, como se destacar no servio e trace seu caminho. Faa no computador ou no papel a lista de tudo que precisa ser feito. Mais uma vez reprisamos, trace metas realistas, sinta-se feliz ao final de cada etapa, pois assim renova o flego para seguir adiante. No d ouvidos aos invejosos, sim isto mesmo, aquelas pessoas que sempre so negativas, para elas nada vai melhorar e com certeza agindo do jeito que elas fazem no melhora mesmo.
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Teste este aprendizado por um perodo e verificar como sua rotina diria ter outro dimensionamento, aquelas atividades menos prazerosas j no sero to pesadas, pois foram divididas em tempos reais, que possvel desenvolv-las sem fadiga. Intercale as tarefas, mas sempre atento as prioridades. Este conjunto de aes citados ao longo dos tpicos, conduzir o funcionrio a superar metas de produtividade e consequentemente a autoestima crescer junto, levando o indivduo para realizaes em outras reas de sua vida.
Apostila Gesto do Tempo 7 E eu o que ganho com tudo isto?
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Realizando pesquisas e procurando material para organizar esta apostila deparamos com uma histria que tem tudo haver com o narrado anteriormente. conhecido como a parbola da piscina, narraremos aqui nossa verso simplificada: em um stio com piscina, o pai passa a seguinte tarefa para seus dois filhos: deixar a piscina limpa e para isto destinou ao filho mais novo a misso de colocar cloro na gua da piscina e ao mais velho de aspir-la. O mais novo em determinado dia deixou de fazer sua parte e no jogou o cloro na gua. Assim quando a mesma foi aspirada, a sujeira no saiu, pois a gua no estava tratada com o cloro. Em um dia que o pai foi ver a piscina perguntou ao mais velho: voc no limpou a piscina. Tendo prontamente como resposta a afirmao que sua tarefa tinha sido executada, mas o problema era que seu irmo no fez a parte que lhe coube, de jogar o cloro. O bondoso pai respondeu: quero entrar na piscina e no posso, o que lhe pedi foi para deixar a piscina limpa. A importncia de compreender bem o que nos solicitado essencial para poder realizar com sucesso a tarefa, na parbola acima o irmo mais velho no cogitou sobre a ineficcia de aspirar uma gua no tratada, ele quis apenas resolver o seu lado, no visualizou o objetivo final do pedido. Numa empresa ou na sua vida particular podem surgir situaes semelhantes a da parbola acima e dependendo da situao caber a voc solucionar o problema. Na
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empresa os funcionrios mais preparados so os que conseguem resolver ou vislumbrar solues para casos inesperados que surgem no decorrer da execuo do trabalho. Por isto prepare-se para os imprevistos. Imagine que no final de seu expediente surja uma solicitao de um relatrio, talvez este pedido chegou a voc por ser um bom funcionrio e d conta do que lhe pedem ou apenas por ser voc que estava ali no momento X. E bate aquele estresse de que vai precisar trabalhar at mais tarde. Segundo o professor Carey Cooper da universidade de Manchester, na Inglaterra e especialista em estresse da Europa, o rendimento de uma pessoa cai por volta de vinte e cinco por cento aps um determinado nmero de horas trabalhadas na semana (sessenta horas) e o custo com as doenas causadas por estresse no compensa a empresa a exigir do funcionrio este tipo de expediente. Comprove com dados a sua eficincia, mostre que consegue dar conta de suas tarefas sempre dentro do prazo estipulado. Para se ter um bom desempenho no necessrio trabalhar sempre depois do expediente, claro que existem excees, mas no torne uma rotina ficar at mais tarde na empresa. Nada mais gratificante para o indivduo ver sua produo ser valorada pela chefia e com isto ser um funcionrio que todos reconhecem que podem confiar nele, sem a exigncia de horas a mais no trabalho para o servio ser executado.
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Neste ponto que se inicia o seu ganho: sendo reconhecido pelo seu bom desempenho, seus horrios sendo respeitados, e usufruindo de um ciclo de vida saudvel: horrios para dormir, se alimentar, ter lazer, etc. O Dr. Neil Postman da Universidade de Nova York em um de seus livros afirma que o lazer afeta em todas as reas, atravs dele temos o raciocnio estimulado e com um potencial diferenciado para resolver situaes de formas mais inteligentes. Reflita como tranqilo ter horrio certo para sair da empresa e com a certeza de que cumpriu bem todas suas tarefas. Chegar em casa ou em outro local com energia para mais um novo round. A pessoa que tem toda sua vida bem estruturada, com bases slidas, consegue sem muito sacrifcio enfrentar as diversidades que a vida muitas vezes nos surpreende. Ento, pense com carinho e se dedique a planejar e organizar todas as suas atividades profissionais e particulares, pois podemos afirmar por tudo que estudamos e pesquisamos que este gerenciamento do tempo s lhe trar benefcios. Tanto no seu meio profissional, como na famlia ou com os amigos haver visveis mudanas, pois pessoas que usam bem seu tempo se destacam no grupo em que se encontram.
Apostila Gesto do Tempo 8- Alerta Vermelho: Atitudes Que Roubam Nosso Tempo
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Se voc chegou at aqui j entendeu a importncia da gesto do tempo. Se pulou os tpicos anteriores e veio direto para este, pode ser que fique sem entender a lista que daremos, por isto segure sua curiosidade e volte para ler o que saltou.S assim ter um proveito maior deste tpico. Existem alguns itens citados
abaixo que podem iludi-lo, isto , certas atitudes que tomamos ou deixamos de praticar e devido a este procedimento se verifica uma perda de tempo. Preste muita ateno e seja sincero consigo, para poder fazer a autocrtica e acrescentar ou aperfeioar ou at deixar de praticar determinadas atitudes que esto tornando seu tempo parecer cada vez menor. Vamos enumer-los: Falta de preparo- no ter disciplina, no saber exatamente o que fazer; querer tudo ao mesmo tempo. Atividades divididas em perodos longos. Leituras demoradas de correspondncias fsicas ou eletrnicas. No identificar prioridades. Sofisticao em vez de simplicidade nos planejamentos. Ter ferramentas de trabalho modernas, mas no teis. No faa vrias atividades simultneas, quando no houver esta necessidade.
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No se distraia com as mdias sociais: msn, twiter, facebook, orkut... No cumprir os horrios pr-definidos para cada item. No deixe para outro dia o que pode ser feito hoje. Faa somente uma vez, ento faa bem seu servio para no ser refeito. No tente se enganar. Se perceber que no ficou bom o resultado, no espere para ver se o chefe vai perceber, refaa imediatamente o que precisa. No economize em arquivos, pastas, relatrios ou resumos. Dispor de um tempo para cri-los, mas depois voc ganha este tempo e muito mais quando for us-los. No pense que o outro tem mais tempo do que voc, ele igual para todos: 24 horas. Ser hostil, s dificulta o trabalho com a equipe. Interrupes prolongadas. Querer realizar tudo ou quase tudo sozinho, mesmo contando com uma equipe. Aprenda a delegar. Perder horas do sono assistindo televiso, com certeza seu raciocnio ficar mais lento. Deixe para virar noite quando no precisar ir trabalhar no dia seguinte. Descanse durante a semana com algo que seja tranquilo de parar, para conseguir ir dormir na hora planejada sem culpa de largar alguma atividade no meio. Ter noo exata da importncia do que fazemos e do que deixamos de fazer. Narraremos sobre a Lei de Pareto ou Princpio 80-2, que foi criada por Joseph M. Juran, engenheiro eletrotcnico, nascido na
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Romnia e que acompanhou um estudo de qualidade no Japo do ps-guerra. Publicou livros e fez palestras sobre qualidade, considerado um dos mais importantes inspiradores do conceito de qualidade total, sua obra tida como referncia bsica para gesto e o controle de qualidade. Num dos seus estudos afirmou que para muitos fenmenos, 80% das conseqncias advm de 20% das causas. Concluso: a maioria de seus problemas advm de causas numa proporo menor. Com a Lei de Pareto fica fcil perceber que com pequenas aes que seriam os 20% alcanaramos quase que a maioria nos acertos que seriam os 80%. Com certeza agora voc j entende o significado da Lei acima, e podemos aplic-la na nossa vida. Veja, pode-se diminuir o trabalho e aumentar a produtividade. Vrias pessoas atualmente aplicam este Princpio 80-20 no s na economia, mas tambm em suas vidas. Apesar desta referncia acima ser diferente do que esperamos da relao de causa e efeito, ela nos evidencia a contradio que h na nossa intuio, isto , supomos que houvesse um equilbrio lgico entre ao e o resultado. Mostraremos abaixo um grfico com a relao de tempo e tarefa. comum esperarmos que com um tempo maior consigamos desenvolver mais tarefas e exatamente o correto. Mas muito comum vermos o contrrio no dia a dia numa empresa, o funcionrio que desconhece a gesto do tempo, encontra dificuldades quando tem um nmero maior de atividades com um tempo que ao ver dele parece ser pouco. Verifique ento como acontece com o seu tempo quando voc aplica a gesto do tempo:
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6 5 4 3 2 1 0 Gerenciamento 1 Gerenciamento 2 Gerenciamento 3 Tempo Tarefas
Analisando este grfico para um dado conjunto de tarefas, pode-se observar que inicialmente com o gerenciamento 1, o funcionrio gastava para executar determinada quantidade de tarefas (2,5) no tempo de 3,5. J com o gerenciamento 2 as tarefas passaram para 3,8 com o tempo de 1,8 e no ltimo gerenciamento o mesmo funcionrio e com o mesmo conjunto de tarefas j desenvolve uma quantidade maior de tarefas (5,0) para o tempo gasto de 1. Estes nmeros so fictcios, foram utilizados apenas para ilustrar o entendimento do ganho de tempo com a gesto, mas esta aquisio de tempo real e comprovada por muitas pesquisas j realizadas por vrios rgos e instituies nacionais e internacionais.
Apostila Gesto do Tempo No deixe seu tempo criar asas e partir. Agora j se sabe que para diminuirmos o trabalho que precisa ser realizado em um determinado tempo, basta se planejar e organizar e para fazer isto voc j conta com este material aqui proposto por nossa equipe e ainda tem as dicas acima para aumentar ainda mais seu tempo.
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