1) Introduo gesto da informao e sua relao com o processo de comunicao organizacional.

. A GESTO DA INFORMAO ASCENO BRAGA A Informao assume, hoje em dia, uma importncia crescente. Ela torna-se fundamental a nvel da empresa na descoberta e introduo de novas tecnologias, explorao das oportunidades de investimento e ainda na planificao de toda a atividade industrial. A gesto de Sistemas de Informao e a sua insero na estratgia empresarial so um fator chave na criao de valor acrescentado e das vantagens competitivas para a empresa. Se, por um lado, ajudam a detectar novas oportunidades e criar vantagens competitivas, por outro, ajudam a defend-la de ameaas provenientes da concorrncia. INFORMAO O conceito de informao deriva do latim e significa um processo de comunicao ou algo relacionado com comunicao (Zhang, 1988), mas na realidade existem muitas e variadas definies de informao, cada uma mais complexa que outra. Informao um processo que visa o conhecimento, ou, mais simplesmente, Informao tudo o que reduz a incerteza... Um instrumento de compreenso do mundo e da ao sobre ele" (Zorrinho, 1995). A informao tornou-se uma necessidade crescente para qualquer setor da atividade humana e lhe indispensvel mesmo que a sua procura no seja ordenada ou sistemtica, mas resultante apenas de decises casusticas e/ou intuitivas. Uma empresa em atividade , por natureza, um sistema aberto e interativo suportado por uma rede de processos articulados, onde os canais de comunicao existentes dentro da empresa e entre esta e o seu meio envolvente so irrigados por informao. Atualmente as empresas esto rodeadas de um meio envolvente bastante turbulento com caractersticas diferentes das habituais e os gestores apercebem-se de que, em alguns casos, a mudana a nica constante. J Heraclito dizia no h nada mais permanente do que a mudana e Drucker (1993a) "desde que me lembro, o mundo dos gestores tem sido turbulento,... certamente at muito turbulento, mas nunca como nos ltimos anos, ou como ser nos mais prximos." Por conseguinte, o turbilho de acontecimentos externos obriga as organizaes a enfrentar novas situaes, resultado de mudanas nas envolventes do negcio e que constituem ameaas e/ou oportunidades para as empresas, fazendo com que tomar decises hoje, exija a qualquer empresrio ou gestor estar bem informado e conhecer o mundo que o rodeia1. O aumento da intensidade da concorrncia e da complexidade do meio ambiente faz sentir, no mundo empresarial, a necessidade de obter melhores recursos do que os dos seus concorrentes e de otimizar a sua utilizao. O aumento do comrcio internacional, fruto da crescente interligao entre naes, a expanso do investimento no exterior e a tendncia da homogeneizao dos padres de consumo fazem com que o mundo seja encarado como um s mercado, em que as empresas tm de conviver com a competio internacional dentro dos seus mercados e ao mesmo tempo tentarem penetrar nos mercados externos por forma a aproveitar as novas oportunidades de negcio. Assim, a empresa ao atuar num mundo globa est em estado de "necessidade de informao" permanente, a vrios nveis, pelo que a informao constitui o suporte de uma organizao e um elemento essencial e indispensvel sua existncia. A aceitao deste papel, pelos dirigentes de uma organizao, pode ser um fator peremptrio para se atingir uma situao de excelncia: quem dispe de informao de boa qualidade, fidedigna, em quantidade adequada e no momento certo, adquire vantagens competitivas mas a falta de informao d margem aos erros e perda de oportunidades. A informao tornou-se to importante que Drucker (1993 a,b) defende o primado da informao como a base e a razo para um novo tipo de gesto, em que a curto prazo se perspectiva a troca do binmio capital/trabalho pelo binmio informao/conhecimento como fatores determinantes no sucesso empresarial. Caminha-se para a sociedade do saber onde o valor da informao tende a suplantar

a importncia do capital. A informao e o conhecimento so a chave da produtividade e da competitividade. A gesto moderna exige que a tomada de deciso seja feita com o mximo de informao. O conhecimento adquirido pelo saber fazer deixa de ser suficiente, uma vez que o meio ambiente empresarial onde as empresas operam apresenta caractersticas diferentes daquelas a que estavam habituados e bastante turbulento. Se em ambientes mais estveis a informao assumia o papel de redutora de incerteza, cada vez mais a atualizao se apresenta como um fator crtico de sucesso. Da observao deste cenrio, somos levados a afirmar que todas as empresas devero fazer uma reestruturao organizacional em torno da informao. Tal como acontece num jogo de uma modalidade desportiva, em que s h um primeiro lugar para o mais forte, apesar de todos os concorrentes terem a oportunidade de o poder ocupar, no mundo do negcio s possvel auferir dessas oportunidades, saindo vitorioso, se houver uma conjugao coerente de tempo, percia e esforos que garantam uma seleo de informao adequada e uma otimizao da sua utilizao. aqui que deve ter lugar a gesto de tecnologias de informao, consideradas como uma nova e importante fonte de vantagem competitiva. GESTO DA INFORMAO Segundo Greewood, referido por Cautela e Polioni (1982), "A informao considerada como o ingrediente bsico do qual dependem os processos de deciso", mas se, por um lado, uma empresa no funciona sem informao, por outro, importante saber usar a informao e aprender novos modos de ver o recurso informao para que a empresa funcione melhor, isto , para que se torne mais eficiente. Assim, quanto mais importante for determinada informao para as necessidades da empresa, e quanto mais rpido for o acesso a ela, tanto mais essa empresa poder atingir os seus objetivos. Isto leva-nos a considerar que a quantidade de informao e os dados donde ela provm, so, para a organizao, um importante recurso que necessita e merece ser gerido. E este constituiu o objetivo da Gesto da Informao. Segundo Reis (1993), "Para que esta gesto [de informao] seja eficaz, necessrio que se estabeleam um conjunto de polticas coerentes que possibilitem o fornecimento de informao relevante, com qualidade suficiente, precisa, transmitida para o local certo, no tempo correto, com um custo apropriado e facilidades de acesso por parte dos utilizadores autorizados". "Gerir a informao , assim, decidir o que fazer com base em informao e decidir o que fazer sobre informao. ter a capacidade de selecionar um repositrio de informao disponvel aquela que relevante para uma determinada deciso e, tambm, construir a estrutura e o design desse repositrio." (Zorrinho 1995, p. 146) A gesto da informao tem como objetivo: 1) apoiar a poltica global da empresa, na medida em que torna mais eficiente o conhecimento e a articulao entre os vrios subsistemas que a constituem; 2) apia os gestores na tomada de decises; torna mais eficaz o conhecimento do meio envolvente; 3) apia de forma interativa a evoluo da estrutura organizacional, a qual se encontra em permanente adequao s exigncias concorrenciais; 4) e ajuda a formar uma imagem da organizao, do seu projeto e dos seus produtos, atravs da implantao duma estratgia de comunicao interna e externa. Em suma, segundo Wilson (1989), a gesto da informao entendida como a gesto eficaz de todos os recursos de informao relevantes para a organizao, tanto de recursos gerados internamente como os produzidos externamente e fazendo apelo, sempre que necessrio, tecnologia de informao. Na gesto de uma unidade econmica, que tem por base a obteno e utilizao de recursos de forma eficiente, para se atingir os objetivos organizacionais, necessrio informao a trs nveis, segundo Anthony (1965): 1) estratgico, 2) operacional e 3) tctico.

Neste sentido, medida que descemos na pirmide hierrquica organizacional a especificidade aumenta, pois necessrio resolver problemas mais especficos de determinada tarefa, enquanto que ao nvel de topo as preocupaes so mais gerais, afetando a generalidade das funes da organizao: Nvel Estratgico (nvel de topo)- So tomadas decises estratgicas; so complexas e exigem informao bastante variada e ao nvel das relaes da organizao/meio envolvente, no se exige muita especificidade. Esto includas nela a definio dos objetivos e a elaborao de polticas gerais da organizao. A informao provm de fontes externas organizao e tambm dos outros nveis hierrquicos. Nvel Tctico (nvel intermdio)- Onde tm lugar as decises tcticas e que exigem informao pormenorizada, com alguma triagem, havendo responsabilidades na interpretao da informao, que provm de fontes internas e sendo obtida com alguma freqncia. Nvel Operacional (nvel de base)- Aqui so tomadas as pequenas decises ou as decises operacionais. Decises para problemas bem definidos cuja resoluo , muitas vezes, baseada em dados atuais programveis e atravs da aplicao de rotinas informticas. So necessrias informaes pormenorizadas e bem definidas, provenientes essencialmente do sistema interno, com vista a aes imediatas. A gesto da informao deve assentar num Sistema de Informao desenvolvido medida das necessidades da empresa, desempenhando um papel de apoio na articulao dos vrios subsistemas que a constituem (entendida como um sistema global) e os sistemas envolventes, na medida em que efetua o processamento de dados provenientes de mltiplas fontes, gerando informao til e em tempo real gesto e tomada de deciso na empresa por forma a criar vantagens competitivas do mercado. A gesto da informao, sendo uma disciplina relativamente nova que tenta fazer a ponte entre a gesto estratgica e a aplicao das Tecnologias de Informao nas empresas, procura, em primeiro lugar, tentar perceber qual a informao que interessa empresa, para de seguida, definir processos, identificar fontes, modelar sistemas. E as novas Tecnologias de Informao so os instrumentos que vieram permitir gerir a informao em novos moldes, agilizando o fluxo das informaes e tornando a sua transmisso mais eficiente (gastando menos tempo e menos recursos) e facilitando, por sua vez, a tomada de deciso. CONCLUSO. escala das organizaes, a informao um fator decisivo na gesto por ser um recurso importante e indispensvel tanto no contexto interno como no relacionamento com o exterior. Quanto mais fivel, oportuna e exaustiva for essa informao, mais coesa ser a empresa e maior ser o seu potencial de resposta s solicitaes concorrenciais. Alcanar este objetivos depende, em grande parte, do reconhecimento da importncia da informao e do aproveitamento das oportunidades oferecidas pela tecnologia para orientarem os problemas enraizados da informao. A revoluo da Informao exige, assim, mudanas profundas no modo como vemos a sociedade na organizao e sua estrutura, o que se traduz num grande desafio: aproveitar as oportunidades, dominando os riscos inerentes ou submeter-se aos riscos com todas as incertezas que acarretam. Na chamada Sociedade de Informao, esta possui um efeito multiplicador que dinamizar todos os sectores da economia, constituindo, por sua vez, a fora motora do desenvolvimento poltico, econmico, social, cultural e tecnolgico. O acesso informao e a capacidade de, a partir desta, extrair e aplicar conhecimentos so vitais para o aumento da capacidade concorrencial e o desenvolvimento das atividades comerciais num mercado sem fronteiras. As vantagens competitivas so agora obtidas atravs da utilizao de redes de comunicao e sistemas informticos que interconectem empresas, clientes e fornecedores. 2) A CIENCIA DA INFORMAO: EVOLUO E TENDENCIAS ATUAIS. Origem e antecedentes sociais Como muitos outros campos interdisciplinares (como cincia da computao,

pesquisa operacional) a Cincia da Informao(CI) teve sua origem no bojo da revoluo cientfica e tcnica que se seguiu Segunda Guerra Mundial. Esse processo de emergncia de novos campos ou de refinamento/substituio de conexes interdisciplinares dos campos antigos, de forma alguma est terminado, como testemunha a emergncia, na ltima dcada ou pouco mais, da cincia cognitiva. Portanto, a CI est seguindo os mesmos passos evolutivos de muitos outros campos. Dentre os eventos histricos marcantes, o mpeto de desenvolvimento e a prpria origem da CI podem ser identificados com o artigo de VANNEVAR BUSH, respeitado cientista do MIT e chefe do esforo cientfico americano durante a Segunda Guerra Mundial (BUSH,1945). Nesse importante artigo, BUSH fez duas coisas: (1) definiu sucintamente um problema crtico que estava por muito tempo na cabea das pessoas, e (2) props uma soluo que seria um ajuste tecnolgico, em consonncia com o esprito do tempo, alm de estrategicamente atrativa. O problema era (e, basicamente, ainda ) "a tarefa massiva de tornar mais acessvel, um acervo crescente de conhecimento"; BUSH identificou o problema da exploso informacionalo irreprimvel crescimento exponencial da informao e de seus registros, particularmente em cincia e tecnologia. A soluo por ele proposta era a de usar as incipientes tecnologias de informao para combater o problema. E foi mais longe, props uma mquina chamada MEMEX, incorporando (em suas palavras) a capacidade de associar idias, que duplicaria "os processos mentais artificialmente". bastante evidente a antecipao do nascimento da CI e, at mesmo, da inteligncia artificial. Cientistas e engenheiros de todo o mundo, e os mais importantes governos e agncias de financiamento em muitos pases ouviram e agiram. Nos Estados Unidos, o Congresso e outras agncias governamentais aprovaram, durante os anos 50 e 60, inmeros programas estratgicos que financiaram os esforos em larga escala para controlar a exploso informacional, primeiro na cincia e tecnologia, e depois em todos os outros campos. Empresas privadas uniram-se a eles. Eventualmente, esses programas e esforos foram responsveis pelo desenvolvimento da moderna indstria da informao e das concepes que a direcionam. A lgica estratgica original que fundamentou tais programas e esforos era a seguinte: uma vez que a cincia e a tecnologia so crticas para a sociedade (por exemplo, para a economia, sade, comrcio, defesa) tambm crtico prover os meios para o fornecimento de informaes relevantes para indivduos, grupos e organizaes envolvidas com a cincia e a tecnologia, j que a informao um dos mais importantes insumos para se atingir e sustentar o desenvolvimento em tais reas. Posteriormente, essa justificativa, baseada na importncia estratgica da informao, foi estendida a todos os campos, a todas as tarefas humanas e a todos os tipos de empreendimentos. Esta justificativa foi e aplicada globalmente. Atualmente, ela reapareceu entre outros, nos esforos de companhias e agncias em fornecer inteligncia estratgica ou competitiva, e em diferentes programas de informao da Unio Europia e de outros pases. Evoluo da recuperao da informao Nos anos 50, uma massa crtica de cientistas, engenheiros e empreendedores comearam entusiasticamente a trabalhar o problema e a soluo apontados por BUSH. Nos anos 60, esse trabalho tornou-se uma atividade relativamente ampla, bem financiada e organizada, que deu origem a debates estimulantes e a acalorada argumentao acerca das melhores e mais adequadas solues (tcnicas, conceitos, sistemas, etc). Calvin MOOERS (1951) cunhou o termo recuperao da informao, destacando que ele "engloba os aspectos intelectuais da descrio de informaes e suas especificidades para a busca, alm de quaisquer sistemas, tcnicas ou mquinas empregados para o desempenho da operao." Considerando o problema da informao conforme definido, isto , a exploso informacional, a recuperao da informao tornou-se uma soluo bem sucedida encontrada pela CI e em processo de desenvolvimento at hoje. Como toda soluo

suscita seus prprios e especficos problemas, assim tambm a recuperao da s problemas esto contidos na concepo proposta por MOOERS: a) como descrever intelectualmente a informao? b) como especificar intelectualmente a busca? c) que sistemas, tcnicas ou mquinas devem ser empregados? Embora tenham surgido outros problemas, mais especficos, esses trs continuam fundamentais ainda hoje. De tais questes, surgiu uma grande variedade de conceitos e construtos tericos, empricos e pragmticos, bem como numerosas realizaes prticas. Muitos exemplos histricos podem ilustrar a marcante evoluo de sistemas, tcnicas e/ou mquinas utilizados para recuperao da informao. Sua variedade vai dos cartes perfurados aos CD-ROMs e acesso on line; dos sistemas no-interativos queles de mltiplas possibilidades de interao, com interfaces inteligentes, transformando a recuperao de informao em um processo altamente interativo; de bases documentais para bases de conhecimento; dos textos escritos aos multimdia; da recuperao de citaes recuperao de textos completos; e ainda aos sistemas inteligentes e de respostas a perguntas. O trabalho determinado pela necessidade de recuperar informaes suscitou questes e promoveu pesquisas exploratrias de fenmenos, processos e variveis, bem como das causas, efeitos, comportamentos e manifestaes relacionados. Historicamente, este fato conduziu a estudos tericos e experimentais sobre a natureza da informao, a estrutura do conhecimento e seus registros (incluindo bibliometria), o uso e os usurios, levando a estudos do comportamento humano frente informao; a interao homem-computador, com nfase no lado humano da equao; relevncia,utilidade, obsolescncia e outros atributos do uso da informao juntamente com medidas e mtodos de avaliao dos sistemas de recuperao da informao; economia, impacto e valor da informao, dentre outros. Finalmente, devo redefinir a CI nos termos em que evoluiu e no seu enfoque contemporneo (1990): A CINCIA DA INFORMAO um campo dedicado s questes cientficas e prtica profissional voltadas para os problemas da efetiva comunicao do conhecimento e de seus registros entre os seres humanos, no contexto social, institucional ou individual do uso e das necessidades de informao. No tratamento. destas questes so consideradas de particular interesse as vantagens das modernas tecnologias informacionais." 3) A cincia da informao: evoluo e tendncias atuais; ARTIGO : Bibliotecas virtuais: (r)evoluo? AUTORA : Marlia Levacov Aula expositiva pelos alunos Tema 1 A passagem do impresso para o digital Tema 2 (R) evoluo da informao Tema 3 Diferentes conceitos de biblioteca virtual Tema 4 Os novos conceitos de lugar e tempo Tema 5 A construo das bibliotecas virtuais Tema 6 Investir na coleo ou no acesso? Tema 7 O usurio remoto 4) Introduo Arquivologia; Histria da Arquivologia Segundo Paes (1991) o termo surgiu na antiga Grcia, com a denominao de Arch atribuda ao palcio dos magistrados. E posteriormente evoluiu para Archeion, local de guarda e depsito de documentos. Em uma perspectiva mais moderna, outros conceitos foram surgindo. Conforme Souza (1950, p.04): "o arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros." Tal como afirmam Shera e Cleveland (1977) a Arquivologia, por sua vez, a cincia que investiga as propriedades e comportamentos da informao. As formas que

governam o fluxo de informao e os meios para process-la, e ento garantir sua acessibilidade e uso. Sendo tambm, o processo que inclui a origem da informao, sua disseminao, coleta, organizao, armazenamento e recuperao, interpretao e uso.Neste contexto percebemos que esta cincia procura investigar o processo de informao. Em suma, analisamos que a Arquivologia surge na Grcia Antiga, num primeiro momento como local de dpsito, ou definida como cincia da informao. Sua nfase ocorre no sculo XVIII na Europa. Texto: Glaucia Silva Referncias: FONSECA, M. O. L. K. Arquivologia e Cincia da Informao. Rio de Janeiro: FGV, 2005. PAES, M. L. Arquivo: teoria e prtica. 2. ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1991. SHERA, J. H.; CLEVELAND, D. B. History andfoun dations of information scince. Annual Review of Information Science and technology, v.12, p. 249-275, 1977. SOUZA, M. de L. da C. Apostila do curso organizao e administrao em arquivo. Rio de Janeiro: DASP,1950. A Arquivologia no Brasil Segundo a Associao dos Arquivistas Brasileiros (2010) a Arquivologia uma cincia que tem como objeto a informao registrada sob os mais variados suportes, e tem o seu ensino sistemtico originado na Europa na metade do sculo XX (Universidade de Federal de Santa Maria UFSM, 2010). No Brasil, a Arquivologia surge a partir do Curso Tcnico de Arquivo criado em 1922 pelo Arquivo Nacional. Em 1958 passa por regulamentao e mudana de denominao, ficando ento conhecido por Curso Permanente de Arquivos. Mas no ano de 1973 que o Ministrio da Educao e Cultura (MEC) certifica o curso como sendo de nvel universitrio. Ainda na dcada de 1970, criada a Associao dos Arquivistas Brasileiros - AAB e a regulamentao da profisso de arquivista, bem como a exigncia para a formao desse profissional. No tocante ao campo do conhecimento, a Arquivstica assim como a Biblioteconomia, a Informtica, a Comunicao Social, entre outras, dialogam fortemente com a Cincia da Informao. Texto: Elisabeth Corra Referncias CURSOS. Associao dos Arquivistas do Estado do Rio Grande do Sul. Disponvel em: <http://www.aargs.com.br/arquivologia_cursos.asp>;Acesso em: 15 fev 2012. SANTOS, Paulo Roberto Elian dos. Histria da Arquivologia no Brasil.Disponvel em: <http://pt.scribd.com/doc/77701637/Historia-Da-Arquivologia-No-Brasil-19581978> Acesso em: 16 fev 2012.

1) Profissional de arquivo. O Arquivista De acordo com o artigo 2 da Lei n 6.546, de 04 de julho de 1978, que regulamenta aprofisso, cabe ao arquivista: o planejamento, implantao, organizao e direo dos arquivos e sistemas arquivsticos; a gesto de documentos, o acompanhamento do processo documental e informativo; a identificao das

espcies documentais; o planejamento de novos documentos e o controle de multicpias, arranjos, descrio, avaliao, conservao e restaurao de documentos. O perfil do profissional da informao arquivista inclui tambm a direo e organizao dos centros de informao constitudos de acervos arquivsticos, assim como servios de microfilmagem e de automao aplicados aos arquivos. ainda de sua competncia a elaborao de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivsticos e sobre documentos culturalmente importantes, assim como assessoramento aos trabalhos de pesquisa cientfica, jurdica, administrativa e tcnica. O profissional de arquivo o gestor de processos documentais e est apto a trabalhar as solues de tratamento funcional da documentao arquivstica atendendo s demandas administrativas e tcnico-cientficas da atualidade. Faz parte do seu perfil o domnio das tecnologias emergentes aplicadas no registro, processamento e recuperao da informao. O arquivista o profissional que atua em rgos pblicos e empresas privadas onde o gerenciamento de sistemas arquivsticos se faa necessrio, tais como: poder executivo, legislativo e judicirio; rea de recursos humanos de empresas; hospitais; instituies financeiras; estabelecimentos de ensino e indstrias de diversos segmentos. O exerccio das profisso de arquivista s ser permitido, conforme a Lei n 6.546 : I aos diplomados no Brasil por curso superior de Arquivologia, reconhecido na forma da lei; Il aos diplomados no exterior por cursos superiores de Arquivologia, cujos diplomas sejam revalidados no Brasil na forma da lei; III aos que, embora no habilitados nos termos dos itens anteriores, contm, pelo menos, cinco anos ininterruptos de atividade ou dez intercalados, na data de incio da vigncia dessa Lei, no campo profissional da Arquivologia. Para atender aos reclamos da nova ordem mundial, o moderno arquivista caracterizase por demonstrar formao cientfica, capacidade de adaptao e inovao diante das novas demandas econmicas, sociais, tecnolgicas e polticas do sculo XXI.

GESTO DE DOCUMENTOS Conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos. um instrumento gerencial e um instrumento de preservao da memria institucional (Renato Tarciso Barbosa de Sousa, 2007) O xito da implementao da gesto de documentos est no envolvimento de todos os agentes que participam do processo da produo documental. A gesto de documentos adota procedimentos, utilizando-se de instrumentos tcnicos que tratam a informao contida no documento desde sua gnese at a destinao final, quando os documentos podero ser: eliminados, caso no tenham valor jurdico, fiscal e tcnico; recolhidos para guarda permanente, devido ao seu valor histrico. GESTO DE DOCUMENTOS CONTEMPLA Sistema de registro e controle do trmite documental; Instrumento que organize a informao de modo a torn-la acessvel; Uma ferramenta de gerenciamento dos prazos de guarda; Normas e procedimentos que determinem como a organizao deve tratar esses recursos informacionais. (Sousa, 2007) TABELA DE TEMPORALIDADE Importante instrumento de gesto documental, aprovado por autoridade competente, que determina prazos para transferncia, recolhimento, eliminao e reproduo de documentos. Todos os arquivos possuem um ciclo vital, composto pelas fases

corrente, intermediria e permanente. Mas como saber quando um arquivo cumpriu uma fase de seu ciclo de vida e passou para outra fase? A resposta encontra-se na Tabela de Temporalidade, que o instrumento que define os PRAZOS DE GUARDA e DESTINAO FINAL dos documentos. A Tabela de Temporalidade criada pela comisso de avaliao de documentos formada por funcionrios que conheam bem a organizao, devendo ser aprovada pela autoridade competente da instituio. O Prazo de Guarda dos Documentos um termo tcnico da arquivologia que trata do tempo que cada arquivo dever permanecer nas fases correntes e intermedirias. As fases do ciclo de vida de um documento so definas a partir do seu valor documental e de sua frequncia de uso, que esto expressas na Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD. Muito importante!!! Segundo o glossrio de termos arquivsticos, a Tabela de Temporalidade definida como Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferncia, recolhimento, eliminao e mudana de suporte de documentos. Concluindo, podemos definir a Tabela de Temporalidade como o instrumento resultante da etapa de avaliao do valor dos documentos para a organizao e que determina o seu prazo de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como sua destinao final, conforme exemplo da tabela de temporalidade abaixo: Tabela 01: Exemplo de Tabela de Temporalidade

DIVISES DE UM FUNDO DOCUMENTAL OU ARQUIVO GRUPO: Diviso de um fundo, definida de acordo com o mtodo estrutural e /ou funcional. SUBGRUPO: Diviso de um grupo, definida em razo da complexidade estrutural e/ou funcional da entidade produtora de documentos. SRIE: Unidade do quadro de arranjo que corresponde a uma seqncia de documentos relativos a mesma funo/atividade ou ao mesmo tipo documental, seja como diviso do fundo, do grupo e do subgrupo. SUB-SRIE: Diviso de uma srie, eventualmente utilizada em razo de variantes do tipo documental. COLEO Conjunto de documentos com caractersticas comuns, reunidos intencionalmente.

DOSSI Unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a um

determinado assunto ou pessoa. DATAS-LIMITE Elemento de identificao cronolgica, em que so indicados o incio e o trmino do perodo de uma unidade de descrio. CUSTDIA Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos, independente de vnculo de propriedade. SISTEMA DE ARQUIVOS Conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pblica ou privada, que, independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns. O Sistema de Arquivos pressupe o funcionamento integrado de todos os arquivos da instituio. Depois de implantado o Sistema possibilita ao usurio saber o tempo de guarda de cada documento produzido na instituio. Documentos com valor secundrio (cultural e/ou histrico) devero ser encaminhados ao Arquivo Central aos cuidados da Diviso de Arquivo Permanente.

2) Tecnologia de Informao. Legislao arquivstica; LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPTULO I Disposies Gerais Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei. Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II Dos Arquivos Pblicos Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.

 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas freqentes. 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica.

Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei. CAPTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposies Finais Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio. 1) Teoria das Idades e o Princpio da Provenincia. TEORIA DAS TRS IDADES (ciclo vital dos documentos) Formulada em 1973, como consequncia da exploso documental do ps-guerra, passou a levar em conta as diferentes fases por que passam os documentos sob o

ponto de vista de sua administrao e de seu uso, desde o momento de sua produo at sua eliminao ou guarda permanente. ARQUIVOS CORRENTES Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio, e que, mesmo cessada sua tramitao, se conservam junto aos rgos acumuladores em razo de sua vigncia e da frequncia com que so consultados por eles. A permanncia dos documentos neste tipo de arquivo depende de sua tipologia/funo e, principalmente, de sua vigncia, mas pode ser generalizada em um ano; podem passar dali a um arquivo central do respectivo rgo gerador, onde permanecero de cinco a dez anos (sem que isso seja considerado uma outra idade). Helosa Bellotto ARQUIVOS INTERMEDIRIOS Conjunto de documentos originrios de uma unidade de arquivo corrente, com pouca frequncia de uso, que aguardam destinao final em depsitos de armazenamento temporrio. Os documentos, nesta fase, permanecero em um arquivo que j centraliza papis de vrios rgos, porm sem mistur-los ou confundi-los, pelo prazo aproximado de 20 anos. nessa fase que os documentos so submetidos s tabelas de temporalidade, que determinam seus prazos de vigncia e de vida, segundo as respectivas tipologia e funo. Heloisa Bellotto

ARQUIVOS PERMANENTES Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor administrativo, fiscal, histrico, testemunhal, legal, probatrio e/ou cientfico-cultural. Abre-se a terceira idade aos 25 ou 30 anos (segundo a legislao vigente no pas, estado ou municpio), contados a partir da data de produo do documento ou do fim de sua tramitao. A operao denominada recolhimento conduz os papis a um local de preservao definitiva: os arquivos permanentes. A custdia no se restringe a velar pelo patrimnio documental. Ultrapassado totalmente o uso primrio, iniciam-se os usos cientficos, social e cultural dos documentos. Helosa Bellotto LOCALIZAO DOS ARQUIVOS Objetivando o melhor uso dos arquivos deve-se observar a localizao dos mesmos em cada fase da vida til dos documentos (Corrente, Intermedirio e Permanente) Arquivo Corrente: Deve ficar localizado prximo ao produtor/administrador, a classificao dos documentos devem estar de acordo com as funes administrativas. Tem que ser gil e ser reservado como informao pblica. Arquivo Intermedirio: Como pouco consultado pelo administrador (uso espordico), tambm no est totalmente aberto pesquisa. Pode ficar instalado em local afastado, de manuteno barata. Os documentos aguardam seus prazos de vida, para descarte, ou o recolhimento para o arquivo permanente. Arquivo Permanente: Os chamados Arquivos Permanentes interessam, sobretudo, aos pesquisadores. Os administradores utilizam com pouqussima freqncia. De preferncia, quando possvel, devem ser localizados prximos a universidades e/ou centros culturais, facilitando o acesso de usurios. Na construo e/ou adaptao de prdios para instalao de arquivos permanentes, devem ser previstas amplas salas

de consultas, j que a pesquisa deve ser aberta a todos os interessados. Gesto de documentos: Princpios e Teorias da Arquivologia. Sistemas de documentao e arquivos Segundo a associao de arquivistas brasileiros arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas. O arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio. Atualmente, os arquivos podem ser classificados como: pblicos (federal, estadual, municipal), institucionais (escolas, igrejas, associaes, etc.), comerciais (empresas, corporaes, companhias) e pessoais (fotos de famlia, trabalhos etc.) Devemos lembrar que existem arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes so registradas em suportes diferentes do papel, como por exemplo discos, filmes, fitas. Estes podem fazer parte de um arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os arquivos mdicos, de imprensa, de literrios e que muitas vezes precisam ser organizados com tcnicas e com materiais especficos. So denominados de arquivos especializados. O sistema de arquivos um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pblica ou privada, que independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns. Como exemplo, podemos citar o sistema de arquivos em universidades, departamento estadual de trnsito, etc. CONCEITOS OPERACIONAIS ARQUIVO OU FUNDO Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas. (Dicionrio de terminologia arquivstica, 1996) ARQUIVO OU FUNDO ABERTO ao qual podem ser acrescentados novos documentos em funo do fato de a entidade produtora continuar em atividade. ARQUIVO OU FUNDO FECHADO que, no recebe acrscimos de documentos, em funo de a entidade produtora no se encontrar mais em atividade.

ARQUIVOS REGISTRAM: Aes; Direitos; Deveres; A trajetria e A memria institucional ARQUIVOS: So, desde que organizados, fontes de tomadas de deciso seguras e eficientes.

DOCUMENTO registro de uma informao independente da natureza do suporte que a contm. Todo e qualquer registro e/ou testemunho da atividade humana. Unidade constituda pela informao e seu suporte. (Dicionrio de terminologia arquivstica, 1996) SUPORTE Material sobre o qual as informaes so registradas. Ex.: fita magntica, filme de nitrato, papel, pergaminho, bytes, madeira, tela, etc. FORMA Estgio de preparao e transmisso de documentos.Ex.: original, cpia, minuta, rascunho, etc. GNERO Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicao de seu contedo. Ex.: Documentao audiovisual, fonogrfica, iconogrfica, textual, microgrfica, bibliogrfica, cartogrfica, eletrnica, filmogrfica, etc. FORMATO Configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex.: caderno, cartaz, diapositivo, folha, livro, mapa, planta, rolo de filme, etc. ESPCIE Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Ex.: Boletim, certido, declarao, relatrio, etc.

TIPO Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex.: Boletim (de ocorrncia; de freqncia); Certido (de bito; de nascimento); Declarao (de bens; imposto de renda; amor); Relatrio (de atividades; de estgio; fiscalizao).